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LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - SGA - PARA LA COOPERATIVA COOPARMAYO DE SIBUNDOY PUTUMAYO.

JOAN FREY VALLEJO ANDRADE

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP FACULTAD DE POSGRADOS

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA AMBIENTAL MUNICIPIO DE SIBUNDOY PUTUMAYO

2007

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LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL - SGA - PARA LA COOPERATIVA COOPARMAYO DE SIBUNDOY PUTUMAYO.

JOAN FREY VALLEJO ANDRADE

Trabajo de Grado para optar el título de Especialista en Gerencia Ambiental

Tutor

CELSO LIBARDO MATEUS PINEDA Profesor Titular ESAP

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA – ESAP FACULTAD DE POSGRADOS

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA AMBIENTAL MUNICIPIO DE SIBUNDOY PUTUMAYO

2007

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Nota de Aceptación _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ Presidente del jurado _______________________ Jurado _______________________ Jurado

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CONTENIDO

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INTRODUCCION 8 1. PROBLEMA 9 2. JUSTIFICACION 10 3. OBJETIVOS 11 3.1 GENERAL 11 3.2 ESPECIFICOS 11 4. MARCO TEORICO 12 4.1 MARCO SITUACIONAL 12 4.2 MARCO LEGAL 12 4.3 BASES TEORICAS 13 4.3.1 Sistema de gestión ambiental SGA 13 4.3.2 Principales objetivos de la gestión ambiental 14

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4.3.3 Finalidades básicas de la gestión ambiental 14 4.3.4 Gestión ambiental empresarial 15 4.3.5 Gestión ambiental residencial 15 4.3.6 Fundamentos de la gestión ambiental 16 4.3.7 Deberes y atribuciones 16 4.3.8 Tareas y atribuciones de la gestión ambiental empresarial 17 5. METODOLOGIA 19 6. RESULTADOS 20 6.1 DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA COOPERATIVA COOPARMAYO 20 6.2 DISEÑO DE PROPUESTA DEL SGA 21 7. CONCLUSIONES 51 8. RECOMENDACIONES 52 BIBLIOGRAFIA 53 ANEXOS 55

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LISTA DE ANEXOS

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ANEXO 1. Matriz identificación de impactos ambientales 56 ANEXO 2. Matriz de valoración de aspectos e impactos ambientales 62 ANEXO 3. Control y Evaluación de la Legislación Ambiental – CELA 64 ANEXO 4. Ficha de reclamaciones 65

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INTRODUCCION Con el presente estudio se pretende brindar una solución conforme a la inexistencia de un Sistema de Gestión Ambiental SGA en la Cooperativa de plantas aromáticas, medicinales y exóticas y productores de aceites esenciales del Putumayo – COOPARMAYO, a través del diseño de unos lineamientos que contengan una información referenciada en los sistemas de esta categoría. Para dicha realización será necesario desarrollar un diseño metodológico donde las fuentes de información, primaria en su gran mayoría, sean obtenidas a través de publicaciones y manuales desarrollados en sistemas de gestión, lo cual refleja el método de investigación desempeñado, siendo este de carácter deductivo, y claro esta, la inclusión de los recursos tanto físicos como humanos necesarios para dar respuesta a los objetivos de la investigación planteada. Una vez definido este proceso, obtendremos en primera instancia un diagnostico de la situación actual de esta cooperativa, resaltando cada uno de los procesos desarrollados tanto interna como externamente, determinando sus cualidades y calidades, lo cual, permite tener una visualización mas acertada del fenómeno y que muy consecuentemente nos lleva a la realización de la propuesta como tal del diseño de los lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental para la cooperativa COOPARMAYO del municipio de Sibundoy Putumayo.

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1. PROBLEMA

Inexistencia de un Sistema de Gestión Ambiental SGA en la Cooperativa COOPARMAYO del municipio de Sibundoy Putumayo.

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2. JUSTIFICACION Partiendo del principio de que el manejo ambiental es un instrumento con procedimientos administrativos semejantes a cualquier nivel gerencial de una empresa, es importante dar una solución acorde al problema planteado a través del diseño de los lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental para la cooperativa COOPARMAYO, por que estos permitirán que la cooperativa una vez los adopte y ponga en marcha logre su optimización tanto económica como ambiental, cuyo tema principal está vinculado al proceso de análisis ambiental del ciclo de vida fábrica-producto-fábrica que analizará y conducirá las responsabilidades económicas, sociales y ambientales de la misma. Ahora bien, un sistema de este tipo capacitará a la organización para establecer y evaluar la efectividad de los procedimientos para implantar una política y unos objetivos cuyo alcance y cumplimiento posibilite no solo optimizar la producción (desde su siembra hasta la elaboración del producto) sino reducir al máximo todos los costos inoficiosos, consiguiendo así una conformidad con dichos objetivos y claro esta, demostrando tal conformidad a los sujetos de comercialización. No obstante, permitira el apoyo a la protección medioambiental y la prevención de la contaminación por el desarrollo de procesos de producción limpia en equilibrio con las necesidades socioeconómicas. Entonces, resulta determinante para la cooperativa valerse de un Sistema de Gestión Ambiental SGA como instrumento y arma para evaluar y gerenciar su manejo ambiental y financiero en lo que se refiere a políticas, directrices y acciones ambientales, puesto que con ello logrará volver los procesos aún más productivos, y los productos y servicios ambientalmente más limpios y compatibles. “ Aún cuando el aspecto medioambiental no suele ser el motivador principal o inicial, es sin duda el que será el auténtico motor del futuro cuando la formación y la sensibilización en estas materias hallan calado en los órganos directivos de máxima responsabilidad de las empresas y en toda su estructura”.

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3. OBJETIVOS 3.1 GENERAL: • Diseñar los lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental SGA para la

cooperativa COOPARMAYO del municipio de sibundoy Putumayo. 3.2 ESPECIFICOS: • Diagnosticar el estado actual de la cooperativa COOPARMAYO. • Diseñar la propuesta del SGA.

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4. MARCO TEORICO 4.1 MARCO SITUACIONAL La cooperativa COOPARMAYO es una empresa sin ánimo de lucro regida por los principios del cooperativismo que busca aprovechar la riqueza natural del Putumayo para mejorar la calidad de vida de los asociados, ubicada en el Valle de Sibundoy, región noroccidental del departamento del Putumayo, región que cuenta con un área de 103 Km2, una altura sobre el nivel del mar de 2140 m.s.n.m, una temperatura promedio de 16 °C, y ubicada dentro del sistema de coordenadas geográficas así: 1°12’ 12’’ Latitud norte y 76° Lo ngitud oeste. El centro de acopio de la cooperativa, se encuentra en el casco urbano del municipio de Sibundoy, exactamente en el barrio Villa del Prado vía al resguardo Indígena de este mismo municipio. Lugar donde se tiene la planta física y la maquinaria utilizada para los procesos de transformación y producción. De igual manera se cuenta con una granja experimental en el mismo lugar, donde se realizan labores de agricultura y siembra de especies aromáticas nuevas, para definir su capacidad de adaptación, siendo así, que este centro de acopio para realizar sus actividades cuenta con un área aproximada de 2 hectáreas. 4.2 MARCO LEGAL En la Constitución Política de Colombia de 1991 se menciona los principios fundamentales, puntualizando en él capitulo III, los derechos colectivos y del ambiente. Que para su efecto y en descripción directa con este estudio, relaciona el siguiente articulo: Articulo 80: El estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados. Este aspecto normativo se correlaciona con este proceso de investigación, por cuanto, su eje principal gira en torno a garantizar el desarrollo y aprovechamiento sostenible de los recursos naturales, fuente primaria en los procesos productivos de la cooperativa, a través de modelos sistematizados en gestión, que de igual

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manera y dentro de la legislación ambiental vigente relacionada con los sistemas de gestión, los podemos citar a continuación: • Ley 872 de Diciembre 30 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. • Acuerdo Superior 288 del 12 de abril de 2005

