CARTILLA DE ESTRUCTURACION DE ESTUDIOS PREVIOS

GUIA DE CONTRATACION ESTATAL

ESTRUCTURACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

Actualizacin

2012LOS ESTUDIOS PREVIOS COMO PRESUPUESTO FUNDAMENTAL EN LA CONTRATACIN PBLICA1. FORTALECIMIENTO DEL PRINCIPIO DE PLANEACIN.La entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007 y su Decreto reglamentario 734 de 2012, introdujeron normas tendientes a hacer ms efectivo el principio de planeacin dentro de los procesos contractuales de la administracin pblica; en ese orden de ideas, la etapa previa o de estudios previos, se convierte en materializacin de dicho principio y constituye un elemento de vital importancia en la estructuracin no solo de los procesos de seleccin sino del futuro contrato y su correcta ejecucin.En trminos de la Corte Constitucional, la planeacin estatal es el instrumento mediante el cual se definen las polticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, sealando los elementos indispensables para la ordenada ejecucin de las obras y la prestacin de los servicios en un perodo determinado, evitando la improvisacin y procurando el aprovechamiento mximo de los recursos disponibles.Por su parte, el Consejo de Estado considera que los principios de planeacin, economa y transparencia que, entre otros, orientan la contratacin estatal, tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones adelantadas por la Administracin durante la actividad contractual se cumplan con eficiencia y eficacia; que los procedimientos de seleccin sean giles, agotando los trmites estrictamente necesarios; que todo proyecto est precedido de los estudios tcnicos, financieros y jurdicos requeridos para la viabilidad econmica y tcnica de la obra; que en la ejecucin del contrato se optimicen los recursos y se eviten situaciones dilatorias que ocasionen perjuicios a una de las partes contratantes.As mismo, ha sealado que las entidades oficiales estn obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeacin en virtud del cual resulta indispensable la elaboracin previa de estudios y anlisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de seleccin, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: La verdadera necesidad de la celebracin del respectivo contrato; Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja; Las calidades, especificaciones, cantidades y dems caractersticas que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratacin, adquisicin o disposicin se haya determinado necesaria, lo cual, segn el caso, deber incluir tambin la elaboracin de los diseos, planos, anlisis tcnicos, etc; Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podra demandar la celebracin y ejecucin de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, as como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto; La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante, para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebracin de ese pretendido contrato; La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores, constructores, profesionales, etc., en condiciones de atender los requerimientos y satisfacer las necesidades de la entidad contratante; Los procedimientos, trmites y requisitos que deban satisfacerse, reunirse u obtenerse para llevar a cabo la seleccin del respectivo contratista y la consiguiente celebracin del contrato que se pretenda celebrar. .De la misma forma la doctrina ha sido enftica al sealar que la planeacin de la actividad contractual de las entidades estatales significa que stas deben, previamente a la iniciacin del proceso de contratacin, realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, as como la adecuacin a los fines de la entidad contratante, a su plan de inversiones y a su presupuesto. Deben elaborar detalladamente el pliego de condiciones del contrato con el objeto de poder lograr los fines que con el se persiguen, y deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecucin.No puede desconocerse la relacin entre el contrato con los dems instrumentos de planificacin como el presupuesto y el plan de inversin, y su incidencia en la adecuada inversin de los recursos pblicos.

El principio de planificacin junto con el principio de transparencia, se desarrollan en la reforma introducida por la ley 1150 de 2007 en el tema de la previsin, definicin y asignacin de riesgos del contrato, el cual, en trminos generales, busca que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que se celebra el contrato. Si se define desde un comienzo en que consiste un riesgo, hasta donde se estima previsible y quien lo debe soportar, se evitaran interpretaciones subjetivas de las partes y del juez del contrato sobre dichos aspectos.El xito de dichos instrumentos depende fundamentalmente de su adecuada aplicacin por los funcionarios responsables de cumplir estas tareas, las cuales, sobre todo, no pueden convertirse en rutinarias, para evitar as que los documentos referidos, como por ejemplo la justificacin de la modalidad de la contratacin escogida o la justificacin de la inclusin de determinados criterios de seleccin, terminen siendo copias o transcripciones de un discurso repetido en todos los procesos. La determinacin de todos los aspectos que enumera la ley, con el objeto de asegurarse de que no se dejara de lado ninguno de ellos, solo tiene tal finalidad; su desarrollo debe realizarse en cada caso particular teniendo en cuenta el objeto preciso y las caractersticas propias del contrato que va a celebrarse.2. SOPORTE LEGAL CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR.Las normas que rigen actualmente la Contratacin Pblica en Colombia, consagran como presupuesto indispensable para el desarrollo de los procesos contractuales, la realizacin de estudios previos, que tienen como objetivo fundamental analizar todas las variables que pueden afectar los procesos de seleccin, los contratos y su futura ejecucin.Los estudios previos en materia de Contratacin Estatal, son aquellos anlisis y documentos que sirven de soporte para dar inicio al proceso de contratacin al interior de la entidad y se constituyen en el sustento para la definicin y elaboracin del proyecto de pliego de condiciones.

