9717ac Manual de Procedimientos de Caja Chica Ra 107-13

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE

CAJA CHICA

Aprobado mediante Resolucin Administrativa N 107/2013

La Paz, 16 de mayo de 2013

EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN

BOLIVIA TV


CAJA CHICA

Cdigo: MP-ADM-MCC-02 Pginas: 1 de 43 Versin: 00

Fecha de emisin: Marzo/2013

INDICE

1. OBJETO.- ........................................................................................................................................................ 2

2. ALCANCE.- ..................................................................................................................................................... 2

3. MBITO DE APLICACIN.- ....................................................................................................................... 2

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- ............................................................................................................... 2

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ............................................................................................................. 2

6. RESPONSABLES.- .......................................................................................................................................... 3

7. POLTICAS DE OPERACIN.- .................................................................................................................... 5

8. INSUMOS.- ................................................................................................................................................... 6

9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.- .................................................................................................. 6

10. REGISTROS.- ................................................................................................................................................ 43

11. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 43

12. CUADRO DE CAMBIOS.- .............................................................................................................................. 43

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Ral Mercado Responsable de Tesorera

Revisado por:

Miguel Choque Tcnico en Organizacin

Ivonne Segales Jefe Financiero

Mara Palacios Jefa de Planificacin y Proyectos a.i.

Lilian Pearrieta Gerente Administrativo Financiero

Aprobado por: Gustavo Portocarrero

Gerente General


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1. OBJETO.- El objetivo del presente Manual de Procedimientos de BOLIVIA TV, es establecer los mecanismos de operacin para la apertura, manejo adecuado de recursos asignados, reposicin y cierre de cajas chicas.

2. ALCANCE.- El presente Manual de Procesos y Procedimientos contempla gastos menores y de carcter urgente y/o de materiales cuya disponibilidad no exista en almacenes y el costo no exceda el establecido en el reglamento de Caja Chica.

3. MBITO DE APLICACIN El Manual de Procesos y Procedimientos es de observancia general para todas las Gerencias, Direcciones, Oficinas Regionales y Unidades de BOLIVIA TV, responsables de su administracin y manejo.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- Se emplea los siguientes documentos de referencia:

a. Ley 1178 de Administracin y Control Gubernamental (Ley SAFCO), del 20 de julio de 1990.

b. Resolucin Suprema No. 218056 de 30 de julio de 1197, que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Tesorera del Estado.

c. Resolucin Suprema No. 26615 de 16 de Marzo de 2001, que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Personal.

d. Resolucin Suprema N 22295 de 4 de marzo del 2005, que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integrada.

e. Resolucin Suprema N 225558 de 01 de diciembre de 2005, que aprueba las Normas Bsicas del Sistema de Presupuesto.

f. Decreto Supremo N 27327 de 31 de enero de 2004, Marco de Austeridad Racionalizando el Gasto de las Entidades Pblicas.

g. Decreto Supremo N 27450 Austeridad de 14 de abril de 2004, que aprueba medidas complementarias de austeridad y racionalidad del gasto pblico.

h. Decreto Supremo N 21364 de 13 de agosto de 1986, que establece el control, seguimiento de ejecucin, evaluacin, ajustes presupuestarios y transferencias interinstitucionales en todas las entidades del sector pblico.

i. Normativa vigente aplicable.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.-

A los efectos del presente Manual, se establecen las siguientes definiciones:


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a. Fondo de Caja Chica.- Es un fondo creado y destinado a cubrir requerimientos de compra de materiales, cuya disponibilidad no exista en almacenes, y gastos menores indispensables y urgentes, segn las partidas, grupos y subpartidas presupuestarias autorizadas en el Clasificador por el Objeto del Gasto del Sector Pblico. Por su naturaleza y cuanta los gastos pagados con fondos de Caja Chica no requieren de cotizaciones para su adquisicin o contratacin.

6. RESPONSABLES.-

6.1 La Mxima Autoridad Ejecutiva, quien instruye la difusin del presente Manual en todas las Unidades Organizacionales de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV y autoriza la apertura del Mdulo del Fondo Rotativo y la correspondiente asignacin de cajas chicas.

6.2 El Director Jurdico Nacional, quien es responsable de analizar la solicitud de Apertura

del Mdulo del Fondo Rotativo y cajas chicas, elaborar la Resolucin Administrativa respectiva y determinar las cauciones presentadas por los responsables de caja chica designados.

6.3 La Gerencia Administrativa Financiera, instancia que a travs de sus unidades

dependientes es responsable de:

i. Gerente Administrativo Financiero:

Cumplir y hacer cumplir el presente Manual para la administracin de fondos de Caja Chica.

Efectuar todas las actividades inherentes que garantice la apertura del Mdulo del Fondo Rotativo y la asignacin de Cajas Chicas, as como el cierre respectivo de las mismas, dando cumplimiento a disposiciones emanadas por el rgano rector.

ii. Jefe Financiero:

Solicitar la apertura del mdulo del Fondo Rotativo y Cajas Chicas. Supervisar y controlar la asignacin de recursos para Caja Chica, en el

marco de las disposiciones contenidas dentro del presente Manual. Supervisar y controlar la reposicin de fondos para Caja Chica, previa

revisin de los descargos respectivos. Supervisar y controlar el cierre de las Cajas Chicas, previa revisin de los

descargos respectivos, dando cumplimiento a disposiciones emanadas por el rgano rector.

iii. Jefe Administrativo: Verificar y controlar la procedencia de las solicitudes de asignacin de

caja chica, en funcin a la justificacin, necesidad y urgencia del gasto. Autorizar las solicitudes de asignacin de caja chica para gastos de

servicios, si corresponde. Autorizar la entrega de bienes solicitados a travs de la Unidad de

Almacenes.


