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Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
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ACTA DE REUNIÓN O COMITÉ No. 26
Hora: 8:00 a.m. Fecha: 20,21 y 22 de Agosto de 2013
Lugar: Salón de reuniones Hotel Juan María - Tuluá – Escuela de Policía Simón Bolívar - Tuluá
Dependencia que Convoca:
Dirección Regional Valle del Cauca
Macroproceso: Direccionamiento Estratégico
Objetivo:
Revisar y evaluar el Sistema Integrado de Gestión para periodo correspondiente al primer semestre de 2013 e implementar las acciones necesarias para asegurar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas.
AGENDA:
1. Apertura del comité: A cargo de las Dra. Martha Lucia Villan Mesa y Luz Estella Chaverra Duran- Coordinadoras de Planeación y Sistemas de la Regional Valle y Choco respectivamente, dan inicio al Comité con una presentación de los integrantes de las dos regionales.
2. Generalidades del Proceso de Revisión del SGC: Dras. Martha Lucia Villan Mesa y Luz Estella Chaverra Duran Coordinadoras del Grupo Planeación y Sistemas, orientaciones generales frente a los objetivos, información de entrada, desarrollo del proceso y resultados esperados.
3. Presentación de las entradas de información: Conforme a la previa programación y
orientaciones remitidas por la Dirección Regional Valle, se adelantó el análisis y toma de decisiones frente a cada entrada de información.
En el siguiente orden: a) Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y revisiones
realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad
b) Retroalimentación del cliente (quejas, reclamos y sugerencias, encuestas de satisfacción)
c) Desempeño de los Macroprocesos/procesos y conformidad del servicio
d) Desempeño ambiental
e) Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
f) Requisitos legales Ambiental y SYSO
g) Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección
h) Cambios que podrían afectar al Sistema Integrado de Gestión
i) Recomendaciones para la mejora
j) Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad
k) Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de
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riesgos:
l) Desempeño de SYSO
m) Estado de la investigación de accidentes
n) Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas
o) Desempeño y efectividad del SGSI
p) Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI
q) Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión
4. Cierre y conclusiones del comité por parte del Director Regional: Dr. Jhon Arley Murillo
Benitez
1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión y Revisiones
realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad Objetivo: Conocer el desarrollo de las acciones implementadas para los hallazgos de no conformidad de las auditorías internas y/o externas que se hayan realizado y no se hayan cerrado y tomar las decisiones necesarias para su cierre. Y revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. 1.1 Auditorías internas y/o externas
1. Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión
Fecha Auditoría No. Total de Hallazgos
No. Hallazgos cerrados
No.
Hallazgos abiertos
Septiembre 2006 22 22 0
Agosto 2008 28 28 0
Octubre 2009 18 18 0
Octubre 2011 20 20 0
Sept. Y Nov. 2012 32 25 7
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No Conformidad Acción Implementada
Estado de Avance
Logros Dificultades
AC 1569 La entidad no planifica ni desarrolla los procesos necesarios para la prestación del servicio como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de valoración del Mapa de Riesgos, CZ Ladera, CZ Nororiental. - Sin evidencias de participación del CZ en la construcción de la matriz de identificación de impactos ambientales CZ Nororiental. - Inconsistencias en la programación Vs registro de ejecución en el SIM de unidades, cupos y usuarios en la modalidad HCB Familiares Tiempo Completo vigencia 2012, respecto de los recursos asignados para su funcionamiento, CZ Nororiental.
1) Consultar a los CZs Ladera y Nororiental la razón por la cual en el momento de la Auditoría se presentó este hallazgo sobre los riesgos. 2) Remitir informe de la programación definitiva por centro zonal (previo a la contratación), con orientaciones para su seguimiento 3) Consolidar el seguimiento de la valoración de riesgos realizada por los centros zonales. 4) Realizar la valoración de riesgos corte Dic. 2012, en reunión con los Coordinadores de Grupo y de Centros Zonales, para obtener las valoraciones regionales conforme a orientaciones de la Subdirección de mejoramiento
100% actividades cumplidas
Fecha prevista de cierre (Reformulada) 30/10/2013
Plan de Acción definido sin tener en cuenta el concepto del solicitante - Dentro de términos
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Organizacional 5) Sensibilizar en la metodología de valoración de riesgos y seguimiento al cumplimiento del tratamiento mediante acompañamiento en jornadas presenciales a CZ seleccionados aleatoriamente. 6) Sensibilizar e instrucciones a responsables de procesos y lideres de ejes SYSO, Ambiental y SGSI en las metodologías para el adecuado valoración de riesgos y seguimiento al tratamiento, haciendo especial énfasis en su rol frente a los CZ
AC 1570 La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: LINEAMIENTOS - Sin la iniciación del programa de RN de acuerdo a lo establecido en los
1) Remitir Memorando (Dirección Regional) al nivel nacional donde se solicite la disposición de los recursos para el programa RN al inicio de la vigencia de acuerdo con los
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lineamientos de programación, Cz Nororiental. - Sin evidencia de capacitación en lineamientos modalidad PAE a operadores. CZ Nororiental - Sin evidencia de capacitación a las nuevas aspirantes a madres comunitarias modalidad FAMI. CZ Ladera PRESTACIÓN DEL SERVICIO - Sin control de coberturas y permanencia de NN en el programa de Recuperación Nutricional; CZ Nororiental - Sin evidencias de controles al cumplimiento de los compromisos del operador con proveedores y manipuladoras de alimentos PAE CZ Palmira, CZ Jamundi, CZ Yumbo. -Sin exámenes de laboratorio para una de las manipuladoras de alimentos.Ej: IE Republica de España. CZ Jamundi. ASISTENCIA TECNICA - Sin evidencia de visitas de seguimiento y control a la prestación del servicio PAE.CZ Jamundí
lineamientos de programación. 2) Remitir memorando a los CZ dando instrucciones para el funcionamiento del programa de Recuperación Nutricional, indicando realizar capacitación al inicio de la modalidad con los AE institucionales especificando sus responsabilidades en el desarrollo de la misma. 3) Remitir oficio a las entidades de salud que ejecuten el programa Recuperación Nutricional, donde se especifiquen los compromisos el programa. 4) Remitir memorando desde el nivel regional a los CZ dando la instrucción de socializar y capacitar al operador en las obligaciones contractuales y demás aspectos
100% actividades definidas en el primer plan de acción cumplidas – Sin análisis de causas ni plan de Acción reformulado.
Fecha prevista de cierre (Reformulada)15/10/2013
Plan de Acción definido sin tener en cuenta el concepto del solicitante - Dentro de términos
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para la ejecución del PAE al inicio de la vigencia y solicitar la remisión de la evidencia de capacitación al operador del PAE. 5) Socializar en GET con asesores de primera infancia de los CZ los lineamientos de HCB y demás modalidades de primera infancia. 6) Brindar orientaciones a los Centros Zonales al inicio de la vigencia 2013 para la elaboración del Plan de Asistencia Técnica, donde se incluya la capacitación al operador PAE
AC 1571 La Entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controladas, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PROCESO: -Sin auto de apertura de investigación HA. 76C110966905 CZ Nororiental, - Sin notificación de auto de apertura Ej.: HA
1) Corrección puntual a la historia o acta donde se evidencio el hallazgo en la fecha real de la realización del taller (adopciones) 2) Realizar tratamiento/ corrección a los hallazgos evidenciados en
100% actividades cumplidas – Reformulada sin Plan de Acción
Fecha prevista de cierre 30/04/2013
Plan de Acción definido sin tener en cuenta el concepto del solicitante - Vencida
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76A008582010-1; HA76D030801999-1 CZ Suroriental - Sin auto de avoca conocimiento. Ej. HA 110295970 (Petición N° 31714915 del 01/02/2012) CZ Centro, HA 999520 (Petición N° 32210704 del 24/01/2012), HA 1115062034 (Petición N° 3 DEL 06/01/2012). CZ Buga. - Sin seguimiento y cierre en asuntos conciliables:Ej HA 7610003620001 (petición N° 31710780 del 24/01/2012, HA 999520 (Petición N° 32210704 del 24/01/2012, HA 1115062034 (Petición N° 3 DEL 06/01/2012) CZ Buga………. REGISTRO: - Sin ingreso de la audiencia de conciliación realizada del SIM: HA 1108336801 petición N° 31720335 del 10/08/2012, HA 1110286102 Petición N° 31718830 del 08/6/2012 CZ Centro. - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM: HA 99050406918 (Petición N° 31704847 del 01/03/2012) CZ Centro - Sin identidad institucional HA -TI 98111457387- SIM 32111020. Informe T.S. folio 11. C.Z.Palmira.HA 1111671282 CZ sur, 76C110966905 CZ
cada una de las HA identificadas en el hallazgo y remitir informe a la coordinadora del Grupo de Protección a mas tardar el 22/02/2013 3) Requerir mediante memorando a las coordinadores de los centro zonales suroriental, nororiental, centro y Buga para que certifiquen mediante memorando que se realizó la corrección a los hallazgos evidenciados en cada una de las HA y sean enviados a la coordinadora del Grupo de Protección a mas tardar el 22/02/2013 4) Revisar el modelo de atención al ciudadano, con el fin de proponer ajustes que conlleven a dar respuesta en términos de ley a
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Nororiental, Ej: Formato de acta del GZ del 31/07/012 realizada con instituciones, Hoja de firmas del acta del 23/03/012 con instituciones.CZ centro - Sin carpeta HA 76C110966905. . Sin registro civil ni solicitud del DF para su consecución EJ: HA 111658487, registro SIM 31810484. CZ Sur - Sin la impresión del registro SIM en el que aparecen los datos preliminares de identificación del usuario, HA 76M020131987-01; 76A017472008-01; 76D030801999-01 C.Z. Suroriental, Ej: HA 999520 (Petición N° 31717428 del 20/04/2012), HA1110295970 (Petición N° 31714915 del 01/02/2012). CZ Centro - Inconsistencia en la identificación del caso en la valoración psicológica respecto del registro de creación del caso. Ej. 7630400-012-2012 CUSTODIA HA - Historias de Atención en archivadores que no salvaguardan su privacidad. EJ: HA1061987363 (Petición N° 31717727 del 03/05/2012), HA 999520 (Petición N° 31717428 del 20/04/2012). CZ Centro - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación,
las audiencias de conciliables (remitir a Dirección Regional) 5) Enviar un memorando al Director de Protección de la Sede Nacional reiterando se evalúe la periodicidad con la que se deben realizar los comités PARD zonales 6) Enviar memorando a la coordinadora del Grupo Administrativo de la Regional Valle requiriendo información las acciones adelantadas y sus avances, en relación al cumplimiento de los procedimientos de organización de expedientes por aplicación de TRD por parte de las defensorías de familia de los centro zonales, como también el suministro de elementos y muebles de archivo.
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falta de iluminación y en condiciones de riesgo: Archivo de gestión de HA del centro zonal Centro. ATENCION TERAPEUTICA: - Sin reporte del número de sesiones realizadas mensualmente por el operador respecto del plan terapéutico de intervención Ej.: HA 76A014182011-02 (petición N° 31706437 del 26/4/2011, 152287547053674(PETICION N° 31712088 DEL 21/09/2012) CZ Centro ADOPCIONES - Inconsistencia en fechas de acta, respecto de la fecha real de la realización de talleres para familias adoptantes (Código familia 76-30400-006-2012). - Sin evidencia de registro en el aplicativo SIM de los ciudadanos que solicitan información para postulación a familia adoptante. -Inoportunidad en el envío de HA de NNA posterior a la devolución realizada por el comité de adopciones para subsanar aspectos del proceso. (Hasta 5 meses) Ej. TI 1006969394. - Sin autocontroles y controles por parte de los CZs a las HA previo al envío a comité. Ej. T240250684, 1108550932. - Inoportunidad en la entrega de valoraciones psicosociales
(estanterías y archivadores metálicos) en centros zonales con calidad) 7) Solicitar al operador Creemos en ti, la inclusión en los informes del numero de sesiones terapéuticas por caso 8) Convocar a reunión entre la defensoría de adopciones, Coordinación del G. protección y oficina atención al ciudadano regional, para establecer ruta de atención a orientación frente a posibles familias adoptantes 9) Registrar en los memorando de devolución de historias de atención la fecha en la que deben remitir de nuevo la HA al comité de adopciones 10) Enviar memorando a los 13 centros zonales
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de las familias postuladas adopción. Ej. Código familia 764000012-2012, 763000189-2011. - Sin registro en acta y aplicativo SIM de las razones técnicas que soportan la asignación de NNA por comité de adopciones, Ej. Caso 10409448,10409505.
solicitando se de cumplimiento a la aplicación de la lista de chequeo derivada de la sentencia T844 del 2011. 11) Realizar comité regional de restablecimiento de derechos con el fin de verificar la aplicación del protocolo y el grado de avance de la sentencia T844 del 2011 12) Brindar las instrucciones al técnico administrativo de la defensoría de adopciones para el registrar en el SIM las razones técnicas que dan lugar a la asignación de un NNA. 13) Realizar verificación aleatoria del cumplimiento del registro en el SIM 14) Requerir mediante memorando a las coordinadores de
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los centro zonales Tuluá, Cartago, Roldanillo, Sevilla y Buenaventura para que certifiquen mediante memorando que se realizó la corrección a los hallazgos evidenciados en cada una de las HA y sean enviados a la coordinadora del Grupo de Protección a mas tardar el 22/03/2013 15) Solicitar mediante memorando a la Dra. Nelly Rocío Wilches Rueda Profesional especializado en la Dirección de protección Grupo de violencia sexual de la Sede Nacional las baterías psicológicas que requieren los centros zonales Sevilla, Roldanillo y Tuluá para la atención de NNA víctimas de violencia sexual o el procedimiento que se debe realizar para tenerlas 16) Solicitar a la
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Dra. Claudia Patricia Zape defensora de familia del grupo de protección la revisión de la Historia de atención 761000496201101 del centro zonal Buenaventura con el fin de determinar si existió o no perdida de competencia, presentar informe de dicha revisión.
AC 1572 La entidad no ha proporcionado el recurso financiero y humano necesario para implementar y mantener el SYSO y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones: -En el presupuesto para el 2012 se asignaron recursos para bienestar social no se presenta un rubro especifico para el desarrollo y cabal cumplimiento del programa de Salud Ocupacional.
1) Reiterar a la DGH, la importancia de la creación del rubro y la asignación del recurso presupuestal destinado exclusivamente a la Salud ocupacional, teniendo en cuenta este hallazgo y el presupuesto proyectado de la Regional, enviado el 14/09/2012
100% actividades cumplidas
Fecha prevista de cierre 15/12/2012
Cerrada el 07/03/2013.
AC 1573 La entidad no ha establecido seguimiento y medición del desempeño SYSO: - No se evidencia el análisis de causa de los accidentes y cuasi accidentes para identificar la necesidad de
1) Reiterar la importancia de la asignación de un Profesional y un técnico especializados en el área de SO, para la ejecución de este Programa.
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acciones correctivas u oportunidades de acciones preventivas
2) Retomar y revisar el material suministrado por la DGH y la ARL para iniciar el proceso de investigación de los accidentes e incidentes de trabajo. (Luz Marina Muñoz - COPASO - Líderes SO) 3) Seguimiento trimestral a la elaboración de las investigaciones de accidentes e incidentes laborales, Corte diciembre 2012, Corte marzo 2013. 4) Generar las acciones de mejora necesarias para el mejoramiento del proceso. 5)Realizar estudio de causas de los accidentes presentados en el 2013, con el COPASO
100% actividades cumplidas
Se decide la pertinencia del cierre, teniendo en cuenta la documentación sistemática de No Conformidades ante incumplimientos del SYSO y se incluye como temas a tratar en reuniones de COPASO el análisis de las causas de los accidentes presentados.
Cerrada el 28/06/2013
AC 1574 La entidad no tiene establecido como parte de sus obligaciones contractuales de los contratistas el establecimiento de sus responsabilidades y
1) Elevar consulta a la Dirección Jurídica, sobre la pertinencia con respecto a la inclusión de esta obligación tanto
100% actividades cumplidas
Las actividades implementadas son eficaces, pues garantizan al SGSI control sobre los equipos de propiedad de los contratistas, para el desarrollo del contrato y
Cerrada el 07/03/2013
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las de la organización con relación a la seguridad de la información como se evidencia en la siguiente muestra aleatoria: -Las obligaciones del contrato N 792
para los servidores públicos como para los contratistas. 2) Elevar consulta a la Dirección de Tecnología de la información, solicitando orientación e información, acerca de incluir esta obligación contractual para los contratistas en lo relacionado con su responsabilidad en la seguridad de la información. Se solicitará igualmente, la propuesta de la cláusula para aplicar si es aprobada en la próxima vigencia.
de la información a la que tiene acceso
AC 1575 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ARCHIVOS - Sin transferencia al archivo central Ej.: Historias de Atención de asuntos conciliables C.Z.Suroriental
1) Solicitar a los CZ, y Grupos relacionados en los hallazgos, informe o certificación que permita dar evidencia de su corrección o subsanación. 2) Reiterar por parte del Director Regional, el cumplimiento a la Resolución 1800 de 2010, para asignar
83.3% actividades cumplidas
Fecha prevista de cierre 30/11/2013
Dentro de términos
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- Archivos individuales: PAE.CZ Jamundí, HA -TI 98111457387- SIM 32111020. C.Z.Palmira. - Archivo de gestión almacenados en diferentes espacios sin protección, con dificultades de recuperación, sin condiciones de seguridad: Ej: carpetas de comunicaciones enviadas de la oficina de correspondencia, carpetas de legalización de cuentas operadores de protección.CZ Centro, CZ Buga, CZ Yumbo, CZ Palmira. - Archivo de gestión sin organización y sin identificación de acuerdo a las TRD: PAE, CZ Jamundí, Consecutivos de peticiones atención al ciudadano, consecutivos de comunicaciones oficiales oficina de correspondencia. CZ Buga. CARPETAS - Carpetas no organizadas cronológicamente: PAE. CZ Jamundí - Carpetas sin consecutivo: PAE CZ Jamundí - Carpetas con rótulo de identificación institucional desactualizado: Ej.: Carpeta de Actas de reuniones Generales HCB 2012, CZ ladera, - Carpetas con folios repetidos: Ej. Acta No 33-38-
el personal idóneo y de tiempo completo en los CZ y Grupos para la administración de los archivos - 3) Reiterar por parte del Director Regional a la Dirección Administrativa, la asignación de insumos suficientes y de buena calidad para la correcta administración y organización de los archivos. Se recomienda dar alcance al hallazgo 003 del Macroproceso Protección, relacionado en algunos apartes el mismo tema de insumos 4) Solicitar a los CZ Sur, Suroriental, Yumbo, Palmira, Buga, Tuluá, Sevilla, Roldanillo, Cartago, y Grupos Financiero, Protección, Prevención, el refuerzo en los lineamientos de la GGD y aplicación de a TRD, así como
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06-008 del 26 de febrero de 2012. CLOPAD CZ Jamundí, Acta de modificación de contrato No 76.26.12.80, suscrito entre ICBF y ASOHI, por valor de $ 815.360 del 16 de abril. Acta de modificación de contrato No 76.26.12.88, suscrito entre ICBF, INPEC y ASOHI, por valor de $ 4.279.624 del 17 de abril ,Acta de modificación de contrato No 76.25.12.161 suscrito entre ICBF y Resguardo indígena Kwes Kiwe Nasa, por valor de $ 97.812 del 17 de abril, Acta de modificación de contrato No 76.26.12.162, suscrito entre ICBF y CONFANDI, por valor de $ 3.947.151 del 17 de abril , CZ Jamundí. CUSTODIA HISTORIAS DE ATENCIÓN - Historias de Atención en archivadores que no salvaguardan su privacidad.Ej: HA1061987363 (Petición N° 31717727 del 03/05/2012), HA 999520 (Petición N° 31717428 del 20/04/2012). CZ centro, Defensoría No.1C.Z.Palmira, CZ Yumbo. - Historias de Atención sin transferencia al archivo central HA. RC1193078303-SIM 32108843. HA- RC 1191213580- SIM 32109227. HA -TI 98111457387- SIM 32111020. C.Z.Palmira. DOCUMENTOS
la socialización de los formatos actualizados (Actas, logos, Comunicaciones oficiales internas y externas, Informes, etc.). Se requerirá el envío del Acta con listado de asistencia y compromisos adquiridos, como evidencia de la socialización. Se aceptan Actas de reuniones realizadas a partir del mes de octubre 2012. 5) Enviar tips con mensajes relacionados a la GGD y TRD (bimestrales) 6) Solicitar a la Dirección Regional, Coordinadores de Grupos y CZ, el envío de una certificación en la cual se de constancia de la inclusión del compromiso relacionado con la obligatoriedad de concertar objetivos relacionados con la organización de los
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- Sin actualización de formatos de actas ej: Actas de fechas 29 de marzo 2012,fecha 16 de febrero 2012,22 de febrero 2012.CZ Nororiental - Sin firma de coordinadora Ej.: Actas No 002 de 30 de enero; No 007, No 18 del 4 de abril. CZ Nororiental - Sin No de Acta Ej.: Reunión del 07 de julio 2012 CZ Nororiental - Sin identificación institucional Ej.: informe de análisis de resultados de indicadores de Gestión del servicio de atención al usuario de los meses de junio, julio y agosto del 2012 CZ Ladera, Carpeta consecutivo de comunicaciones oficiales: Oficio N° 2924 del 26/09/2012. CZ Buga ,Formato de acta del GOZ del 31/07/012 realizada con instituciones, Hoja de firmas del acta del 23/03/012 con instituciones.CZ centro. - Documentos archivados sin orden cronológico: Ej.: carpeta de la licencia de funcionamiento Fundación las Mercedes. Regional - Sin No de Acta Ej.: mesa pública PAE reunión del 14 de junio de 2012, , acta de seguimiento a la ejecución del PAE del 13 de marzo de 2012, ,
archivos en cumplimiento de la TRD, en la evaluación del desempeño de los servidores públicos para el período 01/02/2012 - 31/01/2013. Fecha establecida para la entrega: 30/12/2012. 7) Reiterar por parte del Director Regional, la comunicación oficial NoS-2011-012006-NAC, del 25/03/2011, relacionada con la obligatoriedad de todo el personal profesional, técnico, asistencial, personal en provisionalidad y supernumerarios y contratistas con respecto a la organización de los archivos. 8) Solicitar a todos los Coordinadores de CZ y Grupos, reportar a la Dra. Gloria Helena Herrera, con copia a Martha Judith Bañol y Flor Lucelly Zambrano, los
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daños en puertas de acceso en los sitios definidos para el almacenamiento de los archivos, archivadores, archivos rodantes, cerraduras, etc. o necesidad en el arreglo de estos elementos, que permitan salvaguardar los archivos en los CZ y Grupos de la Regional. 9) Reforzar en GOZ y GET, (mínimo de 2 horas) en los lineamientos de la GGD y aplicación de a TRD, y socialización de los formatos actualizados (Actas, logos, Comunicaciones oficiales internas y externas, Informes, etc.) y envío del Acta con listado de asistencia y compromisos adquiridos, como evidencia de la socialización. Se aceptan Actas de reuniones realizadas a partir del mes de octubre 2012, que cumplan
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los temas indicados 10) Solicitar a los CZ y Grupos, definir y realizar las Jornadas de organización de archivos. Enviar Informe o Acta de programación y desarrollo de las jornadas al Grupo Administrativo. Primera Jornada antes de finalizar la presente vigencia, 31/12/2012. Seguir con Jornadas trimestrales (período enero-marzo 2013, entregar reporte hasta abril 15/2013; período abril-junio de 2013, entregar reporte hasta julio 15/2013). Continuar realizando el reporte al G. Admtivo los primeros 15 días siguiente a cada trimestre. 11) Enviar a la Coordinación Administrativa de la Reg. Valle del Cauca, avances en lo relacionado con la asignación de estanterías,
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elementos para la organización de los archivos y sitios adecuados para su almacenamiento, en Sede y CZ, de acuerdo con toda la información enviada en el 2012
AC 1576 La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: MOBILIARIO - Estantes y archivadores insuficientes. CZ Centro. - Sin aire acondicionado Ej.: área de proteccion.Of de Cobro Coactivo. Regional EDIFICIOS - Infraestructura inadecuada (espacios de trabajo, redes eléctricas sin canalizar) Regional. - Condiciones no adecuadas se presenta hacinamiento y factores físicos, ergonómicos, ruido, Ej.: Regional - Infraestructura inadecuada Ej.: Instalaciones encerradas ,no aireadas en el 2 piso del área de protección se presenta hacinamiento y riesgos locativo. Regional. ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS - Sitios de almacenamiento
1) Adecuar redes eléctricas, de voz y datos, mediante canaletas en las oficinas de Protección, Recaudos, Contabilidad, y Oficina de Tesorera. 2) Solicitar a los CZ que informen, si cuentan o no con el aviso institucional actualizado ICBF (logo) en su parte externa. 3) Reiterar a la Sede de la Dirección General, la solicitud de instalación de los avisos institucionales actualizados, a los CZ que no cuenten con este logo y a la Sede Regional. 4) Plantear la necesidad de
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de archivos sin ventilación en condiciones de riesgo.Ej: C.Z Palmira - Identificación institucional desactualizada Ej.: Aviso externo de identificación del C.Z Palmira. - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación, falta de iluminación y en condiciones de riesgo: Ej.: Archivo de gestión de HA del CZ Centro. OTROS - Sin cumplimiento del cronograma de inventario del primer semestre 2012. Regional
puestos de trabajo a la Dirección Administrativa. 5) Reiterar las necesidades de recursos suficientes en materia de infraestructura (adecuación y mantenimiento) y compra de aires acondicionados. 6) Solicitar a todos los Coordinadores de CZ y Grupos, reportar a la Dra. Gloria Helena Herrera, con copia a Martha Judith Bañol y Flor Lucelly Zambrano, los daños en puertas de acceso en los sitios definidos para el almacenamiento de los archivos, archivadores, archivos rodantes, cerraduras, etc. o necesidad en el arreglo de estos elementos, que permitan salvaguardar los archivos en los CZ y Grupos de la Regional. Se solicitará igualmente informar sobre el estado y
actividades cumplidas
30/11/2013 términos
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condición de los sitios para almacenamiento (ventilación, iluminación, entre otros). 7) Enviar a la Coordinación Administrativa de la Reg. Valle del Cauca, avances en lo relacionado con la asignación de estanterías, elementos para la organización de los archivos y sitios adecuados para su almacenamiento, en Sede y CZ, de acuerdo con toda la información enviada en el 2012.
AC 1577 La entidad no cuenta con controles de accesos apropiados para asegurar que solo se permite el acceso a personal autorizado en las áreas seguras como se evidencia en: - El sitio de ubicación de la UPS no se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal. - El Data Center del primer piso con puerta de madera no
1) Diseñar e implementar un formato de control, para el ingreso a los sitios de ubicación de la UPS (ubicarlos en cada piso), así como para el Data Center. 2) Socializar mediante una comunicación escrita (correo
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se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal - En la Oficina de presupuesto no se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal - No se evidencia estricto control de ingreso o egreso del personal en acceso vehicular. Regional
electrónico o memorando), las personas autorizadas (colaboradores, oficinas u otros) que tendrán acceso a la oficina de Tesorería. 3) Enviar comunicación a la organización VIMARCO hoy PROSEGUIR, solicitando el cumplimiento de las consignas de seguridad establecidas contractualmente. 4) Realizar reunión con la empresa de vigilancia, con el fin de revisar los controles establecidos en las consignas de seguridad para su cumplimiento, así como el fortalecimiento de la capacitación a sus guardas de seguridad. 5) Socializar mediante comunicación oficial la obligatoriedad de portar el carnet por
100% actividades cumplidas
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parte de todos los servidores públicos y contratistas. 6) Brindar directrices mediante comunicación masiva, relacionadas con el ingreso o salida de elementos que no son propiedad del ICBF. 7) Plantear nuevamente la necesidad de aire acondicionado para la Oficina de Tesorería, considerando este sitio como área restringida y de acceso controlado, así como el cambio de la puerta del Data Center, ubicado en la oficina de Sistemas (acero o vidrio especial de seguridad). 8) Enviar un memorando a la Coordinación Administrativa, solicitando las adecuaciones necesarias para mejorar el ambiente de trabajo de la
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oficina de tesorería (hacer claridad en lo que se propone), teniendo en cuenta que es un sitio de acceso restringido y controlado. 9) Cotizar un sistema de seguridad de control de acceso (propuesta: botón de liberación de bloqueo electrónico) para la oficina de Tesorería.
AC 1578 La entidad no establece un procedimiento para la gestión de medios removibles como se evidencia en la muestra aleatoria: -Activos de información Hardware como los TOKEN y USB
1) Construcción de propuesta de Guía para la Administración de TOKEN (incluir en la Bitácora). 2) Realizar memorando firmado por el Director Regional dirigido al Director de Tecnología, con copia a la SMO, referente a la necesidad de documentar procedimiento sobre lo establecido en el hallazgo 3) Realizar memorando a Grupo
100% actividades cumplidas
Se establecen y socializan los controles
Cerrada el 3/5/ 2013
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Administrativo, solicitando la adecuación de áreas con cajas fuertes en las áreas de la Regional donde se administran Token. O como alternativa la adecuación de las cajas fuertes disponibles. 4) Realizar memorando a Financiero para que se defina protocolo interno para salvaguarda de los token del Grupo Financiero. Teniendo en cuenta las cajas fuertes disponibles en dicho Grupo. Con orientación y consecuencias sobre el uso inadecuado de TOKEN. 5) Realizar verificación aleatoria a muestra del 10% de usuarios de token para establecer las condiciones de uso. 6) Realizar jornada de socialización y orientaciones para
para el uso de medios removibles
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los usuarios de TOKEN del Grupo Financiero, según el documento “REQUISITOS PARA LA ADMINISTRACION DE CERTIFICADO DIGITAL “TOKEN”, Generado por la Dirección Financiera.
AC 1579 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin firma del ordenador del Gasto la Solicitud de CDps Nos. 22/1512, 48/4212, 211/18212, 222/19312, 413/36512, 428/37712, 434/38312 de fechas enero, febrero, marzo, junio y julio de 2012 Regional
1) Recoger las firmas en los CDPS que la auditoria de control interno encontró con este requisito faltante. 2) Proyectar memorando a los coordinadores de grupo y centros zonales solictandelo que todos las comisones de viáticos y gastos de viaje o desplazamiento si es personal por contrato deben tener una programación aprobada por el gerente de proyecto y el director regional con el ampara de un CDO previo. en caso de
100% actividades cumplidas
Se decide el cierre de la acción por considerar eficaz el tratamiento implementado
Cerrada 24/05/2013.
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no tener una programación aprobada por ser un viatico de naturaleza excepcional el CDP debe tener la firma del ordenador del gasto y del gerente de proyecto a fin de mitigar este tipo de riesgos
AC 1580 La entidad no planifica ni llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas por las siguientes situaciones encontradas: CONTABILIDAD - Sin depurar Bancolombia cuenta No.812541075-82: Traslados no debitados por el Banco por $268.680 del 4 de abril de 2012.Regional - Sin depurar cuenta contable 14201202 Anticipo contratista Prestación Servicios: Regata Viajes y Turismo Ltda. por $25.999.980; Cuenta contable No.24252901 Acreedores por cheques no cobrados por $100,000 Caja de Compensación familiar de Tuluá nit.891.900.280, Cuenta contable No. 29058001 Recaudos por clasificar Aportes por Bancos por $9.642.645; Cuenta contable No.83061501 cheques devueltos Blandón Diego Fernando por
1) subsanar y depurar cada una de las partidas mencionadas por la auditoria de control interno. 2) Distribución de tareas y cargas de trabajo al interior de la oficina de contabilidad en donde a contador (a) le corresponderá depuración de diferencias SIF IFCB- SIIF Nación II y realizar los ajustes respectivos, así como revisión y obligación de cuentas y demás tareas. Las tareas grandes como Almacén, depuración de la cuenta principal y subalterna, cartera, procesos judiciales, nómina y seguridad
100% actividades cumplidas
Se depuraron todas las partidas enunciadas en la auditoria bajo el hallazgo 014. Se anexan todas las evidencias, saldos contables, movimientos contables realizados, actas y demás soportes que evidencian lo depurado en un 100%.
Cerrada el 24/05/2013.
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$1,180.419 con cc No.166992703 y Quimor S.A por $2,128,332 con nit 815.000.079.Regional
social entre otras fueron entregadas a cada contador(a) de forma equitativa al igual que las conciliaciones bancarias. este aspecto permitirá contar con una estructura de trabajo sólida que nos permita cumplir con los términos legales exigencias del ICBF y los entes de control la fin de contar de manera permanente con unos estados financieros razonables, consistentes que reflejen verdaderamente la situación económica, financiera, patrimonial y social del ICBF 3) Depurar todos los ajuste pendientes señalados en el informe de auditoría AI-SIGE2012-VA014, así como subir las evidencias respectiva de su depuración al aplicativo ISOLUCION
AC 1581 1) Solicitud al nivel 100 % Cerrada el
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La entidad no planifica ni llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas por las siguientes situaciones encontradas: RECAUDO - Demora en el trámite de los procesos cartera Ej.: Resolución No.1880 del 2/08/2011, empresa de recursos tecnológicos Nit.800.135.729 liquidación del 16/11/2011; Resolución No.3414 del 17/09/2011 Hoteles Estelar Nit 890.304.099 liquidación del 23/09/2011; Resolución No.2458 del 8 de agosto de 2012 (liquidación del 4 de enero 2012-coactivo); Resolución 1884 del 22/06/2012 Agroplas Ltda. Nit.890.316.988 proceso concursal -Liquidación de 9 marzo de 2011); Resolución 3028 del 17 de septiembre de 2012 Centro de Investigaciones D.para el desarrollo Nit.800.082.240 (liquidación de abril 12/2012; Resolución 3025 del 17/09/2012 Cartón de Colombia Nit.890.300.406 liquidación del 25 de octubre de 2011; Resolución No.2225 del 13 agosto de 2012 ejecutoriada Colegio Colombo Británico Nit.890.300.652 liquidación del 3 noviembre de 2011.
nacional del abogado de cobro persuasivo para descongestionar y llevar el proceso de cobro de cartera al día 2) Efectuar seguimiento mensual a los procesos a cargo de los abogados de cobro persuasivo determinando y priorizando los próximos a vencerse y efectuar seguimiento mensual a los recursos de reposición interpuestos por los aportantes para ser resueltos de acuerdo a su antigüedad dentro de los términos previstos en el reglamento interno de cartera del ICBF. 3)Efectuar oficios reiterativos tanto a nivel regional como nacional solicitando la necesidad del nombramiento de otro abogado para adelantar funciones que se derivan en el ejercicio del
actividades cumplidas
Se decide realizar el cierre de la acción por considerar eficaz el tratamiento implementado.
24/05/203
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cobro persuasivo 4) Efectuar un seguimiento mensual de la cartera a través del analista de cartera, el responsable de recaudo informara mediante oficio a la abogada y esta a su vez deberá priorizar acciones frente aquellos procesos próximos a vencerse 5) Efectuar seguimiento mensual a los recursos de reposición a través del analista de cartera, el responsable de recaudo informara mediante oficio registrando la fecha de radicado en ICBF de cada uno de ellos, la abogada deberá priorizar la respuesta de acuerdo a su antigüedad. 6) Efectuar por parte de la responsable de recaudo una reunión mensual con el grupo de
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recaudo donde se socialice las acciones que se deben priorizar. 7) Solicitar a la dirección regional y al grupo jurídico de la regional en calidad de préstamo un abogado para que apoye de forma temporal el cobro persuasivo en la regional y no deje atrasar las actuaciones administrativas a la luz de lo establecido en el reglamento interno de cartera y la resolución 2868 de 2.011
AC 1582 La entidad no se asegura que el producto y/o servicio adquirido cumple los requisitos especificados en los pliegos de condiciones, o en las disposiciones aplicables. Ni cumple con el tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: ETAPA PRECONTRACTUAL: - Sin firma del Director Regional los pliegos de condiciones en los contrato 76.22.12.601 y
1) Generar herramientas de control en las carpetas del Grupo Jurídico, como Aplicar listas de chequeo u otros elementos. 2) Hacer grupos de estudio para la normatividad nueva aplicable como es: manual de contratación - Ley antitrámites. 3) Realizar
100% actividades cumplidas
Se decide el cierre, por considerar que el plan de acción definido brinda el control del proceso al
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76.20.12.751 - Sin pasado judicial del representante legal del oferente seleccionado en los contratos 76.20.12.593 y 76.22.12.604 - Sin certificado de no existencia en almacén de bienes o suficiencia de los mismos para adquisición de Bienes Muebles en el contrato 76.22.12.786 - Sin firma la hoja de vida del DAFP por el sp encargado de hacerlo en los contratos 76.22.12.786 y 76.20.12.590 - Sin inclusión del cronograma de audiencias en la Resolución de apertura en los contratos 76.20.12.751 y 76.20.12.756. - Sin fijación de aviso en el SECOP de la convocatoria que dio lugar al contrato 76.20.12.756 - Sin notificación del acto de adjudicación al proponente favorecido en los contratos 76.22.12.601;76.20.12.751;76.20.12.756 - Sin la especificación de la validez mínima de las ofertas y las reglas para expedir adendas y extender las etapas previstas en la invitación a ofertar en los contratos 76.20.12.593;76.22.12.604; 76.722.12.786; 76.20.12.586 y 76.20.12.590 - Sin autorización de la Junta Directiva para presentar oferta y para contratar a los representante legales de los consorciados por la cuantía - Sin convocatoria a veedurías en los procesos que dieron lugar a los contratos No. 76.20.12.338, 76.20.12,341,76.26.12.455
seguimiento a listas de chequeo. 4) Socializar mediante GET, las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales, con el fin de dar a conocer a los abogados del Grupo Jurídico, las herramientas necesarias para la elaboración de los contratos.
eliminar las causas identificadas
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- Sin pacto de integridad firmado por el representante legal para persona jurídica en el contrato 76.25.12.230 - Sin verificación de la experiencia y sin concepto técnico de idoneidad contrato 76.25.12.230. - Sin revisión ni aprobación en Comité Asesor de Contratación por la cuantía contrato No.76.26.12.455. - Sin acta de cierre publicada en el SECOP en contratos 76.22.12.604. y 76.22.12.786 ETAPA DE PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN CONTRACTUAL: - Sin publicación de los contratos No. 76.20.12.751 , 76.20.12.756 y 76.26.12.455 en el SECOP - Sin extracto único de publicación en el contrato 76.22.12.601. ETAPA DE EJECUCION CONTRACTUAL - Sin informes de supervisión o seguimiento en los contratos, 76.20.12.590 y 76.26.12.455 , 76.20.12.586 Y 76.25.12.230. - Sin Informes del contratista en los contratos 76.25.12.230 y 76.26.12.455.
AC 1583 La entidad no ha planificado y desarrollado los procesos necesarios para la prestación del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones:
1) Realizar cronograma de comité de conciliación 2) Asignar un líder para seguimiento de
100% actividades cumplidas
Se decide el cierre por considerar haber eliminado la causa que originan la Acción Correctiva y se concluye que la entidad tiene control sobre el proceso
Cerrada el 28/06/2013
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- Sin envío por parte del Director Regional del Valle al día siguiente del pago de la conciliación de la fundación servicio juvenil al Comité de Conciliación y Defensa judicial para el análisis de acción de repetición.
la ejecución de los comités y de los compromisos generados en las actas. 3) Solicitar mediante memorando al Grupo Financiero, que se informe al Grupo jurídico, inmediatamente, se pague una multa o sanción, para que éste, lo envié al Comité de Conciliación, para el análisis de la acción de repetición si hubiera lugar. 4) Verificar el estado de la acción de repetición por el pago de la conciliación a la fundación servicio juvenil. 5) Solicitar mediante memorando al Grupo Financiero, que se informe al Grupo jurídico, inmediatamente, se pague una multa o sanción, para que éste, lo envíe al Comité de Conciliación, para el análisis de la acción de repetición si hubiera lugar. Esta acción se definió e implemento después de la reformulación de la acción correctiva.
AC 1584 1) Gestionar el Los resultados no fueron
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La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin cumplimiento de términos previstos al resolver el recurso de reposición contra la Resolución 0918 del 11 de abril de 2012.
acompañamiento de otro abogado del Grupo jurídico, para el trámite de recursos 2) Que actividad se realiza para identificar los recursos de reposición próximos a vencer o que están vencidos. 3) Seguimientos para verificar el cumplimiento de términos previstos al resolver recursos de reposición.
100% actividades cumplidas
los esperados, el control al cumplimiento de términos se logra con el Recurso Humano suficiente, queda a la espera de la vinculación de un Abogado.
Cerrada el 8/03/2013
AC 1585 La entidad no se asegura de controlar los registros que proporcionen evidencia de conformidad con los requisitos de identificación, almacenamiento, protección, disposición de los archivos, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: -Acuerdo de pago con dos cuotas vencidas, sin reiniciar el proceso coactivo, expediente coactivo 1673 de 2012.
1) Enviar requerimientos al deudor y continuar con el cobro coactivo. 2) Estudio de los procedimientos aplicables 3) Establecer un Cuadro de control de acuerdos de pago 4) Realizar seguimientos a los acuerdos de pago 5) Realizar muestreo de los acuerdos de pago con compromisos de no enajenar sus bienes, para verificar la eficacia en las acciones implementadas.
100% actividades cumplidas
Fueron eficaces las acciones implementadas pues el control permite el control de los acuerdos de pago
Cerrada el 26/06/2013
AC 1586 La entidad no está implementando disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, como se
1) Orientaciones a los servidores públicos que generan peticiones en el SIM para que se haga la
100% actividades cumplidas
Fecha prevista de cierre 30/07/2013
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evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: REGISTRO - Inconsistencias entre el registro físico y los datos del aplicativo SIM: - Petición SIM.32211118 del 22/02/2012, 32211262 del 6/3/2012.CZ Buga, Ej.: registro SIM: N° 31790308 CZ Jamundí. - Inoportunidad en el registro de las actuaciones Registros 31603304; 31603753 CZ Ladera. - Sin registro en el SIM de peticiones encontradas en el buzón. Regional - Sin registro de actuaciones en SIM. Registro SIM No: 31903707. Registro SIM No: 31903453.Cz Jamundí. - Registro parcial de peticiones No 31904302 CZ Jamundí - Petición sin cerrar en el sistema (registro sim 32005163 de julio 17/12; registro sim 32005419 del 30 de agosto/12 ) cz yumbo DIRECCIONAMIENTO: - Sin direccionamiento (registro sim 32005368 del 22 de agosto/12) CZ Yumbo - Sin evidencia de aceptación (registro sim 32005419 del 30 de agosto/12) CZ Yumbo - Inoportunidad en el direccionamiento (registro sim 31319210 del 7 de mayo/12, registro SIM 1758557908 del 29 de agosto de 2012) (registro sim 32004256 de febrero 7/12) CZ Yumbo, registro SIM 31317347 CZ
respectiva notificación de las fallas técnicas a la Mesa de Ayuda con copia a esta dependencia. 2) Hacer oficio al nivel nacional sobre necesidades de personal de la regional, en relación con el volumen de peticiones que ingresan para trámite por parte los profesionales de los centros zonales. 3) Coordinar con la oficina de sistemas la revisión del indicador de usuarios del sim en relación con las peticiones sin trámite direccionadas a los profesionales. Con el fin de dar orientaciones a las coordinadoras zonales para que realicen mensualmente los requerimientos a los profesionales usuarios del SIM sin registro de actuaciones en las peticiones asignadas para trámite. 4) Incluir en el cronograma de Capacitación temas como clasificación, registro, direccionamiento, aceptación, y respuesta de
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Ladera. - Inoportunidad en la aceptación del direccionamiento de la petición Ej.: Registro 1758464454, 31415567, 31416602, 31417908, 31417984, 31418013 Cz Suroriental, registro 32004686 del 11 de abril de 2012; registro sim 32005017 del 14 de junio de 2012 ) (registro sim 32004256 de febrero 7/12) CZ Yumbo - Inadecuado direccionamiento. Ej (registro sim 32004256 de febrero 7/12) Reclamo 31904386 del 10 de julio de 2012. CZ Jamundí, Reclamo No 1758470715 Cz Nororiental TRÁMITE Y TRATAMIENTO: - Inadecuada clasificación de petición. SIM 32110081 fecha 06/07/2012 CZ Palmira, registro 31903606 - 3190321, Cz Jamundí (registro sim 32004686 del 11 de abril de 2012; registro sim 32005368 del 22 de agosto/12 ) CZ Yumbo, Registro Nº31319401 CZ Ladera. - Inoportunidad en la constatación de denuncia. SIM 32110747 Fecha 24/07/2012 CZ Palmira, Peticiones SIM Nª 14815104 del 11/01/2012, Nª 31716384 del 14 marzo de 2012CZ centro; 1758525954 de fecha 067067012. CZ Buga, petición 31716753 Denuncia por maltrato fisíco.Cz Nororiental - Derecho de Petición sin respuesta o con términos de respuesta vencidos.SIM
peticiones 5) Presentar ante el comité ampliado las necesidades de inducción y perfiles del personal asignado al área de servicio y atención. 6) Definir el cronograma de Capacitación en temas de lineamientos del proceso (resolución 3264 de 2009), procedimientos y normatividad frente al servicio. 7) Coordinar con el grupo jurídico capacitación a coordinadoras y personal de servicio y atención, en la Ley 1437 de 2011 y sus implicaciones en la prestación del servicio. 8) Dar orientaciones junto con el grupo de protección de la regional, dirigidas a los centros zonales para el trámite y registro oportuno de actuaciones ante estas situaciones. Mediante comunicado de la dirección y dentro de los temas de capacitación.
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1758535231 fecha 05/07/2012 CZ Palmira - Citas concedidas con más de 10 días para los asuntos conciliables. SIM 32110082 Fecha 06/07/2012. respuesta futura en meses.CZ Palmira, Cz Suroriental - Sin evidencia de constatación de denuncia Registro sim 1758557908 del 29 de agosto/12 CZ Yumbo - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva (Registro sim 31319210 del 7 de mayo/12) CZ Yumbo - Petición cerrada sin evidencia de la actuación efectiva Ej.: Petición SIM Nª 131320528 del 30/07/2012 CZ centro, Petición 32210706 del 24/01/2012. CZ Buga. - Sin apertura de Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos - PARD: Petición SIM Nª 31716751 del 26/03/2012. CZ Centro - Sin evidencia de trámite a los anónimos. Registro Nº31603264 y 31319401 CZ Ladera - Cierre inoportuno de petición Ej: registro No 31317661, Derecho de Petición 31516984, Queja No 31318339 de 13 de marzo de 2012, Cz Nororiental. CONTROLES: - Sin controles a la oportunidad en la constatación: Reclamo No 31904386 CZ Jamundí, Registros 1758464454, 31415567; 31417908 ) Cz
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Suroriental, peticiones No 31903216 CZ Jamundí, Registros Nºs31603501; 31603502;31319401; 31603264; 31319401; 1758524580; 31603485 CZ ladera - Sin seguimiento y control a las actuaciones en el SIM Ej.: registros: 1758464454, 31415567, 31416602, 31417894 ,31417908, 31417984, 31418013, C.Z. Suroriental COMUNICACION AL CLIENTE - Sin rotación de responsable de apertura de buzón. Cz Nororiental - Actas de apertura del buzón sin firmas de los servidores públicos responsables: Actas de Buzón vigencia 2012. CZ centro; Acta folio 30 de fecha 21/08/2012 y Acta 13 dos (2) firmas. C.Z.Palmira.
AC 1587 La entidad no implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: LEGALIZACION DE CUENTAS - Sin Acta de informe financiero de los meses junio a agosto, contrato establecido con el operador Creemos en ti modalidad Atención Terapéutica, CZ centro
1) Subsanar la situación presentada en el hallazgo de forma inmediata. Presentar informe al Director Regional 2) Presentar informe al Director Regional sobre los argumentos y decisiones que determinaron el no logro en la meta al indicador de oportunidad de verificación de denuncias. 3) Realizar una
100% actividades cumplidas
La verificación aleatoria para determinar que se cuenta con los soportes para la legalización de cuentas, ha permitido que los CZs implementen mecanismos de control que les permite tomar decisiones y articular con los operadores requerimientos u orientaciones. De igual manera desde el Grupo Financiero se lideran también estrategias de seguimiento a los CZs realizando visitas a los mismos para verificar aspectos fundamentales
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SUPERVISIÓN - Indicador de oportunidad en la constatación de denuncias del segundo trimestre estaba fuera de estándares, CZ Yumbo, CZ Sur.
revisión durante los meses de noviembre y diciembre de 2012, con muestreo aleatoria a por lo menos 10 contratos con operadores para verificar que se cuenta con informe Financiero a que hace referencia el hallazgo. Remitir informe al Coordinador del Grupo financiero, subir evidencia a Isolucion. 4) Presentar en por lo menos dos Comités Estratégicos el resultado al indicador de Oportunidad en la Constatación de Denuncias y evidenciar la toma de decisiones a partir de los resultados registrados. 5) Responder a los CZs brindando orientaciones respecto a los informes recibidos. 6) Incluir en la agenda de Comité Estratégico el estudio de las visitas de seguimiento realizadas a los CZs desde el Grupo Financiero para verificar aspectos financieros para determinar decisiones acorde a los resultados.
del proceso de Gestión Financiera entre los cuales está lo relativo a la legalización de Cuentas. Acorde a los resultados de estas visitas también se determinan decisiones y se generan informes que son estudiados en Comité. Lo que permite el fortalecimiento al seguimiento del proceso y de la legalización de cuentas. El estudio de los indicadores de Gestión de Servicio y Atención en los Comités Estratégicos Ampliados ha permitido fortalecer el seguimiento al desempeño en los Indicadores del proceso. De igual manera en los Comités, se observa la toma de decisiones a partir del resultado de estos indicadores. Es importante tomar en consideración que para la presente vigencia (2013), los indicadores del Macroproceso de Servicio y Atención presentan una situación de dificultad en el cálculo toda vez que la fuente principal está arrojando errores. Es pertinente mencionar que para la vigencia 2013 la entidad ya cuenta con un Tablero de Control Regional, el cual ha sido estudiado reiterativamente en Comité Estratégico, permitiendo de este modo fortalecer los mecanismos de Evaluación y
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Monitoreo.
AC 1588 La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SGC impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin evidencia de seguimiento a los compromisos establecidos por la firma interventora C&M (Acta de reunión del 21 de septiembre de 2012). Regional
1) Reitero solicitud de envío de información vía correo electrónico al operador C&M SERTIC, 2) Revisión de los compromisos adquiridos en reuniones por los diferentes actores y requerimiento de su cumplimiento de manera oportuna. 3) Elaborar un cuadro en Excel para el control de los compromisos.
100% actividades cumplidas
Las actividades implementadas son eficaces, en el seguimiento a los compromisos generados en reuniones y capacitaciones.
Cerrada el 7/03/2013
AC 1589 La entidad no implementó las actividades necesarias para asegurarse que el servicio contratado cumpla las disposiciones aplicables y las establecidas en los respectivos contratos, como se evidenció en la muestra aleatoria verificada, en los siguientes aspectos: SUPERVISIÓN - Sin seguimiento periódico a los planes de mejoramiento resultado de las visitas de supervisión: Ejm: programa Adulto mayor contrato N° 1287 del 1/06/2012 con la corporación Valle solidario,CZ Buga.
1) Requerir a los asesores de modalidad estrategias de control a los seguimientos de incumplimientos identificados en visitas a unidades de servicio. 2) Verificación del cumplimiento de la estrategia de control con evidencias 3) A fin de estandarizar el mecanisco de control al seguimiento de las acciones de mejora por parte de los centros Zonales , desde la Oficina de Aseguramiento a la Calidad se remitira se dseñara y remitira formalmente formato
100 % actividades cumplidas
Concluye la eficacia y procedencia del cierre de la acción
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para el registro de las actividades de seguimiento que desarrolle el centro zonal a partir de los resultados de las visitas de verificacion de estándares e interventorías
AC 1590 La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, por cuanto no evidencia el desarrollo sistemático de AC, AP, SNC y NCS. Ej.: C.Z. Suroriental, CZ Jamundi,CZ ladera,CZ Nororiental.
1) Durante las visitas a Centros Zonales realizar talleres de refuerzo en acciones de mejora 2) Fortalecer la capacitación al grupo promotor épico en el trámite de acciones de mejora y manejo del aplicativo isolución 3) Sensibilización a través de diferentes medios hacia el uso de los instrumentos SNC / NCS 4) Intervención en comité estratégico ampliado en sensibilización sobre acciones de mejora. 5) Sensibilización a través de diferentes medios hacia el uso de los instrumentos SNC / NCS. 6) Definir los indicadores a utilizar en la evaluación de desempeño de Centros Zonales y Grupos. 7) Asignar por parte de los Coordinadores de
100% actividades cumplidas
Mediante la definición de responsables para apoyar en los CZs y Grupos la adecuada administración de las Acciones de Mejora, se apunta a la causa relacionada con la Multiplicidad de tareas de los Coordinadores. Estableciendo de igual manera que el fortalecimiento en la capacitación a las personas definidas para este apoyo mediante la capacitación y definición clara de estrategias y alternativas que operativamente permitirán fortalecer la administración oportuna y adecuada de las acciones de mejora. En los Comités Estratégicos se vienen definiendo decisiones y compromisos para documentar acciones de mejora en los casos en que se detectan incumplimientos. De este modo evidenciando que se ha logrado fortalecer el desarrollo sistemático de las acciones de Mejora.
Cerrada 28/06/2013
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Grupos y Centros Zonales a un funcionario para que lidere la gestión de Acciones de Mejora y No Conformidades al interior de sus grupos y consolidar la información de la Regional. 8) En reuniones de Comité Estratégico definir la viabilidad de documentar Acciones Correctivas frente a los hallazgos identificados en los temas tratados.
AC 1591 La entidad no controla los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de calidad, por cuanto se evidenciaron documentos: - Al verificar en el aplicativo ISOLUCION se evidencia que no se encontraba anexa el acta del 24 de noviembre 2011 que soportan el tratamiento de la acción de mejora número 2548 de fecha 26 septiembre 2011, CZ Sur.
1) se subió al aplicativo ISOLUSION el día 27 de Septiembre del año en curso el acta del 24 de noviembre 2011 que soportaba el tratamiento de la acción de mejora número 2548 de fecha 26 septiembre 2011 2) Solicitar el fortalecimiento de la capacitación en el manejo de la aplicación ISOLUCION a la Coordinación del Grupo Planeación y Sistemas 3) Realizar sensibilización en el GOZ del Centro Zonal frente a la responsabilidad e importancia del trámite
100% actividades cumplidas
Las actividades implementadas son eficaces, el CZ el conocimiento y los procedimientos alienados para el mantenimiento del SIGE.
Cerrada el 7/03/2013
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de acciones de mejora a nivel del centro zonal (Procedimientos, aplicativo, etc.) 4) Realizar seguimiento a las actividades de planes de mejora cotejando con las evidencias e ingreso de información en el aplicativo ISOLUCION 5) Solicitar el fortalecimiento de la capacitación en el manejo de la aplicación ISOLUCION a la Coordinación del Grupo Planeación y Sistemas 6) Realizar sensibilización en el GOZ del Centro Zonal frente a la responsabilidad e importancia del trámite de acciones de mejora a nivel del centro zonal (Procedimientos, aplicativo, etc.)
