ACTA No. 001

CONSTITUCIÓN COMITÉ DE ARCHIVO

Fecha: 23 de abril de 2015

Hora: 9:00 a.m.

Lugar: Instalaciones Empresa Social del Estado.

Asistentes:

Carlos Ramos Varón – Secretario General

Julián Rodríguez Cruz – Asesor SIGA

Francisco Rubiano Córdoba - Jefe de la oficina Asesora Jurídica

Héctor Pérez Zapata - Jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico

Enrique Plazas Veloza- Líder de la oficina de tecnologías de la información y la

comunicación

Leonardo Martínez Muñoz - Asesor de la oficina de control interno

Invitados:

Ausentes:

Orden del día:

Verificación de Quórum

Constitución del comité de archivo

Funciones del comité de Archivo

Reuniones del Comité de Archivo.

Verificación y control del comité de Archivo.

Desarrollo:

El día 23 de abril de 2015 en las instalaciones de la Empresa Social del Estado, se

reunieron el Señor Secretario General, el asesor del Sistema integrado de Gestión

Documental y Archivos, el jefe de la oficina asesora jurídica, el jefe de la oficina de

Planeación y Diseño Estratégico, el líder de la oficina de tecnologías de la

información y la comunicación y el asesor de la oficina de control interno, para

conformar el comité interno de archivo, dando cumplimiento a la Ley General de

Archivos que en su artículo 6 establece los procesos y acciones que las entidades

integrantes del Sistema Nacional de Archivos deberán llevar acabo de acuerdo con

sus funciones y el Decreto 2578 de 2012 que en su artículo 14 establece: “Las

entidades territoriales en los departamentos, distritos y municipios establecerán

mediante acto administrativo, un Comité Interno de Archivo cuya función es

asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión

documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la

función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás

normas reglamentarias.

Se establece que el Comité de Archivo de la Empresa Social del Estado será un

órgano asesor de la alta dirección responsable de definir las políticas, los programas

de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos en

materia de gestión documental.

Integración del comité de archivo:

El comité de archivo será presidido por el Secretario general que definirá los

puntos a tratar en cada sesión, estimará desde el punto de vista jurídico, disciplinario

y legal aquellas decisiones que se tomen sobre la conservación o no de los

documentos y el uso de tecnología para su conservación.

El asesor del sistema integrado de gestión documental y archivo, será el

secretario del comité, adelantará propuestas de trabajo para cada sesión y

presentará proyectos relacionados con gestión documental, sistemas de

información y procesos para el manejo de la correspondencia.

El jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico, será el encargado de

evaluar los proyectos desde el punto de vista logístico y estratégico, presentados

en el comité, con el propósito de determinar que sean acordes a la gestión de la

Empresa Social del Estado y que garanticen el mejoramiento continuo de los

procesos y procedimientos al interior de la entidad.

El jefe de la oficina Asesora Jurídica, será el encargado de analizar, proyectar y

avalar, los actos administrativos y consultas que el comité indique y que deba

suscribir conforme a la Constitución Política y la Ley. De la misma forma deberá

elaborar, estudiar y conceptuar sobre proyectos de actos administrativos, contratos

y/o convenios que deba suscribir o proponer la entidad con el propósito de adelantar

las diferentes actividades de administración documental. Asesorará sobre la

conveniencia o no de decisiones administrativas que desde el punto de vista jurídico

puedan afectar el adecuado desarrollo de las actividades de gestión documental en

la entidad.

El líder de la oficina de tecnologías de la información y la comunicación, será

el encargado de asesorar y evaluar los lineamientos que se dicten relacionados con

el uso de las tecnologías de la información, uso del documento electrónico,

aplicación y seguimiento de las Leyes 527 de 1999, 594 de 2000, 1437 de 2011 y

1712 de 2015 y la Directiva presidencial 04 de 2012”eficacia administrativa y

lineamientos de la política cero papel en la administración pública”. De la misma

forma asesorará y liderará la implementación del software de gestión documental,

los procesos de digitalización documental y trabajará de forma articulada para

promover los lineamientos del Plan Ambiental Institucional.

El asesor de la oficina de control interno, será el encargado de acuerdo con el

artículo 9 de la Ley 87 de 1993 de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía

de los demás controles, asesorando a la alta dirección en la continuidad del proceso

administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en introducción de los

correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos por

la entidad.

Invitados: Serán invitados al comité de archivo todos aquellos funcionarios de las

diferentes áreas de la entidad y/o especialistas, historiadores y usuarios externos

que puedan contribuir en los asuntos tratados en el comité. Podrán participar en las

sesiones con voz pero sin voto.

Serán funciones del comité interno de archivo de acuerdo con el decreto 2578 de

2012:

1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística.

2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad.

3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.

4. Responder por el registro de las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación.

5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad.

7. Aprobar el plan de aseguramiento documental con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos.

8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos.

9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.

10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad.

11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos.

12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información.

13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.

14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.

15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad.

16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas.

17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.

Reuniones del comité de archivo.

El comité de archivo de la Empresa Social del Estado se reunirá ordinariamente el primer viernes de cada mes y extraordinariamente cuando se presenten circunstancias que ameriten su convocatoria.

Verificación y control: Corresponderá al departamento de Gestión Documental, velar por el cumplimiento y adecuado funcionamiento de cada una de las estipulaciones aquí expresadas, como también servir de órgano asesor o consultor para todo lo que en materia de gestión documental se requiera.

En constancia de lo anterior, se firma en Bogotá D.C., a los veintitrés (23) días del mes de abril de dos mil diez y seis (2016). --------------------------------- ------------------------------------------- Carlos Ramos Varón Francisco Rubiano Córdoba Secretario General Jefe de la oficina Asesora Jurídica --------------------------------- ------------------------------------------- Julián Rodríguez Cruz Héctor Pérez Zapata Asesor SIGA Jefe de la oficina de Planeación y Diseño Estratégico ----------------------------------- ----------------------------------------- Enrique Plazas Veloza Leonardo Martínez Muñoz Líder de la oficina TICS Asesor de la oficina

de control interno