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Autorizar la compra de bienes no existentes en almacenes y no contemplados dentro del grupo 40000.

iv. Encargado de Almacenes:

Verificar la existencia o no en el stock de almacenes de los bienes solicitados.

v. Responsable de Tesorera y Crdito Pblico:

Efectuar la apertura del mdulo del fondo rotativo y cajas chicas, as como tambin el cierre del mismo, en cumplimiento a disposiciones emanadas por el rgano rector.

Asignar los recursos de Caja Chica en funcin a la Resolucin Administrativa de apertura.

Efectuar la revisin de los descargos presentados en el marco del presente manual y Reglamento de Caja Chica, que permita proceder a la reposicin o cierre de caja chica, segn corresponda.

Realizar arqueos sorpresa de manera peridica con el objetivo de garantizar un mejor y ms eficiente control de la utilizacin de estos fondos en coordinacin con la Unidad de Contabilidad.

vi. Responsable de Presupuestos:

Asignar techos presupuestarios a las cajas chicas, segn requerimiento, que garantice la reposicin y cierre de las mismas.

6.4 Los Directores, Jefes y Responsables de las oficinas regionales, son responsables de

autorizar la asignacin de caja chica para gastos de servicios y compra de bienes no existentes en almacenes y no contemplados dentro del grupo 40000.

6.5 El Funcionario solicitante, es responsable de efectuar las solicitudes de los fondos de caja chica segn los formatos y procedimientos establecidos (Formularios) y con las firmas de autorizacin respectivas; asimismo, es responsable de la correcta utilizacin de los recursos asignados para los fines especficamente determinados.

6.6 Los Gerentes, Directores, Jefes y Responsables de rea y regionales, son responsables

de verificar la necesidad y pertinencia del requerimiento efectuado por su dependiente (solicitante), as como los descargos presentados con los recursos asignados, segn lo establecido en el presente Manual y Reglamento de Caja Chica.

6.7 Las Gerencias, Direcciones, Oficinas Regionales y Unidades de la Empresa Estatal de

Televisin BOLIVIA TV, a travs de los funcionarios responsables de la administracin de este fondo, designados mediante Memorndum, quienes deben velar por el fiel cumplimiento de lo establecido en el presente Manual y Reglamento de Caja Chica, cuyas disposiciones son de aplicacin obligatoria.

6.8 Todos los funcionarios de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV, al momento de la ejecucin de los procedimientos establecidos, tanto para la solicitud de fondos como para la rendicin de los mismos.


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7. POLTICAS DE OPERACIN.-

I. Uso de los Fondos de Caja Chica:

Los recursos previstos para Caja Chica sern nica y exclusivamente destinados a los fines sealados en el presente Manual, es decir, para efectuar gastos menores urgentes, relativos a bienes, servicios y otros normados de acuerdo a disposiciones vigentes, que se requieran para el normal y eficiente funcionamiento de las operaciones del canal y sern de responsabilidad del Encargado de Caja Chica, del funcionario que aprueba la asignacin de fondos y del que recibe y administra los recursos.

Los gastos efectuados con los recursos de caja chica se resumirn en el Comprobante de Caja Chica, diseado para este efecto, en orden numrico y secuencial, el mismo que ser validado con las firmas del funcionario solicitante, del funcionario que aprueba el gasto y Responsable de la Caja Chica.

I. Gastos Permitidos.

Los gastos que pueden ser cubiertos con la Caja Chica son los siguientes: a. Servicios Bsicos, cuando se trate de pagos extraordinarios y/o urgentes, previa

autorizacin del Jefe Administrativo. b. Fletes y Almacenamiento. c. Pasajes de los funcionarios de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV

dentro del radio urbano, cuando la distancia supere las siete cuadras a la redonda a partir de la oficina central (regionales) de BOLIVIA TV, las cuales no sern acumulables.

d. Alquileres de equipos para reuniones o eventos. e. Otros Alquileres de propiedad de terceros no destinados a oficinas. f. Servicios tcnicos de mantenimiento y reparacin de inmuebles y equipos de

propiedad del canal, no rutinarios y de carcter urgente. g. Gastos bancarios. h. Publicaciones en medios de prensa, extraordinarios y/o urgentes, incluye material

promocional, informativo, gigantografas, imagen institucional y/o comercial, y otros relacionados.

i. Servicios de imprenta, fotocopiado y fotogrfico de documentos fuera de oficinas. j. Gastos por servicios destinados a la capacitacin y adiestramiento de los

funcionarios del canal en cursos de formacin o instruccin, que son necesarios para la actividad de la entidad. Comprende inscripciones, matrculas, cuotas en cursos, seminarios y otros similares.

k. Servicios manuales no recurrentes. l. Servicio de empastado de documentos, cuando la cantidad sea pequea. m. Gastos por notariado y otros judiciales que son necesarios de forma urgente. n. Derechos sobre bienes intangibles, por derechos de emisin, derechos de autor,

licencias y uso de bienes y activos de propiedad industrial, comercial o intelectual (grupo 20000).

