4 pasos para establecer los objetivos de calidad en tu sistema de gestión de calidad.Club Responsables de Calidad Cursos en Calidad y Seguridad Alimentaria » Blog » Gestion de Calidad » 4 pasos para establecer los objetivos de calidad en tu sistema de gestión de calidad.06 de mayo de 2014 3 Comentarios4 pasos para establecer los objetivos de calidad en tu sistema de gestión de calidad. - Club Responsables de Calidad Cursos en Calidad y Seguridad AlimentariaLa manera en que puedes establecer y gestionar los objetivos de calidad va a tener un gran impacto en la efectividad y productividad de tu empresa y de tu sistema de gestión. Los objetivos de calidad te ayudarán a impulsar mejoras estratégicas a lo largo de toda tu empresa, consiguiendo un reconocimiento significativamente mayor del sistema de gestión de la calidad.

La norma ISO 9001 nos propone unos requisitos básicos muy simples:

Establecer objetivos de calidad en las funciones y niveles pertinentes.Que sean medibles.Que los objetivos nos ayuden a cumplir con los requisitos del producto.Comunicar a todo el personal relevante y como va a contribuir a su consecución.Que sean revisados periódicamente.Te propongo 4 simples pasos para ayudarte a establecer los objetivos

Paso 1: Establecer las bases para objetivos

Antes de ponerte a definir los objetivos, ten presente la misión y estrategia de la empresa, ya que son la base para la selección de objetivos.

La definición de la misión debe ser lo más ajustada posible a la intensión de la empresa y sus propósitos. Pero a la vez debe ser amplia y universal, que forme el núcleo de la existencia misma de tu empresa y no sólo para cubrir el sistema de gestión de calidad

Una vez definida la misión, la alta gerencia debe desarrollar la estrategia para conseguir cumplir con dicha misión.El propósito de la estrategia es permitir el logro de la misión, es decir, para definir los pasos específicos necesarios para cumplir con los objetivos generales de la misión.

Los objetivos de calidad serán en última instancia los medios para la consecución de estos dos requisitos: “misión y estrategia”.

Paso 2: los objetivos de calidad sobre la base de medidas clave

Para obtener el máximo beneficio de tu sistema de gestión se deben definir los objetivos de calidad con una perspectiva amplia sobre el significado de “producto” pero también teniendo en cuanta “el resultado de un proceso.”

De esta forma no nos centramos solo en el producto sino en cómo lo estamos haciendo.

Los objetivos de calidad deben ser elegidos por los“dueños” del proceso, es decir, los gerentes que son directamente responsables de los procesos en cuestión. Mientras que a la misma vez, deben ser confrontados con los objetivos de otras áreas para asegurar que están alineados y no son contradictorios.

Los propietarios de procesos deben fijar objetivos de sus propios objetivos de calidad. Las metas deben establecerse dentro de la capacidad del proceso subyacente.El viejo truco de “dos por ciento mejor que el año pasado” es un engaño si no hay una base lógica para el destino, puede ser que ya nuestro proceso no tenga mayor capacidad de mejora.

Por último, recuerda que los objetivos deben ser medibles y estar claramente definidos.

“Medible” significa que el rendimiento es rastreado a través del tiempo a partir de datos cuantitativos. Todos los objetivos son medibles, el detalle está en cómo lo definimos y que indicador de medida le asociamos.

No seas ambiguo en la definición de los objetivos, descríbelos lo más claro posible y así el éxito de conseguirlos puedes tenerlo más asegurado

Hazte estas preguntas cuando definas tus objetivos:

¿Es un objetivo con una medida objetiva?¿Está mi objetivo encaminado en las medidas clave, misión y estrategia de mi sistema?¿Puedo calcular mi objetivo?¿Tengo datos o dispongo de una fuente de los datos fiables?¿Tengo forma de recoger los datos, y con qué frecuencia?Paso 3: Seleccione los indicadores de medidas y analiza los datos.

Necesitamos un conjunto de herramientas que nos midan los objetivos

Por ello los objetivos de calidad deben ser medibles, debemos hacer uso de indicadores. Es este punto debe existir una clara implicación de la alta dirección para facilitar estas medidas clave. No es aconsejable determinar más de 10 objetivos. El número perfecto estaría entre 4 y 10. Cuanto más objetivos más atomizada estará nuestra misión y más desenfocada. Intenta abarcar una amplia gama de interés y así se verán implicados y finalmente beneficiados mayor parte de la empresa.

Medición sin análisis crítico es inútil. No recopiles datos sin sentido si luego no eres capaz de analizar. La norma ISO 9001 nos establece un seguimiento de los objetivos dentro de la revisión del sistema de gestión. Pero no caigamos en el error de hacer un seguimiento anual. Si tu estrategia para conseguir el objetivo no está funcionando no esperes a final de año para darte cuenta. Establece una periodicidad inferior y así tu capacidad de respuesta estará optimizada. Ten en cuenta una serie de cuestiones para no precipitarte en sacer conclusiones de los objetivos, por ejemplo ¿Hay ciclos estacionales en tu producción? No te establezcas alarmas planas, adáptala a tu estacionalidad.

Paso 4: Formación del personal implicado

Es vital la formación del personal implicado en materia de los objetivos de sus áreas. El personal debe tener una comprensión clara de lo que en su departamento se está trabajando para lograr y cómo pueden contribuir a este esfuerzo, el personal debe comprender sus objetivos de forma clara.

Establece las responsabilidadespertinentes a todos los niveles.

Evita las frases como “Estamos tratando de mejorar” y “Queremos hacer de la mejor calidad posible”. Debes dar datos, indicadores, estrategia, métodos, plazos, responsables,… todo lo más concreto posible.

Errores que debes evitar con Objetivos de Calidad

El uso de los objetivos de calidad, simplemente como una forma de cumplir con los requisitos de ISO 9001 en lugar de como una herramienta para la toma de decisiones y la gestión estratégicaEl uso de objetivos que no tienen ningún vínculo con la misión o estrategia de la organizaciónEl uso de objetivos que no se pueden medirEl uso de objetivos que no están claramente definidosNo entrenar adecuadamente al personal sobre el sentido práctico de sus objetivos y la forma en que cada empleado puede contribuir a su consecución