Por el cual se estructura el Sistema de Gestión Ambiental y se establece la política ambiental para la Universidad de Antioquia. • Resolución 112 de Junio 2 de 2006 Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General y se integran los Comités de Calidad y Coordinación de Control Interno. • Decreto 387 de Diciembre 02 de 2004 Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003. 4.3 BASES TEORICAS 4.3.1 Sistema de gestión ambiental SGA. Es parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política ambiental y gestionar sus aspectos ambientales1. Siendo así, que un sistema de gestión ambiental sea un grupo de elementos interrelacionados usados para establecer la política y los objetivos para cumplir estos objetivos, incluyendo la estructura de la organización, la planificación de actividades, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos, los procesos y los recursos. De igual manera podemos decir que un sistema de gestión fácilmente se puede correlacionar con el gerenciamiento ambiental, puesto que este, es un instrumento con procedimientos semejantes a cualquier nivel gerencial de una empresa moderna, como por ejemplo, gestión financiera, de producción, marketing, recursos humanos, etc. Hoy en día ya es posible encontrar empresas de mayor porte que disponen de departamentos enfocados hacia las cuestiones ambientales de la compañía y por eso inclusive hay la denominación específica para la gestión 1 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004

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ambiental que trata de las cuestiones del medio ambiente, como: uso racional de materias primas, insumos, energía, agua, aire y que también se preocupa con procesos de producción que causen daños menores a la naturaleza, mediante la reducción de basura, desechos y degradación ambiental en general. Por cuanto resulta acertado establecer que un sistema de gestión ambiental permite la combinación de las variables económicas, sociales y ambientales para producir resultados sostenibles en el corto o mediano plazo, y el mejoramiento del sector donde se aplique.2 4.3.2 Principales objetivos de la gestión ambiental 3. Manejar las tareas de la empresa en lo que se refiere a las políticas, directrices y programas relacionados al medio ambiente interno y externo de la compañía; • Mantener en general y en conjunto, dentro del área de seguridad del trabajo, la

salud de los trabajadores; • Producir con la colaboración de toda la cúpula dirigente y con los trabajadores,

los productos y servicios ambientalmente compatibles; • Colaborar con los sectores económicos, con la comunidad y los órganos

ambientales, para que los procesos productivos que eviten o minimicen las agresiones al medio ambiente, sean desarrollados y adoptados.

Los resultados de la gestión ambiental empresarial sirven para mejorar la ejecución de las empresas que la adoptan y/o perfeccionan. Su finalidad es bastante extensa y puede incluir, entre otros, los siguientes puntos básicos relacionados a continuación. 4.3.3 Finalidades básicas de la gestión ambiental. • Servir de instrumento de gestión con miras a asegurar la economía y el uso

racional de materias primas e insumos, destacando la responsabilidad ambiental de la empresa;

• Orientar a los consumidores, en cuanto a la compatibilidad ambiental, sobre los procesos productivos y de sus productos y servicios;

• Subsidiar las campañas institucionales de la empresa destacando la conservación y la preservación de la naturaleza;

• Servir de material informativo junto a los accionistas, proveedores y consumidores para demostrar el desempeño empresarial en el área ambiental;

2 URREGO O, Erika Lucia, (2001). Guía teórica y práctica para el diseño de en un sistema de gestión ambiental. Universidad Externado de Colombia. 3 ARI JUCHERS, Peno, Gestión y Auditoria Ambiental. MEIACOL 9005, p. 25.

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• Orientar nuevas inversiones privilegiando a los sectores con oportunidades en áreas relacionadas al medio ambiente y/o que minimicen los daños ambientales;

Los objetivos y las finalidades inherentes de un gerenciamiento ambiental en las empresas evidentemente deben estar de acuerdo con el conjunto de las actividades empresariales, por lo tanto no pueden ni deben ser vistos como elementos aislados, por más importante que puedan parecer en el momento. Vale la pena aquí recordar la trilogía de las responsabilidades empresariales: Responsabilidad ambiental – responsabilidad económica – responsabilidad social4 4.3.4 Gestión ambiental empresarial 5. Se limita a las empresas e instituciones y puede ser definida como un conjunto de políticas, programas y prácticas administrativas y operacionales que toman en cuenta la salud y la seguridad de las personas, y la protección del medio ambiente a través de la eliminación o minimización de impactos y daños al medio ambiente que resultan de la planificación, implementación, operación, ampliación, recolocación o desactivación de obras o actividades, incluyendo todas las etapas del ciclo de vida del producto. Por daños y efectos ambientales que posiblemente ocurran durante el ciclo de vida del producto, se entienden todos los impactos sobre el medio ambiente, inclusive la salud humana, resultantes de la adquisición y transporte de materia primas, transformación, o sea la producción propiamente dicha, distribución y comercialización, uso de los productos, asistencia técnica y destino final de los bienes. 4.3.5 Gestión ambiental residencial. O sea, cómo las familias manejan los recursos que afectan al medio ambiente, por ejemplo: consumo de agua, energía, generación de basura y desechos, uso de sistemas de transporte y otros. Los domicilios también merecen una gestión ambiental adecuada y racional en vista que el conjunto y la suma de las residencias son responsables en gran parte por los problemas ambientales, principalmente en los grandes centros urbanos (metrópolis y megalópolis).6 Los fundamentos, o sea, las razones para iniciar, seguir y practicar la gestión ambiental empresarial como objetivo y actividad permanente pueden ser resumidos en los siguientes puntos.

4 ARI JUCHERS, Op. Cit., p. 26. 5 BOADA ORTIZ, Alejandro, I.A. MBA. M.Sc. Gestión y Política Ambiental Empresarial. Facultad de Administración de Empresas. Universidad Externado de Colombia, p. 69. 6 BOADA ORTIZ, Op. Cit., p. 72.

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4.3.6 Fundamentos de la gestión ambiental 7. • Los recursos naturales (materias primas) son limitados y están siendo

fuertemente afectados por los procesos de utilización, agotamiento, degradación y por lo tanto son cada vez más escasos y relativamente más caros;

• Los bienes naturales (agua, aire) ya no son bienes libres/gratis, por ejemplo, hoy en día se paga por el agua, además, una residencia en un barrio con aire puro es mucho más costosa que una casa en una región contaminada;

• La demanda de los productos producidos de forma ambientalmente compatible está aumentando a nivel mundial;

• El crecimiento de la población y sus consecuencias sobre el medio ambiente se están agravando constantemente;

• Las presiones públicas y las legislaciones específicas exigen cada más la gestión ambiental;

• Grupos financieros y aseguradoras dan privilegios a las empresas ambientalmente sanas y exigen tasa financieras y valores de pólizas más elevadas;

• Las poblaciones humanas (adyacentes y otras) están cada vez más exigentes y críticas en lo que se refiere a los daños ambientales y contaminaciones provenientes de empresas y actividades;

• Las organizaciones no gubernamentales están siempre más atentas exigiendo el cumplimiento de la legislación ambiental, la minimización de impactos y/o la prohibición de la implementación de nuevas obras;

• Los consumidores en general están exigiendo cada vez más productos ambientalmente compatibles;

• La imagen de empresas ambientalmente saludables es más aceptada por accionistas, consumidores, proveedores y autoridades públicas;

• Los accionistas conscientes de la responsabilidad ambiental prefieren invertir en empresas lucrativas, pero también ambientalmente responsables;

• La gestión ambiental empresarial está a la orden del día, principalmente en los países llamados industrializados y también ahora en los países considerados en vías de desarrollo;

• La demanda por los productos ambientalmente compatibles crece en los países industrializados y los consumidores tienden a excluir a los productos y servicios que agreden al medio ambiente.

4.3.7 Deberes y atribuciones. Al considerar la gestión ambiental dentro del contexto empresarial observamos de inmediato que esta puede tener generalmente una importancia muy grande, dependiendo naturalmente del grado de sensibilidad para con el medio ambiente demostrado por los dirigentes empresariales o por las exigencias de dispositivos de la legislación ambiental. 7 ARI JUCHERS, Op. Cit., p. 28.

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También el tamaño y el ramo de la empresa influyen de sobremanera en la preocupación de los empresarios con relación al medio ambiente, pues algunos sectores son más dependientes que otros en la propia naturaleza y en normas y directrices ambientales.

De cualquier modo, estando muy o poco vinculadas a las cuestiones ambientales, las empresas que ya están practicando la gestión ambiental o aquellas que se encuentran en la etapa de definición de directrices para iniciar su gerenciamiento ambiental deben tener en mente las principales tareas y atribuciones que normalmente son exigidas para que sea posible llevar la gestión ambiental a un buen término. La cantidad de elementos necesarios no es nada despreciable, además la complejidad de factores que hacen parte de la gestión ambiental involucra también otras áreas desde la planeación, producción, distribución, asistencia técnica, e inclusive, el destino final de los bienes producidos. En esta corriente deben también incluirse los proveedores y pre-proveedores de materias primas, componentes, insumos y productos operacionales.