o. Productos de papel, cartn e impresos, materiales de limpieza, repuestos, herramientas menores, material de escritorio y otros materiales no existentes en almacn y autorizados por el Gerente, Director o Jefe de rea y Director, Jefe o


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Responsable Regional, de la Unidad Solicitante. p. Suscripciones a revistas y/o peridicos especializados. q. Gastos de combustibles y lubricantes para uso exclusivo en los vehculos de la

Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV, con carcter de urgente, en aquellas oficinas que no cuenten con contratos suscritos para la provisin de este servicio.

r. Gastos para la utilizacin de compuestos qumicos, confecciones textiles, productos de cuero y caucho, productos de minerales no metlicos y plsticos y productos metlicos.

s. tiles y materiales elctricos. t. Otros repuestos y accesorios. u. Otros Materiales y Suministros. v. Pago por peajes, parqueos y otros realizados por el traslado y resguardo de los

vehculos de la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV para actividades oficiales.

w. Otros gastos expresamente aprobados por el Jefe Administrativo, en el marco de la normativa legal vigente.

8. INSUMOS:

Los insumos requeridos para la Apertura de Caja Chica son:

Solicitud de Apertura de Caja Chica dirigida a la Gerencia Administrativa, adjuntando:

Comunicacin Interna. Cdula de Identidad del Responsable de Caja Chica.

Comunicacin Interna de Apertura del Fondo Rotativo. Resolucin Administrativa de Apertura del Fondo Rotativo. Memorandos de Designacin de los Responsables de Caja Chica. Documento de Fondo Rotativo C-34 sin imputacin presupuestaria. Asignacin de Recursos.

9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.-


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PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-01 APERTURA DE LA CAJA CHICA

Etapa Responsable Actividad Instrumento Plazo

Referencial

1 Gerente, Director o Jefe

de rea. Director, Jefe o

Responsable Regional

Solicita a la Gerencia Administrativa Financiera mediante Comunicacin Interna, la apertura de una Caja Chica, justificando adecuadamente la necesidad de contar con estos recursos, indicando el nombre del Responsable de la Administracin de la Caja Chica, el cual deber formar parte del personal de planta de Bolivia Tv, adjuntando para tal efecto copia simple de la cdula de identidad.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica

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2 Gerente Administrativo

Financiero

Recibe, revisa y remite la solicitud a la Jefatura Financiera para su evaluacin. En caso de existir observaciones la devuelve la unidad solicitante.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica

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3 Jefe Financiero Evala los requerimientos de apertura de Cajas Chicas y mediante Comunicacin Interna dirigida a la Gerencia Administrativa Financiera, solicita la Apertura del Fondo Rotativo y Cajas Chicas para la Oficina Central y Oficinas Regionales, en virtud del Reglamento Interno de Caja Chica, estableciendo: a) El importe requerido para la Apertura del Fondo

Rotativo. b) El nombre del funcionario Encargado de la

Administracin del Fondo Rotativo, adjuntando copia simple de la cdula de identidad.

c) El nmero de Cajas Chicas y los lmites de recursos para su asignacin.

d) La solicitud de Emisin de la Resolucin Administrativa correspondiente para constituir el Fondo Rotativo.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo

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Financiero

Evala la solicitud y de no existir observaciones, remite la documentacin a la Gerencia General para su autorizacin; caso contrario, devuelve la solicitud para que se efecten los ajustes que correspondan.


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5 Gerente General

En su condicin de Mxima Autoridad Ejecutiva de BOLIVIA TV, remite la solicitud a la Direccin Jurdica Nacional para que emita opinin sobre el contenido de la misma.


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6 Director Jurdico Nacional

Analiza la solicitud de Apertura del Fondo Rotativo y Cajas Chicas, y si corresponde, remite a la Gerencia General informe legal y adjunta la Resolucin Administrativa respectiva, debidamente visada, para su firma. El contenido de la Resolucin Administrativa deber considerar lo siguiente:

a) Autorizacin de la Apertura del Fondo Rotativo y Asignacin de Cajas Chicas.

b) Designacin del Responsable de la administracin del Fondo Rotativo.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa

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Referencial

c) La Apertura del nmero de Cajas Chicas a crearse, los montos fijos y los lmites de gasto a efectuarse.

d) La designacin mediante Memorndum emitido por la MAE, de los funcionarios responsables de la administracin de las Cajas Chicas asignadas a cada oficina de Bolivia Tv.

e) Registro de usuario en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa SIGMA.

f) La constitucin de una caucin suficiente para los responsables de Caja Chica.

g) Otro, que considere necesario. De ser observada la solicitud, devolver la misma a la Gerencia General, estableciendo los puntos que deben ser ajustados.

7 Asistente de Gerencia General

Elabora los Memorandos de designacin de los responsables de la administracin de la Caja Chica de la oficina central y cada regional contemplada en la Resolucin Administrativa y los remite al Gerente General, en tres ejemplares.

Memorandos de designacin ---

8 Gerente General

Suscribe la Resolucin Administrativa, firma los Memorandos de designacin de los responsables de Caja Chica y remite estos documentos a la Gerencia Administrativa Financiera para inicio del proceso de apertura del Fondo Rotativo y Cajas Chicas.

Resolucin Administrativa, Memorndum de designacin

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Financiero

Recibe la Resolucin Administrativa y Memorandos e instruye a la Jefatura Financiera y Jefatura Administrativa, mediante Hoja de Ruta, la Apertura del Fondo Rotativo y Cajas Chicas.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin

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10 Jefe Financiero Recibe la documentacin y la remite al Responsable de Contabilidad para que efecte la solicitud de Apertura del Fondo Rotativo en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA).

