Access Formularios Tablas y Consultas

5/10/2018 Access Formularios Tablas y Consultas - slidepdf.com

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Access Formularios tablas y consultas

Lecciones

1. Formularios de varias tablas

2. Formulario de tres tablas relacionadas3. Introducir datos en el formulario

4. Consultas de varias tablas y de totales

5. Access. Modificar consultas

6. Consultas de agrupación y de totales

7. Crear consultas basadas en consultas

8. Informes en Access

9. Vista preliminar en Access

10.Access. Secciones en los informes

1. Formularios de varias tablas

Objetivos del capítulo 1, 2 y 3

• Operar con formularios de varias tablas.

• Introducir cuadros de lista desplegables.

• Los subformularios.

En capítulos anteriores hemos aprendido a crear formularios; en este capítulo crearás

formularios avanzados que nos permitirán gestionar información de varias tablasrelacionadas.

También aprenderás a incorporar nuevos controles en tu formulario, e incluso, a

introducir un subformulario.

Formularios de varias tablas

Ya hemos visto en capítulos anteriores un par de ejemplos de formularios de varias

tablas. Sin embargo, queremos dedicar un capítulo independiente a este tema, ya que

hay algunos aspectos que no hemos visto y que son muy importantes a la hora de crear

formularios. Entre éstos destacan:

ð Cómo lograr que el profesor se pueda seleccionar de una lista y no haga falta conocer

su código para asignarlo a un curso.

ð Cómo lograr que no aparezca un código sino un nombre para identificar al profesor.

ð Cómo crear un formulario con tablas que están relacionadas de muchos a muchos

(bueno, ya sabemos que para este tipo de relación, se crean tres tablas, una de ellas de

enlace, como hicimos en las tablas Alumnos, AlumnosPorCurso y Cursos).

1

http://www.mailxmail.com/opt/cursoCompletoVisor.cfm?idCurso=30812&b=false#leccion1






















En la figura 8.1 vemos un ejemplo del formulario de varias tablas que vamos a crear en

este capítulo. Como puedes ver, este formulario contiene los datos de un curso,

incluidos sus alumnos y el nombre de su profesor.

Figura 8.1. Formulario que vamos a crear

Crear este formulario va a implicar que debemos aplicar casi todo lo visto sobre

formularios hasta ahora, y ver algunos aspectos nuevos. Observa de nuevo el formulario

y ten en cuenta lo siguiente:

ð El formulario contiene datos de las cuatro tablas de nuestra base de datos de ejemplo,

incluida también la tabla AlumnosPorCurso, la cual utilizamos como tabla intermedia

entre los cursos y los alumnos.

ð En la parte superior, aparecen los datos completos del curso.

ð En la parte inferior, aparecen los datos de los alumnos asignados al curso.

ð Dentro de los datos del curso, el profesor aparece con nombre y apellidos, y no sólo

con su código de identificación.

Pues bien, en los siguientes apartados veremos cómo crear un formulario de estas

características.

Formulario principal y subformulario

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Al crear un formulario de varias tablas, éste suele estar formado por varios formularios

unidos en uno solo. En estos casos, se habla de formulario principal y subformulario (o

subformularios):

ð El formulario principal es el formulario que muestra los datos de la tabla más

importante para dicho formulario. Por ejemplo, el formulario de la figura 8.1 es unformulario pensado para mostrar e introducir datos sobre cursos. Por tanto, el

formulario principal es un formulario basado en la tabla Cursos.

ð El subformulario (o subformularios, ya que pueden ser varios) contiene los datos del

resto de tablas relacionadas. Por ejemplo, en la figura 8.1, el subformulario muestra

información sobre los alumnos que asisten a un curso.

Nota

Lo dicho aquí no es siempre exacto, ya que el formulario principal puede estar basado

en una consulta y no en una tabla. El objetivo es que entiendas que en un formulario siempre hay una tabla que actúa como tabla principal.

Alternativas al formulario de varias tablas

Es posible que ahora te estés planteando la necesidad o no de usar formularios de varias

tablas. Si, al fin y al cabo, ya hemos creado formularios con más de una tabla con el

Asistente para formularios, ¿para qué vamos a continuar con este tema tan complejo?

Si es tu caso, intenta ahora introducir los datos de un curso con sus alumnos respectivos.

Para hacerlo, tendrías que seguir estos pasos:

1. Utilizar un formulario de cursos para introducir los datos del curso. El formulario de

ejemplo Formulario para cursos que creamos podría servir, aunque con ciertos

cambios.

2. Eso sí, al introducir el profesor tendrías que conocer su código, ya que el campo que

aparece en la tabla Cursos para identificar al profesor es su código.

3. Después, una vez definido el curso, tendrías que apuntar el código del curso en un

papel (por ejemplo, para el curso de Access, el código es el 2).

4. Para introducir los alumnos, habría que usar un formulario de alumnos, como

Formulario para alumnos que modificamos en el capítulo 6 y que tiene la apariencia de

la figura 8.2.

5. Finalmente, habría que utilizar un formulario de la tabla AlumnosPorCurso para

incluir el código del curso y el código de cada alumno de dicho curso. Esta tarea que

parece tan sencilla podría llevarte mucho tiempo, ya que tendrías que ir abriendo y

cerrando la tabla de alumnos para conocer el código de cada uno de ellos.

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Figura 8.2. Ejemplo de formulario ya muy trabajado

No es mala idea que intentes ahora introducir los datos de un curso como el mostrado en

la figura 8.1 para que compruebes exactamente el problema que surge al no utilizar un

formulario de varias tablas como el que vamos a crear en este capítulo.

Pasos para crear un formulario de varias tablas

A la hora de crear un formulario de varias tablas, no hay una única forma de hacerlo.Para simplificar, hay tres maneras principales de llevar a cabo esta tarea:

1. Utilizar el Asistente para formularios para introducir todos los datos necesarios en el

formulario y, una vez creado el formulario, utilizar las técnicas de modificación de

formularios que conocemos para darle su apariencia final.

2. Crear el formulario principal por un lado y el subformulario por otro y unirlos

posteriormente.

3. Utilizar una consulta como base para el formulario. Esto veremos cómo hacerlo enotro capítulo, cuando sepamos crear y usar las consultas de totales y de agrupación.

La elección del método que se va a seguir depende de cada caso. Como norma, nuestro

consejo es el siguiente:

ð Usa el Asistente para formularios siempre que sea posible, ya que es más fácil

modificar un formulario ya creado que tener que crear dos formularios y unirlos luego.

En este libro hemos usado esta técnica al crear el formulario Formulario para

profesores (figura 5.6). En este formulario sólo hay dos tablas relacionadas con una

relación de uno (Profesores) a muchos (Cursos).

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ð Usa el método del formulario principal y subformulario cuando ya hayas creado un

formulario muy sofisticado que te pueda servir como formulario principal. Por ejemplo,

ya le hemos dedicado mucho tiempo a mejorar el formulario Formulario para alumnos(figura 8.2). Si queremos crear el formulario de la figura 8.3, que muestra todos los

cursos a los que ha asistido cada alumno, es mejor crear el subformulario y unirlos

posteriormente. Lo crearemos en otro capítulo.

Figura 8.3. Formulario de alumnos indicando sus cursos

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2. Formulario de tres tablas relacionadas

Vamos a empezar a crear el ejemplo de la figura 8.1. Para ello, usaremos el Asistente

para formularios de Access. Los siguientes pasos indican el proceso a seguir:

1. En panel de exploración, haz clic en el menú y elige Formularios para ver los

formularios que hay creados.

2. Haz clic en la ficha Crearde la cinta de opciones y ejecuta el comando Másformularios, Asistente para formularios.

3. En nuestro ejemplo, primero añade todos los campos de la tabla principal (Cursos) y,

después, todos los campos de las otras dos tablas relacionadas: AlumnosPorCurso y

Alumnos. Al terminar, haz clic en Siguiente.

4. En la siguiente ventana del asistente (figura 8.4), tienes que indicar la tabla que

usarás para el formulario principal (en nuestro ejemplo, la tabla Cursos) y hacer clic en

Siguiente.