Para el buen enfoque de un sistema de gestión ambiental, los empresarios y dirigentes empresariales y todo el cuadro de colaboradores de la empresa necesitan tener en mente una serie de tareas y atribuciones, algunas de carácter general y otras de carácter específico. 4.3.8 Tareas y atribuciones de la gestión ambienta l empresarial 8.

• Definir la política/directriz ambiental para la empresa holding/matriz y las demás unidades;

• Elaborar objetivos, metas y programas ambientales globales y específicos para la acción local;

• Definir la estructura funcional y designar a personas calificadas; • Organizar un banco de datos ambientales; • Montar un sistema de recolección de datos ambientales definidos por unidad; • Medir y registrar datos ambientales, por ejemplo:

☼ Consumo de agua, energía, combustible; ☼ Generación de residuos, basura y desechos; ☼ Emisiones e inmisiones de contaminantes; ☼ Consumo diversos (papel, plásticos, prod. de limpieza, etc.);

• Elaborar informes ambientales específicos de las áreas críticas (puede incluir

análisis de riesgo); • Hacer un inventario de leyes, normas y reglamentos ambientales; • Hacer inspecciones ambientales aisladas en unidades críticas;

8 ARI JUCHERS, Op. Cit., p. 30.

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• Implantar y hacer un control ambiental; • Elaborar e implantar programas de gestión ambiental; • Implantar y ejecutar entrenamientos y concientizaciones ambientales en

diferentes sectores y niveles organizacionales; • Divulgar informaciones y resultados ambientales para los medios y

propaganda; • Definir e implantar premios y concursos ambientales internos y externos; • Elaborar y divulgar orientaciones ambientales para proveedores,

consumidores, funcionarios y accionistas; • Hacer una evaluación de impactos ambientales en los términos legales para

la implementación, operación, ampliación o desactivación de obras; • Emitir informes de ejecuciones ambientales; • Proponer y ejecutar acciones correctivas; • Hacer una auditoría ambiental espontáneamente y/o por exigencia legal.

La gestión ambiental, con toda su complejidad inherente, exige, por lo tanto, una madurez empresarial previa para su planeación o implementación. Ella puede ser inducida o impulsada con la formación de círculos o comités de funcionarios para discutir la viabilidad de implementación, suministrando apoyo y subsidios para la toma de decisiones por la alta administración.

Ya en las empresas de menor envergadura, el proceso de la gestión ambiental puede ser iniciado por el propietario/dirigente o por un colaborador elegido para desarrollar más esa tarea de suma importancia dentro del contexto empresarial, sea cual fuere el tamaño de la firma.

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5. METODOLOGIA Se utilizará el método deductivo para la elaboración de los lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental SGA y corresponderá a la recolección de información por parte del investigador involucrado en el proceso investigativo, para ajustarla así a los objetivos del proyecto, teniendo en cuenta las guías básicas establecidas para los sistemas de esta categoría. Las fuentes de información serán obtenidas a través de publicaciones bibliográficas que traten de alguna forma los diferentes aspectos materia de investigación, referenciadas en archivos, documentos, memorias y manuales desarrollados en Sistema de Gestión. Adicionalmente se estudiara y se tomara directrices ejemplares, de experiencias de otras empresas que hayan implementado un sistema de gestión ambiental para sus procesos productivos, siendo posible determinar cuales elementos e instrumentos serían relevantes en la elaboración de los lineamientos del SGA para esta cooperativa. Siendo esta cooperativa una empresa comunitaria conformada por 285 familias beneficiarias del Valle de Sibundoy con la participación de todos los grupos étnicos (comunidad indígena Kamentza, Inga y Pastos) asentados en esta región, personas desplazadas y madres cabeza de hogar, y sobre la cual influirán directamente los resultados de este estudio. Una vez analizada la información se procederá a diseñar los lineamientos del sistema de Gestión Ambiental para la cooperativa COOPARMAYO, e igualmente se formulara las conclusiones del estudio. No obstante, para la realización del diseño metodológico y dar respuesta a los objetivos de la investigación planteada será necesario contar con recursos tanto humanos como físicos que posibiliten el desarrollo normal del proyecto, entre estos; equipos varios de oficina (computador, impresora lasser), papel para impresión, acceso permanente a internet, entre otros.

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6. RESULTADOS 6.1 DIAGNOSTICO ACTUAL DE LA COOPERATIVA COOPARMA YO La Cooperativa de plantas aromáticas, medicinales y exóticas y productores de aceites esenciales del Putumayo - COOPARMAYO en su percepción de empresa como espacio de formación de empresarios viene adelantando a través de un modelo microempresarial que vincula a los cultivadores en núcleo de productores, tareas a fin de fortalecer y consolidar la cultura empresarial, el pensamiento de producción y trabajo en equipo y con ello mejorar las condiciones de oferta de sus productos. Se han emprendido tareas que comprenden programas de producción eficientes, pero que se han adelantando en una forma aislada sin una metodología y un control adecuado que permita evidenciar los avances, sin agrupar actividades en grupos específicos de trabajo, secciones, departamentos, direcciones que tengan similitud para ser desarrolladas agrupándolas en una misma área de trabajo, según corresponda. De igual manera se evidencia que en los procesos de producción existe un consumo excesivo de fuentes energéticas, ocasionando pagos innecesarios por concepto de combustible, inapropiadas técnicas de producción, conllevando así a la utilización de biomasa extra, falta de registros puntuales para determinar los valores óptimos de una determinada cantidad de biomasa a extraer, insumos y materiales inadecuados para envasado y empacado, carencia de equipos de protección personal para operarios, no se cuenta con un cronograma especifico de producción con respecto a la cantidad y calidad de biomasa. Entre tanto, lo correspondiente a adecuación de terrenos aun sigue siendo convencional, utilizando maquinaria y practicas no recomendadas, algunos terrenos con biomasa en pie aun están colindando con terrenos cuyos cultivos son desarrollados netamente con insumos agroquímicos provocando así que el producto final de extracción contenga trasas de agentes químicos, los tiempos de corte del material no se ajustan con los niveles máximos y óptimos de productividad, al igual que no se realizan practicas agroecológicas para el mejoramiento de la producción en pie. Lo anterior ha ocasionado retardos, incumplimiento de propósitos, perdida significativa de materia prima, desvío de objetivos, gastos inoficiosos y no calculados por concepto de materiales inadecuados para envasado y empacado, al igual que para compra continua de combustible, afectando sustancialmente la

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parte financiera de esta empresa, etc.; la Cooperativa no cuenta con unas directrices y/o lineamientos que le permitan establecer, documentar, implementar, controlar, mantener y mejorar acciones con desempeño excelente, tendientes a fortalecer y consolidar su cultura empresarial basada en la producción, transformación y obtención de productos finales con cualidades ecológicas. 6.2 DISEÑO DE PROPUESTA DEL SGA Teniendo en cuenta que los lineamientos del sistema de Gestión Ambiental aplican exclusivamente para la cooperativa COOPARMAYO, a continuación procedemos a describir cada uno de sus componentes;

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POLÍTICA AMBIENTAL COOPARMAYO

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

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POLÍTICA AMBIENTAL La Cooperativa de Plantas Aromáticas, Medicinales, Exóticas y Productores de Aceites Esenciales del Putumayo COOPARMAYO, siendo una alternativa productiva del sector agroindustrial en el departamento del Putumayo, garantizando el desarrollo sostenible en todas sus actividades como parte de su mejoramiento continuo y estableciendo su compromiso con el medio ambiente. Requiere definir su estrategia para mejorar su desempeño medioambiental a través de prácticas de negocios ambientalmente legítimas. OBJETIVOS Definir, declarar e implantar la Política Ambiental de la Cooperativa COOPARMAYO. ALCANCE La política debe darse a conocer internamente a todos los empleados de la cooperativa y externamente a todas las partes interesadas. APLICACIÓN La Política Ambiental de COOPARMAYO, se aplica en todas sus actividades, basadas en el respeto por el medio ambiente. Por tal razón, todas las personas que laboran en la cooperativa deben asegurar que sus acciones o decisiones no afecten el entorno ambiental de la empresa y estas mismas faciliten el alcance de los objetivos y metas ambientales establecidas. Así mismo, los empleados y las partes interesadas estarán involucrados en su revisión anual. RESPONSABILIDAD COOPARMAYO y sus colaboradores tienen la responsabilidad de cumplir con los principios establecidos y la legislación sanitaria y ambiental que se aplica en el desarrollo de todas sus actividades. El compromiso con la gestión ambiental es de todas las personas que de manera directa o indirecta forman la estrategia de negocio. DEFINICIONES Mejoramiento continuo: proceso de dar realce al Sistema de gestión Ambiental, con el propósito de lograr un mejoramiento en el desempeño ambiental global, en concordancia con la política ambiental de la organización. (NTC ISO 14001).