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin

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11 Responsable de Contabilidad

Efecta la solicitud de Apertura del Mdulo del Fondo Rotativo y Cajas Chicas en el Sistema

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica +

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Referencial

Integrado de Gestin y Modernizacin

Administrativa (SIGMA) 1, con el perfil de operador de ejecucin del gasto, por el importe determinado en la Resolucin Administrativa, hasta el momento de verificado y remite la documentacin al Jefe Financiero.

Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin

12 Jefe Financiero Autoriza la solicitud de apertura en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin

Administrativa (SIGMA) 2, con el perfil de aprobador de ejecucin del gasto, generndose automticamente el documento C-34 sin imputacin presupuestaria, previa verificacin de la informacin incorporada por el Responsable de Contabilidad. A continuacin, imprime el Documento C-34, lo firma y lo remite al Responsable de Contabilidad.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin + Comprobante C-34

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13 Responsable de Contabilidad

Recibe, firma y remite el Documento C-34 a la Gerencia Administrativa Financiera junto con el resto de la documentacin (Solicitud de Apertura y Resolucin Administrativa).


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Financiero

Procede a la Firma electrnica en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA), y fsica, del Documento C-34; asimismo, establece el lmite de control para las Cajas Chicas en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA), en funcin al importe mayor asignado en la Resolucin Administrativa para una caja chica y habilita los cdigos de objeto del gasto. Todo este proceso es efectuado con el perfil de Director Administrativo. Finalmente, remite la documentacin a la Jefatura Financiera.


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15 Jefe Financiero Recibe la documentacin y la remite al Responsable de Tesorera para la priorizacin del Comprobante C-34.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin + Comprobante

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1 Debern registrarse los datos del Responsable del manejo del mdulo, importe solicitado, justificacin, fuentes de financiamiento, entre otros. 2 Debern registrarse los documentos de respaldo (tipo, nmero y fecha), beneficiario y cuenta y fuentes asociados al fondo.


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Referencial

C-34

16 Responsable de Tesorera

Recibe la documentacin y prioriza el pago en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin

Administrativa (SIGMA)3, con el perfil usuario operador.


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17 Jefe Financiero Aprueba la priorizacin del pago creada por el operador en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA), con el perfil usuario aprobador. Una vez culminado este paso, el importe establecido para este mdulo, es transferido automticamente dentro de las 24 horas siguientes, a la cuenta

corriente fiscal del Fondo Rotativo4, aperturada en el Banco Corresponsal.


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18 Jefe Administrativo

Solicita la apertura de cada Caja Chica en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin

Administrativa (SIGMA)5, con el perfil Encargado Administrativo, en funcin a la Resolucin Administrativa de constitucin del Fondo Rotativo, registrando los datos de los responsables de su administracin, que se encuentran reflejados en las solicitudes efectuadas en el paso 1 y Memorandos firmados por el Gerente General, asignando los importes aprobados, hasta el momento de verificado.


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Financiero

Crea o re habilita, segn corresponda, en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA), mediante el Gestor de Usuarios, el perfil de usuario para cada responsable de caja chica, que permita la captura de gastos

realizados para la reposicin o rendicin final6.


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Autoriza la solicitud de apertura de Caja Chica en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica +

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3 Se deben ingresar criterios de priorizacin, tales como: cuenta, libreta y tipo de documento. 4 Las salidas de efectivo de la Cuenta Corriente Fiscal del Fondo Rotativo se producen mediante cheques, los cuales son elaborados y entregados por el banco corresponsal. 5 Se debe ingresar la informacin del responsable (nombre, tipo de identificacin, documento, lugar de expedicin, tem , cargo, unidad) y financiera (lugar, importe solicitado y justificacin) 6 Se comunica a los responsables de la administracin de la Caja Chica, los usuarios habilitados, con el fin de que puedan establecer las contraseas respectivas que les permitan operar.


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Referencial

Administrativa (SIGMA), con el perfil de Responsable Fondo Rotativo, confirmando el responsable de cada caja chica, generndose automticamente la solicitud de pago por Caja Chica. Consecutivamente, con el mismo perfil de usuario, realiza el pago mediante cheque, generando el cargo a rendir respectivo y culmina con la entrega del cheque cargado, imprimiendo y firmando toda la documentacin generada en el SIGMA. Finalmente, imprime de manera manual el cheque fsico del Banco Corresponsal y lo remite a la

Jefatura Financiera para el firmado pertinente7, adjuntando la documentacin citada en el prrafo anterior.

Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin + Comprobante C-34 + Cheque

21 Jefe Financiero Verifica la documentacin, firma el cheque fsico y cargo a rendir generado y lo remite a la Gerencia Administrativa Financiera.

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin + Comprobante C-34 + Cheque

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Financiero

Firma el cheque8, si corresponde, y remite la documentacin a la Jefatura Financiera.


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23 Jefe Financiero Recibe el cheque y documentacin de respaldo y los remite al Responsable de Tesorera para que se proceda al depsito o entrega al beneficiario.


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Recibe la documentacin y el cheque firmado y lo abona en la cuenta del funcionario designado o procede a la entrega, segn corresponda, segn corresponda; paralelamente, entrega los

Comunicacin Interna, cdula de identidad del Responsable de Caja Chica + Solicitud de Apertura del

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7 Los cheques emitidos deben contar con dos firmas autorizadas habilitadas en el banco corresponsal, por ser el Fondo Rotativo una cuenta fiscal colectiva conjunta. 8 La autorizacin para la firma de cheques de los funcionarios habilitados en el Banco Corresponsal, ser establecida en funcin a una Resolucin Administrativa emitida por el Gerente General de Bolivia Tv.


