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52 hábitos productivos fundamentales

PlanEmprendedor | 8 mayo, 2012 | 8 Comentarios

52 hábitos productivos fundamentales. No hay métodos ni herramientas que sirvan de algo si no somos capacesde desarrollar ciertos hábitos productivos. Por eso, he querido compartir con vosotros esta lista de los hábitosque a mi me han ayudado a ser más productivo a lo largo del tiempo. Y creedme si os digo que es una lista corta–hay muchos más hábitos que podría citar, y que seguramente citaré en otros artículos. Pero basta con quedesarrolléis unos cuántos de estos hábitos para empezar a notar la diferencia.

Ya he escrito sobre algunos de los hábitos que menciono en esta lista. Sin embargo, quería reunir en un sólolugar un compendio más o menos exhaustivo de los mejores hábitos productivos, de modo que pueda servir dereferencia para los que os iniciáis en este fascinante mundo. A lo largo de las próximas semanas y meses irédesarrollando muchos de ellos y enlazándolos desde aquí. Así que os recomiendo que mantengáis este artículo envuestros favoritos y lo uséis como referencia y consulta rápida. Estoy seguro de que os será de gran utilidad.

1. Recopila tus compromisos en el momento. Uno de los secretos mejor guardados de las personas másproductivas es que no tratan de memorizar lo que tienen que hacer. Registra tus compromisos e ideas tan pronto

como surgen –ya sea una tarea pendiente, una cita o una idea que puede dar lugar a algún proyecto personal o profesional. Para ello puedes utilizar uno o variosmedios, como una libreta de papel, una grabadora de mensajes de voz o un dispositivo de mano, entre otros. Los papeles que representen compromisos –como unafactura para pagar–, recopílalos en una bandeja.

2. Procesa los compromisos diariamente. En tu libreta o en la bandeja, los compromisos que adquieras con los demás y contigo mismo no sirven para nada. Almenos una vez al día debes revisarlos y decidir qué es lo que vas a hacer con ellos.

3. Deshazte de todo lo que puedas. Piensa dos veces antes de seguir adelante con cada compromiso. En muchas ocasiones son simplemente “basura”, ocompromisos ficticios –cosas que se supone que deberías hacer, pero que en realidad no tienes obligación o deseos de hacerlo. Si puedes, deshazte de ellosinmediatamente.

4. Organízate utilizando listas. Traspasa los compromisos a un sistema confiable de listas donde estén organizados por contexto. Cada contexto –lista– deberepresentar una conjunto de actividades o compromisos que requieran un determinado recursos o ubicación para poderse realizar. Por ejemplo, cosas que se debenhacer en casa, en la oficina, al teléfono, mientras estás en la calle, etc. Igualmente, mantén una lista de proyectos o frentes abiertos, y otra de ideas o cosas queposiblemente querrás hacer en un futuro.

5. Agenda sólo aquello que tiene fecha y hora. El calendario solo sirve para anotar compromisos que tienen una fecha fija obligatoria –la consulta del dentista o unareunión. Todos tenemos imprevistos a lo largo del día que dan al traste con cualquier intento de planificar los compromisos. Si tratas de planificar tus compromisoses probable que no los puedas cumplir, lo que aumentará tu estrés y te obligará a replanificar constantemente.

6. Trabaja según contexto, energía y tiempo disponible. Ve cumpliendo tus compromisos en función del contexto en que te encuentres, el nivel de energía –alto obajo– que tengas, y el tiempo que tengas disponible en cada momento. Por ejemplo, no es efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si hoy tienes un mal día;quizá puedas resolver las llamadas pendientes y organizar tu archivo, que son tareas que requieren mucha menos energía. Igualmente, carece de sentido intentarsacar adelante el reporte de ventas si vas a estar todo el día en la calle; sería mejor liquidar los asuntos pendientes en el notario, o comprar las bombillas del salónque llevan semanas en tu lista de recados pendientes.

7. Mantén un sistema de archivo eficaz. Archiva cualquier material de referencia en un sistema de archivo sencillo. Trata de mantener todo lo que puedas enformato digital –ocupa menos espacio y puedes encontrar las cosas más rápidamente. Y nunca dejes papeles en pilas encima de la mesa o en bandejas paraarchivar después: ¡nunca lo harás!