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http://www.mailxmail.com/opt/cursoCompletoVisor.cfm?idCurso=30812&b=false#top




Figura 8.4. Ventana del asistente con campos de tres tablas

5. En la siguiente ventana del asistente, has de indicar si quieres un formulario Tabularo una Hoja de datos para mostrar el subformulario. En nuestro ejemplo, hemos usado

una hoja de datos. Haz clic en Siguiente.

6. La siguiente ventana ya la conocemos, y sirve para indicar el estilo del formulario

(hemos seleccionado Oficina). Haz clic en Siguiente.

7. En la última ventana del asistente tienes que indicar el nombre que quieres dar al

formulario principal y al subformulario, y hacer clic en Finalizar. En nuestro ejemplo,

hemos usado los nombres FormularioPrincipal de Cursos y SubformularioAlumnosPorCurso.

La figura 8.5 muestra el resultado de usar el asistente de formularios con los pasos

indicados anteriormente. Comprobarás que crear un formulario es bastante sencillo.

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Figura 8.5. Resultado de usar el asistente con tres tablas

La mayoría de las diferencias entre este formulario y el formulario de la figura 8.1 son

estéticas. Esto quiere decir que este formulario sirve para introducir datos de los

alumnos que van a asistir a cada curso.

Ya vimos que en los formularios de varias tablas, al pulsar la tecla Tabal final delformulario principal se pasa al primer campo del subformulario. Si pruebas a introducir

los datos del curso mostrado en la figura 8.1 te surgirán los siguientes problemas:

ð Para introducir los datos del alumno, necesitamos su identificador y, por tanto, vuelve

a ser necesario abrir la tabla Alumnos o disponer de un listado en papel.

ð Al tener tantos campos el subformulario, hay que usar la barra de desplazamiento

horizontal para moverse hacia la derecha.

Las dos grandes ventajas de este formulario son:

1. Si el alumno ya existe, basta con introducir su código de alumno para asignarlo al

curso. Access añade automáticamente el resto de campos extrayéndolos de la tabla

Alumnos.

2. Si el alumno no existe en la tabla Alumnos, se puede usar el subformulario para crear

uno nuevo. Basta con dejar en blanco el campo IdAlumno e introducir el resto de datos.

Access asignará un código al nuevo alumno.

Para que el formulario sea igual que el muestra la figura 8.1, es necesario conocer

algunos aspectos que no hemos visto y que trataremos brevemente a continuación.

La vista de diseño del formulario 7



Todos los cambios que hay que llevar a cabo en el formulario, hay que realizarlos en la

vista de diseño de dicho formulario. Recuerda que para abrir este modo de vista de

diseño:

ð Si estás en el panel de exploración, pulsa en el menú y elige Formularios, selecciona

el formulario y haz clic secundario sobre él, elige abrir en Vista Diseño.

ð Si está el formulario abierto, haz clic en el comando Ver.

La figura 8.6 muestra la ventana de diseño del formulario creado. Es muy parecida a la

ventana de diseño de cualquiera de los formularios creados anteriormente, pero

conviene destacar una serie de elementos:

Figura 8.6. Ventana de diseño del nuevo formulario

ð Los datos de las tablas Alumnos y AlumnosPorCurso aparecen en un control especial

llamado Subformulario. Este control, a su vez, tiene en su interior todas las partes de unformulario: secciones, controles propios, etcétera.

ð Para modificar el subformulario, solamente tienes que hacer clic sobre él para

seleccionarlo, hacer otra vez clic en su interior para seleccionar el control o controles

que se quieran modificar, y utilizar las técnicas que ya conocemos de modificación de

formularios.

ð Si haces clic en la zona del formulario principal, observa que la lista de campos

muestra los campos de la tabla Cursos. Sin embargo, si haces clic en el subformulario,

la lista de campos tiene como título SELECT… Esto se debe a que se está usando una

consulta para este subformulario (aunque sea transparente para nosotros al haberlohecho el asistente).

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Cuadros de lista desplegable o cuadros combinados

El primer cambio del formulario que vamos a incluir es el uso de un cuadro combinado

(también llamado de lista desplegable) para seleccionar el profesor en el formulario

principal. De este modo, en lugar de introducir un código (que tendremos que

memorizar o tener en una lista impresa), vamos a seleccionar el nombre del profesor deuna lista con las siguientes ventajas:

ð No hace falta memorizar los códigos ni llenar la mesa de listas de códigos.

ð No hay posibilidad de equivocarnos de código. Si se selecciona el nombre de una

lista, el código lo introduce Access automáticamente.

ð Al ver el formulario en pantalla, cualquier persona sabe cuál es el profesor que

imparte el curso, aunque no haya creado el formulario ni sepa nada de Access.

Para lograr este objetivo, hay que utilizar un control del tipo Cuadro combinado. Lossiguientes pasos nos muestran cómo añadir uno de estos controles a un formulario:

1. Abre la vista de diseño del formulario y asegúrate de que se ven la Lista de camposy el grupo de comandos Controles de la ficha Diseño de Herramientas de diseño deformulario .

2. Asegúrate de que está pulsado el botón Asistentes para controles del grupo de

comandos Controles.

3. Haz clic sobre el botón Cuadro combinado en el grupo de comandos Controles.

4. Haz clic en el campo que quieras añadir y, después, haz clic en la sección Detalledelformulario (donde están el resto de controles). En nuestro ejemplo, usa el campo

IdProfesor. Access abrirá un Asistente para cuadros combinados.

5. Activa la primera opción si es necesario para indicar a Access que deseas que los

valores del cuadro los extraiga de una tabla existente. Haz clic en Siguiente.

6. En la siguiente ventana del Asistente para cuadros combinados, selecciona la tabla de

la que quieras obtener los datos y haz clic en Siguiente. En nuestro ejemplo,

Profesores.

7. En la siguiente ventana, indica los campos que quieras que aparezcan en el cuadro

combinado. Introduce siempre el campo clave (es el que usarás para las relaciones) y los

campos mínimos necesarios para identificar el registro. En nuestro ejemplo,

IdProfesor, Nombre y Apellidos. Haz clic en Siguiente.

8. Después de elegir un criterio de ordenación, en la siguiente ventana modifica el

ancho de las columnas si lo deseas. Haz clic en Siguiente. En nuestro ejemplo, hemos

ensanchado la columna Apellidos. (Observa en la figura 8.7 que no aparece el campo

IdProfesor, y que está activa la casilla Ocultarla columna clave).

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Figura 8.7. Puedes ensanchar las columnas y ocultar el campo clave

9. En la siguiente ventana, indica en la lista Almacenar el valor en el campo el campo

donde vas a guardar el valor seleccionado. En el ejemplo, IdProfesor. Haz clic en

Siguiente.

10. Por último, asigna una etiqueta al nuevo control y haz clic en Finalizar. La etiquetaProfesores la usada en nuestro ejemplo.

Nota

Si no aparece el Asistente para cuadros combinados, puede ser que no esté instalado.

Inserta el CD-ROM de Office en tu ordenador e indica a Access que lo instale.

La figura 8.8 muestra el estado del formulario tras añadir el nuevo control del profesor.

Observa que ahora hay dos controles con el dato del profesor: IdProfesor (que introdujo

el asistente al crear el formulario) y Profesor, que acabamos de crear.

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Figura 8.8. El formulario con el nuevo cuadro combinado

Es evidente que nuestro nuevo control es mucho más claro que el otro para ver cuál es

el profesor que imparte un curso. Además, seleccionar el profesor es tan sencillo como

desplegar el cuadro combinado y hacer clic en su nombre.

Consejo

Prueba a seleccionar un profesor con el nuevo campo combinado. Observa que,

automáticamente, varía el contenido del control IdProfesor. Esto se debe a que,realmente, en nuestro nuevo control se almacena el código del profesor y no su

nombre.

Otro cuadro combinado en el subformulario

Prueba tú ahora a crear un nuevo cuadro combinado en el subformulario con el

contenido del campo IdAlumno de la tabla AlumnosPorCurso (que no sea de la tablaAlumnos). Mediante este nuevo control, seleccionaremos el alumno de una lista,

evitando tener que conocer su identificador. Como ayuda, piensa lo siguiente:

ð Tienes que hacer clic en el subformulario para seleccionarlo, y volver a hacer clic en

su interior para que la Lista de campos cambie y muestre los campos de este

subformulario.

