Acta de Constitución del Proyecto

Su Vajilla S.A.

Proyecto Cristalería

Acta de Constitución del Proyecto

Preparado por:

Juan Pérez

Firma: Fecha: 14/04/09

Versión: 1.0

Cliente/Usuario Final:

Personal y Gerencia de Gerencia Su Vajilla

Contacto en el cliente: Juan Pérez

Firma:

Tipo de Proyecto(S/M/L):

Unidad de Negocio: Operativa – Táctica - Gerencial

Project Manager: Emilio Borré

Firma:

Project Sponsor: Juan Pérez

Firma:

Su Vajilla S.A. ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Proyecto Cristalería rev 1.5 07/04/2009

Tabla de Contenidos

Sección 1 Visión general del proyecto....................................................................1

1.1 Declaración del problema...............................................................................................1

1.2 Descripción del proyecto.................................................................................................1

1.3 Justificación del Proyecto................................................................................................1

1.4 Metas y objetivos.................................................................................................................1

1.5 Alcance del proyecto..........................................................................................................2

1.5 Factores críticos de éxito................................................................................................3

1.6 Supuestos.................................................................................................................................3

1.7 Restricciones...........................................................................................................................4

1.8 Hitos principales del proyecto.....................................................................................4

Sección 2 Organización del proyecto.......................................................................5

2.1 Estructura del Proyecto....................................................................................................5

2.2 Autoridad de supervisión del proyecto..................................................................5

2.3 Interesados principales....................................................................................................5

2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto....................................................................6

Sección 3 Historial de las revisiones........................................................................7

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Proyecto Cristalería rev 1.5 07/04/2009

Sección 1 Visión general del proyecto

1.1 Declaración del problema

La empresa Su Vajilla actualmente administra el alquiler de vajilla y la relación con los

proveedores y clientes de forma manual. Debido al crecimiento alcanzado en los últimos

tiempos el volumen de información a manejar se elevó dando como resultado una

ralentización en los procesos operativos diarios.

1.2 Descripción del proyecto

El propósito principal del proyecto consistirá en informatizar automatizar la gestión tanto

operativa como gerencial comercial de la empresa, en virtud de esto se realizará un software

de gestión de alquiler de vajilla y relaciones con clientes y proveedores de acuerdo a laos

reglas de negocio vigentes y los requerimientos expresamente solicitados. MuyMuy

inespecífico.

Se realizará la entrega de un software de gestión de alquiler de vajilla y relaciones con clientes

y proveedores. El producto del proyecto es un software , no la entrega de un software.

Justificación del Proyecto

Como en todo proyecto, lo que motiva este emprendimiento, es el cambio. El mismo se ve

impulsado por la evolución de la empresa, la creciente necesidad de formalización de la

administración y un mejor control del accionar diario. Se define como solución a estos tópicos

el establecimiento de un producto de decide por tales motivos, realizar un software que

informatizará los procesos existentes en la organización, brindando apoyo tanto al sector

operativo como gerencial,encargado de la administración central, en lo que hace a control y

manejo de procesos los softwares no manejan procesos, los procesos están en la

organización.. aA la vez esto traerá una disminución de horas hombre y costo de

administración de la información, así como también una mejora en los tiempos de atención a

clientes y proveedores.

1.3 Metas y objetivos

El Proyecto tendrá como meta el construir un producto de alta calidad orientado a para

automatizar los procesos de administración de alquiler de vajilla y relaciones con proveedores

y clientes. Serán objetivos a alcanzar:

Reducción de los tiempos de operación en un 50% respecto a los tiempos actuales.

Reducción de horas/hombre de trabajo.

Almacenamiento Procesamiento de la información con fines estadísticos y de reportes para los

distintos niveles de la organización.n, dando lugar a nuevos informes y tratamiento de la

información, optimizando su uso.

Generación de reportes para los distintos niveles de la organización.

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Articulación de las reservas desde el modulo local y de reservas con la págin la página web de

Su Vajilla.

Gestión de proveedores y registro histórico de pedidos realizados

Mejora del manejo de artículos en stock.