8. Revisa tus listas de compromisos semanalmente. Una vez a la semana revisa tus listas contextuales y el calendario, y actualízalos. Elimina los compromisoscumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y añade los que hayan surgido nuevos.

9. Empieza tu día haciendo sólo lo importante. Eliminar las actividades de bajo impacto de tus rutinas matutinas, y empieza atacando los compromisos que suponganun avance significativo en tus proyectos importantes. Si estás escribiendo un libro, tu primer tarea será escribir 2 páginas del libro; si eres un jefe de proyecto,empezarás revisando los asuntos que tengas delegados en terceros; si eres responsable de un centro de soporte de usuarios, revisarás qué problemas nuevos hansurgido para escalarlos adecuadamente.

10. Aplica la regla de los 2 minutos. Cuando un compromiso te lleve menos de 2 minutos de trabajo, hazlo inmediatamente, independientemente de su importancia yprioridad. Responder a un correo, autorizar una compra o reservar en un restaurante llevará menos tiempo que recopilar el compromiso, procesarlo, añadirlo a unalista, revisarlo, etc. De esta forma te quitarás de encima un porcentaje muy importante de asuntos pendientes.

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11. Lleva registro escrito de tus logros y aprendizajes. Conocer los errores cometidos, dificultades encontradas y logros conseguidos te ayudará a hacer cada vezmejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte cuando estés bajo de energía. Escribirlo es una forma de hacerte más consciente de ellos, y te permitirá revisarloscuando lo necesites.

12. Respalda tu cosas regularmente. Realiza copias de seguridad del trabajo de tu ordenador con la periodicidad adecuada, en función de lo crítico de los datos y dela forma en que cambien. También debes mantener copia –si es posible digital– de los documentos importantes, como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte,escrituras públicas, etc. Como los seguros, las copias de seguridad se hacen esperando que nunca las llegues a necesitar; pero si un día las necesitas, agradecerásenormemente tenerlas.

13. Haz siempre lo menos posible. La productividad no se trata de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer poco de lo que DEBES que hacer, para poderdedicarte a lo que TE GUSTA hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce, desecha compromisos, y dedícate a lo que realmente te interesa.

14. Aplica el Principio de Pareto (80/20). Aplicado a la productividad, este principio dice que sólo el 20% de las cosas que haces habitualmente aportan el 80% delvalor a tu trabajo –entendiéndose por valor el trabajo que te permite avanzar en los proyectos importantes y que te hace alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20%de cosas, y encárgate de hacerlas antes que ninguna otra cosa. Si te falta tiempo, es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que no te aporta valor.

15. Reserva tiempo para relajarte y descansar. La productividad requiere de energía, y no puedes tener energía si no descansas adecuadamente. Tómate tiempocada día para “anularte” intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu cuerpo y mente se relajen. De la misma forma, asegúrate de que duermes suficientehoras y con la suficiente calidad como para despertar dispuesto a atacar el problema más difícil que tengas entre manos en ese momento.

16. Haz ejercicio regularmente. Al contrario de lo que piensa mucha gente, una excelente forma de recargar pilas es haciendo ejercicio regularmente,preferiblemente todos los días. No tiene por qué ser ejercicio de mucha intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30 minutos. Aprovecha para escucharmúsica, o disfrutar de tu entorno.

17. Aliméntate de forma saludable. Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentación es el tercer factor de éxito para que nuestro cuerpo y mente puedanfuncionar al 100%. En realidad es muy simple: mantén una dieta equilibrada de hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y proteinas; come moderadamente ahoras regulares –preferiblemente 5 veces al día; y evita los alimentos demasiado procesados.

18. Trabaja en bloques de tiempo fijos. Distribuye tus tareas de alto impacto y gran concentración en bloques de tiempo de entre una y dos horas –si te parecedemasiado, puede intentar combinarlo con la Técnica del Pomodoro. Entre bloque y bloque haz descansos de 10 minutos, e intercala pequeñas sesiones de tareasque requieran un nivel de energía bajo, como llamadas telefónicas o archivar papeles.

19. No practiques la multitarea. Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo, salvo que sean actividades que requieran muy poca concentración. Lastareas “pesadas” requieren de al menos 20 minutos para que alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento. Así que interrumpirlas para hacer otra cosa tieneun alto costo en términos de tiempo –justo lo contrario de lo que pretendemos conseguir con la multitarea.

20. Desglosa las tareas complejas en subtareas. Si alguna tarea es demasiado compleja como para abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero un desglose entareas más pequeñas.