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Referencial

Memorandos de designacin a los responsables de caja chica, de manera personal en el caso de la oficina central y los remite va currier, para las oficinas regionales, adjuntando el Reglamento Interno de Caja Chica y presente Manual de Procedimientos.

Fondo Rotativo + Informe Legal y Resolucin Administrativa + Memorndum de designacin + Comprobante C-34 + Cheque

25 Responsable de Caja Chica

Retira de su cuenta bancaria el importe asignado o hace efectivo el cheque recibido y constituye el fondo de caja chica, el cual debe hacerse efectivo en billetes y monedas para atender los distintos requerimientos, custodiando los recursos en el medio de seguridad asignado por la Gerencia Administrativa Financiera, al cual slo el responsable tendr acceso. Asimismo, recibe con fecha y firma, los tres ejemplares del Memorando de Designacin entregado o remitido por el Responsable de Tesorera, quedndose con un ejemplar y devolviendo los otros dos a la oficina central; adems, debern remitir la caucin establecida en la Resolucin Administrativa.

Fondo de Caja Chica ---


Recibe los memorandos enviados por los responsables de Caja Chica, verifica la constancia de recepcin de los mismos, remite un ejemplar a Gerencia General y archiva el ejemplar restante

junto con el resto de documentacin generada9. En el caso de las cauciones, recibe las mismas y las remite a la Direccin Nacional Jurdica, para su consideracin.

Memorndum de designacin + Caucin

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27 Director Jurdico Nacional

Analiza las cauciones presentadas, manifiesta su conformidad o no, a la Gerencia Administrativa Financiera y procede al resguardo o devolucin de las mismas, segn corresponda.

Caucin ---


Establece las partidas especficas que requiere movilizar, en funcin al total asignado, y las remite mediante Comunicacin Interna, con el Visto Bueno del inmediato superior, a la Gerencia Administrativa Financiera.

Comunicacin Interna con Techos presupuestarios

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Financiero

Recibe, verifica y remite la documentacin a la Jefatura Financiera, para que se considere la asignacin presupuestaria.


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30 Jefe Financiero Revisa la documentacin recibida y la deriva al Responsable de Presupuestos.


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31 Responsable de Presupuestos

Analiza los gastos requeridos en las distintas partidas solicitadas, y de ser procedente, asigna los techos presupuestarios correspondientes y remite


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9 Archiva los cargos a rendir, fotocopias de los cheques emitidos, boletas de depsitos, Resolucin Administrativa, entre otros.


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Referencial

esta documentacin al Responsable de Tesorera para conocimiento; caso contrario, devuelve la documentacin a la primera instancia, va la Jefatura Financiera y Gerencia Administrativa Financiera, aclarando los ajustes necesarios que se deben efectuar.


Custodia la documentacin remitida por el Responsable de Presupuestos y comunica a los Responsables de Caja Chica, mediante Comunicacin Interna va el Jefe Financiero y Gerente Administrativo Financiero, los techos presupuestarios aprobados, en funcin de los cuales deber proceder a la revisin de los gastos efectuados para la reposicin o rendicin final.


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Para el inicio de otorgacin de recursos, solicita al Encargado de Almacenes mediante formulario de pedido de material, una cantidad determinada de blocks de Comprobantes de Caja Chica, segn la necesidad.

Formulario de Pedido de Material

--

34 Encargado de Almacenes

Remite la cantidad de blocks de Comprobantes de Caja Chica requerida.

Block de comprobantes


Utiliza los Comprobantes de Caja Chica en orden cronolgico, constituyndose los mismos en el control de registro de todas las operaciones efectuadas.

Comprobantes de Caja Chica


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BOLIVIA TV


CAJA CHICA



PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-02 A) PASAJES RADIO URBANO SOLICITUD DE

FONDOS


Referencial

1 Funcionario Solicitante

Solicita al Responsable de Caja Chica el Comprobante respectivo para efectuar la solicitud de recursos.

Comprobante de caja chica ---


Procede al llenado del Comprobante de Caja Chica segn el requerimiento en el apartado Solicitud, estableciendo claramente el concepto y la justificacin, y lo entrega al funcionario solicitante para la firma del apartado Aprobado por del inmediato superior, segn corresponda, controlando que los mismos sean devueltos.

Comprobante de caja chica ---


Procede al llenado del Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano10, el cual se encuentra disponible en la Red de Bolivia Tv, Carpeta Televisin, sub-carpeta formularios, y junto con el Comprobante de Caja Chica, los remite al inmediato superior, para firma.

Comprobante de caja chica + Formulario Descargo de

Gastos Pasaje Radio urbano

---

4 Gerente, Director, Jefe o Responsable de rea/ regional

Revisa la solicitud efectuada en cuanto al medio de transporte, distancia, destino, recorrido e importe, y aprueba el Comprobante de Caja Chica y el formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano; caso contrario devuelve el Comprobante de Caja Chica al funcionario para su anulacin.



---


Solicita el efectivo al Responsable de Caja Chica mediante la presentacin del Comprobante de Caja Chica y el Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano debidamente aprobados. Si la solicitud fuese rechazada por el inmediato superior, se devuelve el comprobante al Responsable de Caja Chica para su anulacin y archivo.