Estos deben ser el resultado de una correcta planeacin, que incluya el examen de la conveniencia o inconveniencia de la futura contratacin, la verificacin de la existencia de la necesidad que se pretende satisfacer, la determinacin de los riesgos y su adecuada distribucin dentro de los sujetos contractuales, as como, los aspectos fundamentales del contrato a desarrollar, como el presupuesto, valor, polticas, ejecucin, en fin todos los elementos requeridos que hagan efectiva la aplicacin de los principios rectores de la contratacin publica, de economa, transparencia y publicidad.Lo anteriormente expuesto, tiene su soporte legal en primer lugar en los numerales 7 y 12, del art. 25 de la ley 80, que al tenor literal, establece: Artculo 25 Del Principio de Economa() 7o. La conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarn o impartirn con antelacin al inicio del proceso de seleccin del contratista o al de la firma del contrato, segn el caso.

()12. Con la debida antelacin a la apertura del procedimiento de seleccin o de la firma del contrato, segn el caso, debern elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones.As mismo, el legislador materializ los principios que rigen la funcin administrativa, a travs de los estudios y documentos previos, el anlisis de la oportunidad y conveniencia de la celebracin del contrato. Segn lo enuncia Juan Carlos Expsito Vlez, en su obra La Configuracin del Contrato de la Administracin Pblica en Derecho Colombiano y Espaol Se hace necesaria una evaluacin previa de la situacin, no solamente para llegar a la conclusin de que se necesita el contrato, sino para determinar la figura a utilizar; de esa forma se define la idea de contratar, inclusive, y como ya lo dijimos, en los casos de Urgencia Manifiesta, puesto que de ese anlisis fctico se derivar la sustentacin del Acto Administrativo que da inicio a la actuacin por parte de la entidad respectiva.De lo anterior se concluye, que la realizacin de los estudios previos se constituye en un requisito indispensable dentro de la etapa previa, que como lo expresa el doctor Ernesto Matallana supone el cumplimiento de un deber legal que se deriva de los principios de buena fe, economa, eficacia y eficiencia y debe efectuarse cada vez que una entidad pblica pretenda efectuar un proceso contractual.La entrada en vigencia de la Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia de la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre la contratacin con recursos pblicos modific lo contemplado respecto a los estudios previos adicionando como requisito indispensable, su publicacin junto con el proyecto de pliego de condiciones. ART.8 DE LA PUBLICACIN DE PROYECTOS DE PLIEGOS DE CONDICIONES, Y ESTUDIOS PREVIOS. Con el propsito de suministrar al pblico en general la informacin que le permita formular observaciones a su contenido, las entidades publicarn los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en las condiciones que seale el reglamento. La informacin publicada debe ser veraz, responsable, ecunime, suficiente y oportuna.

La publicacin de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no genera obligacin para la entidad de dar apertura al proceso de seleccin.

Junto con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarn los estudios y documentos previos que sirvieron de base para su elaboracin.

Las Entidades debern publicar las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones a los proyectos de pliegos.Esta nueva obligacin, respecto de los estudios previos fue reglamentada por el art. 2.1.1 del Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamentan el estatuto general de la contratacin de la administracin pblica y se dictan otras disposiciones.En ese orden, de conformidad con el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 87 del Decreto 1474 de 2011, los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que la misma propone.

Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones y debern contener, como mnimo los siguientes elementos:

La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar.

La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin. El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos. En el caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el modelo financiero utilizado en su estructuracin. La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable, de conformidad con el artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012. El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato. El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular. La indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del presente decreto. Los elementos mnimos previstos en el artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, se complementarn con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin. Con posterioridad a la apertura del proceso de seleccin, el contenido de los estudios y documentos previos podr ser ajustado por la entidad. En caso que la modificacin de los elementos mnimos sealados anteriormente implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2 del artculo 93 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1434 de 2011), o norma legal que lo modifique, adicione o sustituya, y en aras de proteger el inters pblico o social, podr revocar el acto administrativo de apertura. Los estudios y documentos previos son los definitivos al momento de la elaboracin y publicacin del proyecto de pliego de condiciones o de la suscripcin del contrato, segn el caso, sobre estos podrn efectuarse ajustes que puedan darse en el curso del proceso de seleccin, los que se harn pblicos por la entidad, en los procesos por convocatoria pblica, mediante su publicacin en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (Secop) destacando de manera clara las modificaciones introducidas. En todo caso, permanecern a disposicin del pblico por lo menos durante el desarrollo del proceso de seleccin. Nota: Cuando el objeto de la contratacin involucre diseo y construccin, la entidad deber poner a disposicin de los oferentes adems de los elementos mnimos citados anteriormente, todos los documentos tcnicos disponibles para el desarrollo del proyecto. Lo anterior sin perjuicio, de lo establecido en el numeral 4 del artculo 2.1.1 para el concurso de mritos y el contrato. Las disposiciones del artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012 no se aplicarn en procesos de mnima cuanta, los cuales se regularn por el Captulo V del Ttulo III del mismo decreto.

