SISTEMA DE ABASTECIMIENTO Alberto Aponte Lctor

Plan Operativo VISIN FUNCIONAL DE LA GESTIN PBLICAPlan EstratgicoPlan OperativoPACROFMOFMPCostosPresupuestos y EstadosFinancierosSistemas Administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOSConjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que regulan la utilizacin y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administracin pblica. Son sistemas de gestin que actan como normas de calidad.

PRINCIPALES SISTEMAS ADMINISTRATIVOSSISTEMAS ADMINISTRATIVOSSISTEMANACIONAL DEPRESUPUESTOSISTEMANACIONAL DETESORERIASISTEMANACIONAL DEABASTECIMIENTOSISTEMANACIONAL DECONTABILIDADSISTEMANACIONAL DEINVERSIN PBLICASISTEMANACIONAL DEPLANIFICACINLEY GENERAL DEL SISTEMA NACIONAL DEPRESUPUESTO LEY N 28411LEY GENERAL DEL SISTEMANACIONAL DETESORERIALEY N 28693LEY GENERAL DEL SISTEMANACIONAL DEABASTECIMIENTOD.LEY N 22056LEY GENERAL DEL SISTEMANACIONAL DECONTABILIDADLEY N 28708LEY DEL SISTEMANACIONAL DEINVERSIN PBLICA LEY N 27293LEY DEL SISTEMANACIONAL DEPLANEAMIENTOESTRATGICOD. LEG. N 1088SISTEMA NACIONAL DE CONTROLLEY N 27785CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICADIRECCIN NACIONAL DEPRESUPUESTO PBLICODIRECCIN NACIONAL DETESORERADIRECCIN NACIONAL DEABASTECIMIENTODIRECCINNACIONAL DECONTABILIDADDIRECCINNACIONAL DEINVERSIN PBLICACENTRO NACIONAL DE PLANEAMIENTOESTRATEGICO

D.Ley. 22056(01.01.1978)Procesos Tcnicos:- Catalogacin.- Registro de Proveedores.- Programacin. Distribucin. Registro y Control. Mantenimiento.- Recuperacin de bienes.- Disposicin final.Sist. de AbastecimientoAsegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los bienes y servicios no personales en la Administracin Pblica, a travs de los procesos tcnicosCREACIN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

RGANOS DE EJECUCIN DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOOficinas de Abastecimientos de los Ministerios.Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro.Organismos Pblicos DescentralizadosConcejos Municipales.

Criterios, reglas y condiciones previamente establecida, orientados al racional empleo y combinacin de bienes y servicios (eficiencia) as como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. PROCESOS TCNICOS DEL ABASTECIMIENTO

LA CATALOGACINPoseer informacin simple, completa, homognea y ordenada referida a los bienes y servicios materia de abastecimiento, para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos tcnicos.Directiva N 01-80-INAP/DNAResolucin Jefatural N 015-80-INAP/DNA

REGISTRO DE PROVEEDORESPoseer informacin sobre los proveedores de las entidades pblicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios.10.4 Normas Generales del Sistema de AbastecimientoSA.02 Integridad de Administracin del AbastecimientoActualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del Estado)

LA PROGRAMACINPreveer en forma racional y sistemtica la satisfaccin de las necesidades de bienes y servicios no personales para el cumplimiento de las metas asignadas a sus dependencias.Directiva N 055-89-INAP/DNAResolucin Jefatural N 001-89-INAP/DNA

LA ADQUISICINEsencia del Sistema de Abastecimiento y de las contrataciones del Estado, a travs del cual las entidades publicas se relacionan con los proveedores con el fin de concertar comercialmente de la forma mas conveniente y oportuna la contratacin de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras.Reglamento nico de Adquisiciones 10.4 Normas Generales del Sistema de Abastecimiento

SA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

PROCESOS DE SELECCINCompras s/procesosAdjudicacin de Menor CuantaAdjudicacin DirectaConcurso PublicoLicitacin PublicaMODALIDADESCompras CorporativasSubasta InversaConvenio Marco LA ADQUISICIN

REGISTRO Y CONTROL Aplicacin de mtodos estadsticos para compilar, procesar, analizar, interpretar y aprovechar la informacin generada en el desarrollo de procesos tcnicos, es funcin complementaria de la unidades orgnicas responsable de abastecimiento.Directiva N 003-80-INAP/DNAResolucin Jefatural N 059-80-INAP/DNA

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN (I)Esta referido a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia, como va para trasladarlos fsicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.Resolucin Jefatural N 335-80-INAP/DNA

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN (II)El almacn es un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuados; destinada a la custodia y conservacin de los bienes que van a emplearse para la produccin de bienes y servicios o de bienes econmicos.

