8.2. secretaria de planeacion y obras publicas umata

Código:GDO-FR-01

Versión: 01-2013

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ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE VENECIA

OFICINA PRODUCTORA : SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS/UMATA

CODIGO

130-132 AG AC CT E M S

01 ACTAS

01-01 ACTAS DE COMITÉS

- Citación

- Orden del Día

- Anexos

2 8 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestión y central se

transfieren al archivo histórico para su

conservación permanente.

01-04 ACTAS DE REUNIONES

- Citación

- Orden del Día

- Anexos

2 8 X Transcurrido el tiempo de retencIón en

el Archivo de Gestión y central se

transfieren al archivo histórico para su

consevación permanente..

Firma Responsable:

Venecia (Ant) julio 2013

MUNICIPIO DE VENECIA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES

RETENCION DISPOSICION FINALPROCEDIMIENTO

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: Conservación Total

CONVENCIONES

E: Eliminación M: Microfilmación u otro soporte S: Selección

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CODIGO


03

03-01

AUTORIZACIONES Y PERMISOS

- CORTADA DE ARBOLES EN ALTO

RIESGO

- Solicitud

- Respuesta

2 X Transcurrido el tiempo de custodia en

el Archivo de Gestión se eliminan.

03-04 TRANSPORTAR GANADO

- Solicitud

- Respuesta

2 X Transcurrido el tiempo de retencIón en

el Archivo de Gestión se eliminan, ya

que si requiere transportar de nuevo

ganado debe solicitar otra autorización.

Firma Responsable:

Fecha:Venecia (Ant) julio 2013



Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


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CODIGO


04 CENSOS 04-01 CENSOS MINEROS 2 20 X Una vez actualizado y transcurrido el

tiempo de custodia en el archivo de

gestión y central, se eliminan; la

información queda soportada en

informes estadísticos.

04-03

07

CENSO DE UNIDADES

PRODUCTIVAS

2 20 X Una vez actualizado y transcurrido el

tiempo de custodia en el archivo de

gestión y central, se eliminan; la

información queda soportada en

informes estadísticos.

07

07-01

COMUNICACIONES OFICIALES

ACCIONES DE TUTELA

- Solicitud

- Respuesta

2 1 X

Transcurrido el tiempo de custodia en

el archivo de gestion, y en el central,

seleccionar una muestra

representativa del 5% y transferirla al

Archivo Histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




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CODIGO


07-02 CIRCULARES - NORMATIVAS

CIRCULARES INFORMATIVAS

2

2

3 X

X


el archivo de gestiòn y central se

transfiere al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

Las circulares informativas despues

del tiempo de custodia en el archivo de

gestión se eliminan.

07-04 DERECHOS DE PETICION

- Solicitud

- Respuesta


el archivo de gestion y en el central,

seleccionar una muestra del 5% de los

más representativos y transferir al

archivo Histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



CONVENCIONES


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CODIGO


15

15-02

HISTORIAS

HISTORIAS DE JUNTAS DE ACCION

COMUNAL

- Certificación del Proceso Electoral

- Listado

- Actas

- Informes

- Comunicaciones



transfiere al archivo Històrico para su

conservaciòn permanente.

16

16-03

INFORMES

- INFORME DE GESTION ANUAL2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en


elimina, queda constancia en el informe

que rinde la Secretaría de Planeación

y Obras Públicas.que se conserva

permanente.

Firma Responsable:


Jefe de Archivo




SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES



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CODIGO


16-11 INFORMES TECNICOS-

- De Asesorìas y visitas

-Administrativas

- Agrìcolas y Pecuarias

- Mineras

- Solicitud

- Listado de asistentes

- Encuestas de sastisfacción

- Informe

- Anexos- fotos

2 5 X Transcurrido el tiempo de retención en

los archivos de gestión y central se

toma una muestra representativa del

5% %por polo de interes para la

administración y se transfiere al archivo

histórico.

19

19-04

LICENCIAS

- De movilización de ganado

- Registro de Vacunación

- Registro sanitario de predios

pecuarios

2 1 X Transcurrido el tiempo de retención en

el archivo de gestión toma una

muestra representativa del 3% y se

transnfiere al archivo histórico

Firma Responsable:




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SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




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CODIGO


22 PLANES

22.10

22-14

PLAN DE GESTION AMBIENTAL

- Diagnóstico

- Plan estratégico de Inversión

- Plan de capacitación

PLAN DE MEJORAMIENTO

- INDIVIDUAL

2

2

10

10

X

X



transfiere al archivo histórico para su




transfiere al archivo histórico para su


Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




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CODIGO


24

24-05PROGRAMAS

PROGRAMAS DE CAPACITACION

EN: AGROPECUARIOS

- Asistencia Técnica básica

- Seguridad alimentaria

- Fao- Maná

- Sanidad Agropecuaria

PAM (Plan agropecuario Municipal)

- EN AMBIENTAL:

- Manejo integral de cuencas y

microcuencas

- Educación ambiental

- Asistencia técnica ambiental

Cartografia

- EN MINERIA

Cartografia

- Cronograma de actividades

-listado de asistentes

Evaluación

- Fotos


los archivos de gestión y central se

selecciona una muestra representativa

del 10% y se transfiere al archivo

histórico para su conservación

permanente.

Firma Responsable:




Jefe de Archivo

SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES




CONVENCIONES


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