Es importante poner de relieve, la importancia que reviste lo anteriormente expuesto, por cuanto en ello se plasma concretamente el objetivo de la reforma, que no es otro que hacer extensiva la obligatoriedad de la observancia de los principios que rigen la funcin administrativa, entre los que cumple un papel protagnico, el principio de la publicidad en las actuaciones precontractuales.3. DEFINICIN DE ESTUDIOS PREVIOS: Con base en lo expuesto en las determinaciones que anteceden, se podran definir los estudios previos como los documentos soporte de la elaboracin del contrato y del proyecto de pliego de condiciones y del proceso contractual a ejecutar por la Entidad Estatal, que analizarn la conveniencia, necesidad y oportunidad de contratar, mediante la observancia de todos los presupuestos fundamentales del contrato estatal, como objeto, especificaciones tcnicas, fundamentos legales, valor, ejecucin, riesgos, presupuestos, etc.

4. CONTENIDO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS De conformidad con lo establecido en las normas que rigen los procesos contractuales, los estudios previos deben contener en trminos generales lo establecido en el art. 25 de la Ley 80, y especficamente lo contemplado en el art. 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, que ordena a las entidades estatales el cumplimiento de los siguientes requisitos: 4.1. Conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar por parte de la entidad pblica.

Dicho requisito tiene como objetivo que previo a la apertura de los procesos contractuales se determinen los factores de tipo objetivo que hagan necesaria la contratacin pblica y justifiquen la existencia de la necesidad que se pretende suplir con el proceso de seleccin. Lo que implica que las entidades pblicas no pueden alegar criterios subjetivos soportados en la inconveniencia del futuro contrato para dar por terminado el proceso de seleccin.

a. Autorizaciones

El tema de las autorizaciones tiene su soporte legal en el Art. 150 de la Constitucin Poltica, que establece en cabeza del Congreso de la Repblica la expedicin de las leyes. Desde dicha perspectiva la doctrina ha establecido tres clases de autorizaciones en materia de contratacin estatal:Previa general (Inc. final art. 150) Previa especial (num. 9 del art. 150) Aprobacin posterior de contratos. (Num. 14 del art. 150)

b. Apropiaciones presupuestalesAunque el art. 25 de la ley 80 de 1993 habla de aprobaciones, de la aplicacin de las normas contractuales se concluye que estas, hacen referencia al tema presupuestal, lo que implica que con antelacin al inicio de los procesos contractuales las entidades deben obtener las debidas aprobaciones o apropiaciones presupuestales y contar con la disponibilidad de los recursos que soporten el valor estimado del contrato.

c. Estudios de factibilidadLa doctrina ha sealado que los estudios de factibilidad deben partir de tres parmetros fundamentales:

Estudios Tcnicos: Que tienen como objetivo dotar a la administracin de elementos de juicio objetivos que justifiquen no solo la necesidad existente de bienes o servicios, sino que describan las condiciones de modo, tiempo y lugar y especificaciones en que deben ser adquiridos. Ej. Requerimientos para la compra de un software, planos, diseos. Estudios Econmicos: Analizan los elementos y la informacin necesaria en relacin con los costos fijos y variables, para determinar la existencia dentro de la entidad publica de los recursos necesarios para la correcta ejecucin del objeto del contrato, Ej. establecer la existencia de recursos para efectuar compra de predios necesarios para la construccin de obras de infraestructura vial, o adquisicin de bienes y servicios. Estudios Jurdicos: Determinan de conformidad con los requerimientos tcnicos y econmicos el marco legal que ha de aplicarse al proceso de seleccin y a la futura contratacin.4.2 Elementos Mnimos.

Ahora bien, de conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012, los estudios y documentos previos deben estar acompaados de los documentos que sirvieron de soporte para la elaboracin del pliego de condiciones y del contrato, deben ser pblicos y contener los elementos mnimos que a continuacin se analizan: a. Descripcin de la necesidad que se pretende satisfacer.Qu se persigue con el contrato? Corresponde a la Entidad Estatal describir de manera especfica la carencia que pretende satisfacer la administracin con esa contratacin, exponiendo las razones sobre las cuales se justifica la adquisicin del bien, servicio u obra, que se pretende contratar que a su vez debe corresponder a las necesidades de la entidad, la satisfaccin del Inters General y la observancia de los postulados que rigen la funcin administrativa. b. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar: La entidad debe determinar la esencia de la necesidad descrita, definiendo tcnicamente del bien, obra o servicio, sealando la identificacin del tipo de contrato a celebrar, la descripcin de la clase y tipo de actividades que se requieren ejecutar para lograr el fin de la contratacin y del objeto del contrato, la forma y el plazo en que se deben desarrollar, y en general todas las condiciones requeridas para el correcto desarrollo del servicio, bien u obra que se pretende contratar.c. La modalidad de seleccin, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin. Por qu se escoge esa modalidad? Debido a que la Contratacin Estatal Colombiana esta reglada por Ley y sus decretos reglamentarios, es fundamental expresar la modalidad de seleccin escogida para realizar la contratacin, justificando el soporte de orden legal segn la naturaleza, cuanta o condiciones especiales, que respaldan la escogencia de acuerdo con las modalidades existentes o al contrato a celebrar.d. El valor estimado del contrato: Es indispensable determinar en el estudio previo las variables o clculos efectuados por la entidad para soportar el valor estimado del contrato.

Dicho valor estimado debe contar con los soportes presupuestales que garantizaran el efectivo pago del valor estipulado en el contrato, a travs de la respectiva disponibilidad presupuestal, registro presupuestal o la aprobacin de vigencias futuras, determinando el valor estimado del contrato y las variables para calcular el presupuesto que efectivamente se convertir en una erogacin presupuestal del Ente Estatal.

