¿Qué es?• Microsoft Access es un programa del sistema

operativo.• Es un programa en el que se puede realizar

bases de datos.• Es un componente de la suite Microsoft Office,

aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas.

¿Para qué sirve?

• Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos

Archivos de bases de datos Access

Dentro del archivo, puede utilizar:• Tablas para almacenar los datos.   • Consultas para buscar y recuperar

únicamente los datos que necesita. • Formularios para ver, agregar y actualizar los

datos de las tablas.    • Informes para analizar o imprimir los datos

con un diseño específico. • Páginas de acceso a datos para ver, actualizar

o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.

Elementos de Access• a) Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona,

cosa o evento ordenadas, como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman cuadros.

• b) Consultas: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.

• c) Formularios: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, etc.

• Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda de información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario.

• d) Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así poder tener estas bases de datos en una pagina.

• Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios.

• e) Macros: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.

• f) Módulos: Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas que las de los macros.

• g) Controles: Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario.

Elementos de Access• Tablas y relaciones• Para almacenar los datos, cree una

tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Consultas

• Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Formularios• Para ver, escribir y cambiar datos

de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios.

Informes• Para analizar los datos o

presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Ventanas de access

Partes de la ventana de Access

• Barra de títuloContiene es nombre del programa.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Partes de la ventana de Access

• Barra de menúsContiene las operaciones Access

agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en insertar veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access.

Partes de la ventana de Access

• Barra de herramientasContiene íconos para ejecutar de

forma inmediata algunas de las operaciones más habituales como guardar, copiar, pegar, etc.

Partes de la ventana de Access

• Barra de tareas de WindowsContiene el botón inicio, iconos para

arrancar algunos programas, como el Internet Explorer, etc.