Control sobre las piezas rotas y solicitudes que no pudieron ser satisfechas.

Recordar que desde las metas y objetivos del proyecto se desagregan luego los diferentes

entregables, por eso sería conveniente mencionar aquí proveedores, gestión del stock de la

vajilla, de reposición de piezas rotas, de pedidos de piezas inexistentes.

1.5 Alcance del proyecto

El proyecto incluye

Módulo de Reservas. (escritorio y web)

Módulo de reposición de vajilla.

Módulo de Alquileres.

Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializada.

Módulo de cobranzas a clientes, cobranzas a quiénes?

Gestión de la devolución del seguro por piezas rotas.

Módulo de informes y estadísticas.

Módulo de ayuda y configuración.

Módulo de Gestión de Clientes

Módulo de Gestión de Proveedores

Módulo de Gestión de Stock

El proyecto no incluye

Manejo de personal y registro de sus horas.

Entrenamiento y capacitación de los usuarios finales.

Logística de traslado y entrega.

Muy buena la definición de lo que no incluye!

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Entregable Criterio/s de aceptación

Módulo de Reservas. (escritorio y web)

Deberá recolectar las peticiones de reserva realizadas vía web. También deberá ser capaz de registrar dichos pedidos junto con los recibidos por mostrador. Este trabajo implicará el impacto en el stock de artículos disponibles. Se prevé que también pueda informar las reservas vigentes y el historial de reservas.

Módulo de reposición de vajilla

Se deberá poder emitir pedidos de reposición en función a un stock determinado y un límite mínimo que podrá ser establecido..(esto es un supuesto, releer de la teoría que son los activos de los procesos de la organización ) Este modulo tendrá que respetar la estructura del formulario de pedidos actual.

Módulo de alquileres

Este módulo deberá poder registrar e informar todos los alquileres junto a su información asociada., (esto es un supuesto, releer de la teoría que son los activos de los procesos de la organización )para ello podrán tomarse como modelo los formularios de solicitud utilizados en la actualidad.

Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializada

Registro e información sobre de las piezas solicitadas que no existen en stock o no se comercializan. Cantidad de solicitudes por ítem.

Módulo de cobranzas a clientesRegistro e información sobre de los pagos hechos y deudas a cobrar con la devolución de los artículos alquilados.

Gestión de la devolución del seguro por piezas rotas.

Administración de la devolución o no, en función de las roturas ocasionadas a las piezas. Registro de las piezas rotas y del cliente involucrado. Información actual e histórica sobre las roturas ocasionadas.

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Entregable Criterio/s de aceptación

Módulo de informes y estadísticas

Indicadores Predefinidos:Indicador de cantidad de solicitudes de alquiler. Indicador de cantidad de pérdidas de vajilla. Indicador de tiempos de respuesta promedio en mostrador. Indicador de clientes más fieles. Indicador de productos más alquilados.Indicador de solicitudes de alquiler que no pudieron ser satisfechas.Indicador de retenciones de seguro.Indicador de stock.Comparativas entre diferentes períodos de tiempo para todos los indicadores.Indicadores Ágiles:Se deberá poder contar con toda la información recopilada en el negocio y herramientas para combinar dicha información de manera de obtener informes e indicadores adicionales basados en los temas seleccionados.Por ejemplo un criterio de aceptación de este módulo , puede ser que sea posible construir un informe de gestión a partir de necesidades puntuales de la Gerencia y no que estén ya todos los informes preestablecidos de manera tal que si surge algún otro formato se debe pedir una actualización del software.

Módulo de ayuda y configuración

Módulo de ayuda conteniendo información necesaria para la correcta utilización del sistema.Información de customización de ambiente para correcto funcionamiento del sistema (hardware, software, etc.).

Módulo de Gestión de Clientes

Deberá encargarse de administrar la información referente a los clientes y ser capaz de registrar con que frecuencia realizan alquileres.

Módulo de Gestión de Proveedores

Deberá registrar e encargarse de administrar toda la informarción los datos de referente a los proveedores e informary registrar el historial de pedidos realizados a los proveedores.