ð Utiliza el campo AlumnosPorCurso_IdAlumno (antes, recuerda que has de

seleccionar el botón Cuadro combinado en el grupo de comandos Controles).

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ð En el Asistente para cuadros combinados, elige la tabla Alumnos como origen de los

datos que vas a mostrar (no uses AlumnosPorCurso, ya que no contiene el nombre ni los

apellidos del alumno).

ð Incluye los campos IdAlumno, Nombre y Apellidos en el cuadro combinado.

ð Ensancha si quieres la columna Apellidos.

ð Almacena el valor en el campo

AlumnosPorCurso_IdAlumno.

ð Asígnale el nombre Alumno a la etiqueta del nuevo control.

Access incluirá el nuevo control en la última columna del subformulario. Es una buena

idea moverlo ahora junto al control IdAlumno para probar cómo funciona.

Eliminar campos innecesarios

Otra de las diferencias entre el formulario que tenemos en la actualidad y el mostrado en

la figura 8.1 es la apariencia del subformulario (su tamaño entre otras cosas) y los

controles que aparecen en él.

Por ejemplo, hay cuatro campos que no tiene sentido que estén en el subformulario y

que debemos eliminar para clarificar su contenido:

ð El campo Id no sirve para nada. Su única utilidad es servir de campo clave a la tabla

AlumnosPorCurso y, por tanto, como no aporta información, se puede quitar delsubformulario.

ð El campo Id alumno está repetido, ya que hemos añadido el control Alumno para

seleccionar al alumno de una lista, sin necesidad de conocer su identificador.

ð El campo Id curso tampoco tiene que aparecer, ya que lo vemos en el formulario

principal y es un campo repetido.

ð Finalmente, el campo Alumnos_IdAlumno también está de más, ya que es idéntico al

campo Id alumno que hemos eliminado.

Es importante que entiendas que podemos eliminar estos campos del subformulario,

pero no de la Lista de campos (y por eso lo seleccionamos al crear el formulario con el

asistente). Estos campos sirven para relacionar las tablas, aunque no muestren

información de interés. Si no estuvieran en la lista de campos del subformulario, Access

no podría mostrar los alumnos por curso, ya que no podría relacionarlos. Por eso, los

añadimos con el asistente aunque sabíamos que habría que eliminarlos.

Últimos retoques

Para lograr la figura 8.1, sólo quedan los siguientes retoques:

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ð Elimina el control IdProfesor del formulario principal. Con el nuevo control del

profesor creado es suficiente.

ð Sitúa el nuevo control del profesor en la posición en la que estaba el control

IdProfesor que acabas de eliminar.

ð Reduce el tamaño del control del precio, ya que es excesivo.

ð Modifica el orden de tabulación del formulario principal para que el nuevo control

Profesor vaya después del nombre del curso (se llamará CuadroCombinadoX, siendo X

un número).

ð Ensancha el subformulario para que se vean sus campos. Nosotros hemos reducido el

ancho del campo Alumno y lo hemos situado el primero de la hoja de datos, ya que

repite el nombre del alumno que aparece a su derecha.

ð Haz el subformulario también más alto, para que si hay más de cuatro alumnos sevean bien.

ð Al terminar, guarda los cambios en el formulario y en el subformulario.


3. Introducir datos en el formulario

Vamos a usar el formulario para incluir alumnos en los cursos existentes. Así

comprobarás lo fácil que es introducir ahora nuevos alumnos y asignar un profesor y un

alumno a un curso sin saber los códigos. Realiza las siguientes operaciones:

ð Asigna al primer curso los 6 alumnos ya existentes en la tabla Alumnos.

ð Asigna al segundo curso los 4 primeros alumnos de la tabla Alumnos.

ð En el tercer curso, asigna los 3 últimos alumnos de la tabla Alumnos.

ð En el cuarto curso, asigna los 3 primeros alumnos de la tabla.

ð En el último curso existente, añade los alumnos segundo, cuarto y sexto al últimocurso.

ð Finalmente, crea un nuevo curso y añade los alumnos que se ven en la figura 8.1. Los

tres primeros los hemos seleccionado de los ya existentes, pero los otros dos son

nuevos.

Incluir un subformulario en un formulario

Para terminar con el tema de los formularios de varias tablas, vamos a ver cómo

introducir un formulario existente como subformulario de otro. Para hacerlo, vamos a

utilizar los formularios Formulario para profesores y Formulario para cursos que

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creamos en los capítulos 5 y 8. Los tres pasos esenciales que se siguen a la hora de crear

formularios y añadirles un sobformulario son:

1. Crear el formulario principal.

2. Crear el subformulario.

3. Añadir el subformulario al formulario principal y enlazarlos.

Crear el formulario principal

En realidad, en el ejemplo, los puntos 1 y 2 están ya hechos, puesto que disponemos de

los formularios ya creados. Si no fuera así, tendrías que crear el formulario principal

con el Asistente para formularios, como vimos en los capítulos 5 y 8. En nuestro caso,

en lugar de crear el formulario principal, abriremos el formulario Formulario para

profesores y eliminaremos el subformulario que hay en su interior.

Eliminar un subformulario no es más que eliminar un control, así que para preparar

nuestro formulario principal, sigue estos pasos:

1. Abre el modo de vista de diseño del formulario Formulario para profesores.

2. Haz clic en el subformulario para seleccionarlo.

3. Finalmente, haz clic en la tecla Supr para borrar el subformulario.

Crear el subformulario

Ya sabemos que un subformulario no es más que un formulario dentro de otro. Por

tanto, para crearlo, sólo tienes que utilizar el asistente para crearlo. Eso sí, como se va a

utilizar como subformulario, has de seguir unas normas mínimas:

ð Incluye el campo que sirva para relacionar el formulario con el subformulario. Suele

ser el campo clave si es una relación de uno a muchos.

ð Utiliza un formato de hoja de datos o tabular para el subformulario. Es la mejor forma

de que el resultado quede elegante y se vean todos los campos en el formulario final.

Abre ahora el formulario Formulario para cursos y modifícalo para que tenga la

apariencia de la figura 8.9. Lo único que hemos hecho ha sido:

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Figura 8.9. El subformulario modificado

ð Reducir el tamaño del control IdCurso (es un número y no aporta información

alguna).

ð Eliminar el control IdProfesor y su etiqueta. Ten en cuenta que al ser un

subformulario, el IdProfesor ya aparecerá en el formulario principal. (No lo elimines de

la Lista de campos, sólo del formulario).

ð Aumentar el tamaño del control FechaInicio y de su etiqueta, para ver completos el

contenido del control y de la etiqueta.

ð Aumentar el tamaño del control FechaFin y su etiqueta para lograr ver sus contenidos

completos.

ð Reducir el tamaño del control Precio y de su etiqueta.

ð Finalmente, hemos movido los controles y las etiquetas para que quedaran encima del

control correspondiente.

Añadir el subformulario al formulario principal

El tercer paso consiste en añadir el subformulario al formulario principal. No haymucha diferencia entre añadir un control del tipo «subformulario» y otros tipos de

controles, como muestran los siguientes pasos:

1. Abre la vista de diseño del formulario principal.

2. Asegúrate de que se ve el grupo de comandos Controles y de que está activado el

botón Asistente para controles.

3. Haz clic en el botón Subformulario/Subinforme del Cuadro de herramientas.

4. Haz clic sin soltar en la posición del formulario en la que desees incluir elsubformulario y arrastra hasta darle un tamaño apropiado (si no queda bien, puedes

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ampliarlo o reducirlo después). Aparece la primera ventana del Asistente para

subformulario.

5. Selecciona el formulario que desees y haz clic en Siguiente. En nuestro caso,

selecciona Formulario para cursos.

6. Selecciona la opción de relación que sea correcta y pulsa Siguiente. En nuestro caso,

se relacionan por el campo IdProfesor.

7. Finalmente, asigna un nombre al subformulario y pulsa Finalizar. Nosotros hemos

usado el nombre Subformulario de cursos.