AC 1592 La entidad no aplica métodos apropiados para el seguimiento de los procesos del SGC impidiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad de los mismos como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Sin reporte de avance en el TCP. CZ Jamundí, Nororiental
1) Remitir mensualmente a todos los Coordinadores de grupo y centros zonales, el reporte (descargado del SISPA) de avances del plan de acción regional Valle del Cauca, para su información y seguimiento
Cerrada
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- Sin reporte de avance en Plan de Acción. CZ Nororiental - Sin seguimiento al TCP Tablero de control de procesos. CZ Jamundí
2) Definir herramienta provisional para la realización del seguimiento a indicadores (automáticos SIM) hasta la implementación de la hta. Definida por la Subdirección de evaluación 3) Socialización bimensual en comité estratégico de los resultados reportados del plan de acción en SISPA 4) Brindar orientaciones para realizar seguimiento a procesos con base en indicadores (A nivel Regional y Centros Zonales) trimestralmente
100% actividades cumplidas
La socialización permanente de los resultados del Plan de Acción y su estudio en los Comités permite a todos los líderes de procesos y a los CZs contar con adecuados métodos para el seguimiento al desempeño de los procesos. Los mecanismos de seguimiento al desempeño a los procesos definidos tanto por la entidad, así como por parte la Regional Valle permiten un adecuado seguimiento, toma de decisiones, articulación con el nivel nacional para solicitar ajuste a resultados en los casos que es necesario. Los Coordinadores de los CZs y el Director Regional participaron en el mes de Junio de 2013 de la reunión llevada a cabo en el nivel nacional sobre la II Revisión Estratégica en la que además de socializar los resultados de las Regionales, también se informa que se encuentra avanzada la implementación del Tablero de Control Regional. En su conjunto, tanto las acciones implementadas desde la Regional, como las directrices, lineamientos e instrumentación definidos por la entidad permiten establecer que se cuenta
Junio 28/2013
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con métodos apropiados para el seguimiento de los procesos, permitiendo demostrar la Eficacia, la eficiencia y la efectividad tanto del Sistema Integrado como de los mismos procesos.
AC 1593 La entidad no mejora continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC, por cuanto se evidenciaron acciones: - Sin respuesta por parte del responsable. NCS No 2518 del 07 de septiembre de 2012, CZ Jamundí - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables NCS No 2243 del 30 de abril de 2012, con tratamiento 04 de mayo de 2012.CZ Jamundí - Sin registros de SNC. CZ Jamundí, CZ Nororiental. - Sin cumplimiento oportuno de las acciones por parte de los responsables: NCS No 2383 del 09 de septiembre CZ Nororiental
1) Subsanar la situación presentada en el hallazgo de forma inmediata respecto a: NCS No 2383 del 09 de septiembre CZ Nororiental 2) Documentar NCS a los Coordinadores de Grupo y de Centros Zonales que durante los meses Nov y Dic no generen acciones de mejora. 3) Realizar retroalimentación mensual sobre el estado de las acciones de mejora a Coord. De Grupo, líderes de oficina y coordinadores centros zonales 4) Fortalecer la capacitación al grupo promotor épico en el trámite de acciones de mejora y manejo del aplicativo isolución 5) Intervención en comité estratégico ampliado en
100% actividades cumplidas
Las actividades definidas e implementada permiten el control del procesos
Cerrada el 17/06/2013
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sensibilización sobre acciones de mejora 6) Realizar recomendación a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional, para que el aplicativo isolución genere alertas periódicas (recordatorios) frente a las acciones de mejora y actividades vencidas.
AC 1595 La entidad no cuenta con la inclusión en su documentación del informe de valoración de riesgos ni el plan de tratamiento de los riesgos como se pudo evidenciar en siguiente muestra aleatoria: - Sin informe de valoración de riesgos, ni el plan de tratamiento de los riesgos en el proceso Gestión Financiera y Mejoramiento Continuo
1) Realizar memorando firmado por el Director Regional, solicitando directriz u orientaciones específicas para los riesgos del S.G.S.I. respecto a los activos de los procesos de la Regional Valle. 2) Realizar Análisis respecto a los niveles de alcance y responsables de tratamiento de los riesgos de SGSI recibidos por el nivel Nacional. 3) Se realizó la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el nivel nacional para la Regional Valle. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos
100% actividades cumplidas
Se puede establecer que se cuenta con valoración a los riesgos del SGSI y su plan de tratamiento. El resultado es eficaz.
Cerrada el 7/03/ 2013
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4) Realizar la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el nivel nacional para la Regional Valle que están al alcance del Grupo Administrativo. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos al alcance de Grupo Administrativo.
AC 1596 AI-SIGE2012-VA030 La entidad no estable un procedimiento documentado que defina los controles para definir las acciones de gestión necesarias para impedir el uso no previsto de los documentos obsoletos como se pudo evidenciar en siguiente muestra aleatoria: - Guía para el desarrollo del sistema de seguridad de la información - metodología de inventario, sin codificar en el sistema con diferentes logos
Remitir correo desde la cuenta del Director Regional informando sobre la publicación en la Intranet de la GUÍA PARA DESARROLLO DE INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS
100% actividades cumplidas
Debido a que la elaboración, aprobación y publicación de documentos del SIGE corresponde al nivel Nacional, y la guía mencionada en el hallazgo fue remitida por dicho nivel, no se determina necesario adoptar Acciones correctivas a este respecto en la Regional Valle.
Cerrada el 18/12/2012
AC 1597 La Entidad no establece la identificación, el análisis, evaluación de los riesgos y la identificación y evaluación de las opciones de tratamiento de los riesgos a los activos de información como se evidencias en: -Sin identificación de riesgos a los activos de información del proceso Gestión Financiera y Mejoramiento Continuo evidenciados en los archivos magnéticos.
1) Realizar memorando firmado por el Director Regional, solicitando directriz u orientaciones específicas para la identificación y valoración de riesgos S.G.S.I. a procesos de la Regional Valle. 2) Se realizó la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el
100%
Con estas actividades se
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nivel nacional para la Regional Valle que están al alcance del Grupo Planeación y Sistemas. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos. 3) Realizar la valoración a los Riesgos del SGSI identificados desde el nivel nacional para la Regional Valle que están al alcance del Grupo Administrativo. Se incluye en el Mapa de Riesgos del SGSI el Plan de Tratamiento a los Riesgos al alcance de Grupo Administrativo. 4) Subir al repositorio el mapa SGSI consolidado Regional Valle.
actividades cumplidas
puede establecer que se cuenta con el análisis, evaluación, la identificación, de los riesgos del SGSI y su plan de tratamiento.
07/03/2013
AC 1598 La entidad no se evidencia el retiro de acceso a los servicios de procesamiento de información como se evidencia en la muestra aleatoria: -No se evidencio el retiro de los derechos de acceso al correo interno institucional a la terminación del contrato del colaborador identificado con CC34524199 retirado el 31 de Julio de 2012 se evidencio y comprobó el 27 de septiembre
1) Solicitar orientación a la DGH, sobre el protocolo que se debe seguir para la desactivación o suspensión de las cuentas de usuario para acceso al correo institucional de los servidores públicos en caso de retiro, licencias no remuneradas o vacaciones. 2) Proyectar
100% actividades cumplidas
Las actividades implementadas son eficaces, en el seguimiento a los compromisos generados en reuniones y capacitaciones.
Cerrada 07/03/ 2013
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de 2012. comunicación dirigida a los Supervisores de Contratos solicitando el oportuno envío de las novedades presentadas con los contratistas, en cuanto al inicio y terminación de sus contratos, así como, el envío de la solicitud de servicios informáticos para la activación de las cuentas de usuario para acceso al correo institucional.
AC 1873 La entidad no lleva a cabo la prestación del servicio bajo condiciones controlada, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: PRESTACIÓN DEL SERVICIO - Sin controles a las coberturas y permanencia de los beneficiarios en el programa RNA CZ Roldanillo, CZ Buenaventura. - Sin control eficaz de visitas domiciliarias a las familias de los NN que están en el programa de Recuperación Nutricional, CZ Tuluá, Roldanillo, Cartago, Buenaventura. - Sin evidencias de controles al cumplimiento de los compromisos de la ESE respecto de la adecuación del sitio de almacenamiento de las raciones. Ej el punto del Cairo Acta 15 de agosto 2012. ASISTENCIA TECNICA - Sin evidencia de acciones para acompañar y asesorar a las
1) Solicitar a los Coordinadores de centros Zonales el envío de informe en el que den cuenta de las acciones realizadas para la corrección a cada uno de los aspectos incluidos en este hallazgo 2) Remitir memorando a los CZ dando instrucciones para el funcionamiento del programa, indicando realizar capacitación al inicio de la modalidad con los AE institucionales especificando sus responsabilidades en el desarrollo de la misma. 3) Realizar Grupo de estudio con las nutricionistas asesoras de la modalidad donde se aborden los
100% actividades cumplidas – Reformulada sin plan de acción
Fecha prevista de cierre 26/10/2013
Plan de acción definido sin concepto de del solicitante -Dentro de términos
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entidades contratistas en la .ejecución del programa de RNA- CZ Buenaventura. - Sin gestión interinstitucional con los organismos de Salud para la inclusión de NN en los programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad CZ Buenaventura.
lineamientos. 4) Dar la directriz a los Centros Zonales para que en el Plan de Asistencia Técnica Zonal incluyan las acciones necesarias de asistencia técnica, acompañamiento, asesoría y supervisión tanto a la entidad contratista como a puntos, lo cual garantice el funcionamiento del programa. 5) Solicitar a los CZ el envío de los Planes de Asistencia Técnica para la verificación de la inclusión de las orientaciones brindadas con respecto a la modalidad. 6) Solicitar al Grupo Jurídico incluir en las obligaciones contractuales la realización de las visitas a familias como responsabilidad del operador.
AC 1940 La entidad no ha determinado, proporcionado y/o mantenido la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio, como se evidenció en las siguientes situaciones: ESPACIOS Y SERVICIOS ASOCIADOS -
1) Solicitar a todos los Coordinadores de CZ y Grupos, reportar a la Dra. Gloria Helena Herrera, con copia a Martha Judith Bañol y Flor Lucelly Zambrano, los daños en puertas de acceso en los sitios definidos para el
83% actividades cumplidas
Fecha prevista de cierre 15/11/2013
Dentro de términos
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Espacio inadecuado para atención inicial al ciudadano CZ Tuluá. - Espacios inadecuados para la atención de los usuarios (sin accesibilidad para personas en condiciones de discapacidad): CZ Sevilla, CZ Tuluá- - Espacio insuficiente para el archivo CZ Sevilla, CZ Tuluá. - Sitios de almacenamiento de archivos sin ventilación, falta de iluminación y en condiciones de riesgo: Ej.: Archivo de gestión CZ Tuluá, CZ Sevilla - Hacinamiento oficinas (Of Nutrición, Gestión y servicios) CZ Tuluá. - Infraestructura inadecuada (Humedades, sin persianas, sin ventilación adecuada, sin mantenimiento-pintura) CZ Sevilla. - Cuarto técnico sin aire acondicionado CZ Sevilla - Sin línea telefónica en los dos puntos de los responsables del proceso de Gestión de Atención y Servicios. CZ Cartago.
almacenamiento de los archivos, archivadores, archivos rodantes, cerraduras, etc. o necesidad en el arreglo de estos elementos, que permitan salvaguardar los archivos en los CZ y Grupos de la Regional. Se solicitará igualmente informar sobre el estado y condición de los sitios para almacenamiento (ventilación, iluminación, entre otros) 2) Enviar solicitud a la Dirección Administrativa del ICBF Sede Nacional con el fin de tener en cuenta los requerimientos específicos del hallazgo de la Regional Valle. 3) Reiterar las necesidades de recursos suficientes en materia de infraestructura (adecuación y mantenimiento), compra de aires acondicionados y Unidades Técnicas de Residuos Sólidos. 4) Plantear la necesidad de puestos de trabajo a la Dirección
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Administrativa. 5) Enviar a la Coordinación Administrativa de la Reg. Valle del Cauca, avances en lo relacionado con la asignación de estanterías, elementos para la organización de los archivos y sitios adecuados para su almacenamiento, en Sede y CZ, de acuerdo con toda la información enviada en el 2012.
AC 1941 La entidad no ha proporcionado el recurso humano necesario para implementar y mantener el SGC y mejorar continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad, como se evidenció en las siguientes situaciones de la muestra aleatoria verificada: - Equipos técnicos interdisciplinarios incompletos en la defensoría CZ (s) Tuluá, Sevilla, Cartago. - Sin apoyo para el desarrollo de las actividades logísticas para la articulación del SNBF CZ Sevilla
1)Proyectar comunicación, reiterando la necesidad de proveer los cargos de los perfiles psicosociales para completar los equipos de defensoría. 2) Solicitar a los centros zonales actualizar las necesidades de profesional de perfil psicosocial. 3) Consolidar la información de las necesidades de profesionales de perfil psicosocial de los CZ.
1000% actividades cumplidas
Se decide la pertinencia del cierre de la AC, teniendo en cuenta que según el plan definido la entidad paulatinamente ha fortalecido los equipos de trabajo en los Centros Zonales en las defensorías.
Cerrada 28/06/2013
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Resultados de la auditoría externa al Sistema Integrado de Gestión
El día 14 de Marzo de 2013, se realizo la auditoria complementaria a la auditoria de otorgamiento realzada el 4 y 5 de diciembre de 2012, en esta oportunidad ninguno de los procesos fue auditado en la regional Valle del Cauca. Teniendo en cuenta que los informes de la auditoria complementaria fueron presentados por el ente auditor de manera consolidada a nivel nacional, incluyendo los resultados de la auditoría en
No de Hallazgo Núm. Estado GRUPO RESPONSABLE Proceso Fecha prevista de cierre
AI-SIGE2012-VA002.
FASE II
1941 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 30-jun-13
AI-SIGE2012-VA003-
FASE II
1940 Abierta GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 15-nov-13
AI-SIGE2012-VA006-
FASE II
1873 Abierta GRUPO ATENCION POR CICLOS DE VIDA Y
NUTRICION
GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN 26-oct-13
AI-SIGE2012-VA032 1598 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-ene-13
AI-SIGE2012-VA031 1597 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA030 1596 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-dic-12
AI-SIGE2012-VA029 1595 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 15-feb-13
AI-SIGE2012-VA028 1594 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN TECNOLÓGICA 30-dic-12
AI-SIGE2012-VA027 1593 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO 30-may-13
AI-SIGE2012-VA026 1592 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO 30-jun-13
AI-SIGE2012-VA025 1591 Cerrada CENTRO ZONAL SUR MEJORAMIENTO CONTINUO 28-feb-13
AI-SIGE2012-VA024 1590 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS MEJORAMIENTO CONTINUO 30-jun-13
AI-SIGE2012-VA023 1589 Cerrada ASEGURAMIENTO A ESTANDARES ASEGURAMIENTO A ESTANDARES 30-mar-13
AI-SIGE2012-VA022 1588 Cerrada ASEGURAMIENTO A ESTANDARES ASEGURAMIENTO A ESTANDARES 28-feb-13
AI-SIGE2012-VA021 1587 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS EVALUACION Y MONITOREO DE LA GESTIÓN 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA020 1586 Abierta OFICINA DE GESTION DE SERVICIO Y ATENCION AL
CIUDADANO
GESTIÓN DE ATENCIÓN A PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS
30-jul-13
AI-SIGE2012-VA019 1585 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN JURÍDICA 15-mar-13
AI-SIGE2012-VA018 1584 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN JURÍDICA 28-feb-13
AI-SIGE2012-VA017 1583 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN JURÍDICA 30-may-13
AI-SIGE2012-VA016 1582 Cerrada GRUPO JURIDICO GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO 30-jun-13
AI-SIGE2012-VA015 1581 Cerrada GRUPO FINANCIERO GESTIÓN FINANCIERA 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA014 1580 Cerrada GRUPO FINANCIERO GESTIÓN FINANCIERA 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA013 1579 Cerrada GRUPO FINANCIERO GESTIÓN FINANCIERA 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA012 1578 Cerrada GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS GESTIÓN ADMINISTRATIVA 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA011 1577 Abierta GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 31-jul-13
AI-SIGE2012-VA010 1576 Abierta GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN ADMINISTRATIVA 30-nov-13
AI-SIGE2012-VA006 -
AI-SIGE2012-VA007
1574 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 15-dic-12
AI-SIGE2012-VA005 1573 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 30-may-13
AI-SIGE2012-VA004 . 1572 Cerrada GRUPO ADMINISTRATIVO GESTIÓN HUMANA 15-dic-12
AI-SIGE2012-VA003 1571 Vencida GRUPO DE PROTECCION GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN 30-abr-13
AI-SIGE2012-VA002 1570 Abierta GRUPO ATENCION POR CICLOS DE VIDA Y
NUTRICION
GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN INTEGRAL A LA
PRIMERA INFANCIA
15-oct-13
AI-SIGE2012-VA001 1569 Abierta GRUPO PLANEACION Y SISTEMAS DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 30-oct-13
2 6% 25 79%
29 88% 6 18%
2 6% 1 3%VENCIDAS
CORTE A DICIEMBRE DE 2012 CORTE A JUNIO 2013
RESUMEN ESTADO AC PLAN DE MEJORAMIENTO
CERRADAS
ABIERTAS EN TERMINOS
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los 4, se relacionan el estado final de las no conformidades resultantes de este ejercicio a nivel nacional, dada la imposibilidad de criminar dichas no conformidades de manera individua para la regional.
EJE NO CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTION
CANTIDAD
MAYORES MENORES
CALIDAD Detectadas en esta auditoria 3 5
Pendientes de solución de la anterior auditoria
0 6*
Pendientes solucionadas en esta auditoria
0 3
Total pendientes 3 8
SSGI Detectadas en esta auditoria 3 13
Pendientes de solución de la anterior auditoria
NA NA
Pendientes solucionadas en esta auditoria
3 0
Total pendientes 0 13
AMBIENTAL Detectadas en esta auditoria 6 2
Pendientes de solución de la anterior auditoria
NA NA
Pendientes solucionadas en esta auditoria
6 0
Total pendientes 0 2
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Detectadas en esta auditoria 6 1
Pendientes de solución de la anterior auditoria
0 0
Pendientes solucionadas en esta auditoria
6 0
Total pendientes 0 1
Total pendientes del SIGE 3 24
A continuación se relacionan los hallazgos presentados específicamente en la Regional Valle (Sede Regional, Centro Zonal Palmira y Unidad aplicativa Visitada) en los ejes calidad, ambiental, y seguridad y salud ocupacional, incluyendo el plan de acciones definido de manera consolidada a nivel nacional, liderado por los dueños de proceso en el nivel nacional y que cobija a la Regional Valle del Cauca.
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# DESCRIPCIÓN
DE LA NO CONFORMIDAD
REQUISITO(S) DE LA NORMA
CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE
IMPLEMENTACIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA
DE LA IMPLEMENTACIÓN
3.
No se evidencia el control operacional para los servicios suministrados por contratistas. No se realiza un control eficaz sobre los aspectos ambientales significativos identificados por el ICBF. No se evidencia el control operacional para los equipos de atención de emergencias Evidencia No se ha realizado mediciones lumínicas en la sede principal, regional valle, Atlántico, Bogotá VALLE
De los contratistas de prestación de servicios médicos no se evidenció la licencia de salud ocupacional de los Comfandi CENTRO ZONAL PALMIRA
Escalera usada por el personal de aseo (empresa contratista) sin uno de los peldaños y no se evidencia su inspección y aprobación de uso. La persona que maneja el archivo sin sus zapatos de seguridad. Bienestarina almacenada sin cumplir con los lineamientos de almacenamiento (junto a la
ISO 14001, OHSAS 18001: 4.4.6
1. Verificar el adecuado etiquetado, almacenamiento de los productos químicos y sus hojas de seguridad de acuerdo a los términos contractuales. Fecha: 28 de febrero de 2013 2. Exigir al contratista y verificar mediante inspección el almacenamiento y disposición final de los residuos generados en el servicio de aseo, según las hojas de seguridad. Fecha: 28 de febrero de 2013 3. Asignación de recursos a la Regional y ejecución del mantenimiento locativo. Fecha: 28 de febrero de 2013
4. Exigir al contratista y verificar mediante inspección el uso de los elementos de protección personal, de acuerdo a los términos contractuales Fecha: 28 de febrero de 2013 5. Realizar el mantenimiento a las instalaciones eléctricas en la sede: cocina primer piso de la Dirección de Planeación, toma eléctrica en el almacén, y tomas eléctricas cercanas al tanque de almacenamiento de ACPM. Fecha: 28 de febrero de 2013
6. Gestionar la intervención para el arreglo de los baños identificados
1. Definir los criterios operacionales ambientales y de s&so. Fecha: 31 de diciembre de 2012 2 Incluir los criterios
ambientales y de s&so en los contratos. Fecha : 28 de febrero de 2013
3 Socializar los criterios ambientales y de s&so que se deben incluir en los contratos SMO Fecha: 30 de enero de 2013
4 Realizar supervisión y control efectiva en el cumplimiento de las clausulas contractuales en ambiental y s&so, a través de inspecciones al desarrollo de las actividades de los operadores (informes y evidencias) Fecha: 14 de Marzo 2013 1. Involucrar recursos en la contratación de ingenieros ambientales en regionales, formación ambiental de los colaboradores en el ICBF e igualmente en la gestión de residuos sólidos en el ICBF en todo el país 2. Asignar recursos a las Regionales para implementación del Plan de Gestión Ambiental, específicamente para la gestión de residuos sólidos.
3. Identificar e incluir los riesgos ambientales y las instrucciones en los
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pared, en desorden con papeles, balanzas que no se utilizan) En el CZ Palmira se encontraron en el botiquín suero vencido No se evidencia botiquines con todos los elementos para la atención de primeros auxilios en CZ Palmira, No se cuenta con amarres para la camilla del Centro Zonal
con la aseguradora QBE Fecha: 30 de marzo de 2013 7. Adelantar por parte de la Regional el proceso de contratación del servicio de aseo de acuerdo con los lineamientos emitidos desde la Dirección Administrativa Fecha: 28 de febrero de 2013 8. Inclusión y socialización de las clausulas contractuales en ambiental y syso para los contratos de obra publica Fecha: 28 de febrero de 2013 9. Programar y realizar las mediciones lumínicas en estas sedes durante el primer trimestre del año. Fecha: 30 de Marzo de 2013 10. Elaborar las hojas de seguridad y sus instrucciones de uso, incluyendo la descripción de los controles para las personas. Fecha: 31 de Enero de 2013 11. Solicitar y verificar las licencias de salud ocupacional de los contratistas de prestación de servicios médicos de los CONFANDI Fecha: 31 de Enero de 2013 12. Solicitar y verificar el retiro y eliminación de los medicamentos en todos los botiquines. Fecha: 31 de Enero de 2013 13. Proveer a las sedes de botiquines portátiles y estaciones de emergencia. Fecha: 28 de Febrero de 2013 14. Limpieza y
planes de preparación y respuesta ante de emergencias Fecha: 28 de febrero de 2013 4. Contratar para cada regional de un profesional con perfil en S&SO, Contratar profesionales ambientales en las Regionales, fortalecer la competencia de los Coordinadores Administrativos y Profesionales Épico en las Regionales en el tema ambiental Fecha: 30 de marzo de 2013 5. Capacitar a los coordinadores administrativos, profesionales y promotores EPICOS, brigadistas e integrantes de COPASO para mejorar las competencias en ambiental y S&SO Fecha: 29 de marzo de 2013 6. Revisar y retro alimentar los Planes de Gestión Ambiental de las 33 Regionales y de la sede de la Dirección General, de acuerdo con los aspectos ambientales significativos y requisitos legales regionales y locales. Fecha: 14 de marzo de 2013 7. Formular los diagnósticos de caracterización de residuos sólidos, como fase 1 del programa de manejo de residuos sólidos en las 15 regionales objeto de auditoría. Fecha: 14 de Marzo de 2013
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aplicación de estrategia de orden y aseo en las bodegas de los Centros Zonales. Fecha: 31 de Enero de 2013 15. Almacenamiento de la Bienestarina cumpliendo con los requisitos exigidos por el ICBF en la “guía sobre buenas prácticas de manipulación de alimentos en las bodegas y sitios de almacenamiento ICBF”. Fecha: 31 de Enero de 2013 16. Realizar una aplicación y organización adecuada de los residuos electrónicos. Fecha: 31 de Enero de 2013
8. Realizar seguimiento mensual a la ejecución de los Planes de Gestión Ambiental Fecha: 14 de Marzo de 2013 9. Adecuar cuartos de almacenamiento temporal de residuos y acondicionamiento de contenedores en las oficinas Regionales y Centros Zonales. 10. Coordinar con la ARL la programación y realización de mediciones lumínicas una vez al año en todo el país. Fecha: 15 de enero de 2013
11. Analizar los resultados obtenidos en las mediciones. Fecha: A partir del 29 de marzo de 2013 12. Proyectar un plan de trabajo para implementar los correctivos a los que hubiera lugar. Fecha: A partir del 29 de marzo de 2013
14. Verificar que todos los contratistas de prestación de servicios médicos cuenten con licencia de salud ocupacional. Fecha: 15 de marzo de 2013 13. Gestionar que en los procesos de contratación y supervisión, se incluya la solicitud y verificación de las licencias de salud ocupacional para los contratistas de prestación de servicios médicos. Fecha: 15 de enero de 2013
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14. Incluir en las Listas de Chequeo de las inspecciones, la revisión de los botiquines y las estaciones de emergencia. Fecha: 15 de enero de 2013 15. Informar sobre la disposición y uso adecuado de los botiquines y estaciones de emergencia. Fecha: 31 de enero de 2013
1. 18. Realizar inspección semanal con aplicación de lista de chequeo a la bodega del Centro Zonal.
2. Fecha: A partir del 27 de diciembre de 2012 al 30 de diciembre de 2013
3. 4. 19. Sistematización de la
programación de bienestarina (con el objeto de registrar y controlar inventarios y fechas de vencimiento).
2. Fecha: 30 de abril de 2013
20. Apoyo a la programación y supervisión mediante la contratación de Tecnólogos en las 33 regionales a nivel Nacional
3. Fecha: 30 de mayo de 2013
21. Elaboración de Prueba piloto “Control de inventarios” en una de las regionales, para llevar a cabo la trazabilidad desde la producción hasta la entrega final al Beneficiario
4. Fecha: 30 de septiembre de 2013 1. Complementar el procedimiento de gestión
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de bienes inservibles, con el manejo de residuos electrónicos, socializarla y comenzar a implementarla en los puntos de atención del ICBF. Fecha: 14 de marzo de 2013
4.
No se evidencia que se hayan identificado los aspectos ambientales de todas las actividades y servicios que son prestados por el ICBF en las sedes incluidas dentro del alcance de esta certificación
1. Ajustar la matriz de identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales de la sede de la Dirección General, teniendo en cuenta los aspectos asociados al almacenamiento de combustible, poda de árboles, control de plagas y roedores, disposición temporal de basuras en los contenedores, actividades de vigilancia y el uso de baterías y la generación de residuos peligrosos por parte de los vigilantes. Fecha: 31 de Enero de 2013 2. Ajustar la matriz de identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales de la sede regional Santander, teniendo en cuenta los Aspectos asociados al control de plagas, y actividades temporales de disposición de arena en el parqueadero por parte de contratistas Fecha: 31 de Enero de 2013
1. Revisar documentación y ajustar el procedimiento PR08.PE02. Identificación y Valoración de los Aspectos e Impactos Ambientales, en coordinación con Gestión Administrativa, vinculando los criterios faltantes de identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales, asociados a la gestión de los contratistas y proveedores de servicios externos al ICBF Fecha 18 de enero de 2013 1. Ajustar en el nivel nacional las matrices de identificación y valoración de Aspectos e Impactos Ambientales e igualmente los aspectos ambientales asociados a la gestión de los contratistas y proveedores de servicios externos al ICBF en todos los macroprocesos del ICBF Fecha 28 de febrero de 2013 2. Contratar ingenieros ambientales en las Regionales, fortalecer la competencia de los Coordinadores Administrativos y Profesionales Épico en las Regionales en el tema ambiental y SYSO 3. Definir y realizar seguimiento a los controles operacionales requeridos
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para la administración de los aspectos e impactos, identificados y valorados e involucrarlos en los Planes de Gestión ambiental estructurados en los 33 Planes de Gestión Ambiental Regional y en el Plan de Gestión Ambiental de la Dirección General. Fecha: 14 de Marzo de 2013
4. Implementar estrategia de comunicación de aspectos e impactos ambientales con las partes interesadas (colaboradores, operadores, entidades ambientales y visitantes). Fecha: 14 de Marzo de 2013
No se evidencia la identificación de todos los peligros y aspectos ambientales de todas las actividades y servicios que son prestados por el ICBF en las sedes incluidas dentro del alcance de la certificación
ISO 14001 y OHSAS 18001:4.3.1
3. Ajustar la Matriz de Riesgos y Peligros del proceso de Abastecimiento. Fecha: 28 de febrero de 2013
4. Ajustar la Matriz de Riesgos y Peligros de la Regional y sus Centros Zonales. Fecha: 28 de febrero de 2013
5. Ajustar la Matriz de Riesgos y Peligros de la Regional y sus Centros Zonales. Fecha: 28 de febrero de 2013
5. Realizar mesas de trabajo con la Subdirección de Mejoramiento y la Dirección Administrativa para ajustar la metodología para la identificación de Riesgos y Peligros. Fecha 15 de enero de 2013
6. Capacitar a los profesionales S&SO para el levantamiento de la información de Riesgos y Peligros en las diferentes sedes. Fecha 31 de enero de 2013
7. Valorar todos los riesgos ICBF en todas las sedes, en todas las matrices, los cuales deben ser clasificados por riesgos que acarrean enfermedad y los que corresponden a accidentalidad (8 riesgos en total identificados para
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el ICBF). Fecha 28 de febrero de 2013 8. Identificar los riesgos del personal externo, visitantes y contratistas en general (aseo y cafetería, servicios generales, mantenimiento, etc.). Fecha 28 de febrero de 2013 9. Realizar la identificación de los riesgos y peligros de manera relacionada con las actividades rutinarias y no rutinarias que se desarrollan en las diferentes sedes y los diferentes cargos. Fecha 28 de febrero de 2013 10. Definir los controles operacionales requeridos para la administración de los riesgos y peligros S&SO. Fecha 15 de enero de 2013 11. Validar la información suministrada por las Regionales. Fecha 15 de marzo de 2013 12. Definir plantilla de seguimiento de controles operacionales Fecha 31 de enero de 2013 13. Realizar seguimiento a la implementación de los controles operacionales. Fecha: 15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre de 2013 y 15 de enero de 2014.
14. Implementar estrategia
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de comunicación de riesgos con colaboradores y visitantes. Fecha A partir del 15 de enero de 2013
5.
No se evidencia la generación de acciones preventivas y correctivas fuera de auditorías internas No se toman acciones preventivas cuando se está en riesgo el cumplimiento de un indicador. No se tienen registros de las acciones que se toman cuando se incumplen disposiciones planificadas por el Instituto Evidencia En las siguientes regionales no se evidencia AP y Correctivas diferentes de auditoría interna en las Regionales Bogotá, Valle
ISO 14001, OHSAS 18001: 4.5.3.2 ISO 27001: 8.3
1. Formular acciones de mejora como respuesta al análisis de los datos obtenidos por las entradas en la Revisión por la Dirección, los indicadores y objetivos, resultados de los mapas de riesgos, de las encuestas de satisfacción y los resultados de auditoría. Fecha 31 de enero de 2013
1 .Revisar aplicativo Isolución y procedimientos de acciones de mejora. Fecha 31 de enero de 2013 2. Sensibilizar, Capacitar en el manejo de las acciones de mejora y evaluar la efectividad de dicha capacitación Fecha 28 de febrero de 2013 3. Promover e Incentivar a los colaboradores en la identificación de los problemas y la solución a través de acciones de mejora. Fecha 28 de febrero de 2013 4. Realizar capacitación con ente externo sobre acciones de mejora (redacción y tratamiento) a la oficina de Control Interno y Subdirección Mejoramiento Organizacional. Fecha 14 de Marzo de 2013 5. Formular y desarrollar permanentemente acciones de mejora como respuesta al análisis de los datos obtenidos por las entradas en la Revisión por la Dirección y los resultados de auditoría. Fecha A partir del 31 de enero de 2013
6. Tramitar acciones y dar cierre a las no conformidades generadas
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en auditoría interna. Fecha A partir del 31 de enero de 2013 7. Realizar seguimiento a la gestión y cierre efectivo de las acciones. Fecha A partir del 31 de enero de 2013
7
No se evidencian programas de gestión Evidencia No cuentan con PVE en ninguna regional Programa psicosocial
OHSAS 18001:4.3.3
1. Construcción del programa de vigilancia epidemiológica en riesgo psicosocial, ergonómico y cardiovascular. Gestión Humana Febrero 28 de 2013
1. Definir el cronograma de implementación de los Programas Psicosocial y de Vigilancia Epidemiológica. Fecha: Marzo 15 2. Seguimiento a la Implementación de los Programas Psicosocial y de Vigilancia Epidemiológica. Fecha: Desde Abril 1 hasta Diciembre 31 de 2013 3. Definir la Metodología para medir el impacto del Plan de Vigilancia Epidemiológica y del Programa Psicosocial. Fecha: Desde 30 de Abril de 2013
4. Evaluar el impacto de las acciones de los planes. Gestión Humana Fecha: 30 de Septiembre de 2013
8
No se evidencia la definición de la competencia con base en formación y habilidades para el esquema de 18001, 14001 y 27001 acorde a las funciones a realizar. Evidencia No se cuenta con la formación en temas de seguridad industrial y salud ocupacional, medio ambiente y seguridad de la información de todo el personal incluidos brigadistas
ISO 14001, OHSAS18001: 4.4.2 ISO 27001:5.2.2
1. Revisar todos los perfiles que tengan responsabilidades, rendición de cuentas y funciones en los ejes del sistema integrado (Desde el Director General, Regionales, y coordinador del Centro Zonal y del personal que labora en términos de seguridad y salud ocupacional, ambiental, seguridad de la información y calidad), e Incluir en el Manual de Funciones el perfil y responsabilidades. Fecha: 28 de Febrero 28 de 2013
1. Definir profesiograma por cargos. Fecha 28 de febrero de 2013 2. Realizar capacitación a los líderes de la implementación del S&SO, Ambiental, Calidad y Seguridad de la Información, incluidos los brigadistas en temas relacionados con Gestión de riesgos, manejo de residuos y sustancias peligrosas; identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales (Representante de la
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Dirección y Subdirector de Mejoramiento en temas de fundamentos de sistemas integrados de gestión). Fecha 29 de marzo de 2013 1. Revisar todos los perfiles que tengan responsabilidades, rendición de cuentas y funciones en todos los ejes del Sistema Integrado de Gestión, partiendo de todos los niveles directivos en todas las sedes y coordinaciones de cz, entre otros. Fecha 29 de marzo de 2013
2. Realizar encuentro de Profesionales EPICO y S&SO para fortalecer conocimientos de S&SO y Ambiental Fecha: Primera semana de Febrero de 2013 3. Identificar, gestionar y replicar en toda la entidad, las buenas prácticas en materia de S&SO y Ambiental. Fecha: 15 Enero a Diciembre 30 de 2013
4. Verificar la inclusión de los componente Ambiental, SYSO y seguridad de la información en el proceso de inducción Fecha: Marzo de 2013 Julio 2013
9
El procedimiento para
identificar situaciones
potenciales de emergencia
y accidentes potenciales,
no incluye la variable
ambiental, y no se ha
determinado la forma de
atender dichas situaciones.
ISO 14001: 4.4.7
1. Definir
procedimiento para atención
de derrames de
combustibles y revisar el
requerimiento de equipos y
elementos asociados a las
hojas de seguridad de los
productos químicos
utilizados.
Fecha: 28 de febrero de
1. Identificar los riesgos ambientales.
Fecha: 28 de febrero de 2013
2. Incluir los riesgos ambientales y las instrucciones en los planes de preparación y respuesta ante de emergencias. Fecha: 14 de Marzo de
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Evidencia
El procedimiento de
atención de emergencias,
está enfocado solamente a
la parte de seguridad
industrial y salud
ocupacional.
2013
2013 2. Capacitar a las Regionales y Centros Zonales los riesgos ambientales. Fecha: 30 de julio de 2013
11
El procedimiento documentado no estable los controles necesarios para asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución Evidencia El procedimiento de elaboración y control de documentos PR5 MPE2 versión 10, del 29 de junio de 2012, no define los controles necesarios para asegurarse de que los documentos de origen externo que la entidad determina que son necesarios para la planificación y la operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican y que se controla su distribución
ISO 9001 NTCGP1000 4.2.3
1. Actualizar procedimiento de Elaboración Y control de Documentos con las actividades que se realizan desde la oficina de Jurídica con respecto a los cambios que se presentan en la normativa aplicada al ICBF y la divulgación a los responsables de su aplicación. Fecha: 30 de Enero de 2013
1. Revisar y ajustar conforme a los debes de la norma el procedimiento de Elaboración Y control de Documentos. Fecha 30 de Enero de 2013
2. Socializar a los colaboradores del ICBF el procedimiento actualizado de Elaboración y control de Documentos ajustado con todos los debes de la norma. Fecha 10 de Febrero de 2013
13
Los resultados del seguimiento y medición de los procesos no se encuentran disponibles y difundidos de manera permanente en la página electrónica, para facilitar el seguimiento por parte de los clientes y las partes interesadas. Evidencia
GP 1000: 8.2.3
1. Subir a la página Web www.icbf.gov.co link indicadores, los resultados del seguimiento y medición de los procesos evidenciados en el informe de procesos con corte Diciembre 2012. Fecha: 21 de Enero de 2013
1. Revisar y ajustar la estructura del portal WEB definida por la Estrategia de Gobierno en Línea. Fecha: 30 de Enero de 2013. 2. Definir la estructura de información del Sistema Integrado de Gestión que debe ser publicada en la página WEB de la entidad.
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Aunque en la página web de la entidad se establece un link de los indicadores, no se pudo evidenciar la publicación de los resultados del seguimiento al desempeño de los procesos de manera permanente.
Fecha: 30 de Enero de 2013.
3. Definir el procedimiento para la administración y publicación de información del Sistema Integrado de Gestión en la página web www.icbf.gov.co Además se busca coordinar con la oficina de comunicaciones la identificación de la información relacionada con el desempeño de procesos que se debe o no publicar en la página Web. Fecha: 28 de febrero de 2013
14
Los equipos de medición no se calibran y verifican a intervalos planificados. El equipo de medición no se protege contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el mantenimiento y el almacenamiento Evidencia Durante la auditoría realizada a la Regional Valle, se encontró inadecuada manipulación de los equipos de medición (básculas y metros) utilizados en la toma de peso y estatura en los niños que son atendidos en el Instituto. En visita realizada al CDI de Palmira, se encontró sin calibrar la báscula utilizada para evaluar el peso de los niños del programa de prevención en nutrición y la cinta métrica en mal estado.
ISO 9001 y GP 1000 7.6
1. Aplicar la guía de metrología en los Centros Zonales y Unidades de Servicio Fecha: 30 de Abril de 2013
1.Capacitación durante el 2013 a todos los profesionales en nutrición y demás áreas relacionadas con la implementación de la guía metrológica Fecha: 30 de Abril de 2013 2. Revisión en los CZ de la implementación de la guía metrológica Fecha: 30 de Junio de 2013 3.Revisión en los CZ del uso de los equipos antropométricos calibrados entregados a las regionales Fecha: 30 de Abril de 2013. 4. Definir acciones con la Dirección de Primera Infancia para la implementación y seguimiento de la guía metrológica en los operadores de los programas de primera infancia Fecha: 30 de Junio de 2013
5. Implementación del plan de metrología de la Dirección de Primera Infancia Fecha: 30 de Septiembre
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de 2013 1. Elaborar Plan de Calibración de Equipos antropométricos entregados en el año 2010. Fecha: 30 de marzo de 2013
15
No se evalúan las acciones tomadas, en términos de su efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad Evidencia No se encontró evidencia de la evaluación de capacitación realizada durante el año 2012 en la sede central y regionales, en términos de su efecto sobre la eficacia, eficiencia o efectividad del sistema de gestión de la calidad
GP 1000 6.2.2
1. Definir y aplicar la metodología para la evaluación de la eficacia, eficiencia o efectividad de las capacitaciones sobre el Sistema Integrado de Gestión Fecha: 28 de febrero de 2013
1. Revisión y adecuación del Procedimiento PR2.MPA1.P1 Formulación y Ejecución Plan de Capacitación. Fecha: 16 de Enero de 2013
2. Diseño de la Metodología e instrumento de Evaluación de la eficacia, eficiencia o efectividad de las Capacitaciones. Fecha: 21 de Enero de 2013 3. Socialización del Procedimiento y de la metodología e instrumentos para medir la eficacia, eficiencia o efectividad de las Capacitaciones Fecha: 25 de Enero de 2013
4. Realizar seguimiento a la implementación del procedimiento y metodología en la Dirección General y Regionales. Fecha: 15 de marzo de 2013
Es válido recalcar que los informes de la auditoria complementaria concluyen sobre los siguientes aspectos que apoyan la conformidad y eficacia del sistema de gestión y sobre las siguientes oportunidades de mejora.
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ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION
La asignación de recursos para el año 2013 por parte de la nueva dirección, con el fin de fortalecer el Sistema de Gestión de la Calidad, la implementación del sistema para las normas ISO 27000, ISO 14001 Y OSHAS 18001 y la prestación de los diferentes servicios. La revisión por la dirección desarrollada en las regionales que se realiza de manera independiente de la General: Por el contenido de la misma, enfatizando en la mejora continua de cada uno de los procesos. Se destaca la participación de todos los colaboradores, quienes aportan a la toma de decisiones. El mapa estratégico, el cual se elaboró teniendo en cuenta los lineamientos del plan nacional de desarrollo, alineado con la política y estrategia del sector. Se destaca el cambio del modo de trabajo, con un enfoque conceptual y estratégico orientado al desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias. Se destaca la gestión adelantada por la entidad como ente rector del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, a través de la promoción en la formulación, implementación, evaluación y seguimiento de los planes, programas, proyectos y estrategias relacionadas con las políticas públicas de infancia y adolescencia, en los ámbitos nacional, territorial y local, con la finalidad de orientar las acciones hacia el logro de condiciones sociales, económicas, políticas, culturales y ambientales que brinden más y mejores oportunidades a la población colombiana, especialmente a la niñez El cambio del mapa de procesos dando importancia a los clientes y usuarios, rodeados de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo, los cuales hacen posible cumplir con las necesidades y requisitos. El componente de alimentación y nutrición del programa de Hogares ICBF, el cual ofrece entre el 50% y el 70% de las recomendaciones diarias de calorías y nutrientes, acciones de seguimiento al estado nutricional y educación alimentaria y nutricional a los niños y sus familias, con el fin de contribuir a garantizar hábitos y estilos de vida saludable. Se resalta el proyecto de diferenciación de las dietas por regionales y seccionales en el programa de nutrición. La nueva modalidad de atención que ofrece el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de la creación de los Centros de Desarrollo Infantil, con la alianza público-privada, identificándose con la estrategia nacional de Cero a Siempre, orientada a mejorar la calidad de vida de la primera infancia. De Cero a Siempre” comprende los componentes de salud, nutrición, educación inicial, cuidado y protección con criterios de calidad, para potenciar de forma adecuada las diferentes dimensiones del desarrollo infantil temprano con acompañamiento de la familia como núcleo primario de cuidado y protección. La política integral de desarrollo y protección social, porque toma un papel relevante para la garantía de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y sus familias; en cuanto a la
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promoción social, para el avance en la superación de la pobreza extrema en el país y para la consolidación de la paz. La Fiesta de la Lectura: Se destaca la estrategia desarrollada por el ICBF, a través de socios nacionales (Fundalectura y Espantapájaros) y cooperantes internacionales ((Embajada de Francia, Fundación Renaítre, Asociación Arc en Ciel – Arcoíris y la República Federal de Alemania), con el Con el fin de enriquecer y cualificar las prácticas formativas en las diferentes modalidades de atención, potenciando el desarrollo de los lenguajes, las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los niños y niñas desde la Primera Infancia. El programa social “Los desayunos Infantiles con Amor – DIA”, el cual tiene como objetivo contribuir a mejorar la alimentación y nutrición de niños y niñas con edades comprendidas entre los 6 meses a 4 años y 11 meses, pertenecientes a familias del nivel 1 y 2 del SISBEN, mediante la entrega de un desayuno que complementa su alimentación diaria. El programa de alimentación PAE, el cual ha contribuido a mejorar el desempeño académico, promover el ingreso y la permanencia en el sistema educativo y promover la formación de hábitos alimentarios saludables. Durante la vigencia 2011 se beneficiaron 4.076.822 escolares entre los 6 y los 17 años de edad. La continuidad durante el año 2012 en el fortalecimiento del sistema de seguimiento nutricional en los niveles regional, zonal y municipal, el cual, apoyado con la educación nutricional a todas las familias y la complementación alimentaria de los programas, lo cual incidirá en mayor proporción y de forma positiva en el mejoramiento de su situación de salud y nutrición, siendo una condición de avance en términos de desarrollo social de nuestro país. La actividad desarrollada por los Defensores de Familia a través de actuaciones administrativas en las diferentes unidades de los centros zonales, en donde se han atendido niños, niñas y adolescentes, con el fin de restaurar la integridad de sus derechos que le han sido vulnerados, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia, interés superior, perspectiva de género, exigibilidad de derechos, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado. La articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar – SNBF, en el cual el ICBF ha tenido una participación relevante al fortalecer la estructura y funcionamiento del sistema, mejorar la coordinación nacional y desarrollar la asistencia técnica a los entes territoriales. En este punto se destaca la asistencia técnica a Municipios y Departamentos para la inclusión de los temas de infancia y adolescencia en los planes de desarrollo territoriales, entrega de recomendaciones específicas a 767 Planes de Desarrollo de Entidades Territoriales y 367 recomendaciones generales para privilegiar la inclusión de los temas de infancia y adolescencia de forma adecuada y con criterios de eficacia, lo anterior con el apoyo de otras entidades adscritas al sistema nacional de bienestar familiar. Nutrición: Se resalta el software Metrix 21, utilizado en las diferentes Regionales, el cual ayuda en el control y manejo del servicio prestado, con el fin de determinar las desviaciones y puntos a trabajar como actas de compromisos.
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En la preparación y respuesta ante emergencia por el acompañamiento directo de la policía y Bomberos en el simulacro realizado el 17 de octubre del 2012 en la dirección de la regional Atlántico, con el escenario de explosión dada por atentado Terrorista, con el fin de facilitar las actividades para el desarrollo y evaluación del mismo. La participación activa en los Comités Locales para la preparación de emergencias y así mismo la participación de los jardines en los simulacros en el Centro Zonal Usaquén. La aprobación de una persona en cada regional para que se encargue de los asuntos relativos a seguridad y salud ocupacional permitirá dinamizar el sistema. La aprobación de una persona en cada regional al cual denominaron “profesional épico” que se encarga de asuntos relativos al acompañamiento y monitoreo de la implementación de buenas prácticas en la gestión de los procesos. Los acuerdos que se han realizado con el SENA para capacitar a los diferentes funcionarios en temas de Seguridad y Salud Ocupacional La iniciativa de variar la metodología para llevar a cabo la revisión por la dirección en la regional Antioquia, como un noticiero y entrevista, porque permite una mayor participación de todos los líderes de los procesos. El detalle, organización de cada una de las carpetas de contratación permite realizar revisiones y seguimientos oportunos a los diferentes contratistas. El despliegue y el trabajo en equipo realizado durante el año 2013 permite evidenciar que cuando se trabaja por el cumplimiento de metas se pueden lograr los resultados en poco tiempo. Las buenas prácticas heredadas del Sistema de Gestión de Calidad, se destacan porque reflejan los resultados del seguimiento analítico y la dinámica del control de servicio no conforme, les ha permitido también generar un nivel de detalle importante en la gestión por procesos. A partir de la planeación estratégica de tecnología de la información, elaboraron un plan de capacidad por servicios, que les permitió dimensionar las necesidades del instituto a nivel de plataforma tecnológica, no solamente en la sede principal sino que también en las regionales y centros zonales. El traslado de servidores, aplicativos de software y bases de datos principales del Instituto, a un datacenter ubicado en un proveedor de tecnología de la información, reconocido por su categoría TIER 3, se destaca porque facilitó la operación y el control de los procesos de mantenimiento y mejora de la plataforma tecnológica. Se destacan los acuerdos de niveles de servicio pactados con los proveedores de tecnología de la información, por su definición y monitoreo, de manera que al evidenciarse indisponibilidad de la plataforma tecnológica se tramitan los planes de acción correspondientes.
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El compromiso con la preparación de la auditoría interna, con la elaboración de las listas de verificación y la revisión de la documentación del sistema de gestión, porque permitió realizar una auditoría interna ISO 27001 que les permitió identificar debilidades y fortalezas precisas. La oportunidad de formación del personal involucrado en la ejecución de los procesos de prestación de servicios, porque son garantía de responsabilidad y coherencia respecto a los compromisos adquiridos por el instituto. Se destacan los trabajos de adecuación de la plataforma implementada para el circuito cerrado de televisión, así como sus aplicativos de monitoreo, porque facilitan la operación y el control de la seguridad física a nivel nacional. La designación de roles y responsabilidades en el grupo de colaboradores de Gestión Humana, se destaca por el trabajo realizado en la coordinación de la elaboración, realización y seguimiento posterior de las capacitaciones. El compromiso del personal operativo para la implementación del PGA en las distintas regionales. Uso y aprovechamiento de la luz natural, en las oficinas del CZ Luis Carlos Galán Sarmiento, porque contribuye al logro de los objetivos ambientales. REGIONAL DEL VALLE La revisión por la dirección: Por el contenido de la misma, teniendo en cuenta un análisis previo por cada uno de los procesos y las seccionales, enfatizando en la mejora continua de cada uno de los procesos. Se destaca la participación de todos los colaboradores, quienes aportan a la toma de decisiones. Se resalta también la realización de comités semanales o quincenales en donde además de verificar aspectos puntuales, se realiza también el seguimiento a los planes de acción dejados en las revisiones por la dirección semestrales. El programa de reciclaje, en donde se le entrega la papelería utilizada a un proveedor, quien posteriormente suministra papelería en buen estado, lo que ha contribuido a mejorar la asignación de recursos, ahorro en costos y contribución al medio ambiente. La concientización al personal sobre la implementación de acciones correctivas y preventivas, actividad liderada desde la dirección de la regional, lo que ha generado como resultado el mejoramiento de los procesos. Comunicaciones: El boletín interno “Encuentro”, en donde se divulgan los principios y las actividades de la regional y gestión de colaboradores. El compromiso del Director Regional y de la Coordinadora de la unidad del centro zonal de Palmira, por su participación activa durante todo el proceso de auditoría.
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OPORTUNIDADES DE MEJORA
Direccionamiento estratégico: Importante la alineación de los objetivos estratégicos, los proyectos, los procesos y los indicadores de gestión que los miden, con el fin de facilitar el seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos, a través de los resultados de desempeño de los procesos. La Revisión por la Dirección: -Sería conveniente incluir en el informe de la revisión por la dirección la conclusión acerca de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad, Recordando:
Que La adecuación del sistema de gestión se determina al evaluar todos los cumplimientos (de requisitos legales, de la normas NTCGP1000 e ISO 001/2008, de los clientes, de la organización etc.) que se generen en el sistema por las diferentes fuentes, al igual que su tendencia de aparición como incumplimiento;
Que la conveniencia se mide evaluando los beneficios (financieros, económicos, de calidad, de imagen etc.) que han recibido del sistema de gestión de la calidad; •Que la eficacia se evalúa revisando el cumplimiento de los objetivos de calidad, los objetivos de los procesos y todas las actividades planificadas del sistema de gestión.
Que la eficiencia se evalúa revisando los resultados alcanzados y los recursos utilizados y que la efectividad se evalúa midiendo el impacto de la gestión tanto en los resultados alcanzados como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
El seguimiento a las acciones correctivas y preventivas, teniendo en cuenta el concepto de revisión establecido en el numeral 3.49 de la Norma NTCGP1000:2009, tomando en consideración el asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Recursos humanos: Con el fin de fortalecer el proceso es importante se tengan en cuenta los siguientes aspectos:
Realizar un enlace entre lo definido en los perfiles definidos en el manual de funciones contra el organigrama de cada regional, con el fin de poder tener claridad con los funcionarios en las funciones y responsabilidades acorde al cargo en el cual se desempeña.
Revisar y adecuar las definiciones de formación dada en los perfiles de cargo, de forma explícita como educación adicional necesaria para el cargo (Inducción, cursos, seminarios, capacitaciones, entrenamiento entre otros), y utilizar metodologías de evaluación de conocimiento para detectar las necesidades de formación o cumplimiento de las mismas.
Comunicaciones: Es conveniente el realizar una encuesta para monitorear las actividades de comunicación a medios internos con el fin de poder evaluar puntos de mejora que ayuden a la consolidación no solo de los sistemas de gestión, sino de temas de interés de forma trasversal.
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Con el fin de conocer puntualmente las noticias por Regional. Sería importante se habilite un link dentro de la página WEB de la entidad. Gestión del Riesgo: En la revisión de los riesgos que se tienen en el enfoque de la ISO 9001 y GP 1000, en todos aquellos que afectan el cumplimiento del objetivo del proceso, donde se evalúen más variables o recursos aplicables. Auditorías internas: Es importante fortalecer el proceso, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
La precisión y coherencia entre el objetivo de la auditoria y los criterios de auditoria
Mayor capacitación de auditores para dar cubrimiento a todas las regionales y unidades zonales
Redacción de los hallazgos, de tal forma que los responsables de los procesos adelanten las causas y los planes de acción de manera adecuada. *La formalización de la auditoria virtual en el procedimiento de auditorías internas.
La revisión de la capacidad de personal, en las unidades de los centros zonales, con el fin de que se pueda cumplir con los requerimientos de los ciudadanos y funciones asignadas a la Institución. Gestión Contractual: La redacción del requisito de paz y salvo con el sistema general de seguridad social y parafiscales, de conformidad con lo previsto en la Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003, donde se especifique que la persona es cotizante independiente (ya que se está estableciendo una relación contractual con un ente jurídico, al cual, le aplicaría la normatividad pero en otro sentido). Lo anterior con el fin de que no se genere confusión en el momento de revisar los requisitos de los Posibles proveedores independientes y empresas. El análisis de datos generado por el comportamiento de los indicadores, con el fin de que se documente la explicación de los resultados de la medición y se establezca la posibilidad de tomar acciones correctivas o preventivas, convirtiéndose éste documento en el mecanismo de control para el cumplimiento de las disposiciones planificadas. El análisis de causas: Para que se continúe el fortalecimiento a los dueños de los procesos, sobre herramientas establecidas por la entidad, que permitan identificar la causa y causas raíces, con el fin de que se tomen acciones orientadas a eliminarlas. Teniendo en cuenta la importancia que tiene para la ciudadanía como uno de los medios para comunicarse con el ICBF, es pertinente se asegure su permanente conexión técnica y en el futuro evitar caídas. El proceso de Nutrición: Para que adicional a obtener la información sobre los niños con desnutrición aguda, sería importante se identifiquen los hogares o sitios en donde se presenta esta variable, con el fin de que se pueda trabajar puntualmente con éstos y se evalúe la eficacia de las acciones tomadas.
