UNIDAD TEMÁTICA NÚMERO UNO

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

“EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO”

GELMY LORENA SANCHEZ BAQUEROMARYURIS DEL ROSARIO LEGEIRA REINA

CLARA INES BERNAL PATIÑOCIPRIANO SEGURA SIERRA

NATALIA AREIZA RUIZ

GRUPO: 01

DOCENTEJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUSANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA YARCHIVÍSTICA

2016

UNIDAD I EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

TEMA 6: ADQUISICIÒN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÒN ELECTRÒNICA

La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, se ha convertido en un aspecto fundamental dentro del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy, además de existir diferentes tipos de equipos, aplicaciones y servicios, también encontramos múltiples estándares de normas y especificaciones técnicas.

ADQUISICIÒN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÒN ELECTRÒNICA

Sin embargo, la acelerada evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace que se desconfíe de la supervivencia de los datos electrónicos a largo plazo, ya que estos siguen dependiendo arbitrariamente de su formato de almacenamiento, el cual puede no ser aceptado por tecnologías del futuro.

Dentro del sector público de la Unión europea, las adquisiciones por la decisión del Consejo de Ministros 87/95 CEE (Comité de Embajadores Europeos), el cual obliga a todos los compradores públicos a recurrir a normas oficiales en sus procedimientos de subasta. EPHOS (el manual europeo dirigido a ayudar al sector público) es un programa europeo dirigido a ayudar al sector público a aplicar en sus compras la decisión del consejo 87/95 CEE, para lo cual suministra una serie de manuales que hacen referencia a perfiles internacionales estandarizados de normas internaciones cuando pueden ser aplicados.

Los módulos EPHOS actuales tratan exclusivamente sobre normas oficiales, aunque algunos en curso de preparación, abordan especificaciones disponibles para el gran público.

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Pero, la experiencia demuestra que en ciertos campos de la información y de las comunicaciones, en especial en el campo de las tecnologías de la información, las disposiciones del consejo 87/95 CEE plantean problemas prácticos, debido a:

• La falta de disposición de productos suficientes que participen de las normas oficiales.

• El costo elevado de los productos que participan de las normas oficiales.

• Los estándares de facto con los que entran en competencia (que pueden ser especificaciones disponible para el gran público) exageradamente aplicados en productos también muy divulgados entre los usuarios (por ejemplo, las especificaciones de Internet).

De cualquier forma, se hace necesario resaltar que el problema de control hacia el futuro debe aplicarse tanto al desarrollo de productos basados en normas de facto (especificación técnica desarrollada por una o varias compañías que ha adquirido importancia gracias a las condiciones de mercado), como a los basados en iure (especificación técnica aprobada por un órgano de normalización reconocido para la aplicación continuada de la misma) en normas oficiales.

En consecuencia, el análisis planteado sugiere que las compras públicas estén basadas más en productos que en normas. Los usuarios que generen o produzcan datos legibles por máquina, deben asegurarse de disponer de los equipos, aplicaciones y documentación necesarios para recuperar a largo plazo los datos y documentos generados por sus aplicaciones.

Sin embargo, se debe admitir que no siempre es práctico o realista el conservar la totalidad de equipos, aplicaciones y documentación durante un largo período. Es evidente que la compra de productos basados en normas estables y abiertas es uno de los principales criterios de evaluación de los productos.

Más concretamente, los usuarios deben tener una idea clara de las normas aceptadas por productos de las tecnologías de la información, incluyendo una evaluación de estabilidad y apertura de estas normas. Esto supone la necesidad de una política de compras a largo plazo. Quizás sea necesario elaborar unas líneas directrices comunes de compras para la comunidad de interés vinculada a la conservación de datos legibles por máquina.

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Pregunta problematizadora para responder en el foro, entre el sábado 20 de Febrero y el domingo 21 de febrero:

En la Gestión de Documentos electrónicos se hace indispensable adquirir equipos idóneos con aplicaciones acordes a las necesidades de las empresas e instituciones que les permita, a los diferentes tipos de usuarios, acceder a la información de manera eficaz y eficiente. Frente a este aspecto:

¿Qué aspectos deberían tener en cuenta las empresas al momento de adquirir equipos nuevos que les permita gestionar la información electrónica?

BIBLIOGRAFÍA

GUÍA DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA. (1998). Cómo tratar los datos legibles por máquina y documentación electrónica. Comunidades Europeas. (consultado el 10 de febrero de 2016). 60 págs. En: <http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/116/1/guia_informacion_electronica.pdf>

MENDO, C; RAMOS, L. F.; et al. (2013). Del acceso a la reutilización, del dato al documento: una visión conceptual de la información pública. (Consultado el 11 de febrero de 2016) Revista Española de Documentación Científica, Vol. 36, No. 3 de 2013. 12 p. En: <http://dx.doi.org/10.3989/redc.2013.3.957>

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