Nota

Si no está instalado el Asistente para subformularios, Access te lo indicará y te

ofrecerá la posibilidad de instalarlo.

La figura 8.10 muestra el formulario terminado. En principio, no parece necesitar

muchas modificaciones. Si hubiera que modificarlo, solamente tendrías que abrir la

ventana de diseño del formulario y realizar los cambios que desees como siempre.

Figura 8.10. Formulario terminado


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4. Consultas de varias tablas y de totales

Objetivos del capítulo 4, 5, 6 y 7

• Realizar consultas de varias tablas.

• Consultas de agrupación y de totales.

• Creación de consultas basadas en consultas.

Al igual que en los formularios, en las consultas podemos hacer participar a varias

tablas. En este capítulo aprenderemos a crear consultas basadas en campos de varias

tablas, a introducir condiciones en consultas de varias tablas, a modificar las consultas

añadiendo y quitando tablas y campos.

También aprenderemos a crear consultas de totales o de agrupación, a incluir campos

calculados en consultas y a crear consultas basadas en otras consultas.

Consultas de varias tablas

En el capítulo 7, vimos cómo crear consultas con una única condición y con varias

condiciones. También vimos que estas condiciones podían referirse a uno o a varios

campos.

Sin embargo, hasta ahora todas las consultas incluyen condiciones relativas a campos de

una única tabla.

Por ejemplo, en el capítulo 7 vimos condiciones de todo tipo pero siempre sobre campos

de la tabla Profesores.

En este apartado vamos a ver cómo crear consultas de datos de más de una tabla. El

objetivo de este tipo de consultas suele ser doble:

ð Realizar consultas basadas en datos de más de una tabla. Por ejemplo, buscar los

profesores que viviendo en Barcelona hayan impartido un curso en el año 2010. En este

caso, necesitamos datos de la tabla Profesores (la ciudad del profesor) y de la tabla

Cursos (la fecha del curso).

ð Crear consultas que sirvan de base para mostrar datos en formularios e informes. Esto

lo veremos en otro capítulo.

Veamos paso a paso el ejemplo de una consulta con datos de más de una tabla. Ya

sabemos que queremos obtener información sobre los profesores de Barcelona que

hayan realizado un curso en el año 2010.

Como vimos en el capítulo 7, para crear la consulta hay que determinar dos cosas:

1. ¿Qué datos queremos ver? En otras palabras, ¿qué datos deseamos que nos devuelva

la consulta?

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2. ¿Qué condiciones han de cumplir los registros para que aparezcan en el resultado de

la consulta?

Crear la consulta

El primer paso, por tanto, es determinar qué datos queremos que aparezcan en elresultado de la consulta.

A diferencia de las consultas de una única tabla, se pueden mostrar datos de más de una

tabla y, por tanto, también hay que saber en qué tabla se encuentra el dato buscado.

Para nuestro ejemplo, vamos a crear una consulta con los siguientes datos:

ð El nombre del profesor.

ð Los apellidos del profesor.

ð La ciudad del profesor.

ð El teléfono móvil del profesor.

ð La fecha de finalización de un curso que haya impartido en el año 2010.

Para saber esta información, necesitamos datos de las tablas Profesores (el nombre, los

apellidos, la ciudad y el móvil) y datos de la tabla Cursos (la fecha de final del curso).

Sabiendo los campos que necesitamos para la consulta, ha llegado el momento de crear la consulta en sí.

Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo (la única diferencia con los pasos vistos en

el capítulo 7 es que hay que indicar que queremos usar campos de varias tablas):

1. En el panel de exploración, haz clic en el menú y elige Consultas. Verás las

consultas creadas en el capítulo 7.

2. Ve a la ficha Crear en la cinta de opciones y haz clic en el comando Asistente paraconsultas para ejecutar el asistente.

3. Elige una consulta sencilla y selecciona la primera tabla que contenga los datos que

quieres consultar en el cuadro Tablas/Consultas (la tabla Profesores) y, en la lista

Camposdisponibles, haz doble clic en los campos que quieras ver en la consulta.

Añade ahora el código del profesor (recuerda, IdProfesor), el nombre, los apellidos, la

ciudad y el móvil.

4. Repite el paso anterior para cada una de las tablas de las que quieras obtener campos.

En nuestro ejemplo, repítelo con la tabla Cursos y los datos indicados (fecha final y

profesor, como muestra la figura 9.1).

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5. Haz clic en el botón Siguiente para pasar a la segunda ventana del asistente. Vuelve

a hacer clic en Siguiente para crear una consulta de Detalle (las consultas de totales o

resumen las veremos más adelante en este mismo capítulo).

6. Escribe el título de la consulta, por ejemplo, Profesores de Barcelona año 2010 y

haz clic en Finalizar.

Figura 9.1. Selección de campos de varias tablas

La figura 9.2 muestra el resultado de esta consulta. Observa que, efectivamente,

aparecen datos de la tabla Profesores y de la tabla Cursos, pero hay dos aspectos que

hay que destacar especialmente:

ð Igual que en el caso de consultas de una tabla, al usar el Asistente para consultas

sencillas no se ha introducido ninguna condición, por lo que aparecen profesores que no

son de Barcelona y que han terminado sus cursos en el año 2009 (y no sólo durante el

2010).

ð Pero lo más relevante es que no aparecen todos los datos de la tabla Profesores.

Aunque no se ha introducido ninguna condición en la consulta, sólo aparecen los profesores que han impartido algún curso.

Esto se debe a que Access considera intrínseca la condición siguiente:

ð IdProfesor (de la tabla Profesores) = IdProfesor (de la tabla Cursos).

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Figura 9.2. La consulta con datos de varias tablas

El motivo de esta condición intrínseca es que las tablas Profesores y Cursos están

relacionadas por medio del campo IdProfesor de cada tabla.

Consejo

Por este motivo, cuando se usan consultas de varias tablas, es conveniente incluir loscampos que relacionan las tablas, aunque no se vayan a utilizar para introducir

condiciones ni se quieran mostrar en el resultado de la consulta.

Condiciones en consultas de varias tablas

Para terminar la consulta de ejemplo, sólo resta incluir las condiciones que consigan quesólo aparezcan los profesores que viviendo en Barcelona hayan terminado algún curso

en el año 2010.

Como ya sabemos, las condiciones hay que definirlas en la vista de diseño de la

consulta.

Observa la figura 9.3. Es la vista de diseño de la consulta que ha creado el Asistente

para consultas sencillas (cuya ventana de presentación se muestra en la figura 9.2).

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Figura 9.3. Vista de diseño de la consulta

En esta ventana, puedes ver perfectamente varias características que distinguen las

consultas de varias tablas de las de una única tabla:

ð En la zona de tablas, hay más de una lista de campos. De hecho, aparecerá una lista

por cada una de las tablas que se añadan a la consulta.

ð Entre las listas de campos de cada tabla, aparece una línea similar a la que aparece en

la ventana de relaciones de Access. Esta línea indica que hay una relación entre dichas

tablas y que esta relación se «transfiere» también a las consultas creadas con tablas

relacionadas (en las consultas, las relaciones reciben el nombre de combinaciones).

ð La fila Tabla de la cuadrícula QBE adquiere ahora importancia, ya que indica a qué

tabla pertenece cada uno de los campos que se añaden a la cuadrícula QBE.

ð Cuando hay dos campos que se llaman de la misma forma en dos o más tablas (comoIdProfesor en el ejemplo), Access incluye delante del nombre del campo el nombre de

la tabla: Profesores_IdProfesor y Cursos_IdProfesor, para evitar confusiones.

Incluir condiciones en las consultas de varias tablas se hace exactamente igual que en

las consultas de una única tabla. Por tanto, para lograr el objetivo de nuestro ejemplo,

sólo hay que seguir estos pasos:

1. Abre la vista de diseño de la consulta creada (o si estás en la vista de hoja de datos,

haz clic en el comando Ver).

2. En el campo FechaFin, escribe >=#1/1/10# Y <=#31/12/10#.

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3. En el campo Ciudad, escribe «Barcelona».

Esto significa que el curso ha terminado en el año 2010 y que el profesor vive en

Barcelona.