21. Ejecuta las tareas sencillas en lotes. Para aprovechar los modos de trabajo, procura ejecutar todas las actividades “ligeras” del mismo tipo en un mismo lote. Porejemplo, fija un momento de tu día para hacer todas las llamadas telefónicas, y otro para archivar papeles. De esa forma, podrás utilizar el principio de los bloquesde trabajo de 1-2 horas, y te beneficiarás del “modo a pleno rendimiento” a los 20 minutos –o incluso menos– de haber empezado la actividad.

22. Utiliza mapas mentales para planificar tu trabajo. Los mapas mentales son una forma ideal para organizar ideas de forma natural. Gracias a los mapas mentalespodrás estructurar todo tipo de información aprovechando al máximo la creatividad de tu cerebro.

23. Elimina las distracciones antes de empezar. Uno de los grandes enemigos de la productividad son las interrupciones, pues te impiden trabajar por lotes yalcanzar el “modo a pleno rendimiento”. Algunas interrupciones son inevitables –una llamada de tu jefe–, pero muchas sí las podemos controlar. Cierra tu programade correo, cierra el navegador, apaga el teléfono móvil, desactiva las notificaciones de tu agenda… Y si es necesario, enciérrate en una sala durante 1-2 horas.Verás cómo aumenta tu productividad.

24. Define tus valores y misión personales. La productividad no es cuestión de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer lo que realmente te aporta valor, lo quete importa. Y difícilmente podrás saber qué es lo que te importa si no tienes claros tus valores y misión personales. A partir de ellos podrás empezar a orientar tuvida, creando objetivos a medio y largo plazo.

25. Define tus objetivos de manera S-M-A-R-T. El hecho de querer algo no lo convierte en un objetivo. Un objetivo debe ser concreto, medible, significar algo parati. También debe ser alcanzable y estar limitado en el tiempo. Por ejemplo, “quiero estar delgado” no es un objetivo, es un deseo. Un verdadero objetivo sería: “voya perder 10 kilos antes del 30 de septiembre, porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto; para ello, tendré que perder medio kilo por semana, y lo piensoconseguir caminando 30 minutos todos los días y dejando de tomar refrescos”.

26. Revisa tus objetivos, misión y valores periódicamente. Con el tiempo todos evolucionamos y cambiamos, y con nosotros también lo hacen nuestros objetivos,misión y valores. Procura revisarlos con la suficiente periodicidad para asegurarte de que todavía son vigentes, o terminarás recorriendo un camino que no es el quequerías.

27. Integra tus objetivos a tus compromisos diarios. Una vez tengas claros cuáles son tus objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos que te permitanalcanzarlos. Por ejemplo, si quieres convertirte en un escritor, probablemente deberás empezar por escribir una primera novela, o a lo mejor tomar un curso deescritura creativa. Añade estas “ideas” a tu lista de proyectos y empieza a trabajar en ellos como en cualquier otra cosa que tengas pendiente en este momento.

28. Actúa siempre con perspectiva. Antes de iniciar una tarea piensa si esa tarea te aportará algún valor. ¿Te hará avanzar en tus proyectos importantes?Acostúmbrate a tener siempre contigo una lista de tus objetivos a medio y largo plazo –para ello, conviene que los tengas por escrito. Si esos objetivos son frutogenuino de tu misión y valores personales, la lista te ayudará a ganar perspectiva y a tomar la mejor decisión posible en cada momento. Por ejemplo, si de verdadquieres perder peso porque no quieres tener un infarto, en lugar de sentarte a ver la televisión cuando llegas a casa por la tarde, la perspectiva hará que te pongasropa cómoda y salgas a caminar 30 minutos al parque.

29. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones. Las preocupaciones son uno de los lastres de nuestra oportunidad, pues no nos permiten centrarnos en las cosasimportantes. Curiosamente, las preocupaciones suelen ser fruto de la falta de atención a algún aspecto de tu vida. Si el sobrepeso te preocupa, entonces es porqueno estás haciendo nada para remediarlo. Piensa exactamente qué cosas son las que te preocupan, define objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos y ponte atrabajar ya para solucionarlo. A partir de ese momento dejará de ser una preocupación, porque te habrás convertido en parte activa de la solución.