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El generar una metodología de evaluaciones cruzadas realizadas por personal de la organización con la competencia necesaria, con el fin de evaluar las condiciones locativas y así poder tomar las acciones necesarias con el fin eliminar riesgos, aspectos ambientales y situaciones que pueden generar emergencia. El realizar una jornada de identificación, capacitación y entrenamiento en el manejo de productos químicos con el fin de generar conciencia en los peligros, riesgos, aspectos y la importancia del uso de los elementos de protección personal y cuidado del medio ambiente. El diferenciar los programas del sistema de SISO, con los requeridos en el programa de seguridad y salud ocupacional dada por la resolución 1016, siendo los primeros los enfocados en la alineación de la gestión con la política y objetivos de la institución En el escenario de revisión del desempeño del sistema, el incluir el diagnóstico de salud de la población que trabaja de forma directa e indirecta, con el fin de generar las acciones acorde a los resultados presentados. Es importante revisar si la evaluación de requisitos legales realizada con las auditorías permite revisar cada uno de los ítems. Es importante que las personas responsables de los procesos conozcan cada uno de los requisitos legales que les aplican para que velen por su cumplimiento. Considerar establecer mecanismos ágiles y fáciles de reporte de condiciones inseguras y actos inseguras que permitan realizar campañas preventivas para evitar accidentes con el personal propio o contratistas Establecer a nivel general o corporativamente como se debe dar la información a los visitantes, clientes, proveedores o contratistas sobre qué hacer en caso de emergencia y cuáles son los peligros y riesgos a los cuales estarían expuestos durante su permanencia en las instalaciones. Considerar realizar una metodología en la cual se puedan desarrollar las lecciones aprendidas derivadas de incidentes, o casos presentados con el fin que se realice esta divulgación a nivel nacional Es importante establecer las exigencias para los contratistas en cuanto a los EPP a utilizar durante la ejecución de sus labores y también cuales serían los exámenes pre-operacionales o periódicos que deben realizarse por la actividad que van a realizar. Es importante que establezcan quién verificará en cada una de las Regionales, centros zonales y sede principal de verificar el concepto de aptitud. Lo anterior con el fin de asegurar que la persona están apta para la labor contratada. Es importante aclarar que es una actividad no rutinaria para el ICBF con el fin de poder identificarlas fácilmente en cada una de las regionales y centros zonales.
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Es importante que todo el personal adquiera la destreza para el manejo y acceso de la documentación en el portal con el fin de garantizar que siempre se consulte los documentos actualizados. Continuar con la concientización del personal de las regionales, centros zonales y CDI en el manejo, almacenamiento de las sustancias químicas. Es importante continuar con las visitas a los operadores y contratistas para que salgan aspectos a mejorar en cuanto a seguridad, manejo de alimentos y ambiental y poder continuar con el desarrollo de los mismos. Es importante que en cada una de las regionales y centros zonales conozcan la forma adecuada de manejar la gestión del cambio. En cada una de las matrices de peligros es importante revisar si los tiempos de exposición están acordes con lo que realizan a diario con el fin de asegurar que el tiempo plasmado en las matrices sea el correcto. Considerar aclarar en cada uno de los perfiles la rendición de cuentas con el fin de asegurar que cada persona lo entienda y lo pueda aplicar en su trabajo. Así mismo es importante incluir en las competencias funcionales para los cargos específicos de acuerdo con sus responsabilidades con el fin de asegurar su coherencia con las actividades que realizan en los sistemas de gestión. Continuar mejorando la metodología de análisis de riesgos para que de forma certera se identifiquen los planes de tratamiento del riesgo y se realice la verificación de la eficacia de los planes en mención. Así mismo ampliar la clasificación de la categoría personas a fin de lograr identificar nuevos riesgos. Mejorar la especificación de las “Opciones de tratamiento del riesgo” de maneara que les permita definir con claridad las alternativas de tratamiento del riesgo. Evaluar la posibilidad de explorar otras metodologías de análisis de riesgos como la ISO 31000:2009 Principios para la Gestión de Riesgos y el estándar NIST SP 800-30, Risk Management Guide for Information Technology Systems, de manera que les permita mejorar los criterios para la calificación del riesgo inherente y el riesgo residual. Aunque mediante la aplicación de la planeación estratégica se generan planes de acción relacionados con tecnología de la información, es conveniente consultar metodologías relacionadas con el Gobierno Tecnología de la Información, a fin de tener una visión mucho más estratégica en cuanto al mejoramiento de la gestión de riesgos, la verificación de que los recursos de la entidad se usan adecuadamente y el aseguramiento de que se logran los objetivos de seguridad. Implementar nuevas metodología de análisis de causas de las no conformidades (actualmente solamente registran el análisis de causas mediante la metodología de los porqués), con el fin de que su origen y su causa permitan identificar las tendencias de las desviaciones, encontrar su causa raíz, a fin de formular acciones más contundentes y diversas que eliminen las causas de las no conformidades, para evitar que vuelvan a suceder.
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La nueva metodología utilizada en el desarrollo de software, se destaca por la disciplina de su aplicación y la personalización del Microsoft Team Foundation Server, para el control del código fuente y la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones, no obstante conviene mejorar la documentación de la metodología de la gestión del diseño y desarrollo de software a fin de estandarizar la revisión, verificación y validación para las diferentes fases del diseño y desarrollo de los módulos de software. Conviene promover campañas que permitan a los empleados la generación de acciones correctivas y/o preventivas a partir otras fuentes de análisis tales como: observaciones de las auditorías, incidentes, análisis de riesgos, revisión por la dirección y encuestas de satisfacción del cliente entre otras. Mejorar la evaluación del desempeño, basado en las competencias definidas en los perfiles de cargo, de manera que se logre evaluar el nuevo modelo de gestión por competencias personalizado para el ICBF, de manera que les permita la identificación, programación y desarrollo de planes de capacitación coherentes con el instituto. Continuar mejorando la definición de los perfiles de cargo especificando con mayor detalle los requisitos de educación y formación, clasificando de manera que se precise los requisitos deseables y obligatorios, a fin de facilitar la identificación de las necesidades de capacitación y la realización de capacitaciones específicas de acuerdo al cargo. Digitalizar las hojas de vida de cada uno de los empleados para minimizar el uso del papel, resguardar/conservar la información y tener la posibilidad de consultarla de manera instantánea (on line) a través de un aplicativo de software. Conviene evaluar la posibilidad de realizar campañas para que el personal entregue a tiempo los soportes de los cursos y estudios que realicen. Es conveniente entrenar sucesores o suplentes de cada uno de los líderes de proceso y líderes de proyectos, para garantizar continuidad de los planes y proyectos, evitando afectar los compromisos y acuerdos pactados con los clientes. Se encontraron 90 aplicativos de software desarrollados para soportar/apoyar cada uno de los servicios que corresponden a la misionalidad del Instituto, por lo tanto conviene continuar con el proyecto de reestructuración, unificación y centralización de las bases de datos y actividades de manera que les permita centralizar la información dispersa y eliminar la duplicación de datos. Mejora las pruebas de software de manera que les permita lograr reducción del tiempo empleado en pruebas manuales y repetitivas, logrando mayor concentración del esfuerzo por parte de los ingenieros de pruebas de software en los casos de prueba que tienen complejidad alta. Mejorar el nivel de detalle de los instructivos, manuales e informes de monitoreo de la plataforma tecnológica, elaborados por el personal del proceso “Gestión Tecnológica”, para que los líderes de procesos y directivos de la entidad se les facilite la comprensión y seguimiento.
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Teniendo en cuenta que las actividades de la seguridad de la información deben ser coordinadas por los líderes de todas los procesos de la organización, es conveniente revisar la distribución de roles y funciones laborales, de manera que les permita mantener el principio de la independencia y la participación equitativa de todos los colaboradores. Conviene mejorar la descripción de las copias de respaldo, realizando especial énfasis en la ubicación y frecuencia de la copia, de manera que esta información se convierta en una herramienta verdaderamente útil al momento de restaurar las copias de respaldo. Continuar controlando, revisando y auditando con mayor rigurosidad los servicios, reportes y registros suministrados por los proveedores de servicios de tecnología, para garantizar adecuada prestación del servicio al cliente final. Los procedimientos del sistema de gestión, implementados para operar y evitar posibles interrupciones en los aplicativos de software y plataforma tecnológica, que soportan los procesos de la entidad, se destacan por su rigurosidad en el cumplimiento de tareas críticas de mantenimiento y el monitoreo de puntos de control, más sin embargo conviene continuar revisando la buenas prácticas en Gestión de Servicios de IT y Gestión de la Continuidad de Negocio, mediante la aplicación de normas técnicas como por ejemplo:ISO 22301 Gestión de Continuidad del Negocio e ISO/IEC 20000 Gestión del Servicio de IT. Conviene priorizar y aumentar la periodicidad de la obtención de información oportuna sobre las“vulnerabilidades técnicas” de los sistemas de información que están en uso, evaluar la exposición de la organización a dichas vulnerabilidades y tomar las acciones apropiadas para tratar los riesgos asociados. Evaluar la posibilidad de implementar plantas eléctricas en las sedes regionales, de manera que los equipos de cómputo, la información y el software estén protegidos contra fallas en el suministro de energía y otras anomalías causadas por fallas en los servicios de suministro. Así mismo conviene mejorar el control de la ejecución de los mantenimientos correctivos/preventivos programados. Fortalecimiento de la planificación y seguimiento de los aspectos ambientales y de los requisitos de ley, ya que al ser una organización con cubrimiento nacional, lo cual exige una gran atención para la planificar controles puntuales en cada regional. El control operacional en la compra, almacenamiento y uso de sustancias químicas con base en las hojas de datos de seguridad, asegurando que estos documentos son controlados y se utilizan como fuente para capacitación del personal expuesto a este riesgo. El enfoque del plan de emergencia, para que se haga visible la variable ambiental dentro del procedimiento, el cual tiene mayor énfasis hacia seguridad y salud ocupacional y, por consiguiente la planificación de la realización de los correspondientes simulacros.
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La inclusión de criterios ambientales ( y de requisitos de ley, cuando apliquen) dentro de los contratos realizados a proveedores y contratistas, para fortalecer el control ambiental en el ICBF. LA realización de una jornada de identificación, capacitación, y entrenamiento en el manejo de productos químicos, con el fin de generar conciencia en los peligros riesgos, aspectos y la importancia del uso de los elementos de protección personal y cuidado del medio ambiente. La documentación en procedimiento de: que se mide, cada cuanto y cuales son los valores limites especificando en las mediciones ambientales tales como consumo de agua y energía, generación de residuos, etc. LA identificaci9on y valoración de riesgos como fuente de generación de acciones preventivas, se puede consular la norma ISO 31000 al respecto. REGIONAL VALLE: La asignación de recursos a la regional valle (papelería y útiles de oficina) por parte de la sede central, con el fin de que los procesos cuenten con los elementos necesarios para la adecuada prestación de los servicios. En este punto es importante que se agilicen las aprobaciones a nivel nacional sobre las donaciones efectuadas por la DIAN, para la utilización de los recursos. La revisión de la metodología para el manejo de las quejas y reclamos en el sentido de que no se reúna el comité de dirección para dar respuesta a las quejas, sino que lo realice para analizar y tomar las acciones necesarias para que no vuelvan a pasar.
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1.2. Revisiones realizadas al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
PRUEBAS DE VERIFICACIÓN SGSI – PHISING Se realiza actividad de verificación del SGSI relacionado con el control de Dominio 6.1.5 Acuerdos de Confidencialidad que consiste en Identificar y Revisar regularmente los requerimientos de confidencialidad o los acuerdos de NO divulgación reflejando las necesidades de la organización para la protección de la información, realizado a cien (100) colaboradores de la Regional Valle y Centros Zonales, seleccionados por el grupo de ingenieros de la Oficina TIC de la Regional de forma aleatoria. El objetivo definido fue conocer el nivel de apropiación del concepto de confidencialidad, en cuanto a la NO divulgación de las credenciales suministradas por ICBF a sus colaboradores, mediante la técnica de Phishing. Para la realización de la prueba se solicitó la autorización al Dr. Jhon Arley Murillo - Director Regional como a la Ing. Yubelly Monroy – Lider Nacional SGSI, Ing. Martha Lucia Villan M – Coordinadora Planeación y Sistemas. Por la naturaleza de la prueba se requirió que los administradores de la plataforma de correo y Mesa de Servicio, permitieran el envió del correo masivo a los 100 funcionarios de la Regional Valle desde una cuenta Externa (direcció[email protected] ) PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN. Para la realización de la prueba se procedió así:
1. Se validó con la Ing. Yubelly Astrid Monroy la fecha de envió del correo electrónico, a fin de
confirmar a la mesa informática de soluciones.
2. Se envió correo electrónico desde la cuenta direcció[email protected] a los cien
(100) colaboradores de la Regional Valle con copia oculta, para que no se visualizaran los
destinatarios seleccionados.
3. El cuerpo del correo y datos a solicitar como a continuación se muestra:
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Estimados usuarios del correo del ICBF:
En el momento nos encontramos en una etapa de mantenimiento de nuestra base de datos de correo para dar una mayor velocidad al envío y recepción de mensajes, y por lo tanto estamos eliminando todas aquellas cuentas no utilizadas en nuestro servidor y así generar más espacio en la plataforma para optimizar el rendimiento del servicio.
Gracias a esto pedimos el favor de actualizar de inmediato algunos de sus datos con el fin de confirmar la actualización de su dirección de correo electrónico y así brindarles un mejor servicio, para ello deberá proporcionar vía e-mail los siguientes datos:
Nombre:
Apellido:
Dependencia:
Nombre de usuario de correo:
Clave o Password:
¡Advertencia! El usuario que no actualice sus datos antes del 4 de Marzo de 2013, se le cancelará su dirección de correo definitivamente. Si usted realizó la actualización y aun así su cuenta fue borrada, por favor comuníquese con la oficina de soporte en sitio. Gracias.
Cordialmente,
Centro de Soporte ICBF
ICBF Sede de la Dirección General
Avenida Carrera 68 N° 64 C – 75 Bogota DC.
4377630 ext: 101099
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4. Posteriormente se validó la información recibida en la cuenta de correo
direcció[email protected] y se generó el reporte de estadísticas según los
objetivos.
5. Enviar a los funcionarios que autorizan la actividad de verificación los resultados para que
se tomen las acciones pertinentes.
6. Socializar los resultados con los colaboradores de la Regional Valle con el objetivo de que
sean estudiados en los GET de cada área.
RESULTADOS DE LA PRUEBA El 58% de los Funcionarios no respondieron el correo, el 31% respondieron toda la Información solicitada, el 4% envió la información parcialmente; es decir se reservaron la contraseña y el 7% reportaron a MIS y/o la Oficina de Tecnología sobre el correo recibido.
1. El 31% de los funcionarios respondieron toda la información solicitada. Dando a conocer información sensible.
Total
No respondierón 58
Toda la Información 31
Parcial 4
Envió MIS/Sistemas 7
0
10
20
30
40
50
60
70
Phishing - Regional Valle
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2. El 0% de los funcionarios envió solo la información de la contraseña. No se adjunta grafica
debido al porcentaje.
3. El 4% de los funcionarios enviaron la información solicitada, pero no indicaron la contraseña.
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
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4. El 1% de los Funcionarios respondieron el correo sin ningún tipo de información solicitada, indicando que la clave es de carácter confidencial. Faltó el reporte a la Mesa Informática de Soluciones u Oficina de Tecnología de la Regional Valle.
“Cordial saludo. Teniendo en cuenta las políticas de seguridad se hace imposible la divulgación de una información tan confidencial, toda vez que este tipo de datos como contraseñas y de más es de uso exclusivo del Usuario. Siendo ustedes de Soporte en sitio deben tener claro y muy en cuenta que si nos apoyamos en las constantes sensibilizaciones compartidas con todos los colaboradores públicos sobre la seguridad de la información: “al igual que la cédula, el pasaporte o las tarjetas de crédito… la cuenta de usuario y contraseña que se asigna a los usuarios del ICBF, es uso único e intransferible” . Cordialmente, MABEL PATRICIA TORRES ANGULO – Cz Buenaventura“.
- El 7% de los funcionarios consultaron a la Mesa Informática de Soluciones y/o la
Oficina de Tecnología de la Regional Valle.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
Buenaventura Centro Financiera
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Los siguientes son los nombres de los funcionarios que siguieron el protocolo definido por la Entidad:
Sandra Milena Gaviria del Centro Zonal Cartago. Nancy Escobar Serna del Centro Zonal Centro. Aleyda Castro de Cárdenas del Centro Zonal Ladera. Gladys Castaño Valencia del Centro Zonal Palmira. Isabel Cristina Valencia Parra del Centro Zonal Palmira. Paulo Cesar Vanegas del Grupo de Protección. Dora Amparo Hernandez Toro del Centro Zonal Sevilla.
PRUEBA DE VERIFICACION ALEATORIA SOBRE BUENAS PRACTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION.
Se realizó prueba aleatoria a 24 computadores de la Regional Valle, mediante el diligenciamiento de lista de chequeo, con el fin de hacer la verificación y seguimiento sobre la aplicación por parte de los funcionarios sobre adecuadas prácticas de Seguridad de la Información impartidas en las diferentes sensibilizaciones a CZs y Grupos de la Regional. Procedimiento de aplicación: Para realizar la verificación se utilizó la siguiente lista de Chequeo
0
0,5
1
1,5
2
2,5
Cartago Centro Ladera Palmira Proteccion Sevilla
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Aplicación de la Lista: El documento fue diligenciado en los siguientes grupos de la regional Financiera, Prevención, y Protección y en centro zonales como Suroriental, Tuluá y Palmira Resultado Lista de Chequeo: Después de aplicada y consolidad la información de las 24 Listas realizadas se obtuvieron los siguientes resultados:
Regional: Valle del Cauca Sede Regional Diligenció: Javier Oliver Aponza; Jaiver Ordoñez, John HederGiraldo
Fecha: 19 Abril 2013 Cargo: Ingenieros de Sistemas Regional Valle
Actividad programada según Revision por Dirección
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
si no NO CUMPLE
0%
El aplicativo que está trabajando esta con el usuario
correspondiente. 0%
El funcionario se encuentra actualizado en el directorio activo. 0%
El usuario ha realizado el cambio de contraseña genérica (
Probar con 3 claves genéricas)0%
El usuario conoce y bloquea el equipo al ausentarse del puesto
de trabajo. 0%
El equipo (Pc, Monitor, Teclado, Mouse) se encuentra en buenas
condiciones de trabajo.0%
El funcionario conoce e identifica claramente la toma eléctrica
para la realizar la conexión de los equipos. 0%
El equipo de cómputo se encuentra correctamente conectado a
la toma eléctrica Regulados definidos.0%
Existen otros elementos o extensiones conectados a la toma
eléctrica.0%
El cable de Red (datos y/o Voz) se encuentran en buenas
condiciones.0%
Los cables de Red (datos y/o Voz) se encuentran bien
conectados.0%
Verificar si el equipo tiene instalado software no autorizado por
ICBF.0%
El equipo cuenta con actualizaciones y políticas de seguridad
definidas.0%
La información se encuentra almacenada en la carpeta
USUARIOS definidos por ICBF.0%
El equipo cuenta con archivos de Música y videos no
autorizados.0%
Verificar si el funcionario conoce y realiza el proceso de
vacunación de USB.0%
Se conoce la Política de Seguridad de la Información. 0%
Se conoce el concepto de Activo de información. 0%
El funcionario tiene conocimiento de cuáles son sus activos de
información.0%
El funcionario conoce el concepto de CID. 0%
LISTA DE VERIFICACION
Check Lista aplicado a 24 usuarios de regional y CZ´s
PARÁMETRO OBSERVACIONES
El usuario activo en el equipo es del funcionario que está
actualmente trabajando.
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Si bien se observa que hay prácticas sobre las que el resultado arroja cifras positivas, es necesario que al interior de centros zonales y grupos se tomen acciones que permitan fortalecer adecuadas practicas por parte de los usuarios fortaleciendo en los diferentes Grupos de estudio, los temas a realizar refuerzo son:
1. Promover el uso de actualización de datos de cuentas de usuario de dominio
2. Reforzar el concepto de bloquear las estaciones de trabajo.
3. Fortalecer el conocimiento de proceso de creación de cuentas
4. Reforzar en los usuarios la ruta para guardar archivos de usuario
5. Socializar continuamente la política de Seguridad de la Información.
Regional: Valle del Cauca Sede Regional Diligenció: Javier Oliver Aponza; Jaiver Ordoñez, John HederGiraldo
Fecha: 19 Abril 2013 Cargo: Ingenieros de Sistemas Regional Valle
Actividad programada según Revision por Dirección
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
si no NO CUMPLE
22 2
8%
El aplicativo que está trabajando esta con el usuario
correspondiente.24 0
0%
El funcionario se encuentra actualizado en el directorio activo. 20 4 17%
El usuario ha realizado el cambio de contraseña genérica (
Probar con 3 claves genéricas) 21 313%
El usuario conoce y bloquea el equipo al ausentarse del puesto
de trabajo.15 9
38%
El equipo (Pc, Monitor, Teclado, Mouse) se encuentra en buenas
condiciones de trabajo. 24 00%
El funcionario conoce e identifica claramente la toma eléctrica
para la realizar la conexión de los equipos.24 0
0%
El equipo de cómputo se encuentra correctamente conectado a
la toma eléctrica Regulados definidos. 23 14%
Existen otros elementos o extensiones conectados a la toma
eléctrica. 8 1667%
El cable de Red (datos y/o Voz) se encuentran en buenas
condiciones. 24 00%
Los cables de Red (datos y/o Voz) se encuentran bien
conectados. 24 00%
Verificar si el equipo tiene instalado software no autorizado por
ICBF. 23 14%
El equipo cuenta con actualizaciones y políticas de seguridad
definidas. 24 00%
La información se encuentra almacenada en la carpeta
USUARIOS definidos por ICBF. 21 313%
El equipo cuenta con archivos de Música y videos no
autorizados. 8 1667%
Verificar si el funcionario conoce y realiza el proceso de
vacunación de USB. 16 833%
Se conoce la Política de Seguridad de la Información. 17 7 29%
Se conoce el concepto de Activo de información. 16 8 33%
El funcionario tiene conocimiento de cuáles son sus activos de
información. 16 833%
El funcionario conoce el concepto de CID. 14 10 42%
Check Lista aplicado a 24 usuarios de regional y CZ´s
LISTA DE VERIFICACION
PARÁMETRO OBSERVACIONES
El usuario activo en el equipo es del funcionario que está
actualmente trabajando.
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6. Socializar el concepto de la triada de información.
7. Socializar el concepto de Activo de Información. 8. Se recomienda reportar ante el grupo administrativo las necesidades en cuanto a instalación de tomas reguladas.
9. Socializar los activos de información con los colaboradores.
10. Realizar prácticas para la revisión de las USB.
11. Fortalecer el NO uso de contraseñas genéricas
12. Reforzar el adecuado uso de las tomas eléctricas reguladas
13. Reforzar el adecuado uso de los recursos (no música, videos en Pc´s)
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2. Retroalimentación del Cliente
2.1 Encuestas de Satisfacción: Para el primer semestre del año no se adelantaron encuestas de satisfacción desde el nivel nacional ni a nivel regional. 2.2 Peticiones: (Quejas, Reclamos y Sugerencias) La Regional Valle en el primer semestre de 2013 reportó un total de 24.347 peticiones, es decir 3.308 peticiones menos que en el primer semestre del año 2012, lo que nos indica el 11% menos en el total de las peticiones recibidas. Hay 84 quejas, 256 son reclamos y 25 sugerencias, comparado con el año anterior las quejas tuvieron una variación del 2%, los reclamos el -17% por debajo y en sugerencias presentó una variación de -67%. Los centros zonales que tuvieron incremento en las peticiones fueron: CZ Cartago con 79 peticiones, CZ Ladera con 163 peticiones y CZ Nororiental con 51 peticiones.
En cuanto al motivo de las quejas que se registraron, 27 por demora en la atención, 25 por Incumplimiento o abuso de Obligaciones, 13 por maltrato al ciudadano, 6 por parcialidad en los procesos, 1 maltrato a compañeros de trabajo y 8 relacionados con medidas de restablecimiento. Siendo nuevamente la demora en la atención; el principal motivo de queja de los usuarios, correspondiente al 32%, lo que afecta el servicio y se relaciona con alta demanda, los trámites propios en los procesos y la oferta institucional.
27.655
87 362 125
24.347
84 256 25
-6% -2% -17% - -67%
-5000
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias
2012
2013
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Es de anotar que las quejas en general disminuyeron, pero dentro de los motivos se observan cambios significativos, y la demora en la atención que el semestre anterior ocupo el segundo lugar, hoy en día es la primera causa de las quejas de los usuarios.
COMPARATIVO DE RECLAMOS POR SERVICIO AFECTADO
SERVICIOS AFECTADOS 2013
Total Peticiones Recibidas 250
1 Hogares Comunitarios de Bienestar 65
2 Hogares Infantiles - Lactantes y
Preescolares
34
3 Programa Alimentación Escolar PAE 21
4 Servidores Públicos 21
5 Desayunos Infantiles con Amor 20
6 Proceso Restablecimiento de
Derechos 13
7 Diligencias Administrativas 12
8 Hogares Sustitutos 9
9 Centros de desarrollo infantil para la
primera infancia
7
10 Centros de Protección- Internado
semi-Internado -Externado
6
11 OTROS 42
27
13
25
8 6
0
5
10
15
20
25
30
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Respecto a los Reclamos, las Modalidades que presentan mayor inconformidad fueron los Hogares Comunitarios con 65 registros, siguiéndole Hogares Infantiles con 34 peticiones, luego sigue el programa de Alimentación al Escolar con 21 peticiones y Desayunos Infantiles con 20 peticiones; instituciones de protección tiene 6 peticiones.
MOTIVOS MAS FRECUENTES 2013
Total Peticiones Recibidas
250
1 Incumplimiento de Obligaciones 51
2 Maltrato a Usuarios del Programa 32
3 Incumplimiento en Calidad de Producto o
Servicio
29
4 Maltrato a Niños, Niñas y Adolescentes 24
5 Idoneidad del Recurso Humano 18
6 Mal Uso de Producto 16
7 Incumplimiento en Oportunidad de Producto o
Servicio
14
8 Suspensión del Servicio 11
9 Programa de Alimentación Escolar - PAE
8
10 Alimentación Inadecuada 7
11 OTROS 40
Los motivos más frecuentes de inconformidad es el incumplimiento de obligaciones con 51 peticiones, maltrato a usuarios del programa con 32 peticiones, incumplimiento en la calidad del servicio con 29 peticiones, y en su orden, suspensión del servicio con 11 peticiones y maltrato a niños del programa en 24 peticiones; para el presente periodo no se presentaron peticiones por demora en los pagos, a diferencia del primer semestre del año anterior.
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COMPARATIVO EN MOTIVO DEL RECLAMO SEM1 2012 / SEM 1 2013
ESTADO DE LAS QUEJAS DEL PRIMER SEMESTRE 2013 EN EL SISTEMA
QUEJAS
Abiertas en el Periodo Cerradas en el Periodo
Vencidas Sin Vencer Total Vencidas Sin Vencer Total
Total 84
2
2
4
11
69
80
Con relación a las quejas, de las 84 peticiones recibidas en el primer semestre 2013, 80 se encuentran en estado cerradas, de las cuales 69 se cerraron dentro del término y 11 se cerraron vencidas. Continúan abiertas 4 quejas, 2 de ellas presentan vencimiento de términos. Lo anterior significa que en el período, el promedio de atención oportuna a las quejas fue del 86%, mostrando una mejora en relación con el periodo anterior.
85
24 35
27
0
51
32 29
11
24
0102030405060708090
Año2012
Año 2013
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ESTADO DE LOS RECLAMOS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2013 EN EL SISTEMA
RECLAMOS
Seguimiento
Abiertas en el Periodo
Cerrados en el Periodo
Gestionados Vencidas Sin Vencer Total Vencidas Sin Vencer Total
Total
4
13
17
32
207
239
256
Respecto a los Reclamos, de las 256 peticiones recibidas en el período 2013, 239 se encuentran en estado cerradas de las cuales 207 se cerraron dentro del término y 32 se cerraron vencidas. Continúan abiertos 17 reclamos, 4 de ellos presentan vencimiento de términos. No hay reclamos de períodos anteriores al segundo semestre del 2012. Lo anterior significa una oportunidad de atención a los reclamos, en promedio durante el semestre del 13%. Este periodo tuvo meses con resultados favorables, lo cual se demuestra en el aparte de Indicadores de Proceso. Ante las peticiones tipo reclamos y quejas se continúa realizando de forma permanente, el correspondiente seguimiento y requerimiento para solicitar a los responsables de resolverlas, tramitar y dar el cierre de las mismas. Se ha observado una mejora en el servicio de respuesta a estas peticiones.
Entre los centros zonales del Valle, se encuentra el número de peticiones distribuido así:
CENTRO ZONAL SEMESTRE 2012 SEMESTRE 2013 DIFERENCIA
SURORIENTAL 2.360 1.972 388
NORORIENTAL 2.802 2.853 -51
LADERA 424 587 -163
CENTRO 5.043 4.997 46
SUR 1.830 1.653 177
JAMUNDI 1.102 1.037 65
YUMBO 1.119 804 315
PALMIRA 2.517 2.053 464
BUGA 2.045 1.536 509
TULUA 2.101 1.788 313
SEVILLA 900 636 264
ROLDANILLO 625 538 87
CARTAGO 1.571 1.650 -79
BUENAVENTURA 1.062 1.021 41
SEDE REGIONAL 2.152 1.219 933
Total 27.653 24.347 3.306
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El Centro Zonal Centro (especializado de protección) presenta la mayor demanda en el semestre 2013 con 4.997 peticiones, el Centro Zonal en orden de peticiones atendidas, con un buen puntaje fue Centro Zonal Nororiental con 2.853 peticiones, así mismo el Centro Zonal Palmira continúa presentando alta demanda de atención de usuarios con 2.053 peticiones. El Centro Zonal que tuvo un decrecimiento representativo fue Buga de 2.045 peticiones en el periodo de 2012 pasó a 1.536 peticiones en el periodo 2013, con una baja del 24%. El servicio más solicitado fue el de información y orientación, con 7.423 peticiones, es decir el 30% de la atención. En segundo lugar está la atención extraprocesal con 5.866 consultas. Acciones Implementadas
El seguimiento a peticiones continuó de forma permanente a través de correos electrónicos con seguimiento preventivo para la respuesta oportuna a las peticiones y con el seguimiento y revisión de los consolidados generados por los Centros Zonales mensualmente, ante los cuales se les realizó la retroalimentación de forma inmediata frente a la calidad del informe y las inconsistencias a subsanar en caso que se requiera. En el primer semestre del año se realizaron visitas y acompañamientos a Centros Zonales en los espacios de los grupos de estudio, con el fin de fortalecer a los servidores públicos en los temas del servicio en temas de calidad y del registro de las gestiones de forma oportuna, dentro de los términos de ley.
Los profesionales líderes de atención de los Centros Zonales participaron del encuentro nacional de la Dirección de Servicio y Atención en el mes de mayo que se realizó en Bogotá.
Se realizó el análisis de los perfiles y funciones de los líderes de atención, con el fin de identificar las falencias y necesidades para la mejora de los indicadores del Centro Zonal, esta información fue presentada a la Dirección Regional y Coordinación de Centros Zonales y permitió establecer compromisos para que los lideres implementen acciones efectivas al interior de los Centros Zonales y así dar cumplimiento de los objetivos del proceso de atención al ciudadano.
Se ha venido adoptando con mayor claridad, los requisitos y términos para resolver este tipo de peticiones en el sistema, lo cual se observa principalmente entre los Centros Zonales que recibieron la capacitación dirigida no solo al personal de servicio y atención, sino además a todos los funcionarios del Centro Zonal, entre quienes se promueve y se sensibiliza en que “El servicio somos Todos” y se les brinda claridad sobre la incidencia de sus reportes e informes, en los indicadores zonales y regionales.
Dificultades: En el primer semestre se presentó retraso en la vinculación de los profesionales que constatan denuncias
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en los Centros Zonales, lo que afecto el indicador. Se ha identificado que los periodos de vacaciones de los defensores de asuntos conciliables afectan la atención oportuna por falta de personal exclusivo para esta función. Mejoras: En el primer semestre se vio reflejado una mejora en gestión de las peticiones con el ajuste del sistema, que no permite que se dupliquen las actividades. Además los funcionarios ya tomaron conciencia que se debe hacer registro oportuno. Mientras que en periodos anteriores las peticione abiertas vencidas podían llegar a las 900 peticiones, en los trascurrido de este periodo se tienen 240 peticiones frente a las cuales ya se hicieron los respectivos requerimientos. Para el indicador de denuncias los ajustes de la herramienta del SIM han permitido diferenciar las peticiones que son de competencia de defensores de familia y las que son de los profesionales que hacen constatación de denuncia, lo que contribuye a la mejora.
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3. Desempeño de los Macroproceso/procesos y Conformidad del Servicio
3.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:
MACROPROCESOS ESTRATEGICOS
MPE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MPE1-05 EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES Meta:100% Resultado del periodo: 95% Las cifras del primer semestre que se consignan para este indicador en el Tablero de Control a continuación se muestran:
Febrero Marzo Abril
Numerador Denominador Febrero Numerador Denominador Marzo Numerador Denominador Abril
404.474 567.541 71% 454.732 565.667 80% 499.333 563.731 89%
Mayo Junio
Numerador Denominador Mayo Numerador Denominador Junio
520.108 570.349 91% 514.542 580.971 89%
Para el corte junio, se encuentran novedades frente al cálculo indicado en este Tablero de Control (89%) debido a que de acuerdo a los datos reportados en el Aplicativo SIM, los datos registrados en el Denominador son 523.798 usuarios (no se incluyen las modalidades que aún no han iniciado su ejecución caso de Generaciones con Bienestar con 12.950 usuarios proyecto 11 y la modalidad de Otras Formas de Atención con 1.632 cupos) y en el Numerador 511.409 usuarios, lo que arroja un % del 97% de ejecución de metas en el mes de Junio ubicándonos en un Rango Optimo de acuerdo a la Hoja de Vida del indicador. Importante anotar que la Regional Valle toma estas cifras del SIM, que es la fuente definida para el cálculo de este indicador. Se realiza el cálculo del indicador de forma simple: programación del Mes respecto a Ejecución del Mes, no obstante, el nivel nacional tiene definida metodología de cálculo en la que se toman en consideración criterios: máximos, mínimos, entre otros. Sobre lo cual se pidió la capacitación al nivel Nacional para verificar estos resultados, y aún no se recibe respuesta. Ahora bien, sobre el 97% de ejecución de metas del mes de Junio, se puede mencionar lo siguiente: En las modalidades de Atención Integral se presentaron inejecuciones por falta de contratación de 2222 cupos que equivale al 5,4% de los cupos del proyecto 4 en atención integral y se presentaron 172 inejecuciones de usuarios por inasistencias o baja cobertura en las unidades aplicativas.
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Por el lado de las modalidades tradicionales se presentaron 1460 usuarios inejecutados por cierre de Hogares Comunitarios, Inasistencias, Bajas Coberturas. En las modalidades de Atención a Víctimas (Desplazados) se presenta cierre de un hogar comunitario en el municipio de Yumbo e inejecución por inasistencia en el municipio de Jamundí. En el proyecto 11 Desayunos PAE se presentaron 4.444 cupos inejecutados por inasistencias presentadas en las instituciones educativas. En el proyecto 11 Recuperación Nutricional presenta una ejecución del 100%. En las modalidades del proyecto 6 que son Familias con Bienestar y Grupos Étnicos para el mes de Junio no se reporta ejecución debido a que aún no han iniciado estos programas en esta fecha. Dada la situación de falta de claridad respecto a las cifras, se hace el comparativo para el semestre con las cifras de la Regional, obteniendo los siguientes resultados agrupados en las modalidades acorde a los Grupos que las lideran en la Regional:
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Atención en Ciclos de Vida y Nutrición 87 92 95 92 97 97
Protección 90 88 86 87 87 92
Si bien, se observa que los resultados se observan más favorables que los presentados en el tablero de Control de Procesos, continúan siendo cifras que se pueden mejorar. Sobre lo cual los principales factores que han impactado en términos reales el indicador son: Puntos Críticos:
El no inicio de algunas modalidades al inicio de la vigencia, que está definido así por lineamientos y factores relacionados por la contratación y sobre los que la Regional no llega a tener incidencia.
Temas de licenciamiento: se han presentado para la presente vigencia incidencia y frecuencia en Instituciones a las que se les vence la licencia y/o se les niega la misma.
Operadores que pese a haber iniciado la operación de las modalidades al inicio de la vigencia, desisten de prestar el servicio en el transcurso del primer trimestre. (Caso Universidad Obrera)
La asignación de 261 cupos por parte del nivel nacional a la Regional Valle en la modalidad Preparación para la Vida Laboral sin pactar con el Grupo de Protección de la Regional, sin que la modalidad tuviera lineamientos. Lo que implicó que analizadas las posibilidades con operadores, la Regional determinara la disminución de 161 cupos y dejar en la Regional solamente los recursos de 100 cupos. Si bien se devuelven los recursos financieros, de estos 161 cupos, y se registra en SIM la disminución de los mismos, no se ha realizado hasta el corte junio, por parte del nivel Nacional la aprobación en SIM para poder que se actualice la programación.
Durante el ejercicio de sustentación a la Programación 2013, no se tomaron en cuenta las conversiones propuestas por la Regional. Lo que implicó que la Regional quedara en su techo con cupos que
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realmente no se contrataron, pero que han estado en el referente de medición de la Programación (denominador). Es importante tomar en consideración que al respecto se consultó al nivel nacional, quienes expusieron que se definiría un trámite sencillo para rápidamente realizar la modificación de la programación en estos casos. Una vez se lanzó a producción la nueva funcionalidad de SIM mediante la cual se realizaría la actualización de la programación, la Regional Valle registró sus casos, esto fue para el mes de marzo. No obstante, tan sólo hasta julio de 2013 la Dirección de Protección inició las gestiones para aprobación de estos casos, presentándose desafortunadamente una falla funcional en el aplicativo SIM, en este tipo de actualizaciones conllevando que el aplicativo no tomara la meta social ni la financiera.
Durante la jornada adelantada el 15-ago-2013 a la que asistieron por la Regional Valle, la Ing. Karen Lemos y el Ing. Wallner Chalá, se reiteró la consulta, toda vez que finalmente en julio aprobaron las solicitudes registradas en SIM pero por una falla en el aplicativo, no se aplicó la modificación Social ni financiera. La orientación impartida desde el nivel nacional fue registrar nuevamente todos los casos de modificaciones de SIM para que el nivel nacional realice una aprobación de los mismos.
En la presente vigencia la dinámica que se ha generado desde la Dirección de Primera Infancia, en relación con tránsitos y ampliaciones de cobertura para modalidades de Atención Integral, es decir, los CDI’s en sus diferentes formas (Institucional, Familiar), impacta el control sobre la Programación de la Regional. Esta dinámica también se vive desde el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición desde donde se lideran las gestiones para la contratación de estos tránsitos y ampliaciones de cobertura. Si bien, las proyecciones desde las que se parte indican la posibilidad de contratación de determinados cupos, durante las gestiones y verificaciones técnicas desde lo Jurídico, Infraestructura, Financiero, entre otros, se presentan dificultades que conllevan a que no siempre se logre contratar lo proyectado. Es así que se ha presentado que al registrar en SIM las solicitudes de modificación, posteriormente se deben reversar total o parcialmente. La distancia entre las proyecciones y la realidad contratada también impacta el indicador, toda vez que el nivel nacional está midiendo sobre la Programación, no sobre lo contratado. Para citar casos puntuales: durante el primer transito PAIPI quedaron pendientes por contratar un número importante de cupos, sumándole proyecciones que el nivel nacional ubicó por encima en el techo a la Regional conllevó a que hasta junio de 2013, la Regional Valle tuviera cargados 2.222 cupos por encima en modalidades de Primera Infancia, con su respectivo presupuesto. Estos cupos hacen parte de la Programación, es decir el denominador, y al estar elevado, impacta el indicador.
El nuevo trámite para realizar modificaciones a las Metas sociales y financieras, donde pese a la Regional registrar en SIM las solicitudes de modificación la Dirección de Primera Infancia, al inicio de la vigencia no fue oportuna con el trámite de aprobación. La acción realizada al respecto fue: se realizó comisión a la ciudad de Bogotá, por parte de la coordinadora del Grupo de Planeación y Sistemas Martha Lucía Villán, con la profesional Ing. Karen Dayana Lemos para gestionar directamente ante la Subdirección de Programación, la Dirección de Primera Infancia y la Dirección de Protección los casos y las modificaciones registradas en SIM que aún no habían sido aprobadas. En dicha visita se logra aclarar lo correspondiente a la Dirección de Primera Infancia, no obstante con la Dirección de Protección no se pueden realizar las gestiones, pues desde dicha dependencia no se hacen presenten a la reunión.
Por tal motivo, en las recomendaciones se ha definido que se afine el trámite sobre los casos que se deben registrar como solicitud de modificación en SIM mediante su presentación y aprobación en el Comité Estratégico.
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No deja de llamar la atención que los indicadores que salen también del reporte de Metas donde se miden de forma separada la ejecución de las modalidades que son motivo de análisis en el indicador de metas, presentan resultados con un mejor desempeño, como a continuación se mostrará. Se muestra primero por Centro Zonal el caso del Indicador E-01 Número de NN con Atención Integral a la Primera Infancia, que muestra resultados que en su mayoría se encuentran en el nivel adecuado y en el nivel Óptimo:
Febrero Marzo Abril Mayo Junio
71%
80% 89% 91% 89%
EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES
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Del mismo modo se observa en las modalidades HCBs que presentan un alto nivel de desempeño toda vez que la ejecución se encuentra en el nivel Adecuado y el nivel Optimo para la mayoría de los CZs, como a continuación se observa:
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Las modalidades que hacen parte de la medición del indicador de Ejecución de Metas sociales son las que en la Regional se apoyan y lideran desde el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y nutrición, y que para el corte de junio presentan en el siguiente desempeño consolidado a nivel de la Regional Valle:
MPE1-01 EFICIENCIA EN LA EJECUCION /COMPROMISOS Meta: 100% Resultado del periodo: 116%
Al cierre del Primer Semestre de 2013, la Regional Valle del Cauca se ubica en un nivel óptimo de eficiencia en la ejecución presupuestal por compromisos, con un indicador del 90.12% frente a la meta establecida por
ENERO 268.880.143.747 226.354.245.026 84,18% 54,00% 30,18%
FEBRERO 274.020.103.013 229.431.799.386 83,73% 59,00% 24,73%
MARZO 272.672.651.675 232.622.457.752 85,31% 61,00% 24,31%
ABRIL 273.396.691.326 236.030.595.920 86,33% 65,00% 21,33%
MAYO 273.691.434.644 240.342.696.850 87,82% 70,00% 17,82%
JUNIO 274.258.063.339 247.172.846.359 90,12% 78,00% 12,12%
APROPIACION COMPROMISOS INDICADORMESINDICADOR
EFICIENCIAVARIACION
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la presidencia de la república del 78%, presentando una variación favorable del 12.12% con respecto a otras entidades del sector.
MPE1-02 EFICIENCIA EN LA EJECUCION/OBLIGACIONES Meta: 100% Resultado del periodo: 135%
Al cierre del Primer Semestre de 2013, la Regional Valle del Cauca se ubica en un nivel óptimo de eficiencia en la ejecución presupuestal por compromisos, con un indicador del 41.84% frente a la meta establecida por la presidencia de la república del 28%, presentando una variación favorable del 13.84% con respecto a otras entidades del sector.
MPE1-07: BENEFICIARIOS FOCALIZADOS Meta: 100% Resultado del periodo: NA
MPE MEJORAMIENTO CONTINUO
MPE2-01 % DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EFICACES Meta: 75% Resultado del periodo: 62%
ENERO 226.354.245.026 1.060.465.049 0,47% 1,00% -0,53%
FEBRERO 229.431.799.386 10.419.585.649 4,54% 4,00% 0,54%
MARZO 232.622.457.752 32.736.370.661 14,07% 10,00% 4,07%
ABRIL 236.030.595.920 59.461.918.982 25,19% 16,00% 9,19%
MAYO 240.342.696.850 80.809.664.420 33,62% 21,00% 12,62%
JUNIO 247.172.846.359 103.427.880.199 41,84% 28,00% 13,84%
MES OBLIGADO INDICADORINDICADOR
EFICIENCIAVARIACIONCOMPROMISOS
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Análisis Si bien, se presenta una leve mejoría en el desempeño del indicador para el segundo trimestre del año pasando de un rango de evaluación crítico (45%) a en riesgo (62%), no se alcanza la meta establecida para el indicador (75%). Para el segundo trimestre se gestionó el cierre eficaz de una mayor cantidad de AC/AP (16) frente al primer trimestre (10), como resultado del refuerzo en actividades de capacitación y seguimiento al trámite de acciones de mejora.
Punto(s) Crítico(s): Al corte del mes de junio, la principal afectación negativa al resultado del indicador, está representada por seis (6) acciones correctivas vencidas, cuatro (4) de las cuales corresponden a AC reformuladas cuyos análisis de causas y planes de acción no fueron definidos oportunamente (10 días) pasando como vencidas al cierre del periodo. En segundo lugar, se encuentran las deficiencias en la sustentación del cierre y/o en el cierre de AC en las cuales se consideró no aplicaba plan de acciones (definiendo solo tratamiento). Vale decir que el procedimiento de acciones correctivas establece la opcíon para que el solicitante determine si aplica o no la AC (realizando solo tratamiento), situación que no fue tenida en cuenta al momento de evaluar el indicador por parte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional.
MPE2-02 AGENTES EDUCATIVOS (MADRES COMUNITARIAS, MAESTRAS JARDINERAS, OPERADORES) SENSIBILIZADOS EN MEJORES PRÁCTICAS AMBIENTALES DEL ICBF Meta : 10% Resultado del periodo: 8%
Análisis:
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Durante lo corrido del primer semestre de 2013, se han sensibilizado en mejores prácticas ambientales, un total de 246 agentes educativos en el área de influencia de los Centros Zonales Buenaventura, Ladera, Tuluá, Roldanillo, Jamundí y Cartago. Actividades adelantadas con el apoyo de los asesores de las diferentes modalidades. El porcentaje de avance alcanzado al cierre del primer semestre (8%) permite a la regional ubicarse en el rango de nivel óptimo. Estos procesos de sensibilización han sido un importante punto de conexión del sistema integrado con los niños, niñas y adolescentes beneficiarios de los programas, contando con el aporte de los agentes educativos. MPE2-03 % DE RIESGOS CONTROLADOS Metas: 100% Resultado del periodo: 93%
Análisis: Conforme a lo establecido en la hoja de vida del indicador, no aplicó reporte de dato para el primer trimestre del año, por cuanto no se tenían actividades programadas para su cumplimiento final al cierre del citado periodo. Para el segundo trimestre del año, como resultado del seguimiento a la ejecución de los planes de tratamiento definidos en los mapas de riesgos, el 93% de los riesgos con tratamiento definido para ese corte evidenciaron el cumplimiento del mismo; solo un riesgo no evidenció el cumplimiento de la totalidad de su tratamiento (1 actividad pendiente dentro del mapa de riesgos de macroproceso de Gestión para la atención de la familias y las comunidades).
Punto(s) Crítico(s): Se encuentran pendientes de recibo en el Grupo Planeación y Sistemas las copias de los mapas de riesgos ajustados (después de la retroalimentación de los responsables de proceso) correspondientes a los centros zonales Nororiental, Centro, Suroriental, Jamundí, Buga, Tuluá, Cartago, Buenaventura y Sevilla. Información que deberá ser publicada en el repositorio de Mejoramiento Continuo, para terminar todo el ciclo de la valoración con corte Junio 2013.
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MPE2-04 PORCENTAJE DE AVANCE DE LA RUTA DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Análisis El avance se mide a través de la ruta de implementación épico, cuyo primer reporte se realizó con corte a junio con un resultado del 83% frente al valor esperado del 100%. Ruta formalizada por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional en el mes de mayo de 2013 y que contiene las 39 actividades a desarrollar durante la vigencia en los componentes: sensibilización y capacitación, Implementación del Sistema Integrado, auditorías internas SIGE, monitoreo del SIGE por la alta dirección e implementación del modelo de innovación y reporte de bitácoras.
Punto(s) Crítico(s): La valoración de la ruta épico, se vio afectada por tres (3) actividades transversales a los cuatro ejes de gestión que no tuvieron reporte al corte junio y doce (12) actividades que se evaluaron como incompletas en su reporte, tal como se discrimina en el cuadro relacionado a continuación. Entre los aspectos que influyeron en lo anterior se encuentran: La formalización de la ruta en su versión definitiva en el mes de mayo, inoportunidad en la publicación de evidencias en el repositorio para el eje de S y SO y actividades del SGSI delas cuales se estaba pendiente de orientación desde el nivel nacional.
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MPE COORDINACION Y ARTICULACION DL SNBF
E-29 NÚMERO DE MUNICIPIOS CON ASISTENCIA TÉCNICA DEL ICBF EN EL DESARROLLO DE POLÍTICAS PÚBLICAS DIFERENCIALES A FAVOR DE NNA. Meta : 26 municipios Resultado del periodo: 42 municipios con AT (sobrepasa el 100%) ACCIONES Y ANALISIS:
• Talleres de formulación y de refuerzo ABC: 19 municipios • Talleres de ajuste a PP: 9 municipios • Talleres de seguimiento PP: 14 municipios • Equipo de AT: regional, zonal, Subdirección SNBF, Gobernación y PGN • Sistematización DX, Planes de desarrollo y PP por municipio. • Se ha avanzado en la AT con un modelo más pedagógico y que permite mayor asimilación de los Entes
Territoriales y SP Icbf. • Pendientes para II semestre: • AT en Manual operativo SNBF (Decreto 0936/ 13) (Taller macro regional octubre) • ABC de CPS (Reforzar formulación y seguimiento PP) (talleres septiembre) • Ruta de Atención Integral a Primera Infancia • Ruta de protección Integral a NNA • SSE garantía derechos y preparación RPC • Avances de Convenios interadministrativos
Meta 2012 Ejes de Sistema Número Actividades
Número Actividades que aplican a
la fecha de corte
(Productos)
Número
Actividade
s
(No
Reportada
Numero
Actividades
Calidad
(Incompleta
s)
I. SENSIBILIZACION Y CAPACITACIONCalidad, Ambiental, Seguridad de la
Información, SYSO4 3 0 0
Calidad, Ambiental, Seguridad de la
Información, SYSO8 7 3 1
Calidad 3 3 0 0
Ambiental 4 2 0 1
Seguridad de la Información 7 6 0 5
SYSO 9 7 0 5
III. AUDITORIAS INTERNAS SIGECalidad, Ambiental, Seguridad de la
Información, SYSO1 1 0 0
IV. MONITOREO DEL SIGE POR LA ALTA
DIRECCIÓN
Calidad, Ambiental, Seguridad de la
Información, SYSO1 1 0 0
V. IMPLEMENTAR EL MODELO DE
INNOVACION Y REPORTE DE BITACORAS
Calidad, Ambiental, Seguridad de la
Información, SYSO2 2 0 0
39 32 3 12
Porcentaje de avance de la ruta de implementación y mantenimiento del
Sistema
Integrado de Gestión
II. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
INTEGRADO
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E-31 NÚMERO DE MUNICIPIOS CON CPS MONITOREADOS Meta: 42 municipios Resultado del periodo: 42 municipios (100%) ANALISIS Y ACCIONES PENDIENTES:
• 38 CPS están activos • 30 CPS poseen planes de acción y agendas • 37 municipios con mesas de infancia y adolescencia activos • 22 municipios con participación de NNA, etnias y sociedad civil • 26 cumplen con AUTOEVALUACION • Socialización nuevo instrumento de EVALUACION CPS • Los CPS han cumplido en un 90% sus dinámicas organizativas y de proyección social. La
variable que influye en su actividad es la voluntad político administrativa del Alcalde. Una vez se formalice el nuevo instrumento de evaluación de los CPS, se espera una mayor dinámica de los mismos y un real monitoreo y valoración de su efectividad.
MACROPROCESOS MISIONALES
MPM GESTION PARA LA ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA
E-01 NUMERO DE NIÑOS Y NIÑAS CON ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA Mata: 32.653 Resultado del periodo: 30.011
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Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
30.011 32.653 30.011 92% OPTIMO
Análisis: El indicador al mes de Junio tiene como meta propuesta por la nacional 32.653 de los cuales se ha logrado 30.011 con una diferencia de 2.642 cupos. Se encuentra en valoración Óptimo con un porcentaje de avance del 92%.
La meta programada a nivel nacional es la misma reportada por la sede regional. El no cumplimiento del 100% de la meta es debido al retraso en la contratación de algunos cupos por situaciones relacionadas con la idoneidad de posibles entidades administradoras del servicio de primera infancia, igualmente debido a que algunos centros zonales estaban reportando en las Metas sociales y financieras el descuento de cupos y no de raciones. Por lo anterior la sede regional se encuentra adelantando las acciones que sean necesarias para garantizar el cumplimiento de los requisitos exigidos para las entidades administradoras de primera infancia. En cuanto a las dificultades presentadas en el reporte de la ejecución de las metas sociales y financieras se han realizado visitas a los Centros Zonales brindando asistencia técnica para lograr el cumplimiento del 100% de la atención en la meta programa. También se adelantan acciones para la contratación de cupos nuevos (cupos que transitan del PAIPI), cupos de transito de las modalidades no integrales a modalidad integral y contratación de servicios en nuevas infraestructuras a través de la gestión con las alcaldías de los municipios. Punto(s) Crítico(s):
Algunas Entidades Propuestas para la Administración de las modalidades de Primera infancia no cuentan con los requisitos exigidos para administrar el servicio.
Reporte por parte de algunos CZ de disminución de cupos y no raciones.