5. Access. Modificar consultas

Las consultas, al igual que el resto de elementos de Access, se pueden modificar

siempre que se desee. Como ocurría en los formularios y en las tablas, para realizar

cualquier cambio en las consultas hay que abrir la vista de diseño.

Algunas de las formas de modificar una consulta son muy sencillas (o ya las

conocemos), y sólo les vamos a dedicar una mención:

ð Ya sabes cómo añadir condiciones a las consultas.

ð Para borrar condiciones, solamente tienes que hacer clic en la condición en cuestión y

borrarla utilizando las teclas Supr o Retroceso.

ð Para aumentar el ancho de una columna en la consulta, sitúa el puntero del ratón en la

línea que separa las dos columnas y cuando se convierta en una doble flecha, haz clic y

arrastra sin soltar hacia la izquierda o la derecha.

ð Como el orden de las columnas en la ventana de diseño de las consultas define el

orden en que se muestran los datos en el resultado de la consulta, es importante saber

cómo modificar ese orden. Para cambiar de posición una columna en la consulta, has de

seguir estos pasos (es muy parecido al método usado en la hoja de datos de la tabla):

1. Haz clic en el recuadro gris situado justo encima (está marcado en la figura 9.3).

Observa que se selecciona toda la columna.

2. Una vez seleccionada la columna, vuelve a hacer clic y, sin soltar el botón del ratón,

arrastra la columna a la posición en la que quieras situarla. Observa que Access muestra

con una línea vertical gruesa la posición en la que va a situar la columna.

3. Suelta el botón del ratón cuando veas que Access muestra la columna en la posicióndeseada.

Sin embargo, hay otras formas de modificar el diseño de la consulta que debes conocer

y que se explican en los apartados siguientes.

Añadir más tablas a una consulta

Las consultas no han de estar basadas sólo en dos tablas. Pueden estar basadas en tantas

tablas como se desee. Eso sí, nuestro consejo es que utilices consultas con tablas

relacionadas. Para añadir más tablas a una consulta ya existente, utiliza los siguientes

pasos:

22





1. Abre la vista de diseño de la consulta.

2. Haz clic en el comando Mostrar tabla del grupo Configuración de consultas en la

cinta de opciones.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, aparecerán las tablas existentes en la base dedatos. Haz doble clic en la tabla que quieras añadir.

4. Repite el paso 3 para cada una de las tablas que quieras añadir.

5. Cuando hayas añadido todas las tablas que desees, haz clic en Cerrar.

Una vez que aparezcan en la vista de diseño todas las tablas que quieras usar en la

consulta, introduce las condiciones que desees igual que si fuera una consulta de una

sola tabla.

Prueba ahora a añadir a la consulta Profesores de Madrid el resto de tablas de nuestra base de datos de ejemplo: Cursos, Alumnos y AlumnosPorCurso. Observa en la figura

9.4 el resultado.

Figura 9.4. La consulta con cuatro tablas

Utiliza el comando Guardar objeto como del menú del Botón Office para guardar la

nueva consulta con el nombre Consulta de cuatro tablas.

Añadir o eliminar campos en la cuadrícula QBE

Dos de las operaciones más habituales a la hora de modificar una consulta son añadir

nuevos campos a la cuadrícula QBE o eliminar alguno de los existentes.

Para eliminar, que es más sencillo, simplemente hay que seguir los dos siguientes pasos:

1. Seleccionar el campo que se quiere eliminar haciendo clic en el recuadro existente

encima de su nombre (marcado en la imagen de la figura 9.3).

2. Pulsar la tecla Supr.

23



Del mismo modo, se puede añadir un campo también en cualquier momento. Los

siguientes pasos indican cómo:

1. Asegúrate de que la tabla en la que se encuentra el campo que quieres añadir aparece

en la parte superior de la vista de diseño. Si no es así, añade la tabla a la consulta como

mostramos en el apartado anterior.

2. Si es necesario, utiliza la barra de desplazamiento de la lista de campos en cuestión

para ver el nombre del campo.

3. Haz clic en el nombre del campo que quieras añadir y, sin soltar el botón del ratón,

arrástralo a la cuadrícula QBE hasta la posición en la que desees situarlo.

Si en lugar de arrastrar el nombre del campo haces doble clic sobre él, se añadirá

rápidamente el campo en la primera columna que esté libre. Si quieres situarlo en otra

posición, ya sabes que sólo tienes que seleccionar la columna y arrastrarla a la posición

deseada.

Ocultar un campo en el resultado

Otra de las acciones que se pueden llevar a cabo en la cuadrícula QBE es ocultar alguno

de los campos existentes en dicha cuadrícula. Aunque ahora pueda parecerte absurdo,

hay dos casos en los que se utiliza mucho esta posibilidad:

ð Cuando se ha creado una consulta de varias tablas relacionadas utilizando el Asistente

para consultas sencillas, lo normal es que aparezca varias veces en el resultado el campo

que se utiliza para relacionar las tablas. Es mucho más elegante ocultar campos para quesólo se vea uno.

ð Se pueden incluir campos en la cuadrícula QBE con el único fin de especificar

condiciones que se hayan de cumplir. En estos casos, no interesa que se vea el campo en

el resultado de la consulta, pero es imprescindible que esté en la cuadrícula QBE para

poder incluir las condiciones.

En estos casos, y en cualquier otro que quieras tener un campo en la cuadrícula QBE pero que no se vea en el resultado, lo único que tienes que hacer es desmarcar la casilla

de verificación de la fila Mostrar (haz clic en la casilla para quitar la marca que hay

dentro).


6. Consultas de agrupación y de totales

Las consultas no sólo sirven para saber los datos existentes en las tablas. Hasta ahora,

todas las consultas las hemos empleado para saber qué profesores cumplían un número

determinado de condiciones, o qué cursos se celebraban en una fecha concreta.

Sin embargo, las consultas también se pueden usar para realizar cálculos, que pueden ir

desde sumar valores numéricos a contar registros de una tabla que cumplan lascondiciones impuestas.

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Este tipo de consultas recibe el nombre de consultas de totales (y de agrupación, ya que

los totales se suelen obtener por grupos de registros, como veremos). Vamos ahora a

crear una consulta de totales bastante sencilla, para que aprendas cómo se hace.

La figura 9.5 muestra el resultado de la consulta que vamos a crear. Su objetivo es

bastante simple (contar el número de alumnos por curso), pero nos va a permitir ver cómo crear una consulta de totales.

Figura 9.5. Vista de hoja de datos de la consulta de ejemplo

Crear consultas de totales

En este caso, para lograr la consulta de ejemplo de la figura 9.5 vamos a comenzar a

crear la consulta desde cero, sin usar el Asistente para consultas sencillas. Es la primera

vez que lo hacemos, pero es conveniente que sepas crear consultas de este modo, ya que

si tienen pocos campos, es más rápido hacerlo así.

Los siguientes pasos muestran cómo crear una consulta desde cero:

1. Dentro del panel de exploración, haz clic sobre el menú y elige Consultas.

2. Haz clic en la ficha Crear y ejecuta el comando Diseño de consulta y Access abrirá

una vista de diseño vacía y el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Añade todas aquellas tablas de las que vayas a obtener datos haciendo doble clic en

su nombre (ya vimos cómo añadir tablas a una consulta anteriormente). En nuestro

ejemplo, añade Alumnos y Cursos.

4. Añade también las tablas relacionadas que vayas a necesitar. Por ejemplo, para

relacionar las tablas Alumnos y Cursos, hemos usado la tabla AlumnosPorCurso. Al

terminar, haz clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

5. Añade a la cuadrícula QBElos campos que desees que aparezcan en la consulta;recuerda que puedes hacer doble clic sobre el campo. En nuestro caso, añade los campos

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mostrados en la figura 9.5. Si ejecutas ahora la consulta, verás los campos indicados

para cada alumno que ha asistido a cada curso, pero no es esto lo que queremos.

6. Haz clic en el botón Totales de la ficha Diseño en la cinta de opciones. Verás que

aparece una nueva línea en la cuadrícula QBEllamada Total con el contenido Agrupar

por en todos los campos (por eso también se llaman consultas de agrupación).