Stock de seguridad del disponible para consumoResolucin Jefatural N 335-80-INAP/DNA

MANTENIMIENTOEs el eficiente estado de conservacin de los bienes de la Entidad, a travs de los servicios preventivo y correctivo requeridos.10.4 Normas Generales del Sistema de AbastecimientoSA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

RECUPERACIN DE BIENESEs una actividad tcnica administrativa y jurdica orientada ha recuperar el dominio o disposicin sobre los bienes.10.4 Normas Generales del Sistema de AbastecimientoSA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

DISPOSICIN FINALEsta relacionado con la situacin tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja.10.4 Normas Generales del Sistema de AbastecimientoSA.02 Integridad de Administracin del Abastecimiento

FUNCIONES DEL RGANO DE ABASTECIMIENTOActividades de ProgramacinEjecucin de procesos de seleccinAdministracin de contratosControl de AlmacenesRegistro y control de bienes patrimonialesSeguridad integralServicios Generales

Actividades de ProgramacinEjecucin de procesos de seleccinAdministracin de contratosRegistro y Control de AlmacenesRegistro y control de bienes patrimonialesSeguridad integralServicios Generales

FUNCIONES DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

ORGANIZACIN DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

REA DE PROGRAMACINImplicancias Funcin- Dependencias involucradasFunciones GeneralesProyeccin PAC seguimiento y modificacionesEvaluacin de Requerimientosgeneracin de expedientesSeguimiento de la Ejecucin de Calendarios de CompromisosElaboracin del POA En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisin, identificacin de procesos yconsolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad dePresupuesto y Unidad de Programacin.Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria,a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a lasevaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobacin del Expediente de Contratacin.Se realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de programas informticos, en los cuales se registra el avance de la ejecucin del calendario.En base a las actividades identificadas en coordinacincon la Administracin y el rgano de Abastecimiento;y en coordinacin con la Unidad de Programacin.

Normas relacionadasDirectiva PAC OSCELey de presupuesto para el Ao FiscalLey de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario para el Ao Fiscal.Instructivo para la formulacin de Actividades para el Ao Fiscal

PROGRAMACIN PROBLEMTICARetraso en la elaboracin del PAC.Continuas inclusiones y exclusiones modificaciones al PAC. Las oficinas usuarias no cumplen con los plazos para presentar sus cuadros de Necesidades. Los TDR/EETT no se elaboran adecuadamente.PROBLEMACAUSAPROPUESTA DE SOLUCINLos usuarios deben tener un especialista responsable para elaboracin de los TDR /EETTCapacitacin a los usuarios. Falta de previsin por parte de las oficinas usuarias e improvisacin de sus necesidades.Equipo que coordine con los usuarios en la programacin de necesidades y el requerimiento.La presentacin de los requerimientos por parte de las oficinas usuarios no se ajustan a los plazos determinados.Las especificaciones tcnicas no son preparadas de acuerdo a la necesidad real.

PROGRAMACIN PROBLEMTICAPROBLEMACAUSADemora en la programacin de metas. Reprogramaciones y modificaciones en la elaboracin del Plan Operativo de la Unidad de Abastecimiento. Las reas usuarias no cumplen con los plazos establecidos. Desfinanciamiento de los servicios bsicos para la Sede Central.Que cada rea usuaria designe responsables para la aprobacin de los formatos y elaboracin de metas.

Oficina de Presupuesto o Planificacin a travs de sus Unidades correspondientes debe cumplir con priorizar dentro del Marco Presupuestal los servicios bsicos para la Entidad as como para la adquisicin de insumos y materiales en general

PROPUESTA DE SOLUCIN

REA DE PROCESOS DE SELECCINImplicancias de la funcin Dependencias involucradasFuncin GeneralAsistencia a Comits Especiales. enprocesos de AdjudicacinDirecta, Concurso y Licitacin Pblica.Tambin exoneracionesNorma relacionadaProyeccin de ContratosLa funcin implica la preparacin del proyecto de Resoluciones de designacin de Comits Especiales.La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial, cuadros de evaluacin, cartas de Buena pro, informes del Comit Especial y dems documentos relacionados al proceso de seleccin.Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el rea de Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores.Ley de contrataciones del Estado y su ReglamentoLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoCoordinacin con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de seleccin para la presentacin oportuna de los documentos necesarios para la suscripcin del contratoLas Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores ganadores de la Buena pro.