---


Verifica que el formulario presentado cumpla con lo establecido en el Reglamento Interno de Caja Chica11. De no existir observacin, entrega el importe requerido al funcionario solicitante, firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Entregue Conforme, lo archiva hasta la presentacin del descargo y entrega el Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano. En el caso de que la solicitud no se encuentre aprobada, anula el comprobante de caja chica y lo archiva en el correlativo respectivo.


Gastos Pasaje Radio urbano + Efectivo

---

10 El formulario debe especificar la hora de salida y retorno, la fecha, motivo, direccin, el importe solicitado literal y numeral. 11 Los gastos deben efectuarse solo en el radio urbano y por una distancia que supere las 7 cuadras a la redonda a partir de la oficina central u oficina regional, considerando las tarifas vigentes de transporte.


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CAJA CHICA




Referencial


Recibe el efectivo y el Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano, firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Recib Conforme.


Gastos Pasaje Radio urbano + Efectivo

---


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CAJA CHICA



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BOLIVIA TV


CAJA CHICA



PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-03 B) PASAJES RADIO URBANO DESCARGO DE

GASTOS


Referencial


Presenta el Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano al Responsable de Caja Chica, adjuntando constancia12 de la visita al/los lugar/es mencionado en la solicitud; adems, comunica el importe gastado y procede a la devolucin del sobrante, si existiese. Si el funcionario solicitante hubiese efectuado un gasto superior al requerido inicialmente, solicitar al Responsable de la Caja Chica la devolucin de este importe, presentando un nuevo Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano debidamente firmado, siguiendo los pasos 3 y 4 de la solicitud de fondos para pasajes radio urbano, por el importe adicional gastado, adjuntando la constancia de la visita.

Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano


Recibe el Formulario de Descargo de Pasajes y la documentacin adjunta, si corresponde; analiza los gastos y de no existir observaciones, realiza el llenado del Comprobante de Caja Chica en el apartado Descargo. Posteriormente, firma el apartado Conformidad de Caja Chica del Comprobante y lo remite al Funcionario Solicitante. Si existiese sobrante de efectivo, el mismo ser incorporado en el medio de seguridad habilitado para tal efecto y registrado en el apartado Saldo a favor de Bolivia Tv del Comprobante de Caja Chica. De establecerse un gasto superior efectuado respecto al solicitado inicialmente, proceder a la devolucin de este importe al funcionario solicitante en funcin al formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano presentado, siempre y cuando el gasto adicional se justifique y comprenda el mismo concepto de la solicitud. Este se registrar en el apartado Saldo a favor del Funcionario del Comprobante de Caja Chica.


+ Comprobante de Caja Chica


Firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Conformidad del Funcionario y lo devuelve al Responsable de Caja Chica.

Comprobante de Caja Chica


Recibe y archiva el Formulario de Descargo de Gastos Pasaje Radio Urbano y el resto de documentacin, adjuntos al Comprobante de Caja Chica. Posteriormente, procede al llenado de los descargos en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA) con el perfil asignado,


+ Comprobante de Caja Chica

12 Sellos de las entidades, notas, actas, boleta de salida o cualquier otro documento que respalde la visita efectuada.


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CAJA CHICA




Referencial

efectuando la apropiacin presupuestaria de facturas y/o documentos internos, segn corresponda. Finalmente, deber verificar que los gastos realizados no sobrepasen los techos presupuestarios establecidos en la apertura de la Caja Chica; caso contrario, cuando por causas justificadas, no pueda ajustarse a las partidas aprobadas, deber tramitar ante la Gerencia Administrativa Financiera el ajuste de los techos asignados presupuestarios.


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CAJA CHICA



PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-04 A) ADQUISICIN DE BIENES SOLICITUD DE

FONDOS


Referencial


Efecta la solicitud del bien requerido, mediante el llenado del formulario de pedido de material el cual se encuentra disponible en la Red de BOLIVIA TV, Carpeta Televisin, sub-carpeta formularios, debidamente firmado por el solicitante y el Gerente, Director, Jefe de rea, Director, Jefe o Responsable Regional segn el formato establecido. Posteriormente, remite este formulario a la Unidad de Almacenes.

Formulario de pedido de material

2 Encargado de Almacenes

Recibe el formulario de pedido de material, verifica la existencia de los bienes solicitados y comunica al funcionario la existencia de los mimos. En el caso de no contar en el stock de almacenes con los bienes solicitados, estampa el sello SIN EXISTENCIA en el formulario de pedido de material, lo firma y devuelve al funcionario solicitante.



Recibe el formulario de pedido de material con o SIN EXISTENCIA y lo remite al Jefe Administrativo.


4 Jefe Administrativo

Verifica el formulario de pedido de material, y segn corresponda, autoriza la entrega mediante el firmado del formulario de pedido de material y lo devuelve al Funcionario Solicitante. Caso contrario, ante la inexistencia en almacenes, autoriza la compra del bien mediante el firmado del formulario de pedido de material y lo devuelve al funcionario solicitante13.



De establecerse el formulario de pedido de material SIN EXISTENCIA y autorizada la compra por el Jefe Administrativo, solicita al Responsable de Caja Chica el Comprobante respectivo para efectuar la solicitud de recursos.