7. Utiliza las opciones de la fila Total para indicar la operación de total que desees

realizar con cada campo. En nuestro ejemplo, selecciona Cuenta en el campo

Apellidos.

8. Al terminar, ejecuta la consulta como siempre: haz clic en el botón Ejecutar.

9. Guarda la consulta con el nombre que desees (nosotros hemos usado ContarAlumnosPorCurso).

La tabla 9.1 muestra las opciones que se pueden seleccionar en la lista Total en lacuadrícula QBE. Dependiendo de la selección, se puede realizar una operación u otra.

Tabla 9.1. Opciones de la fila Total

Opción Resultado

Agrupar por Es el valor por omisión. Se utiliza para realizar laagrupación de registros de las tablas. Access busca todos losregistros que tengan iguales los campos con el valor Agrupar por y

los considera uno solo a la hora de realizar el cálculoindi- cado con el resto de opciones de esta tabla.

Suma Suma los valores de los campos.

Promedio Calcula la media de los valores.

Mín Muestra el valor menor de los existentes.

Máx Muestra el valor mayor de los existentes.

Cuenta Cuenta el número de registros.

DesvEst Calcula la desviación estándar de los valores.

Var Calcula la varianza de los valores.

Primero Muestra el primer valor.

Último Muestra el último valor.

Expresión Sirve para crear un campo calculado.

Donde Sirve para incluir condiciones.

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Campos calculados en las consultas de totales

Mediante las opciones de la tabla 9.1, es posible crear campos calculados en las

consultas de totales.

Vamos a ver un ejemplo un poco más complicado pero que mostrará la importancia delas consultas de totales así como de los campos calculados en este tipo de consultas.

El objetivo de nuestra consulta es calcular la edad media, la mínima y la máxima de los

alumnos de cada curso. De ese modo, podremos conocer según la temática la edad de

interés de nuestros alumnos.

Para crear esta consulta, sigue los pasos vistos en el apartado anterior, teniendo en

cuenta:

ð Necesitamos las mismas tablas que en la consulta de la figura 9.5.

ð Añade a la cuadrícula los mismos campos que en la figura 9.5.

ð Añade un nuevo campo calculado al final de la cuadrícula QBE. Para hacerlo, escribe

el nombre del campo calculado seguido de dos puntos y de la operación que realice el

cálculo de dicho campo. En nuestro ejemplo, escribe Edad media: (Fecha()-[Fechanacimiento])/365. Esta expresión calcula el número de días existentes entre la fecha

actual (que obtenemos de la función Fecha()) y la fecha de nacimiento. Al final, lo

divide entre 365 para calcular los años del alumno.

ð Para terminar, define la operación que quieras realizar con el campo calculado en lafila Total (Máx, Mín, Cuenta, etcétera). Si dejas el valor Agrupar por, verás la edad de

cada alumno; si incluyes la opción Promedio, obtendrás la media de edad; la opción

Máxte indicará la edad del mayor, mientras que la opción Mín te proporcionará la edad

del más joven.

Consejo

En lugar de crear la consulta desde cero, puedes utilizar el comando Guardar como

del menú Archivo para guardar la consulta anterior con el nombre Edades por curso y

realizar los cambios posteriormente.

Usa ahora la opción Promedioy guarda la consulta (parte superior de la figura 9.6).

Ejecútala y obtendrás el resultado mostrado en la parte inferior de la figura 9.6.

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Figura 9.6. Obtención de la media de edad de los alumnos en cada curso

Para terminar, cierra la consulta y vuelve a abrir su ventana de diseño. Observa que

Access ha introducido automáticamente la opción Expresión en la fila Total del campo

calculado y ha introducido la operación de promedio en el propio título del campo

calculado.

Condiciones en las consultas de totales

La parte superior de la figura 9.6 muestra la vista de diseño de la consulta de totales.

Como en cualquier otra consulta, se pueden incluir condiciones que afecten a las

consultas de totales.

En las consultas de totales, hay dos tipos de condiciones:

ð Las que se refieren a los valores originales de las tablas. Por ejemplo, que para

calcular la media de edad de los cursos sólo tengan en cuenta los cursos que hayan

finalizado en el año 2009 o que hayan sido impartidos por un profesor concreto. En este

caso, hay que introducir la condición en los campos originales de las tablas.

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ð Las que se refieren al resultado de la operación de totales. Por ejemplo, podemos

indicar que sólo se muestren los datos de los cursos cuya media de edad sea superior a

32 años.

La diferencia principal entre estos dos tipos de condiciones radica en el momento en el

que Access comprueba la condición. En el primer caso, la condición se comprueba antesde llevar a cabo los cálculos de totales. En el segundo caso, la condición se evalúa una

vez realizado el cálculo.

Pero, ¿qué hacer si hay que introducir una condición en un campo que no tiene que

aparecer en el resultado de la consulta? Pues muy fácil, se introduce el campo, se oculta

dicho campo desactivando la casilla Mostrar y se selecciona la opción Dóndeen la fila

Total. De este modo, el campo no aparece en el resultado, ni se tiene en cuenta a la hora

de agrupar.


7. Crear consultas basadas en consultas

Hemos dejado para el final del capítulo sobre consultas la posibilidad de crear consultas

basadas en otras consultas. A lo largo del libro, siempre se ha hablado de formularios y

de consultas basadas en tablas (y en campos de dichas tablas). Sin embargo, se pueden

crear formularios que estén basados en consultas y consultas también basadas en

consultas.

La única diferencia a la hora de crear una consulta basada en otra consulta es que en

lugar de seleccionar los campos desde una tabla, se seleccionan desde una consulta.

El objetivo principal de generar una consulta basada en otra es simplificar el trabajo.

Vamos a ver un ejemplo que ilustra el uso de consultas basadas en consultas. El

objetivo de la consulta es calcular cuánto dinero hemos recaudado en cada curso. Para

lograrlo, tenemos que multiplicar el precio del curso por el número de alumnos.

La figura 9.7 muestra en su parte superior la ventana de diseño de la consulta creada al

efecto que hemos llamado Recaudación por curso. En su parte inferior, la misma

figura muestra otra consulta, llamada Recaudación basada en AlumnosPorCurso, que

aprovecha la consulta Contar AlumnosPorCurso creada en este capítulo.

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Figura 9.7. Dos formas de obtener el mismo resultado

Es un ejemplo que ilustra el gran objetivo de las consultas basadas en consultas. Sin

embargo, la importancia de basar un nuevo objeto en una consulta y no en una tabla

radica en la facilidad que tienen las consultas de relacionar datos de varias tablas. Lo

veremos en el capítulo siguiente.

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Para crear una consulta basada en otra consulta, lo único que hay que hacer es, a la hora

de añadir tablas a la ventana de diseño, utilizar la pestaña Consultasdel cuadro de

diálogo Mostrar tabla (figura 9.8).

Figura 9.8. Pestaña Consultas del cuadro Mostrar tabla

Una vez añadida la consulta, hay que crear la consulta como siempre: añadir campos y

condiciones según se desee.

Ten en cuenta que puedes añadir tablas y consultas a la misma consulta, aunque no es

muy normal.


8. Informes en Access

Objetivos del capítulo 8, 9 y 10

• Creación de informes.

• Las secciones en los informes.

• Modificar los informes.

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Seguramente se te plantearán situaciones en las que sea imprescindible tener la

información de tu base de datos en papel. En este capítulo vamos a aprender a crear

informes.

Aprenderás a usar la ventana preliminar de informes, a modificar los informes usando la

vista de diseño, a ver las secciones de un informe, a modificar el tamaño de los informesy formularios, a añadir imágenes y a modificar una consulta base de un informe.

Los informes

Vamos a terminar los capítulos sobre Access con los informes. Los informes son los

elementos de las bases de datos pensados para imprimir los datos en papel.

Las técnicas para crear y modificar los informes son prácticamente las mismas que las

utilizadas con los formularios. Las únicas diferencias provienen del hecho de que

mientras los formularios se usan para introducir, modificar y ver los datos de las tablas,

los informes están diseñados para imprimirlos. Esto implica que, por ejemplo:

ð No tenga sentido en los informes el uso de controles que impliquen la intervención del

usuario. Por ejemplo, no tiene sentido incluir un cuadro combinado en un informe, ya

que no hay forma de que el usuario pueda seleccionar una opción en un papel impreso.