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Meta ambiental: requisito detallado de desempeño, cuantificable siempre que sea posible, aplicable a la organización o parte de ella, que surge de los objetivos ambientales. (NTC ISO 14001). Objetivo ambiental: propósito ambiental global, surgido de la política ambiental, que una organización se propone lograr, y que se cuantifica cuando sea aplicable. (NTC ISO 14001). Parte interesada: individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño ambiental de una organización. (NTC ISO 14001). Política ambiental: declaración por parte de la organización de sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental global, que le sirve de marco para la acción y para fijar objetivos y metas ambientales. (NTC ISO 14001). IMPLEMENTACIÓN • Definición La política Ambiental de COOPARMAYO incluye el compromiso que tiene la empresa con el desarrollo de prácticas ambientalmente sanas y el mejoramiento continuo de las mismas, así como un compromiso para dar cumplimiento a las exigencias de salud, legales y medioambientales. La empresa define de esta manera sus objetivos y metas ambientales. El contenido de la Política Ambiental será revisado y aprobado por la gerencia de la cooperativa. • Difusión La política Ambiental de COOPARMAYO se dará a conocer de forma apropiada internamente a todos los empleados de la cooperativa por medio de carteleras y volantes en los cuales se resaltarán sus aspectos más importantes, se realizarán capacitaciones en las que los empleados serán participes activos de la divulgación de la política. A nivel externo se transmitirá a todas las personas que laboran para o en nombre de la cooperativa y a todas las partes interesadas mediante comunicados, correos electrónicos, copias, entre otros medios. • Revisión Como parte del mejoramiento continuo de las practicas ambiéntales en fábrica la Política Ambiental será revisada anualmente en búsqueda de revisar el cumplimiento de sus objetivos y efectuar posibles modificaciones si así lo requiriere, debido a cambios que se puedan presentar a nivel del mercado, procesos productivos, legislación ambiental, en salud y/o o en los objetivos de gestión ambiental.

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ASPECTOS AMBIENTALES COOPARMAYO


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ASPECTOS AMBIENTALES Las actividades de la cooperativa COOPARMAYO, y sus productos interactúan con el ambiente a través de sus aspectos medioambientales. Éstos incluyen el uso de agua, energía y otros recursos naturales, emisiones atmosféricas, descargas de agua residual, entre otros. Los aspectos ambientales crean los cambios adversos o benéficos al ambiente, es decir los impactos medioambientales. Éstos pueden consistir en disminución de los recursos naturales no renovables, en el deterioro de la calidad del aire, contaminación del agua y la ocupación y deterioro de la calidad del suelo. Por lo anterior, se realiza un diagnostico de desempeño ambiental actual, que posibilita establecer una evaluación y un registro de los aspectos ambientales de las actividades y definir una gestión para aquellos que fueren juzgados significativos, que deberá ser revisado anualmente o cuando sea necesario. OBJETIVO Establecer los procedimientos y actividades que permitan identificar, evaluar y documentar los aspectos ambientales y los correspondientes impactos resultantes de las actividades realizadas en la cooperativa COOPARMAYO. ALCANCE Este procedimiento esta dirigido a todas las Áreas de la Fábrica. Será revisado y actualizado anualmente; esta frecuencia se podrá modificar en casos especiales tales como, cambios en la legislación ambiental aplicable y/o en modificación de las actividades, productos o servicios comunes que la empresa desarrolle. Los empleados de la fábrica estarán directamente involucrados en dicha revisión, como medio de apoyo en la identificación de los aspectos ambientales y los impactos resultantes en las tareas que desempeñan. RESPONSABILIDAD Este procedimiento debe ser diligenciado y actualizado por el coordinador ambiental y la colaboración de la red de apoyo ambiental. DEFINICIONES Aspecto Ambiental: Elementos de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente. (NTC ISO 14001)

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Calidad del Agua: La calidad del agua se mide mediante índices que expresan numéricamente la carga contaminante y el estado de ciertos parámetros físicos, químicos y / o microbiológicos. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente sea adverso o benéfico, total o parcial, como resultado de las actividades, productos o servicios de una organización. (NTC ISO 14001). Medio Ambiente: Entorno en el que opera una Organización que incluye aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelación (NTC ISO 14001). Residuos: Sustancia o elemento en estado sólido, semisólido o líquido, generado por las actividades y que carecen de valor (al interior de la empresa). PROCEDIMIENTO La gestión de los aspectos ambientales significativos y el impacto resultante estará incorporado en la descripción de las tareas de cada uno de los empleados involucrados en ellos En caso tal que los impactos ambientales involucren de alguna manera a la comunidad vecina de la fábrica, deberá darse por enterada por medio de reuniones públicas, visitas de fábrica, cartas, o según se determine cual sea el medio mas adecuado para tal fin. Identificación de los Aspectos e Impactos Ambiental es Se deben determinar en cada una de las áreas de la fábrica, los procesos unitarios de las actividades realizadas. Determinadas las actividades, se relacionan con los Aspectos Ambientales identificados y sus consecuentes Impactos por medio de la “Matriz de Identificación de Impactos Ambientales” (Anexo 1). Valoración de los Impactos Ambientales Identificados los Impactos Ambientales, se pasa a determinar su significancia registrando la información obtenida en la “Matriz de Evaluación de Impactos Ambientales” (Anexo 2). Registrada la información, se procede a evaluar los Impactos Ambientales determinando su periodicidad, intensidad, permanencia del impacto, cumplimiento de los requisitos legales, afectación a las partes interesadas y percepción por la comunidad.

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Al momento de evaluar los Aspectos Ambientales detectados se deben considerar los aspectos regulados por la ley; cualquier incumplimiento de la Legislación Nacional vigente en materia de Salud Ambiental se considera como Impacto de significancia alta. Los resultados generados por la evaluación, pasan a ser analizados e interpretados, para posteriormente, instituir los Objetivos y Metas Ambientales, que a su vez, generarán los Programas Ambientales. Además, permitirá identificar las necesidades de Entrenamiento para un correcto desempeño ambiental dentro de la fábrica y diseñar los planes para suplir dichas insuficiencias. La metodología aplicada para la evaluación y valoración de la significancia de los impactos ambientales identificados en la cooperativa se registra a continuación: • ITEM 1 Requisito Legal ( RL ) Evidencia el cumplimiento de las obligaciones vigentes legales en materia ambiental. 1. Cumplimiento de norma vigente. 2. Incumplimiento de norma, pero existe plan de acción. 3. Incumplimiento de la norma 4. No esta contemplado • ITEM 2 Grado de afectación en el medio ambiente Evalúa en forma cualitativa el cambio que genera el impacto ambiental producido. A. Periodicidad . ( PR ) Regularidad de la manifestación del efecto 1. Remoto (Más de una vez por año) 2. Improbable (Más de dos veces por año) 3. Posible (Más de cuatro veces por año) 4. Frecuente (Más de una vez por mes) B. Intensidad ( I ) Grado de destrucción, que tan severa es la afectación al medio ambiente. 1. Baja 2. Media 3. Alta 4. Muy alta

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B. Permanencia del Impacto ( PI ) Tiempo que permanece el efecto desde la aparición hasta que la variable retome su condición inicial. 1. Remoto (1 vez a la semana ) 2. Efecto fugaz (de 1 a 2 veces al día ) 3. Efecto temporal (más de 4 veces al día) 4. Altamente persistente (24 horas al día) • ITEM 3 Percepción de la comunidad ( PC ) Considera el punto de vista de la comunidad que esta ubicada en la zona de influencia. 1. No se han recibido quejas de la comunidad 2. No hay quejas y el impacto esta identificado 3. Quejas de la comunidad 4. Acciones graves, demandas, tutelas, etc • ITEM 4 Afectación de las partes interesadas Factores de riesgo de aquellos aspectos ambientales que inciden en la salud de las personas involucradas 1. No existe afectación 2. Leve 3. Mediano 4. Alto Fórmula para determinar Significancia (rango) • Primero, se calcula el ITEM 2, Afectación al Medio Ambiente = (AMA) AMA = 2(PR + I + PI) P : PERIODICIDAD. I : INTENSIDAD. PI : PERMANENCIA DEL IMPACTO. • Segundo, se suma los valores del ITEM 1, ITEM 2, ITEM 3, ITEM 4. VALOR TOTAL = S = (RL+AMA+PC+API)