De conformidad con los establecido en el Numeral 4 del artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, para calcular el valor estimado del contrato, se deben identificar las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo componen.

Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deber incluir la forma como los calcul para establecer el presupuesto y soportar sus clculos de presupuesto en la estimacin de aquellos.

En el caso del concurso de mritos, la entidad contratante no publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato y en el caso de las concesiones, la entidad contratante no publicar el modelo financiero utilizado en su estructuracin.e. Justificacin de los factores de seleccin:Cul es el fundamento que se utilizar para definir el factor de seleccin? La entidad debe sealar los factores tcnicos, de calidad y econmicos que deben ser considerados a efecto de obtener la propuesta ms favorable de acuerdo con las modalidades de contratacin y teniendo en cuenta las diferentes alternativas de aplicacin para cada una, tales como, el menor precio, la mejor calidad, calidad y precio soportado en puntajes o calidad y precio con la mejor relacin costo-beneficio. Deben permitir identificar la oferta ms favorable en los casos en los cuales se califiquen criterios adicionales al factor precio. Por qu se estima relevante cada factor de verificacin y de ponderacin?

Cul es el criterio que se utiliz para determinar el peso de cada criterio?

Por qu razn tienen mayor peso algunos criterios que otros?f. Tipificacin, estimacin y asignacin de los riesgos:De conformidad con lo establecido en el Decreto 734 de 2012, se entienden como riesgos involucrados en la contratacin todas aquellas circunstancias que de presentarse en el desarrollo y ejecucin del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo.Debe determinarse que clase de riesgo puede afectar la contratacin y el impacto que puede causar (por regla general lo previsible es identificable y puede ser cuantificable, por un profesional de la actividad y condiciones normales.)

El riesgo asociado a la contratacin debe ser valorado desde dos instancias: Riesgo inherente: Nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.Riesgo residual: Que es el resultante despus de aplicar los controles.TIPIFICACIN DE RIESGOS.

Los riesgos que puedan presentarse en la contratacin estatal, atienden la siguiente clasificacin: Eventos que alteren el equilibrio econmico del contrato. Eventos que permitan fijar favorabilidad, solo en procesos de licitacin o seleccin abreviada de menor cuanta, mediante la relacin costo - beneficio. Eventos que se puedan presentar en forma colateral a la ejecucin de contratos. Eventos que amenacen el xito del proceso de seleccin o contratacin.

Estos eventos se estudiarn a partir de factores precursores, los cuales se clasifican as:

Acciones legales: Nuevos impuestos, nuevas cargas parafiscales, actos de autoridad, comiso, embargo, demandas y en general acciones que son originadas en la actuacin de una autoridad competente en ejercicio de su funcin administrativa.Tecnolgicos e infraestructura pblica: Fallas en telecomunicaciones, servicios pblicos, nuevos desarrollos, operacin de equipos y herramientas, vas de acceso y transporte, y todos los aspectos relacionados con servicios considerados como esenciales para el desarrollo de una economa moderna: transportes, energa,comunicaciones, obras pblicas, etc., necesarios para el desarrollo de las actividades.Sociopolticos: Terrorismo, delincuencia, actividad proselitista o huelgas, costumbresy usos culturales, religin y creencias, y todos losconcernientes a orden pblico, entorno social y cultural.

Actos departe relacionada y subcontratos: Errores, fallas,incumplimientos, insuficiencias o eventos con origen en, o derivados de subcontratos, alteracin de planos, estudios o diseos no ejecutados directamente por el contratista o por su cuenta, falla humana de otro, actos o eventos en proveedores, filiales, subordinadas u otros contratistas vinculados con el contratista principal.

Macroeconmicos: Diferencias o alteraciones en tipo de cambio, tasa de inters, curva de Inflacin, importaciones, exportaciones, oferta odemanda de materias o servicios, mano de obra, modificacin en los precios por variaciones en la oferta o demanda de bienes y servicios, escasez de mano de obra, guerra.

Actos de la Naturaleza: Geolgicos, hidrolgicos, climticos, incendios forestales, biolgicos, patolgicos.

Relaciones laborales: Accidentes laborales, enfermedad profesional, muerte persona clave, actos de empleados, y en general, las actuaciones y omisiones de los empleados directos o las personas naturales al servicio del contratista.

Hecho de las cosas: Incendios, roturas, filtraciones, derrames, explosiones, fallas mecnicas y todo tipo de eventos que afecten los bienes de capital, instalaciones, equipos y maquinaria del contratista.

