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Muchas empresas se debaten aún entre las razones para contratar su Gestión Documental como un servicio más en la nube. A continuación repasamos algunas de las buenas razones que tenemos para decidirnos por la nube.

Las implantaciones In-house -o en los servidores de nuestra compañía- requieren que se lleve a cabo una planificación para el posterior despliegue e implantación del software de Gestión Documental. Esto es así porque el proveedor debe conocer el entorno en el que va a implantar el software, los requerimientos específicos, tener acceso para la implantación, asegurarse de que a nivel de software y hardware se cumplan todos los requisitos, etc.

Contratar la Gestión Documental como un servicio es diferente, porque el proveedor conoce su propio entorno tecnológico y lo tiene preparado para que en cuestión de horas o unos pocos días, el cliente pueda disfrutar a plenitud del servicio por el que está pagando.

La forma de acceder al software de Gestión Documental es mediante la web. Con una URL y un usuario y contraseña únicos, los usuarios pueden acceder desde cualquier punto del planeta y a cualquier hora a sus documentos.

Además, al ser un servicio Cloud, el gran número usuarios usando la plataforma garantiza que haya constantes mejoras en términos de usabilidad y rendimiento, ya que es importante para los proveedores Cloud que las solicitudes de soporte se mantengan bajas dado que tienen que dar cobertura a un número elevado de personas y compañías.

Las necesidades de las empresas en materia de Gestión Documental varían con el tiempo, por ejemplo: el volumen de documentos y contenidos digitales tiende a crecer o, si queremos extender el uso del sistema a otros departamentos, habrá un mayor número de usuarios haciendo consultas concurrentes al gestor documental. En ambos casos, los requerimientos del sistema para obtener un rendimiento óptimo pueden incrementarse.

Si tenemos el software en nuestros servidores, tendremos que hacernos cargo de suplir estas nuevas necesidades de hardware. En un servicio Cloud, podemos crecer de forma “On-Demand”, o lo que es lo mismo, según demanda.

5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental en Cloud

1. InmediatezLas empresas pueden empezar a disfrutar de Gestión Documental en un lapso de tiempo muy corto.

3. FlexibilidadLa Gestión Documental en Cloud nos permite escalar según nuestras necesidades sin estar sujetos a limitaciones tecnológicas.

2. Facilidad de Uso y LibertadCon la Gestión Documental en Cloud obtenemos acceso web a un servicio 24/7 optimizado para su uso.

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5. La Gestión Documental en Cloud es un método para financiar nuestras necesidades de Gestión Documental

4. Sin costes pre y post ventaLa Gestión Documental Cloud nos libera de inversiones en hardware, así como de los costes asociados al mantenimiento del software.

Si necesitamos más capacidad o más usuarios, nuestro proveedor nos solucionará esto de forma inmediata.

Existen unos costes asociados a adquirir una licencia de software de Gestión Documental. Antes de comprar la licencia debemos por ejemplo: hacer inversiones en hardware, pensar si tenemos el personal técnico necesario para mantener el sistema o si debemos subcontratarlo. Una vez en funcionamiento el sistema, debemos tener en cuenta los costes de mantenimiento del mismo, backups, actualizaciones, etc. Estos costes pueden estar representados en tiempo o en unidades monetarias, pero al final, significan costes que de alguno u otro modo la empresa tiene que asumir.

Otro coste crucial a considerar es el coste del soporte que requiere un software de Gestión Documental. Casi un 100% de los proveedores de software cobran una tarifa de soporte que se paga año a año. Este servicio es crítico para garantizar que nuestra aplicación esté cubierta ante cualquier eventualidad y es independiente de la licencia del producto.

En un servicio Cloud, el soporte forma parte de la cuota que pagamos mes a mes. Es decir, siempre estamos cubiertos, sin tener que pagar un sobrecoste.

• Pagar sólo por lo que usamos, con la libertad de dejar de consumir el servicio cuando deseemos.

Estas son sólo 5 de las razones para considerar tener nuestra Gestión Documental contratada en Cloud como servicio, pero te invitamos a probar por ti mismo cómo funciona – ¡Esta es otra de las ventajas Cloud!-

Las licencias de un producto software de Gestión Documental suelen implicar importantes desembolsos iniciales para las empresas. Un servicio Cloud de Gestión Documental, por el contrario, nos permite:

• Empezar a disfrutar de la Gestión Documental sin grandes desembolsos.

• Ir incrementando nuestro consumo –e inversión- según nuestras necesidades.

5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental en Cloud

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5 Razones Para Tener Nuestra Gestión Documental en Cloud

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