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AMA : AFECTACION AL MEDIO AMBIENTE. RL : REQUISITO LEGAL. PC : PERCEPCION DE LA COMUNIDAD. API : AFECTACION A LAS PARTES INTERESADAS. • Tercero, se determina el grado de Significancia según el valor total (S)

SIGNIFICANCIA RANGO/VALOR TOTAL

NINGUNA 9 – 15 BAJA 16 – 21 MEDIA 22 – 27 ALTA 28 – 36

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CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA LEGISLACIÓN AMBIENTAL – CELA COOPARMAYO


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CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA LEGISLACIÓN AMBIENTAL - CELA En el ámbito gubernamental existen leyes, decretos, regulaciones, normas y compromisos que se deben adquirir ante la entidad reguladora del desempeño ambiental y de Salud, a los cuales se les debe dar pleno cumplimiento. Es de suma conveniencia e importancia tener conocimiento pleno sobre ellas para asegurar su correcto acatamiento, ya que su desconocimiento puede generarle a la cooperativa inconvenientes, legales y económicos, lo que conduciría a un deterioro significativo en la imagen general de la empresa. OBJETIVO Informar, registrar y mantener control de los requisitos legislativos ambientales y de salud aplicables a las actividades de la cooperativa COOPARMAYO. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los procesos de carácter y requisito legislativo, especialmente los relacionados con la licencias de operación y regulaciones ambientales y de Salud de la Empresa. RESPONSABILIDAD Gerencia: tendrá la responsabilidad de la aplicación de este procedimiento. Coordinador ambiental: gestionará correctamente la legislación y las regulaciones, implicando el correcto seguimiento a sus modificaciones. Revisará y modificará, de ser necesario, el contenido del formato. PROCEDIMIENTO Para el registro, control y seguimiento del cumplimiento de la legislación en materia de Salud Ambiental, se utiliza la herramienta CELA -Control y Evaluación de la Legislación Ambiental- (Anexo 3), la cual permite establecer las obligaciones a cumplir, el periodo de aplicabilidad, el origen de la Ley, Decreto, Resolución, o Acuerdo, y el tema competente. Cuando se derogue, cambie o renueve alguna norma o permiso de carácter ambiental que regule las actividades de fábrica de la cooperativa, se deben informar inmediatamente por vía E- mail o por medio físico, los cambios hechos en el CELA.

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La información que permita establecer cambios en la legislación, será obtenida mediante el régimen legal del Medio Ambiente, LEGIS. Obtener dicha información estará a cargo del coordinador ambiental. Los empleados, tanto internos como externos (Contratistas), que desempeñen tareas cubiertas por licencias y permisos estarán informados sobre los detalles y serán actualizados ante cualquier cambio realizado. REFERENCIAS Como complemento al presente procedimiento, se debe consultar los siguientes documentos: Régimen Legal del Medio Ambiente y de Salud (LEGIS). CORPOAMAZONIA (Corporación para el desarrollo sostenible de la Amazonia) DASALUD (Departamento Administrativo de Salud del Putumayo)

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PROGRAMAS AMBIENTALES COOPARMAYO


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PROGRAMA DE SALUD AMBIENTAL Mejorar el desempeño en Salud Ambiental de la cooperativa COOPARMAYO requiere de la implementación de una serie de programas que estén dirigidos al logro de los objetivos y metas definidos por la política Ambiental de la cooperativa. OBJETIVOS • Asegurar que COOPARMAYO tenga objetivos y metas anuales que reflejen su

política en Salud Ambiental y sus aspectos ambientales al igual que los impactos resultantes.

• Asegurar la implementación de los compromisos voluntarios. • Propender por el cumplimiento de los requisitos legislativos en cuanto a lo

dispuesto por las autoridades ambientales y sanitarias. • Facilitar el registro y control de las iniciativas generadas al interior de la

cooperativa encaminadas a mejorar el desempeño en Salud Ambiental. ALCANCE El desarrollo de los programas en Salud Ambiental involucrará todas las áreas o niveles funcionales de la cooperativa, incluyendo empleados internos, contratistas y demás partes interesadas. RESPONSABILIDAD Gerencia: Debe facilitar todos los recursos, elementos y materiales necesarios para el desarrollo ideal de los programas y el responsable de su implementación. Comité Ambiental: debe participar activamente en la implementación de los programas, su planeación, revisión y desarrollo. Jefes de Área: son los directos responsables de la implementación, desarrollo y cumplimiento de lo establecido en los programas. Personal de fábrica y Contratistas: deben cumplir con lo que les corresponda de acuerdo con el programa a implementar PROCEDIMIENTO Definir y documentar los objetivos ambientales que lleven al correcto diseño de los programas. Estos objetivos deben:

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• Ser aplicados en todos los niveles de la cooperativa, buscando siempre que sean alcanzables.

• Ser resultado de los objetivos específicos de la cooperativa. • Ser revisados anualmente. Implementar y mantener los programas en las áreas pertinentes hasta lograr los objetivos, teniendo en cuenta el tiempo preestablecido para tal fin, estos programas deben en particular: • Aplicarse en todos los niveles de la cooperativa en los cuales sea pertinente. • Basarse en factores específicos tales como los aspectos ambientales

significativos y sus impactos resultantes. • Designar responsabilidades y funciones pertinentes para obtener el logro de

los objetivos y las metas ambientales. • Considerar la optimización del costo – beneficio, basándose en los principios

de la producción más limpia y en la contabilidad ambiental. • Establecer revisiones periódicas. Establecer el seguimiento de los programas a implementar mediante el desarrollo de las siguientes acciones: • Se harán reportes y monitoreos periódicos, dependiendo de sus objetivos. • Los empleados estarán directamente involucrados en el establecimiento de los

programas en Salud Ambiental, mediante las jornadas de capacitación, serán participes directos por medio del desarrollo de buenas practicas en salud ambiental, participarán haciendo recomendaciones y suministrándoles información a la red de apoyo, para la búsqueda de soluciones a las posibles problemáticas

• Se dará reconocimiento a los empleados que contribuyan a programas que

logren mejoras en Salud Ambiental significativas. • Se comunicarán los diferentes programas a todas las partes interesadas que

lo requieran. OTROS PROGRAMAS DE SALUD AMBIENTAL:

� Señalización de áreas procesos y BPF � Uniformes de operarios en color claro y carnetización operarios planta � Programa de educación sanitaria establecido en fábrica para manipulación

de alimentos � Procedimientos sobre manejo y calidad del agua � Procedimientos desinfección limpieza documentados, estandarizados

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� Procedimientos control de plagas. � Procedimiento control Contra Roedores � Establecimiento de procedimiento para manejo y disposición e residuos

sólidos generados en la fábrica de la cooperativa. � Búsqueda de certificación en BPF Y HACCP � Manejo y disposición adecuada de aceites usados en el mantenimiento de

equipos y funcionamiento de calderas.

PROGRAMA DE SEÑALIZACION DE AREAS Todo establecimiento destinado a la fabricación, procesamiento, envase y almacenamiento de alimentos debe implantar y desarrollar un Plan de Saneamiento con objetivos claramente definidos y con los procedimientos requeridos para disminuir los riesgos de contaminación de los alimentos. Este plan debe ser responsabilidad directa de la dirección de la Empresa. En muchas ocasiones la falta de señalización en instalaciones de la fábrica dificulta la identificación de factores de riesgo e imposibilita de identificación de procesos de una manera estructurada. Por el contrario el contar con un programa de señalización de fábrica implementado facilita la identificación de procesos, facilita la comunicación y el desarrollo de actividades, permite mantener informado al personal de fabrica de aspectos indispensables para evitar confusiones y reducir la probabilidad de que ocurran accidentes que interrumpan el normal funcionamiento de la planta. OBJETIVOS Establecer y mantener un programa de señalización en la Fábrica de la cooperativa COOPARMAYO enfocado en la identificación, prevención y corrección de condiciones de riesgo para las personas, los bienes, el proceso y el medio ambiente. ALCANCE Este programa involucra a todas las áreas de la fábrica de la cooperativa en las cuales se realicen procesos. Será revisado y actualizado anualmente. Además, será involucrado en los objetivos a cumplir dentro de la política de Salud Ambiental.