Módulo de Gestión de StockDeberá mantener registro de la cantidad de piezas en stock, además deberá controlarinformar el stock de piezas rotas.

Mi criterio es definir los criterios de aceptación de manera similar a lo escrito en Gestión de

proveedores.

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Dependencias y Links con otros proyectos

El módulo de reservas del nuevo sistema estará en estrecha relación con la web de Su Vajilla. Dado que podrá accederse vía web a realizar las reservas y estas reservas deberán ser tomadas por el módulo para el consecuente tratamiento de la misma.

1.4 Factores críticos de éxito

Mejorar tiempos de respuesta en la administración comercial.

Reducción de costos de administración.

Automatización de los procesos operativos y gerenciales.

Correcto funcionamiento de la página web de Su Vajilla en conjunto con el módulo de reservas.

1.5 Supuestos

La página web de Su Vajilla cuenta con una interfaz de comunicación con el modulo de

reservas a incorporar. Representación de Su Vajilla para asesoramiento adicional respecto a

know how de negocio y clarificación de requerimientos.

Todos los módulos que formarán parte del software entregado deberán respetar las

estructuras de formularios actuales, en lo que hace a nuevas funcionalidades las estructuras

propuestas serán validadas en tiempo y forma por Su Vajilla.

Agregar la existencia de formularios que siguen vigentes.

1.7 Restricciones

De Costos

Se cuenta con un presupuesto de $100.000 (pesos cien mil)

De Tiempos

El proyecto no debe extenderse más de seis meses.

De Calidad

Su vajilla no trabaja actualmente bajo normas ISO-IRAM, ni posee certificaciones

de calidad o procesos que haya que respetar.

Otras

No Aplica.

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1.8 Hitos principales del proyecto

Hito Fecha

Entrega del Acta de Constitución de Proyecto 14/04/09

Entrega de la WBS 21/04/09

Entrega del diccionario WBS 21/04/09

Entrega del Documento de Alcance 21/04/09

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Sección 2 Organización del proyecto

2.1 Estructura del Proyecto

la estructura del proyecto se presenta en forma de organigrama.

Sponsor: Juan Perez

PM: Emilio Borré

StakeHolders:

Gustavo Szulc

Carlos García

Grupo de Trabajo:

Guillermo Mantenga

Esteban Socas Selman

Matías Cestoni

Ivan Muzzupappa

Martín Camizzaro

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2.2 Autoridad de supervisión del proyecto

Project Manager: Emilio Borré.

El PM cuenta con la máxima autoridad y responsabilidad en este proyecto, la misma se

encuentra en estrecha relación con la estructura organizacional adoptada, la misma es de tipo

proyectizada.

Nivel de Autoridad: Alto, definir en base al tipo de organización (proyectizada, funcional,

matricial)

2.3 Interesados principales

Nombre Puesto/RolPrincipal Interés en el Proyecto

Otras Responsabilidades

Juan Perez Encargado del Área Operativa

Mejora de las operaciones diarias en cuanto a tiempos y calidad de atención.

-

Gustavo Szulc Socio GerenteMejora en la calidad de atención. Maximización de las ganancias.

-

Carlos García Socio Gerente

Mejora de la operativa diaria. Administración central y estadística de los datos de la empresa.

-

2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto

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Recursos requeridos Responsabilidades

Ambiente de desarrollo: 5 Equipos con windows xp y entorno de desarrollo Eclipse. Base de datos Oracle 10g en servidor de desarrollo dedicado.

Gerencia: Aprobación de presupuesto. Contratación de proveedores de hardware y software.

Lugar físico de trabajo: 5 Puestos de trabajo con cercanía física.

Gerencia: Acondicionamiento del lugar de trabajo. Contratación de la mano de obra dedicada a tal fin.

Repositorio centralizado de artefactos y código fuente. (tipo SVN o CVS)

Equipo de Trabajo de desarrollo: Instalación y configuración del repositorio.

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Sección 3 Historial de las revisiones

Versión

Fecha Revisado por Descripción/Estado

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