La inexistencia en algunos municipios de infraestructura disponible para la atención. E-03 - NÚMERO DE NIÑOS Y NIÑAS ATENDIDOS EN HOGARES COMUNITARIOS DE BIENESTAR -HCB FAMILIARES, FAMI, GRUPAL Y EN ESTABLECIMIENTOS DE RECLUSIÓN Y OTRAS FORMAS DE ATENCIÓN. Meta: 76.518 Resultado del periodo: 75.353
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Numerador Denominador Avances % de
avance Valoración
75.353 76.218 75.353 98% ADECUADO
Análisis La meta Nacional es de 76.218 cupos, lo cual difiere de lo programado en metas sociales y financieras en la Regional donde la meta establecida es de 75.606 beneficiarios atendidos en 1ra Infancia en las siguientes modalidades: Modalidad HCB Familiares: beneficiarios programados 45396; beneficiarios atendidos 44861 Modalidad FAMI: beneficiarios programados 24576; beneficiarios atendidos 23862 Modalidad HCB Grupal: beneficiarios programados 5604; beneficiarios atendidos 5393 Modalidad Establecimientos de Reclusión de mujeres: beneficiarios programados 30; beneficiarios atendidos 30 De un total de 75.606 beneficiarios programados, se logró una ejecución de 74.146 beneficiarios al mes de junio. La inejecución en las modalidades HCB Familiar, Grupal y FAMI se debió a circunstancias relacionadas con el no funcionamiento de algunas unidades de servicio, inasistencia de los niños, niñas y familias por razones de salud, dificultades personales de las familias o situaciones de orden público, renuncia de madres comunitarias, baja cobertura y unidades de servicio cerradas. La atención a niños menores de tres años en reclusión de mujeres se brindó al 100% de los beneficiarios.
Punto(s) Crítico(s):
No funcionamiento de unidades de servicio.
Incongruencia entre la meta Nacional y lo programado en metas sociales y financieras para la Regional. E-04: NÚMERO DE NUEVOS AGENTES EDUCATIVOS VINCULADOS A PROCESOS DE FORMACIÓN EN EL MODELO DE ATENCIÓN INTEGRAL. Meta: 1.200 Resultado del periodo: 79
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Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
49 1.200 49 4% CRITICO
Análisis: De una meta de 1200 AE vinculados a procesos de Formación, al mes de junio la Regional Valle reporta la vinculación de 276 MC y AE, de las cuales 75 corresponde al mes de mayo y 201 al mes de junio. Realizando la revisión del Tablero de Control con corte al mes de junio se encuentra una inconsistencia entre el reporte realizado por la Regional Valle y lo reportado por el nivel nacional. A nivel regional se realizó un reporte de 201 MC y EA vinculadas en el mes de Junio al Técnico AIPI, sustentado en 6 hojas de matrícula remitidas por el SENA y de 75 MC y AE en el mes de Mayo. El reporte Nacional plantea solo la vinculación de 49 MC y AE mayo y en junio, datos que fueron retroalimentados desde el grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición, mediante correos electrónicos con fecha 9 de julio y 25 de julio, dirigidos a Carlos del Castillo y Oscar Sosa donde se solicitó la revisión de estos reportes. El pasado 25 de julio vía correo electrónico y memorando se solicitó al nivel nacional la disminución de la meta, a lo cual no se ha recibido una respuesta formal. Punto(s) Crítico(s):
Inconsistencia en los resultados nacionales y lo reportado por la regional.
Baja oferta del SENA para la apertura de grupos de formación.
La regional Valle cuenta con MC y AE en zona rural dispersa, que aunque tengan total interés de ingresar a la formación el acceso es difícil a la cabecera municipal y por ende a la formación con el SENA.
Hay un alto porcentaje de población manifiesta no estar interesado en ingresar a la formación, hecho que dificulta el logro de la meta, aunque la Regional cuente con un número importante de MC y AE.
La regional cuenta con un alto número de MC mayores de 60 años quienes no están interesadas en ingresar a la formación.
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En los procesos de inscripción de este primer semestre se han encontrado MC y AE con interés de formación pero no cumplen con los requisitos mínimos para el ingreso como noveno grado o bachiller completo, inhabilidad por parte del SENA, entre otros.
E-22 NÚMERO DE NIÑOS Y NIÑAS EN PRIMERA INFANCIA CON VALORACIÓN Y SEGUIMIENTO NUTRICIONAL: Meta: 32.653 Resultado del periodo: 30.011
Análisis: Con corte al 30 de junio la regional Valle no cuenta con el reporte total de niños y niñas con valoración y seguimiento nutricional, ya que se depende del reporte consolidado de los CZ los cuales a la fecha se encuentran en esta etapa de recolección de datos. Sin embargo en el tablero de control reportado por el nivel nacional nos da una calificación de 92% de cumplimiento ubicándonos en un nivel adecuado. Vale la pena aclarar que los niños y niñas reportados en esta vigencia en el SSN son de los servicios H.I. cualificados y CDI.
Punto(s) Crítico(s): Los ajustes realizados al aplicativo Cuéntame han retrasado la consolidación de la información.
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MPM1-01: CUPOS TRANSITADOS A ESQUEMAS DE ATENCIÓN INTEGRAL Meta: 0
Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que el transito fue programado a partir del mes de julio de 2013.
MPM1-02: NÚMERO DE NIÑOS Y NIÑAS ENTRE 6 MESES A 4 AÑOS 11 MESES DE EDAD BENEFICIADOS CON EL PROGRAMA – DIA Meta: 40.259 Resultado del periodo: 40.259
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
40.259 40.259 40.259 100% OPTIMO
Análisis: Con corte al 30 de Junio el Programa DIA obtuvo un cumplimiento del 100% de los beneficiarios
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programados vinculados al programa: 40.259, manteniendo de esta manera la cobertura total en el Valle del Cauca. Esta cobertura mantuvo cierta estabilidad durante el primer semestre debido a la constante capacitación, seguimiento, apoyo y asistencia técnica de los tecnólogos en alimentos en puntos críticos como son el proceso de almacenamiento, condiciones higiénico sanitarias de los puntos; manejo indebido de los productos, etc.
Punto(s) Crítico(s):
MPM1-03 UNIDADES DE ATENCIÓN BENEFICIARIAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA FIESTA DE LA LECTURA. Meta: 1
Análisis: El reporte nacional en tablero de control plantea que dicho indicador no aplica para el primer semestre. A nivel regional a la fecha se han beneficiado con el componente de dotación de Fiesta de la Lectura un total de 1167 unidades de servicio, distribuidas de la siguiente forma: Modalidad Familiar 43 unidades de atención; Modalidades institucionales 100 UDS; Modalidad FAMI 1024 UDS. La selección de las unidades Familiares e Institucionales a beneficiar se realizó de manera conjunta entre el ICBF Nacional y Regional. Para la modalidad FAMI, se tuvieron en cuenta la totalidad de unidades de servicio programadas en SIM.
Punto(s) Crítico(s): El operador de la estrategia solo hace acompañamiento 4 meses al año.
MPM1-04 NIÑOS Y NIÑAS ATENDIDOS INTEGRALMENTE CUYOS PADRES O CUIDADORES HAN ASISTIDO A JORNADAS DE SENSIBILIZACIÓN
Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que depende del reporte del aplicativo Cuéntame
MPM1-05: NIÑOS Y NIÑAS DE LA RED UNIDOS CON ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA (AIPI).
Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que depende del reporte del aplicativo Cuéntame
MPM1-06: NIÑOS Y NIÑAS DE LA RED UNIDOS ATENDIDAS EN MODALIDADES HCB FAMILIARES, FAMI, GRUPALES, DIA Y OTRAS FORMAS DE ATENCIÓN.
Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que depende del reporte del aplicativo
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Cuéntame
MPM1-07: Número de niños y niñas víctimas de conflicto armado atendidos en las diferentes modalidades de atención a la primera infancia. Meta: 9.444 Resultado del periodo: 9.444
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
0 0 5.706 60% EN RIESGO
Análisis: Aunque existe un avance reportado desde el Nivel Nacional según tabla anexa, la Regional Valle del Cauca está a la espera del funcionamiento del módulo de beneficiarios en el aplicativo “Cuéntame” para generar el reporte de la población identificada dentro de las modalidades de PI como víctima. Así mismo con el resultado anterior se enviará a la Unidad de Victimas con la articulación de la Sede Nacional del ICBF para corroborar la validez de la información.
Mes Numerador Denominador Avance %
Marzo 0 0 4.986 53%
Abril 0 0 4.986 53%
Mayo 0 0 4.986 53%
Junio 0 0 5.706 60%
Punto(s) Crítico(s): demora en el reporte del Módulo de beneficiarios aplicativo “Cuéntame”.
MPM1-08 AGENTES EDUCATIVOS FORMADOS CON LA ESTRATEGIA FIESTA DE LA LECTURA Meta: 491 Resultado del periodo: NA
Análisis: El reporte nacional en tablero de control plantea que dicho indicador no aplica para el primer
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semestre. Entre los meses de mayo y junio se realizó la focalización de 491 Agentes Educativos para formación en el Diplomado Promoción de la Lectura y Desarrollo de lenguajes y expresiones artísticas en la Primera Infancia, el cual será desarrollado de manera conjunta entre el CERLALC, el Socio Nacional Fundación Carvajal y el Socio Regional Gestión y Acción. La distribución de los Agentes Educativos para formación es la siguiente: 38 Madres Comunitarias tradicionales; 45 Agentes Educativos Centros de Desarrollo Infantil; 93 Agentes Educativos Modalidad Familiar; 34 Maestras Jardineras de Hogares Infantiles; 281 Madres Comunitarias FAMI. A partir del mes de agosto iniciará el proceso de formación a los Agentes Educativos Focalizados.
MPM1-09: MADRES TRANSITADAS A ESQUEMAS DE ATENCIÓN INTEGRAL
Análisis: este indicador no aplica para el primer semestre ya que el tránsito fue programado a partir del mes de julio de 2013.
MPM1-10: PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UNIDADES DE SERVICIO Y BENEFICIARIOS PARA LA DIRECCIÓN DE PRIMERA INFANCIA
Análisis: este indicador no aplica ya que depende del reporte del aplicativo Cuéntame.
MPM GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LAS NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA
E-05:NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES VINCULADOS A PROGRAMAS DE PREVENCIÓN (RECLUTAMIENTO, GESTACIÓN DE ADOLESCENTES, USO DEL TIEMPO LIBRE Y PROCESOS DE PARTICIPACIÓN) Meta: 12.950 Resultado del periodo: 0
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
0 12.950 0 0% NA
Análisis: a 30 de junio de 2013 se han contratado 12650 cupos con el operador seleccionado mediante convocatoria pública 001-2013.La contratación cumplió con los tiempos estipulados en la licitación
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pública; el proceso está en la fase de alistamiento.
Punto(s) Crítico(s): la selección de operadores desde el nivel nacional toma un tiempo considerable.
E-06: NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES ATENDIDOS POR EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Meta: 363.918 Resultado del periodo: 360.193
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
360.193 363.918 360.193 99% ADECUADO
Análisis: El indicador se encuentra en un porcentaje de avance del 99%, en valoración ADECUADA por las siguientes causas: para la presente vigencia no se han contratado 768 cupos de población especial (indígenas) y se ha presentado inasistencia por razones como inseguridad en los sectores y el retiro de niños por traslado de municipio.
Punto(s) Crítico(s): se presenta mucha inasistencia
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MPM2-01 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO ATENDIDOS POR EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Meta: 100 Resultado del periodo: 100
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
100 100 100 100% OPTIMO
Análisis: Dado el seguimiento permanente y respuesta activa a los planteamientos generados para el programa, éste se encuentra con un avance de ejecución al 100%.
MPM2-02 DÍAS PROMEDIO DE ATENCIÓN DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Meta: 130 RESULTADO: 89
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Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
89 82 89 68% OPTIMO
Análisis: este indicador ha presentado valoración crítico en los meses anteriores por cuanto en el reporte de los indicadores hubo un error en los días de atención los cuales fueron corregidos para el mes de junio, para el presente corte se encuentra en valoración óptima. Se está ejecutando normalmente y se estima llegar a los 130 días programados antes del 31 de agosto de 2013.
Punto(s) Crítico(s): error en el reporte de la información. MPM2-03 ENCUENTROS VIVENCIALES REALIZADOS POR EL PROGRAMA DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN PARA LA PROTECCIÓN INTEGRAL DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES "GENERACIONES CON BIENESTAR"
Análisis: los encuentros vivenciales se inician una vez concluida la fase de alistamiento. Los encuentros vivenciales se iniciarán a partir del 19 de julio de 2013.
MPM2-04 PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE UNIDADES DE SERVICIO Y BENEFICIARIOS PARA LA DIRECCIÓN DE NIÑEZ Y ADOLESCENCIA
Meta: 100% Resultado del periodo:
Análisis: El reporte de beneficiarios se inicia a partir de la realización de los encuentros vivenciales, para el caso de generaciones con bienestar.
Punto(s) Crítico(s): se ha creado un nuevo sistema de registro de beneficiarios “Cuéntame” que implica ponerlo a prueba para ver su efectividad.
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MPM GESTIÓN PARA LA ATENCIÓN DE LAS FAMILIAS Y COMUNIDADES
E-12: FAMILIAS BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR" Meta: 12.435 Resultado del periodo: 0
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
0 12.435 0 0% CRITICO
• Análisis: No se presentaron reporte de familias beneficiarias en el periodo en mención debido a que: La operación (focalización) de la modalidad empezó a finales de mayo, razón por la cual en este periodo de tiempo fue insuficiente para realizar los reportes correspondientes dado el documento anexo SIM, señala que el periodo de focalización y vinculación de las familias es de 60 días, a partir del inicio de la operación, con la siguiente distribución:
a. FAMILIAS RED UNIDOS 8.630. b. FAMILIAS PARD 190. c. FAMILIAS OTRAS FORMAS DE ATENCIÓN 3.615. d.
Demora en la creación de usuarios para el reporte de la información por parte de la sede nacional. Bases de datos red unidos con insistencias. Número de familias otras formas de atención 3.615 del nivel Nacional. Fundación Carvajal. Previa consulta al nivel nacional.
Punto(s) Crítico(s):
Demora en el proceso contractual.
Creación de usuarios (plataforma).
Inconsistencias y desactualización de las Base de datos red unidos.
MPM3-01 FAMILIAS DE RED UNIDOS BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR" Meta: 100% Resultado del periodo: 0
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Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
0 0 NR 0% CRITICO
• Análisis: No se presentaron reporte de familias beneficiarias en el periodo en mención debido a que: La operación de la modalidad se encontraba en etapa de alistamiento y focalización correspondientes a un mes la primera y a 60 días la segunda, las cuales por indicaciones del nivel nacional y la demora en el proceso contractual se desarrollaron de manera paralela. Demora en la creación de usuarios para el reporte de la información. Bases de datos red unidos con inconsistencias y desactualizadas, de las cuales corresponde atender 8.630 familias red unidos.
Punto(s) Crítico(s): Creación de usuarios. Base de datos red unidos desactualizadas y con inconstancias
MPM3-02 FAMILIAS VICTIMAS, PARD, VULNERABLES BENEFICIADAS POR EL PROGRAMA "FAMILIAS CON BIENESTAR" Meta: 1 Resultado del periodo: 0
Numerador Denominador Avances % de avance Valoración
0 1 0% 0% CRITICO
• Análisis: Las bases de datos de familias Victimas, PARD y Vulnerables fue remitida por el grupo de protección previa solicitud del enlace regional, posteriormente enviada al nivel nacional para su correspondiente validación y devolución, la cual le fue suministrada a los operadores de manera oportuna para garantizar el proceso de vinculación de las familias que corresponden a 190. No se presentaron reporte de familias beneficiarias en el periodo en mención debido a la demora en la creación de usuarios para el reporte de la información.
Punto(s) Crítico(s): Creación de usuarios.
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MPM GESTION PARA LA NUTRICION
MPM PROTECCION
E- 08 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JÓVENES VINCULADOS A PROCESOS DE FORMACIÓN. Meta: 100% Resultado del periodo: 100% Se realizo cronograma de visitas para el primer trimestre del año 2013, se ejecutaron las visitas a todos los CZ, se les dio a conocer la ruta de registro de la información en el aplicativo SIM y se logro alcanzar la meta estipulada del 100%.
E - 13 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES QUE REINGRESAN AL PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Meta: 0% Resultado del periodo:0% Para este semestre se da cumplimiento a la meta del Indicador con un 0% de niños, niñas y adolescentes que reingresan al PARD. Contribuye a sostener un porcentaje óptimo el seguimiento continuo realizado a través de revisión de matrices de compromisos remitidas por los Centro Zonales mensualmente, revisión de actas de estudios de casos y comités zonales, y la asesoría y orientación permanente brindada a las defensorías de familia para el fortalecimiento del
CODIGO INDICADOR
NOMBRE DEL INDICADOR
E-21 Niños y niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.
E-23 Niños y niñas que mejoraron su estado Nutricional que se encuentran en la modalidad Recuperación Nutricional con Enfoque Comunitario - RNEC
MPM4-01 Niños de 0-2 años reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes al programa FAMI, con desnutrición global que mejoran su estado nutricional.
MPM4-02 Niños y niñas menores de 5 años atendidos por el programa de recuperación nutricional ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo que mejoran su estado nutricional
MPM4-03 Niños y niñas desplazados reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores de 5 años) con desnutrición aguda que mejoraron su estado Nutricional.
MPM4-04 Niños y Niñas reportados al Sistema de Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB (excluyendo FAMI, menores de 2 años) que permanecieron con Obesidad
MPM4-07 Porcentaje de cumplimiento de la actualización de datos de unidades de Servicio y beneficiarios para la Dirección Nutrición
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debido proceso que aplican durante la sustentación de sus casos.
INDICADOR E-14 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES MENORES DE 18 AÑOS EN PROTECCIÓN CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN CON SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA EN 120 DÍAS O MENOS. Meta 100% Resultado del periodo: 98%
Se presenta para este indicador un avance del 98%. El 2% de peticiones con las actuaciones que determina el PARD, no fueron registradas en el tiempo establecido. Puntos críticos: Registro en el tiempo determinado de las actuaciones correspondientes por parte de las defensorías de familia de los CZ. E-18 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTE VÍCTIMAS DEL DESPLAZAMIENTO FORZADO CON PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS POR VULNERACIONES ADICIONALES AL DESPLAZAMIENTO. Meta: 0% Resultado del periodo: 2%
0
1000
2000
3000
NNA con auto Apertura ySituaciòn Definida en menos
de 6 meses
NNA con auto Apertura SINSituaciòn Definida en menos
de 6 meses
2656
60
98%
2% Porcentaje
Numero Casos NNA
Porcentaje de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en protección con auto
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Los resultados de este indicador equivalen a 14 niños, niñas y adolescente sobre 704 niños, niñas y adolescente victimas del desplazamiento Forzado, con PARD Abierto, lo que equivale a la afectación de 2% en la meta. Se tiene en cuenta al revisar la hoja de vida del indicador se observa que la fuente del cálculo se toma del RUB y del SIM haciendo un cruce de las bases de datos, igualmente se identifica que el nivel a reportar es solo el nivel Nacional, mientras que en el tablero control adicionan el nivel Regional, donde desconocemos la identificación de la cifra arrojada mensualmente y las características para su respectivo análisis. Puntos críticos: No se cuenta con el reporte mediante un indicador específico en el SIM que permita el control y análisis respectivo de la información suministrada desde el nivel Regional. MPM5-P1-01 PORCENTAJE DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN PARD UBICADOS EN LA MODALIDAD DEL HOGAR SUSTITUTO CON PERMANENCIA MAYOR A 12 MESES Meta: 0% Resultado del periodo: 49%
Resultado a Junio 49%. Al realizar el cruce entre los aplicativos línea base y SIM, se evidencia la diferencia del No. de niños niñas y/o adolescentes por la falta de registro o ingreso de los mismos y unificación del tipo y numero de documento de cada uno de ellos en ambos aplicativos; la información se encuentra en proceso de actualización por lo tanto la información generada por el reporte no es real.
0200400600800
Niños, niñas y adolescentesvíctimas de desplazamientoforzado con PARD abierto
Niños, niñas y adolescentesvíctimas de desplazamiento
forzado SIN PARD abierto
14
690 2%
98%
PORCENTAJE
Número deNNA PARDAbierto
Porcentaje de niños, niñas y adolescentes Victimas Del Desplazamiento Forzado Con
0
50
100
3 1 2
33
0 3 3 3 2 9 4 3
61
1 5 7 3 9 Numerador
Denominador
NNA EN PARD UBICADOS EN LA MODALIDAD DE HOGAR SUSTITUTO Y CON PERMANENCIA MAYOR A 12 MESES
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Puntos críticos: Falta de articulación entre defensorías de familia y operadores de protección para unificar en ambos aplicativos el tipo y No. de documento de los beneficiarios; ya que al momento de realizar el cruce debería coincidir el mismo beneficiario ubicado en línea base y registrado en el SIM. Falta de actualización periódica de los Indicadores PARD por parte del área encargada a nivel Nacional. MPM5-P1-02 PORCENTAJE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES UBICADOS EN LA MODALIDAD MEDIO INSTITUCIONAL INTERNADO CON MÁS DE DOCE MESES DE PERMANENCIA. Meta: 0% Resultado del periodo: 33%
Porcentaje alcanzado 33%. Al realizar el cruce entre los aplicativos línea base y SIM, se evidencia la diferencia del No. de niños niñas y/o adolescentes por la falta de registro o ingreso de los mismos y unificación del tipo y numero de documento de cada uno de ellos en ambos aplicativos; la información se encuentra en proceso de actualización por lo tanto la información generada por el reporte no es real. Puntos críticos: Falta de articulación entre defensorías de familia y operadores de protección para unificar en ambos aplicativos el tipo y No. de documento de los beneficiarios; ya que al momento de realizar el cruce debería coincidir el mismo beneficiario ubicado en línea base y registrado en el SIM. Falta de actualización periódica de los Indicadores PARD por parte del área encargada a nivel Nacional.
MPM5 -P1-03 PORCENTAJE DE NIÑO, NIÑAS O ADOLESCENTES CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN QUE LLEVAN ENTRE 121 Y 180 DÍAS SIN SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA Meta: 0% Resultado del periodo: 1%
0
20
40
60
80
3 0 1
35
12 1 0
9 12
0 2
15 6 5
66
50
11 6
26 25
12 7
NUMERADOR
DENOMINADOR
NNA EN PARD UBICADOS EN LA MODALIDAD DE MEDIO INSTITUCIONAL Y CON
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El porcentaje para este corte corresponde al 1%. En el mes de Junio se presenta un cúmulo de 7 peticiones de los centros zonales así: Centro (1), Sur (2), Suroriental (3) y Sevilla (1). Es importante resaltar que para los Centros Zonales de Centro y Sur, los casos presentan solicitud de prórroga, por tanto no deberían ser tenidas en cuenta por el Indicador, y con relación a los 4 casos restantes, las actuaciones no fueron registradas en el tiempo establecido debido a que se hizo reparto a otras defensorías de los casos debido a incapacidad medica de los titulares. Puntos críticos: no contar con personal supernumerario para que asuman la responsabilidad de Defensor de familia para el caso de incapacidad por enfermedad general, situación que se presento con los Centro Zonales Sevilla y Suroriental. La no exclusión del indicador de los casos con solicitud de prórroga.
MPM5-P1-04 PORCENTAJE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES CON AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN QUE LLEVAN MÁS DE 180 DÍAS SIN SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA Meta: 0% Resultado del periodo: 0% Los trece centros zonales cumplen en este indicador con CERO PETICIONES teniendo las actuaciones correspondientes a la definición de situación jurídica. A esto ha contribuido el ejercicio de seguimiento y revisión permanente realizado por parte del Grupo PARD al registro de información en el SIM a cargo de cada una de las defensorías, al igual que el impacto generado por los reportes que se envían semanalmente al respecto del comportamiento de indicadores que miden el cumplimiento del proceso, por parte de las mismas.
MPM05 - P1-05 PORCENTAJE DE NN MENORES DE 6 AÑOS CON SITUACION LEGAL DEFINIDA EN MENOS DE 6 MESES. Meta: 100% Resultado del periodo: 98%
0
5
0
3
0 1
2
0 0 0 0 0 1
0 0 0
No
. Pe
tici
on
es
AUTO DE APERTURA DE INVESTIGACIÓN SIN SITUACIÓN LEGAL DEFINIDA ENTRE 121 Y 180 DIAS
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Se presenta para este indicador un avance del 98%, la diferencia que muestra el Indicador es del 2% y obedece a un registro de la información en el sistema posterior a las fechas establecidas por el mismo. Puntos críticos: No se cuenta con el registro oportuno de las actuaciones correspondientes en la fecha establecida. MPM05 - P1-06 PORCENTAJE NIÑOS, NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS QUE REINGRESAN AL PROCESO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS Meta: 0% Resultado del periodo: 0% Atendiendo el análisis del indicador E-13 en materia del cumplimiento de la meta con respecto a REINGRESOS, se tiene por decir que las mismas actividades que se llevan a cabo con las defensorías de familia, contribuyen con este resultado, a saber: seguimiento continúo a compromisos, revisión de actas de estudios de casos y comités zonales, y asesoría permanente. E-15 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, SIN CARACTERÍSTICAS ESPECIALES PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 100% Resultado del periodo: 100% El cumplimiento es al 100%, teniendo en cuenta que un total de 24 NNA SIN características especiales con declaratoria de adoptabilidad presentados al comité de adopciones, 21 NNA fueron asignados de la siguiente manera: 18 adopciones indeterminadas, 3 legalización (1 adopción de crianza, 2 hijo de conyugue). 3 HA fueron devueltas a los centros zonales. Es de advertir que algunas HA se han devuelto en varias ocasiones. Ejemplo: HA María Antonia Ibarguen (3) devoluciones, HA Valeria Astaiza (3) devoluciones.
0500
10001500
Número de Niños y niñasmenores de 6 años consituación legal definida
antes de 180 días
Número de Niños y niñasmenores de 6 años SINsituación legal definida
antes de 180 días
1347
21
98%
2%
PORCENTAJE
PORCENTAJE DE NIÑOS-NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS CON SITUACION LEGAL DEFINIDA EN
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E – 16 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, CON CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES Y POSIBILIDAD DE ADOPCIÓN PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 36% Resultado al corte del periodo: 43% En el periodo de enero a junio de 2013 se presentaron al comité un total de 47 NNA CON característica especiales de los cuales 21 fueron asignados de la siguiente manera alcanzando el 120% de cumplimiento para el periodo: 13 adopciones indeterminadas y 8 legalizaciones (2 adopciones de crianza, 3 consanguíneas y 3 hijo de conyugue). Fueron devueltas 20 HA por inconsistencias legales y/o psicosociales y 6 casos de NNA fueron reportados a nivel Nacional por condiciones especiales. (Grupo de hermanos, edad). E-17 NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES QUE A PARTIR DE LA FECHA DE SENTENCIA DE ADOPCIÓN EN FIRME, CUMPLEN CON EL NÚMERO DE INFORMES DE SEGUIMIENTOS POST ADOPCIÓN EN EL PERIODO ESTABLECIDO Meta: 100% Resultado del periodo: 84%
Se observa una disminución en el promedio de cumplimiento de los (4) informes post adopción en comparación primer y segundo trimestre de lo corrido del año 2013 a corte Junio el complimiento es del 84%. Este comportamiento se presenta especialmente para el caso de seguimientos a familias Colombianas por la falta de profesionales exclusivos para esta tarea, para el caso de las adopciones de familias extranjeras es la agencia la encargada de realizar el reporte de seguimiento. Puntos críticos: falta de profesional exclusivo para realizar los seguimientos. Incumplimiento en la entrega oportuna y acorde al lineamiento del Informe de seguimiento post adopción por parte de las agencias de adopción extranjeras. MPM5-P2-01 NIÑOS Y NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, SIN CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 100%
80
85
90
95
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Series1 84 90 91 84 85 84
Indicador Niños, niñas y adolescentes con informes de seguimiento post adopción de acuerdo a la fecha de sentencia Enero a Junio 2013
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Resultado del periodo: 100% De acuerdo a las actas de los comités de adopciones celebrados en el periodo de enero a junio de 2013 se reporta un total de 17 niños y niñas menores de 6 años SIN características especiales, 14 con asignación de familia, 3 casos corresponden a devoluciones de HA a Centros Zonales. MPM5-P2-02 NIÑOS Y NIÑAS MENORES DE 6 AÑOS EN SITUACIÓN DE ADOPTABILIDAD EN FIRME, CON CARACTERÍSTICAS Y NECESIDADES ESPECIALES Y POSIBILIDAD DE ADOPCIÓN PRESENTADOS A COMITÉ DE ADOPCIONES, CON FAMILIA ASIGNADA Meta: 36% Resultado del periodo: 85% De acuerdo a las actas de los comités de adopciones celebrados en el periodo de enero a junio de 2013 se reporta un total de 2 niños, menores de 6 años con características especiales y con asignación de familia cumpliendo con la meta. MPM5-P3-03 REITERACIÓN DEL DELITO EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL PARA ADOLESCENTES. Meta: 0% Resultado del periodo: 9%
0%
5%
10%
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
Series1 0% 0% 4% 0% 0% 9%
Títu
lo d
el e
je
Indicador Reiteración del delito en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes.
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Durante el periodo de enero a junio de 2013 ingresaron 1398 adolescentes de los cuales 173 reincidieron; 96 por el mismo delito, 61 por un delito más grave y 16 por un delito menos grave. Presentándose en el primer trimestre una reiteración del 4% y en el segundo trimestre un 9%. Puntos críticos: La valija del SRPA como instrumento definido para generar información cuantitativa no cuenta con la posibilidad de identificar la reiteración por tipo penal. Las políticas públicas para los adolescentes no han generado un impacto a las necesidades de esta población, por tanto el contexto socio económico y cultural no le brinda garantías de acceso para su inclusión social.
MACROPROCESOS DE APOYO
MPA GESTION JURIDICA
MPA2 -01 OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DEL AUTO DE AVOCACIÓN POR EL FUNCIONARIO EJECUTOR Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: La Oficina de Cobro Administrativo Coactivo realiza seguimiento semanal de los procesos remitidos por la Oficina de Recaudo para avocar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de recibida la documentación. Igualmente con el fin de mantener la meta de éste indicador en el 100%, la ejecutora de procesos coactivos rinde informes mensuales a la Coordinadora del Grupo Jurídico, por escrito y detallado de la oportunidad en la expedición del auto de avocación.
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
MISMO DELITO 14 0 4 4 23 51
DELITO MAS GRAVE 3 0 20 3 12 23
DELITO MENOS GRAVE 1 5 0 0 10
0
10
20
30
40
50
60
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
MPA2-02 OPORTUNIDAD EN LA NOTIFICACIÓN DEL MANDAMIENTO DE PAGO Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: Este indicador consiste en agotar la notificación del mandamiento de pago dentro de los cinco (5) meses contados desde la expedición del mandamiento, se agotó dentro del término la notificación de los mandamientos de pago proferidos en el periodo, para dar cumplimiento al 100% se han implementado seguimiento mensual a través del Libro Radicador de procesos en el cual se consigna la anotación de la respectiva notificación que se realiza. MPA2-03 OPORTUNIDAD EN LA CONTESTACIÓN DE DEMANDAS DE LOS PROCESOS JUDICIALES Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: Este indicador consiste en dar respuesta oportuna al peticionario de acuerdo a los términos expuestos por la Constitución y la Ley, para dar cumplimiento del 100%, se realiza seguimientos semanales a través del libro radicador y el aplicativo SIM.
MPA2-04 OPORTUNIDAD EN LA EXPEDICIÓN DE LA RESOLUCIÓN QUE RECONOCE O NIEGA LA CALIDAD DE DENUNCIANTE Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: Una vez recibida la información mediante soportes físicos del denunciante de un bien, se procede de inmediato a dar cumplimiento con la expedición de la resolución que niega o lo reconoce como tal, con el fin de cumplir con los procedimientos y tiempos establecidos. MPA2-05 PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LOS CRÉDITOS A FAVOR DEL ICBF, EN LOS PROCESOS CONCURSALES DE REORGANIZACIÓN EMPRESARIAL EN LEY 1116 DE 2006 Meta:100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: De acuerdo a la ley 1116 de 2006 se están desarrollando los diferentes procesos concursales pertenecientes al régimen de insolvencia económica, surtidos ante la Superintendencia de Sociedades como juez garante del proceso, donde es fundamental la información oportuna sobre el Aviso del inicio del proceso de insolvencia económica, como también lo es la presentación adecuada y oportuna de los créditos dentro del término preestablecido, el cual se desarrolla prácticamente a partir de la presentación del proyecto de calificación y graduación del promotor, generándose de esta forma las objeciones a que haya lugar y de ahí en
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adelante los diferentes aspectos del proceso que para un positivo resultado requieren de una revisión frecuente de los estados y de acciones oportunas que garanticen la efectividad del proceso Los proceso concursales, son revisados con periodicidad con el objeto de verificar si hay cumplimiento del acuerdo, de lo contrario se oficia a la entidad y de no obtener respuesta se denuncia el incumplimiento a la Intendencia Regional con miras a la obtención de los dineros que justifican el fin social del Instituto. Para mantener la optimización del proceso y a la vez corregir los hallazgos realizados por la Contraloría en la auditoria del año 2012, se han implementado planes de mejora como son la verificación de dos y hasta tres veces por semana de los estados, avisos y traslados de la Superintendencia de Sociedades, así mismo como la verificación permanente de expedientes y el consecuente oficio de cobro y de ser recurrente la situación, el denuncio ante la Superintendencia de Sociedades y como control permanente se desarrolla un Plan semanal el cual ha sido realizado previamente y al que se trata al máximo de dar cumplimiento, para de esta forma realizar funciones de forma acertada y oportuna que garanticen el 100% de efectividad en el proceso. MPA2-06 OPORTUNIDAD EN LA RESULUCION DE RECURSOS EN SEDE ADMINISTRATIVA Meta 100% Resultado: 100% ANALISIS: Al radicar los diferentes proyectos de resolución de recursos al Grupo jurídico, para su respectivo control de legalidad se da prelación a aquellos que tienen el termino de vencimiento próximo, y a la vez se recibe la sugerencia y/o señal de alerta por parte de la abogada y de la Profesional Encargado del Grupo de Recaudo quienes hacen hincapié en el término que esta por vencerse, realizando de esta forma un control de legalidad adecuado y dentro del término establecido. MPA2-07 CUMPLIMIENTO DEL REGISTRO DE PROCESOS EN EL SOFTWARE SIJA U OTRO Meta: 100% Resultado del periodo: 100% ANALISIS: La Oficina Asesora Jurídica en coordinación con la Dirección de Información y Tecnología lideró la implementación del Sistema de Información Jurídico- Administrativo- SIJA, el cual apoya la gestión de los procesos Jurídico-Administrativos a cargo del Grupo Jurídico de la Dirección Regional, responsable de adelantar los procesos judiciales, de Jurisdicción Coactiva, Concursales, y de Vocaciones Hereditarias, Bienes Vacantes y Mostrencos. El Grupo Jurídico ha venido implementado acciones y seguirá con las mismas con el fin de mantener actualizado este aplicativo.
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MPA GESTION SERVICIO Y ATENCION
E-40. OPORTUNIDAD EN LA SOLUCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS.
Meta: 100%
Resultado del periodo: 91%
ANALISIS: Este indicador se ha mantenido en el semestre, finalizando con un 91.23% en la oportunidad de atención a quejas y reclamos. en enero estuvo en 87%, febrero 83%, marzo con 82%, en el mes de abril se registró un descenso al 74%, mayo registró un alza a 91% y junio con un 91.23%, de oportunidad, frente a la respuesta de las quejas y reclamos. Aun no se alcanza la meta del 100% debido a que continúan presentándose inconvenientes con el registro oportuno de actuaciones para el cierre de las peticiones en la herramienta sim. PUNTOS CRITICOS Se pasan los días estipulados para registrar, los profesionales dicen que a veces no cuentan con tiempo para hacer el registro; así mismo los profesionales de los distintos puntos de atención no han identificado la importancia de priorizar la gestión y cierre oportuno de las peticiones tipo quejas y reclamos. MPA5-02-02 OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN DE PETICIONES DE ASUNTOS CONCILIABLES
87% 83% 82%
74%
91% 91,23%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Series1
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ANALISIS: En el primer semestre este indicador presenta una variación en crecimiento del 73.1%, las actuaciones de gestión de la petición se están realizando gracias a los seguimientos de los líderes de servicio zonales y las estrategias implementadas en los centros zonales Palmira, buenaventura, nororiental y sur, quien dentro de ella está asignar citas dentro del tiempo de ley con una defensoría para esta función mientras que otra defensoría atiende los casos que tenían citas a mayor tiempo. Así mismo algunos defensores han adoptado y asimilado la importancia del registro correcto de las actuaciones en el SIM, comprometiéndose con el resultado del indicador. PUNTOS CRITICOS: Durante el primer semestre se han presentado retiros, vacaciones, incapacidades de los defensores asignados a los asuntos conciliables lo que ha generado que baje el indicador porque los profesionales deben continuar sus funciones propias más las asignadas temporalmente. No se hace registros oportunos en el SIM. MPA5-02-01. OPORTUNIDAD EN LA CONSTATACIÓN DE DENUNCIAS PRD
59% 60%
45% 52%
46%
73,1%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
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ANALISIS: Este tuvo un 83.33%, la regional se mantuvo en el logro del indicador dentro de los 3 días de respuesta; así mismo la asignación de vehículos exclusivos para la labor en el caso de los centros zonales de Cali y de la vinculación del personal para el cumplimiento exclusivo de esta actividad, han incidido favorablemente en el logro de la meta del indicador. Sin embargo hay que tener en cuenta que el parámetro de evaluación cambio, hoy no se evalúa con días si no por porcentaje de denuncias atendidas oportunamente. PUNTOS CRÍTICOS: Hay peticiones que llegan a la regional desde nivel nacional y están vencidas, también hay peticiones que fueron enviadas al correo de los directores regionales, y vistas donde no se logra contacto antes de tres días con el afectado, lo que hace que la petición se venza.
51% 54%
46% 46%
63%
83%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
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Total de quejas cerradas y reclamos gestionados en el Año
Total de quejas y reclamos recibidos en el Año
Acumulados
Total de Denuncias Constatadas en el Año
Total de Denuncias Recibidas en el Año
Acumulados
indicador
RecibidasSolucionadosRecibidasSolucionados RecibidasSolucionadosRecibidasSolucionadosRecibidasSolucionadosRecibidasSolucionadosacumulado
CZ BUENAVENTURA 1 1 2 2 0 1 1 0 4 4 100%
CZ BUGA 1 1 8 8 3 3 4 4 1 1 17 17 100%
CZ CARTAGO 0 4 4 3 3 5 5 2 2 14 14 100%
CZ CENTRO 3 3 5 5 7 7 6 6 7 7 28 28 100%
CZ JAMUNDI 2 2 0 2 2 4 4 3 3 11 11 100%
CZ LADERA 4 4 7 7 5 5 6 6 2 2 24 24 100%
CZ NORORIENTAL 5 5 8 8 6 5 14 14 4 4 37 36 97%
CZ PALMIRA 11 11 11 11 0 10 10 3 3 35 35 100%
CZ ROLDANILLO 1 1 4 4 0 1 1 1 1 7 7 100%
CZ SEVILLA 0 4 4 4 4 8 8 3 3 19 19 100%
CZ SUR 2 2 3 3 7 7 5 5 2 2 19 19 100%
CZ SURORIENTAL 1 1 1 1 4 4 2 2 4 4 12 12 100%
CZ TULUA 1 1 4 4 5 5 4 4 9 9 23 23 100%
CZ YUMBO 0 0 1 1 5 5 2 2 8 8 100%
REGIONAL VALLE 5 5 14 13 3 2 3 3 4 4 29 27 93%
Total general 37 37 75 74 50 48 78 78 47 47 287 284 98%
INDICADOR
Centro ZonalENERO FEBRERO MARZO ABRIL Total general
100% 99% 96% 100% 100% 99%
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MPA GESTION SOPORTE
PROCESO GESTION HUMANA MPA1-P1-02 CUPOS DEL PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL EJECUTADOS Meta: 90% Resultado del periodo: Promedio del Indicador primer semestre 96%
Análisis: El indicador, que presenta un promedio en el primer semestre de 96%, se encuentra en un rango óptimo superando la meta establecida. En este semestre se realizaron varios eventos contemplados en el Plan de B.S. como la reunión del Comité, entrenos del equipo de fútbol, jornadas de prevención del estrés y manejo del conflicto, talleres para mejorar el bienestar de los colaboradores, desarrollo de actividades para prevenir el síndrome de Burnout, entre otras, logrando una buena participación por parte de los servidores públicos asistentes. En este semestre se contó con el apoyo de una practicante de Psicología de la UNAD (Universidad Nacional Abierta y a Distancia) con quien se pudo ofrecer atención espontánea a los Colaboradores una vez por semana durante los meses Abril y Mayo.
Punto(s) Crítico(s):
- La no realización de la contratación en el primer trimestre, no permitió llevar a cabo las actividades
INDICADOR
RecibidasGestionadasRecibidasGestionadasRecibidasGestionadasRecibidas GestionadasRecibidasGestionadas RecibidasGestionadasACUMULADO
CZ BUENAVENTURA 50 49 19 19 17 17 26 26 24 24 136 135 99%
CZ BUGA 42 42 32 32 21 21 34 34 34 34 163 163 100%
CZ CARTAGO 48 44 56 56 31 31 54 54 54 51 243 236 97%
CZ CENTRO 198 198 250 250 241 241 254 254 253 252 1196 1195 99%
CZ JAMUNDI 15 15 21 21 17 17 28 28 17 17 98 98 100%
CZ NORORIENTAL 163 162 151 149 141 141 205 205 131 131 791 788 99%
CZ PALMIRA 58 58 50 50 97 96 98 97 67 67 370 368 99%
CZ ROLDANILLO 19 19 34 34 22 22 17 17 28 28 120 120 100%
CZ SEVILLA 21 21 10 10 4 4 13 13 9 9 57 57 100%
CZ SUR 82 79 73 70 88 88 92 91 89 87 424 415 97%
CZ SURORIENTAL 117 117 115 113 109 104 124 118 97 93 562 545 96%
CZ TULUA 59 59 61 61 40 40 49 49 59 59 268 268 100%
CZ YUMBO 39 39 22 22 31 30 46 45 28 28 166 164 98%
REGIONAL VALLE 1 1 1 1 1 1 1 4 3 75%
Total general 912 902 895 888 859 852 1041 1032 891 881 4598 4555 99%
INDICADOR
Centro ZonalENERO FEBRERO MARZO ABRIL Total general
99% 99% 99% 99% 99% 99%
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contempladas en el Plan en el primer trimestre que requieren presupuesto. - El presupuesto que se asigna a la Regional en Bienestar Social para el desarrollo de las actividades, no es
suficiente para ejecutar la totalidad de las actividades programadas, dado el número de servidores públicos con que cuenta esta regional ya que ha habido un incremento de personal en el último año.
MPA1-P1-03 CUPOS DE CAPACITACIÓN EJECUTADOS Meta: 90%, Resultado del periodo: Promedio del Indicador primer semestre 94%
Análisis: El indicador, que presenta un promedio en el primer semestre de 94%, se encuentra en un rango óptimo superando la meta establecida. En este semestre se desarrollaron dos (2) eventos de capacitación, los dos orientados al Eje SYSO, uno de Fundamentos en Salud Ocupacional en el mes de enero de 2013, liderado por la Dirección de Gestión Humana y el otro evento de capacitación en Formación a Líderes de SYSO y COPASO, realizado en el mes de marzo. Asistieron a estos eventos un total de 72 personas, logrando una muy buena participación.
Punto(s) Crítico(s): En el reporte del PIC solo se han registrado las capacitaciones realizadas por Gestión Humana ya sea del
nivel nacional o regional; aún no se reportan capacitaciones que posiblemente se hayan dado en otras dependencias por falta de una directriz clara del nivel nacional al respecto, para que se socialice ante las otras dependencias tanto de los criterios de cumplimiento de cuáles son las que se deben reportar.
No son claros los criterios que se deben tener en cuenta para que una capacitación se pueda incluir en el reporte del PIC y en qué casos se aplican los formatos establecidos para estos eventos y la responsabilidad sobre la tabulación de los mismos.
MPA1-P1-09 EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN Meta: 80%, Resultado del periodo: Promedio del Indicador segundo semestre 82%
Análisis: El indicador, que presenta un resultado en el primer semestre de 82%, se encuentra en un rango óptimo superando la meta establecida. Este resultado corresponde a la evaluación del evento de Fundamentos en Salud Ocupacional realizado en el mes de enero de 2013, liderado por la Dirección de Gestión Humana, y permite evidenciar un alto grado de generación o actualización de conocimiento en el colaborador. Por otro lado la participación fue de 45/40 lo cual fue bastante favorable.
Punto(s) Crítico(s): No tener claridad para cuáles capacitaciones aplica el formato Evaluación de Eficacia, es decir, cuáles
son los criterios de aplicación para reportar en el PIC.
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Nota: Este resultado si coincide con el reportado en el Tablero de Control a Nivel Nacional.
MPA1-P5-07 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
Meta: 388,22 mt lineales Resultado Del periodo: Resultado acumulado primer semestre 651,11 mt lineales
Análisis: La Regional, tiene un acumulado de cumplimiento de 651,11 metros lineales sumados los dos primeros trimestres de la presente vigencia y un cumplimiento del 168% a 30 de junio de 2013, con relación a la meta establecida. Queda como sobrante una volumetría de 262,89 ml de archivos organizados a esa fecha de corte y para el cumplimiento de la meta en diciembre faltan por reportar 125.34 metros lineales. Frente a las acciones para mejorar el proceso de organización de archivos, se generaron las NCS 3020-3021 y 3022 por el no reporte oportuno y con calidad del indicador de archivos organizados, la AC 2622, Tip´s de gestión documental enviados mediante correo electrónico en febrero y junio de 2013. Este tema fue revisado en Comité Estratégico con el Director, en la Evaluación Integral a los CZ como seguimiento a la gestión en el mes de junio (Acta 16 del 05/06/2013).
Punto(s) Crítico(s): CZ y Grupos con reporte extemporáneo o sin envío del reporte, lo que genera que no se disponga de la
información oportunamente para realizar las retroalimentaciones respectivas. Envíos de informes que no cumplen con los todos los procesos técnicos archivísticos como es el
Inventario documental magnético en el FUID, así como especificar en la matriz las respectivas series y la volumetría de las mismas, información importante para validar los resultados presentados por parte de la Regional.
PROCESOS GESTIÓN DE CONTRATACION
MPA1-PA-02 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS EN TÉRMINOS DE LEY Meta: 100% Resultado del periodo : 65% ANALISIS: Sobre éste indicador no se cumplió con la meta del 100% debido a contratos que están pendientes por liquidar correspondientes a vigencias anteriores, y, a que algunos Centros Zonales y Grupos, no cumplieron con el compromiso de enviar las solicitudes de liquidación y los documentos soportes para el trámite respectivo. Los resultados actuales de los contratos pendientes por liquidar son los siguientes: Año 2007:43 actas pendientes por liquidar Año 2008:13 actas pendientes por liquidar Año 2009: 7 actas pendientes por liquidar Año 2010: 49 actas pendientes por liquidar Año 2011: 32 actas pendientes por liquidar Año 2012: 64 actas pendientes por liquidar PUNTOS CRITICOS:
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El no envío de los soportes para el trámite de elaboración de las actas de liquidación, por parte de las Dependencias y Centros Zonales.
Perdida de competencia para liquidar los contratos de vigencias anteriores. MPA1-P4-03 SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Meta: 100% Resultado del periodo: 65% ANALISIS: No se cumplió con la meta del 100% debido a contratos que están pendientes por liquidar correspondientes a vigencias anteriores, y, a que algunos Centros Zonales y Grupos, no asumieron con el compromiso de enviar las solicitudes de liquidación y los documentos soportes para el trámite respectivo. PUNTOS CRITICOS:
El no envío de las solicitudes y los soportes para el trámite de elaboración de las actas de liquidación, por parte de las Dependencias y Centros Zonales.
PROCESO GESTION FINANCIERA
MPA1-P2-03 EJECUCION DE PAC Meta: 100% Resultado del periodo: 84%
ENERO 1.505.394.000 1.060.465.049 70,44%
FEBRERO 17.811.856.955 10.395.761.509 58,36%
MARZO 44.230.056.411 32.712.210.966 73,96%
ABRIL 79.241.935.734 59.396.396.693 74,96%
MAYO 102.073.137.444 80.807.130.620 79,17%
JUNIO 123.043.384.398 103.407.634.616 84,04%
MES PAC ACUMULADO PAC PAGADO INDICADOR
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Al corte del Primer Semestre de la vigencia 2013, La Regional Valle presenta una ejecución del PAC del 84.04%, no cumpliendo con la meta establecida del 100% en los pagos. Durante el Mes de Febrero se presenta el nivel más bajo de ejecución del PAC, con el 58.36%, como resultado de la demora en la presentación de las cuentas por parte de los proveedores, y principalmente de los operadores contratados en los programas de Protección, Atención en Ciclos de Vida y Nutrición. Dentro de las variables que impactan de manera negativa la Ejecución del PAC, en primer lugar se encuentra la inadecuada programación del PAC que realizan los Grupos iniciando la vigencia, sin tener en cuenta la modalidad de pago mensual o bimensual como es el caso de los Centros de Desarrollo Infantil (CDI), que se les paga cada dos meses. También se presenta inejecución en el PAC, como resultado de la demora en los tiempos contractuales, en razón a que la Sede Nacional asigna el recurso de apropiación y de PAC para determinado periodo y no se cumple con el cronograma de contratación, lo que refleja mes a mes la inejecución del PAC programado, para realizar los respectivos pagos. Las devoluciones a la Sede Nacional por concepto de recursos de apropiación no ejecutados por los operadores, también afectan el Indicador de Ejecución del PAC, en razón a que a estos recursos se les ha asignado el PAC y hasta tanto no se ha contracreditado el o los rubros presupuestales, continuarán reflejando el valor autorizado. Durante el Primer Semestre se devolvieron recursos a la Sede Nacional de los Programas de Protección, Atención en Ciclos de Vida y Nutrición por valor de $6.323.652.944.
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
ICBF REGIONAL VALLE DEL CAUCA EJECUCION DE PAC
PRIMER SEMESTRE 2013
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Otra de las causas que afectaron la ejecución del PAC, es la demora en la presentación de la cuentas de cobro por parte de algunos Centros Zonales, que a su vez están siendo objeto de revisiones y seguimiento por parte de la interventoría para los Programas de Alimentación Escolar (PAE).
MPA1-P2-02 REZAGO PRESUPUETAL Meta: 100% Resultado del proceso: 97.99%
Al corte del Primer Semestre 2013, La Regional Valle del Cauca presenta un indicador del 97.99% en la ejecución del Rezago Presupuestal de un total de $20.734.869.588, del cual se encuentran canceladas
MES REZAGO
CONSTITUIDO
PAGO
ACUMULADOINDICADOR
ENERO 20.734.869.588 15.312.826.489 73,85%
FEBRERO 20.734.869.588 19.194.026.723 92,57%
MARZO 20.734.869.588 19.558.379.310 94,33%
ABRIL 20.734.869.588 20.235.638.795 97,59%
MAYO 20.734.869.588 20.318.912.571 97,99%
JUNIO 20.734.869.588 20.318.912.571 97,99%
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en su totalidad las cuentas por pagar, y quedan pendiente en reservas presupuestales el 2.01%, lo que indica que no está dentro del rango admisible, porque ya deben estar canceladas estas cuentas en el 100%. Es importante indicar que $186.760.630 no fueron ejecutadas y se disminuyeron del valor inicialmente constituido en la vigencia anterior.
PROCESO: GESTIÓN LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO MPA1-P6-06 PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS, REPORTADOS EN PLAN COMPRAS Y CONTRATACIÓN. Meta: 100% Resultado del periodo: 90% En el tablero de Control este indicador tiene información en los meses Mayo y Junio de 2013 y en ambos cortes el indicador arroja resultados en el rango Optimo del Indicador, como a continuación se muestra:
Mayo Junio
Numerador Denominador Avances Valoración Numerador Denominador Avances Valoración
230.303.895.641 240.610.877.969 96% OPTIMO 232.302.311.217 240.302.375.498 97% OPTIMO
En Junio, de $240.302.375.498 que se Programaron en el Plan de Compras y Contratación - PACCO, $232.302.311.217 se encuentran en saldos con certificados de disponibilidad presupuestal, que representa un 97% y permite ubicar este resultado en el rango Optimo. En este caso el porcentaje faltante tiene relación con trámites que aún se encuentran tanto en la fase de contratación, como también en la fase de registro presupuestal. De igual manera también tiene importante representación algunos procesos contractuales que han presentado dificultades en los requisitos jurídicos, como lo es el tránsito de PAIPI con los operadores de Buenaventura. Cabe observar que para el nuevo tránsito y ampliación de cobertura de los CDI llegarán más recursos, alrededor de $16.000 millones, los cuales mientras se afinan los trámites y procesos contractuales pueden llegar a impactar negativamente el resultado del indicador temporalmente. Por lo cual la recomendación es ser eficientes en los trámites que permitan realizar esta contratación con diligencia.
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MPA1-P6-05 PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS POR EL ICBF. Meta: 100% Resultado del periodo: 96%
Mayo Junio
Numerador Denominador Mayo Valoración Numerador Denominador Junio Valoración
241.463.267.604 240.610.877.969 100% OPTIMO 235.114.219.416 240.302.375.498 98% OPTIMO
Al verificar el aplicativo PACCO (Plan Anual de Compras y Contratación), efectivamente se observa que hay coincidencia en las cifras reportadas en el Tablero de Control Regional. Para los dos meses en los que se encuentra información del indicador, se observa en mayo un resultado del 100%, y en junio del 98%. Cifras que se interpretan respecto a los $240.302.375.498 que la Regional ha programado para su posible contratación en el aplicativo PACCO, hasta el corte junio, se ha registrado en el aplicativo PACCO la contratación de $235.114.219.416, que ubican al indicador en un rango Optimo. Los $5.188.156.082 pendientes, están representados en mayor proporción por: $1.077.215.689 de Atención Integral, en este Subproyecto se tienen pendientes por contratar algunos tránsitos de PAIPI sobre los que se han presentado dificultades desde lo jurídico. $729.300.000 de Grupo Étnicos, los cuales para el corte de junio se encontraban en trámite de contratación. $730.672.727 Vulneración donde se encuentran valores pendientes de beca de las Madres Sustitutas, como también la modalidad Preparación para la Vida Laboral donde se adelantan tramites de licenciamiento para los operadores. $272.886.843 de prestación de servicios con algunos pendientes de contratación. $460.432.709, que corresponden a saldos que se están contratando en el mes de junio. Siendo estas las cifras más representativas, sin embargo, se tienen otros saldos que obedecen a trámites que de
Mayo
Junio
96%
97%
PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS, REPORTADOS EN PLAN COMPRAS Y CONTRATACIÓN
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forma permanente se deben realizar en la dinámica del ICBF, así como también aclarando que el Plan de Compras es dinámico, y se actualiza permanentemente. Es importante mencionar que las principales estrategias que han permitido que el indicador presente un resultado óptimo son: mejoras funcionales en el aplicativo, análisis, estudio y socialización en el Comité Estratégico donde se han determinado decisiones respecto a las alternativas operativas para el manejo del aplicativo, entre las que se destacan: designación de personas de apoyo en los Grupos para el aplicativo PACCO, vinculación y empoderamiento en los CZs para el aplicativo PACCO. Se destaca la estrategia que lidera el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición que se expone a continuación: La estrategia de acompañamiento, inducción y retroalimentación a los CZs, que ha generado el aumento sostenido positivo de los indicadores analizados y que se puede resumir así, por parte del equipo de líderes del proceso PACCO encabezados por las Dras. Carlina Gaviria y Claudia Angrino, con el aval de la Dirección Regional: Se le presentó a la Coordinación del Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición la propuesta del modelo que la Regional Cauca estaba llevando a cabo en PACCO (capacitación 11 y 12 de marzo de 2013), una vez aprobada por el Director de la Regional se inició con las siguientes actividades: 1º. Solicitud a cada una de l@s Coordinador@s de los Centros Zonales de la designación de la persona responsable del manejo del aplicativo. 2º. Se realizó la capacitación y sensibilización en el manejo del aplicativo PACCO. 3º. A partir del mes de abril de 2013 se inicia el proceso de ejecución, por parte de cada uno de los responsables de los diferentes Centros Zonales. Con el acompañamiento y apoyo desde la Regional Valle . • Se realizó la programación de comisiones para las visitas a los diferentes centros zonales de Cali y de fuera de la Ciudad. • Se organizó y clasificó la información de consecutivos por cada Centro Zonal, discriminado por rubro presupuestal, para seguimiento y avance del registro de ejecución. • Se realiza instructivos para el registro de ejecución de tasas compensatorias y de deducciones a contratos. • Con los financieros de cada Centro Zonal se hizo una reunión para darles a conocer el alcance del proceso y solicitarles el suministro oportuno de los insumos que se requieren para el registro de la información mes a mes:
gistro de información de CDI y HI. Con la información
relacionada de las disminuciones por concepto de raciones (cuantificadas)
avance de registro a cada centro zonal. Dentro de esta implementación se ha contado con el compromiso por parte de cada responsable del proceso. Como oportunidades de mejora se programan visitas a los Centros zonales para el segundo semestre, con el objetivo de empoderar e inducir y retroalimentar al personal encargado de los registros en el módulo y su permanente acompañamiento por parte de los líderes de Registro de la sede Regional.