Vicios: Vicio propio, caractersticas y propiedades fsicas o qumicas de materiales o productos, condiciones de suelos, medio ambiente, vicios ocultos o redhibitorios.Actos de terceros: Acciones u omisiones de personas ajenas a laentidad o al contratista, y cuya actuacin no corresponda a eventos delictuosos tipificados en los anteriores factores.g. Anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual: La entidad debe hacer una estimacin del valor de la contratacin que va a realizar, sealando los factores y todos los costos que inciden en la determinacin del presupuesto de la misma, as como, las garantas que amparen los perjuicios derivados del incumplimiento del contratista. Dicho anlisis, pretende determinar los riesgos previsibles, la cobertura dentro de la futura contratacin, y su correcta distribucin dentro de los sujetos contractuales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones; el rgimen de garantas tiene su soporte legal en el Decreto 734 de 2012.h. La indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de 2012. Los Acuerdos Comerciales Internacionales negociados y suscritos por Colombia con otros pases tienen en la mayora de los casos compromisos en materia de contratacin pblica. Dichos compromisos estn generalmente recogidos en captulos individuales, cuyo objetivo es brindar a las empresas colombianas y las de nuestros socios comerciales, procedimientos transparentes y no discriminatorios en los procesos de contratacin de las entidades pblicas de todos los niveles de gobierno, incluidas entidades especiales, nivel central y descentralizado de gobierno.

Las obligaciones en temas como la proteccin de los principios de derecho internacional, la publicidad de las contrataciones, el uso de medios electrnicos, las modalidades de contratacin y la revisin de impugnaciones, los cuales buscan promover la participacin de las empresas en los respectivos mercados de contratacin pblica. Adicionalmente, en los Acuerdos ms recientes se pactaron compromisos en materia de cooperacin para apoyar la participacin de las PYMEs en las oportunidades comerciales de nuestros socios comerciales, tales como capacitacin y asistencia tcnica en los procesos de licitacin.

Es preciso saber en forma clara y sencilla los criterios para determinar que una contratacin pblica est cubierta por los compromisos de los Acuerdos Comerciales, y una vez identificada, exponer las principales obligaciones que debe cumplir Colombia a travs de sus entidades pblicas con respecto a dicha contratacin.

Al efecto, se sugiere consultar el MANUAL EXPLICATIVO DE LOS CAPTULOS DE CONTRATACIN PBLICA DE LOS ACUERDOS COMERCIALES NEGOCIADOS POR COLOMBIA PARA ENTIDADES CONTRATANTES, en la pgina del Departamento Nacional de Planeacin DNP. 5. ESTUDIOS PREVIOS SEGN LA MODALIDAD DE SELECCIN DEL CONTRATISTA.Ahora bien, el art. 2.1.1 del 734 de 2012, establece: Los elementos mnimos previstos en el presente artculo se complementarn con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de seleccin. De conformidad con lo establecido en la Ley 1150 de 2007, modificada por la Ley 1474 de 2011, las modalidades de seleccin son:

a. Licitacin Pblica.

b. Concurso de Mritos.

c. Seleccin Abreviada:

d. Contratacin Directa.e. Mnima Cuanta.

En ese orden de ideas y a modo ilustrativo, los estudios previos de las diferentes modalidades de seleccin deben incluir, entre otros, adems de los presupuestos establecidos en el art. 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, los siguientes: i. En el Concurso de Mritos

Anexo de requerimientos tcnicos el cual como mnimo debe contener:1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. 2.La descripcin detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrn consistir en informes, diagnsticos, diseos, datos, procesos, entre otros, segn el objeto de la consultora. 3. El cronograma de la ejecucin del contrato de consultora. 4.El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparacin de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos. 5.La determinacin del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de mritos. Adicionalmente:

El cronograma de trabajo que determine las etapas y el plazo de entrega de los productos.El listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocidos por los interesados y proponentes, tales como, estudios, informes previos, anlisis o documentos definitivos.

Teniendo en cuenta que existen dos tipos de propuesta tcnica (detallada y simplificada), se debe determinar el tipo de propuesta y los fundamentos tcnicos que la soportan.En caso de que la propuesta exigida por la entidad tcnica sea simplificada, la entidad debe publicar la metodologa exacta pata la ejecucin de la interventora y el plan de cargas de trabajo.En caso de que el concurso de mritos sea para contratar servicios de interventora externa de obras pblicas, deber justificarse la necesidad tcnica de contratarla (Artculo 85 de la ley1474 de 2011). ii. En la Subasta Inversa (Artculo 3.2.1.1.3. del Decreto 734 de 2012. Estudios previos para la subasta inversa)Como parte del contenido de los estudios y documentos previos sealados en el artculo 2.1.2 del presente decreto, cada bien o servicio de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a ser adquirido mediante subasta inversa, tendr una ficha tcnica que incluir sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad cuya elaboracin ser responsabilidad de cada entidad. Las fichas tcnicas debern contener, como mnimo: a) Denominacin de bien o servicio;

b) Denominacin tcnica del bien o servicio;

c) Unidad de medida;

d) Descripcin general.

iii. En la adquisicin en las Bolsas de Productos: (Artculo 3.2.1.2.2. del Decreto 734 de 2012 Listado de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin).

