4 Politica de Conflicto de Intereses (1)

American Express Servicios Profesionales, S. de R.L. de C.V.

CONCEPTO:

Política de Conflicto de Intereses

FECHA DE EMISION:

Septiembre, 2010

SECCION:

X-24

DEPARTAMENTO EMISOR:

Compliance

SECCION:

Recursos Humanos

SUSTITUYE A LA DE:

Marzo, 2003

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I.- Objetivo

II.- Alcance

III.- Responsables

IV.- Definiciones

Definir el lineamiento a seguir cuando se identifiquen relaciones personales, profesionales o comerciales de algún empleado, las cuales puedan representar un conflicto de interés con las actividades comerciales y de negocio de la Institución, así como de su empresa filial, American Express Servicios Profesionales S.de R.L. de C.V.

Esta política aplicará a todos los empleados de American Express Servicios Profesionales S.de R.L. de C.V., que presten sus servicios a American Express Company (México) S.A. de C.V.

V.P. de Recursos Humanos Dirección de Compliance Director de Procurement Services Dirección de Investigaciones General Counsel’s Office Gerencia de Relaciones con Empleados Empleados de American Express Servicios Profesionales S.de

R.L. de C.V.

Conflicto de intereses.- Cuando un empleado utiliza su puesto en la Institución o la información a la cual tiene acceso, de una manera que pudiera crear un conflicto entre sus intereses personales y los intereses de la Institución o de sus clientes.

Los conflictos de intereses pueden surgir a partir de negociaciones con personas externas a la Institución como proveedores o clientes, así como de relaciones o transacciones con colegas, ya sea que se obtenga o no algún beneficio económico o de cualquier otra especie.

Formato de Testimonio.- Formato a través del cual el empleado se obliga a manifestar la posible o la no existencia de conflictos de interés entre las actividades desempeñadas en la Institución, así como la información a la que tiene acceso y aquellas que se lleven a cabo por un familiar o por el mismo empleado a nivel personal o profesional en ese momento.


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V.- Normas Generales

Institución o Amex Co..-American Express Company (México) S.A. de C.V.

American Express Servicios Profesionales.- American Express Servicios Profesionales, S. de R.L. de C.V.

Comité de revisión.- es el órgano corporativo integrado por el Comité Ejecutivo de México (Core) junto con Compliance quienes evaluarán y decidirán sobre los casos presentados por los empleados, como posibles conflictos de interés.

Los lineamientos que se describen a continuación son relacionados a las situaciones más comunes de conflictos de intereses y serán aplicables también para su “familia inmediata”: cónyuge, concubinos (as), padres y madres, hijos(as), hermanos(as), abuelos(as), nietos(as), familias políticas, familiares del padrastro o de la madrastra, tías, tíos, y otras relaciones cercanas (significant other).

Sin excepción, en caso de que un empleado identifique que tiene un conflicto de intereses real o potencial, es su obligación reportarlo de acuerdo a lo siguiente:

I.- Completar el formato de “Testimonio” como requerimiento corporativo basado en Código de Conducta de la Institución y que se encuentra disponible en The Square), para lo cual será necesario realizar las siguientes instrucciones:

a) ingresar a la página : https://mycet.tims.intra.aexp.com/CETWeb/CETDashboard.do

b) Ingresar a el userid y password utilizado para ingresar a The Square


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c) Dar click en el entrenamiento de Código de Conducta en la opción “Click here for team reports and more options”


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d) Dar click a la opción “view or update my disclosures” / “Update my disclosures”

En esta opción podrá actualizar o dar de alta su Testimonio por posible conflicto de interés.

Nota: La herramienta únicamente está disponible en Ingles.

Adicionalmente debe:

II.- Comunicar la situación que pueda generar un conflicto de interés, para lo cual el empleado debe elaborar un escrito libre y dirigirlo a su jefe directo B35+, a la Vicepresidencia de Recursos Humanos, Dirección de Compliance y Dirección de Investigaciones.

Dicho escrito debe de incluir por lo menos:

- Fecha del informe - Nombre completo del empleado - Número de empleado - Fecha de aniversario como empleado


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- Unidad de negocio y puesto - Descripción detallada del conflicto de interés (incluyendo nombre de los familiares, colegas y/o compañía involucrada, fechas, reportes, situaciones y toda la información relevante) - Firma del empleado

Asimismo, es obligación del empleado dar a conocer a las áreas pertinentes en caso de que identifique o tenga la sospecha de que algún otro empleado o colega se encuentre incumpliendo con la presente política.

Es obligación exclusiva del empleado asegurarse que el formato de “Testimonios” se encuentra actualizado, a lo largo de la relación laboral que mantenga con la Institución

El empleado debe cumplir con los requerimientos referidos anteriormente y dirigir el cambio de su situación en cuanto a un posible conflicto de interés, a las áreas mencionadas, en el momento en el que se presente el cambio en la relación, personal, profesional o comercial del empleado.