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RESPONSABILIDAD Para que las medidas descritas sean implementadas de una manera ideal es fundamental que cuente con el compromiso y la participación de todos los niveles de la empresa involucrados. Además de: Coordinador Ambiental: es responsable de establecer y mantener el programa de señalización de instalaciones de fábrica. PROCEDIMIENTO 1. Para reforzar el cumplimiento de las prácticas higiénicas, se ha de colocar en

sitios estratégicos avisos alusivos a la obligatoriedad y necesidad de su observancia durante la manipulación de alimentos.

2. Se deben señalizar las rutas de evacuación, sustancias químicas peligrosas,

equipos contra incendio, zonas de riesgo y utilización de equipos deberán estar señalizados e identificados, para evitar confusiones durante el desplazamiento.

3. Se debe realizar la señalización del proceso de fabricación según el flujograma

identificando las áreas de producción. 4. Revisar y señalizar la existencia de las Hojas de Seguridad para

productos químicos. 5. Establecer procedimientos de almacenamiento, manipulación y uso de cada

producto químico.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COOPARMAYO


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL De una manera u otra, todas las personas que trabajan en fábrica comparten la responsabilidad medioambiental y contribuyen al éxito de la gestión ambiental. Sin embargo, el éxito sustentable de dicha gestión, es dependiente de una estructura organizacional ambiental eficaz en todos los niveles de la fábrica. OBJETIVOS Definir una estructura que sea responsable de la implementación y gerenciamiento del Sistema de Gestión Ambiental en COOPARMAYO. Establecer los roles y responsabilidades necesarios para el aseguramiento de una gestión ambiental efectiva. ALCANCE Este procedimiento se aplica a cada uno de los componentes que conforman la estructura organizacional del Sistema de Gestión Ambienta en COOPARMAYO. RESPONSABILIDAD La responsabilidad en la aplicación del presente documento recae en primera instancia sobre el Gerente de la cooperativa, quien estará apoyado por el coordinador ambiental. PROCEDIMIENTO La estructura organizacional definida, en términos generales, debe cumplir a cabo con las siguientes funciones: • Establecer metas y planes de acción según la política ambiental. • Verificar el progreso en el desempeño ambiental y compararlo con los planes

establecidos. • Verificar los resultados y definir acciones preventivas y correctivas. FUNCIONES DEL GERENTE DE FÁBRICA • Tomar decisiones estratégicas en al área Ambiental, incluyendo aplicaciones y

actualizaciones periódicas de los componentes principales de la Gestión

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Ambiental en la cooperativa, de acuerdo a las directrices y requerimientos de la normatividad ambiental y de salud o requerimientos internos de fábrica.

• Garantizar la disponibilidad de los recursos esenciales que requiere la

implementación del Sistema de Gestión Ambiental. FUNCIONES DEL COORDINADOR AMBIENTAL • Dar asistencia al Gerente en todas las áreas de la gestión ambiental,

implementando y manteniéndolo informado de cualquier área de su preocupación;

• Monitorear la implementación y acompañamiento, dentro de la fábrica, de las

políticas y programas ambientales y de Salud aplicables y reportar al Gerente el estado de avance de la gestión.

• Cuando lo justifique la complejidad local y de conformidad con el Gerente,

establecer y dirigir la Gestión Ambiental. • Proporcionar el entrenamiento apropiado sobre los aspectos ambientales a

nivel local, y asegurar en particular que el personal relevante a nivel local esté familiarizado con la legislación ambiental y de salud local y las limitaciones correspondientes y de como sus actividades influencian su cumplimiento.

• Promover la concientización entre todos los empleados del posible impacto

sobre la salud ambiental proveniente de las actividades realizadas en la fábrica y promover conciencia de esfuerzo y perfeccionamiento sobre las condiciones actuales de funcionamiento en búsqueda del mejoramiento continuo.

FUNCIONES DE LA RED DE APOYO AMBIENTAL • Proveer asesoría en los diferentes aspectos ambientales que requiera la

cooperativa, tales como, asistencia técnica, legislación, entre otros. • Brindar apoyo en el manejo de posibles emergencias o incidentes ambientales. • Asesorar en la adecuación e implementación de programas medioambientales

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ENTRENAMIENTO Y COMUNICACION AMBIENTAL COOPARMAYO


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ENTRENAMIENTO AMBIENTAL El entrenamiento es importante para fomentar una conciencia en Salud Ambiental fuerte y un sentido de responsabilidad entre los empleados de COOPARMAYO. Un personal capacitado representa y da un valor agregado a la empresa, facilita el cumplimiento de metas establecidas, permite innovar y mejorar continuamente y en definitiva contribuir al mejoramiento de la calidad del producto y la disminución de factores de riesgo a la salud publica de los consumidores. MARCO LEGAL El decreto 3075 que reglamenta parcialmente la ley 9 del 79 establece en su artículo 14 que: “Todas las personas que han de realizar actividades de manipulación de alimentos deben tener formación en materia de educación sanitaria, especialmente en cuanto a prácticas higiénicas en la manipulación de alimentos. Igualmente deben estar capacitados para llevar a cabo las tareas que se les asignen, con el fin de que sepan adoptar las precauciones necesarias para evitar la contaminación de los alimentos.” “Las empresas deberán tener un plan de capacitación continuo y permanente para el personal manipulador de alimentos desde el momento de su contratación y luego ser reforzado mediante charlas, cursos u otros medios efectivos de actualización. Esta capacitación estará bajo la responsabilidad de la empresa y podrá ser efectuada por ésta, por personas naturales o jurídicas contratadas y por las autoridades sanitarias. Cuando el plan de capacitación se realice a través de personas naturales o jurídicas diferentes a la empresa, estas deberán contar con la autorización de la autoridad sanitaria competente. Para este efecto se tendrán en cuenta el contenido de la capacitación, materiales y ayudas utilizadas, así como la idoneidad del personal docente”. “La autoridad sanitaria en cumplimiento de sus actividades de vigilancia y control, verificará el cumplimiento del plan de capacitación para los manipuladores de alimentos que realiza la empresa”. “Para reforzar el cumplimiento de las prácticas higiénicas, se han de colocar en sitios estratégicos avisos alusivos a la obligatoriedad y necesidad de su observancia durante la manipulación de alimentos.” OBJETIVO Establecer un proceso continuo y sistemático que busque capacitar y desarrollar a los empleados y demás partes interesadas en el ámbito de Salud Ambiental para

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que la cooperativa pueda cumplir con los objetivos propuestos a través de su política y el desarrollo de su Sistema de Gestión Ambiental. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los niveles de la cooperativa: personal interno y demás partes interesadas. RESPONSABILIDAD Gerencia de fábrica: suministrará los recursos necesarios para la Implementación de los programas de entrenamiento. Coordinador ambiental: impulsar y facilitar el proceso de capacitación al personal de la planta. PROCEDIMIENTO Se deben establecer y mantener procedimientos para que los empleados y/o contratistas de la cooperativa, en toda función o nivel pertinente tengan conocimiento sobre: • La importancia de la conformidad con la Política Ambiental y los

procedimientos y procesos realizados en la cooperativa. • El impacto en la Salud Ambiental significativo, actual o potencial, de sus

actividades laborales, y los beneficios del mejoramiento del desempeño del personal.

• Sus funciones o responsabilidades para lograr la conformidad con la política Ambiental.

• Las consecuencias potenciales de apartarse de los procedimientos operativos especificados.

Identificar y priorizar las necesidades de entrenam iento Asegurar que las personas en el desarrollo de algunas actividades comunes que tienen el riesgo potencial de causar impactos a la Salud Ambiental significativos, sean competentes en términos de educación, entrenamiento y/o experiencia adecuados. Establecer objetivos Los objetivos deben definirse de acuerdo a la necesidad y al nivel de entrenamiento que se pretenda alcanzar, en concordancia con los objetivos de la Política Ambiental.

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Implementar el entrenamiento El programa de entrenamiento, debe incluir como mínimo temáticas relacionadas con Sistemas De Gestión Ambiental, Manejo de Riesgos Ambientales, Legislación Sanitaria y Ambiental. Producción Más Limpia. Buenas prácticas de fabricación, manipulación de alimentos, control de roedores, manejo y disposición de basuras, procedimientos de aseo y limpieza. Entre otros Registrar los entrenamientos Deberán ser formales y realizados por una persona capacitada en la temática se llevara un registro de las horas /hombre capacitado.