ð Las secciones toman una especial importancia en los informes, que no tienen en los

formularios.

La figura 10.1 muestra los datos de un curso tal y como se imprimirán. De hecho, esto

es un informe en la vista que muestra cómo aparecerán los datos al imprimirse en papel.En los siguientes apartados, vamos a ver cómo crear y modificar este informe.

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Figura 10.1. Ejemplo de informe

Crear un informe

La forma de crear un informe es similar a la usada para los formularios: emplear un

asistente. Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo:

1. En el panel de exploración, haz clic sobre el menú y elige Informes.

2. Haz clic en la ficha Crear y ejecuta el Asistente para informes del grupo Informes para abrir la primera ventana del asistente.

3. Utiliza esta ventana de igual forma que en los ejemplos de formularios. Si quieres

usar datos de varias tablas, añade campos de tantas tablas como desees. En nuestro

ejemplo, hemos añadido los campos IdCurso, Nombre, FechaInicio, FechaFin y Precio

de la tabla Cursos. De la tabla AlumnosPorCurso el campo IdAlumno. Y de la tabla

Alumnos, el nombre, los apellidos y el teléfono móvil.

4. Al hacer clic en Siguiente, aparece la segunda ventana del asistente (figura 10.2). En

ella, al ser varias las tablas involucradas, Access pregunta si quieres mostrar la

información por Curso o por Alumno. A nosotros nos interesa por cursos, así que haz

clic en Siguiente.

Figura 10.2. Segunda ventana del asistente

5. La siguiente ventana pregunta si quieres agrupar los datos por algún tipo de campo.

Es útil si se desea realizar alguna suma o contar algún tipo de dato. En este ejemplo no

tiene sentido, así que haz clic en Siguiente.

6. La siguiente ventana permite clasificar la salida por un campo (igual que ocurría en

las consultas). En nuestro ejemplo, es útil ordenar los alumnos de los cursos primero por nombre y, después, por apellidos (figura 10.3).

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Figura 10.3. El informe de varias tablas terminado

7. Tras hacer clic en Siguiente, hay que decidir en la nueva ventana la distribución de

los datos (haz clic en las distintas opciones y verás el resultado en el cuadro de ejemplo)

y la orientación. Nuestro consejo es que elijas la orientación Horizontal.

8. Al hacer clic en Siguiente, la nueva ventana muestra los distintos estilos aplicables

al informe. Nosotros hemos dejado la opción Oficina.

9. Por último, haz clic en Siguiente, escribe el título del informe (Informe de alumnospor cursos) y haz clic en Finalizar.

La figura 10.4 muestra el resultado final de esta larga secuencia de pasos.

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Figura 10.4. El informe de varias tablas terminado


9. Vista preliminar en Access

En realidad, la figura 10.4 es una de las posibles ventanas de un informe terminado. Enconcreto, es la ventana de presentación del informe que también recibe el nombre de

vista preliminar .

Es más que posible que esta ventana te suene, ya que es similar a la que utilizan otras

aplicaciones (como Word y Excel) a la hora de imprimir un documento. Esta vista

preliminar sirve para asegurarse de que el resultado obtenido es el deseado antes de

enviar a imprimir realmente.

Observa en la figura 10.4 que el puntero del ratón tiene forma de lupa con un signo +

dentro de ella. Si haces clic sobre el documento, verás el texto más grande. Vuelve a

hacer clic y verás de nuevo el documento a página completa.

Piensa que la vista preliminar sólo sirve para ver el resultado del informe y, por tanto,

no hay muchas operaciones que se puedan llevar a cabo con ella.

En la cinta de opciones, aparecen un conjunto de botones con la siguiente función:

ð Imprimir. Si te gusta lo que ves en la vista preliminar, puedes imprimir el documento

haciendo clic en este botón. Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir donde dar las

últimas instrucciones antes de la impresión, como son el número de copias, el intervalo

de páginas o la impresora que las imprimirá.

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ð Zoom. Este botón tiene la misma función que el puntero del ratón sobre el informe:

actúa como un interruptor mostrando detalles del informe o el informe a página

completa. Si pulsas la flecha que indica desplegable podrás fijar el porcentaje de zoom

que se quiere aplicar al informe. En la barra de estado tienes los mismos controles que

en este comando.

ð Una página. Este botón muestra una única página del informe. Junto con los dos

siguientes define el número de páginas que se ven a la vez en pantalla.

ð Dos páginas. Este botón muestra en pantalla dos páginas consecutivas del informe.

ð Más páginas. Este botón es útil para los documentos de gran tamaño. Permite indicar

a la vista preliminar que muestre varias páginas a la vez. Para usarlo, haz clic sobre él y

arrastra (sin soltar) hasta definir el número de páginas que quieres ver.

ð Diseño de página. Este grupo de comandos sirve para configurar la página. Cambia la

orientación o el tamaño de la hoja; si pulsas en márgenes podrás elegir entre tresopciones predefinidas. La casilla Imprimirsolo los datos hace que no se imprima el

encabezado

ð Datos. Este grupo de comandos sirve para que además de imprimir, exportes el

informe a otros tipos de archivo.

ð Cerrar. Este botón cierra la vista preliminar.

Observa que en la parte inferior de la vista preliminar aparecen unos botones similares a

los vistos en los formularios y hojas de datos para moverse entre los registros de lastablas.

En este caso, estos botones sirven para moverse entre las páginas del informe (cuando

tiene más de una), y su nombre explica perfectamente su función:

ð Primera página. Este botón muestra la primera página del informe.

ð Página anterior. Este botón muestra la página anterior del informe.

ð Recuadro de página. En el recuadro central, puedes escribir el número de página del

informe a la que quieras ir. Cuando pulses Intro, Access mostrará dicha páginaautomáticamente.

ð Siguiente página. Muestra la página siguiente.

ð Última página. Muestra la última página del informe.

Vista de diseño de informes

Al igual que en el caso de los formularios, los informes tienen una vista de diseño

propia que sirve para modificar un informe una vez creado.

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Para abrir esta vista de diseño, haz clic en el comando Ver de la cinta de opciones y

elige el modo de vista que buscamos.

Si prefieres hacerlo desde el panel de exploración, sólo tienes que hacer clic secundario

sobre el informe correspondiente y elegir la opción Vista Diseño.

La figura 10.5 muestra la ventana de diseño del informe creado con el asistente. Esta

ventana se usa igual que la ventana de diseño de los formularios. De este modo, podrás

usar las técnicas vistas en los formularios para añadir controles, para modificar su

tamaño o posición, para asignarles los formatos que desees, para incluir controles

calculados, etcétera.

Figura 10.5. Ventana de diseño del informe

De hecho, ahora deberías usar todas esas técnicas para mejorar la apariencia de este

informe y que se vean todas las etiquetas. A continuación te mostramos algunas pistas

sobre las operaciones que hemos llevado a cabo para obtener la apariencia del informede la figura 10.6:

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Figura 10.6. El informe tras los cambios introducidos

ð Aumentar el tamaño de la etiqueta de la sección Encabezadodel informe para que se

vea completo el título: Informe de alumnos por cursos.

ð Reducir el tamaño del control IdCurso, así como de su etiqueta correspondiente.

ð Modificar algunas etiquetas para reducir su contenido. Por ejemplo, Fecha de inicio la

hemos convertido en Fecha inicio y Alumnos_Nombre en Nombre alumno.

ð Reducir el tamaño del control Precio y de su etiqueta.

ð Eliminar el control IdAlumno y su etiqueta, ya que no aporta información ninguna.

ð Aumentar el tamaño del control Apellidos.

ð Aumentar el tamaño y mover las etiquetas para que muestren todo su contenido justoencima del control correspondiente.


10. Access. Secciones en los informes

Observa que la vista de diseño de un informe aparece dividida horizontalmente por

varias líneas gruesas. Estas líneas separan las secciones de un informe. Lo mismo ocurre

en la ventana de diseño de los formularios, pero hemos preferido ver aquí las secciones

ya que tienen mucha más importancia en los informes que en los formularios.