Asimismo, a pesar de que el formato de reporte de posibles conflictos de interés, sea actualizado periódicamente, a través del entrenamiento de Código de Conducta, es obligación del empleado dar a conocer, a su líder B35+ y a las áreas correspondientes, de forma oportuna, cualquier situación, que pudiera modificar algún reporte previo.

Es obligatorio para todo empleado al momento de ingresar a American Express firmar el acuerdo de conflicto de interés establecidos en el anexo I de la presente política, no importando el que no se ubique en los supuestos establecidos en el apartado de Normas Generales. En estos casos debe confirmar el que no mantiene relación alguna que pueda generar un posible conflicto de interés.

Con el objeto de mantener la suficiente independencia de criterio, los integrantes de las siguientes áreas no podrán recomendar ni aceptar que sus familiares de línea directa (Esposa (so), hijos (as), padres, primos (as) en primer grado, tíos (as), sobrinos (as), abuelos (as) y Significant Other) ingresen a la organización. En caso de que el empleado (da) contraiga matrimonio con algún empleado (da) de la compañía se deben


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sujetar a la política de familiares Sección X-38 que aplica para todos los empleados.

Compliance Procurement Services (Compras) Legal (GCO) Recursos Humanos Marketing Investigaciones Especiales

En todo momento las áreas de negocio o staff de la Institución, que soliciten la contratación de proveedores, deben observar lo dispuesto en la Política y procedimiento para la elaboración y/o revisión de contratos, convenios y/o cartas de terminación Sección II-41 Anexo II, debiendo revelar previo a la celebración de la negociación, si existe alguna situación que pueda ubicarse en los supuestos establecidos en la presente política y que deban ser comunicados como posibles conflictos de interés.

Por otra parte, el área de Procurement Services debe verificar con los proveedores participantes en una negociación, si mantienen alguna relación personal, comercial o profesional con algún empleado de la Institución, debiendo documentar dicho testimonio, en el expediente del proveedor.

EMPLEOS FUERA DE AMERICAN EXPRESS

No está permitido aceptar empleos o cargos de ninguna especie en cualquier otra compañía, asociación, etc, que interfieran con la capacidad del empleado para llevar a cabo su trabajo en Amexco.

Tampoco está permitido aceptar empleo o cargo de ninguna especie en cualquier otra compañía, asociación, etc, en donde se tengan que realizar actividades, funciones y/o tareas iguales o semejantes a las desarrolladas para la empresa. (Ejemplo. Venta de viajes, tarjetas, etc)

Tampoco está permitido aceptar un puesto externo con una compañía o entidad que actúe como proveedor, socio comercial o competidor de la Institución. (ejemplo: puestos de asesor, consultoría, miembros de consejo de administración, comités de auditoría de otras instituciones


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financieras, empresas comerciales o cualquier otra, que por la naturaleza de los servicios que presta, puedan ser consideradas como competidores, de Amex Co.).

No está permitido desempeñar un cargo de director, fideicomisario, funcionario, consejero, ni ningún cargo similar, remunerado o no, que no sea en Amex Co., sin previo aviso de acuerdo a lo establecido en Normas Generales de la presente política y después de haber recibido la autorización del comité.

Esta regla no aplica para cargos en organizaciones públicas, políticas, religiosas, caritativas, sin fines de lucro o sociales, o asambleas de copropietarios, cuyas actividades no creen un conflicto con los intereses de la Institución, y/o exijan una demanda de tiempo que interfiera con las responsabilidades laborales en la misma.

Esta permitido participar en asociaciones industriales o profesionales siempre asegurándose de ser consistentes con los intereses de la Institución.

CONTRATACIÓN DE FAMILIARES

También puede existir un conflicto de intereses si cualquier miembro de la familia inmediata de algún empleado es contratado por un proveedor, socio comercial o competidor de la Institución o de American Express Servicios Profesionales, y que represente un conflicto de interés, lo cual debe ser revelado cuando se tenga conocimiento de ello.

Si el empleado desea contratar o emplear a un miembro de su familia inmediata, o a su compañía para que provea bienes o servicios a Amex Co. es necesario dar aviso de acuerdo a lo establecido en Normas Generales de la presente política y recibir la autorización por parte del comité.

Con el objetivo de evitar la apariencia de favoritismo o un conflicto de interés, el empleado no puede tener las siguientes relaciones con su familiar:


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a) Trabajar directamente, b) Trabajar bajo la misma línea de reporte,c) Supervisar a un familiar o significant other d) Tomar decisiones de contratación.

En el caso de áreas de menos de 20 empleados no debe de haber familiares ya que aun cuando no existe relación jefe- empleado la relación es estrecha y diaria.

Adicionalmente si el cónyuge trabaja para un proveedor, socio comercial o competidor de Amex Co. y ocupa una posición que pudiera tener influencia en las decisiones de esa empresa, el empleado debe informarlo de acuerdo a lo establecido en Normas Generales de la presente política. Refiérase a la Política de Contratación de Familiares (Employment of Relatives Policy, la cual se adjunta a la presente política como Anexo IV

INVERSIONES

No se debe tomar ventaja personal de ninguna oportunidad de negocio o inversión de la que se haya tenido conocimiento, a través del trabajo realizado para Amex Co. y que derive en un beneficio personal, el cual no se hubiera obtenido, sin haber hecho uso de la información que como empleado de la Institución se tuvo.