30. Busca inspiración para motivarte. A veces resulta muy difícil hacer lo que uno tiene que hacer. No siempre tomar perspectiva funciona. En esos casos recurrea cualquier otra cosa. Utiliza la visualización positiva para imaginarte cómo será tu vida dentro de un tiempo si consigues tus objetivos. O imagina lo que haría tuídolo o alguien que admiras en tu situación. También puedes buscar el apoyo de un amigo o un coach que conozca tu potencial y pueda impulsarte en los momentosbajos. No todo funciona para todos, ni todo el tiempo. Busca lo que funciona mejor para ti, y hazlo.

31. Simplifica, y luego vuelve a simplificar. Como dice mi compañero bloguero Berto Pena, “menos es más”. No compliques las cosas sin necesidad. Cuanto menos

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listas, herramientas, proyectos, objetivos… más sencilla será la gestión de tu vida. Sé muy analítico y revisa constantemente si no estás complicando demasiado lascosas.

32. Sácale partido a la tecnología. La tecnología puede ser un verdadero agujero negro para nuestra productividad, pero también puede ser un trampolín si la usamoscon inteligencia. Tareas que antes llevaban horas de trabajo, hoy suponen apenas minutos o segundos. Por ejemplo, mantener un archivo digital puede ahorrartemucho espacio, dinero y tiempo si sabes cómo hacerlo. No dejes que el miedo o el desconocimiento te haga menos productivo.

33. Renuncia a todo aquello que no te aporte valor. Es muy tentador pasar horas jugando con la videoconsola, o navegar sin rumbo por Internet, pero es una granpérdida de tiempo –a menos que lo hagas como parte de tu estrategia de desconexión mental. Todo lo que hagas debería tener un propósito claro, un por qué, enfunción de tus valores y objetivos. Todo lo que hagas sin ese propósito deberías desterrarlo de tus hábitos.

34. Reduce el tiempo que pasas leyendo y escribiendo. Una gran parte de nuestro trabajo consiste en leer y escribir, especialmente con un ordenador. Así que,cuanto menos tiempo emplees en leer y escribir, más trabajo podrás terminar en menos tiempo. Aprende mecanografía y utilizar técnicas de lectura rápida siempreque puedas.

35. Utiliza rutinas para organizar tus tareas repetitivas. Busca la forma óptima de organizar las tareas repetitivas que debes hacer todos los días. Luego escríbelasen forma de rutinas o listas de comprobación, y utilízalas como referencia hasta que las domines. De esa forma nunca olvidarás hacer algo, te será fácil eliminar oañadir nuevas tareas, y tu trabajo será siempre una alta calidad.

36. Domina las herramientas que usas. De la misma forma que leer y escribir rápido aumenta tu productividad, dominar los atajos de teclado, o conocer todas lasfunciones de los programas que usas habitualmente, te permitirá ahorrar mucho tiempo –y en ocasiones también te permitirá ganarte el reconocimiento de la genteque te rodea.

37. No hagas cambios sin un motivo justificado. La productividad se trata de hacer, no de lo que usas. A veces probamos nuevas herramientas, sistemas y métodossimplemente para eludir nuestra responsabilidad de hacer. Cambiar un sistema de trabajo o una herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos mucho mástiempo. Piensa muy bien antes de cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser honesto e informarte si el cambio te aportará alguna ventaja significativa –¿el nuevoprograma de gestión de listas realmente te aporta más potencia, o lo estás probando simplemente porque te parece atractivo o está de moda?

38. No te cierres al cambio. Aunque no es bueno estar cambiando todo el tiempo, hay que estar siempre atento a las novedades. A veces surgen herramientas oformas de trabajo que pueden resultar más efectivas para tus circunstancia. Mantén un ojo crítico, y no tengas reparos en probar algo nuevo si honestamente creesque te puede ayudar.

39. Capitaliza los recursos de la gente que te rodea. Nadie puede llegar muy lejos sin la ayuda de los demás. Trabajar de forma aislada es casi un suicidioproductivo. Aprende a delegar eficazmente, descubre y utiliza las capacidades de la gente que te rodea, ayúdalos a alcanzar sus propios objetivos, y ellos teayudarán a ti.

40. Da seguimiento a las cosas que delegas. Un asunto delegado no significa un asunto terminado. Recuerda que tú sigues siendo el responsable último de que esealgo se realice. Así que registra todos los asuntos delegados en una lista, y dale seguimiento todos los días.

