5 s digital

1. Entorno físico y digital.

2. ¿Qué mejoramos?

3. Atacamos los despilfarros ocultos.

4. A por la mejora sostenible.

5. El proyecto 5S digital.

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1. ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL

Disposición de un óptimo entorno físico de trabajo: punto de partida para la mejora.

5S físico

Disposición de un óptimo entorno digital de trabajo: punto de partida para la mejora.

5S digital

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ENTORNO FÍSICO Y DIGITAL

El escritorio físico5S

El escritorio digital5S

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El escritorio físico5S

1. Organizado: eliminados los innecesarios.

2. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario.

3. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaños.

4. Visualmente controlado: actuando rápido ante la desviación.

5. Sostenible: generado el hábito para mantenerlo.

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1. Organizado: eliminados los innecesarios.

2. Ordenado: identificado y ubicado aquello que es necesario.

3. Limpio: eliminados los focos de suciedad y los apaños.

4. Visualmente controlado: actuando rápido ante la desviación.

5. Sostenible: generado el hábito para mantenerlo.El escritorio digital

5S

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• La capacidad de almacenamiento se rige por la primera ley de Moore: la capacidad de los chips (tanto los de memoria como los de proceso) se duplica cada 18 meses: “donde todo cabe todo entra”.

• Lo digital ha agredido a la gestión y ha conducido a situaciones de bloqueo cultural frente a las nuevas tecnologías: “ya te decía yo que el .com iba a fracasar”.

• Sin embargo, en ocasiones sólo mediante lo digital podemos ser competitivos.

El iceberg digitalLo físico oculta las 9/10 partes de la documentación digital, oculta bajo el mar y generando constantes pérdidas de eficacia y eficiencia.

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2. ¿QUÉ MEJORAMOS?

1 - La gestión de la información: Just-In-Time.

•Valor de uso: sé para qué me sirven y las uso.2 - Las competencias ante las nuevas tecnologías.

•Accesible: sé dónde está.•Fiable: sé que es correcta.•Útil: sé que es la adecuada para este problema.

•A tiempo: cuando me hace falta.•Sólo la necesaria.

Decisiones de mayor calidad

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3. ATACAMOS LOS DESPILFARROS OCULTOS

• La información digital innecesaria (contra la polución informativa):• Duplicados, triplicados...• Obsoletos.

• La escasa capacitación y actitud para manejar lo digital.

• Las fuentes de suciedad que provocan retrabajos.

• Los movimientos digitales innecesarios: lo necesario a mano, ubicado e identificado.

Menostiempo

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4. A POR LA MEJORA SOSTENIBLE

• Usuario, directivo, área de TIC y facilitador: el equipo necesario.

• Capacitamos al tiempo que implantamos.

• Eliminamos vicios y creamos rutinas saludables ayudados por la tecnología.

• Tres ámbitos de actuación:• La tecnología.• La organización de la información.• La cualificación y las actitudes.

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5. EL PROYECTO 5S DIGITAL

Reunión deTrabajo +

Formación

Desplieguede

Actividades

Validacióndel avanceResultados

Despliegue de cada fase3

Alcance yMarco

Estratégico

1Formación

Básica5S + digital

2

Revisión yAnálisis deResultados

4• Alineación con la

estrategia.• Configuración del

equipo de proyecto.• Alcance del

proyecto.• Indicadores y

resultados esperados.

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• Visión global de 5S.• Lo digital y lo físico: particularidades en 5S.• Gestión de la información en soporte digital.• El PC, herramienta y almacén, logística avanzada.• Escritorio.• El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi

PC, la red (Intranet), la Red (Internet).• La gestión del correo electrónico a través de 5S.• Buscar... y encontrar.

3• Formación.• Acción.• Revisión.

4• Revisión general.• Análisis para la

extensión.

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Alcance yMarco

Estratégico

1

• Alineación con la estrategia.

• Configuración del equipo de proyecto.

• Alcance del proyecto.

• Indicadores y resultados esperados.

1

• Cómo se alinea el proyecto de mejora de 5S digital dentro de los objetivos estratégicos de la empresa.

• Nivel del proyecto 5S digital:• Organización personal de la información digital.• Organización de la información digital en el área/proceso.• Organización de la información digital en la organización.• Organización de la información digital con el entorno.

• Actores implicados en el proyecto:• El área TIC.• El nivel directivo.• Los usuarios.• El facilitador.

• Táctica de implantación: qué área, con qué expectativas de mejora, con qué barreras de entrada, con qué actitudes previas...

• Predefinición de indicadores: en qué vamos a impactar.

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FormaciónBásica

5S + digital

2Capacitar técnicamente y generar las actitudes adecuadas para el éxito para el proyecto.

1. Visión global de 5S.• La metodología

2. Lo digital y lo físico: particularidades en 5S.3. Gestión de la información en soporte digital.

• Empresa = información• Niveles de la información

4. El PC, herramienta y almacén, logística avanzada.5. Escritorio.

• El nuevo entorno de trabajo virtual.6. El fichero, la subcarpeta, la carpeta, la unidad, mi PC, la red

(Intranet), la Red (Internet).7. La gestión del correo electrónico a través de 5S.

• Defensas activadas y rigor8. Buscar... y encontrar.

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Formación

Desplieguede

Actividades




• Orden y organizaciónCultura de manejo de la información digital en la empresa.

Estructura: personal-área/proceso-empresa-entorno.Describir la estructura de la información que manejamos: los “cajones del armario”. Identificar los documentos duplicados, triplicados...y ¡eliminarlos!Consensuar criterios de identificación de documentos.Plantear el paralelo físico-digital: escritorio (físico-digital), armarios (físicos-digitales).Criterios de archivado de la documentación.Criterios del área de TIC.

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Formación

Desplieguede

Actividades




• LimpiezaHábitos a generar en el usuario.Lugares prohibidos y focos de suciedad: repaso periódico.Activar la tecnología para rastrear.Elementos no usados.La seguridad, en dos planos: el usuario y el área TIC.Eliminación de apaños (“cuando la gente se busca la vida”).Retroinformación para la limpieza.

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Formación

Desplieguede

Actividades




• Control visualAlarmas sobre lo que tiene riesgo de no cumplirse.Sitios despejados: la cultura del escritorio. Ejemplo en escritorio Windows:

Mesa despejada. Iconos de acceso directo. Barra de tareas. Menú Inicio. Apariencia de carpetas e identificación de documentos: “propiedades”.

Ventanilla única. Integración en un puesto de control. Ejemplo en Microsoft Outlook. Integración en un puesto de control. Ejemplo en Internet Explorer.

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Formación

Desplieguede

Actividades




• Disciplina y hábito: la sostenibilidad del proyectoMonitorización desde el área de TIC.Tareas automatizadas ejecutadas por el usuario:

Duplicados. Ubicaciones únicas. Documentos sin acceso. Documentos de tamaño excesivo.

Ciberpaseos. Rutinas para mantener el sistema

Auditorías de información, según plan anual.

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• Balance del proyecto implantado.Recursos invertidos / Resultados conseguidos.Análisis de las mejoras conseguidas.

Documentación.Cualificación y actitudes en el equipo de proyecto.Situación antes – después.

• Análisis de la extensión. Impacto / Facilidad de implantación.Plan de avance del proyecto.

Recursos necesarios.

• Integración en las rutinas de gestión.Marco EFQM.Ciclo anual de plan de gestión.Ciclo plurianual de reflexión estratégica.

Revisión yAnálisis deResultados

4

4• Revisión general.• Análisis para la

extensión.

5 s digital

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