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100%
98%
Mayo Junio
PORCENTAJE DE LOS RECURSOS CONTRATADOS POR EL ICBF
MPA1-P6-07 PORCENTAJE DE LOS RECURSOS EJECUTADOS POR EL ICBF. Meta: 100% Resultado del periodo: 56%
Los reportes de PACCO efectivamente arrojan que al comparar Ejecutado/Contrado para el corte de julio se presenta un resultado del 56%. Ejecutado/Asignado para el mismo corte un resultado del 51.3%, Ejecutado Programado 54%. Si bien, este indicador no presenta hoja de vida publicada en el aplicativo PACCO en los pantallazos iniciales se informa que el porcentaje de Optimo para el indicador del mes de julio es del 50% en el caso de Ejecutado/asignado, y tomando de igual manera que el color que se muestra en el Tablero indica rango Optimo, se infiere que el resultado registrado es Optimo. Es importante también mencionar que en pantallazo inicial de reporte de PACCO la Regional Valle ocupó el primer lugar en el indicador de Ejecutado/asignado.
Mayo Junio
Numerador Denominador Mayo Valoración Numerador Denominador Junio Valoración
108.468.601.389 230.303.895.641 47% OPTIMO 130.258.421.259 232.302.311.217 56% OPTIMO
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Es importante mencionar que las principales estrategias que han permitido que el indicador presente un resultado óptimo son: mejoras funcionales en el aplicativo, análisis, estudio y socialización en el Comité Estratégico donde se han determinado decisiones respecto a las alternativas operativas para el manejo del aplicativo, entre las que se destacan: designación de personas de apoyo en los Grupos para el aplicativo PACCO, vinculación y empoderamiento en los CZs para el aplicativo PACCO. Se destaca la estrategia que lidera el Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición que se expone a continuación: La estrategia de acompañamiento, inducción y retroalimentación a los CZs, que ha generado el aumento sostenido positivo de los indicadores analizados y que se puede resumir así, por parte del equipo de líderes del proceso PACCO encabezados por las Dras. Carlina Gaviria y Claudia Angrino, con el aval de la Dirección Regional: Se le presentó a la Coordinación del Grupo de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición la propuesta del modelo que la Regional Cauca estaba llevando a cabo en PACCO (capacitación 11 y 12 de marzo de 2013), una vez aprobada por el Director de la Regional se inició con las siguientes actividades: 1º. Solicitud a cada una de l@s Coordinador@s de los Centros Zonales de la designación de la persona responsable del manejo del aplicativo. 2º. Se realizó la capacitación y sensibilización en el manejo del aplicativo PACCO. 3º. A partir del mes de abril de 2013 se inicia el proceso de ejecución, por parte de cada uno de los responsables de los diferentes Centros Zonales. Con el acompañamiento y apoyo desde la Regional Valle . • Se realizó la programación de comisiones para las visitas a los diferentes centros zonales de Cali y de fuera de la Ciudad. • Se organizó y clasificó la información de consecutivos por cada Centro Zonal, discriminado por rubro presupuestal, para seguimiento y avance del registro de ejecución. • Se realiza instructivos para el registro de ejecución de tasas compensatorias y de deducciones a contratos. • Con los financieros de cada Centro Zonal se hizo una reunión para darles a conocer el alcance del proceso y solicitarles el suministro oportuno de los insumos que se requieren para el registro de la información mes a mes:
relacionada de las disminuciones por concepto de raciones (cuantificadas)
avance de registro a cada centro zonal. Dentro de esta implementación se ha contado con el compromiso por parte de cada responsable del proceso. Como oportunidades de mejora se programan visitas a los Centros zonales para el segundo semestre, con el objetivo de empoderar e inducir y retroalimentar al personal encargado de los registros en el módulo y su permanente acompañamiento por parte de los líderes de Registro de la sede Regional.
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MPA GESTION TECNOLOGICA
MPA6-01 APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS EN EL ICBF MPA6-05. Meta: 80% Resultado del periodo: 80%. Análisis: Es importante observar que el indicador presenta una mejora respecto al anterior corte, por cuanto se encontraba en un 79% (rango de riesgo) y pasó al 86% (rango Optimo). El indicador presentó importantes cambios por cuanto le fueron adicionados nuevos aplicativos y Sistemas de Información que anteriormente no eran considerados para su análisis, novedad que se conoció tan sólo cuando se recibió el Tablero de control en mayo con su nueva hoja de vida. Dada esta novedad, y la inclusión de nuevos aplicativos y sistemas de información como referentes de medición se elevaron las respectivas consultas al nivel nacional para conocer por cada aplicativo aquellos usuarios que representaron el mayor impacto negativo en el indicador. Fue así como se logró generar alerta a los Grupos en el caso de la anterior medición del primer trimestre: Administrativo: pues en el ERP se encontraron usuarios que no hicieron uso durante el anterior corte y sobre lo cual se remitió oportuna alerta para la toma de decisiones, tal es el caso de: JUSTINO SINISTERRA SINISTERRA, VIVIANA ANDREA MUÑOZ MARIN, DAVID GUILLERMO MARTINEZ VILLA. Estos usuarios fueron desactivados y para el corte de junio no impactaron al indicador negativamente. Jurídico: se les remitió también alerta indicando los usuarios que no utilizaron el aplicativo SIJA:
40%
45%
50%
55%
60%
Mayo
Junio
PORCENTAJE DE LOS RECURSOS EJECUTADOS POR EL ICBF
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Jose Luis Cabezas Cortes [email protected]
Sandra Milena Florez Penilla [email protected]
Edwin David Pena Gil [email protected]
Esperanza Claudia Bravo [email protected]
Janeth Eloisa Osorio Rosas [email protected]
PAULA ANDREA ZAMORA URRUTIA [email protected]
Claudia Andrea Perez Trujillo [email protected]
LUIS EDUARDO BEJARANO VALENCIA [email protected]
Para el corte de junio de 2013 estos usuarios alcanzaron a impactar el indicador negativamente. Por lo cual se recomienda al Comité la toma de decisión al respecto. De igual manera se remitió la relación de usuarios de SIM que no realizaron uso con el detalle de los antecedentes de no uso a cada uno los usuarios por dependencia de los Coordinadores de Grupo y Líderes de proceso. Con esta alerta los Coordinadores solicitaron ante la Mesa Informática de Soluciones tanto la desactivación como el cambio de perfil de algunos usuarios. Lo que incide positivamente en que el indicador haya logrado un resultado superior al anterior en 7 puntos, y que se superara el rango Riesgo y se llegara al Rango Optimo. Es positivo destacar que la existencia del indicador induce a la revisión periódica de usuarios, para su toma de decisiones. Un aspecto que sería muy positivo se lograra fortalecer es que se remita la información con mayor oportunidad a la Regional, y que se remita detalladamente la relación de usuarios que no hacen uso de los sistemas de información y que impactan el resultado de forma negativa, pues siempre se tiene que solicitar esta información. El cálculo del indicador de uso de herramientas informáticas en la regional Valle se realizó teniendo en cuenta los siguientes datos:
USUARIOS PROGRAMADO USADO
SIM 441 403
ERP 9 7
KACTUS 9 9
SIJA 10 1
CUENTAME 28 28
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Punto(s) Crítico(s):
- Los Coordinadores de Grupo y Centros zonales beben realizar el monitoreo constante de los usuarios creados en el SIM y tomar las medidas pertinentes de Actualización de perfil o desactivación de cuentas de usuario a aquellos que no hacen uso de la herramienta informática. En este sentido es pertinente que entre los requisitos y protocolos que se tienen definidos para el caso de retiros de la entidad, desde Gestión Humana se pueden liderar listas de chequeo para visibilizar los principales requisitos a considerar en los casos de traslados y/o retiros de las personas. Entre los cuales es fundamental incluir el tema de cuentas de usuarios en los diferentes aplicativos.
- Desde la oficina de Tecnología se continúa realizando la socialización del reporte del indicador con l@s Coordinador@s y Líderes de procesos, para la toma de decisiones en cuanto a actualización o desactivación de usuarios.
Acciones Realizadas: Se genera reporte de usuarios SIM y se envía por correo eléctrico a l@s Coordinador@s de Grupo, de Centros Zonales y Profesionales Líderes de Procesos, quienes verifican y reportan los cambios necesarios ante la Mesa Informática de Soluciones MIS. Efectivamente se visualiza un incremento en el valor del indicador 86%, lo cual demuestra que fueron efectivas las acciones realizadas por parte de las Coordinador@s y Profesionales Líderes, como también se supera el valor de meta esperada para el trimestre evaluado.
Marzo Abril Mayo Junio
79 79 79
86
APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS EN EL ICBF
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MACROPROCESOS EVALUACION
MACROPROCESO ASEGURAMIENTO ESTANDARES
MPEV2-PI-01 CUMPLIMIENTO DE LOS ESTÁNDARES PARA LAS MODALIDADES CONTEMPLADAS EN LA GUÍA DE VERIFICACIÓN DE ESTÁNDARES Meta: 100% Resultado del periodo: 96%
Análisis: Este Resultado es una consecuencia del permanente seguimiento que se realiza al cumplimiento de las acciones de mejora de las unidades que no cumplen el estándar, para ello se ha elaborado un formato donde se reporta la información de seguimiento cuatrimestralmente. Igualmente, la aplicación de instrumento para seguimiento al servicio en unidades (lista de chequeo) contribuye a que el servicio se brinde en las condiciones de claridad que garanticen el ejercicio de los derechos de NNA.
Punto(s) Crítico(s): Algunos responsables desmejoran la atención cuando no hay una supervisión o constante y sistemática por parte del centro zonal, lo cual no es posible dada la proporción de unidades y la insuficiencia de talento humano, como también de recursos tales como transporte para efectuar los desplazamientos en áreas urbanas
MPEV2-P1-02 ACCIONES EJECUTADAS FRENTE A RESULTADOS DE ESTÁNDARES POR DEBAJO DEL 60% Meta: 100% Resultado del periodo: 86%
Análisis: El resultado ilustra como los centros zonales han avanzado en la comprensión las acciones adelantar, identificando cuales son los responsables del incumplimiento del estándar, lo cual permite definir puntualmente la acción de mejora a implementar. Además la regional realiza seguimiento a la oportunidad y calidad de respuesta de los Centros zonales.
Punto(s) Crítico(s): Algunos Centros zonales pese a al seguimiento que efectúa la regional no reportan la información de manera oportuna -
MPEV2-P1-03 ACCIONES FORMULADAS FRENTE A RESULTADOS DE ESTÁNDARES POR DEBAJO DEL 60% Meta: 100% Resultado del periodo: 97%
Análisis: El resultado ilustra como las acciones formuladas de manera pertinente y suficiente, se ejecutan mejorando de manera efectiva la calidad del servicio en las unidades reportadas. –
Punto(s) Crítico(s): Aunque el indicador se encuentra en Rango adecuado, unas de las dificultades
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para alcanzar el nivel óptimo es el no reporte con la oportunidad que se requiere de las acciones ejecutadas, pese a la retroalimentación y solicitud que realiza a los centros Zonales en los tiempos establecidos
MPEV2-P1-04 CIERRE DE REPORTES INMEDIATOS Meta: 100% Resultado del periodo: 59%
Análisis: El resultado denota un gran avance respecto al trimestre anterior en cual el indicador tuvo 0% de cumplimiento. Este gran avance es la resultante de todas las acciones implementadas con los centros zonales para que los motivos que generan las situaciones de reporte inmediato se subsanen de manera definitiva Punto(s) Crítico(s): Es válido indicar que un 90% de estos reportes corresponden a gran proporción a sobre cupo en hogares de Bienestar y Hogares sustitutos, siendo esta una situación orden estructural que requiere revisión y ajustes la modalidad por parte de la Dirección General. Y desde la Regional control de ubicación de NNA en esa Modalidad
MPEV2-P1-05 MODALIDADES CON LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO VIGENTE DURANTE LA
EJECUCIÓN DEL CONTRATO CON EL ICBF. Meta: 100% Resultado del periodo:
Análisis: El resultado producto del seguimiento y control sistemático que realiza la OAC a través de la Valija EV.03 al trámite de licencias ; se generan alertas a los centros zonales con el fin de evitar que las licencias se venzan durante el desarrollo de los contratos. Puntos críticos: Si bien este seguimiento mantiene el cumplimiento del indicador, hay operadores que delegan responsabilidad no tienen en cuenta las alertas y presentan falta de oportunidad en los trámites de renovación de las licencias.
MACROPROCESO EVALUACION, MONITOREO, Y CONTROL DE LA GESTION
MPEV1-P1-05 NÚMERO DE MESAS PÚBLICAS Y RPC REALIZADAS Metas: 100% Resultado del periodo: 100%
• Año 2013: 24 mesas y 1 RPC (2 X CZ)
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• I trimestre: 1 mesa programada y 1 alcanzada (100%) • II trimestre: 13 mesas programadas y 13 realizadas (100%) • Los CZ han avanzado en el proceso organizativo y dinámicas de las Mesas Públicas, permitiendo
verificar los aspectos técnicos y administrativos de los programas ICBF. Se resalta la participación comunitaria y particularmente en algunos casos, de NNA. En este proceso de Control Social es necesario de todas maneras, reforzar la participación de las Personerías Municipales y las dependencias de las Alcaldías.
3.2 Conformidad del Servicio:
Servicios no conformes que se han identificado durante el primer semestre de 2013, en los Macroproceso/procesos misionales y el macroproceso de apoyo Gestión Servicio y Atención.
Estado al corte Junio, SNC reportados durante el primer semestre de 2013.
MACROPROCESO PROCESO TOTAL VENCIDAS CERRADASVencidas
Reporta/Solicitado
Gestión para la atención integral a
la primera infanciaN.A. 0 0 0
Gestión para la promoción y
prevención para la protección
integral de la niñez y adolescencia
N.A. 0 0 0
Gestión para la atención de
familias y comunidadesN.A. 0 0 0
Gestión para la Nutrición N.A. 0 0 0
Gestión para la ProtecciónGestión restablecimiento de
derechos23 1 22
CZ Suroriental:
Maria Nubia Ocampo Florez/Carmen
Ivony Navarrete Sinisterra
Gestión para la Protección Gestión de adopciones 3 3 0
Protección:
Leonor Estrada Ospina/Diana Suarez
Posso/Maria Nubia Ocampo F/Olga
Victoria Molina Guevara
Gestión para la ProtecciónGestión de responsabilidad
penal0 0 0
Gestión Servicio y Atención
Gestión de atención a
peticiones quejas, reclamos y
sugerencias
10 2 8
Maria Victoria Delgado/Angela Yaneth
Velasquez
Maria Nubia Ocampo F/Gloria Paola
Silva Q.
TOTALES 36 6 30
SNC REPORTADOS PRIMER SEMESTRE 2013
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- Resultados comparativos con el periodo anterior:
4%
96%
SNC- Gestión Restablecimiento de Derechos
VENCIDAS
CERRADAS
VENCIDAS100%
SNC- Gestión de Adopciones
VENCIDAS20%
CERRADAS80%
SNC- G. Atención a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
3
0
2
5
3
2
8
2
0 0
3 3
2
1
0 0
2
Cantidad por dependencia que reporta 1er. Sem. 2013
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Al comparar los reportes de servicio no conforme reportados durante el semestre inmediatamente anterior (2 sem 2012), se observa un muy significativo aumento en la cantidad de reporte de SNC con relación al primer semestre de 2013, al pasar de 3 SNC reportados al corte dic. 2012 frente a 36 SNC reportados durante el primer semestre de 2013. Lo anterior refleja el resultado de la sensibilización y concientización en la importancia del reporte de los incumplimientos en la prestación del servicio, lo que se ha complementado con el desarrollo de los procesos de capacitación al respecto. Un aspecto significativo, es la utilización de estas herramientas por parte de los responsables de proceso a nivel regional, especialmente el Grupo de Protección y la Oficina de Gestión de Servicio y Atención y de los Centros Zonales. Es importante que desde el Grupo de atención por ciclos de vida y nutrición también se lidere la identificación y reporte de los Servicios No Conformes en los procesos bajo su responsabilidad, al igual que en los centros Zonales.
MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS CERRADAS Reportada:
GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓNGESTIÓN RESTABLECIMIENTO
DE DERECHOS2 0 0 2
CZ Cartago
Solicitante: Diana Suarez Posso
GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN
GESTIÓN DE ATENCIÓN A
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
1 0 0 1CZ Roldanillo
Solicitante: Martha Lucia Gonzalez
TOTALES 3 0 0 3
SNC REPORTADOS SEGUNDO SEMESTRE 2012
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4. Desempeño Ambiental
4.1 Desempeño de los Macroproceso/procesos:
MPA1-P5-01 NIVEL DE CUMPLIMIENTOS ESTÁNDAR DE CONSUMO DE AGUA Meta: 100% Resultado promedio del periodo: 92%
Análisis: En el periodo evaluado se mantuvo un promedio de consumo de 1.578 M3 que comparados con el estándar (1.707 M3/mes) nos da un porcentaje de uso eficiente del 92 %, obteniendo como resultado un OPTIMO cumplimiento en relación con la meta fijada, por la dirección de la sede nacional. Es de anotar que con este nuevo rango para los meses analizados no se da cumplimiento en el mes de mayo al Estándar establecido por la Sede Nacional. Podemos visualizar en la figura que se presenta abajo que el consumo más bajo se dio en el mes de febrero por 1.424 m3 y que el consumo más alto se presentó en el mes de mayo con 2.164 M3. Cabe rescatar que aunque del periodo analizado el consumo más bajo se presentó en el mes de junio este no se toma como referencia dado que en este periodo no se tramito la factura. Los comportamientos del primer semestre del año en curso nos permiten establecer una eficiencia del uso óptimo del recurso hídrico 7.5 % este comparativo se realiza en base a la meta fijada por la dirección nacional (1707 m3 mensuales).
Punto(s) Crítico(s): Para el logro óptimo de esta meta y el uso eficiente de los recursos hídricos es de vital importancia el
desarrollo de contrato de mantenimiento de infraestructura. Este permite mitigar muchos daños los cuales ocasionan el incremento en los consumos de agua.
COMPORTAMIENTO DE CONSUMOS DE ACUEDUCTO EN M3 DE ENERO A JUNIO DE 2013.
Consumo Mensual Mts
3 ENERO
Consumo Mensual Mts 3 FEBRERO
Consumo Mensual Mts
3 MARZO
Consumo Mensual Mts
3 ABRIL
Consumo Mensual Mts
3 MAYO
Consumo Mensual Mts
3 JUNIO
1.506 1424 1518 1.804 2.164 1.057
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NOTA: Cabe destacar que aunque el estándar de consumo de agua fue socializado a los centros zonales en el mes de junio todo el análisis de consumo se realizó en base a este. Dentro de este analizamos las causas, y cuáles fueron los centros zonales que contribuyeron con el aumento del consumo dentro de lo cual encontramos lo siguiente.
0500
1.0001.5002.0002.500
ConsumoMens
ualMts…
Series1 1.506 1424 1518 1.804 2.164 1.057
1.506 1424 1518 1.804 2.164
1.057 M
ETR
OS
CU
BIC
OS
COMPORTAMIENTO CONSUMO DE AGUA PRIMER SEMESTRE
0500
1.0001.5002.0002.500
ConsumoMensual
Mts 3ENERO
ConsumoMensual
Mts 3FEBRERO
ConsumoMensual
Mts 3MARZO
ConsumoMensual
Mts 3ABRIL
ConsumoMensual
Mts 3MAYO
ConsumoMensual
Mts 3JUNIO
MET
RO
S C
UB
ICO
S H
2O
COMPORTAMIENTO DE CONSUMO
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En la siguiente grafica observamos el pico que se presentó en el mes de mayo el cual previo análisis se pudo determinar causas.
Basados en anterior grafica se analizó puntualmente los casos que se presentó que se pudieran ver relacionados con el incremento del consumo del recurso hídrico, en la tabla relación cada uno de los centros zonales y/o centros de servicios con el fin de establecer cuales se presentaron estos incrementos e igualmente definir estrategias de intervención acorde a la problemáticas presentadas y poder mitigarla.
TABLA DE ANALISIS DE CONSUMOS DE AGUA POTABLE PRIMER SEMESTRE
0
200
400
600
800
1000
Sed
e R
egi
on
al
Inm
ue
ble
San
Cay
etan
o…
C.Z
on
a C
en
tro
C. Z
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C.Z
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al N
oro
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nta
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C.Z
on
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um
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C.Z
on
al P
alm
ira
C.Z
on
al T
ulu
á
C.Z
. Sev
illa
Ce
ntr
o d
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ervi
cio
s
C. Z
on
al C
arta
go
C. Z
on
a Ja
mu
nd
i
C. Z
on
a Ja
mu
nd
i
C.Z
on
al B
ue
nav
en
tura
Ro
ldan
illo
417
170 85
27 120
46 53 112
42 32 8
818
31 15 20 60 34
ConsumoMensual Mts 3MAYO
META DECONSUMO DELMES
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En esta tabla observamos en primer lugar de incumplimiento al centro zonal de YUMBO, seguido de la sede REGIONAL Y BUENAVENTURA. El CESPA o Centro de Servicios no se tuvo en cuenta ya que precisamente en ese mes, se tuvo que desocupar la planta física por lo cual no es tenido en cuenta para el análisis de esta información.
MPA1-P5-02 NIVEL DE CUMPLIMIENTOS ESTÁNDAR DE CONSUMO DE ENERGÍA Meta: 100% Resultado promedio del periodo: 87%
Análisis: En el periodo evaluado se obtuvo un promedio de consumo de energía de 85.148kw. que comparado con el estándar (97.726kw/mes) nos da un porcentaje de consumo de 87% OPTIMO, cumpliendo
CENTRO ZONAL Y/O GRUPOConsumo
Mensual
Mts 3 MAYO
META DE
CONSUMO DEL
MES
PORCENTAJE
DE CONSUMO
PRIORIDAD DE
INTERVENCION OBSSERVACIONES
Sede Regional 417 347 -20%
DAÑO EN BATERIAS SANITARIAS DE
SEGUNDO PISO.
DAÑO EN TAPA DE TANQUE
SANITARIO, ESTA NO ESTA
REALIZANDO SU FUNCION
ADECUADAMENTE INCREMENTANDO
EL CONSUMO DE LA SEDE REGIONAL
Inmueble San Cayetano Centro 170 192 11%
C.Zona Centro 85 160 47%
C. Zonal Sur 27 30 10%
C.Zonal Suroriental nueva 120 120 0%
C.Zonal Ladera 46 59 22%
C.Zonal Nororiental 53 75 29%
C.Zonal Yumbo 112 67 -67%
EN ESTE CENTRO ZONAL SE HAN
PRESENTADO VARIOS
INCONVENIENTES CON EL CONSUMO
1. PRESENTABAN FUGAS DE AGUA EN
LA ACOMETIDA DE AGUA AL CENTRO
ZONAL.
2. LOS BAÑOS DEL PRIMER PISO
PRESENTA HUMEDAD EN SUS
PAREDES DEL COSTADO EL CUAL
HASTA EL MOMENTO DE LA
INSPECCION NO PUEDE ESPECIFICAR
SUS CAUSAS
C.Zonal Palmira 42 42 0%
C.Zonal Tuluá 32 40 20%
C.Z. Sevilla 8 25 68%
Centro de Servicios 818 340 -141%ESTE INMUEBLE NO SE ENCUENTRA A
CARGO DEL ICBF
C. Zonal Cartago 31 32 3%
C. Zona Jamundi 15 20 25%
C. Zona Jamundi 20 20 0%
C.Zonal Buenaventura 60 50 -20%
SE RELIZAN CAPACITACIONES DE
FRECUENCIA DIARIO A 40 MADRES
COMUNITARIAS.
SE PRESENTAN FUGAS EN DOS LLAVES
DE LAVAMANOS LAS CUALES SE
DISPARAN Y ESTAS NO RETORNAN A
SU ESTADO ORIGINAL EVITANDO EL
DERRAME DEL RECURSO
Roldanillo 34 48 29%
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con la meta fijada. Se observa en la figura que se muestra en la parte inferior, que el menor consumo se presentó en el mes de FEBRERO CON 77590 KW y el mayor en MAYO CON 91.479 KW, Se observa que en el periodo analizado encontramos un uso eficiente del recurso energético del 13%.
Punto(s) Crítico(s):
Una de las cosas que alterara el consumo de energía en todas las unidades aplicativas es la implementación de los sistemas de aire acondicionado, hay que tener en cuenta que de acuerdo al nuevo estándar en algunas unidades este ya fue tenido en cuenta pero, al no encontrase implementadas este puede variar en el momento de la implementación.
COMPORTAMIENTO DE CONSUMOS DE ENERGIA EN KW
DE ENERO A JUNIO DE 2013.
Consumo
Mensual
KWS/HORA
ENERO
Consumo Mensual
KWS/HORA
FEBRERO
Consumo Mensual
KWS/HORAMARZO
Consumo Mensual
KWS/HORAABRIL
Consumo
Mensual
KWS/HORA
MAYO
Consumo
Mensual
KWS/HORA
JUNIO
90.019 77590 86733 82.855 91.479 82.213 Al igual que en análisis realizado para el consumo de recurso hídrico encontramos que el mes donde se muestra mayor consumo es en el mes de mayo aunque este no supere la meta establecida por la dirección nacional este es causal de análisis con el fin de determinar cuáles son las causas, por el cual se obtuvieron estos incremento.
Análisis de consumo de recurso energético primer semestre de 2013
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Realizando un análisis de cada centro de servicio pudimos evidenciar cuales fueron los que superaron la meta establecida por la dirección nacional que a continuación resumimos en el siguiente tabla, en donde encontramos los centros zonales que se presentaron incrementos por encima de la meta establecida por la dirección nacional, aunque el análisis del semestre no observamos ningún valor por encima de la meta observamos que el mes donde se presentó mayor consumo fue el mes de mayo, donde encontrábamos el CENTRO DE SERVICIOS o CESPA, independientemente se observó que los centro zonales Roldanillo, Buga y Buenaventura presentaron un incremento por encima de la meta establecida de la cual se realizaron las consultas pertinentes a fin de establecer las causas de los incrementos y poder dirigir acciones de mejor o implementar un plan de acción que permita mitigar la problemática presentada.
70.000
75.000
80.000
85.000
90.000
95.000
ConsumoMensual
KWS/HORA ENERO
ConsumoMensual
KWS/HORA
FEBRERO
ConsumoMensual
KWS/HORAMARZO
ConsumoMensual
KWS/HORAABRIL
ConsumoMensual
KWS/HORA MAYO
ConsumoMensual
KWS/HORA JUNIO
Series1 90.019 77590 86733 82.855 91.479 82.213
KW
S/H
OR
A
COMPORTAMIENTO CONSUMO DE ENERGIA PRIMER SEMESTRE
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ESTRATEGIAS DE SENSIBILIZACIÓN DE AHORRO DE RECURSOS HÍDRICOS Y ENERGETICOS
Durante el primer semestre del 2013, se enviaron tips de ahorro de agua y energía, mediante correo electrónico masivo de fecha 2 de mayo, en comité estratégico ampliado realizado los días 29 y 30 de abril de 2013, según acta No. 12, se socializó el nivel de cumplimiento de consumo de agua y energía
CENTRO ZONAL Y/O GRUPO
Consumo
Mensual
KWS/HORA
MAYO
META DE
CONSUMO
DEL MES
PORCENTAJ
E DE
CONSUMO
PRIORIDAD DE
INTERVENCION OBSSERVACIONES
Sede Regional 23.760 35000 32%
C.Zonal Yumbo 1.291 1400 8%
C.Zonal SurorientaL nueva 7.120 7400 4%
C.Zonal Sevilla 744 1500 50%
C.Zonal Roldanillo 1.500 1320 -14%
EL CENTRO ZONAL PRESENTO
PROBLEMAS EN LA LECTURA DEL
CONTADOR, EL CUAL SE SOLICITO
A LA EPSA LA REVISION CON EL
FIN DETERMINAR EL DAÑO EL
CONCLUYO QUE SE PRESENTO UN
ERROS DE LECTURA QUE FUE
SUSANADO Y SE VERA EL CAMBIO
REFLEJADO EN LAS PROXIMAS
FACTURAS
C.Zonal Palmira 1.680 2500 33%
C.Zonal Nororiental 3.335 3500 5%
C.Zonal Ladera 2.322 2500 7%
C.Zonal Jamundi 768 1050 27%
C.Zonal Jamundi 865 1050 18%
C.Zonal Centro 4.240 6000 29%
C. Zonal Sur 201 210 4%
C. Zonal Sur 1.183 1190 1%
C.Zonal Cartago 1.699 1780 5%
C.Zonal Buenaventura
10.040 9200
-9%
SE RELIZAN CAPACITACIONES DE
FRECUENCIA DIARIO A 40
MADRES COMUNITARIAS.
AUMENTO EN LA PLANTA DE
SERVIDORES PUBLICOS
C.Zonal Buga 4.863 4700 -3%
EL AUMENTO DE CONSUMO EN
ESTE CENTRO ZONAL
CORRESPONDE AL USO DE UNA
HIDROLAVADORA DOS VECES A LA
SEMANA PARA EL LAVADO DE
PATIOS Y ZONAS COMUNES.
C. Zonal Tulua 2.401 2800 14%
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MPA1-P5-09 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GESTIÓN AMBIENTAL Meta: 35% Resultado promedio del periodo: 6%
Análisis: En la ejecución del presupuesto de mantenimiento nos encontramos con un valor asignado de $ 157.804.804 millones de los cuales, no pertenecen es su totalidad al indicador de ejecución presupuestal del plan de gestión ambiental, para lo cual se realiza la debida retroalimentación a la dirección administrativa nacional. A la fecha de corte se encuentra ejecutados un total de $ 9.398.401 en un porcentaje de ejecución del 6% colocándonos en estado crítico, de este presupuesto asignado se encuentra comprometido un total de $ 21.829.200 para un total de ejecución a la finalización del objeto contractual del 13.8% con respecto a la meta. Dado que los contratos de mantenimiento del área de infraestructura se encontraban en proceso de adjudicación y perfeccionamiento en lo correspondiente al periodo del primer semestre. De acuerdo al plan de acción realizado por el grupo administrativo se tiene previsto cumplir con el 100% de ejecución del presupuesto de mantenimiento de infraestructura.
76.20..13.527 de febrero 25 del 2013
Prestación de servicios de fumigación, desinfección ambiental a las instalaciones de la Regional y Bodega de Bienestarina $5.930.000
76.20.13.516. febrero 14 de 2013
Prestación de servicios de adecuación de las condiciones de ventilación e implementar estrategias para el control del ruido en las instalaciones de la Regional/ Seccional y centros zonales $12.899.200 Mediante memorando 9796 de mayo 12/13, se envió al Grupo Jurídico solicitud de elaboración de acta adicional al contrato principal por valor de $ 5.287.600.
76.20.13.536 de 21 de marzo del 2013
Mantenimiento periódico del tanque de suministro del agua, de fugas en llaves y sanitarios. $3.000.000. para este contrato se envió un memorando al grupo jurídico dado que: en el contrato inicial solamente quedo estipulado el mantenimiento $1.300.000
Punto(s) Crítico(s): No se perfeccionó a tiempo el contrato de mantenimiento, para la ejecución del presupuesto del rubro
123. Se encuentran asignados al rubro c – 123 dineros que no son de ejecución dentro de la gestión
ambiental.
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MPA1-P5-10 EJECUCIÓN DE PLANES DE GESTIÓN AMBIENTAL Meta: 56% Resultado del periodo : 52%
Análisis: En el desarrollo de las actividades contempladas dentro del plan de gestión ambiental con corte a junio del 2013 encontramos 14 actividades para cumplir a la fecha de corte, de las cuales dos actividades no se cumplieron en las fechas asignadas. Una de las actividades corresponde a disponer un espacio adecuado para el almacenamiento de las sustancias químicas; en estudios realizados a los centros zonales de la regional valle se evidencio que solamente el centro zonal sur oriental, centro zonal buenaventura y la regional cuentan con espacio adecuado para el manejo de sustancias químicas, para cumplir en un 100% se están definiendo estrategias con el profesional siso y el Arquitecto del Grupo de Infraestructura, a fin de cumplir con esta actividad. La segundad actividad pendiente corresponde a verificar con el proveedor de mantenimiento automotriz el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, en lo relacionado a disposición adecuado de residuos generados (aceites usados, llantas, filtros, entre otros). Se incluye cláusula relacionada con el uso de aceites usados (decreto 4741 del 2005) en el contrato de mantenimiento de vehículos de propiedad del ICBF. Aún está en el Grupo Jurídico en proceso de trámite de publicación en la página del instituto. Dado que esta actividad se realiza a través de un prestador del servicio se solicitara a este, todo la documentación necesaria que garantice el adecuado manejo y disposición adecuada de los residuos generados, tal cual se encuentra en la obligaciones del cumplimiento del control según lo estipulado la actual normatividad legal vigente.
De acuerdo a la información anterior podemos determinar que:
0
5
10
15
CRONOGRAMA DEGESTION AMBIENTAL
CUMPLIDO
CRONOGRAMA DEGESTION AMBIENTAL
PENDIENTE
CRONOGRAMA DEL PLAN DE GESTION AMBIENTAL
Series1
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Que con corte al primer semestre del 2013 encontramos 14 actividades a cumplir de las cuales se cumplieron con 13 actividades a la fecha para un porcentaje de cumplimiento de 92.8% del cronograma de actividades del plan de gestión ambiental. De acuerdo al cronograma de actividades del plan de gestión ambiental con corte a diciembre del 2013 el número de actividades a realizar son de 25 de las programadas a la fecha corresponde a un porcentaje del 56%, que de las realizadas a la fecha que son 13 nos encontramos en un porcentaje del 52%
PUNTOS CRITICOS En el desarrollo del cronograma de actividades del plan de gestión ambiental presentamos la dificultad,
en cuanto la ejecución de actividades que son desarrolladas a través de prestadores de servicios dado que hasta que no se cumpla el proceso contractual estas no se pueden desarrollar de acuerdo al objeto de la actividad.
Decisiones y Compromisos Descripción de la Decisión Responsable Fecha
Realizar seguimiento a la legalización del contrato de mantenimiento de vehículos automotores al Grupo Jurídico.
Profesional Ambiental
Agosto 30 de 2013
ANALISIS DEL INDICADOR DE CONSUMO DE PAPEL
El consumo de papel en la regional, es un indicador nuevo para el manejo de todo el grupo de colaboradores. Realizando un análisis del indicador propuesto por la dirección administrativa nacional y de acuerdo a la hoja de vida del indicador este manejo una información del pedido de papel realizado y es comparado con el consumo de papel realizado directamente en el mismos periodo en el año anterior eso quiere decir que:
EL NUMERADOR = AL CONSUMO DE PAPEL REALIZADO EN PERIODO A MEDIR
DENOMINADOR = AL CONSUMO DE PAPEL REALIZADO EN EL MISMO PERIODO PERO DEL AÑO ANTERIOR.
ProgramaNúmero
ActividadesNúmero Tareas Vencidas Número Actividades a Realizar
ActividadesR
ealizadas
Avance
EsperadoAvance Real
Programa No. 1 4 0 0 0 0% 0%
Programa No. 2 5 0 2 2 8% 8%
Programa No. 3 5 0 4 4 16% 16%
Programa No. 4 2 1 1 1 8% 8%
Programa No. 5 3 0 2 1 7% 3%
Programa No. 6 3 1 2 2 7% 7%
Programa No. 7 2 0 2 2 15% 15%
Programa No. 8 1 0 1 1 5% 5%
25 2 14 13 56% 52%
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Hecho este análisis en el grupo administrativo y realizadas las correspondientes consultas elevadas a nivel nacional, se concluye que del año pasado no se cuenta con la información necesaria para poder medir el indicador, que la información que se cuenta en este momento es la correspondiente al segundo semestres del 2012 la cual no corresponde con el periodo a medir. Para esto y con el fin de realizar un reporte de la información se realiza un análisis con el consumo de papel respecto a los dos trimestre del año en curso, donde podemos observar lo siguiente:
CENTROS ZONALES ahorro de papel
NUM DEN
CZ SURORIENTAL 93 166
CZ NORORIENTAL 190 150
CZ LADERA 60 133
CZ CENTRO 180 231
CZ SUR 30 53
CZ JAMUNDI 79 53
CZ YUMBO 33 80
CZ PALMIRA 103 109
CZ BUGA 50 130
CZ TULUA 0 30
CZ SEVILLA 12 121
CZ ROLDANILLO 1 8
CZ CARTAGO 66 50
CZ BUENAVENTURA 121 160
TOTAL 1.018 1474
En tabla anterior encontramos dos columnas la de numerador corresponde al consumo realizado durante el segundo trimestre del 2013, y el denominador corresponde al primer trimestre del 2013. Teniendo un indicador
de consumo del 69% con respecto al periodo anterior.
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En un análisis más profundo realizado en cuanto lo que es el consumo de papel que se realizó primero se determinó por grupo y por centro zonal cual fue el consumo papel realizado durante el primer semestre del 2013, identificado este parámetro y por correo enviado a los coordinadores de grupos y coordinadores de centro zonales se solicitó el realizar un inventario de papel que se encuentra en cada de una de sus áreas. Obteniendo como resultado la siguiente tabla:
0
50
100
150
200
250
CZ
SUR
OR
IEN
TAL
CZ
NO
RO
RIE
NTA
L
CZ
LAD
ERA
CZ
CEN
TRO
CZ
SUR
CZ
JAM
UN
DI
CZ
YUM
BO
CZ
PA
LMIR
A
CZ
BU
GA
CZ
TULU
A
CZ
SEV
ILLA
CZ
RO
LDA
NIL
LO
CZ
CA
RTA
GO
CZ
BU
ENA
VEN
TUR
A
AHORRO DE PAPEL
NUM
DEN
CARTA OFICIO OFICIO CARTA CARTA OFICIO CARTA OFICIO
1 15 0 15 0 100% #¡DIV/0!
2 1780 0 223 2012 -232 -223 -13% #¡DIV/0!
3 110 50 110 50 100% 100%
4 80 50 30 30 50 20 63% 40%
5 105 70 105 70 100% 100%
6 82 30 38 26 56 -8 68% -27%
7 30 10 30 10 100% 100%
8 25 10 25 10 100% 100%
9 170 170 60 115 55 110 32% 65%
10 135 124 45 115 20 79 15% 64%
11 81 330 81 330 100% 100%
12 68 15 51 42 26 -36 38% -240%
13 141 140 141 140 100% 100%
14 103 10 25 20 83 -15 81% -150%
15 123 70 123 70 100% 100%
16 6 3 50 100 -94 -47 -1567% -1567%
17 15 15 40 60 -45 -25 -300% -167%
18 61 55 18 18 43 37 70% 67%
19 67 66 30 30 37 36 55% 55%
20 138 74 42 110 28 32 20% 43%
21 77 55 30 0 77 25 100% 45%
22 105 75 25 95 10 50 10% 67%
TOTAL DE CONSUMO DE PAPEL 4939 3480 1459 30%
744 715 21% 50%total de consumo descriminado 3517 1422 707 2773
GRUPO FINANCIERO
ITEM DEPENDENCIA ENTREGA DE RESMA
GRUPO ADMINISTRATIVO
GRUPO DE PROTECION
PLANEACION Y SISTEMAS
CZ NORORIENTAL
CZ SURORIENTAL
CZ CENTRO
CZ SEVILLA
CZ PALMIRA
CZ JAMUNDI
CZ BUGA
PROPUESTA INDICADORES DE PAPEL
RECAUDOS FINANCIERO
GRUPO JURIDICO
GRUPO PREVENCION
GRUPO DIRECCION
% DE CONSUMOBODEGA RESMA CONSUMO
CZ SUR
CZ B/VENTURA
CZ TULUA
CZ CARTAGO
CZ YUMBO
CZLADERA
CZ ROLDANILLO
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Realizando un análisis de los resultado obtenidos durante este ejercicio observamos consumos de papel en algunos centros zonales como Tuluá, Roldanillo, Yumbo, Sur, Grupo Administrativo y Recaudos financieros. Los cuales presentan consumo negativo lo cual traduce que del papel que se solicitó durante este primer semestre del 2013, no fue consumido y por lo contrario este papel correspondía al año anterior.
En conclusión podemos observar que de 4939 resmas de papel solicitadas solamente se consumieron 1549 para un porcentaje de consumo de 30%, cabe rescatar que este porcentaje puede varias dado que hay grupos y centros zonales los cuales no reportaron la información requerida en el correo enviado por los cual podemos prever que este índice de consumo esta tendiente a la baja en un porcentaje entre un 25% y 28%. Puntos críticos:
En los centros zonales se observa una reserva de este material (papel) con el fin de prever cualquier desabastecimiento que pueda afectar el desarrollo del objeto del instituto colombiano de bienestar familiar, si se llegara a presentar dificultades en el contrato para la dotación de papelería,
La regional no cuenta con una meta definida para el ahorro y/o uso eficiente del papel para cada una de los centros zonales.
DECRETO 1713/02 “ALMACENAMIENTO, APROVECHAMIENTO Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS”
La ejecución durante el primer semestre de 2013 del Contrato de Permuta Nº 76.19.13.591 del 30 de mayo del 2013 entre el ICBF Valle y INCINERADORES INDUSTRIALES S.A. E.S.P, NIT No. 805.028.501-1, se entregaron 1482 kilos distribuidos así:
ARCHIVO 802.00 kilos CARTON 438.00 PLEGADIZA 172.00 PERIODICO 0.00 CHATARRA 70.00 TOTAL 1482
La mayor participación la tiene la sede regional con el reciclaje de 879.00 kilos, los Centros zonales: Ladera con 183.00 kilos, Centro con 165.00 kilos, Sur Oriental con 61.00 kilos, Buenaventura con 33.00 kilos, Nororiental 61.00 kilos, Sur 100.00 kilos.
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Durante la ejecución de este contrato a la fecha no se ha realizado la entrega de papel al área de almacén ya que este se encuentra en ejecución.
Reciclaje de archivo en el primer semestre del 2013
Reciclaje de cartón primer semestre del 2013
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
RECICLAJE DEL PRIMER SEMESTRE DE 2013
Series1
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
RECICLAJE DE ARCHIVO PRIMER SEMESTRE DE 2013
Series1 Series2
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0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
RECICLAJE DE CARTON PRIMER SEMESTRE DEL 2013
Series1 Series2
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
RECICLAJE DE PLAGADIZA PRIMER SEMESTRE DE 2013
Series1 Series2
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ESTRATEGIAS DE SENSIBILIZACION EN EL CUIDADO DEL MEDIO AMBIENTE
Acta de reunión No. 01 de Mayo 10 de 2013 sensibilización Gestión Ambiental, grupo de servicios generales y personal del casino lugar sede regional
Visitas a los centros zonales de diagnóstico y sensibilización de la gestión integral ambiental adecuada en manejo de residuos sólidos, Agua potable e inconvenientes ambientales en cada uno de los centros zonales a los responsables de la gestión ambiental y el grupo de servicios generales.
RESULTADOS DE INSPECCIÓN PUNTOS ECOLÓGICOS:
Durante las visitas realizadas a los centros zonales y la sede regional, se identificaron las falencias que se presentan durante la segregación de los residuos en estos puntos ecológicos, además sumados a la mala segregación se evidencio las frecuencias de recolección inadecuadas, las cuales convierten esto en basureros temporales al interior de las instituciones. En las diferentes capacitaciones realizadas al grupo de colaboradores se socializan las buenas prácticas y el manejo adecuado de los puntos ecológicos, se conserva como evidencia el registro fotográfico elaborado en la ejecución de las visitas a cada uno de los puntos de la regional valle del cauca.
Con el propósito de mejorar el manejo de estos puntos ecológicos durante el recorrido por la sede regional y los
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
RECICLAJE DE CHATARRA PRIMER SEMESTRE DEL 2013
Series1 Series2
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centros zonales durante el segundo periodo se tiene contemplado realizar socializaciones donde se muestren las buenas prácticas de manejo de los residuos en los puntos ecológicos.
FUNCIONAMIENTO DE LA UTB La Unidad Técnica de Residuos Sólidos de la Sede Regional viene funcionando en óptimas condiciones, se efectúa aseo semanalmente y la recolección de los residuos sólidos se realiza tres veces a la semana por parte de la entidad Promo ambiental. Cabe destacar que la sede regional es la única que cuenta con la unidad, que se están definiendo estrategias para la implementación de estas en los centros zonales
Punto(s) Crítico(s):
Durante el primer semestre del 2013 los centros Zonales que no enviaron material reciclado fueron Palmira, Tuluá, Buga, Roldanillo, Jamundí y Yumbo
DECRETO 2331/07 Y RESOLUCIÓN 180606/08 EDIFICIOS PÚBLICOS, DEBEN CONTAR CON LUMINARIAS DE ALTA EFICIENCIA ENERGÉTICA.
Para el primer semestre del 2013 no se efectuó el cambio de las luminarias o reposición, dado que en este periodo el contrato de mantenimiento se encontraba en etapa de perfeccionamiento, dando a lugar la no ejecución de ningún tipo de estas obras.
DECRETO 4741/05 PREVENCIÓN, MANEJO Y DISPOSICIÓN DE LOS RESIDUOS PELIGROSOS (CARTUCHOS, TÓNERS, ETC.)
Para el primer semestre del año 2013 se continuó desde el Área de Gestión de Bienes del Grupo Administrativo, recibiendo los cartuchos de los tóner desocupados en la Sede Regional, para su disposición final con el proveedor, al finalizar la vigencia el proveedor no ha retirado los cartuchos.
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5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
5.1 Acciones Correctivas
MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS CERRADAS FUENTE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1 0 0 1 Revisión por la dirección
MEJORAMIENTO CONTINUO 0 0 0 0
GESTION PARA LA ATENCIÓN
INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA0 0 0 0
GESTIÓN PARA LA NUTRICIÓN 0 0 0 0
GESTIÓN PARA LA PROTECCIÓN
GESTIÓN
RESTABLECIMIENTO DE
DERECHOS
0 0 0 0
GESTIÓN SOPORTE GESTION ADMINISTRATIVA 2 1 1 0
Resultados de seguimiento y
medición de los procesos
Incumplimiento de Requisitos
Legales y/o Reglamentarios
GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN HUMANA 0 0 0 0
GESTIÓN SOPORTEGESTIÓN LOGÍSTICA Y
ABASTECIMIENTO0 0 0 0
GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN FINANCIERA 3 0 2 1Resultados de seguimiento y
medición de los procesos
GESTIÓN TECNOLÓGICA 0 0 0 0
GESTIÓN JURÍDICA 0 0 0 0
GESTIÓN SERVICIO Y ATENCIÓN
GESTIÓN DE ATENCIÓN A
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS Y SUGERENCIAS
0 0 0 0
EVALUACIÓN, MONITOREO Y
CONTROL DE LA GESTIÓN
EVALUACION Y
MONITOREO DE LA
GESTIÓN
0 0 0 0
ASEGURAMIENTO A ESTANDARES
VERIFICACIÓN,
INSPECCIÓN Y CONTROL A
INSTITUCIONES QUE
PRESTAN SERVICIO
PÚBLICO DE BIENESTAR
FAMILIAR
1 0 0 1 Supervisión de servicios
ASEGURAMIENTO A ESTANDARES
FORTALECIMIENTO DE
INSTITUCIONES
PRESTADORAS DEL
SERVICIO PÚBLICO DE
BIENESTAR FAMILIAR
0 0 0 0
0 0
TOTALES 7 1 3 3
AC EJE AMBIENTAL 0
AC EJE SYSO 0
AC EJE SGSI 0
AC EJE CALIDAD 7
ACCIONES CORRECTIVAS SOLICITADAS PRIMER SEMESTRE 2013
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MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS Fechas Vencimiento
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO1 1 0
Abierta: 30/11/2013
MEJORAMIENTO CONTINUO 0 0 0
GESTION PARA LA
ATENCIÓN INTEGRAL A LA
PRIMERA INFANCIA
1 1 0 Abierta: 15/10/2013
GESTIÓN PARA LA
NUTRICIÓN1 1 0 Abierta: 26/10/2013
GESTIÓN PARA LA
PROTECCIÓN
GESTIÓN
RESTABLECIMIENTO
DE DERECHOS1 0 1
Reformulada:
30/04/2013
Solicitud cambio: 30/10/2013
GESTIÓN SOPORTEGESTION
ADMINISTRATIVA5 3 2
Abiertas: 15/11/2013,30/1/2013 y
30/1/2013
Vencidas: 30/04/2013 y
30/07/2013
GESTIÓN SOPORTE GESTIÓN HUMANA 1 1 0 Abierta: 30/10/2013
GESTIÓN SOPORTEGESTIÓN LOGÍSTICA
Y ABASTECIMIENTO0 0 0
GESTIÓN SOPORTEGESTIÓN
FINANCIERA0 0 0
GESTIÓN TECNOLÓGICA 0 0 0
GESTIÓN JURÍDICA 0 0 0
GESTIÓN SERVICIO Y
ATENCIÓN
GESTIÓN DE
ATENCIÓN A
PETICIONES,
QUEJAS, RECLAMOS
Y SUGERENCIAS
2 0 2Vencidas:
30/07/2013 y 15/03/2013
EVALUACIÓN, MONITOREO
Y CONTROL DE LA GESTIÓN
EVALUACION Y
MONITOREO DE LA
GESTIÓN0 0 0
ASEGURAMIENTO A
ESTANDARES
VERIFICACIÓN,
INSPECCIÓN Y
CONTROL A
INSTITUCIONES QUE
PRESTAN SERVICIO
PÚBLICO DE
BIENESTAR
0 0 0
ASEGURAMIENTO A
ESTANDARES
FORTALECIMIENTO
DE INSTITUCIONES
PRESTADORAS DEL
SERVICIO PÚBLICO
DE BIENESTAR
FAMILIAR
0 0 0
TOTALES 12 7 5
ACCIONES CORRECTIVAS PENDIENTES DE CIERRE - SOLICITADAS EN 2012
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- Resultados comparativos con el periodo anterior:
ABIERTAS14%
VENCIDAS43%
CERRADAS43%
Estado AC 1er. Sem2013.
0%0%
0% 100%
AC por eje de gestión - 1er sem. 2013
AC EJE AMBIENTAL AC EJE SYSO AC EJE SGSI AC EJE CALIDAD
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En lo relativo a la cantidad de solicitudes AC, es evidente la reducción de estas solicitudes para el primer semestre de 2013 (7) frente al semestre inmediatamente anterior (14 exceptuando las de auditorías) como resultado de una concientización de la mayor elaboración e impacto que deben tener las AC, en lugar de convertirse en meras correcciones. También es evidente la utilización de nuevas fuentes de información para la generación de AC, como revisión por dirección, incumplimiento de requisitos legales y/o reglamentarios y la supervisión de servicios; aspecto que es significativamente importante pues empiezan a visibilizarse otras fuentes de información para solicitudes de AC diferentes a las auditorías SIGE y al resultado del seguimiento y medición de los procesos.
5. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas
5.2 Acciones Preventivas
Total Auditorías SIGE Resultados de seguimiento y
medición de los
procesos
cambios en el SIGE
47
33
13
1
Fuentes de información para solicitud AC- 2° Sem. 2012
Total Revisión por Dirección
Resultados de seguimiento y
medición de los
procesos
Incumplimiento de Requisitos Legales
y/o Reglamentarios
Supervisión de servicios
7
1
4
1 1
Fuentes de información para solicitud AC- 1er. Sem. 2013
MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS CERRADAS FUENTE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1 0 0 1 Revisión por Dirección
0 0
TOTALES 1 0 0 1
MACROPROCESO PROCESO TOTAL ABIERTAS VENCIDAS CERRADAS FUENTE
GERSTIÓN TECNOLÓGICA 1 0 0 1Resultados de seguimiento y
medición de los procesos
0 0
TOTALES 1 0 0 1
ACCIONES PREVENTIVAS SOLICITADAS SEGUNDO SEMESTRE 2012
ACCIONES PREVENTIVAS SOLICITADAS PRIMER SEMESTRE 2013
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- Resultados comparativos con el periodo anterior: Las AP documentadas en los dos últimos semestres han sido solicitadas la Coordinadora del Grupo Planeación y Sistemas de la regional Valle del Cauca. Para el caso de la implementada durante el primer semestre de 2013, estuvo enfocada al manejo preventivo en el seguimiento a la desactivación de los usuarios de la red ICBF, cuando se presentan retiros de la entidad. Situación articulada con los riesgos identificados para el eje se SGSI.
5.3 No Conformidad del Sistema:
MACROPROCESO PROCESO TOTAL VENCIDAS CERRADAS Reportada por:
Direccionamiento estrategico N.A. 12 0 12
Mejoramiento continuo N.A. 16 0 16
Coord. Y Art. Del SNBF N.A. 1 0 1
Proceso Misional (Grupo atenc. Por
ciclos de vida y nut) - Plan de asist.
Técnica
13 0 13
Gestión para la atención integral a
la primera infanciaN.A. 3 0 3
Gestión para la atención de
familias y comunidadesN.A. 0 0 0
Gestión para la Nutrición N.A. 14 0 14
Gestión para la Protección
Gestión
restablecimiento
de derechos
3 0 3
Gestión Soporte Gestión Humana 8 0 8
Gestión SoporteGestión
Administrativa24 3 21
Cielo Abadía a Carolina Buitrago
Cielo Abadía a Carolina Buitrago /Juliana Tofiño
Yaneth Milena Murillo/Ana Lucia López
NCS generada 2012 pendiente de cierre:
Cielo Abadía a /Miriam Quintero
No se contó en este consolidado 2013
Gestión tecnológica 2 0 2
Gestión servicio y atención
Gestión de atención
a peticiones,
quejas, reclamos y
sugerencias
7 1 6 Maria Victoria Delgado/Bernardo García Roa
TOTALES 103 4 99
NO CONFORMIDADES REPORTADAS PRIMER SEMESTRE 2013
* ES importante que se identifiquen en la redacción, las NCS documentadas para los ejes SGA, SYSO, SGSI.