Procede al llenado del Comprobante de Caja Chica segn el requerimiento en el apartado Solicitud, estableciendo claramente el concepto y la justificacin y lo entrega al funcionario solicitante para la firma del apartado Aprobado por del inmediato superior, segn corresponda, controlando que los mismos sean devueltos.

Formulario de pedido de material + Comprobante de caja chica

13 En el caso de las oficinas regionales, la autorizacin de compra del formulario de pedido de

material, deber ser efectuada por el Director, Jefe o Responsable de cada Regional, una vez que se tenga la constancia de inexistencia de Almacenes. .


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CAJA CHICA




Referencial


Remite el Comprobante de Caja Chica y el formulario de pedido de material al inmediato superior, segn corresponda.



Revisa y verifica la solicitud efectuada, en el marco del Reglamento de Caja Chica y aprueba el requerimiento mediante la firma del Comprobante de Caja Chica; caso contrario, lo devuelve al funcionario solicitante para su anulacin.



Solicita el gasto al Responsable de Caja Chica mediante la presentacin del Comprobante de Caja Chica y el Formulario de Pedido de Material debidamente firmados. Si la solicitud fuese rechazada por el inmediato superior, se devuelve el comprobante al Responsable de Caja Chica para su anulacin y archivo.



Verifica que el Comprobante de Caja Chica y el formulario de pedido de material, presentados, cumplan con lo establecido en el Reglamento Interno respecto a los lmites de gasto, restricciones y prohibiciones. De no existir observacin, entrega el importe solicitado al funcionario solicitante, firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Entregue Conforme, y lo archiva junto con el formulario de pedido de material hasta la presentacin del descargo. En el caso de que la solicitud no se encuentre aprobada, anula el comprobante de caja chica y lo archiva en el correlativo respectivo.

Formulario de pedido de material + Comprobante de

caja chica + Efectivo


Recibe el efectivo y firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Recib Conforme.

Formulario de pedido de material + Comprobante de

caja chica + Efectivo


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BOLIVIA TV


CAJA CHICA



PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-05 B) ADQUISICIN DE BIENES DESCARGO DE

GASTOS


Referencial


Presenta la factura a favor de BOLIVIA TV, con el respectivo Nmero de Identificacin Tributaria (NIT), fecha importe y descripcin por el gasto efectuado segn la solicitud, procediendo a la devolucin del sobrante, si existiese. Excepcionalmente, en el caso de presentar un recibo como constancia del gasto efectuado, este deber contener los datos del canal y adjuntar la boleta de depsito a la Cuenta del Fondo Rotativo de BOLIVIA TV, en el banco corresponsal, por la retencin efectuada del 8% sobre el total del gasto. Si el funcionario solicitante hubiese efectuado un gasto superior al requerido inicialmente, solicitar al Responsable de la Caja Chica la devolucin de este importe.

Factura y/o Recibo, Retencin (si corresponde)

---


Recibe la factura, verifica todos los datos de la misma, y de no existir observaciones, realiza el llenado del Comprobante de Caja Chica en el apartado Descargo. Posteriormente, firma el apartado Conformidad de Caja Chica del Comprobante y lo remite al Funcionario Solicitante. Si existiese sobrante de efectivo, el mismo ser incorporado en el medio de seguridad custodiado y registrado en el apartado Saldo a favor de Bolivia Tv del Comprobante de Caja Chica. En el caso de los recibos, verifica los datos del mismo, el depsito efectuado, y si corresponde, procede al llenado del Comprobante de Caja Chica, siguiendo los mismos pasos establecidos en las facturas, incluyendo el llenado de las retenciones efectuadas en el apartado Impuestos Retenidos del Comprobante de Caja Chica; adicionalmente, remitir inmediatamente mediante Comunicacin Interna dirigida a la Gerencia Administrativa Financiera, copia simple del comprobante de caja chica, formulario de pedido de material, recibo y la boleta de depsito original, para que la misma sea declarada al Servicio de Impuestos Nacionales de manera oportuna. De establecerse un gasto superior efectuado respecto al solicitado inicialmente, proceder a la devolucin de este importe al funcionario solicitante, en funcin al monto establecido en la factura o recibo presentado, siempre y cuando el

Factura y/o Recibo, Retencin (si corresponde) + Comprobante de Caja Chica

---


BOLIVIA TV


CAJA CHICA




Referencial

gasto adicional se justifique y comprenda el mismo concepto de la solicitud. Este se registrar en el apartado Saldo a favor del Funcionario del Comprobante de Caja Chica.


Firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Conformidad del Funcionario y lo devuelve al Responsable de Caja Chica.

Comprobante de Caja Chica ---


Recibe y archiva la factura y/o recibo y el resto de documentacin, adjuntos al Comprobante de Caja Chica y formulario de pedido de material. Posteriormente, procede al llenado de los descargos en el Sistema Integrado de Gestin y Modernizacin Administrativa (SIGMA) con el perfil asignado, efectuando la apropiacin presupuestaria de facturas y/o documentos internos, segn corresponda. Asimismo, deber verificar que los gastos realizados no sobrepasen los techos presupuestarios establecidos en la apertura de la Caja Chica; caso contrario, cuando por causas justificadas, no pueda ajustarse a las partidas aprobadas, deber tramitar ante la Gerencia Administrativa Financiera el ajuste de los techos asignados presupuestarios. Finalmente, en coordinacin con el personal de la Unidad de Contabilidad dependiente de la Jefatura Financiera de Bolivia Tv, remitir de manera inmediata a la Gerencia Administrativa Financiera el total de las facturas que se vayan generando en la Caja Chica, para revisin e incorporacin en el Libro

de Compras del canal14.