PROCESOS DE SELECCIN PROBLEMTICAIncumplimiento de los plazos para presentar requerimientos, no permite convocar el proceso en el plazo previsto, permitiendo retraso en su ejecucin. Falta de previsin de impugnaciones o declaratoria de desierto.

Presiones a los Comits Especiales, lo cual no les permite cumplir su funcin; no se tiene margen de tiempo prudencial para evaluar y calificar propuestas.

El ingreso de similares requerimientos en distintos perodos, trae como consecuencia la convocatoria de varios procesos de seleccin, incluso del mismo tipo, por las mismas fechas, lo cual genera carga de trabajo.Falta de planificacin de las dependencias usuarias de la programacin de sus necesidades

Usuarios sealan que su presin se debe a la prdida del calendario de compromisos.

Desconocimiento y falta de planificacin de las necesidades por parte de los usuarios

PROBLEMACAUSAPROPUESTA DE SOLUCIONAdecuada planificacin de las necesidades por parte de las dependencias usuarias.

Coordinacin efectiva entre los usuarios y la Unidad de Programacin para los calendarios de compromisos. Capacitacin, poniendo nfasis a la autonoma de los Comits Especiales.

Disciplinar a las Oficinas usuarias

PROCESO DE SELECCIN PROBLEMTICALa formulacin de caractersticas tcnicas incompletos, imprecisos, ambiguos, genera retrasos en la elaboracin de Bases, cuando al analizar el expediente se tiene que solicitar precisiones para proceder con la convocatoria del proceso.

Exceso de tiempo en la formalizacin de Resoluciones de inclusin de procesos en el PAC, aprobacin de expedientes y designacin de Comits Especiales, generando retraso en la convocatoria.

Expedientes que ingresan al rea con el tiempo lmite al vencimiento del valor referencial, que no permite analizar adecuadamente el contenido de los requerimientos.Falta de conocimiento tcnico por parte del equipo que trabaja o formula las caractersticas tcnicas.

Carga de trabajo excesiva en las Oficinas por donde fluye la documentacin (OAJ y reas involucradas).

Demora en la expedicin de la disponibilidad presupuestal.

PROBLEMASCAUSASLas personas elegidas por las oficinas usuarias deben ser los ms competentes o en su defecto el representante administrativo evale las caractersticas tcnicas, antes de ser enviada a la Administracin.

Priorizar estos asuntos en Asesora Jurdica y reas involucradas y/o mayor anticipacin y previsin por parte de los usuarios.

Coordinacin mas efectiva entre usuarios y las Unidades de Presupuesto y ProgramacinPROPUESTA DE SOLUCION

REA DE ADQUISICIONESDeterminacin de Valore ReferencialAsistencia a Comits Especiales enProcesos de Menor CuantaEmisin de Ord. Compra y ServicioEjecucin Contractual yAdministracin de ContratosCompras Directas y Adquisiciones por Caja Chica Implicancias de la funcin Dependencias involucradasFunciones GeneralesImplica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin Del Expediente de contratacin.Interrelacin: OFICINAS USUARIASApoyo a los Comits Especiales en elaboracin de bases, registro en el SEACE, elaboracin de actas y cuadros de evaluacin. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, rea de Programacin y PresupuestoEmite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos.Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de FiscalizacinAdendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales, contratacin complementariaAdministracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza.Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y Of. de Economa y Finanzas Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica.Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.Norma relacionadaLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoLey de Contrataciones del Estado y su ReglamentoDirectiva de Tesorera Manual de Pago a Proveedores

ADQUISICIONES PROBLEMTICACaractersticas tcnicas mal formuladas por usuarios.

Requerimientos urgentes (para el mismo da).

Actualizaciones repetitivas del valor referencial (duplicidad de trabajo).

Demora en el procesamiento de la informacin.Desconocimiento de la necesidad.

Falta de planificacin.

Caractersticas tcnicas mal formuladas.

Falta de programas informticos. Equipos de cmputo obsoletos.PROBLEMACAUSASeminarios o talleres de capacitacin.

Mejorar la programacin de necesidades

Mayor conocimiento e informacin del requerimiento.

Adquisicin de equipos de cmputo nuevos o evaluar repotenciacin.PROPUESTA DE SOLUCION

Prdida de calendario por demora en la ejecucin de contratos.

Falta de liquidez en la caja chica.

Retraso en el trmite de algunas rdenes de compra y servicio.Las oficinas no cuentan con la informacin o si la tienen ha sufrido variaciones.