AC EJE AMBIENTAL 0
AC EJE SYSO 8
AC EJE SGSI 0
AC EJE CALIDAD 95
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- Resultados comparativos con el periodo anterior: En cuanto al reporte de NCS también se reporta un aumento cercano al 300% con relación al semestre inmediatamente anterior (al pasar de 38 a 103 NCS documentadas); si bien, el aumento en el número de NCS reportadas puede leerse como una desmejora en el desempeño de los procesos, para este caso en específico es resaltado como una mejora en el reporte de los incumplimientos a través de la utilización de las herramientas del sistema, lo cual resulta positivo con relación a los procesos de sensibilización y capacitación adelantados en la regional. Igualmente, en comparación con el semestre inmediatamente anterior es positivo el resultado de las acciones de seguimiento y acompañamiento al trámite y cierre de NCS, reflejado en un porcentaje inferior al 4% de reportes de NCS abiertas al corte del semestre (frente a un 11% de NCS abiertas al corte del segundo semestre de 2012).
5.4 NO CONFORMIDAD DEL SISTEMA AMBIENTAL
Durante lo corrido del primer semestre de 2013, no se reportaron en la regional Valle NCS Ambiental, situación que requiere dinamización a nivel regional y zonal, llevando a la aplicación de estas herramientas, aquellas situaciones de incumplimiento identificadas. Al respecto se han desarrollado actividades de acompañamiento con los líderes de los ejes de gestión de SYSO, SGA y SGSI, brindando los conceptos metodológicos para la identificación, redacción y documentación de No Conformidades
VENCIDAS4%
CERRADAS96%
Estado NCS al corte Junio 20123
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6. REQUISITS LEGALES AMBIENTALES Y SYSO
Dentro del análisis realizado encontramos que la matriz de requisitos legales se encuentra conformada actualmente en primer semestre del 2013 por 275 requisitos legales de cuales 189 corresponde a la norma ISO 18001: 2007, 45 a la ISO 14001:2004 y 41 a la ISO 2700 1:2005.
La matriz de requisitos legales, según procesos están divididos así: para proceso de gestión administrativa 100 requisitos, proceso de gestión humana 89 requisitos y 45 para el proceso de gestión ambiental, 41 requisitos gestión tecnológica.
ISO 18001:2007 69%
ISO 14001:2004 16%
ISO 27001:2005 15%
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES PRIMER SEMESTRE DEL 2013
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VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES DE LA NORMATIVIDAD OHSAS 18001:2007
41
89 100
45 GESTION TECNOLOGICA
GESTION HUMANA
GESTIONADMINISTRATIVA
GESTION AMBIENTAL
100 GESTION ADMINISTRATIV
A
89 GESTION HUMANA GESTION
ADMINISTRATIVA
GESTION GESTIONHUMANA
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El proceso de Gestión Humana el cual esta direccionado bajo la OHSAS 18001:2007 y enmarcado en la siguiente legislación Decreto 1295,1530, 738, 723, 1772 Ley 1562, Res 1409, 1356, 736, 3673, 2646, 2646, 2346,1401. De los 89 requisitos para cumplir hay 1 que no cumple, 12 requisitos que no aplican por el tipo de actividad económica que desarrolla el ICBF y 76 Requisitos que se están cumpliendo.
GESTION HUMANA
Tabla de Datos
PROCESO CUMPLE NO CUMPLE
NO APLICA
GESTIÓN HUMANA 76 1 12
Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no
cumplimiento
Ley 9 /79 Artículo 127º Todo lugar de trabajo tendrá las facilidades y los recursos necesarios para la prestación
de primeros auxilios a los trabajadores.
La sede regional cuenta con el espacio (sala de enfermería pero sin dotación camilla, termómetro, tensiómetro digital, equipo de cómputo, bascula)
76
1 12
CUMPLEN
NO CUMPLE
NO APLICA
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El proceso de Gestión Administrativa el cual esta direccionado bajo la OHSAS 18001:2007 y enmarcado en la siguiente legislación Decreto 1295, 1530, 738, 723,1772 Ley 1562, Res 1409, 1356, 736, 3673, 2646, 2346,1401. De los 100 requisitos para cumplir hay 10 que no cumplen, el cual hace parte de la Ley 9 en sus Art 92, 93, 94,95 y 206 de igual forma la resolución 2400 en sus Art 27, 72, 137, 231,232 en los cuales se hace referencia a las edificaciones y sus componentes para un buen desarrollo de trabajo. 45 requisitos que no aplican por el tipo de actividad económica que desarrolla el ICBF y 90 Requisitos que se están cumpliendo.
GESTION ADMINISTRATIVA
Al finalizar el primer semestre de la vigencia 2013 se logró el cumplimiento del 64.5% entre Gestión Administrativa y Gestión Humana de acuerdo a Matriz de Requisitos Legales quedando por cumplir el 35.5% en su mayor parte por las condiciones de infraestructura y disposición de residuos sólidos en los Centros Zonales y Sede Regional.
10
90
NO CUMPLE
SI CUMPLE
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PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO GESTION ADMINISTRATIVA Y GESTION HUMANO
Cabe resaltar que el ICBF para el segundo semestre del 2013 tiene programado realizar intervenciones en los hallazgos de infraestructura que se han informado por parte de la sede regional y los 14 centros zonales.
Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no
cumplimiento Ley 9 / 79 Art 92 Los pisos de los locales de trabajo y de los
patios deberán ser en general, impermeables, sólidos y antideslizantes; deberán mantenerse en buenas condiciones y en lo posible, secos. Cuando se utilicen procesos húmedos deberán proveerse de la inclinación y canalización suficientes para el completo escurrimiento de los líquidos; de ser necesario, se instalarán plataformas o falsos pisos que permitan áreas de trabajo secas y que no presenten en sí mismos riesgos para la seguridad de los trabajadores.
La entrada principal de la sede regional cuenta con una rampla la cual no cuenta con pasamanos la cual está generando riesgo locativo(caídas para colaboradores, visitantes)
Ley 9 / 79 Art 93 Las áreas de circulación deberán estar claramente demarcadas, tener la amplitud suficiente para el tránsito seguro de las personas y estar provistas de la señalización adecuada y demás medidas necesarias para evitar accidentes.
La sede regional cuenta con espacios suficientes para el tránsito de los colaboradores y visitantes pero no cuenta con la suficiente señalización para identificar (rutas de evacuación, identificación de extintores, puntos de encuentro) se evidencia señalización en papel generando riesgo locativo.
76
90
GESTION HUMANA SICUMPLE
GESTIONADMINISTRATIVA SICUMPLE
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Ley 9 / 79 Art 94 Todas las aberturas de paredes y pisos, foros, escaleras, montacargas, plataformas, terrazas y demás zonas elevadas donde pueda existir riesgo de caídas, deberán tener la señalización, protección y demás características necesarias para prevenir accidentes.
En la sede regional existe una zona elevada en el primer piso (espacio para el ascensor sin reja de seguridad el cual está generando riesgo locativo (caída desde) al igual la escaleras cuentan con antideslizantes muy desgastados y se evidencia la ausencia de pasamanos en las escaleras de la parte posterior del edificio al igual generando riesgo locativo.
Ley 9 / 79 Art 95 En las edificaciones de varios niveles existirán escaleras fijas o rampas con las especificaciones técnicas adecuadas y las normas de seguridad que señale la reglamentación de la presente Ley.
Las escaleras de la sede regional de la parte posterior del edificio no cuentan con pasamanos al lado derecho y la rampla de ingreso no tiene pasamanos generando riesgo locativo.
Ley 9/79 Artículo 206 Toda edificación o espacio que pueda ofrecer peligro para las personas, deberá estar provisto de adecuada señalización
La sede regional cuenta con señalización insuficiente.
Ley 9/79 Artículo 27 Todos los gases, humos y vapores producidos y dispersados en la cocina, serán extraídos por ventilación local constituido por una campana de succión, colector, ventilador y ducto de salida con sombrerete; se suministrará aire de reemplazo en el lugar donde se instale el sistema de ventilación
En el casino de la regional las campanas de extracción de olores no funcionan generando olores y temperaturas extremas.
Ley 9/79 Artículo 29 Al usarse cualquier sistema de ventilación, deberá proporcionarse una o varias salidas del aire colocadas de preferencia en la parte superior de la edificación; el aire suministrado no deberá contener substancias nocivas.
Grupos jurídico, almacén. Protección, prevención, planeación, financiero, sin sistema de aire acondicionado.
Ley 9/79 Artículo 137 Todo establecimiento de trabajo, local o lugar de trabajo, en el cual exista riesgo potencial de incendio, dispondrá además de las puertas de entrada y salida de "Salidas de emergencia'' suficientes y convenientemente distribuidas para caso de incendio. Estas puertas como las ventanas deberán abrirse hacia el exterior y estarán libres de obstáculos
La regional no cuenta con las puertas de salidas de emergencia que cumplan las especificaciones técnicas
Ley 9/79 Artículo 231 Los sistemas de alarmas para los conatos de incendio, como medida de seguridad y actuación rápida para extinguir el fuego, deberán reunir los siguientes requisitos: a) Deberán trasmitir señales dignas de confianza. b) Las señales deberán llegar a las personas capacitadas para que respondan a ellas. c) Deberán llamar inmediatamente la atención "fuego" en forma inequívoca.
la regional no cuenta con alarma de incendios
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d) Deberán indicar el lugar del incendio. e) Los medios para trasmitir la alarma deberán ser accesibles y muy simples, no dando ocasión a demoras o errores, por parte de la persona encargada. f) La alarma será fuerte para que los ocupantes del edificio o local de trabajo, etc. queden advertidos.
Ley 9/79 Artículo 232 Las alarmas de incendio que se empleen, a excepción de otros sistemas más técnicos y modernos, serán de tipo manual y de tipo automático.
La regional no cuenta con alarma de incendios
VERIFICACION DE REQUISITOS LEGALES DE LA NORMATIVIDAD ISO 14001:2004 Realizando un análisis de los requisitos legales en la ISO 14001:2004 encontramos que de los 45 requisitos legales dentro de la matriz solamente se cumplen 22, 17 de estos requisitos no aplican por la naturaleza y/o su objeto social de la institución y 6 de estos requisitos no los cumplimos.
Este porcentaje del 13% de los requisitos legales que no se cumple está representado en dos normas exactamente 1. Decreto 4728 y 3930 de 2010 el cual establece los requisitos para los generadores de vertimientos y 2. Decreto 4741 de 2005 el cual establece los procesos y procedimiento para el manejo integral de los residuos peligrosos y dicta otras disposiciones.
Normatividad Requisito no cumplido Descripción de no
cumplimiento
Decreto 3930 del 2010 Artículo 38. Obligación de los suscriptores y/o usuarios del prestador del servicio público domiciliario de alcantarillado. Los suscriptores y/o
La sede regional y los 14 centros zonales, no cuentan con la caracterización de vertimientos la cual
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usuarios en cuyo predios o inmuebles se requiera de la prestación del servicio comercial, industrial, oficial y especial, por parte del prestador del servicio público domiciliario de alcantarillado, deberán presentar al prestador del servicio, la caracterización de sus vertimientos, de acuerdo con la frecuencia que se determine en el Protocolo para el Monitoreo de los Vertimientos en Aguas Superficiales, Subterráneas, el cual expedirá el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.
hace mención este artículo del decreto 3930 del 2010
Artículo 42. Requisitos del permiso de vertimientos. El interesado en obtener un permiso de vertimiento, deberá presentar ante la autoridad ambiental competente.
No se cuenta con la caracterización mucho menos con el permiso de vertimientos de la sede regional y los 14 centros zonales.
Decreto 4741 de 2005 Art. 10°. Obligaciones del Generador. De conformidad con lo establecido en la Ley, en el marco de la gestión integral de los residuos o desechos peligrosos, el generador debe: a) Garantizar la gestión y manejo integral de los residuos o desechos peligrosos que genera.
Dado que de acuerdo a la clasificación de los residuos peligros encontramos que estos están conformados, por computadores, televisores, neveras etc. Estos no se pueden realizar disposición adecuada de acuerdo como lo estipula la norma a esto se le debe aplicar un proceso y procedimientos el cual no permite que se pueda cumplir la norma.
Artículo 42. Requisitos del permiso de vertimientos. El interesado en obtener un permiso de vertimiento, deberá presentar ante la autoridad ambiental competente.
No se cuenta con la caracterización mucho menos con el permiso de vertimientos de la sede regional y los 14 centros zonales.
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7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la Dirección
1
Por muestreo aleatorio a 24 computadores, realizar actividades de verificación y seguimiento
sobre la aplicación por parte de los usuarios de adecuadas prácticas de Seguridad de la
Información (escritorio limpio, equipos bloqueados ante ausencia, no tenencia de software no
permitido, entre otros). Utilizar lista de chequeo de los aspectos a verificar y generar informe.
Los Ingenieros de la oficina de Tecnología verificaron cada uno ocho equipos de cómputo de
igual número de usuarios mediante lista de chequeo con aspectos fundamentales sobre las
buenas prácticas de SGSI.
Cumplido 30/04/2013
2Solicitar a la Ingeniera Yubelly Monroy y/o a la profesional de la Dirección de Tecnología
orientaciones respecto a las pruebas de hacking ético. De acuerdo a respuesta presentar al
Director Regional propuesta para la realización de pruebas de hacking ético.
Desde la cuenta del Ingeniero John Giraldo se remitió consulta a la Ingeniera Yubelly Monroy el
27-feb-2013. El 27-feb-2013 se recibió en la cuenta de la Coordinadora Martha Villan el
proyecto con la estructuración de pruebas de hacking etico estructurado por los Ingenieros de
la oficina TIC, y recibido desde la cuenta de John Giraldo. El 28-feb-2013 desde la cuenta de
Martha Villan se remitió el proyecto al Director Regional. El 04-marzo-2013 el Director
Regional autorizó la realización de las pruebas.
Cumplido 04/03/2013
3
Elaborar memorando a los Centros Zonales y Punto de Atención en la Regional para aplicar lo
indicado en la Resolución 3264 de 2009 referente al tratamiento del Buzón de Sugerencias y
solicitar que se implementen estrategias para aumentar su uso entre los usuarios en los Centro
Zonales y Punto de Atención de la Sede Regional.
Se emite el memorando con radicacion No. 011823 De gestión documental. Cumplido 08/07/2013
4Solicitar a la Dirección Regional, la vinculación de un funcionario de nivel técnico para
Atención al Ciudadano en el CZ Nororiental, para disminuir los tiempos de atención en este
Centro Zonal, que presenta un nivel critico.
El 11 de abirl la oficina de gestion humana informa de la vinculación de una técnico para el CZ
Nororiental a quien se le brinda, desde esta oficina, la respectiva capacitacion para el cargo.Cumplido 11/04/2013
5Coordinar con el Grupo Administrativo capacitación en técnicas de conciliación dirigida
integrantes de las Defensoría que tengan a su cargo esta actividad, con el fin de disminuir el
volumen de quejas por mal trato al Ciudadano.
Esta capacitación fue solicitada a la Dra Lyda Trujillo en el mes de marzo quien me manifestó
que no era posible incluir este tema porque la programación de la capacitación para el año, se
realiza desde el año anterior. Finalmente y según información de la Dra. Leonor este tema de
capacitación será incluido en un ciclo de talleres próximos a desarrollarse con recursos de
talento humano y el grupo de protección dirigido a las defensorías de familia. Esta información
se socializó en el pasado comité estratégico de julio 29 en el punto cdp’s de protección.
Cumplido 29/07/2013
6
Solicitar al nivel Nacional que la información de beneficiarios sea capturada en tiempo real a
fin de tener insumos que le permitan a la entidad realizar un análisis real para la toma de
decisiones, caso particular medimos atención de vulnerables con el RUB sin considerar las
bases de datos de focalización con sus respectivas huellas y actualizaciones
Mediante Memorando No. 008494 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto
Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita la captura de
beneficiarios en tiempo real.
Cumplido 17/05/2013
7
Solicitar al nivel nacional aportar los insumos de focalización en fecha que puedan garantizar
que la focalización pueda realizarse con anticipación a la finalización de la vigencia, con el
objetivo de captar previo al inicio de la operación beneficiarios vulnerables para ser
ingresados a las modalidades y atendidos efectivamente desde el primer día previsto de
servicio de la siguiente vigencia
Mediante Memorando No. 008493 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto
Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita que el hecho de
que los insumos (bases de datos) no lleguen antes del inicio de la vigencia, hace que no se
pueda gestionar de manera adecuada la vinculación de beneficiarios vulnerables a los
servicios ICBF.
Cumplido 17/05/2013
8Solicitar al nivel nacional que el ejercicio de focalización se realice con fundamento a la
instrucción inicial de trabajar con bases de datos locales de entes externos UNIDOS ; SISBEN
por ser las más actualizadas que las consolidadas remitidas por el nivel nacional
Mediante Memorando No. 008493 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto
Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita se utilice como
una estrategia la remisión de bases de datos locales de entes externos VICTIMAS, UNIDOS y
SISBEN.
Cumplido 17/05/2013
9Retroalimentar al competente a nivel nacional a fin de solicitar que el RUB online considere
dentro de las variables de vulnerabilidad los registros de excepción
Mediante Memorando No. 008494 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto
Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita considerar la
variable de excepcion en los registros.
Cumplido 17/05/2013
10Realizar instructivo para los CZs para dar tratamiento a los casos que requieran modificar la
Programación de 2013 en SIM.
Mediante Memorando 007107 de abril 26 de 2013 se remitieron las orientaciones para
realizar los cambios a la Programación en SIM.Cumplido 26/04/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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11Diseñar cronograma de jornadas en los CZs que continúan con pendientes relacionados con
el RUB (Buenaventura, Cartago).
La Ingeniera Doris Vásquez diseña programación para realizar actividades de seguimiento y
acompañamiento en los CZs Cartago y Buenaventura. Se adelantan las respectivas
comisiones a los CZs ubicados en los municipios citados. Como principal logro de estas
visitas se culmina la recolección de los registros pendientes en el CZ Cartago en HCB y se
logra la recolección de mas de 400 registros en el CZ Buenaventura.
Cumplido 15/03/2013
12Liderar reunión con las Coordinadoras de Centros Zonales y Grupo y Lideres de Procesos, el
ejercicio de valoración de los Riesgos, buscando unificar criterio y concepto frente a desarrollo
de este ejercicio.
Se realizó GET con Coordinador@s de Grupo, CZs y lideres de procesos, donde se brindaron
las orientaciones técnicas para la Administración de Riesgos, así como la metodología de
reporte y calculo.
Cumplido 09/05/2013
13 Definir estrategia para generar impacto con las actividades Calendario EPICO 2013.
En reunión entre profesionales EPICO, Gerardo Baeza, Ingenieras Yahaira Diaz se establece
la verificación de fechas del Calendario EPICO que se propondrían a los Grupos y CZs para
su celebración. A partir de la selección de estas fechas se remite mediante correo electrónico
de 14-03-2013 a los involucrados las actividades a su cargo y la metodología y orientaciones
para la celebración de las fechas del citado calendario. De igual manera se elabora
comunicado firmado por el Director Regional enviandole a todoso los Coordinador@s tanto de
CZs como de Grupo el calendario para que lo socialicen y celebren las fechas.
Cumplido 15/03/2013
14Diseñar un plan de acción y cronograma de asistencia técnica conjunta entre la Gobernación
e ICBF y de formación permanente a los Alcaldes y sus equipos técnicos, para el
fortalecimiento de los CPS y la articulación efectiva del SNBF.
Se realizó reunión (10 de abril/ 2013) al interior del Comité Departamental de Infancia y
Adolescencia donde se definió un plan de acción conjunto entre el ICBF y la Secretaría de
Desarrollo Social , para brindar cooperación técnica a los entes territoriales sobre el SNBF,
las políticas públicas, la rendición de cuentas y los CPS. Lo anterior igualmente obedeció a las
orientaciones dadas en reuniones precedentes del mismo Comité (Enero 23 y febrero 27).
Cumplido 10/04/2013
15Indicador: E-04: Retroalimentar los resultados del indicador ante el nivel nacional, solicitando
claridad frente a la forma de medir el indicador
Mediante Correo del 6 de Marzo de 2013 enviado por la Dra. Martha Villan del Grupo de
Planeación y Sistemas de la Regional Valle del Cauca, con asunto "Revisión de Indicadores
Funcionales Cierre 2012", se dá trámite a la actividad.
Cumplido 06/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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Dirección Regional
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16Indicador MPM1-07 Solicitar al nivel Nacional notificar de manera detallada la fuente de
información con la cual se realiza el análisis y los resultados cuantitativos con el objetivo de
evidenciar coherencias a nivel Nacional y Regional.
Mediante Memorando No. 008492 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto
Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita conocer de
manera detallada la fuente de información con la cual se realiza el análisis y los resultados
cuantitativos.
Cumplido 17/05/2013
17
Indicador MPM1-07 Solicitar al dueño del proceso considerar la disminución del denominador
de los casos donde por lineamiento y criterio de transito no es probable aplicar el criterio de
focalización al cupo, igualmente, solicitar que la meta sea progresiva y que aplique solo a
cupos nuevos
Mediante Memorando No. 008492 del 17 de Mayo de 2013, enviado al Dr. German Alberto
Quiroga de la Dirección de Primera Infancia de la Sede Nacional se solicita considerar la
disminución del denominador en los casos donde por lineamiento y/o transito no es probable
aplicar el criterio de focalización al cupo
Cumplido 17/05/2013
18Solicitar al Dueño del Proceso a nivel Nacional dar viabilidad a la realización de contratación
directa a través de convenio tripartita Gobernación ICBF Operador (regionalización de la
contratación generaciones con Bienestar)
El 12 de Febrero de 2013 mediante memorando No. 002225 el Dr. Jhon Arley Murillo Benítez
(director Regional del Valle) solicitó al Dr. Fernando Alexander Garzón Lasso (Subdirector de
Niñez y Adolescencia – Sede Nacional) la autorización para suscribir contrato tripartita en el
que participaría el ICBF, la Gobernación del Valle del Cauca y CORPOVALLE como operador
candidato, para la ejecución del programa GENERACIONES CON BIENESTAR vigencia
2013. Documento del cual se envió copia al Gobernador del Valle del Cauca, al Dr. Vladimir
Olarte (Subdirector de operación de niñez y adolescencia) y al dr David Turizzo Pinzón
(Subdirector de Gestión de niñez y adolescencia).
Cumplido 12/02/2013
19Solicitar al Dueño del Proceso a nivel Nacional dar continuidad al acompañamiento de un
profesional que apoye el componente de SSR
Mediante Memorando No. 009192 del 29 de Mayo de 2013, enviado a la Dra. Ana María
Angel Correa de la Dirección de Nutrición de la Sede Nacional se solicita dar continuidad al
acompañamiento de un profesional que apoye el componente de SSN.
Cumplido 29/05/2013
20Elaboración y/o actualización de las minutas alimentarias tradicionales y diferenciales (según
las zonas que apliquen) de acuerdo a la minuta patrón estipuladas en los diferentes programas
de primera infancia.
CZ Buenaventura: El Centro Zonal elaboró el debido ciclo de minutas, los cuales fueron
remitidas a la coordinadora del grupo de Prevención Dra. Juliana Tofiño, al Dr. Gerardo Baeza
del grupo de Planeación y a Yahaira Indira de Jesús Diaz.
CZ Yumbo: Reporta que no le es posible cumplir el compromiso, ya que no cuentan con
nutricionista en el CZ desde el 05/12/2012
CZ Palmira: Se remitieron las minutas alimentarias de CDIT, HI, HCB a William Hurtado
Gonzales.
CZ Ladera: Se ajusta y socializa la minuta a las AHCBF en el GET del 27 de febrero de 2012
Se socializa la minuta a las AHCBF en el GET del 21 de febrero de 2013
CZ Jamundi: Se realizan reuniones con la Dra Gloida Barros a fin de revisra y avalar Mnutas
elaboradas para implementar en los CDI ( La Pradera-Quinamayó y Timba)
Aten. por Ciclos de Vida y Nut: Se solicita los ciclos de minutas de CDI, HCB y H.I a los 13
CZ del área de influencia de la Regional Valle, en estos momentos se cuenta con una carpeta
consolidada, donde se evidencian las minutas de los diferentes programas de primera infancia
con sus cuatros ciclos cada una.
Cumplido 28/06/2013
21Construcción del plan de intervención nutricional a partir de los resultados arrojados en el
seguimiento nutricional de los niños y niñas usuarios de los programas de primera infancia.
La estrategia de cargue de informacion nutricional para la construcicon del Plan de
intervencion sufrio modificaciones para la vigencia, en este momento la regional de acuerdo a
los terminos establecidos se encuentra en el proceso de implementación del sistema
CUENTAME a través del cual de manera directa los operadores se encargán de la
digitalización y cargue de la informaicn de los beneficiarios, situación que impide dada la
nueva dinamica dar cumplimiento a esta actividad en los temrinos por lo que se requiere sea
ajustada la fecha de reporte condicionada a la dinamica de la aplicción de las acciones de la
nueva estrategia.
Cumplido 30/06/2013
22Realizar re inducción en el mes de febrero de 2013 a los operadores en cargados de los
Hogares sustitutos e instituciones y supervisores de los contratos para depurar los
beneficiarios que se encuentran en la línea base y propender por el registro diario
Se realizo reinduccion los dias 11, 12 y 13 de febrero de 2013 para reforzar los conocimientos
en el aplicativo linea base a los operadores de proteccion y supervisores de contrato.Cumplido
FEBRERO 11, 12
Y 13 DE 2013
23
Enviar memorando a la Dirección de Protección para crear usuarios a las coordinadoras de
centros zonales para efectuar validación al registro de las novedades de los NNA en línea
base, por manejo de seguridad de la información enviar al correo electrónico de cada
coordinadora la clave con el fin de garantizar la confidencialidad
Se envio memorando No. 003185 el 22 de febrero de 2013, a la Sede Nacional - Dr. Camilo
Dominguez. Director de Protección con el fin de solicitar usuarios y contraseñas a los
supervisores de contrato (Coordinadoras de centros zonales)
Cumplido 22/02/2013
24Solicitar cambio en el aplicativo línea base de tal manera que el campo petición no sea
obligatorio.
Se envio memorando No.003185 el 22 de febrero de 2013, a la Sede Nacional Dr. Camilo
Dominguez, Director de Protección con el fin de solicitar que el campo peticion no sea
obligatorio.
Cumplido 22/02/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
25Elaboración de cronogramas de comités consultivo PARD Regional y visitas de seguimiento a
los centros zonales
Memorando No 2287 de fecha febrero 12 de 2013, enviado a la Doctora Leonor Estrada para
la revisiòn, modificación, y aprobación del cronograma propuesto para celebrar los comitès
tecnico consultivo de restablecimiento de derechos durante el primer semestre del año 2013.
Envio de correo electrónico de fecha 13 de febrero de 2013 a cada uno de los centros
zonales, en donde se adjunta el cronograma de los comitès de colsultivos aprobado, por la
Direccion y Coordinación de Proteccion, a celebrarse en el primer periodo del 2013.
Memorando No 3495 de febrero 28 de 2013, enviado por la doctora Leonor Estrada a los
coordinadores de los centros zonales, en el cual valida el cronograma enviado por la
defensora Claudia Patricia Zape para los comitès consultivos de restablecimiento de
derechos, ajustando las fechas de visitas planteadas, teniendo en cuenta las
videoconferencias que el Nivel Nacional està adelantando en cuenta a competencias laborales
en el PARD.
Cumplido 12/02/2013
26Elaboración y envió del cronograma de comités consultivos PARD zonales a la coordinadora
del Grupo de Protección
Memorando No 3938 de fecha marzo 07 de 2013 enviado a los Centros Zonales solicitando el
cronograma de celebracion de comités consultivos PARD zonales. Correo enviado con
documento adjunto a los centros zonales de fecha 07 de marzo de 2013 en el cual se solicita
dicho cronograma.
Cumplido 07/03/2013
27Generar reportes mensuales de los indicadores y socializarlo con los centros zonales con el fin
de que controlen el grado de avance de los indicadores en cada centro zonal.
Se envio desde el correo electronico de la Dra. Claudia Patricia Zape Ind. PARD 35, 35A, 40
y 41 por CZ y detallado por Defensoria a las coordinadora de los 13 centros zonales con copia
a las defensorias de familia.Se generaron los reportes de los Ind. Regionales y PARD para su
posterior depuracion y/o actualizacion.Se ha dado continuidad al proceso de acompañamiento
SIM a los 13 CZ por medio de visitas programadas segun cronograma de actividades,
priorizando el porcentaje de los Indicadores Regionales y PARD a partir de la meta de
cumplimiento establecida desde la sede nacional.
Cumplido 05/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
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Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
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28Realizar visitas a los 13 centros zonales de asesoría técnica con el fin de verificar el grado de
avance al registro de la información al indicador de Proyecto de Vida para mejorar el estado
critico del indicador
Las visitas para dar capacitacion sobrela ruta de ingreso de actuaciones en el indicador de
proyecto de vida se programaron de la siguiente manera: Marzo 1 Palmira, Marzo 4 CZ sur,
Marzo 6 CZ Buga, Marzo 7 CZ Tulua, Marzo 11 CZ jamundi, Marzo 12 Cz Cartago, Marzo 15
CZ Nororiental, Marzo 18 CZ centro, Marzo 19 Cz suroriental, marzo 20 Cz Roldanillo, Marzo
21 CZ Yumbo, Marzo 22 CZ sevilla
Cumplido 30/05/20132
29
Elaborar memorando a los operadores para la vinculación de los NNA a instituciones privadas
que den respuesta a esta condición, fundamento lo anterior a que se tiene conocimiento que
algunos operadores han logrado realizar un convenido que facilita el acceso a educación por
ciclos como responsabilidad social.
Se remite oficio a los directores de las instituciones San Jose, fundacion Caicedo Gonzalez,
aldeas infantiles, Oscar Scarpetta, Hogar de la luz, Fundamor, hogar Maria goretti, dando a
conocer institucion educativa privada, que dentro de su responsabilidad social, ofrece
descuentos en mensualidades de educacion por ciclos en bachillerato. Esta opcion se ofrece
tenindo en cuenta que varios opoeradores han dado buena referencia de los ´proceso
academicos y personales y en atencion a que la secretaria de Educacion, no cuenta con
infrestructura y metodologia para dar respuesta a la poblacion extraedad en bachillerato.
Cumplido 28/02/2013
30
Coordinar con el líder del SNBF a fin de tratar este temas crítico de extraedad general,
documentado para que sea dado a conocer en los concejos de política social como una
necesidad prioritaria para 2013 del Municipio y el Departamento con el fin de que las
Secretarias de Educación registren y ajuste sus programas curriculares .
se realiza reunion con el Dr. WILLIAM FELIPE MARQUEZ a fin de establecer una estrategia
de trabajo en la que la poblacion de adoptabilidad visibilice sus necesidades frente alos entes
del SNBF, ya que por desconocimiento de su existencia no existen programas de inclusion
para ellos. Se etablece la participacion de reuniones por areas, como se ha trabajado con la
secretaria de salud departamental, con las diferentes poblaciones que tiene el ICBF, para
establcer compromisos de ejecucion a todas las necesidades de la poblacion vulnerable del
sistema de proteccion de ICBF
Cumplido 28/02/2013
31Se documentarán Servicios No conformes a los centros zonales que se le realice devolución
de historias de atención por incumplimientos de procedimiento.
Servicio no conforme # 1401 documentado al centro zonal cartago el 23 de enero de 2013, por
la historia de atencion # 76G01409200501 analizada en el comite de adopciones del 22 de
enero de 2013 acta # 002.
Servicio nio conforme # 1400 documentado el centro zonal suroriental el 23 de enero de 2013
por la historia de atencion # 761054866564 - 200901 analizada en el comite de adopciones
del 8 de enero de 2013 acta # 001.
Servicio no conforme # 1399 documentado al centro zonal tulua el 23 de enero de 2013 por la
historia de atencion # 76F00408200900 analizada en el comite de adopciones del 8 de enero
de 2013 acta # 001,
Cumplido 28/02/2013
32En el área legal se desarrollaran talleres con la metodología de estudio de caso con fin de
minimizar los puntos críticos.
Se llevó a cabo Actividad de revisión conjunta bajo la Estructura ‘Estudio de Caso’ de
Historias de Atención de NNA, entre el Equipo PARD Gpo. Protección y las defensorías de
familia adscritas a diferentes CZ de la regional, CZ.
Nororiental: Acta PARD No. 06 Fecha: 13 FEB 2013/;
CZ. Buga: Acta PARD No.10 Fecha: 19 MAR 2013/;
CZ. Jamundí: Acta PARD No. 12 Fecha: 04 ABR 2013/;
CZ. Sur: Acta PARD No. 13 Fecha: 18 ABR 2013/.
Se lleva a cabo estudio de caso del NNA DANIEL GRUESO con la defensoría del
doctor Fredy Arboleda, trabajadora social Ángela Maria Mena, Leidy Banquero C. Psicóloga
del centro zonal Suroriental, equipo de la defensoría PARD y Victoria Eugenia Parra psicóloga
del grupo de protección, según acta No 15 de fecha de mayo 03 de 2013.
Cumplido 15/05/2013
33
Se realizara búsqueda activa de familias que adoptaron NNA y el seguimiento no fue positivo
por cambio de domicilio por lo tanto la instrucción nueva impartida por el Nivel Nacional para
lograr hacer el cierre del caso es agotar con Secretaria de Salud Municipal y Departamental
de la oficina de Aseguramiento con el fin de realizar el cruce con la base de datos de las
familias en los regímenes subsidiado y contributivo agotar su ubicación, seguimiento y cierre.
Se oficia a las diferentes entidades promotoras de salud entre las que se encuentran
comfenalco, salud total , SOS, coomeva y sanitas suministrandose los datos de ubicación
actualizados de 5 familias hasta el momento.
Cumplido 27/02/2013
34Elaborar memorando al Secretario de Gobierno del Municipio de Santiago de Cali dándole a
conocer la propuesta de distribución de los recursos reflejados en el Plan Operativo Anual de
Inversión 2013.
Se envio oficio No.002291 del 12 de febrero de 2013, dirigido al Secretario de Gobierno de
Cali, con la propuesta de distribución de los recursos reflejados en el Plan Operativo Anual de
Inversión 2013.
Cumplido 12/02/2013
35
Efectuar seguimiento al plan de acción formulado para la vigencia 2.013, dar continuidad al
trabajo de depuración, programación, y visitas de los presuntos deudores pendientes de la
base de datos DIAN, (incluye el telemercadeo permanente a empresas descartadas
temporalmente por imposibles de ubicar), mientras el nivel nacional envía la nueva base de
presuntos deudores a Fiscalizar entidades públicas no auditadas en el 2.012 y de la Dian
Nacional, vamos a utilizar otras bases de datos tales como: Referidos de las siguientes
entidades: Dian–Palmira, , Sena, Cajas de compensación Familiar. DE igual forma se
realizará un seguimiento por intermedio del aplicativo SIREC a los deudores que tienen
acuerdo de pago vigente, verificando si vienen cumpliendo con el aporte normal.
Depuracion, programacion, y fiscalizacion de presuntos deudores base de datos 2,012 a
diario.Cumplido 31/05/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
36
Posterior al envío por parte del nivel nacional de la plantilla para re liquidación de intereses,
efectuar invitación mediante oficio por correo certificado a todos los deudores registrados en
la cartera del ICBF en cobro persuasivo que presenten obligación vigencia a 2.010 y
anteriores, para que se acojan al articulo 149 de la Ley 1607 de 2.012 que otorga un
beneficios de condonación de intereses en el 80%(a los empleadores que cancelen toda la
deuda) y 50% ( cuando suscriban los deudores un acuerdo de pago a un plazo máximo de 18
meses), aprovechando al máximo la temporalidad de la misma (que va hasta septiembre 26
de 2.013) siempre y cuando no hayan incumplido los beneficios que estableció la Ley 1430 de
2.010. De igual forma, para los entes públicos se tiene la Ley 1551 de 2.011 que establece
condonación en los intereses de mora hasta el 90% en los cuales se suscriba una conciliación
prejudicial. Esta última norma no tiene temporalidad.
En el oficio diseñado para envio de liquidacion se efectuo invitacion a todas las entidades
fiscalizadas con resultado a favor del ICBF/ se obtiene el 95% de cancelacion en liquidacion
con beneficio de ley 1607.
Cumplido 30/05/2013
37
Implementación de un archivo de control en excel que permita verificar el estado de solución a
todos los recursos de reposición interpuestos y pendientes de resolver por concepto de
aportes parafiscales que nos ayude a determinar el inicio formal del ejercicio de cobro
persuasivo y la remisión de los expedientes a cobro coactivo para su cobro jurídico en caso de
no tener resultados positivos.
Implementaciòn del formato de seguimiento de recurso de Reposiciòn contiene la siguiente
informaciòn : Nombre de la Empresa, NIT,Nombre Promotor,Nombre abogado ,Fecha de
Ingreso del Recurso,Fecha entrega de informaciòn Promotor,entrega informe de
abogado,Seguimiento del mes, observaciones
Cumplido 30/05/2013
38
Remitir mensualmente a los grupos y centros zonales el estado de ejecución de las reservas
Presupuéstales sobre los saldos disponibles en los compromisos presupuestales sin
ejecución al cierre del mes con copia al Director regional y al grupo financiero a fin de
controlar su ejecución y pago o su cancelación en caso de no ser exigible y su respaldo será
el acta de liquidación definitiva de contrato donde se refleje eses saldo como no exigible y con
la firma de las partes. Esto permitirá cancelar las reservas presupuestales constituidas al 31
de diciembre de 2.012 y devolver el PAC no ejecutado de reservas al nivel nacional para
solicitarlo en caso de requerirlo en la presente vigencia.
Desde el Mes de enero /2013 se remite Estado de las Reservas Presupuestales mes a mes
por centro zonal y grupo . De $ 6`933.194.694 millones que se constituyeron en el mes de
Diciembre del 2012 falta por cancelar $ 232`796.877.11 millones.
Cumplido 30/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
39
Efectuar reuniones mensuales con los asesores contables de los grupos en la regional a fin de
efectuarle seguimiento a la ejecución presupuestal en términos de ejecución de apropiación,
CDP`S, compromisos presupuestales, liberaciones, reservas presupuestales, vigencias
futuras, Ejecución PAC y ejecución del rezago presupuestales .
Se realiza GET financiero con los asesores contables de la regional de los diferentes grupos
para analizar: Seguimiento a CDP con saldos sin comprometer,Saldos de Apropiaciòn
,Ejecuciòn de PAC por proyectos y liberaciones.
Cumplido 04/03/2013
40
Publicar mensualmente en el boletín Noti empresarial del ICBF los diferentes aspectos
normativos del recaudo del aporte parafiscal del 3%, así como la información de los
programas en los cuales el ICBF invierte los recursos recaudados indicando coberturas,
número de cupos atendidos, etnias, aspecto que permitirá masificar y socializar en el sector
empresarial vallecaucano las gestiones adelantadas por la regional del ICBF y la población
beneficiaria.
la oficina de recaudo envio a la oficina de comunicaciones texto en relacion con la reforma
tributaria ( CREE). Cumplido 30/06/2013
41Manejar planes de trabajo y cronogramas para contingencia en la proyección de las actas de
liquidación.
Se proyecto plan de trabajo y cronograma de contingencia me diante Acta de reunion 003 del
01/03/2013, para proyectar actas de liquidación por parte del grupo jurídico..Cumplido 01/03/2013
42Realizar seguimiento en los comités ampliados del envío de los documentos soporte,
responsabilidad de los supervisores, par la proyección de las actas de liquidación.
En el comité ampliado del 30/04/2013, realizado en Roldanillo, se solicitó a los supervisores
de contratos, enviar los informes finales de contratos terminados, con el fin de proceder a su
liquidacion en terminos de Ley.
Cumplido 30/04/2013
43
El Grupo Jurídico, asignará una persona encargada y responsable de manejar un consolidado
con toda la información sobre liquidación de contratos, con el fin de estar pendiente de las
fechas de terminación, para proceder de conformidad a la solicitud del informe final de
ejecución del contrato y posteriormente a su liquidación las cuales ya serán realizadas por el
Grupo Jurídico de la Regional.
se asigno a Hubert Angulo como la persona responsable de realizar la consolidación y
seguimiento de actas de liquidación en tramiteCumplido 01/03/2013
44Realizar una reasignación de funciones en el grupo para continuar alimentando el aplicativo y
poder cumplir con el 100%.
Mediante Cronograma se designó a LUIS EMIRO GUERRERO y a VICTOR DANIEL
RENTERIA MELUK, para alimentar y actualizar el aplicativo.Cumplido 17/06/2013
45Entregar material a Líderes de la Regional mediante una capacitación orientada por la ARL
Positiva.
Se le dio cumplimiento mediante reunión realizada por el copaso bajo acta No 3 del día 13 de
marzo de 2013 en el Centro Zonal Ladera con la participación de los líderes de salud
ocupacional de cada centro zonal desarrollando la siguiente agenda.
Capacitación resolución 1401 por parte del profesional VLADIMIR REYES
Capacitación accidente laborales por parte de la Gestora de la ARL Edith Paredes
Entrega de material a cada líder de los centros zonales a cargo Doctora Luz marina Muñoz
(plegables, cartillas de autocuidado, cartilla enfermedades de transmisión sexual)
Cumplido 13/03/2013
46Participar desde el Grupo Administrativo en las reuniones del Grupo ÉPICO, para socializar
los temas de Salud Ocupacional.
El Profesional SYSO, intervino en la reunión del Grupo EPICO realizada el 21/03/2013, donde
socializaron temas relacionados con el Eje de Seguridad y Salud Ocupacional, y en reunión
del 26/06/2013
Cumplido 26/06/2013
47
Reiterar a los Coordinadores de Grupo y CZ la responsabilidad de la concertación y el
seguimiento en la evaluación de desempeño, en lo relacionado con el objetivo de organización
de los documentos de archivo, en atención a la normatividad vigente, y lo solicitado mediante
Comunicación No.001236 del 17/01/2012
Comunicación oficial 8664 enviada a los Coordinadores de CZ y Grupos el 21/05/2013, donde
se da cumplimiento al requerimiento establecido en el compromiso.Cumplido 21/05/2013
48Solicitar a los coordinadores de Centro Zonal y de Grupo el envío del soporte de inclusión del
compromiso de la organización de los archivos en la evaluación del desempeño y de gestión.
Comunicación oficial 009382 enviada a los Coordinadores de CZ y Grupos el 31/05/2013,
donde se da cumplimiento al requerimiento establecido en el compromiso.Cumplido 31/05/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
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Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
49Programar reuniones con enlaces de verificación de estándares y coordinadores de Centros
zonales para que establezcan los mecanismos o estrategias de revisión de la calidad de las
acciones que se adelantan y por consiguiente de la información reportada
Se realizo reunión con enlaces de verificación de estandares y coordinadoras de Centros
Zonales donde se revisa la calidad de la información que se remite y que es parte
fundamental para el cumplimiento de indicadores de Aseguramiento . Aunque se tenia
previsto realizar una reunion coordinarores y otra con Enlaces para optimizacion del tiempo
y el recurso, se efectuó una donde se convocan tanto Coordinadoras Como enlaces de
verificacion de estandares.
Cumplido 21/03/2013
50Documentar acciones de mejora cuando se evidencie que los centros zonales no realizan y
reportan la información suficiente para el cierre de la situación
Se documentan 04 AC por sobre cupo en los en Hogares Comunitarios de Bienestar AC
3047,3048,3049 y 3056Cumplido 22/07/2013
51Documentar acciones de mejora cuando se evidencie que los centros zonales no realizan y
reportan la información suficiente para el cierre de la situación. REPETIDARepetida Cumplido Repetida
52Coordinar con el líder del SIM capacitación en el manejo de la herramienta a los Servidores
Públicos adscritos a los Programas de Prevención y Atención del SNBF.
En comité ampliado se confirma de la aprobacion de recursos para el desarrollo de la
capacitacion el dia 19 de julio de 2013.Cumplido 04/07/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
53La profesional responsable de la gestión de comunicaciones elevará consulta a la Asesora
Nacional de comunicaciones sobre la valoración actual del riesgo y la implementación de las
actividades de los controles a nivel regional para conocer la situación actual.
El 23 de abril, Edwin Javier Loaiza Cano profesional de la oficina asesora de comunicaciones
emite respuesta a la consulta:
"Revisamos el tema con las líderes EPICO de Comunicaciones y efectivamente dentro de las
acciones a desarrollar para mitigar el riesgo del programa Los Niños Buscan su Hogar “La
comunicación no llega de manera oportuna, y/o no se enteran los posibles interesados de los
niños y niñas” está realizar alianzas con los canales regionales, locales y comunitarios, pero
consideramos cambiar la acción por realizar un diagnóstico con ayuda de las regionales para
saber cuánto tiempo y qué días los canales regionales nos conceden espacio para emitir el
programa que ahora se llama "Me conoces" en las regionales de manera gratuita. Cuando se
realice el cambio en el mapa de riesgos se oficializará con las regionales.
Cumplido 23/04/2013
54Establecer claridad en el contrato en la distribución de cupos y metas del programa
generaciones con Bienestar para los Centros Zonales de Cali.
PROPUESTA PROGRAMACION CUPOS ATENCION PROGRAMA GENERACIONES CON
BIENESTAR CALI 2013
MUNICIPIO CENTRO ZONAL Cupos Asignados Grupos prejuveniles Total cupos Grupos
juveniles Total cupos Total grupos NNA Promotor de derechos Costo Unitario Plazo Meses
Valor Total
CALI
LADERA 700 16 400 12 300 28 7 $ 36.828 5 $ 128.898.000,00
NORORIENTAL 800 20 500 12 300 32 8 $ 36.828 5 $ 147.312.000,00
SUR 700 16 400 12 300 28 7 $ 36.828 5 $ 128.898.000,00
SURORIENTAL 1.000 24 600 16 400 40 10 $ 36.828 5 $ 184.140.000,00
$ -
TOTALES 3.200 76 1.900 52 1.300 128 32 5 $ 589.248.000,00
Cumplido 23/05/2013
CZ Buga:
En los 6 municipios adscritos al centro zonal Buga, se ha identificado en los CMPES que no
se cuenta con las condiciones de infraestructura para tránsito para CDI. para los municipios de
Yotoco y Darién, los alcaldes tienen radicado en la oficina de infraestructura de la sede
nacional el proyecto de inversión en construcción de infraestructura para CDI, en el municipio
de Restrepo se coordinó con el alcalde que los recursos del CONPES se inviertan en la
ampliación de la infraestructura del HI Gariteros para el tránsito de madres comunitarias a CDI,
en el municipio de Buga se ha concertado con la EAS Fe y Alegría en la búsqueda de casa
con las condiciones de infraestructura para el tránsito del HI Gato con Botas y el Refugio a CDI
con arrendamiento, buscado además del tránsito de HI y HCBF a CDI. En el municipio de
Buga en el caso del CDI manitos con amor se lograra la ampliación para la atención de 300
NN con la cofinanciación del gobierno del Japón, ente territorial, recursos de empresas
privadas y todos los recursos CONPES en infraestructura. De igual forma el municipio de
Buga está en la última fase de aprobación en la oficina de infraestructura del proyecto de
construcción de infraestructura para CDI.
NORORIENTAL: Se remitio a Irina la matriz con la información solicitada.
SUR: En Cali la articulación con el ente territorial se hace directamente desde la Sede
Regional. No obstante se hace acompañamiento a los operadores y asociaciones
enlabúsqueda de lso espacios para operar el Programa.
Suroriental:
Se trabajo con los Asesores de Primera Infancia y con la lider del SNBF en el Centro Zonal, se
diligenció el formato establecido para el respectivo reporte.
CZ Buenaventura:
El Centro Zonal ha adelantado acciones donde se han realizado reuniones con diversas
entidades como la Alcaldía, Secreataría de Convivencia, Secretaría de Planeación, el
secretario de Salud y el gerente de la Casa de la Cultura. En las reuniones se han llevado a
Cumplido
Cz Palmira: Ginebra: A través de la articulacion realizada con la Alcaldía se logró: Van a
transitar un agrupado a Modalidad CDIT Institucional. Cerrito: Transitan 7 madres a modalidad
CDIT coordinando con la Alcaldía y FONADE; Se está coordianndo con la Alcaldía y sus
diferentes dependencias la construccion de un CDIT para el año 2014; Palmira Através de la
Articulacion con la Alcaldía van a funcionar tres CDIT Institucional y uno familiar.
CZ Ladera: *Se socializa con madres comunitarias de la AHCB La legua, miembro de la JAC
del sector con el fin de indagar sobre espacio en la comunidad para el transito a la modalidad
CDIT los dias 07/05/2012 y 18/09/2012
*Se realiza reunión en el CZ con Madres para socializar la estrategia y evidenciar la
posibilidad de espacios para su funcionamiento * se realiza reunion con las
Hermanas de la congregacion de las Siervas de la Madre de Dios con el fin de gestionar
espacio para funcionamiento de CDI
*Socialización con representantes de AIEPI con el fin de concertar espacio para transito de
Madres comunitarias del CZ a la modalidad CDIT
*socializacion a Madres Comunitarias Fami sobre transito de a la estrategia CDI Modalidad
Familiar
CZ Jamundí: CZ jamundi: Se realiza estudio de los espacios para la implementación y
apertura de nuevos CDI y de la posibilidad de transito de las madres comunitarias a los CDI.
Esta articulación fue realizada en articulación de la alcaldía municipal, secretaria de desarrollo
social, secretaria de infraestructura y la gestora social de jamundí
CZ Yumbo: CZ YUMBO: Se realizaron reuniones con los entes territoriales de los Municipios
de Yumbo y Vijes para diligenciar acta de proceso de transito y ampliación
Cumplido
55Articulación con el SNBF en aras de buscar espacios físicos en las comunidades para la
apertura de CDI. 30/06/2013
No.Fecha
Cumplimiento
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(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
República de Colombia
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Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
56Coordinar Con el SENA para realizar el proceso de formación en lugares más cercanos a la
ubicación geográficas de los HCB.
Prevención:
Mediante Acta del 22 de Marzo de 2013 celebrada en el SENA complejo Salomia se
coordina el proceso de formación.
Ladera:
Se realiza reunión con asesora ICBF, Madres comunitarias y Docentes del SENA con el fin de
identificar un espacio cercano al área de residencia de las madres comunitarias para realizar
el curso de Técnico en primera infancia para esta vigencia.
Suroriental:
La Coordinación facilita el Auditorio del Centro Zonal Suroriental, espacio cercano a la
ubicación de los Sectores de los HCB.Cz
Buenaventura:
Se han enviado correos al coordinador del SENA Jose Rodolfo Castrillon donde se han
facilitado los datos de las madres comunitarias que van a ingresar a la técnica del SENA,
además se han realizado reuniones donde se desarrollaron temas como los perfiles de las
madres comunitarias, los espacios locativos para la atención a la Primera Infancia, se ha
diligenciado base de datos de las madres comunitarias que aun no han realizado la técnica en
el SENA y además las madres comunitarias se han comprometido a participar de la técnica
en primera infancia.
CZ Palmira: Se realizó la gestion con el colegio Teresa Calderón de Lazo solicitando el
espacio.
CZ Jamundí: El 8 de abril se realiza oficio a la licenciada LILIANA SANDOVAL directora de
institución educativa general Santander de villa Colombia para solicitarle el facilitar un espacio
pedagógico con capacidad de 25 personas con horarios de viernes a sábado de 8 a 5PM.
Cumplido 22/03/2013
57Fortalecer la capacitación a las personas que realizan el registro de la información del
seguimiento nutricional para evitar los errores en dicho registro.
Se adelanta a través de los enlaces informáticos de primera infancia, capacitacion a todos los
operadores de programas que incluyen el reporte de informaicon nutricinoal de beneficiarios,
para el tramite d einformacin ingherente a los beneficiariso entre la que se incluye la
relacionada con el sistema de seguimeitno nutricinoal
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El Jueves 6 y viernes 7 de Junio, Todas las Nutricionistas de la Regional Valle del Cauca
Pertenecientes al grupo de protección y prevención y de las Unidades Móviles, estarán en el
Centro Zonal Ladera en una Jornada de Asistencia Técnica en seguridad alimentaria y
nutricional liderada por profesionales de la Dirección de Nutrición Sede de la Dirección
General.
Cumplido 30/06/2013
58Fortalecer el trabajo con padres de familia buscando mayor vinculación de los mismos a los
procesos de formación de sus hijos.
CZ Buga:
Para el cumplimiento de este compromiso se han adelantado las siguientes acciones por el
centro zonal: 1. se convocó a los psicosociales y coordinadores de las modalidades HI, CDI, al
igual que las coordinadoras de hogares agrupados y empresariales; con el propósito de
comunicarles sobre el objetivo y compromiso establecido con la regional. 2. se acuerda con
los psicosociales de las diferentes modalidades la estrategia de elaboración y aplicación de
talleres formativos a padres de familia, en temáticas pertinentes a la población de las U.S. se
definió que dichos talleres formativos serán orientados desde la metodología "Aprender a
Enseñar" del ICBF y empleando como apoyo bibliográfico el material del ICBF que se
encuentra en las diferentes US, por tanto, se hizo un inventario del material existente en cada
una de las U.S. 3. se definieron las temáticas y distribuyeron entre los psicosociales para la
elaboración de los talleres formativos. Para este trabajo se cuenta además con la
participación de las psicólogas de secretaria de educación del municipio de Buga y la
psicóloga de Bienestar social, para el trabajo con Hogares Comunitarios de Bienestar
Familiar. Se tiene previsto para el 7 de Junio de 2013 la revisión y aprobación de los talleres
para su aplicación. Es importante rescatar que los CDI y HI de Fe y Alegría, cuentan con un
plan de formación a familias definido para el 2013. Además que para estas dos modalidades
de atención en los estándares se les pide un plan de formación a familias, por tanto ya cuentan
con talleres programados para el cumplimiento de este propósito.
Suroriental:
La Coordinación del Centro Zonal, mediante memorando a las Defensorias de Familia solicitó
la vinculación de los usuarios a los encuentros mensuales de familia, que mediante una
programación con contenidos tematicos pretenden dar elementos de formación de los hijos, a
la fecha se han realizado cinco talleres.
Palmira: Semanalmente se realiza la Escuela para padres coordinada por la Trabajadora
Social Yunia Ramos de la Unidad Especializada CAIVAS, a la cual se remiten usuarios de las
Cumplido 30/05/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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59Continuar en el fortalecimiento y empoderamiento tanto a las defensorías como a las
instituciones del proyecto de vida.
se realizo asesoria tecnica al convenio ICBF - ASCUN para jovenes vinculados al SRPA, acta
# 28 del 22 de abril de 2013. analisis de casos de jovenes postulados a casa egreso y jovenes
que se encuentran en el proyecto "formando futuro Laboral" auspiciados por FFF, acta # 29
del 24 de abril de 2013. analisis de casos de jovenes con proyecto de vida de la institución
Oscar scarpetta, acta # 26 del 17 de abril de 2013.En Mayo el indicador proyecto de vida se reformula y se realizan requerimientos a los centros zonales
pendientes por registro de información en las peticiones de los jóvenes con el perfil, de acuerdo a los
compromisos establecidos en las visitas realizadas en el mes de marzo.