---

14 Si la Unidad de Contabilidad encontrase cualquier indicio de nulidad en las facturas presentadas por los responsables de caja chica, las mismas sern comunicadas y devueltas a estos de manera inmediata, para la restitucin del importe de la factura a la caja chica o el cambio de la misma, segn corresponda, por el funcionario solicitante.


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CAJA CHICA



PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-06 A) PRESTACIN DE SERVICIOS NO RUTINARIOS NI

CONTEMPLADOS EN CONTRATOS SOLICITUD DE FONDOS


Referencial


Solicita al Responsable de Caja Chica el Comprobante respectivo para efectuar la solicitud de recursos para el servicio requerido.



Procede al llenado del Comprobante de Caja Chica segn el requerimiento en el apartado Solicitud, estableciendo claramente el concepto y la justificacin, y lo entrega al funcionario solicitante para la firma del apartado Aprobado por del inmediato superior, segn corresponda, controlando que los mismos sean devueltos.



Remite el Comprobante de Caja Chica al inmediato superior.



Revisa y verifica la solicitud efectuada, en el marco del Reglamento de Caja Chica y aprueba el Comprobante de Caja Chica respectivo, caso contrario, lo devuelve al funcionario solicitante para su anulacin.



Recibe el Comprobante de Caja Chica y lo remite al Jefe Administrativo.


6 Jefe Administrativ

o

Verifica que la solicitud efectuada, corresponda a un servicio no rutinario o de carcter personal ni contemplado en contratos suscritos por el canal, y autoriza el requerimiento mediante firma en la parte inferior derecha del comprobante de Caja Chica y lo devuelve al Funcionario Solicitante15.



Solicita el gasto al Responsable de Caja Chica mediante la presentacin del Comprobante de Caja Chica debidamente firmado.



Recibe el Comprobante de Caja Chica y revisa que cumpla con lo establecido en el Reglamento Interno respecto a los lmites de gasto, restricciones y prohibiciones. De no existir observacin, entrega el importe solicitado al funcionario solicitante, firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Entregue Conforme, y lo archiva hasta la presentacin del descargo. En el caso de que la solicitud no se encuentre aprobada, anula el comprobante de caja chica y lo archiva en el correlativo respectivo.

Comprobante de Caja Chica + Efectivo

---

15 En el caso de las oficinas regionales, la autorizacin para el pago del servicio, deber ser

efectuada por el Director, Jefe o Responsable de cada Regional, cuando se trate de un servicio no rutinario o de carcter personal ni contemplado en contratos suscritos por el canal.


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CAJA CHICA




Referencial


Recibe el efectivo y firma el Comprobante de Caja Chica en el apartado Recib Conforme.

Comprobante de Caja Chica + Efectivo

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CAJA CHICA



PROCEDIMIENTO: MP-ADM-MCC-02-07 B) PRESTACIN DE SERVICIOS NO RUTINARIOS NI

CONTEMPLADOS EN CONTRATOS DESCARGO DE GASTOS


Referencial


Presenta la factura a favor de Bolivia Tv, con el respectivo Nmero de Identificacin Tributaria (NIT), fecha importe y descripcin por el gasto efectuado segn la solicitud, procediendo a la devolucin del sobrante, si existiese. Excepcionalmente, en el caso de presentar un recibo como constancia del gasto efectuado, este deber contener los datos del canal y adjuntar la boleta de depsito a la Cuenta del Fondo Rotativo de Bolivia Tv, en el banco corresponsal, por la retencin efectuada del 15,5% sobre el total del gasto. Si el funcionario solicitante hubiese efectuado un gasto superior al requerido inicialmente, solicitar al Responsable de la Caja Chica la devolucin de este importe.

Factura y/o Recibo, Retencin (si corresponde)

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Recibe la factura, verifica todos los datos de la misma, y de no existir observaciones, realiza el llenado del Comprobante de Caja Chica en el apartado Descargo. Posteriormente, firma el apartado Conformidad de Caja Chica del Comprobante y lo remite al Funcionario Solicitante. Si existiese sobrante de efectivo, el mismo ser incorporado en el medio de seguridad custodiado y registrado en el apartado Saldo a favor de Bolivia Tv del Comprobante de Caja Chica. En el caso de los recibos, verifica los datos del mismo, el depsito efectuado, y si corresponde, procede al llenado del Comprobante de Caja Chica, siguiendo los mismos pasos establecidos en las facturas incluyendo el llenado de las retenciones efectuadas en el apartado Impuestos Retenidos del Comprobante de Caja Chica; adicionalmente, remitir inmediatamente mediante Comunicacin Interna dirigida a la Gerencia Administrativa Financiera, copia simple del comprobante de caja chica, recibo y la boleta de depsito original, para que la misma sea declarada al Servicio de Impuestos Nacionales de manera oportuna. De establecerse un gasto superior efectuado respecto al solicitado inicialmente, proceder a la devolucin de este importe al funcionario solicitante, en funcin al monto establecido en la factura o recibo presentado, siempre y cuando el gasto adicional se justifique y comprenda el mismo concepto de la solicitud. Este se registrar en el apartado Saldo a favor del Funcionario del Comprobante de Caja Chica.


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Cdigo: MP-ADM-MCC-02 Pginas: 31 de

9717ac Manual de Procedimientos de Caja Chica Ra 107-13

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