COMUNICACION AMBIENTAL El Sistema de Gestión Ambiental, facilita la comunicación y el dialogo sobre los problemas Ambientales y de Salud relacionados con el personal interno y externo y con las partes interesadas referentes a educación, regulación, estandarización u otros propósitos para el beneficio de la cooperativa y la comunidad. OBJETIVO Establecer medios de comunicación sistemáticos y continuos con las partes interesadas en los asuntos ambientales y de Salud relacionados con sus actividades y la implementación y desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todos los niveles de la cooperativa: personal interno, personal externo y demás partes interesadas (Comunidad, Autoridades Ambientales y de Salud, clientes, proveedores, contratistas, entre otros que la requieran). RESPONSABILIDAD Gerente de fábrica: tiene como responsabilidad documentar, dar respuesta a los asuntos de salud ambiental que los requieran y gestionar soluciones. Coordinador ambiental: diseñar y proporcionar el contenido de los temas ambientales y de Salud a comunicar, para afianzar el trabajo de equipo y tener retroalimentación constante de los mecanismos y elementos de comunicación que

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se implanten en la cooperativa (Se debe garantizar por lo menos tener mensualmente comunicación interna). PROCEDIMIENTO Comunicación Interna Debe informarse a todos los niveles acerca de su desempeño en Salud Ambiental y de desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental a través de: • Información por medio de carteleras, volantes, folletos y otros documentos

impresos. • Promoción y ejecución de actividades con los trabajadores, con el objetivo de

incrementar los conocimientos sobre la Salud Ambiental. • Campañas y actividades adelantadas por instituciones u organizaciones

encaminadas a la protección de la Salud Ambiental. • Informes y registros de análisis de los productos. • Información acerca de procedimientos adecuados en funcionamiento y

operación de fábrica. La información diseñada para publicar en cartelera se publicará en el área diseñada e implementada para tal fin: cartelera “Espacio Ambiental”. Comunicación Externa Debe informarse el desempeño ambiental y el desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental, hacia las partes interesadas externas a través de: • Informes de implementación de mejoras u otros documentos impresos • Respuestas a preguntas e inquietudes de las partes interesadas. • Correspondencia con la autoridad Ambiental y de Salud. En caso tal de un evento desafortunado o accidente de carácter ambiental debe informarse de inmediato a las autoridades establecidas en la red de apoyo ambiental. Reclamaciones ambientales Al presentarse alguna reclamación de tipo ambiental o de Salud generada por alguna actividad de la cooperativa, sea de carácter interno o externo, debe diligenciarse la ficha correspondiente a este tema (Anexo 4), la cual se encontrará a disposición de las partes interesadas.

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El procedimiento a seguir en estos casos, del cual es responsable el coordinador ambiental, será el siguiente: 1. El coordinador ambiental recibirá la comunicación, por medio de la ficha

correspondiente debidamente diligenciada con el siguiente contenido: • Fecha de recibo de reclamación • Hora de recibo de reclamación • Medio por el cual se recibe la reclamación • Persona(s) natural(es) o jurídica(s) reclamantes. • Dirección y teléfono de la persona o institución reclamante. • Documento de identidad o personería jurídica. • Descripción del origen de la reclamación. • Descripción de los prejuicios ocurridos. • Fuentes de verificación. • Observaciones. • Firma del responsable y del reclamante (si es posible, es decir, si no es vía

telefónica o escrita). 2. El coordinador de Salud y Medio Ambiente realizará la investigación

correspondiente y determinará el plan de acción que corresponda para su posterior análisis. En esta instancia se debe definir si la reclamación requiere estudio de caso, si no lo requiere se continúa con el procedimiento interno:

3. En el menor tiempo posible, el coordinador ambiental deberá implementar las

acciones requeridas para corregir los efectos y solucionar el evento presentado, reportando la solución de la problemática.

4. Ejecutadas las acciones de corrección, se informará al afectado la solución

hecha a su problemática y se incluirá en el registro de reclamaciones ambientales.

5. Los resultados serán analizados, se establecerá si se requiere de información

complementaria o algún tipo de asesoría externa y/o interna, de no requerirla se inicia el procedimiento con las acciones requeridas para corregir los efectos del problema y sus pasos sucesivos.

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MEDICIÓN Y CONTROL OPERACIONAL COOPARMAYO


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MEDICIÓN Y CONTROL OPERACIONAL La medición del desempeño en Sistemas de Gestión Ambiental proporciona la evaluación continua de los progresos logrados. Es por consiguiente esencial asegurar el seguimiento del desempeño en Salud Ambiental desde el interior de la cooperativa. Para que las acciones de inspección, vigilancia y control; además de las exigencias en el cumplimiento de la normativa por parte de las autoridades competentes sea un proceso estructurado y que arroje resultados medibles y cuantificables. Además, controlando y estandarizando las operaciones a través de procedimientos adecuadamente definidos y documentados se refuerza la prevención de potenciales incidentes y se contribuye para mejorar significativamente el desempeño en Salud Ambiental de las actividades de la cooperativa. OBJETIVOS • Establecer procesos y procedimientos definidos para cada actividad y línea de

producción de fábrica, identificando oportunidades de mejoramiento. • Cumplir con todos los requerimientos aplicables, establecidos por la autoridad

en Salud Ambiental. • Llevar un registro de los consumos y salida de productos • Mantener actualizados y verificar el cumplimiento de los procedimientos

documentados. ALCANCE Este procedimiento se aplica a todas las áreas de la cooperativa. RESPONSABILIDAD Coordinador Ambiental: Documentar los manuales de proceso y procedimiento y registrar los indicadores de consumo y salida de producto. Autoridad en Salud Ambiental: Realizar acciones de inspección vigilancia y control operacional de las fábricas de alimentos del departamento con el fin de disminuir los factores de riesgo asociados al expendio de alimentos para consumo humano, en la búsqueda de disminuir los factores de riesgo a la Salud Pública y el Ambiente.

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PROCEDIMIENTO Las acciones que se deben implementar para lograr el seguimiento del desempeño en Salud Ambiental de la cooperativa son las siguientes: Definir y actualizar periódicamente procedimientos: Estas instrucciones deben basarse en los documentos y requerimientos legales pertinentes y especificar claramente las responsabilidades, y técnicas utilizadas. Monitorear continuamente: Dentro de la cooperativa, los parámetros importantes de funcionamiento que pueden influir en el desempeño, la Salud Ambiental, lo establecido en la política ambiental de la empresa y la legislación aplicable. Calibrar y supervisar: Permanentemente todos los equipos garantizando su adecuado funcionamiento y archivar los registros asociados. Evaluar: el cumplimiento de los requisitos legales Identificando las no conformidades de estos en la cooperativa y estableciendo las acciones correctivas y/o preventivas si es necesario. Establecer, implementar y actualizar: por lo menos una vez al año procedimientos de operación, para las actividades que puedan afectar el desempeño en Salud Ambiental de la cooperativa. Los procedimientos pueden fundamentarse en los que ya existen.

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7. CONCLUSIONES El diagnostico situacional de la cooperativa COOPARMAYO, refleja que pese a sus esfuerzos por tratar de fortalecer y consolidar una cultura empresarial, aun sigue siendo esquiva, puesto que sus actividades y tareas emprendidas dentro de los programas de producción, se viene adelantando en una forma aislada sin una metodología y un sistema de gestión adecuado. En el mismo sentido se evidencia que la gestión en los procesos de producción no es la acertada, conllevando esto a incurrir en gastos inoficiosos y no calculados, costos que muy posiblemente podrían ser aprovechados para suplir otras necesidades prioritarias, los cuales afectan considerablemente la parte financiera de esta empresa. De igual manera la cooperativa no cuenta con unas directrices y/o lineamientos que le permitan establecer, documentar, implementar, controlar, mantener y mejorar acciones con desempeño excelente, tendientes a fortalecer y consolidar tal cultura empresarial basada en la producción, transformación y obtención de productos finales con cualidades ecológicas. Con el diseño de los lineamientos del Sistema de Gestión Ambiental SGA para la cooperativa COOPARMAYO, la empresa podrá establecer y formular sus políticas o líneas de acción que las conduzcan hacia actitudes y procesos productivos compatibles con el medio ambiente. Entre tanto su implementación, propiciará que comiencen a reformular sus formas de gestión enfocándose hacia la economía de recursos y la minimización de daños ambientales, no sólo, porque muy posiblemente desearán el bien del medio ambiente, sino en especial desearán mantener su sustentabilidad, competitividad, sobrevivencia y lucro.

