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julio 25, 2013Medianas empresas

5 pasos para hacer un Manual de ProcedimientosAlguna vez has intentado llegar a un sitio sinun mapa? o has intentado preparar un platillode cocina sin una receta? Sin, sabrs querealizar una tarea sin las indicaciones necesariaspara llevarla a cabo, es una labor complicada, ellono significa que no vayas a llegar al objetivo, peroresulta ms difcil.

Es decir, podrs llegar a tu destino sin un mapa, o incluso preparar un exquisito platillo decocina sin una receta, pero sin duda te tomar ms tiempo y tendrs ms intentos fallidosantes de llegar a la meta.

De eso se tratan los manuales de procedimientos, de hecho una receta de cocina, unmapa o un instructivo, es un manual de procedimientos, ya que son documentos que nosdan indicaciones claras de cmo realizar una actividad para lograr un objetivoestablecido, y tienen la ventaja de que nos hacen la vida ms fcil porque alguien, antesque nosotros, ya llev a cabo esas actividades o tareas, y por supuesto que se equivoc, lecost trabajo y cometi errores, pero tuvo una virtud en su labor, y eso fue escribir los pasos quesigui y que le ayudaron a conseguir la meta.

Los manuales de procedimiento tienen esa ventaja, que son documentos en los que alguiennos dice cules son los pasos que se deben seguir en una empresa para brindar un servicio, oelaborar un producto, nos ayudan a tener claro quin es el responsable de cada tarea, ycomo las acciones de todos en la empresa, se articulan para llevar a cabo las tareascotidianas.

Productor y conductor radiofnico con unatrayectoria de 7 aos en estaciones comoRadio 620AM, ABC Radio, Radio Noticias, IMERy Televisa Radio. Tambin fue gerente decuentas para la agencia de relaciones pblicasGCE/Weber Mxico, para empresas como:Avaya, Grupo Peoles, Protel, The WeatherChannel, Merck, Telefnica MoviStar, UnitedAirlines Mxico y Unilever entre otras.Periodista de la fuente de tecnologa en Mxicopor 7 aos, se ha desempeado comoreportero para la revista Canales TI eITSitio.com; como colaborador escribe para laRevista Elemento, Istmo (IPADE), Expansin yConcanaco. Es presidente de la AsociacinLatinoamericana de Periodistas de Tecnologasde la informacin (ALPTI). Actualmente esdirector del portal www.pymempresario.com,dedicado a apoyar con informacinespecializada a micro, pequeas y medianasempresas. Colaborador sobre MiPyMEs enEspacio Empresarial (lunes 15:00 hrs por Radio620AM). Comentarista de productividad paraORO Noticias 94.5 FM en Puebla. Es conductordel programa EM-prendedores que se transmitepor Efekto TV (125 Cablevisin y 234 de SKY) .Colaborador sobre MiPyMEs en Metrpoli 21 delCanal 21 del D.F.

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Fernando HerediaDirector en Pymempresario

Otra de las ventajas de un manual de procedimientos, es que ayuda a que siempre se realicenlas tareas y actividades de la misma manera, independientemente de quien las realice,pues de lo que se trata es de compartir el conocimiento con las personas que llegan a laempresa y no saben cmo se realiza un proceso o una tarea, o para aquellos a los que seles encomienda una nueva responsabilidad.

Imagina que ests preparando el platillo de comida que ya mencionamos, y que ahora quieresque alguien ms lo realice, o que alguien te ayude o mejor an que deseas que otras personaspuedan hacer el platillo si t no ests, entonces te conviene escribir la receta y darla a conocera las personas involucradas.

Lo mismo pasa con los manuales de procedimientos, son documentos que debencompartirse y difundirse en la empresa, para que los conozcan todos los miembros delequipo y as puedan trabajar como eso, como un equipo, en donde todos saben que tareales toca y como sus tareas se relacionan con las del resto de las persona, para que atodos les quede claro hacia donde van.

Entonces, qu elementos debe contener un manual de procedimientos?

1.-Todo manual debe contener la informacin bsica de cualquier documento, como es unaportada con identificacin y nombre del procedimiento a describir, as como logotipo dela empresa. Adicionalmente un ndice y una introduccin al mismo.

2.-Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que sedetallar, pues como hemos indicado, es una descripcin de tareas pero que ordenadasy en secuencia nos llevarn a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para ellector y plasmada en el objetivo.

3.-Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de latarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qu personas y/o departamentos de laempresa se involucrarn y quines son los responsables de cada accin a realizarse.

4.-Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables queparticiparn en las actividades a describir, habr entonces que describir las actividades ocomo se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso loque se debe realizar y quin es el responsable de cada tarea y accin.

5.-En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a

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travs de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etctera. Esto es,para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correoelectrnico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayanllevado a cabo, as que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentosque se utilizarn.