El corte del mes de mayo, reportó un porcentaje de cumplimiento del 82% para la Regiona.
De otro lado, durante el mes de junio, y en respuesta al requerimiento realizado mediante memorando a los
centros zonales pendientes, se consolida el 100% de cumplimento del indicador a la fecha, reporte en archivo
adjunto.
Es importante aclarar, que este indicador es creciente por lo cual, debe hacerse seguimiento al registro
pertinente de la información de los jóvenes que en la medida en que cumplan con las condiciones del perfil
ingresen al indicador.
Cumplido 30/06/2013
60Revisar la distribución de casos por defensoría conducentes al cumplimiento de indicadores
PARD, de acuerdo a la disponibilidad del talento humano.
Sur: La Defensoria de familia con menos caso es 291, seguida por 368, 413, 486 casos
PARD abiertos: Si se tiene en cuenta que el estándar es de máximo 110 casos por
Defensoria, es claro que se encuentran en una sobrecarga e imposibilita dar respuesta
oportuna para los indicadores.
Palmira : Pendiente - reporta "En proceso de revision y acomodacion" CZ: TULUA se
organizaron las defensorias y los responsables del control de los indicadores PAR.los cuales
de revisan en cada reunion de comité
Yumbo: el CZ se cuenta con dos (2) defensorías especializadas, una para asuntos conciliables
y la otra de protección, por lo tanto no se realizo la distribución de casos, ya que cada una
maneja casos diferentes.
Palmira : CZ TULUA: actas de reuniones.CZ Buenaventura: Se realizó distribución de los
casos de acuerdo a las defensorías de los asuntos no conciliables y se estableció la entrega
de casos uno a uno para que quedaran nivelados.
Cumplido 30/06/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
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61Afinar los controles de los indicadores por parte de los líderes zonales SIM o el servidor
público que la coordinación designe para mantener los valores dentro del rango establecido
tanto en denuncias como en conciliables.
CZ TULUA: se asigno una profesional del area pscosocialpara constatar denuncias y el lider
sim con la coordinacion establecio controles para cumplir con los indicadores , seguimiento
diario de peticiones y semanamente reporte de las pendientes con oficio para que se subsane
de manera inmediata CZ SEVILLA: Se realiza comité estrategico con las servidores
publicos de Servicios y Atencion ( MARIA YOLANDA GONZALEZ, MARIA GENIER
SANCHEZ PRADO, DIANA CASTAÑO Y LUZ PATRICIA VALENCIA) se socializa los
resultados de los indicadores de este proceso, se explica nuevamente las fechas de
corte del indicador y la necesidad de registrar inmediatamente se realice las visitas de
verificacion de denuncias, reclamos o conciliaciones en el SIM con toda la informacion.
Igualmente se establecio que cada 3 dia la lider del Proceso, Luz Patricia, estableceria
las alertas de las peticiones NO aceptadas y gestionadas via correo electronico con
copia a la Coordinacion. y Diana revisaria semanalmente el indicador de Conciliables
Se realiza comité estrategico con las servidores publicos de Servicios y Atencion ( MARIA
YOLANDA GONZALEZ, MARIA GENIER SANCHEZ PRADO, DIANA CASTAÑO Y LUZ
PATRICIA VALENCIA) se socializa los resultados de los indicadores de este proceso,
se explica nuevamente las fechas de corte del indicador y la necesidad de registrar
inmediatamente se realice las visitas de verificacion de denuncias, reclamos o
conciliaciones en el SIM con toda la informacion. Igualmente se establecio que cada
3 dia la lider del Proceso, Luz Patricia, estableceria las alertas de las peticiones NO
aceptadas y gestionadas via correo electronico con copia a la Coordinacion. y Diana
revisaria semanalmente el indicador de Conciliables.
Cumplido 30/06/2013
62Continuar con las estrategias de sensibilización de uso eficiente de los recursos hídricos y
energéticos, a través de Tips por correo masivo
Mediante correo interno se envía el 25/04/2013, Tips de sensibilizacion en el tema de energía
a todos los colaboradores del ICBF de la Regional. Se envio a la Oficina de Comunicaciones
el 28/06/2013, Tips de cuidado y manejo adecuado del agua para su socialización
Cumplido 28/06/2013
63Remitir trimestralmente el consolidado del reporte del consumo de servicios públicos por
Centro Zonal
Se envía correl electrónico el 08 de mayo/13 a los CZ, informando sobre los consumos de
agua y energía del primer semestre Vs Estándares, para que realicen las justificaciones
respectivas frente a los que no cumplieron con este indicador. Se envía igualmente
informacion a Planeación y Sistemas, para visualizar este indicador en reunion con
Coordinadores que está próximo por realizar.
El informe del segundo trimestre es enviado el 08/07/2013 a los Coordinadores de CZ,
despues de enviada la Valija a la Dirección Administrativa, correspondiente al mes de Junio.
Cumplido08/05/2013
08/07/2013
64 Dar cumplimiento a las actividades programadas del calendario EPICO 2013
Grupo Prevención:
Teniendo en cuenta que en el calendario Épico la fecha correspondiente para el grupo de
Prevención Macroproceso Familias y Comunidades es el día viernes 9 de Agosto de 2013
con el "Día Mundial de las poblaciones indigenas, afrocolombianas, raizales y ROM", el grupo
de Prevención Regional mediante Acta del del día lunes 20 de Mayo de 2013 celebró el día de
la AfroColombianidad. Grupo Financiero: Dia Mundial Sin Tabaco, CZ Roldanillo y Sevilla: Dia
del Agua
Ladera: Remite acta de reunión del 28/06/2013 en la cual socializa celebración del día del
alcoholismo (celebración que tenía a su cargo dentro del cronograma de celebraciones que se
había definido en 2012)
Cumplido 28/06/2013
65Realizar GET SIGE con Coordinadores de Grupo y de Centros Zonales, donde se incluya un
taller de identificación y redacción de acciones de mejora y refuerzo en el manejo del aplicativo
Isolución.
Se realizó GET con Coordinador@s de Grupo, CZs y lideres de procesos, realizando
ejercicios sobre redacción de acciones de mejora, así como también sobre los aspectos
relevantes al aplicativo Isolución.
Cumplido 09/05/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
66
Como resultado de las visitas de la estrategia de seguimiento a procesos definidas por la
Dirección Regional y adelantadas por Profesional del GPyS, ante la detección de
incumplimientos corresponderá a cada coordinador documentar las correspondientes NCS,
SNC, AC y/o AP.
De acuerdo a informe de visita de seguimiento integral realizada por la profesional Diana
Milena Cañadas al CZ Nororiental se estableció la documentación de la NCS 2977 que fue
solicitada por la doctora Yaneth Murillo - Coordinadora del CZ en mención y es Solicitado a:
Ana Lucía Lopez
Cumplido 06/06/2013
67
Remitir a la Subdirección de Mejoramiento Organizacional solicitud para la modificación de los
procedimientos P2.MPE2 Acciones Correctivas y PR3.MPE3 Acciones Preventivas, en lo
referente al ajuste de la matriz de responsables para AC (permitir generar a Coordinadores de
CZ) y para AP (permitir a los niveles regional y zonal solicitarlas entre si)
Se remitieron al Subdirector de Mejoramiento Organizacional 02 solcitudes de modificación
de procedimientos, para los procedimientos PR2.MPE2 Acciones Correctivas y PR3,MPE2
Acciones Preventivas.
Según lo definido en el procedimiento PR5.MPE2 Elaboración y control de documentos
utilizando el formato F4.PR5.MPE2, para su revisión y demás trámite pertinente.
Cumplido 04/04/2013
68Efectuar seguimiento a la efectividad de las acciones implementadas en la mejora de los
procedimientos o procesos de la entidad para determinar o no el cierre de la acción.
Según seleccion de Centros Zonales se realiza visita a Nororiental, Palmira, Sur, Yumbo y
Ladera, done se revisan las evidencias de las acciones adelantadas por el Centro Zonal para
subsanar situaciones que no se cumplimeron en visitas de verificacion de estandares.
Cumplido2, 8,15,18 de abril
y 7 de mayo
69Socializar ante el Comité Estratégico las orientaciones recibidas de las Direcciones de
Mejoramiento Organizacional y de Contratación, con relación a la inclusión de los deberes u
obligaciones de los contratistas relativos a los 4 ejes del sistema.
En Comité Estratégico de marzo 6 de 2013, con el apoyo de la Ing. Yahaira Diaz se estudia en
comité el Instructivo EPICO, donde se determina la decision de elevar consulta integral al nivel
nacional pues se imposibilita su implementación por factores de orden Juridico, Técnicos y de
capacidad operativa entre otros..
Cumplido 06/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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70Realizar una reunión entre la Coordinación Jurídica, Administrativa y Planeación y Sistemas
con el fin definir la aplicación del lineamiento sobre la inclusión de deberes u obligaciones de
los contratistas relativos a los 4 ejes del sistema
Se recibe el reporte del Grupo Jurídico, sobre la inclusión de clausulas EPICO en contratos de
prestación de servicios de personas. El Grupo Administrativo lideró la inclusión de estas
clausulas en los contratos de gastos operativos. En la visita de asistencia técnica integral de
las profesionales de la Dirección de Planeación y Control a la Gestión, la Ing. Paola Tovar
informó que se está estudiando la consulta de la Regional Valle y se va a brindar orientación
sobre las clausulas EPICO dado que se presentan aspectos que se deben considerar.
Cumplido 30/05/2013
71Levantar un inventario y diagnostico de los tanques de almacenamiento de los CZ e incluir en
el programa de limpieza y desinfección
Los CZ Yumbo, Jamundí, Palmira, Centro, Ladera, Buga, Buenaventura y la Sede Regional,
disponen de tanques de almacenamiento de agua. Mediante el contrato No.70,20,13.536, se
realizará el mantenimiento a los tanques de almacenamiento de los CZ Yumbo, Centro, la
Sede Regional y se espera poder intervenir el de Buga. Los otros 4 tanques, se solicitará los
recursos para la próxima vigencia.
Cumplido 09/05/2013
72Documentar AC por el incumplimiento en el reporte de avances y/o resultados de (9) nueve
compromisos de Revisión por la Dirección con corte a Julio 2012.Se documenta en Isolucion la AC 2717 documentada al interior del GPyS. Cumplido 02/05/2013
73Abrir espacio en la agenda de las reuniones del Grupo Promotor Epico Regional para la
participación e intervención del profesional SYSO.
En reunion del Grupo promotor Epico del 21-03.2013, se agenda del EJE SYSO, para ser
desarrollada por el profesional SYSO, según se evidencia en acta No 12 de la Coordinación
de Planeacion y Sistema.
Cumplido 21/03/2013
74Se realizaran visitas a los operadores con los defensores de familia para movilizar los casos.
Se enfocara el seguimiento en rangos de edades (0 a 9 años) y permanencias superiores a un
año
Se llevó a cabo Actividad de VISITA A OPERADORES conjuntamente con los Equipos de
Defensorías ‘con su respectivo Defensor designado por Institución adscrito a un CZ. Se
procedió el día de la visita a realizar revisión de Historias de atención (HA) en físico de los
casos de NNA que cuentan con ubicación tanto en Hogares Sustitutos como en Instituciones
bajo la modalidad internado. Se revisaron previamente los Indicadores PARD reportados por
el Sistema de Información Misional – SIM, para que en los distintos operadores seleccionaran
las HA y las tuvieran listas para su revisión y análisis. Se visitaron tres (3) operadores y se tuvo
como evidencia, a saber:
CZ SUR – INSTITUTO OSCAR SCARPETTA OREJUELA, Informe de Actividades de visita al
operador. Fecha Visita: 06 MAR 2013/ ;
CZ NORORIENAL – FUND. SERVICIO JUVENIL BOSCONIA, Informe de Actividades de visita
al operador. Fecha Visita: 08 ABR 2013/;
CZ CENTRO – FUND. CAICEDO GONZALES – FCG- , Informe de Actividades de visita al
operador. Fecha Visita: 22 ABR 2013/;
Durante el mes de mayo se lleva a cabo visita al operador Casita de Belén con la defensoría
designada del centro zonal Nororiental doctora Aura Miriam Pachichana y su esquipo
psicosocial, según informe de día 22 de mayo de 2013.
Del mismo modo se efectúa visita al operador Hogares Bambi con la defensoría designada
del centro zonal centro, doctora Nasly Torres y su equipo psicosocial, según informe de visita
del día 24 de mayo de 2013.
Lo anterior con el fin de generar compromisos conjuntos entre el operador y el equipo de la
defensoría para movilizar los casos y lograr definir de fondo la situación jurídica.
Cumplido 24/05/2013
No.Fecha
Cumplimiento
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(Cumplido/
Pendiente)
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75Se realizara seguimiento a estos casos por medio de los indicadores, visitas a centros
zonales y/o operadores y comités para establecer el estado de cada uno de los procesos de
los NNA .
Se llevó a cabo Actividad de VISITA A OPERADORES conjuntamente con los Equipos de
Defensorías ‘con su respectivo Defensor designado por Institución adscrito a un CZ. Se
procedió el día de la visita a realizar revisión de Historias de atención (HA) en físico de los
casos de NNA que cuentan con ubicación tanto en Hogares Sustitutos como en Instituciones
bajo la modalidad internado. Se revisaron previamente los Indicadores PARD reportados por
el Sistema de Información Misional – SIM, para que en los distintos operadores seleccionaran
las HA y las tuvieran listas para su revisión y análisis. Se visitaron tres (3) OPERADORES y se
tuvo como evidencia, a saber:
CZ SUR – INSTITUTO OSCAR SCARPETTA OREJUELA, Informe de Actividades de visita al
operador. Fecha Visita: 06 MAR 2013/ ;
.CZ NORORIENAL – FUND. SERVICIO JUVENIL BOSCONIA, Informe de Actividades de
visita al operador. Fecha Visita: 08 ABR 2013/;
.CZ CENTRO – FUND. CAICEDO GONZALES – FCG- , Informe de Actividades de visita al
operador. Fecha Visita: 22 ABR 2013/;
Y visitas a CZ:
SEVILLA – Informe de Actividades de visita al operador. Fecha Visita: 15 ABR 2013/;
.CARTAGO – Informe de Actividades de visita al operador. Fecha Visita: 29 ABR 2013/;
.ROLDANILLO – Informe de Actividades de visita al operador. Fecha Visita: 30 ABR 2013/;
Complementariamente se adelanta seguimiento a Indicadores PARD No. 35.35A,40 y 41 por
intermedio de realización de Comités Consultivos (PARD) Regionales en los cuales se analizó
el Estado Actual y los Avances de compromisos adquiridos tras comités anteriores de la
pasada vigencia 2012. A saber:
Comités Consultivos (PARD) Regionales:
.CZ con Coordinadores Zonales Cali – CZ Centro, Nororiental, Sur y Suroriental. Acta PARD
No.02 Fecha: 22 FEB 2013/;
Seguimiento a través de los correos electrónicos remitidos a los centros zonales con el reporte
de los indicadores de acuerdo a las peticiones que reporta y memorando de fecha 31 de
Cumplido 31/05/2013
76Priorizar el proceso de acompañamiento a centros zonales .
El enlace SIM continúe con el acompañamiento en los centros zonales efectuando el
seguimiento a los indicadores con cada una de las defensorías de familia
Se realizo visita a los CZ Palmira el 1 de marzo y al CZ Sur los dias 4 y 5 de marzo de 2013;
para el apoyo al registro en el aplicativo SIM, teniendo en cuenta que estos dos CZ se
encuentran criticos.Se ha dado continuidad al proceso de acompañamiento SIM a los 13 CZ
por medio de visitas programadas segun cronograma de actividades, priorizando el
porcentaje de los Indicadores Regionales y PARD a partir de la meta de cumplimiento
establecida desde la sede nacional.Se apoyó al registro de las actuaciones en el aplicativo
SIM en las diferentes defensorias,
Cumplido 05/03/2013
77Realizar reunión con las coordinadoras de los centros zonales y los equipo del SRPA para
elaborar un plan de mejora frente a las recomendaciones dadas
se programo y convoco a reunion a las coordinadoras de los centros zonales el 19 de marzo
de 2013 y los equipos del SRPA para elaborar un plan de mejora frente a las
recomendaciones dadas por la Sede Nacional del ICBF, este compromiso no se pudo cumplir
en razón a que la fecha programada 19 de Marzo para la reunión se cruzo con la fecha del
grupo de estudio de las Coordinadoras de los Centros Zonales sobre el SGSI en Comfenalco,
a pesar de haberse enviado la respectiva convocatoria para la realización de la reunión
mediante memorando numero de radicación interna ICBF 004420 del 15 de Marzo del 2013 y
los respectivos correos electrónicos enviados el 10 de Marzo del presente año, sin embrago la
respectiva reunión fue reprogramada para el 19 de Abril del presente año.
Cumplido 19/04/2013
78Dar a conocer mediante oficio a los jueces el portafolio de servicios por modalidad del SRPA
e informar mediante correo electrónico permanentemente el movimiento de los cupos a la
autoridad judicial con el fin que realice las ordenes para la ubicación de los adolescentes .
Mediante memorando No.001569 del 01 de febrero de 2013, proyectado por el grupo del
SRPA y suscrito por el Director Regional, se le remite al Técnico Administrativo Jefferson
Mosquera la Circular 023 del 31 de diciembre de 2012 y el portafolio de servicios del SRPA,
también se le envió esta información y se le asigno por parte de la dirección regional la tarea
de mantener actualizada la información y socializarla con los jueces.
Cumplido 01/02/2013
No.Fecha
Cumplimiento
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(Cumplido/
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79Continuar con las visitas a los centros zonales para determinar la aplicación del Proceso de
Restablecimiento de Derechos.
Durante el mes de abril del 2013 el grupo PARD de protección, realiza visita a los centros
zonales para determinar la aplicación del proceso de restablecimiento de derechos en fechas
de:
Abril 15 de 2013 centro zonal Sevilla
Abril 29 de 2013 centro zonal Cartago
Abril 30 de 2013 centro zonal Roldanillo
Nota: los informes de la visitas reposan en las carpetas de apoyo del subgrupo con los
soportes de asistencia.
En este mes se efectúa visita a los centros zonales de Buenaventura según informe de mayo
15 y 16 de 2013 y visita al centro zonal Yumbo según informe de 21 de mayo de 2013; siendo
una constante las fallas en las notificaciones, donde se ha enfatizado en el cumplimiento de la
ruta de actuación y aplicación de la norma, los lineamientos y la guía procedimental.
Cumplido 21/05/2013
80Reiterar mediante memorando a la Secretaria General sobre las necesidades de
infraestructura física, tecnológica y de talento humano.
Se envió memorando 005229 del 27 de marzo de 2013 dirigido a la Dra. Beatriz Emilia Muñoz
Calderon Secretaria General Sede NacionalCumplido 27/03/2013
81Presentar propuesta al Director Regional sobre modelo integral de atención para
defensorías del SRPA de Calise presento propuesta con memorando 005390 del 3 de abril de 2013 Cumplido 03/04/2013
82Solicitar a las firmas contratadas para la verificación de estándares la entrega oportuna de
los informes de visitas de verificación de estándares a Centros Zonales y regional
Mediante memorandos Nos. 005680 y 00568 De feha 9 de abril se solicita a la firmas
REDCON y C&M, la entrega del informe de resultado de visitas de verificacion de estandares
de manera oprotuna a fin de tomar las decisiones pertinentes a tiempo.
Cumplido 09/04/2013
83Reunión con los operadores de Hogares sustitutos a fin de revisar, analizar y definir las
acciones a implementar en aquellos hogares donde se determine la existencia del Sobre cupo
El 6 de junio se realiza reunion con los 3 operadores de hogares sustitutos de la Regional,
en la cual se presenta el estado de las SRI de la presente vigencia 2013 y se analizan e
dentifican que la mayor proporcion es por sobrecupo , por tanto de manera conjunta se
definen acciones tendientes a superar el sobrecupo.
Cumplido 06/06/2013
84Diseño, implementación, seguimiento y evaluación al Plan de Acción de Asistencia Técnica
del SNBF a los Entes Territoriales.
Se realizó reunión el día 19 de marzo con la Doctora Zandra Muñoz de la Subdirección del
SNBF, donde se revisó el Plan Operativo del SNBF y el plan de asistencia técnica a los Entes
Territoriales. Igualmente el día 20 de marzo se hizo un primer diseño del plan de asistencia
técnica, entre la Subdirección SNBF, la regional y la Secretaría de Desarrollo Social del
Departamento, quedando como compromiso revisar el plan el 4 de abril. En esa reunión se
brindaron elementos sobre la articulación del SNBF.Los días 12 y 13 de marzo se realizó
asistencia técnica al equipo social de la Alcaldía de Cali sobre el Manual Operativo del SNBF
y el Sistema de Seguimiento a garantía de derechos y se han generado otros espacios de
asistencia técnica a las alcaldías con la participación de profesionales de la regional y de los
CZ: Mesa Departamental de Prevención reclutamiento (21 marzo), Mesa técnica Red Unidos
(18 marzo), Mesa de Erradicación Trabajo Infantil (21 y 22 marzo). El 22 de marzo se realizó
acompañamiento técnico con delegada de la Dirección de Protección a entidades sobre
programas de prevención reclutamiento. Con oficio # 004319 de marzo 14 la Dirección
Regional envía a los Alcaldes, ofrecimiento de asistencia técnica sobre Políticas
Públicas.Igualmente se ha apoyado a la alcaldía de Cali en la implementación de la estrategia
Ciudades Prósperas.
Cumplido 22/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
85
Reforzar la articulación, coordinación y capacitación a los referentes del SNBF por CZ,
equipos de la regional (Protección, Prevención, Atención al Ciudadano, Planeación y
Aseguramiento a Estándares), coordinadores y equipos zonales, a través de 4 GET del
SNBF, coordinación inter equipos de la regional y del plan de capacitación virtual del SNBF.
El día 15 de marzo se realizó un GET con asesores del SNBF de los CZ para revisar y planear
el acompañamiento técnico del SNBF a los CZy Entes Territoriales. Se aprobó el plan de
trabajo operativo Regional. Los CZ han socializado dichos planes. El 19 de marzo se revisó
con la Subdirección del SNBF en visita a la regional, el acompañamiento técnico. Se hizo
apoyo técnico al CZ Suroriental en el tema de Red Social el 19 de marzo. Igualmente se ha
apoyado a los equipos de Prevención y Protección en torno a las acciones de Salud Mental,
Prevención reclutamiento y Explotación Sexual, este último a través de taller realizado en
Sevilla el 22 de marzo. Se tiene previsto para el 18 y 19 de abril un macrotaller del SNBF
donde asistirán coordinadores de CZ y referentes del SNBF de los CZ.
Cumplido 20/03/2013
86
Se designará una persona del grupo jurídico para que realice la verificación y actualización de
instructivos y normatividad actual que ríge los procesos a cargo del grupo jurídico, para que
cada vez que haya cambios en la normatividad, se realicen grupos de estudios y
posteriormente se dé a conocer sobre estos cambios a los supervisores de contratos y
personal involucrado con el objetivo de realizar orientaciones y capacitaciones que generan un
optimo resultado para los procesos del ICBF
Se asigno al abogado Diego Marulanda y se están realizando grupos de estudio una vez a la
semana para estudiar los instructivos y ya se han socializado los instructivos que afectan
directamente a otros grupos o cz
Cumplido 01/03/2013
87Seguimiento mensual al comportamiento de la depuración de la base de datos formato F04, la
hoja de ruta, F2, F05 y anexo a fin de verificar cómo va el proceso de recaudo y el
cumplimento a las metas definidas por el nivel nacional.
Se efectua seguimiento a los ingresos vs meta de gestion Cumplido 30/03/2013
88Informar oportunamente al Grupo Administrativo sobre las fechas de terminación de los
contratos de aporte vigentes, para requerir la documentación a los operadores.
SE remite informe de los contraros de aportes vigentes, en el cual se reportan los contratos
suscritos entre las vigencias 2011,2012 y corte junio 2013Cumplido 17/07/2013
No.Fecha
Cumplimiento
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89Envío por parte de los CZ de los documentos soportes para la suscripción de los contratos de
comodato. El Grupo Administrativo consolida y realiza el seguimiento.
* CZ Nororiental: Se remitio al grupo administrativo mediante memorandos N° 4805
27/12/2012, 0493 11/02/2013 y 1161 22703/2013.
* CZ Ladera, envía al Grupo Administrativo mediante oficio No. 1004 del 27 de Diciembre de
2012 los documentos requeridos para el contrato de comodato. CZ Sur:
mediante Memorando de No. 0475 del 15 de marzo de 2013 se envió al grupo administrativo
los Documentos respectivos para los contratos de comodatos.
* El Grupo Administrativo, reporta el cumplimiento de los centros zonales, gestion que demas
se adelanta a traves de las NCS 2831,2830,2829,2828,2827,2826 y 2885.
CZ Palmira: se da cumplimiento al Compromiso de la sigueinte manera: Con fecha 24 de
diciembre de 2012 se envía la solicitud de comodato de HI vigencia 2013 de los HI Rayito de
sol, Alfredo Posada, Pinochito, San Pedro, Los Traviesos, Harold Eder, El Albergue, Mi
Pequeño Mundo, El Principito, Los ciervitos; Con fecha 24 de diciembre de 2012 se envia a la
Oficina de Bienes e inmuebles las solicitudes de comodato de los HI Blanca Nieves y Los
Lobitos; con fecha 8 de febrero de 2013 se envía a la Oficina de Bienes las actas de entrega
bienes e inmuebles del HI Principito; con fecha 1 de abril de 2013 se envía a la Oficina de
bienes e inmuebles el acta de entrega de bienes e inmuebles del HI Harold Eder, Ciervitos; -
con fecha 19 de abril de 2013 se envía a al grupo administrativo las actas de visita de los
inmuebles en comodato de los HI San Pedro, Mi Pequeño Mundo, El Albergue, Alfredo
Posada, Los Traviesos; en la misma fecha se envía el Inventario del HI Nuestra Señora de
Candelaria;
CZ Jamundí: Se realiza el envío por parte de los CZ jamundí de los documentos soportes para
la suscripción de los contratos de comodato por medio de memorandos.
CZ Yumbo: Se remitió al Grupo Administrativo acta de entrega de bien inmueble y muebles
Cumplido 19/04/2013
90Reiterar por medio de correo electrónico el envío de los reportes de los accidentes de trabajo
e incapacidades laborales.
Se envía mediante correo electrónico a los servidores públicos y contratistas, qué hacer
cuando se presenta un accidente laboral, y el procedimiento para su reporteCumplido 18/04/2013
91Efectuar capacitación en el procedimiento de viáticos a Servidores Públicos encargados en
cada Centro Zonal (Articular con el grupo financiero)Capacitación realizada el 26/07/2013, en la Sede Regional a la cual asistieron representantes
de CZ y Grupos.
Cumplido 26/07/2013
92Realizar seguimiento bimestral a las apertura- generación de espacios en los GET y GOZ
para la inclusión de temas del sistema integrado de gestión en sus agendas, contando con el
apoyo del promotor épico
Se hace seguimiento a la inclusion de temas propios del Sistema Integrado de Gestion en las
reuniones GET y GOZ, este seguimiento se realiza por medio de correo electronico. Se
reciben acta de evidencia de CZ y Grupos
Cumplido 30/06/2013
93Que se realice de manera aleatoria la verificación en sitio y tiempo real del impacto de las
acciones del centro zonal y operador cuando se presenten situaciones de3 vulneración o
amenaza en los servicios públicos de bienestar familiar
En visitas al sitio donde brindan el servicio unidades de HCB seleccionadas aleatoriamente
de los Centros Zonales de Palmira, Nororiental, Yumbo y Ladera se verifica el impacto de las
acciones implementadas por el centro zonal , el operador y el responsable de la unidad en la
mejora del servicio.
Cumplido3,9, 19 de abril y 8
de mayo
94Realizar ejercicios prácticos con las defensorías de familia de los 13 centros zonales con el fin
de fortalecer desde los técnico y lo legal el debido proceso
Dentro del desarrollo de la metodología de grupos focales y talleres para fortalecer el rol de los
equipos psicosociales y las defensorías de familia de los 13 CZ; durante el mes de ABRIL se
efectuó capacitación a los profesionales Nuevos que ingresan por OIM, equipos de
defensorías de familias de diferentes centros zonales en fecha del 25 y 26 de abril del 2013;
contando con la participación de 36 personas entre los cuales se encuentran defensores de
familia, trabajadores sociales y psicólogos-as.
Nota: los informes de la capacitación reposa en las carpetas de apoyo del subgrupo con los
soportes de asistencia.
A través de las visitas a los diferentes centros zonales, se ha brindado la retroalimentación de
las inconsistencias y fortalezas encontradas. Para los meses entre agosto y octubre del 2013,
se realizarán según el plan operativo establecido los talleres de capacitación en virtud al alto
número de profesionales que a mitad de año se ausentan por el periodo vacacional
Cumplido 26/04/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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95
Desarrollar la metodología de los grupos focales para fortalecer el rol de los equipo
psicosociales de las defensorías de familia dentro del tramite de Restablecimiento de
Derechos teniendo como base la capacitación recibida a través de video conferencia de la
Dirección de Protección
Dentro del desarrollo de la metodología de grupos focales para fortalecer el rol de los equipos
psicosociales de las defensorías de familia durante el mes de abril se efectuó capacitación a
los profesionales Nuevos que ingresan por OIM, equipos de defensorías de familias de
diferentes centros zonales en fecha del 25 y 26 de abril del 2013, contando con la participación
de 36 personas entre los cuales se encuentran psicólogos-as, trabajadores sociales y algunos
defensores de familia.
Nota: los informes de la capacitación reposa en las carpetas de apoyo del subgrupo con los
soportes de asistencia.
Cumplido 26/04/2013
96Fortalecer las Rutas de Registro en el SIM a partir de las visitas a los 13 centros zonales de
acuerdo a cronograma
Se socializaron las rutas de registro SIM, Se capacitó a los nuevos profesionales adscritos a
los diferentes CZ, Se apoyó a la consolidacion y envio a la sede nacional de los casos
reportados por las Comisarias de Familia.Se apoyó al registro de los contratos de operadores
de proteccion en el aplicativo SIM - Modulo Unidades de Servicio. Se brindó asistencia a
todos los operadores de proteccion en cuanto al registro de las novedades de los
beneficiarios ubicados en las diferentes modalidades de proteccion.
Cumplido 30/05/2013
97Contar con un auxiliar administrativo dedicado a las funciones de archivo con el fin de
organizar las historias de atención en la reserva del Programa de Adopciones
Se envia memorando 007771 del 7 de mayo de 2013 al director Regional solicitando se
contrate un auxiliar administrativo para que asuma las funciones de archivo de las historias de
atencion de los NNA declarados en adoptabilidad
Cumplido 07/05/2013
98
Socializar mediante acta el nivel de control que debemos tener en la regional, para el manejo
de claves, usuarios, token, cajas fuertes, cámaras, niveles de acceso físico a las oficinas y a
los equipos, rejas de seguridad, manejo de sellos, protectoras, plantillas de bancos y demás
conforme al o establecido en el manual de seguridad de la tesorería y la guía desarrollada por
el nivel nacional para la seguridad en el manejo de información, equipos, token, dinero, póliza y
demás amparos y mecanismos de seguridad Coordinador grupo Financiero Abril 30 de 2.013
Socializaciòn de la Guia y estandares de seguridad para el manejo y control de recursos
financieros del ICBF 2011.Manual de Seguridad de la Tesoreria , requisitos para la
administraciòn de Token y condiciones de seguridad a las que se encuntran expuestos lso
token SIIF NAciòn II por parte de los usuarios de las diferentes dependencias del Grupo
Financiero.
Cumplido 08/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
99Socializar con las Coordinadoras de Centros Zonales sobre la forma en la que se va a
contratar, enviar instructivo para su conocimiento y las actas de comité de contratación
Mediante memorando No. 009334 del 30/05/2013, se les recordo a los centros zonales y
dependencias los requisitos y el tiempo establecido por el Manual de Contratacion del Instituto,
para la solicitud del tramite contractual.
Cumplido 30/05/2013
100Realizar cronograma de actividades para la diligencia de subir en el aplicativo del SIJA los
procesos faltantes.
La oficina de coactiva presento a la Coordinación jurídica plan de trabajo para subir al
aplicativo Sija un total de 3 procesos semanales el cual se está ejecutando a satisfacciónCumplido 26/04/2013
101Remitir por correo electrónico tips periódicos con respecto a buenas prácticas en seguridad
de la información, así como con temas relevantes del SGSI.
A través de correos electrónicos se ha remitido a los usuarios de la Regional Valle las
principales recomendaciones respecto al adecuado uso de Tecnología. Uno remitido el 10-04-
2013 desde la cuenta Comunicaciones Valle, otro remitido desde la misma cuenta con fecha
02-may-2013.
Cumplido 25/04/2013
102 Realizar Grupo de Estudio de Trabajo sobre el SGSI con las Coordinadoras de los CZs
El 19 de marzo de 2013 se adelanta Grupo de Estudio de Trabajo con las coordinadoras de
Centros Zonales y de Grupo de la Regional Valle, liderado por los Ingenieros de la oficina TIC.
En el citado GET se estudian los temas más relevantes del SGSI, según agenda establecida:
Apertura Evento 8:30 – 9:00 Martha Lucia Villan Mesa
Analisis de conceptos Actuales 9:00 - 9:30 John Giraldo Taller
Ambientación e Inducción al SGSI 9:30 - 10:15 Javier Aponza Se proyectara video sobre SGSI
y Presentacion.
Descanso 10:15 - 10:30 todos
Activos de Informacion 10:30 - 12:30 Jaiver Hernan Matriz de activos
Almuerzo 12:30 – 2:00 todos Almuerzo en PC
Riesgos SGSI 2:00 – 2:30 Martha Villan Presentacion
Declaracion de aplicabilidad 2:30 – 3:00 Javier Oliver Aponza Presentacion
Plan de Continuidad 3:00 – 3:20 John Giraldo Presentacion
Tips y recomendaciones Seguridad de Informacion 3:20-4:00 Lidera jaiver
Intervenimos todos Presentacion
ICBF Digital 4:00-4:30 John Giraldo Participativo
Verificacion de conceptos despues de evento 4:30 – 5:00 John Giraldo Taller
Cumplido 19/03/2013
103
Remitir Memorando al Grupo Administrativo sobre las condiciones mínimas de seguridad de
los centros de datos de los CZs (Estado y condiciones de la puerta con llave, Aire
acondicionado, Zona que sea de acceso restringido, Destinación exclusiva como centro de
datos, entre otros).
Se envía memorando dirigido a la doctora Cielo Maritza Abadía, con radicado 5395 de abril 3
de 2013 con Asunto: Recomendaciones para Cuartos TécnicosCumplido 03/04/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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104Solicitar a los Centros Zonales la realización de al menos un informe en el semestre de cruce
entre lo reportado en SIM y lo reportado para el pago.
Se envía memorando con radicado 5200 de fecha marzo 26 de 2013 firmado por el Director
Regional, doctor Jhon Murillo con asunto: Formatos de Metas Sociales y Financieras.Cumplido 26/03/2013
105Remitir los mapas de riesgo de procesos misionales actualizados con el registro de
seguimiento a las actividades con corte a Diciembre 31 de 2012
CZ Jamundí: Se recibieron mapas de riesgos procesos misionales, con seguimiento al corte
Dic 2012, el 28/02/2013. CZ Nororiental: Se recibieron mapas de riesgos
procesos misionales y gestion de Servicio y Atencion al Ciudadano, con seguimiento al corte
Dic 2012, el 04/03/2013. CZ Sevillla: se reciben mapas de riesgos
procesos misionales a Diciembre de 2012
Cumplido 30/03/2013
106 Sensibilizar sobre la importancia de reportar los accidentes mediante Tips trimestrales
Se envía mediante correo electrónico a los servidores públicos y contratistas, qué hacer
cuando se presenta un accidente laboral, y el procedimiento para su reporte (TIPS 1 TRIM). El
segundo tip, fue enviado a la Oficina de Comunicaciones el 28/06/2013, para su socialización.
Cumplido 28/06/2013
107Mediante memorando retroalimentar a los coordinadores de grupo o Centro Zonal el envío
oportuno de las incapacidades por enfermedad común y por accidente laboral, mediante Tips
trimestrales
Se envía memorando a las Coordinadoras de CZ y Grupos, teniendo en cuenta lo solicitado en
el compromisoCumplido 28/06/2013
108Reiterar al Nivel Nacional el requerimiento del material para la implementación para la
estrategia de comunicación de Riesgos a visitantes, usuarios y colaboradores
Teniendo en cuenta el correo electrónico recibido desde la Dirección de Gestión Humana,
donde se envía un afiche virtual donde se informan sobre los riesgos a los cuales puede estar
expuesto nuestros visitantes. y las recomendaciones, se solicita a la DGH, informacion sobre
la estrategia a utilizar para la divulgacion del material recibido, pues se desconoce si se
requiera de afiches, plegables o cualquier otro medio masivo de información. Se realiza
mediante comunicación con radicado 005099 del 22/03/2013.
Cumplido 22/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
109Remitir informe al Director Regional con la relación de los usuarios que aparecen con
reincidencia en el no uso de SIM.
mediante correos electrónicos remitidos desde la cuenta de martha Lucia Villan Mesa, se
remitió a los cordinadores de Czs y Grupos que presentan usuarios con reincidencia en no uso
de SIM el informe solicitando que establezcan la toma de decisiones.
Cumplido 21/03/2013
110Elevar consulta respecto al árbol de categorías para conocer las situaciones que se
encuentran definidas como incidentes de alto impacto en el SGSI.
Se eleva consulta mediante correo dirigido desde la cuenta de Martha.Villan a la Ingeniera
Yubelly Monroy.Cumplido 21/03/2013
111Solicitar informe que contenga el estado de respuesta y los tiempos sobre los casos de
usuarios en el Sistema de Información SIM, en cuanto a creación, modificación y
desactivación.
mediante correo electrónico dirigido desde la cuenta de Martha.villan se eleva consulta al Ing.
Jaiver Ordoñez.Cumplido 28/02/2013
112Socializar el resultado del indicador de Gestión de Incidentes de Alto Impacto del SGSI,
remitiendo a los Coordinadores de los CZs y de los Grupos el resultado del mismo con el
propósito de fortalecer la cultura hacia el reporte de casos.
mediante correo electrónico dirigido a la Ing. Yubelly Monroy en marzo 21 de 2013 se eleva
consulta respecto al indicador de Incidentes de Alto impacto. Aún no se recibe respuesta en
abril 5 de 2013.
Se ha reiterado la consulta a través de diferentes medios: correo electrónico, telefónico,
videoconferencia, personalmente en el encuentro de la DIT y no se recibió respuesta. Se
recibió el tablero de control de la rEgional y no se encuentra el resultado de este indicador.
Se remite correo el 19-06-2013 desde la cuenta de Martha Villan a la cuenta de Yubelly
Monroy reiterando consulta e inconformidad respecto al tema.
Cumplido 16/06/2013
113Reiterar recomendación de implementación de formatos de control de acceso a centros de
datos, a la Ingeniera Yubelly Monroy, líder del eje, buscando contribuir a la mejora del
desempeño del SGSI.
Se remite propuesta de implementación de formatos a la Ingeniera yubelly Monroy, desde la
cuenta de Martha Villan.Cumplido 21/03/2013
No.Fecha
Cumplimiento
Estado
(Cumplido/
Pendiente)
DificultadesAcciones adelantadasCompromisos
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8. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión
Macroproceso/proceso: Direccionamiento Estratégico.
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Implementación del Procedimiento Solicitud Control y Registro de las Modificaciones Presupuestales y las Metas Sociales y Financieras
Positivo: tener actualizado en el SIM la programación. Negativo: algunas de las solicitudes registradas no han sido contratadas, conllevando a tener una programación no real y tener que realizar reprocesos.
Cambios en la estructura organizacional
Positivo: Abordaje por población cualificando la atención. Negativo: No existe coherencia entre la estructura del centro zonal y la estructura Nacional, cambios a corto plazo que afectan la adaptación y apropiación del colaborador en su quehacer.
Macro proceso/proceso: Mejoramiento Continuo
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Ampliación del periodo de contratación del profesional que lidera el eje ambiental, adscrito al Grupo Administrativo de la Regional
Positivo: Contar con un profesional con formación y experiencia específica en SGA que asesore y lidere el eje de gestión.
Financiación de proyecto de creativo, beneficio que la regional Valle ganó por su participación activa y sobresaliente durante el pasado encuentro de Planeación Integral.
Positivo: Contar con recursos para implementar un proyecto de innovación de impacto en el bienestar de los colaboradores, los procesos o en el servicio.
Creación Nodo de Innovación de la Regional Valle Positivo: fortalecimiento del Modelo de Innovación y Gestión del Conocimiento en la Regional Valle.
Las actividades para la implementación de la Norma NTC OHSAS 18001-2007
Positivo. Mejoramiento de las condiciones laborales y personales de los colaboradores, para una mejor prestación del servicio. Negativo. No contar con los recursos logísticos suficientes para una óptima implementación de la Norma.
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Macroproceso/proceso: Coordinación y articulación del SNBF
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Exigibilidad de los Entes Territoriales hacia la regional y los centros zonales, de asistencia técnica para el fortalecimiento, evaluación y monitoreo de los CPS, el seguimiento a la garantía de derechos, la activación de los Convenios interadministrativos, la implementación y monitoreo de los planes de acción del SNBF y la formulación y seguimiento de políticas públicas.
No oportunidad y calidad en la asistencia técnica ICBF que afecta los resultados esperados por los Entes Territoriales.
Macroproceso/proceso: Gestión para la atención Integral a la Primera Infancia
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Continuidad a los tránsitos y ampliación de coberturas en las modalidades de CDI.
Positivo: la prestación de un servicio con enfoque integral a nuestros beneficiarios que mejora las condiciones de los servicios de las modalidades tradicionales. Negativo: que el tránsito este supeditado a la voluntad de la madre comunitaria. Las medidas económicas adelantadas por el nivel nacional y las propuesta de formalización laboral de las madres comunitarias desestimulan el tránsito
Revisión y actualización conjunta con la oficina de Aseguramiento de estándares de las listas de chequeo de Hogares Infantiles
Seguimiento y acompañamiento a los Hogares Infantiles acorde con los lineamientos y manual operativo vigente.
Macroproceso/proceso: Gestión para la promoción y prevención para la protección integral de la niñez y la adolescencia
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Metodología definida para el proceso de selección de personal para el programa Generaciones con Bienestar, incluyendo instrumentos utilizados para la realización de las pruebas. Expedientes con las evidencias del proceso y con los respectivos soportes de formación y experiencia de cada
Como efecto positivo, podría evidenciarse la cualificación del personal que dirigirá el programa GCB, teniendo en cuenta que se está trabajando con un enfoque de derechos, no obstante, el salario
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persona seleccionada.
asignado no compensa la experiencia laboral y perfil profesional exigido, puesto que los ingresos son de nivel técnico.
Macroproceso/proceso: Gestión de Protección
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
La asignación de $2.378.460.550 millones en nuevas modalidades para su operación en la Regional Valle.
Positivo: ampliación de cobertura para los NNA del Valle del Cauca, buscando llegar cada días con más alternativas de solución ante las problemáticas sociales.
Realización de visitas a instituciones por parte del equipo PARD con el defensor de familia asignado.
Positivo: han permitido conocer realmente la situación de los niños, niñas y adolescentes a partir de la articulación de la defensoría y los operadores estableciendo compromisos que han permitido el restablecimiento efectivo a través de una definición de fondo. Positivo: incrementar el número de niños, niñas y adolescentes a presentar en el comité de adopciones. Positivo: fortalecimiento a los equipos interdisciplinarios de los operadores a través de asistencia técnica, legal y psicosocial dentro del PARD, protocolo y búsqueda de familia extensa. Negativo: no poder realizar la acción con mayor frecuencia.
Macroproceso/Proceso: Gestión Financiera
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Cambio normativo por reforma tributaria Negativo porque se está presentando retraso en los pagos a contratistas y operadores
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Desmonte Gradual del Sistema Financiero SIF ICBF
EFECTO POSITIVO: La Coordinación Financiera inició el proceso de capacitación a los colaboradores de los diferentes Grupos en la Sede Regional Valle del Cauca, en el manejo del Aplicativo SIIF NACION II, como la herramienta de consulta y seguimiento a la Ejecución Presupuestal de Gastos de Funcionamiento e Inversión (SALDOS APROPIACION, CDP, COMPROMISOS).
Desmonte de los Aplicativos de apoyo SIF ICBF: EXTRACTO, ESTADOS DE CUENTA, EJECUCIONES PRESUPUESTALES
EFECTO NEGATIVO: El desmonte del SIF ICBF, trae consigo muchos cambios: Para el seguimiento de la información a la ejecución presupuestal mensualmente (ejecuciones presupuestales y Extractos de cada contrato), con eliminación de estos soportes que son requisito para la liquidación de los contratos (estado de Cuentas) ,
VISADO COMPROMISO Y PAC , TIEMPO REAL
EFECTO POSITIVO: Disminución de Carga laboral en la oficina de Presupuesto y contabilidad. EFECTO NEGATIVO: No puede existir error humano al radicar u obligar una cuenta , ya que este es un procedimiento de control de calidad que permitía el aplicativo SIF ICBF Modulo de presupuesto
LIBRO DE BANCOS-GRUPO TESORERIA
EFECTO NEGATIVO: El SIIF Nación II no posee libro de Bancos, herramienta que permite el cuadre de bancos diario que si posee el SIf ICBF y que la ley lo exige.
GRUPO RECAUDO DISMINUYE LA GESTION, DESMONSTE GRADUAL/REFORMA TRIBUTARIA.
EFECTO NEGATIVO: Se pierde la Gestión Recaudadora que tenía el ICBF y entra la dependencia directa del Ministerio de Hacienda y Crédito público, con posibles demoras en tiempos de pago. EFECTO NEGATIVO: Recorte personal Supernumerario generando clima laboral de incertidumbre.
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Implementación de Capacitaciones – Impuestos y otros
EFECTO POSITIVO :La Coordinación Financiera programó y realizó en la DIAN, la capacitación con toda el área financiera, perfiles 1 de los centros zonales y grupos de Atención en Ciclos de Vida y Nutrición, Protección y los Centros Zonales, sobre el Impuesto del CREE. Solicitando a cada integrante ser multiplicador de la capacitación recibida con el equipo de trabajo que interactúa en el ICBF.
Macroproceso/proceso: Gestión de Contratacion y Gestión Jurídica
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Cambios en la normatividad vigente: Expedición del decreto 1510 del 17/07/2013, por medio del cual se reglamenta el sistema de compras y la contratación pública.
Positivo, porque la mayoría de los cambios, son el resultado de estudios que van a redundar el mejoramiento del servicio, optimización de recursos y tiempos.
Macroproceso/Proceso: Gestión Tecnológica
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Implementación de campaña de salud informática Positivo: Actualización de Inventario tecnológico, Verificación de Software Base de ICBF, Depuración de Información y archivos PST (Correo Electrónico), Eliminación de Software y Archivos no permitidos según las políticas definidas, Verificación de actualizaciones del sistema operativo y antivirus. Objetivo principal de la campaña reducir el número de incidentes reportados comúnmente por los usuarios, entre ellos los relacionados con la seguridad de la información, como son perdida de información por
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virus, daños en los medios de almacenamiento, mejor organización de la información en el correo impactando de manera positiva el eje de seguridad de la información. También se logra mejorar el desempeño de los equipos de cómputo, en la organización de archivos de usuarios en los equipos logrando así una mejora en las condiciones para trabajar de los usuarios.
Implementación de Red inalámbrica en la regional Positivo: mayor cobertura en acceso a la red ICBF en la regional en los pisos 1,2 y 3, teniendo en cuenta las necesidades puntos de datos alámbrico. Negativo: Se tendría mayor vulnerabilidad de intromisión en la red, para lo cual se requiere implementar controles efectivos de seguridad en redes Inalámbricas.
Inclusión de líneas telefónicas análogas a la planta de telefonía IP en centros Zonales
Positivo: Permitir las Comunicaciones unificadas de líneas análogas y poder ser utilizadas mediante lo teléfonos IP.
Migración del Correo electrónico a la Nube. Positivo: Mediante la implementación e
instalación del Office 365 se logra aumentar la capacidad de los buzones de corro de 800 MB a 25 GB, adicional se mejora el rendimiento del sistema de correo electrónico a nivel general.
Actualización masiva de datos usuarios en directorio activo. Positivo: Se generó reporte de actualización de datos para carga masiva por parte de la SRT con el fin de actualizar los datos de usuarios en el directorio activo (Nombres, Correo electrónico, Ubicación y Cargo)
Macroproceso/Proceso: Gestión Humana
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones De acuerdo con el decreto 0723 de 15 de abril de 2013 en su artículo 18 “exámenes médicos ocupacionales para contratistas” a
Con la realización de los exámenes médicos ocupacionales el ICBF tendrá
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partir de la entrada en vigencia del presente decreto todos los contratistas que tengan un contrato de prestación de servicios formal tiene un plazo de (06) meses para la realización del examen médico pre-ocupacional. Para el caso de nuestros contratistas ICBF se convocaran de forma voluntaria en las instalaciones de la regional valle la segunda semana de agosto de 2013 para que por intermedio de un centro médico ocupacional no lo practiquemos. EXAMEN MEDICO CUPACIONAL / OPTOMETRIA
claridad sobre el estado de salud de sus contratistas e información disponible para cuando exista una posible reclamación por pérdida de capacidad laboral de algún contratista.
De acuerdo con el decreto 0723 de 15 de marzo de 2013 en su artículo 16 “los contratistas deben de contar con los elementos de protección necesarios para la ejecución de su labor , el costo lo asumirá el contratista directamente”
En la próxima contratación que se realice en el ICBF informar a los contratistas que elementos debe tener para cumplimientos de sus actividades.
Macroproceso/proceso: Gestión Administrativa
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
ACTUALIZACION DE LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES. La actualización de esta matriz se realiza a través del grupo jurídico que por el proceso y procedimiento evidenciado este se encuentra basado por las normas que se expiden desde las autoridades departamentales, no de las autoridades nacionales como debería de ser.
Se debe tener en cuenta procesos actuales de la norma ambiental, con el fin de prevenir sanciones y/o amonestaciones por parte de las autoridades ambientales. Con la entrada en aplicación de la norma excluida se deberá modificar algunos procesos y procedimientos en el SIGE
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES. Se debe de desglosar los artículos que aplican en realidad para SIGE, dado que esto o si ámbito de aplicación es muy corto para la magnitud de la implementación de la norma.
Se debe tener en cuenta procesos actuales de la norma ambiental, con el fin de prevenir sanciones y/o amonestaciones por parte de las autoridades ambientales.
Macroproceso/Proceso: Gestión de Comunicaciones
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
A partir de julio de 2013, los 14 centros zonales de la regional Valle deberán adelantar acciones para la mitigación de los riesgos del macroproceso gestión de comunicaciones.
EP/ Los centros zonales estarán involucrados en la gestión de comunicaciones, adelantando acciones que favorezcan dicho macroproceso y más directamente en las actividades de información, socialización y movilización entre los servidores públicos, lo que favorece el trabajo realizado desde la
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regional por la oficina de comunicaciones. EN/La regional no cuenta con todos los elementos para satisfacer las necesidades de los centros zonales en cuanto a comunicación. Siendo así, ellos implementarán acciones, pero no contarán con material para apoyar sus procesos, El apoyo será en asesoría, eventos y otros que no requieran piezas de comunicación.
ACCIONES: Presentar todos los insumos por parte de la regional durante la visita que realizará un asesor de la dirección general en el mes de agosto. Se está a la espera del material que será enviado por la Dirección General, luego de suscribir contrato con la agencia de publicidad DDB y con la imprenta nacional para la reproducción de la papelería, pendones y otras piezas.
Macroproceso/proceso: Aseguramiento a estándares
Descripción del Cambio Efecto Positivo/Negativo
Posibles Acciones
Inicio de visitas a partir del primer trimestre y la cualificación y depuración de los equipos de profesionales que realizan las visitas de verificación de estándares.
Positivo. Pues se logra un ejercicio objetivo y mayor garantía de mejora y cualificación del servicio. Y se dispone de tiempo para la implementación de las acciones de mejora para alcanzar el 100% Negativo: retraso e incumplimiento por parte del operador de la metas de visitas de verificación de estándares
Pago de beca a familias sustitutas
Positivo: Se convierte una motivación para que las familias acepten convertirse en familias sustitutas, lo contribuye a la reducción del sobrecupo
Modificación de la Resolución 3899 de 2010
Positivos: Se define puntualmente el alcance del ICBF respecto a las acciones de IVC y las acciones a
realizar cuando se trate de instituciones
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que no tienen contrato con el ICBF.
9. Recomendaciones para la Mejora
Proceso Propuestas de Mejora Resultado esperado
MEJORAMIENTO CONTINUO Incluir en los Grupos de Estudio de
Trabajo el estudio de los instructivos, procedimientos, y documentación del Sistema Integral que se actualiza durante el mes.
Que las personas que hacen parte de los procesos se actualicen respecto a la forma como se deben realizar las gestiones, acorde a los procedimientos y documentación.
COORDINACION Y
ARTICULACION DE
SNBF
Nombrar profesional en los Centros
Zonales para el SNBF, que articule, lidere,
dé asistencia técnica, responda a los
requerimientos que se hacen
permanentemente a los otros sectores.
Eficiencia y eficacia en la
coordinación por parte del ICBF
del SNBF
NIÑEZ Y ADOLESCENCIA
Repensar la dinámica de articulación con la ANSPE y la meta planteada con la misma, teniendo en cuenta que las bases de datos enviadas por éstos afectan los indicadores del ICBF por falta de actualización
Metas ajustadas desde el nivel Nacional con los datos reales de las bases de información requeridas, dando prioridad a los NNA vulnerables y beneficiarios de PARD.
FAMILIA Y COMUNIDAD
Autorizar la vinculación de familias PARD, víctimas y vulnerables, por encima de la meta regional.
Vincular el 100% de las familias, previsto para la modalidad en 8.820
PROTECCION Adelantar la gestión ante la Sede Nacional para la aplicación de las pruebas psicotécnicas a los aspirantes como líderes del SIM
Contar con 2 profesionales del área psicosocial contratados.
GESTION HUMANA Nombrar a cada centro zonal un SP en
competencias gerenciales para el apoyo a
la coordinación en temas como
mejoramiento continuo y aseguramiento
de la calidad, entre otros y en el Centro
Zonal Buga requiere un contador.
Mejoramiento de los procesos,
avances en materia de
certificación de normas,
desarrollo de proyectos de
innovación, entre otros.
Retomar los procesos de Inducción para las personas que se vinculan y/o para los casos en que se presentan traslados.
Brindar los elementos a las personas que llegan a desempeñarse en los procesos. Fortalecer las competencias, habilidades y adecuado desempeño de las personas.