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8. RECOMENDACIONES Implementar los lineamientos diseñados en este estudio, por cuanto uno de los factores más determinantes, es poder establecer una compatibilidad ambiental de actividades empresariales y de sus productos o servicios a través de la puesta en marcha de un sistema de gestión ambiental. Aplicar estos sistemas de gestión, para dar la posibilidad a que los dispositivos legales enfocados hacia el medio ambiente sean portadores de derechos y deberes de cualquier empresa desarrollada en este sector, y muy consecuentemente también de los empresarios o gerentes de éstas, como personas físicas responsables por la gestión empresarial que afecta el medio ambiente. De igual manera la utilización normativa de la ISO 14001, permite que se generen redes con actuaciones locales, nacionales e incluso internacionales con gran fortalecimiento ambiental, las cuales vienen desarrollándose con mucha anterioridad y continuarán desempeñando una labor importante en la vigilancia sobre la calidad ambiental y las acciones nocivas al medio ambiente.

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BIBLIOGRAFIA ARI JUCHERS, Peno. Gestión y Auditoria Ambiental. MANUAL DE EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIETALES DE COLOMBIA, MEIACOL 9005 1ed. Diciembre 1997, 82 p. BOADA ORTIZ, Alejandro, I.A. MBA. M.Sc. Gestión y Política Ambiental Empresarial. Facultad de Administración de Empresas. Universidad Externado de Colombia. 114 p. CENTRO DE ESTUDIOS INGENIERIA AMBIENTAL, (2005). (CD-ROM) Memorias. Universidad Francisco de Paula Santander. DE CICCO, Francesco. La ISO 9000 y otras exigencias de la mayor potencia del mundo. Revista de Administración de Empresas, São Paulo, v. 34. No 2, Marzo/Abril. 1994, 36 p. IHOBE – ISO 14001, Manual. (On line) Como implantar un sistema de gestión medioambiental. © IHOBE S.A. C/ Ibañez de Bilbao 28-8ª planta, 48009 BILBAO. E-MAIL: [email protected] WEB: http://www.ihobe.net/ INSTITUTO AMBIENTAL DEL PARANA. Balances ambientales, coord. Por Peno Ari Juchers. Curitiba: IAP-GTZ, 1994. P. irreg. (Colección de textos traducidos). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Normas técnicas colombianas NTC ISO 14001. Bogotá: Icontec. 2004. 52 p. INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. Auditoría ambiental e investigaciones ambientales relacionadas. Documento para discusión del ISO-TC-207 (S.I.), 1994. LOESENER, OTTO y PARKANY, MICHAEL. ISO 9000 Auditorías de la Calidad en la Pequeña y Mediana Empresa, 1ra edición, Organización de los Estados

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Americanos OEA y Cooperación Alemana para el Desarrollo GTZ, Guatemala, 1999. URREGO O, Erika Lucia, (2001). Guía teórica y práctica para el diseño de en un sistema de gestión ambiental. Universidad Externado de Colombia. WALSH, Juan Rodrigo, (2001). Documento de base para sectores interesados. Las normas ISO 14001 y el proceso de su revisión.

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ANEXO 2. MATRIZ DE VALORACION DE ASPECTOS E IMPACT OS AMBIENTALES

MATRIZ DE VALORACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENT ALES

ÁREA: PRODUCCION,CALDERAS, AREAS COMUNES, OFICINAS VALORACIÓN

ÍTEM 1 ÍTEM 2 ÍTEM 3 ÍTEM 4 ACTIVIDAD ASPECTO

AMBIENTAL A EVALUAR

IMPACTO AMBIENTAL

RL PR I PI PC API

VALOR TOTAL SIGNIFICANCIA

Emisión de gases Alteración calidad

del aire

Consumo de agua disminución recurso natural FUNCIONAMIENTO

CALDERAS

Consumo de combustible

disminución recurso natural

Consumo de agua disminución recurso natural

MANTENIMIENTO DE CALDERAS, MOTORES

Generación residuo peligroso/ Aceite usado

Ocupación / Alteración calidad

del suelo

Vertimiento agua de aseo

Alteración calidad del agua

Consumo de energía eléctrica

disminución recurso natural ENFRIAMIENTO

Consumo de agua disminución recurso natural



generación de residuos sólidos Orgánicos


del suelo PICADO

Consumo de agua Disminución de recurso natural



LAVADO




generación de residuos sólidos Orgánicos


del suelo TROCEADO


PREPARACIÓN LIQUIDO GOBIERNO

Vertimiento de productos químicos





Disminución de recurso natural ENVASADO


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PESAJE Consumo de energía eléctrica

Disminución de recurso natural



CIERRE DE ENVASES

Emisión de Ruido Alteración calidad del aire



ESTERILIZACIÓN AUTOCLAVE

consumo de agua Disminución de recurso natural

CODIFICACIÓN



ETIQUETADO



EMBALAJE Y ROTULADO



Vertimiento de productos químicos




LAVADO INSTALACIONES



Vertimiento de agua de aseo


ASEO DIARIO INSTALACIONES

generación de residuos sólidos Orgánicos/

inorgánicos


del suelo



generación de residuos sólidos Orgánicos/

inorgánicos


del suelo


ÁREAS COMUNES



Emisión de Olores ofensivos

Alteración calidad del Aire

Emisión de gases Alteración calidad

del Aire

generación de residuos sólidos orgánicos


del suelo

Vertimiento de agua de aseo


COMPOSTAJE

Emisión de ruido Alteración calidad del Aire

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ANEXO 3. Control y Evaluación de la Legislación Am biental - CELA

CELA - Control y Evaluación de la

Legislación Ambiental COOPARMAYO

Ultima Fecha de Actualización (cualquier ítem): EVALUACIÓN EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLAC IÓN Y OTROS

REQUISITOS

ULTIMA EVALUACIÓN EN CUANTO A CUMPLIMIENTO:

PENÚLTIMA EVALUACIÓN EN CUANTO A CUMPLIM: ORIGEN DOCUMENTO TEMA APLICABILIDAD REQUISITOS ASUN TO /OBLIGACIÓN SECTOR

LISTA VERIFICACIÓN OBSERVACIONES

ACCIONES PROPUESTAS FECHA REALIZACIÓN RESPONSABLE

Presidencia de la

República

Decreto 605 del 96

Residuos Sólidos

Disposición final residuos sólidos

Requisitos que la empresa contratista

debe cumplir

Por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994 en relación con la prestación del servicio público

domiciliario de aseo.

Generación y disposición

residuos sólidos

Implementación: PROGRAMA DE MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS

COORDINADOR

AMBIENTAL APOYO TÉCNICO

C o n g r e s o d e l a R e p ú b l i c a Ley 430/98 Residuos

Peligrosos Disposición final

residuos peligrosos

Disposición adecuada de los

residuos peligrosos “

P o r l a c u a l s e d i c t a n n o r m a s p r o h i b i t i v a s e n m a t e r i a

a m b i e n t a l , r e f e r e n t e s a l o s d e s e c h o s p e l i g r o s o s y s e d i c t a n

o t r a s d i s p o s i c io n e s

”

.

Talleres

Implementación: PROGRAMA DE MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS

PELIGROSOS

COORDINADOR


Ministerio de Transporte

DECRETO 1609/2002

Residuos Sólidos

Peligrosos

Transporte de residuos especiales para disposición final

"Por el cual se reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de

mercancías peligrosas por carretera".

Generación y disposición

residuos sólidos

Implementación: PROCEDIMIENTO DE

MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS PELIGROSOS

COORDINADOR


Minambiente

DECRETO NUMERO 4741 DE 2005 30- dic-

05

residuos sólidos

peligrosos

prevenir generación de residuos peligrosos también regular el

manejo de desechos o residuos generados

como regular el manejo de los residuos o

desechos generados, con el fin de proteger la

salud humana y el ambiente.

generación y disposición de

residuos peligrosos

"Por el cual se reglamenta parcialmanete.la prevención y manejo de los residuos o desechos

peligrosos generados en el marco de la GESTIÓN integral"

Implementación: PROCEDIMIENTO DE

MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS PELIGROSOS

COORDINADOR


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ANEXO 4. FICHA DE RECLAMACIONES

FICHA DE RECLAMACIONES SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

1. Fecha de recibo de reclamación: 2. Hora de recibo de reclamación: 3. Medio por el cual se recibe la reclamación: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4. Persona(s) natural(es) o jurídica(s) reclamantes: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Dirección y teléfono de la persona o institución reclamante: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. Documento de identidad o personería jurídica:___________________________ 7. Descripción del origen de la reclamación: ____________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. Descripción de los prejuicios ocurridos: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. Fuentes de verificación: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10.observaciones:_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

11. Firmas: _________________ __________________

Responsable Reclamante

DIA

MES

AÑO

HORA

A.M.

P.M.

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