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El contenido de cada sección de un informe aparece una o varias veces dependiendo de

la sección de la que se trate. En concreto:

ð La sección Encabezadodel informe contiene la información que va a aparecer sólo

una vez al principio del informe en la primera página del mismo (en el caso de que

tenga varias). Suele incluir el título del informe.

ð La sección Encabezadode página contiene la información que va a aparecer al

principio de cada página del informe. Esto significa que si el informe se imprime en

siete páginas, aparecerá el contenido de esta sección al inicio de cada una de estas

páginas.

ð La sección Detalle contiene la información que va a aparecer por cada registro que

muestre el informe. Por tanto, se repite tantas veces como registros haya representados

en el informe. En este ejemplo, aparecen los datos de cada uno de los alumnos que

asiste a cada curso.

ð La sección Pie de página contiene la información que aparece al final de cada página

del informe.

ð La sección Pie del informe contiene la información que sólo aparece al final del

informe. Suele ser información de totales.

ð Finalmente, observa que aparece una sección llamada Encabezado IdCurso. Como el

informe está agrupado por curso (por eso la sección Detalle muestra los alumnos de

cada curso), el contenido de esta sección aparecerá al principio de cada curso. De ese

modo, las etiquetas de cada curso no aparecen tantas veces como alumnos tiene el curso,sino solamente una vez al principio.

Si haces clic secundario con el ratón sobre una de estas barras y pulsas en el menú

emergente sobre el nombre de la sección podrás ocultarla. Ten en cuenta que si ocultas

estas secciones, eliminarás los controles existentes en ellas. Access te advertira con un

mensaje antes de que eso ocurra.

Cambiar el tamaño de una sección

En más de una ocasión, tendrás la necesidad de modificar el tamaño de una sección,

esto es, hacer que una sección sea más o menos alta de lo que es. Para cambiar eltamaño de una sección, realiza los siguientes pasos:

1. Sitúa el puntero del ratón en la parte inferior de la sección a la que desees cambiar el

tamaño.

2. Cuando el puntero del ratón se convierta en una flecha de dos puntas (hacia arriba y

hacia abajo), haz clic y, sin soltar, arrastra el puntero hacia arriba para reducir su tamaño

o hacia abajo para aumentarlo.

3. Suelta el botón del ratón cuando la sección tenga el tamaño deseado.

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Access aumentará el tamaño de una sección siempre que intentes crear un nuevo control

con un tamaño mayor del que quepa en la sección o cuando aumentes el tamaño de un

control más allá de la capacidad de la sección.

Aumentar el tamaño del informe

Para terminar con el tema de las secciones, queremos mencionar que además de

aumentar o reducir el tamaño de una sección, también puedes aumentar o reducir el

tamaño del informe (o formulario) completo.

Para modificar el tamaño del formulario, sólo hay que arrastrar su borde. Como el

término borde puede no estar muy claro cuando se habla de informe o formulario, en la

figura 10.7 se muestra el puntero del ratón justo en el borde del informe.

Figura 10.7. El borde del informe permite aumentar o reducir su tamaño

Si haces clic en este borde y arrastras hacia la parte interior del informe, reducirás sutamaño. Si arrastras hacia la derecha, aumentarás su tamaño.

Ten en cuenta que no podrás reducir el tamaño de un informe o formulario si hay algún

control que lo impida.

En otras palabras, Access no te permitirá que «ocultes» un control al reducir el tamaño

del informe.

Incluir imágenes en un informe o formulario

Si vuelves a observar la figura 10.1, verás que en ella aparece una imagen gráfica en eltítulo del informe.

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Para terminar el libro, vamos a dedicar unos pequeños apartados a la inclusión de

imágenes u otros objetos en informes y formularios de Access.

Vamos a comenzar por el ejemplo más sencillo, que consiste en incluir una imagen ya

existente en un informe de Access. Como siempre, todo lo visto para los informes lo

puedes aplicar a los formularios.

Los pasos que aparecen a continuación muestran cómo incluir una imagen que ya existe

en un informe:

1. Abre la vista de diseño del informe en el que quieras insertar la imagen y asegúrate

de que aparece en pantalla la ficha de la cinta de opciones Diseño de Herramientas dediseño de informe.

2. Haz clic en el comando Imagen.

3. Haz clic en el interior de la sección del informe en la que desees situar la imagen. Ennuestro ejemplo, hemos hecho clic en la sección Encabezado del informe, si usas el

comando Logotipo, se coloca por defecto en esa sección. Aparecerá el cuadro de

diálogo Insertar imagen.

4. Usa este cuadro de diálogo para localizar la imagen que desees insertar en el informe

y haz clic en Aceptar cuando la hayas encontrado.

Nota

Si hubiésemos incluido la imagen en la sección Encabezadode página , la imagenhabría aparecido en la parte superior de todas las páginas del informe en cuestión.

Al terminar estos pasos, Access incluirá la imagen seleccionada en el punto indicado en

el paso 3. Una vez esté el nuevo control en el informe, puedes moverlo, cambiarle el

tamaño, etcétera, como a cualquier otro control del informe.

Otros elementos gráficos independientes

Además de las imágenes, queremos destacar en este apartado del libro la posibilidad de

usar los elementos gráficos existentes en el grupo de comando Controles. En concreto,

la Línea y el Recuadro.

Es muy normal que el Asistente para informes y formularios incluya en estos objetos de

la base de datos líneas para separar las secciones entre sí o para destacar información

importante, como los títulos.

Tú también puedes utilizarlos para el mismo fin. Lo único que tienes que hacer es

añadirlos como cualquier otro control:

1. En la vista de diseño del informe o formulario, asegúrate de que se muestra el grupo

de comandos Controles.

2. Haz clic sobre el botón Línea o Rectángulo de este grupo en la cinta de opciones.

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3. Haz clic en la posición del informe en la que quieras añadir el nuevo elemento

gráfico.

4. Modifica el tamaño y posición de la línea o del recuadro para situarlo donde desees.

Nota

El uso de rectángulos es perfecto para, sobre todo en los formularios, conseguir

agrupar los controles relacionados entre sí. Observa en el Formulario para alumnos

(capítulo 8) cómo se ven mucho más claras las divisiones de controles que hicimos en

su momento.

Modificar la consulta base de un informe o formulario

Ya hemos dicho en muchas ocasiones que los informes y formularios pueden estar

basados en consultas en lugar de en tablas.

De hecho, lo normal al usar el Asistente para informes con varias tablas es que Access

base el informe creado en una consulta y no en una tabla.

Para comprobar si un informe está basado en una tabla o en una consulta, sólo tienes

que seguir estos pasos:

1. Una vez que estés en la vista de diseño del informe, selecciona la opción Informedel

cuadro de lista desplegable Objeto. Este cuadro de lista es el primero que aparece en la

barra de herramientas Formato.

2. Haz clic en el comando Hoja de propiedades de la ficha Diseño, grupo de

comandos Herramientas, para abrir así el cuadro de propiedades del informe.

3. Haz clic sobre la pestaña Datos (observa la figura 10.8).

4. Observa el contenido de la propiedad Origendel registro. Si empieza por SELECT,

es que el informe está basado en una consulta. Sólo si aparece el nombre de una tabla es

que el informe está basado en ella.

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Figura 10.8. Cuadro de propiedades del informe

Sin embargo, esto no implica que la consulta origen no se pueda modificar. Para abrir

dicha consulta y modificarla a nuestro antojo, sólo hay que hacer clic en el cuadro de

puntos suspensivos que aparece a la derecha de la propiedad Origendel registro cuando

se hace clic en su interior.

La figura 10.9 muestra el resultado de hacer clic en este botón en la consulta de

ejemplo. Como ves, la consulta en sí no tiene más que las tablas de las que se han

obtenido campos y los campos correspondientes en la cuadrícula QBE.

Figura 10.9. Consulta base del informe de ejemplo

Una vez abierta, se pueden añadir nuevos campos, eliminar alguno de los existentes,

añadir condiciones, etcétera. En definitiva, combinando lo aprendido sobre consultas

con lo aprendido sobre informes y formularios, podrás crear objetos realmente potentes

en Access.


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