6.-Ya con toda esta informacin se deben incluir en el manual diagramas de flujo, quepermitan saber cul es la secuencia de la informacin o de los documentos a lo largo delprocedimiento que se describe.

Hasta aqu podemos decir que stos son los elementos bsicos de todo manual deprocedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso, utilizarformatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el da que se concluye suredaccin, ms bien ah es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos,ya que si su objetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir quetodos en la organizacin debern apegarse al procedimiento planteado en el propiomanual.

De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es tambin ser una gua para que alfinal de algn periodo o como parte de una auditora de calidad, la persona responsablede revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual, pueda comprobarque lo escrito en el manual sea efectivamente lo que en la prctica se lleva a cabo.

De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una importanteherramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criteriosadems de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado y que espropiedad de la empresa.

Mtro. Carlos Maynor Salinas Santano.

Director de consultora y proyectos especiales CamBio Tec

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nete a la discusin...

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cidra hace 5 mesesUna consulta, cual es el nivel de detalle del manual de procedimientos?

Ejemplo:Si en la empresa trabajamos con un sistema, y por cada tarea que realizamos debemoshacer uso de ese sistema utilizando comandos y otras acciones en el Sistema, esto tambiendebe ser explicado en el manual? -Debemos indicar como entrar al sistema, si ponemos usuario y pasword, dar click en Enter.Ingrasar a la pantalla 2 y luego al men de Ventas???-

Cosas asi deben tambien ser explicadas en el manual. 7

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Jorge Alejandro Kao Tzuc hace 4 meses cidraTu manual puede ser tan detallado como desees evitar errores o esclarecerlos en sudebido momento

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TaNia Leocadio hace 5 mesesmuchas gracias de echo para mi residencia voy a elaborar un manual de procedimientos deel funcionamiento de una planta de mezcla asfaltica, me gustaria me apoyaran con masinfarmacion, espero me puedan apoyar muchas gracias. saludos!!

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janeth salazar hace 4 mesesme parese muyt

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nelly hace 8 mesesMe parece muy interesante esta informacin, mas aun me sorprendo lo fcil que se explicaya que esta "sper" entendidsimo, muchsimas gracias.

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William Espinoza hace un mesExcelente aporte !! mas claro que el agua, felicitaciones

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janeth salazar hace 4 mesesuf jenifer malparida

jennifer valentina cadena nogu hace 5 meses

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jennifer valentina cadena nogu hace 5 mesesjanet mmmmmmmmmmmmmm no sabe expresarse mmmmmmmmmmmmiauu

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janeth salazar hace 5 mesesel pro no sabbe loq ago

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jennifer valentina cadena nogu hace 5 mesesestamosssssssssss en el colegio yyyyyyyyyyyyy el profe no se da cuenta

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janeth salazar hace 5 mesesesramos en el cole y nadie se da cueenta

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janeth salazar hace 5 mesesuf jeni

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janeth salazar hace 5 mesesporqe me uno como todoses importante todo lo qe dicen

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jennifer valentina cadena nogu hace 5 mesesnadie lea porqe no qiero pasar verguensa

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jennifer valentina cadena nogu hace 5 mesesse aprende ahacer manuales

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janeth salazar hace 5 meses jennifer valentina cadena nogueso q dijo mi amiga me parese muy inportante

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jennifer valentina cadena nogu hace 5 mesesme parese interesante como a todos

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jennifer valentina cadena nogu hace 5 mesesme uno como todos

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Nancy hace 5 mesesEsto me sera de gran ayuda para hacer la tarea, no tenia bien claro como hacerlo

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Carlos Jaramillo hace 6 mesesMuy buen trabajo, se nota que la persona que redacta, es experta en la materia...gracias

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WILLIAMS LAGOONS hace 8 mesesMUY INTERESANTE Y COMPLETO.

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melissa hace 8 mesesGracias... informacin muy clara y concisa :)

jenny lopez hace 8 mesesmil gracias, mas clarito no lo podra encontrar; estudio para una evaluacion y en la

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mil gracias, mas clarito no lo podra encontrar; estudio para una evaluacion y en laexposicion no entend ahora ya se por donde empezar, solo me falta aprender como sehacen los diagramas.gracias.

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Billy Ontiveros hace 8 mesesGracias! Me sirvi muchsimo

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Juan hace 9 mesesExcelente informacion, concreta y pedaggica

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cesar augusto castillo hace 9 mesesmuy buena guia despues creo que se debe hacer un chek list para evaluar si todos lospasos se han llevado a cabo

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Luisa hace 10 mesesHola, gracias por el post, muy bueno, pero quiero saber como citarlo, me ayudas?

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Rosy hace 9 meses LuisaBuena aportacin

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ROBERTO hace 10 mesesGRACIAS, AHORA TENGO MAS CLARO

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