Excesivos requerimientos bajo dicha modalidad.

Falta de una efectiva coordinacin entre las oficinas usuarias y Programacin..

PROBLEMACAUSANo comprometer un contrato sin que no se haya previsto el acto de inicio de la ejecucion.

Mejor programacin en sus requerimientos permitir una atencin oportuna sin generar una cartera pesada.

Reunin y coordinacin constante con Programacin para solucionar aspectos operativos.PROPUESTA DE SOLUCIONADQUISICIONES PROBLEMTICA

REA DE ALMACNImplicancias de la funcin Dependencias involucradasFuncin GeneralRecepcin, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales rea de Programacin rea de Adquisicionesrea de Control PatrimonialOficinas Usuarias

Norma relacionada Sistema de Abastecimiento Decreto Ley N 22056 INAP /DNA -Normas Generales de AbastecimientosDespacho y Distribucin Oficinas Usuarias

Resolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. AlmacenesResolucin de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico.Emisin de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Krdex, Oficinas UsuariasResolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. AlmacenesNormas de Control Interno en el Sector Pblico.Informacin Contable Oficina de Administracin Financiera rea de ContabilidadResolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

ALMACN PROBLEMTICAImplementacin de Medidas de Seguridad, para los Almacenes Perifricos e internos.Falta de Infraestructura, para un adecuado ambiente en el almacenamiento de los bienes.Inadecuado manejo del procedimiento de almacenaje.Custodias y Material de poco movimiento.Stock mnimo y su reposicin.

Falta de presupuesto y un adecuado tratamiento a los requerimientos y/o solicitud de implementacin de las medidas de seguridad requeridas. Lugares inadecuados para la asignacin de almacenes temporales ( cocheras ).

No se cuenta con cursos de capacitacin adecuados para el responsable de Almacn.

Materiales de Gestiones de aos anteriores . Falta de una adecuada programacin para la determinacin del Stock mnimo y su reposicin pertinente.

PROBLEMACAUSA1.Priorizar por parte de programacin y presupuesto el desembolso de la partida presupuestal correspondiente.

2.Coordinacin con Servicios Generales/ Infraestructura, para la solucin correspondiente.

3.Programacin de Cursos de capacitacin permanentes.

4.Oportuna gestin de Bajas.

5.Coordinacin con el rea de Programacin, para la determinacin correspondiente a las necesidades de atencin del almacn.

PROPUESTA DE SOLUCION

REA DE CONTROL PATRIMONIALImplicancias de la Funcin- Dependencias involucradasFunciones GeneralesADMINISTRACIN Y DISPOSICIN DE BIENES DE LA ENTIDAD

INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES SEGUROSAdministra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecucinde altas y bajas y su disposicin finalRegistro y control de bienes, conciliacin contable en coordinacin con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Plizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehculosNormas relacionadasDecreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA- Rgto. dela Ley de 29151- Ley GeneralDel Sistema Nacional de Bienes Estatales.Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el InventarioNacional de Bienes Mueblesdel Estado.Resolucin N 320-2006-CG-Normas de control interno.

PATRIMONIO PROBLEMTICAActivos fijos son entregados a los usuarios sin el documento fuente, lo que origina que se desconozca el origen de procedencia del bien.

Contratacin de personal con falta de conocimiento de la normativa aplicable y sin experiencia en el componente funcional de control patrimonial.

Existencia de bienes muebles e inmuebles sin el saneamiento debido.Almacn entrega los bienes sin la PECOSA correspondiente, siendo el nico documento sustentario para la salida del bien.

Deficiencia en los perfiles para la contratacin del personal.

Desconocimiento de la normativa.

PROBLEMACAUSA Las entregas de los bienes a las reas usuarias deben estar acreditadas con la PECOSA respectiva.

Mejorar los perfiles y trminos de referencia para la contratacin del personal.

Capacitacin permanente para el personal del rea.PROPUESTA DE SOLUCION

Que se comprar? Cundo se comprar? Donde se comprar?Definir e identificar periodicidad de la compra.Tiempos de respuesta de proveedores.Discriminar las compras que necesitan una atencin particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atencin a la compra que involucre ms dinero.PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS PBLICAS

*PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS PBLICASEQUIPO DE PROGRAMACION Y CONTRATACION Que se comprar? Cundo se comprar? Definir e identificar periodicidad de la compra.Tiempos de respuesta de proveedores.Discriminar las compras que necesitan una atencin particular, de aquellas que calificamos de rutinarias. Mayor atencin a la compra que involucre ms dinero.

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