Las bolsas de productos debern estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de los bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin susceptibles de adquisicin por cuenta de entidades estatales, de tal manera que slo aquellos que se encuentren dentro de tal listado podrn ser adquiridos a travs de la bolsa de que se trate. Este listado actualizado de bienes y servicios deber mantenerse a disposicin de las entidades estatales y del pblico en general en las oficinas de las bolsas y permanecer publicado en la correspondiente pgina web, sin perjuicio de cualquier otro medio de divulgacin que se utilice para su adecuado y oportuno conocimiento por parte de los interesados. Las bolsas de productos podrn establecer modelos estandarizados para los diferentes documentos requeridos para las negociaciones que a travs suyo realicen las entidades estatales. Artculo 3.2.1.2.3. Estudios previos para la adquisicin en bolsa de productos.En adicin al contenido de los elementos mnimos establecidos para los estudios y documentos previos en el artculo 2.1.2 del presente decreto, los que elabore la entidad estatal que desee adquirir bienes o servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos, contendrn lo siguiente: 1. El precio mximo de la comisin que la entidad estatal pagar al comisionista que por cuenta de ella adquirir los bienes y/o servicios a travs de bolsa. 2. El precio mximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a travs de la bolsa. iv. Los Acuerdos Marco de Precios sern objeto de reglamentacin. v. En la Contratacin Directa (Artculo 3.4.1.1. del Decreto 734 de 2012. Acto administrativo de justificacin de la contratacin directa).Cuando proceda el uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa, la entidad as lo sealar en un acto administrativo que contendr: 1. El sealamiento de la causal que se invoca. 2. La determinacin del objeto a contratar. 3. El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigirn a los proponentes si las hubiera, o al contratista. 4. La indicacin del lugar en donde se podrn consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratacin por urgencia manifiesta. En los eventos previstos en los literales b) y d) del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico con el Banco de la Repblica, no requieren de acto administrativo alguno, y los estudios que soportan la contratacin, no sern pblicos. En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara har las veces del acto a que se refiere el presente artculo, y no requerir de estudios previos. En tratndose de los contratos a los que se refiere el artculo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 no ser necesario el acto administrativo a que se refiere el artculo 3.4.1.1. En la contratacin directa no ser obligatoria la exigencia de garantas, segn lo determine el estudio previo correspondiente atendiendo la naturaleza y cuanta del contrato respectivo.vi. Dependiendo de la clase de contrato a suscribirse:a. Declaratoria de Urgencia Manifiesta:

No requiere estudios previos. El Acto Administrativo motivado que la declara, har las veces de acto administrativo de justificacin.b. Contratacin de Emprstitos: No requiere de Acto Administrativo.

Los estudios previos no son pblicos.

Autorizacin del Ministerio de Hacienda.

Concepto favorable del Departamento Administrativo de Planeacin.

c. Contrato Interadministrativo: Solicitud y propuesta de la entidad estatal ejecutora. Anexo del soporte legal del objeto y funciones de la entidad. Acto administrativo de justificacin. Autorizacin para comprometer la entidad o documento de delegacin.

Acta de posesin y resolucin de nombramiento de los representantes legales.d. Contratacin de bienes y servicios en el Sector de Defensa y en la Direccin Nacional de Inteligencia.

Adquisicin en condiciones de mercado. Los estudios previos no son pblicos.

No requiere de Acto Administrativo.e.Contratacin para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. (Decreto Ley 591 de 2001). Acto Administrativo en el cual se justifique la contratacin. Solicitud y propuesta presentada por la entidad interesada, que desarrolle actividades cientficas y tecnolgicas. Autorizacin para comprometer a la entidad o documento de delegacin.

Acta de posesin y resolucin de nombramiento de los representantes legales. Certificacin de existencia y representacin de la entidad.f. Contratos de Encargo Fiduciario.

De conformidad con lo establecido en la ley, deben celebrarse con entidades financieras del sector pblico y con sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Financiera.g. Cuando no exista pluralidad de oferentes. Certificacin de exclusividad expedida por la Cmara de Comercio, si es proveedor exclusivo del bien o servicio. Certificado de inscripcin en el Registro Nacional de Derechos de Autor, si es titular de los derechos de autor. Certificacin expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio de la patente de invencin, modelo de utilidad, o registro de modelo industrial, si es titular de los derechos de propiedad industrial.h.Contrato de prestacin de servicios profesionales o de apoyo a la gestin o ejecucin de trabajos artsticos: Certificacin de falta o insuficiencia de personal de planta requerido para desarrollar el objeto contractual.

Certificacin de idoneidad y experiencia del contratista directamente relacionado con el rea que se trate, expedido por el jefe de la entidad. Documentos del contratista dependiendo si es persona natural o jurdica, soporte hoja de vida y anexos. Para trabajos artsticos, la entidad justificar tal situacin en el respectivo contrato.

i. Contrato de Arrendamiento o Adquisicin de Inmuebles. Estudios que determinen las condiciones tcnicas, as: Para arrendamiento: condiciones del mercado.

Para adquisicin: Condiciones del mercado, y el avalu comercial del inmueble. Este avalu, podr ser adelantado por el Instituto Geogrfico Agustn Codazzi, o por cualquier persona natural, jurdica, o de carcter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. 6. ESTUDIO PREVIO SIMPLIFICADO:

La regla general indica que todo contrato y proceso de seleccin debe contar con un estudio previo que contenga los elementos mnimos establecidos en el artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012, el cual ha sido objeto de estudio.En forma excepcional el legislador permite la confeccin de estudios previos simplificados, en razn a la cuanta de la contratacin. Por ello el Pargrafo 5 del artculo 2.1.1 del mencionado decreto dispone que dicho artculo no ser aplicable para la mnima cuanta cuya regulacin se encuentra en el Captulo V del Ttulo III del mismo.En este orden de ideas la contratacin de mnima cuanta, creada por la Ley 1474 de 2011, en su artculo 94 y reglamentada por el decreto 0734 de 2012, traen una excepcin al contenido del estudio previo.As, el artculo 3.5.2. sobre estudios previos en la mnima cuanta, reza que la entidad elaborar un estudio previo simplificado que contendr: La sucinta descripcin de la necesidad que pretende satisfacer con la contratacin.