No está permitido aceptar oportunidades de negocio, pago de comisiones o acuerdo financieros ventajosos con clientes, proveedores o socios comerciales de Amex Co. Tampoco está permitido comprar para uso personal los bienes o servicios de proveedores de Amex Co. en términos diferentes a los que están disponibles, para el público en general o de acuerdo a lo establecido en las Políticas de American Express.

Los empleados deben ser cuidadosos y evitar dar la apariencia de un conflicto de interés al invertir en cualquier compañía, que ha establecido o busca establecer relaciones comerciales o de competencia con Amex Co.


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Si se pretende efectuar o mantener una inversión en una entidad privada con el objetivo de llevar a cabo operaciones comerciales o de competencia con las de Amex Co. el empleado debe informarlo de acuerdo a lo establecido en Normas Generales de la presente política y solicitar la autorización del comité.

Tampoco está permitido aceptar ninguna oferta para participar en una oferta pública inicial de acciones por parte de una compañía que lleve o pretenda llevar a cabo operaciones comerciales con Amex Co.

Refiérase a la Política de Acciones Initial Public Oferring (IPO)Adquiridas por Amigos y Familiares (Friends and Family IPO Shares Policy), la cual se adjunta a la presente política como Anexo V

FUNCIONES DEL COMITE

El Comité de Revisión tendrá como funciones, las siguientes:

a) Revisar los casos de posibles conflictos de interés que por su naturaleza, establecida con base en el escrito al que se hace referencia en Normas Generales, requiera de un mayor análisis para su determinación.

b) Decidir si los reportes presentados por los empleados (en lo individual) pueden contravenir las políticas de American Express, así como lo establecido en la presente política.

c) Establecer junto con la Vicepresidencia de Recursos Humanos, las acciones a tomar en aquellas situaciones en donde algún empleado tenga que separarse de su posición de la Compañía por el aparente conflicto de interés que pueda tener, con base en el reporte presentado.

d) Reunirse con cierta periodicidad y con base en las necesidades que existan para evaluar los casos presentados por los empleados.

e) Documentar las decisiones tomadas a través de resoluciones de las sesiones llevadas a cabo.

Nunca se debe ofrecer o aceptar regalos que pertenezcan a las siguientes categorías:


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- Dinero en efectivo o equivalentes monetarios- Objetos de valor significativo; aparentemente alto para otras

personas- Trato preferente- No tener una justificación de negocio- Fuera de las instalaciones de la empresa

ACEPTACIÓN DE REGALOS

Los empleados deben ser muy cuidadosos y no aceptar directa o indirectamente dinero y/o objeto de valor de alguna persona, proveedor, socio de negocios o cualquier tercero que tiene o busca establecer relaciones comerciales con American Express y que pudieran afectar nuestro criterio para tomar decisiones comerciales objetivas.

El empleado podrá aceptar comidas, diversiones o regalos sin tener que reportarlo cuando el valor de los mismos no exceda el límite de $25 USD o su equivalente en pesos mexicanos.

Cuando el valor de éstos sea de entre $25 USD y $200USD debe ser reportado y documentado al jefe inmediato B35+ para su aprobación junto con los hechos que propiciaron dichos ofrecimientos por el cliente.

Comidas, diversiones o regalos superiores a los $200 USD y dependiendo de las circunstancias deben ser aprobadas por el jefe inmediato B35+ y por el al V.P. de Finanzas,

Cuando el rechazo de regalos pueda ofender al cliente o genere dificultades con la relación del mismo o pueda ser considerado como no aceptable, el empleado debe reportarlo la Dirección de Compliance para establecer el proceso a través del cual podrá:

- Donarlo a una asociación de beneficencia - Donarlo a Amex Co.

SANCIONES


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VI.- Anexos

Cualquier incumplimiento a los términos y condiciones de esta política puede considerarse como una violación a los términos de su contrato laboral y por lo tanto una causal suficiente para rescindir el mismo en términos de la Ley Federal del Trabajo.

RELACION CON OFICIALES DE GOBIERNO

En toda relación con Oficiales de Gobierno, se debe atender a lo dispuesto en las siguientes políticas:

Meals, Gifts and Entertainment to Public Officials Guidelines Guidelines for Payments Monitoring Directrices de American Express para combatir la corrupción AEMP 27 – Political Contributions, lobbying activities and

provision of Gifts or Entertainment to Public Officials AEMP 6 – Prevention of International Bribery of Public Officials

and Corrupt practices; reporting of improper payments


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Anexo I.- Acuerdo de Conflicto de Intereses

Anexo II.- Procedimiento para la elaboración de

contratos

Anexo IV.- Política de contratación de Familiares

Anexo V.- Política de Familiares y Amigos

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