41. Termina las cosas que empiezas. Está muy bien tener un sistema de listas, utilizando un programa de ordenador de última generación, y disponer de una bonitosistema de archivo. Pero si te limitas a organizar y no concluyes, tu trabajo es una pérdida de tiempo. La productividad es hacer, de terminar, no de los programas osistemas que utilizas para organizarte.

42. Date permiso para abandonar cosas a medias. Aún cuando la productividad es cuestión de hacer, no todo lo que empiezas merece ser terminado. Debes revisarpermanentemente tus objetivos, proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene sentido o ha perdido el interés, no dudes en eliminarlo de tu sistema. No importa eltiempo y recursos que le hayas dedicado: seguir con ello será una pérdida de tiempo y recursos todavía mayor.

43. Di NO con más frecuencia. Lo ideal es que no empieces nada que no te aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y compromisos antes siquiera de queentren a tu sistema productivo. Y si finalmente tienes que darle entrada –porque forma parte de tus responsabilidades–, procura prometer poco y dar más de loprometido, en lugar de prometer mucho y luego no cumplir lo prometido. Tu imagen personal ganará muchísimo.

44. Haz las cosas con la máxima calidad posible. Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre terminaregresando, lo que implicará más tiempo y recursos –justo lo contrario de lo que pretendías–, por no hablar del daño que puede causar a tu reputación. Recuerda: eldescuidado SIEMPRE trabaja doble.

45. Aprende a vivir con los “no productivos”. No trates de cambiar a las personas que rodean para que trabajen como tú. La productividad es algo que debeentenderse y aceptarse de forma voluntaria. Tratar de cambiar a los demás no sólo es una pérdida de tiempo, también suele ser una fuente de discusiones y roces –especialmente con la familia. Ten cuidado, no vaya a ser que al intentar convertir a los demás al “productivismo” tengas que pagar un precio demasiado elevado encomparación con los supuestos beneficios.

46. Sé optimista y positivo. Sí, aunque no lo creas, el optimismo es fundamental para afrontar los retos de una forma constructiva. Alguien optimista siempre secentra en la solución a los problemas, en lugar de en las dificultades, lo que en última instancia te permitirá ser más productivo.

47. Prémiate por el trabajo bien hecho. La productividad no siempre es fácil. Cada vez que consigas un objetivo, superes un obstáculo o avances significativamenteen un proyecto, celébralo. Haz algo que te guste, date un respiro. Ve a tu restaurante favorito, o cómprate el libro que llevabas meses queriendo comprar. Serproductivo requiere disciplina, pero también requiere motivación. Y una forma excelente de motivarte es dándote un pequeño lujo cada vez que consigues batir unreto.

48. Disfruta lo que haces. Todas las actividades que llevamos a cabo tienen sus momentos buenos y malos. Pero la mayoría del tiempo, tu actividad principaldebería ser placentera. De otro modo estarás desaprovechando gran parte de tu potencial, además de que no estarás en sincronía con tu misión y valores –haciendovirtualmente imposible que seas productivo realmente.

49. No bajes la guardia en ningún momento. Aunque lleves tres meses trabajando de forma productiva, la desmotivación, la baja energía y el caos están siempre alacecho. Al menor descuido tu productividad puede verse seriamente amenazada –de hecho, todos nos hemos caído del tren productivo en más de una ocasión. Asíque nunca te confíes.

50. Sé indulgente contigo mismo. Si a pesar de todo terminas cayendo del tren de la productividad, no te desanimes. Como la mayoría de los logros en la vida, serproductivo es cuestión de constancia –como reza el lema de este blog, “la gota de agua no horada la piedra por fuerza, sino por constancia”. Date permiso parafallar, pero no abandones. Si te caes, tómate un descanso, gana un poco de distancia, toma fuerza y vuélvelo a intentar.

51. Nunca dejes de leer sobre productividad. La productividad, como cualquier otra disciplina, siempre está en constante evolución. Uno nunca deja de aprender.Lee lo que otros tiene que decir, analízalo, pruébalo y quédate con lo que te ayude a ser cada día más productivo.

52. Lee ElGachupas.com. Y, por supuesto, no dejes de leer este blog y compartir tu experiencia con nosotros. Es la mejor forma de conocer nuevas ideas que llevara la práctica, y ser cada día más productivo.

Artículo original escrito por Jero Sánchez.