La descripcin del objeto a contratar.

Las condiciones tcnicas exigidas.

El valor estimado del contrato justificado sumariamente, as como el plazo de ejecucin del mismo.

El correspondiente certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratacin.Por lo anterior, los dems elementos no son necesarios, salvo que en razn a la naturaleza del contrato y a la forma de pago pactada deba exigirse la constitucin de garantas, evento en el cual se hace imperioso para la oficina responsable de los estudios previos identificar el soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio econmico del contrato y el anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular.

7.QU DEPENDENCIA DEL ENTE ESTATAL DEBE ELABORAR LOS ESTUDIOS PREVIOS?

Los estudios previos sern elaborados por aquella oficina, dependencia, o departamento, que tenga la necesidad de adquirir bienes, servicios, u obras, que deban realizarse segn la clase de contrato y modalidad de seleccin, o la dependencia que tenga asignada el rea que requiere suplir la necesidad. 8. COMO SE EFECTUA EL TRMITE?

La revisin y aprobacin de los estudios previos se manejar al interior de cada Entidad Estatal, de conformidad con las directrices dadas por el ordenador del gasto, la dependencia encargada de adelantar la contratacin, y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratacin elaborado por la Entidad. Mediante memorando escrito se remiten los estudios previos a la dependencia encargada de adelantar la contratacin, con todos los documentos y anexos necesarios para iniciar el proceso de seleccin o elaboracin del contrato, a efecto que, realice las observaciones y ajustes necesarios segn el caso.9. MADURACIN DE PROYECTOS:El artculo 87 de la Ley 1474 de 2011, conocida como el estatuto anticorrupcin, cre una nueva figura jurdica en el tema de la contratacin pblica denominada MADURACIN DE PROYECTOS.Dicha norma modific el numeral 12 del artculo 25 de la Ley 80 de 1993, disponiendo que previo a la apertura de un proceso de seleccin, o a la firma del contrato en el caso en que la modalidad de seleccin sea contratacin directa, debern elaborarse los estudios, diseos y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones, segn corresponda.

Cuando el objeto de la contratacin incluya la realizacin de una obra, en la misma oportunidad sealada en el inciso primero, la entidad contratante deber contar con los estudios y diseos que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, econmico y ambiental. Esta condicin ser aplicable incluso para los contratos que incluyan dentro del objeto el diseo.

10. PUBLICACIN PROYECTOS DE INVERSIN.Sin perjuicio de lo ordenado en los artculos 27 y 49 de la Ley 152 de 1994 y como mecanismo de mayor transparencia en la contratacin pblica, todas las entidades del orden nacional, departamental, municipal y distrital debern publicar en sus respectivas pginas web cada proyecto de inversin, ordenado segn la fecha de inscripcin en el Banco de Programas y Proyectos de Inversin nacional, departamental, municipal o distrital, segn el caso.

Las empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economa Mixta estarn exentas de publicar la informacin relacionada con sus proyectos de inversin.11 PLAN DE ADQUISICIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRA PBLICA.De conformidad con lo dispuesto en el artculo 8.1.19 del Decreto 734 de 2012 las entidades publicarn en el Secop anualmente, a ms tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica. La Agencia Nacional de Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente, establecer el formulario nico que las entidades deban utilizar para estos efectos, la informacin que deba relacionarse en el mismo y los parmetros para su actualizacin y ajuste.GLOSARIO

Conveniencia: Del lat. Convenienta. Correlacin y conformidad entre dos cosas distintas.

Necesidad: Del lat. necesstas, -tis. Impulso irresistible que hace que las causas obren infaliblemente en cierto sentido.

Planeacin: La planeacin estatal es el instrumento mediante el cual se definen las polticas a implementar para el cumplimiento de los fines y cometidos estatales, sealando los elementos indispensables para la ordenada ejecucin de las obras y la prestacin de los servicios en un perodo determinado, evitando la improvisacin y procurando el aprovechamiento mximo de los recursos disponibles.

Entidades Estatales: Se denominan entidades estatales:

a) La Nacin, las regiones, los departamentos, las provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las reas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indgenas y los municipios; los establecimientos pblicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economa mixta en las que el Estado tenga participacin superior al cincuenta por ciento (50%), as como las entidades descentralizadas indirectas y las dems personas jurdicas en las que exista dicha participacin pblica mayoritaria, cualquiera sea la denominacin que ellas adopten, en todos los rdenes y niveles.

b) El Senado de la Repblica, la Cmara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscala General de la Nacin, la Contralora General de la Repblica, las contraloras departamentales, distritales y municipales, la Procuradura General de la Nacin, la Registradura Nacional del Estado Civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, las unidades administrativas especiales y, en general, los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos.

Estudios y documentos previos: (.) Los estudios y documentos previos estarn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones y del contrato de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que la entidad propone.

Garantas: Medidas preventivas que protegen y amparan a la Entidad Estatal de las consecuencias adversas, de la ocurrencia de un riesgo, durante la ejecucin del objeto contractual.

Riesgos: Todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del contrato, pueden alterar el equilibrio financiero del mismo.

Riesgo Previsible: El identificable y cuantificable por un profesional de la actividad en condiciones normales.

ANEXO: MODELO DE ACTO ADMINSTRATIVO DE JUSTIFICACIN

ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIN DE LA CONTRATACIN DIRECTA

El (CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO) DE LA (NOMBRE DE LA ENTIDAD CONTRATANTE)

En uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y el Decreto 734 de 2012,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento de los principios de transparencia, economa y responsabilidad que rigen la contratacin pblica, la Ley 1150 de 2007, en su Artculo 2, numeral 4, literal h) prev dentro de las modalidades de seleccin, la contratacin directa.

Que el Artculo 3.4.1.1 del Decreto 0734 de 2012 determina que en los casos de contratacin directa se debe expedir un acto administrativo de justificacin.

Que cuando proceda el uso de la modalidad de seleccin de contratacin directa, la entidad as lo sealar en un acto administrativo que contendr: 1. El sealamiento de la causal que se invoca. 2. La determinacin del objeto a contratar. 3. El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigirn a los proponentes si las hubiera, o al contratista. 4. La indicacin del lugar en donde se podrn consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de contratacin por urgencia manifiesta.

Que en cumplimiento a lo ordenado en el artculo anterior, este despacho, DECRETAArtculo Primero: Contratar directamente con (NOMBRE O RAZN SOCIAL DE LA PERSONA NATURAL O JURDICA), identificada con cdula de ciudadana No. XXXXXXX para (OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRARSE EJ. PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES) de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva.

Artculo Segundo: Determinar cmo obligaciones del contratista las siguientes:

Artculo Tercero: Determinar la cuanta del contrato en:

Artculo Cuarto: Los estudios previos estn a disposicin en la (OFICINA DONDE VAN A REPOSAR LOS ESTUDIOS PREVIOS).

PUBLIQUESE Y CUMPLASEDado en Bogot D.C., a los

(NOMBRE Y CARGO DEL ORDENADOR DEL GASTO )

FUENTES BIBLIOGRFICAS

CONSTITUCIN POLTICA DE COLOMBIA DE 1991. CDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO COLOMBIANO. LEY 80 DE 1993: Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.

LEY 1150 DE 2007: Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con Recursos Pblicos.

DECRETO 0734 de 2012: Por el cual se reglamentan el estatuto general de contratacin de la administracin pblica y se dictan otras disposiciones.

EL RGIMEN JURDICO DE LOS CONTRATOS ESTATALES, Ernesto Matallana Camacho, Bogot D.C., Segunda Edicin, 2005.

LA CONFIGURACIN DEL CONTRATO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA EN DERECHO COLOMBIANO Y ESPAOL, Juan Expsito Vlez, Universidad Externado de Colombia, Bogot D.C., Segunda Edicin, 2005. RGIMEN JURDICO DE LA CONTRATACIN ESTATAL, Lus Guillermo Dvila Vinueza Bogota, Segunda Edicin, 2005. LA NUEVA CONTRATACIN PBLICA EN COLOMBIA. Gonzalo Surez Beltrn, Bogota .Legis. JURISPRUDENCIA CONTENCIOSO ADMINISTRATIVA Esta cartilla de Estructuracin de Estudios Previos, es una herramienta - gua elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C., con fundamento en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 0734 de 2012.

Fallo apelacin sentencia Consejo de Estado Agosto 29 de 2007, magistrado Ponente Mauricio Fajardo Gmez

Consejo de Estado, Seccin Tercera, Sentencia del 21 de agosto de 2006.

Consejo de Estado, Seccin Tercera, Sentencia de 31 de agosto de 2006, Exp. 14287.

Lo que se encuentra redactado en relacin con el principio de planeacin fue tomado del documento La reforma al Estatuto General de Contratacin de la Administracin Publica de autora del Dr. Martn Bermdez Muoz.

JUAN CARLOS EXPOSITO VELEZ. La configuracin del contrato de la administracin pblica en derecho colombiano y espaol. Bogot, Universidad Externado de Colombia, 2005, Pg. 611.

ERNESTO MATALLANA. Manual de Contratacin de la Administracin Pblica. Bogot, Universidad Externado de Colombia, 2005. pp. 212 y SS.

Rgimen Jurdico de la Contratacin Estatal, Lus Guillermo Dvila Vinueza. Segunda Edicin

Rgimen Jurdico de la Contratacin Estatal, Lus Guillermo Dvila Vinueza. Segunda Edicin

Lo que se encuentra redactado con relacin a los riesgos fue tomado del documento Manual de Riesgos de Contratacin de autora del Dr. Libardo Polanco.

Ver Art. 3.3.1.3 del Decreto 734 de 2012.

Diccionario Real Academia de la Lengua.

Diccionario Real Academia de la Lengua.

Jurisprudencia Corte Constitucional

Lit. a) y b), Num., Art.2 de la ley 80 de 1993.

Art. 2.1.1 Decreto 734 de 2012.

Artculo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012.

Artculo 2.1.2 del Decreto 734 de 2012.

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