GESTION Crear la cuenta y usuario cuando se Oportunidad para resolver las
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TECNOLOGICA DE
LA INFORMACION
Y LAS
COMUNICACIONES
solicita OPORTUNAMENTE solicitudes.
Dotar a los centros zonales de las
herramientas tecnológicas necesarias para
los procesos de capacitación y reuniones
internas de evaluación de procesos y
gestión.
Optimización por facilidad para
la realización de las tareas:
racionalización del tiempo.
GESTIÓN TECNOLÓGICA
1. Fortalecer los controles relacionados con el porte de identificación institucional y registro en el sistema de control de acceso de los funcionarios a las instalaciones de la regional y centros zonales.
2. Fortalecer el adecuado uso de los recursos tecnológicos relacionados con almacenamiento de información digital y correo electrónico.
3. Levantar inventario diagnóstico sobre las condiciones de seguridad de los Centros de Datos de los CZs en cuanto a puertas y chapas.
1. Funcionarios de CZ´s y Regional portando el carnet institucional en lugar visible durante la jornada laboral. Funcionarios de la regional haciendo uso adecuado del registro de control de acceso.
2. Adecuado uso del espacio de almacenamiento en los equipos de cómputo por parte de los usuarios, así como una adecuada organización del correo electrónico.
3. Contar con adecuadas condiciones de seguridad de los Centros de Datos que permitan contribuir a la Seguridad de la Información.
GESTION FINANCIERA
Creación del COMITÉ SGSI al interior del Grupo Financiero
Socializar y motivar continuamente a los SP y contratistas del grupo por parte de este comité en temas y normas de seguridad de la información . Se diseño e implemento formato de seguimiento al manejo y custodia del Certificado Digital (Token) en sitio, asignado a cada uno de los colaboradores que tienen ingreso al SIIF Nación II.
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COMITÉ EPICO FINANCIERO
Se Diseño formato de seguimiento en los sitios de trabajo de los materiales que se reciclan o se desechan.
CONTRATACION Realizar talleres con los abogados de contratación, donde se verifique y estudie los instructivos de contratación y realizar listas de chequeo acorde a los instructivos con el objetivo de realizar más dinamismo y efectividad en el tema de contratación.
Optimo, en busca de garantizar una buena elaboración y ejecución de contratos
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Disponer en las oficinas de los CZ y Grupos, de canecas de acuerdo al código de colores, como parte del programa de segregación de residuos sólidos.
Mejorar la separación de los residuos en la fuente de acuerdo al código de colores.
ASEGURAMIENTO A ESTÁNDARES
Informar de los incumplimientos de metas de visitas al supervisor del contrato suscrito con C&M para que inicien las acciones pertinentes ante dicho incumplimiento
Mayor número de unidades aplicativas visitadas
Presentar informe de unidades presentan reportes inmediatos por sobrecupo para que el supervisor del contrato de la entidad contratista a cargo de dicha unidades realice el debido requerimiento por falta de seguimiento al cumplimiento de los lineamientos
Mayor control y seguimiento por parte de los operadores con relación al cumplimiento de lineamientos.
Estimar la posibilidad de contratar un profesional de apoyo para la oficina de aseguramiento a la calidad por el periodo que permanezca el profesional de aseguramiento en comisión en la Regional Choco
Retomar el seguimiento sistemático y puntual a unidades y acompañamiento a las visitas de verificación de estándares y seguimiento a las licencias de funcionamiento.
Solicitar a la Dirección de Primera Infancia revisión del lineamiento y/o creación de un programa alternativo para la atención de NNA menores de dos años dado que no es posible atender más de 2 en HCB
Dar respuesta a la necesidad de atención de este grupo etario dado que los otros grupos tiene coberturas de varios actores como educación y el mismo ICBF
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10. Resultados de la gestión realizada sobre los riesgos para la entidad
Riesgos Eje Calidad
Durante el primer semestre de 2013 se hace valoración de riesgos del Eje de Calidad, a nivel regional y zonal incluyendo los riesgos de anti-corrupción.
NACIONAL REGIONAL ZONAL
1. Falta de una estrategia integrada de atención al ciudadano
2.Cuestionamientos de entes de control y denuncias ciudadanas
ante la gestión del ICBF
3. Falta de estrategias de comunicación efectiva y asertiva
4.Dificultades en la contratación por falta de oferta de operadores
Pérdida de confianza de la
sociedad en el ICBF X X
Carencia de información por parte de los dueños y responsables
de los procesos
Oportunidad en la toma de decisiones
Asignación de nuevas responsabilidades a traves de Leyes,
Decretos y otras disposiciones
Programación mal formulada X X X
Errores en la focalizacion y caracterizacion de la poblacionInclusión de población no objetivo
en los programas del ICBFX X X
carencia de conciencia social,excesiva concentracion de poder y
de desicion en ciertas actividades a un solo funcionario
CONCENTRACION DE
PODER(Planeación)X X X
falta de profesionalismo ,crisis de valor y principios,no hay
instrumentos fuertes para la focalizacion .
ABUSO DE PODER
(focalización)X X X
Debilidad en los controles de la seguridad de la informacion ,Falta
de control sobre el uso de la informacion por parte de los
operadores , Divergencia entre las expectativas personales y las
expectativas institucionales
Uso indebido de información de
beneficiarios (focalización)X X
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Demora en la implementaciòn de las estrategias para la mejora.
Desinterés de los colaboradores
Falta de conocimiento del Sistema
Pluralidad de conceptos (falta unificar criterios)
Los colaboradores no visualizan la bondad del Sistema Integrado
de Gestion
No se evidencian mejoras tangibles en los procesos/prestacion
del servicio
Desarticulacion del sistema
integrado de gestion x x x
Debil cultura al Autocontrol.
Herramientas muy complejas que no faciliten el uso por parte de
los responsables de tareas.
Falta de difusión de la información y compromisos en todos los
niveles.
Los procedimientos no están acordes con la actualidad del
sistema (ISOLUCION)
Inadecuada utilización y
apropiación de las metodologias e
instrumentos establecidos en el
Sistema Integrado de Gestión.
x x x
MEJORAMIENTO CONTINUO
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
NACIONAL REGIONAL ZONAL
No existe una visión compartida colectivamente de la verdadera
función y operación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
PQ? Falta claridad conceptual y unidad de criterio político y
técnico con relación al propósito del Sistema Nacional de
Bienestar Familiar - SNBF.
PQ? Falta de comprensión del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar - SNBF y Servicio Público de Bienestar Familiar - SPBF y
su funcionalidad tanto al interior del ICBF como de otros agentes
del Sistema.
No suficiente articulación de los
actores del SNBF y la
consiguiente no coordinación para
la elaboración del Plan Nacional
del Servicio Público de Bienestar
Familiar.
x x x
Falta de liderazgo desde las autoridades Nacionales, Territoriales,
las Direcciones Regionales del ICBF y demás agentes de SNBF
para asumir la responsabilidades confiadas (Ley 1098 Art. 201 ,
204 y 209).
PQ. El funcionar como SNBF no ha sido prioritario en las agendas
de los integrantes del Sistema.
PQ. Prevalencia del ICBF como prestador de servicio.
PQ. El SNBF no cuenta con equipo humano adecuadamente
capacitado para adelantar y gestionar las acciones que le son
propias según normatividad.
No lograr que los responsables de
la Política Pública de Infancia y
Adolescencia, presenten en sus
planes y su gestión el impacto
esperado, frente al avance
progresivo en la garantía de los
derechos.
x x x
SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR
NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD
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GESTION DE ADOPCIONES
NACIONAL REGIONAL ZONAL
Experiencias de vida del niño, niña y adolescente no superadas
Poca intervencion psicosocial en la preparación del Niño, niñas y
adolescente para el encuentro con la familia
Elementos no evidenciados durante la preparación de la familia
ASIGNACION FALLIDA X X X
Falta de etica profesional para el favorecimiento de otros,
buscando el beneficio propio.
Presion jerarquica
TRAFICO DE INFLUENCIAS X X
Falta de etica profesional para el favorecimiento de otros,
buscando el beneficio propio.
Falta de registro y control, de la información de las solicitudes de
adopción
Sobrecarga laboral (multiplicidad de funciones)
COHECHO X
NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD
GESTION DE RESPONSABILIDAD PENAL
NACIONAL REGIONAL ZONAL
El incremento de cupos tanto en las medidas privativas como en
las no privativas de la libertad y el no incremento del valor de los
cupos.
Exigencia de mejores condiciones en la infraestructura para la
atención de mas medidas tanto privativas como no privativas de la
libertad y cumplimiento de los estandares establecidos
CARENCIA DE OPERADORES PARA LA
ATENCIÓN DE LAS MODALIDADES DEL
SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL
PARA ADOLESCENTES
X X X
El no uso por parte de los Jueces de las medidas privativas como
alternativas a las no privativas de la libertad
Debilidad en los procesos de prevención
INSUFICIENCIA DE CUPOS PARA LA
ATENCIÓN DE ADOLESCENTES EN EL
SISTEMA DE RESPONSABILIDAD PENAL
X X X
Desconocimiento de algunos aspectos técnicos a supervisar
Interpretación inadecuada de los lineamientos
Falta de etica profesional (beneficio económico)
Falta asignación presupuestal
OMISION DEL SUPERVISOR DEL
CONTRATO FRENTE AL INCUMPLIMIENTO
DE LOS LINEAMIENTOS TECNICOS POR
PARTE DE LOS OPERADORES
X
NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Inoportunidad y falta de calidad en el envìo de la informaciòn por
las Regionales ICBF.
Desabastecimiento de Bienestarina por situaciones de producción.
Niños, niñas, adolescentes, mujeres
gestantes, madres lactantes y adultos
mayores sin acceso a la Bienestarina
x x x
Desarticulación de las entidades territoriales para el desarrollo de
estrategias para el cumplimiento de la politica SAN
Falta de gestion por parte del SNBF, para la articulacion nacional
y territorial en pro de la politica de SAN.
Demora en la toma de desiciones en la CISAN
Dificultades para programar y coordinar la asistencia a nivel
territorial
Inseguridad Alimentaria y Nutricional X X X
Falta de claridad en la solicitud original de cualificaciòn de la
minuta patrón (demoras).
Limitaciòn en la asignaciòn de recursos para el suministro de
alimentos, diferenciado por Regionales.
Ausencia de capacitaciòn permanente a los Nutricionistas ICBF y
de operadores en cumplimiento de minuta patròn.
Minuta Patrón sin cualificar y suministro de
alimentaciòn que incumple la minuta patrón.X X X
1, Niños y niñas desnutridos sin identificar para iniciar el
programa de atencion por falta de focalizacion
2,Atencion inoportuna
3,El interes de la Direccion de Nutricion de generar una ruta de
atencion integral que recoja las diferentes formas de atencion de la
desnutricion que funciona actualmente.
4, La estrategia de atencion a la desnutricion en los niños y niñas
menores de 5 años, se encuentra actualmente sin un lineamiento
integral de atencion.
5,Temor de los usuarios al visibilizar un niño, niña o adolecente
desnutrido ante el ICBF.
6, Ausencia de corresponsabilidad de otros actores
gubernamentales para definir la atención de niños y niñas menores
de 5 años con desnutrición severa
7, Falta de recurso financiero y humano.
Deteccion inoportuna de casos de
desnutricion graves que exigen intervencion
inmediata
X X X
Falta de información de los ciudadanos y comunidad beneficiaria
sobre los deberes y derechos en el tema de la veeduria de los
programas del ICBF.
Nos se brinda informacion completa del servicio a la comunidad
beneficiaria sobre el uso y manipulacion de los paquetes.
Destinacion diferente de los alimentos para
el fin establecido, en este caso contribuir a
mejorar y/o recuperar el estado nutricional de
niños y niñas menores de cinco (5) años de
edad .
x x
La operación y logistica es muy amplia.
El control social por parte de la comunidad beneficiaria, no se
cumple en todo el territorio nacional
En epocas electorales se puede utilizar la Bienestarina con fines
politicos.
Desviación del producto para fines diferentes a
los establecidos.x x
GESTION DE NUTRICION
NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Retrasos en la entrega de los documentos orientadores para las
Regionales y Centros Zonales.
Escasos recursos economicos y condición sociocultural que no
favorece la construcción y mantenimiento infraestructuras a nivel
nacional y territorial
Problemas en manejo de personal, contratos laborales, sindicato
y déficit de cesantías de los hogares infantiles, JC y HCB no son
atendidos y se está esperando una solución inexistente o incierta
por parte de los operadores.
Inexistencia de un proceso de capacitación para realizar la
asistencia técnica en el componente pedagógico a los CDIT
Imposibilidad para alcanzar los estándares de calidad en
poblaciones que requieren enfoque diferencial
Demora en el tiempo de cumplimiento de los estandares de
calidad en los diferentes servicios
Debilidad en la socialización de la estrategia de atención con los
diferentes actores del SNBF
Falta de compromiso de los entes territoriales para apoyar la
ejecución de la estrategia
Modalidades integrales que prestan el servicio
sin el cumplimiento total de los estándares. X X X
Bajo empoderamiento por parte de la Regional y Centros Zonales
de la Estrategia
Escasa asistencia técnica por parte del nivel Regional al Zonal y
este a los Agentes Educativos.
Los Agentes Educativos cualificados no aplican los aprendizajes
entorno a la lectura y el arte con niños y padres de familia.
Recursos logísticos insuficientes para realizar divulgación,
asistencia técnica, acompañamiento, seguimiento y evaluación en
la implementación de la estrategia
Invisibilización de la Estrategia Fiesta de la
Lectura a nivel local y Regional como
programa ICBF
x x x
Deficiencia en la focalización
Niños y niñas en concurrencia
Desactualización de bases de referencia de focalización
Beneficiarios que no cuentan con el conocimiento sobre las
condiciones de uso de los programas (concurrencia)
Niños y niñas atendidos, que no cumplen con
los criterios de selección a las modalidades
de Primera Infancia y/o presentan
concurrencia
x x x
Las madres se resisten a quedarse en casa sin actividad laboral.
La madres se sienten en buenas condiciones física para continuar
laborando así tengan la pensión.
Las madres se sienten desplazadas laboralmente.
Resistencia al Cambio de la Actividad Laboral
de las Madres Comunitariasx x x
Retraso en la aprobación, publicacion y socializacion de
documentos, por parte de la Comisión Intersectorial a nivel regional
y zonal
Retraso en la aprobación, publicacion y socializacion de
documentos, por parte de la Dirección de Primera Infancia del
ICBF a nivel regional y zonal
Ausencia de competencias para la comprensión de los
documentos de la Comisión Intersectorial y del ICBF, por parte del
talento humano de los territorios y las EAS.
Deficientes canales de comunicacion entre el nivel naciona y
direcciones regionales y zonales, para divulgar oportunamente los
lineamientos de la Comisión Intersectorial y documentos del ICBF.
Falta de seguimiento y acompañamiento técnico para la
apropiación de documentos por parte del ICBF nacional y de la
Comisión Intersectorial.
Apropiación deficiente por parte de las
regionales, centros zonales y entidades
administradoras del servicio (EAS) de los
lineamientos técnicos de la Comisión
Intersectorial de Primera Infancia y
documentos del ICBF para su respectiva
operación
X X X
GESTION PARA LA ATECNION INTEGRAL DE LA PRIMERA INFANCIA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Retrasos en la entrega de los documentos orientadores para las
Regionales y Centros Zonales.
Escasos recursos economicos y condición sociocultural que no
favorece la construcción y mantenimiento infraestructuras a nivel
nacional y territorial
Problemas en manejo de personal, contratos laborales, sindicato
y déficit de cesantías de los hogares infantiles, JC y HCB no son
atendidos y se está esperando una solución inexistente o incierta
por parte de los operadores.
Inexistencia de un proceso de capacitación para realizar la
asistencia técnica en el componente pedagógico a los CDIT
Imposibilidad para alcanzar los estándares de calidad en
poblaciones que requieren enfoque diferencial
Demora en el tiempo de cumplimiento de los estandares de
calidad en los diferentes servicios
Debilidad en la socialización de la estrategia de atención con los
diferentes actores del SNBF
Falta de compromiso de los entes territoriales para apoyar la
ejecución de la estrategia
Modalidades integrales que prestan el servicio
sin el cumplimiento total de los estándares. X X X
Bajo empoderamiento por parte de la Regional y Centros Zonales
de la Estrategia
Escasa asistencia técnica por parte del nivel Regional al Zonal y
este a los Agentes Educativos.
Los Agentes Educativos cualificados no aplican los aprendizajes
entorno a la lectura y el arte con niños y padres de familia.
Recursos logísticos insuficientes para realizar divulgación,
asistencia técnica, acompañamiento, seguimiento y evaluación en
la implementación de la estrategia
Invisibilización de la Estrategia Fiesta de la
Lectura a nivel local y Regional como
programa ICBF
x x x
Deficiencia en la focalización
Niños y niñas en concurrencia
Desactualización de bases de referencia de focalización
Beneficiarios que no cuentan con el conocimiento sobre las
condiciones de uso de los programas (concurrencia)
Niños y niñas atendidos, que no cumplen con
los criterios de selección a las modalidades
de Primera Infancia y/o presentan
concurrencia
x x x
Las madres se resisten a quedarse en casa sin actividad laboral.
La madres se sienten en buenas condiciones física para continuar
laborando así tengan la pensión.
Las madres se sienten desplazadas laboralmente.
Resistencia al Cambio de la Actividad Laboral
de las Madres Comunitariasx x x
Retraso en la aprobación, publicacion y socializacion de
documentos, por parte de la Comisión Intersectorial a nivel regional
y zonal
Retraso en la aprobación, publicacion y socializacion de
documentos, por parte de la Dirección de Primera Infancia del
ICBF a nivel regional y zonal
Ausencia de competencias para la comprensión de los
documentos de la Comisión Intersectorial y del ICBF, por parte del
talento humano de los territorios y las EAS.
Deficientes canales de comunicacion entre el nivel naciona y
direcciones regionales y zonales, para divulgar oportunamente los
lineamientos de la Comisión Intersectorial y documentos del ICBF.
Falta de seguimiento y acompañamiento técnico para la
apropiación de documentos por parte del ICBF nacional y de la
Comisión Intersectorial.
Apropiación deficiente por parte de las
regionales, centros zonales y entidades
administradoras del servicio (EAS) de los
lineamientos técnicos de la Comisión
Intersectorial de Primera Infancia y
documentos del ICBF para su respectiva
operación
X X X
GESTION PARA LA ATECNION INTEGRAL DE LA PRIMERA INFANCIA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Desconocimiento en evaluación de capacidad técnica, financiera y
jurídica.
Escaso personal idoneo para la elaboración de estudios previos
Escaso personal idoneo para la evaluación y selección de
contratistas.
Ingerencia política en la selección de personal encargado del
proceso precontractual.
Inexistencia y/o escasa oferta del perfil profesional requerido en
determinadas regiones del país.
Deficiente estructuración de los estudios previos, en los aspectos
Celebración indebida de contratosX X
Comités técnicos que se extralimitan en sus funciones.
Desconocimiento de las funciones y competencias de los comités
técnicos
Deficiente seguimiento técnico, administrativo y financiero a la
ejecución de los contratos.
Escaso personal idoneo para realizar la supervisión de los
contratos.
Desarticulación al interior de los equipos de trabajo que realizan la
supervisión.
Concentración de la supervisión de multiples contratos en poco
personal.
Deficiente acompañamiento jurídico y financiero a la supervisiòn.
Abuso de Confianza X X X
Falta de documentación e información soporte para realizar la
liquidación.
No coinciden los estados financieros con los soportes
presentados.
Exceso de carga laboral por parte de los equipos y el supervisor
para realizar los informes de supervisión.
Falta de trabajo en equipo con los profesionales encargados de los
contratos a liquidar.
Deficientes canales de comunicación entre los equipos de trabajo.
Falta de compromiso para liquidar, especialmente los casos de
cambio de supervisor, por varias administraciones.
Pérdida de competencia para liquidar. X X
GESTION PARA LA ATECNION INTEGRAL DE LA PRIMERA INFANCIA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Desconocimiento y no aplicabilidad de lineamientos,
procedimientos y legislación .
Equipos psicosocial incompleto que no permite realizar
seguimiento y buena elaboración de pruebas
FALLO ERRADO X X X
Falta de ética profesional (beneficio económico)
Desconocimiento de algunos aspectos técnicos a supervisar
Interpretación inadecuada de los lineamientos
Sobrecarga laboral (demasiadas Instituciones a supervisar)
OMISION DEL SUPERVISOR DEL
CONTRATO FRENTE AL INCUMPLIMIENTO
DE LOS LINEAMIENTOS TECNICOS POR
PARTE DE LOS OPERADORES
x X
CAUSAS / VULNERABILIDAD
RSTABLECIMIENTO DE DERECHOS
NIVELRIESGO
NACIONAL REGIONAL ZONAL
No entrega oportuna de información
PQ: Existen muchos eventos prioritarios
PQ: Porque tienen muchas tareas
PQ: Existen muchos ajustes a las tareas
Conectividad
PQ: Porque existen problemas en los servidores equipos del ICBF
PQ: Programaciòn de ventanas de mantenimiento
Plataforma tecnológica:
PQ: Falta de un sistema de infomación que soporte todo el proceso
financiero
PQ:No se ha podido integrar los modulos
Infraestructura:
PQ: Falta de herramientas procesar la información
PQ: Falta de capacidad de los equipos para el procesamiento de la
información
PQ: Falta de definir las especificaciones actualizadas de los equipos.
Extemporaneidad en la presentación
de la información solicitada. X X
Conciliación Interáreas
PQ: No se realiza oportunamente
PQ: Se realiza parcialmente, no con todas las áreas
PQ: Fechas de corte diferentes
PQ: No se informan oportunamente a Contabilidad los ajustes a que
haya lugar
PQ: No se registran oportunamente los ajustes solicitados por
Contabilidad a la respectiva área
Conectividad
PQ: Problemas entre áreas
PQ: Proceso manual y dispendioso
Plantaforma tecnológica:
PQ: Falta de un sistema de infomación que optimice el proceso
financiero
PQ: No se cuenta con un Sistema Integrado
Diferencias en la conciliación entre
Contablidad y las diferentes áreas a
una fecha de corte definida.
X X
GESTION FINANCIERA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Alta rotación de personal
PQ:Desconocimiento del diligenciamiento de los múltiples formatos
PQ: Análisis errados de la información proveniente de las Regionales
Falta de envio de información financiera a tiempo o con errores del
recaudo efectuado
Tecnologia
PQ:Toda la información de la gestión de recuado se tienen en Excell
PQ: Falta de existencia de un aplicativo, que integre todos los
procesos de recaudo.
Conocimiento del personal
PQ: VInculación de personal que no tienen los conocimiento ni la
experiencia técnica minima requerida
No cobro de lo debido y cobro de lo
No debido X X
Seguridad informatica
PQ?el sistema es vulnerable a errores o ataques Hackers
PQ? Por programas mal intencionados, uso de dispositivos moviles, y
redes y software y hardware inseguros o inapropiados
PQ?
Capacitación del personal
PQ? Insuficiencia en la capacitación de los aplicativos y funciones al
personal.
PQ? Alta rotación del personal, falta de tiempo de entrega de cargo
PQ? Multifuncionalidad de actividades
Permanencia elevada en tiempo y valor de los recursos en las
Pérdida de recursos
FinancierosX X
Desconocimiento de normas
PQ? NO dan la importancia a la norma ni se mide el impacto del
incumplimiento
PQ? Falta de lectura de las normas lineamientos instructivos.
PQ? Falta de socialización a todos los niveles del proceso.
Alta rotación del personal
PQ? Se pierde la capacitación suministrada por retiro o traslado
PQ? No hay empalme, ni se se hace la entrega formal del cargo con la
capacitación de los procesos básicos del cargo y documentos
PQ? Personal que no cumple el perfil
PQ? No contar con personal de planta capacitado
Programación deficiente
PQ? Falta de planeación de la metas sociales y financieras
PQ? Improvisación en la toma de decisiones
PQ? Polticas cambiantes de la administración frente a los costos y
distribución oportuna de los recursos desde el inicio de la vigencia.
Comprometer el presupuesto sin
tener los recursos
Comprometer el presupuesto con un
fin diferente al que fue programado y
aprobado
X X
GESTION FINANCIERA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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Dirección Regional
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NACIONAL REGIONAL ZONAL
Definición incompleta, errónea e inexacta de los bienes o servicios a adquirir
Los valores Unitarios reportados no corresponden con la unidad de medida.
La informaciòn registrada por las regionales
y las àreas de la Sede de la Direcciòn
General no cumple con las directrices
dadas por la Dirección de Logìstica y
abastecimiento.
X X
Las personas del àrea solicitante no son las indicadas, no cuentan con la experiencia
ni con el conocimiento del diligenciamiento de la f icha tècnica.
Demora en la toma de decisiones del dueño del proceso y del ordenador del gasto
Definición incompleta, errónea e inexacta de
los requerimientos del abastecimiento
(ACSCIR).
X X
Asignación de presupuesto, previo a un estudio de costos o mercados.Valor de requerimientos superior al
valor del presupuesto o viceversaX X
Programación de producción y/o entrega errada
Selección inadecuada
del proveedor.
Capacidad insuficiente por parte del proveedor.
Falta de planes de contingencia.
Desabastecimiento de Materias Primas.
Perder el control de
proveedores.
Falta de seguimiento a las entregas.
Falta de procedimientos, indicadores, reportes, informes etc.
Falta de comunicación con el proveedor.
Incumplimiento
por parte del Proveedor.X X X
Incumplimiento de las BPM durante la producción
Uso de materias primas o insumos que incumplen con las
especificaciones
Fallas en el proceso de producción y/o empaque
Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor
Incumplimiento de las BPM durante el almacenamiento y/o distribución
del producto
Formulación errónea del producto.
Entregar productos que afecten la
salud de los beneficiariosX X X
Formulación errónea del producto
Estudio de aceptabilidad inadecuado o inexistente
Variedad de productos insuficiente
Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor
Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación
o el proceso.
Entregar productos que no sean
aceptables sensorialmenteX X X
Formulación errónea del producto
Muestreo inadecuado o inexistente por falta de recursos
Incumplimiento del proveedor al aplicar inadecuadamente la formulación
o el proceso.
Recursos insuficientes para inspeccionar todos los lotes
Entrega de lotes no homogéneos por parte del proveedor
Entregar productos que no cumplan
con el aporte nutricional esperadoX X X
GETION DE LOGISTICA Y ABASTECIMIENTO
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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No registro oportuno de los bienes en los sistemas de información y
reporte a seguros.
Porqués?
- Falta de soportes documentales.
- Falta de Comunicación interáreas
Inventarios deactualizados
Porqués?
- incumplimiento de procedimientos para realizar la toma física de
inventarios.
Demora en la distribución de bienes recibidos en donación
Porqués?
- Falta oportuna de planes de distribución de bienes regionales.
-Demora en toma de decisiones para la distribución de los bienes
Pérdida de bienes X X X
No contar con la asignación oportuna de recursos.
Por que?
- No contar con la aprobación oportuna de las vigencias futuras
-No oportuna planeación del anteproyecto de presupuesto.
- Demora en la recolección y análisis de datos regionales
Demoras en el proceso de contratación
Por que?
-Elaboración inoportuna de estudios previos.
-Cambios en la normativa.
-Falta de claridad en los procedimientos.
Incumplimiento del contratista
Por que?
-Falta de capacidad operativa por parte del contratista.
-Falta de seguimiento y control en la ejecución contractual.
Interrupción en la prestación del
servicio de apoyoX X
Estudios y diseños deficientes
Porqués?
- falta de competencia por parte de los profesionales que adelantan los
estudios.
- Desconocimiento de la normativa por parte de los profesionales que lo
adelantan los estudios.
- Ausencia de estudios y diseños previos a la construcción de las
obras.
Infraestructura inadecuada para la
prestación de los serviciosX X X
Hacinamiento de la documentación
¿Por qué?
- Falta Infraestructura adecuada para la administración,
almacenamientos, conservación y custodia de la documentación
Deterioro de la documentación
Por qué?
-Por Factores externos de alteración: Ambientales, fenómenos
naturales impredecibles, antropogenicos, biológicos.
Falta de proyeccion de crecimiento del volumen documental a
custodiar, según los tiempos de retencion documental.
Desconocimiento en la aplicación y apropiacion de la norma
archivistica, y escasa dedicación de recurso humano dedicado a estos
procesos.
Falta de articulacion entre dependencias, para identificar las
necesidades reales en materia de adecuación de espacios destinados
para la convervacion de los archivos.
Falta de interes de los funcionarios en la organización de archivos de
gestión
Por qué?
- Falta de sensilizacion y apropiación de los procesos de gestión
documental, por parte de los servidores públicos del ICBF.
Pérdida del patrimonio documental X X X
GESTION ADMINISTRATIVA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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Alta rotación del personal
Porqués?
- Decisiones administrativas
- Mejores oportunidades laborales
Debilidad en la comunicación interáreas y Regionales
Porqués?
- Falta de decisión y confianza para escalar los requerimientos por
parte de las Regionales
- Falta de trabajo en equipo
- Desconocimiento de la operación del Sistema Integrado de Gestión -
EPICO.
Debilidad en el seguimiento y control a la ejecución presupuestal
Porqués?
- Falta de compromiso en el cumplimiento de las funciones
-Desconocimiento de las directrices a cumplir en la gestión.
- falta de espacios apropiados para la custodia y conservacion de los
archivos inactivos.
Inoportunidad y calidad deficiente en
la información presupuestal y de
gestión de la áreas y las
Regionales.
X X X
Incumplimiento de los entes territoriales y del ejecutor.
Imprevistos técnicos no contemplados al incio de las obras
Tramites requeridos (licencias-permisos-impuestos-poderes-otros)ante
las entidades competentes que presentan demoran e inciden en el
cronograma de obra.
Factores ambientales, politicos, de orden público, económicos.
Imprevistos técnicos no contemplados al incio de las obras
Tramites requeridos (licencias-permisos-impuestos-poderes-otros)ante
las entidades competentes que presentan demoran e inciden en el
cronograma de obra.
Factores ambientales, politicos, de orden público, económicos.
Incumplimiento de los entes
territoriales y del ejecutor. X X X
El almacén no tiene las condiciones mínimas de seguridad fisica.
Instalaciones Inadecuadas.
Descuido y desorganizacion por parte del Responsable de los Bienes
(cuentadantes).
No envio de documentación por parte de las áreas que adqueren bienes
al responsable de almacén
Pérdida o Hurto X X X
1. Falta de compromiso de los colaboradores del ICBF para la
administración, organización y custodia de la información y
documentación.
2. Presupuesto insuficiente para el cumplimiento de los objetivos de
gestión documental a nivel nacional.
3. Las sedes regionales no cuentan con un responsable directo de
gestión documental, que lidere esta función
4. Insuficiente Recurso Humano y tecnológico para las unidades de
correspondencia y archivo a nivel nacional.
5. El personal operativo asignado en las areas de gestion documental
no cuenta con la competencia requerida para desarrollar las actividades
de gestión documental
6. La infraestructura actual no cuenta con espacios suficientes y
adecuados para la administración, almacenamiento y custodia de la
información en sus diferentes soportes.
7. Falta de normatividad que legitime los lineamientos para seguridad
de la información en medio digital.
8. Falta de organización y disposición de la información (inventario
documental), para el servicio al ciudadano.
Deficiencias en el manejo y
organización documental y del
archivo.
X X X
Decisiones poco acertadas en el momento de la contratación por
mayor o menor valor.
Falta de racionalización de los
recursos de transporteX X X
Terminación de periodos de gobernabilidad.
Priorización de otros proyectos ignorando el compromiso pactado
Tramites presupuestales deficientes por parte del ente territorrial
Desviación de los recursos de los
entes territorriales de los
compromisos pactados
X X X
El ejecutor no atendió las especificaciones tecnicas entregadas por el
ICBF.
Vencimiento de los plazos de garantía por parte del ejecutor
Interventoria deficiente
Daños de obra en garantía X X X
GESTION ADMINISTRATIVA
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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1. favorecer a un tercero
2. por conveniencia propia,
3. por intereses personales
Amiguismo y/o Clientelismo X X X
1. Demora en la atención a los medios de comunicación por parte del
ICBF. PQ. Por falta de definición de voceros oficiales para cada
programa.
2. No contar con información oportuna sobre la prestación irregular de
los servicios del ICBF PQ. Por no contar con mecanismos eficientes
para la denuncia oportuna.
3. Inconsistencia en el proceso de contratacion y evaluacion de los
comunicadores a nivel Regional
4. Cargas Laborales por multiplicidad de funciones PQ. Servicios y
Atencion y Comunicaciones a cargo de una sola persona
Desinformación generada sobre la
entidad en los medios de
comunicación
X X X
1. Falta ajustar el procedimiento para publicar la información de los
niños en el programa los niños busca su hogar, y los emplazamientos
en la página Web.
2. Se envían las solicitudes sobre el tiempo para el vencimiento de los
términos.
3. La comunidad no conoce los medios que el ICBF tiene para buscar a
padres o familia extensa de los niños y niñas a su cuidado.
La comunicación no llega de manera
oportuna, y/o no se enteran los
posibles interesados de los niños y
niñas
X X X
GESTION DE COMUNICACIONES
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
CAUSAS / VULNERABILIDAD RIESGO NIVEL
NACIONAL REGIONAL ZONAL
* Ausencia de medios para la vigilancia judicial.
* Insuficiencia en el rubro para gastos judiciales.
* Inoportuna actuación por parte del abogado responsable del proceso.
Perdida de oportunidad en la
defensa del ICBF en procesos
judiciales
X X
* Error en la valoración de causales para saneamiento de cartera
(Remisión y Prescripción)
* Falta de oportunidad en el impulso del proceso.
Perdida de oportunidad en la
recuperación de recursos para los
programas misionales
X X
*Falta de control efectivo en la remisión y preescripción de obligaciones
a favor del ICBF Cohecho Propio X X
*Falta de seguimiento
*Negligencia del servidor publico
*Falta de oportunidad en la respuestaPrevaricato por Omisión
X X
GESTION JURIDICA
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Falta de planeación
Deficiencia en la construcción de los estudios previos y pliegos de
condiciones
Falta unificación de criterios sobre contratación con las demás
dependencias/procesos
Falta de una herramienta para sistematizar la información de
contratación
Mala presentación de las propuesta de los proponentes
Paralización en la prestación del
servicioX X
No identificar claramente las necesidades de la contratación que se
requiere por parte del ICBF y desconocer el plan anual de Compras
Estudios previos o de factibilidad superficiales
Estudios previos o de factibilidad manipulados por personal interesado
en el futuro proceso de contratación.(Estableciendo necesidades
inexistentes o aspectos que benefician a una firma en particular)
Falta de control entre la dependencia que requiere el bien y/o servicio a
contratar con el resto de los servidores y dependencias de la Entidad
que intervienen en el proceso de contratación en la Entidad
Falta de control y de seguimiento a la elaboración de los pliegos por
parte de quienes tienen la función de realizarlo o, excesiva confianza en
los servidores que elaboran estos documentos
Pliegos de condiciones hechos a la medida de una firma en particular
Interés indebido en la celebración de
contratosX X
Desconocer las características intrínsecas del bien y/o servicio que se
desea contratar además de la falta de control asociado al proceso de
Contratación
Deficiencias en la elaboración de estudios previos por falta de claridad
o ambiguedad en las caracterísitcas técnicas requeridas
Disposiciones establecidas en los pliegos de condiciones que permiten
a los participantes direccionar los procesos hacia un grupo en
particular.
Deficiencia en la verificación de requisitos técnicos habilitantes, por
parte de las áreas correspondientes
Deficiencia en la elaboración del Estudio de Mercado
Prevaricato por Omisión X X
Falta de control sobre la calidad de los documentos previos
Adendas que cambian condiciones generales del proceso para
favorecer a grupos determinados
Prevaricato por acción X X
Situaciones subjetivas del servidor o servidores que intervienen en el
proceso regulatorio que le permiten incumplir los marcos legales y
éticos
colaboradores de la actividad contractual que por interes particular o
amiguismo podrían favorecer a determinadas personas naturales o
jurídicas
Tráfico de influencias X X
Verificación, evaluación y selección de ofertas inadecuadas
Evaluación de ofertas que no se encuentran alineadas con lo
establecido en el pliego de condiciones
Contrato sin cumplimiento de
requisitos legalesX X
Deficiencias en la imposición de las sanciones
No imposición de multas no aplicando el debido proceso
No sanción de incumplimientos evidentes
Pago a contratistas que han incumplido sus obligaciones
Prevaricato por Omisión X X
GESTION DE CONTRATACION
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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PQ El Sistema de Información Misional no tiene las condiciones de
seguridad requeridas para preservar la confidencialidad de la
información que es propiedad del cliente. PQ? Los perfiles existentes
no tienen restricciones de seguridad que garanticen que la información
solo pueda ser consultada por el profesional a cargo del caso. PQ.
Los casos que llegan a la entidad deben ser tratados por diferentes
perfiles profesionales, los cuales en su momento requieren registrar y
consultar actuaciones en la petición.PQ. los usuarios están ligados a
perfiles pero no al acceso a las funcionalidades PQ.no existe control de
los registros que efectúa cada usuario y las modificaciones a la
información por cada uno de los perfiles indicando fecha y hora de
modificación y generando un histórico de los mismos.
Los servidores pueden ser objeto de
soborno para obtener información
confidencial propia de la entidad
X X X
GESTION DE ATENCION Y SERVICIO AL CIUDADANO
CAUSAS / VULNERABILIDAD
NIVEL
RIESGO
NACIONAL REGIONAL ZONAL
*Vincular personal provisional - reestructuración
*Cambio de Gobierno y directrices
*Riesgo psicosocial
*Contrataciones cortas.
*Suplir perfiles misionales con personal de contrato
*Desventaja de los salarios para servidores públicos frente a los
honorarios de los contratistas.
Alta rotación de personal en todos
los nivels afectando la prestación del
servicio
X X
Bajo empoderamiento por parte de los servidores de carrera de la
importancia de la EDL como instrumento de mejora contínuaUso de influencias X X X
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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Profesionales sin el criterio o falta de este, para realizar la revisión.
Falta de capacitacion a los profesionales que realizan la verificación.
Falta de recursos.
Falta de un instrumento que de linea sonbre la verificación.
Deficiencia en el alcance o
revisión de las variables
verificadas a los operadores
de los servicios.
X X X
Falta de competencia del personal.
Falta de capacitación a los profesionales al desarrolar las auditorias.
Diferencia del concepto de
declaración de conformidad
entre el ICBF y el ente
Certificador.
X X
Falta de asistencia técnica a los profesionales del nivel regional
encargados del tràmite de personerías jurídicas, reformas estatutarias y
licencias de funcionamiento,
Los profesionales del nivel regional encargados del tràmite de personerías
jurídicas, reformas estatutarias y licencias de funcionamiento no se
ajustan estrictamente a lo definido, tanto en las normas, procedimientos,
instrumentos y formatos correspondientes.
Interpretación diferente del alcance de los requisitos por los profesionales
del nivel regional encargados del tràmite de personerías jurídicas, reformas
estatutarias y licencias de funcionamiento.
Otorgamiento de
personerías jurídicas y
licencias de funcionamiento,
y organismos acreditados
sin el rigor técnico,
administrativo, financiero y
legal requerido.
X X
Inexistencia de un registro único de las instituciones que prestan servicios
de protección integral.
Inexistencia de un sistema de Información (Personerías Jurídicas,
Licencias de Funcionamiento, y Organismos Acreditados).
Instituciones que presten
servicios de protección
integral sin personerías
jurídicas y licencias de
funcionamiento y
organismos acreditados
vigentes.
X X X
Desconocimiento e inobservancia de la importancia de la elaboración y
seguimiento al Plan de Asistencia Técnica por parte de la Regional.
El volumen de información como resultado del proceso de supervisión
excede la capacidad operativa de los profesionales involucrados en el
sistema.
Inadecuada articulación entre asistencia técnica (Regional y Centro Zonal)
y grupo jurídico Regional para realizar las actuaciones legales a partir de
los hallazgos en condición que no garantiza el cumplimiento de los
estándares definidos para la prestación del servicio .
Falta de conocimientos técnicos para ejecutar las actividades propuestas
en el plan de asistencia técnica
Servicios sin una
intervención técnica,
administrativa, financiera y
legal adecuada, respecto a
los resultados de
supervisión.
X X X
ASEGURAMIENTO A ESTADARES
CAUSAS / VULNERABILIDAD NIVEL
RIESGO
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Presión política y/o administrativa en el desarrollo y cumplimiento de la gestión.
La permanencia en los cargos de los Directivos y sus equipos de trabajo depende de los
resultados de la gestión.
Necesidad de presentar resultados óptimos de la Gestión.
Favorecerse a sí mismo y/o un Directivo
Fraude y/o uso indebido de
la información.X X X
Existen muchos Sistema de Información los cuales no son controlados por la
Subdirección de Monitoreo y Evaluación.
Multiplicidad de solicitudes de información simultaneas.
Desarticulación del sistema de información misional (SIM, SIIF, PACCO, entre otros) en el
nivel Nacional.
Registro y f lujo de información (inoportuno - baja calidad) en todos los niveles.
Falta de una visión integral en el uso de herramientas y líneas de acción para hacer más
eficiente y efectivo el Sistema de Monitoreo y Evaluación de la Gestión Institucional.
Bajo nivel de acompañamiento en asistencia técnica a Nivel Nacional y Regionales, para
que a su vez las metodologias sean aplicadas en los cetros zonales.
Información recibida es
inoportuna, incompleta y
de baja calidad.
X X
NIVELRIESGOCAUSAS / VULNERABILIDAD
EVALUACION Y MONITOREO
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11. Vulnerabilidades o amenazas no tratadas adecuadamente en la valoración previa de riesgos SGSI
Objetivo: Relaciona todas las características y eventos relacionados con los activos de información, que no fueron valoradas correctamente Responsable: En la Sede de la Dirección General Director de Tecnología, en el nivel Regional Coordinador Grupo Planeación y Sistemas /Asistencia Técnica Durante el segundo trimestre del 2013 se finalizó el diligenciamiento y consolidación de la matriz de activos de información de la regional Valle y centro zonales, se obtuvo un total de 837 activos de información a los cuales se les incluyeron los controles requeridos por cada tipo de activo según la norma ISO 27002. Esta información fue retroalimentada y validada por la líder de SGSI de la Sede Nacional que apoya la regional Valle. Posteriormente se realizó reunión telefónica con la participacion de la líder SGSI de la sede nacional, la profesional EPICO y los ingenieros regionales, en esta reunión se solicitó a los ingenieros regionales la incorporación de los activos tipo HW entre ellos los servidores para que luego se puedan integrar al listado de los activos que se le analizaran los riesgos de SGSI, desagregar el levantamiento de activos por CZ y la Regional cada uno en un archivo Excel individual para que posteriormente se entregue a los coordinadores de los CZ y se le haga su respectiva retroalimentación. Se generó acta de reunión y se dio por finalizada la etapa del levantamiento de activos de información en la regional Valle. En Comité Estratégico se realizó presentación de la matriz de activos de información definitiva de forma general. Se define como compromiso para esta entrada remitir a cada grupo y centro zonal la matriz definitiva vía correo electrónico, con el fin de que sea socializada y estudiada por el personal de cada Grupo y Centro zonal. Fecha 9 de Agosto de 2013. Es importante mencionar que realizada consulta a la Ing. Yubelly Monroy, líder del SGSI sobre los fundamentos técnicos y metodológicos para el análisis de la presente entrada, informa que se pueden tomar en consideración aquellos aspectos que se tiene conocimiento desde la Regional requieren su intervención. Con este concepto, más sumado al anterior Mapa de Riesgos del SGSI, se hace el llamado a los participantes del Comité Estratégico de Revisión por la Dirección de los siguientes aspectos:
Vulnerabilidades encontradas
Tipo de Vulnerabilidades
Tratamiento a las Vulnerabilidades
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Insuficientes pruebas Hardware - Software Las actividades de seguimiento, monitoreo, pruebas de hacking ético han arrojado que todavía es necesario fortalecer el eslabón de Seguridad de la Información de los Usuarios. Es por ello que en anteriores entradas se tienen dos decisiones al respecto: que el Comité determine si se pueden asignar líderes que apoyen y dinamicen los temas del SGSI. De otro lado, es necesario también que el equipo de la oficina TIC continúe socializando permanentemente los temas del SGSI, así como pruebas para con los usuarios que permitan fortalece la cultura hacia las buenas prácticas de Seguridad de la Información
Acceso no Autorizado, por debilidad en el Control de Acceso
Infraestructura
En lo que respecta a los Accesos no autorizados por controles de acceso inadecuados, los CZs, y el edificio de la Regional cuentan con centros de datos, también conocidos como cuartos técnicos, los cuales cuentan con puerta con chapa y llave. En la vigencia 2012 se definió el formato para tener un registro de los ingresos a estos centros de datos. De igual manera se generó comunicado al Grupo Administrativo con los aspectos que se deben fortalecer en estos centros de datos: Instalación de Aires acondicionados que según lo informado por el Grupo Administrativo se está llevando a cabo actualmente. Verificación de las adecuadas condiciones de las puertas y sus chapas. Se recomienda que el Grupo Administrativo levante diagnóstico para establecer la intervención /reparación de estas chapas.
Respecto al primer riesgo las actividades de seguimiento, monitoreo, pruebas de hacking ético han arrojado que todavía es necesario fortalecer el eslabón de Seguridad de la Información de los Usuarios. Es por ello que en anteriores entradas se tienen dos decisiones al respecto: que el Comité determine si se pueden asignar líderes que apoyen y dinamicen los temas del SGSI. De otro lado, es necesario también que el equipo de la oficina TIC continúe socializando permanentemente los temas del SGSI, así como pruebas para con los usuarios que permitan fortalece la cultura hacia las buenas prácticas de Seguridad de la Información. En lo que respecta a los Accesos no autorizados por controles de acceso inadecuados, los CZs, y el edificio de la Regional cuentan con centros de datos, también conocidos como cuartos técnicos, los cuales cuentan con puerta con chapa y llave. En la vigencia 2012 se definió el formato para tener un registro de los ingresos a estos centros de datos. De igual manera se generó comunicado al Grupo Administrativo con los aspectos que se deben fortalecer en estos centros de datos:
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Instalación de Aires acondicionados que según lo informado por el Grupo Administrativo se está llevando a cabo actualmente. Verificación de las adecuadas condiciones de las puertas y sus chapas. Se recomienda que el Grupo Administrativo levante diagnóstico para establecer la intervención /reparación de estas chapas.
Vulnerabilidades encontradas
Tipo de Vulnerabilidades
Tratamiento a las Vulnerabilidades
Acceso no Autorizado por punto de Red no Protegido
Infraestructura
Es necesario que se realice el levantamiento de planos sobre las redes Lan de la Regional y CZs para tener una adecuada administración de estos puntos
Robo por control de Acceso Inadecuado (físico)
Infraestructura
Respecto al servicio de vigilancia, relacionado directamente con el Robo por Control de Acceso Inadecuado, para el Grupo Administrativo es pertinente tomar la decisión respecto a que en las condiciones para la contratación del servicio de vigilancia se analice la pertinencia de adicionar el servicio de Circuito Cerrado de Televisión y mecanismos de control de acceso para los CZs más grandes y/o aquellos en los que se han presentado vulneraciones
Respecto a estos riesgos es importante observar que los Data Center tienen control de acceso (puertas con llave), pero se hace necesario que el Grupo Administrativo como líder de Infraestructura de la Regional logre determinar un diagnóstico definitivo y de ser necesario la intervención de estos centros de datos. De igual manera es necesario que se realice el levantamiento de planos sobre las redes Lan de la Regional y CZs para tener una adecuada administración de estos puntos. Respecto al servicio de vigilancia, relacionado directamente con el Robo por Control de Acceso Inadecuado, para el Grupo Administrativo es pertinente tomar la decisión respecto a que en las condiciones para la contratación del servicio de vigilancia se analice la pertinencia de adicionar el servicio de Circuito Cerrado de Televisión y mecanismos de control de acceso para los CZs más grandes y/o aquellos en los que se han presentado vulneraciones.
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12. Desempeño de SYSO
12.1 Desempeño de los procesos:
MPA1-P1-01 Porcentaje colaboradores participantes en actividades SYSO Meta: 50% Resultado del periodo: acumulado primer semestre: 83,5%.
Análisis: el resultado para este primer semestre es satisfactorio puesto que se encuentra en estado óptimo con un porcentaje de cumplimiento del 83.5% donde en los primeros seis meses del año se ha socializado y capacitado en los siguientes temas: Capacitación en manejo de extintores Socialización plan de emergencias. Riesgo publico Identificación de riesgos Posturas y cargas Capacitación en investigación de accidentes de trabajo al grupo del COPASO Capacitación resolución 1401 De igual manera se desarrollaron jornadas de salud. Toma de examen de tamizaje Salud oral Analizador cuántico Jornada de podología Examen homeopático
Jornadas de capacitación en los siguientes temas: Capacitación síndrome del burnout Autoestima Primero esto yo Aprender a decir no Entrenamiento asertivo
Punto(s) Crítico(s): No se cuenta con una metodología o instructivo para el desarrollo de la estrategia de información a
visitantes, colaboradores y proveedores sobre las rutas de evacuación, identificación de riesgos dentro de la institución.
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
MPA1-P1-10 Frecuencia de accidentes de trabajo Meta: -5% Resultado del periodo: Acumulado 160%
Análisis: En el transcurso del segundo semestre del año 2013 se han reportado 15 accidentes laborales, por lo cual la regional valle en el indicador disminución de accidentes de trabajo está en estado crítico. El indicador en el periodo del año anterior para el mismo corte presentó 6 accidentes laborales. En el análisis de la accidentalidad del primer semestre, se evidenció que varios de los reportes realizados no constituyen un accidente laboral sino un incidente, motivo por el cual se observa el incremento en la cantidad de accidentes. A partir de este diagnóstico, en el mes de junio, se realizó capacitación al grupo investigador de la regional en investigación de accidentes de trabajo y en resolución 1401/07, reforzando las diferencias entre accidentes y incidentes laborales. Así mismo, se inicio estrategia de comunicación a través del envió Tip´s informando la diferenciación entre accidente he incidente.
Puntos Críticos: En el análisis de la accidentalidad en el primer semestre del año se evidencia que parte de los
casos reportados como accidentes no son accidentes sino Incidentes de trabajo ya que los colaboradores están reportando todo como AT.
Falta de mantenimiento a la infraestructura como son (ausencia de pasamanos, gradas con antideslizantes)
0
1 1
0
3
1 1 1
0
4
6
3
0
1
2
3
4
5
6
7
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
AT 2012
AT 2013
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
MPA1-P1-11 Frecuencia de ausentismo Meta: -2% Resultado Acumulado 5%
Análisis: el indicador de disminución de la frecuencia de ausentismo para el primer semestre del año 2013, se encuentra en estado crítico ya que la meta es del -2% y la regional está en el 5%. La mayoría de los casos de ausentismo se presentan por enfermedad general entre ellos, laringitis, sinusitis, amigdalitis, cólera no especificado, migraña, lesiones en miembros inferiores, algunos casos por depresión y ocasionados por AT entre otros. En el segundo semestre del 2013 se registraron 191 casos de ausentismo siendo MAYO el de mayor índice con 39 casos y MARZO el de menor índice con 21 casos.
Puntos críticos: Las incapacidades no llegan oportunamente, lo que puede generar que algunas queden sin
registrar en el mes, dado a que los Informes se deben reportar los primeros días de cada mes y estos no pueden ser ajustado.
CANTIDAD DE FUNCIONARIOS DE LA REGIONAL VALLE INCAPACITADOS POR CENTRO ZONAL DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2013
CENTRO ZONAL / DEPENDENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO TOTAL %
C.Z. BUENAVENTURA 1 0 0 0 0 2 3 0.824%
C.Z. BUGA 0 1 1 1 0 1 4 1.098%
C.Z. CENTRO 3 4 3 1 8 3 22 6.043%
C.Z. JAMUNDI 0 0 0 0 0 0 0 0%
C.Z. LADERA 1 0 0 0 0 0 1 0.274%
C.Z. CARTAGO 0 0 0 5 0 0 5 1.373%
C.Z. NORORIENTAL 4 0 2 3 4 0 13 3.571%
C.Z. PALMIRA 6 6 4 5 6 4 31 8.493%
C.Z. ROLDANILLO 0 0 1 1 1 0 3 0.824%
C.Z. SEVILLA 0 0 0 1 1 1 3 0.824%
C.Z. SUR 0 0 0 1 2 1 4 1.098%
C.Z. SURORIENTAL 1 3 0 5 6 3 18 4,945%
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
C.Z. TULUA 0 0 0 3 0 3 6 1.648%
C.Z. YUMBO 6 2 1 1 1 3 14 3.846%
DIRECCION REGIONAL 0 1 0 1 1 0 3 0.824%
GRUPO ADMINISTRATIVO 2 6 2 2 1 1 14 3.846%
GRUPO DE PROTECCION 0 0 3 1 3 1 8 2.197%
GRUPO DE PREVENCION 0 0 0 0 0 0 0 0%
GRUPO COMUNICACIONES 0 0 0 1 1 0 2 0.549%
GRUPO FINANCIERO 0 1 0 0 0 0 1 0.274%
GRUPO PLANEACIÓN Y SISTEMAS 0 0 0 0 0 0 0 0%
GRUPO JURIDICO 1 1 1 1 1 0 5 1.373%
TOTAL GENERAL 25 25 18 33 36 23 160
Disminución de la frecuencia de ausentismo 2013
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CANTIDAD MAS ALTA DE PERSONAS INCAPACITADAS POR ENFERMEDAD GENERAL
(CZ Palmira)
3
5
3
31
1
3
22
13 14
1
14
18
4 5
4
8
6
3 2
0
5
10
15
20
25
30
35
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En el primer semestre del año 2013 queda en evidencia que en el centro zonal PALMIRA se está generando el mayor número de incapacidades por enfermedad general. Esta situación genera al interior del centro zonal, sobrecarga laboral, para el resto de colaboradores los cuales les está tocando cubrir las funciones de los servidores públicos incapacitados. Por esta razón, se debe programar realizar intervención por parte de medicina preventiva del ICBF.
CENTRO ZONAL CENTRO
6
6
4 5
6
4
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
3
4
3 1
8
3
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
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El centro zonal centro está en el segundo lugar lo cual indica que se le debe realizar intervención por intermedio de medicina preventiva.
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13. Estado de la investigación de accidentes
De los (15) accidentes laborales que se han presentado en la Regional Valle durante este primer semestre a todos se les ha realizado su respectiva investigación y se les ha generado recomendaciones identificando las causas básicas y causas inmediatas, generando solicitud de intervención al área encargada bien sea de nivel de infraestructura o equipos de oficina. De los accidentes laborales que se han presentado en este primer semestre el más representativo es el de la doctora MIRYAM QUINTERO, coordinadora del centro zonal Palmira se realiza visita a colaboradora con acompañamiento del fisioterapeuta del Centro de Excelencia de Positiva Ergos Health Julián Andrés Chica Duque, quien realiza la valoración y recomendaciones. Paciente que sufre caída el 23 de Abril de 2013 de su propia altura con trauma en pierna derecha que ocasiona fractura de maléolo medial y lateral de tobillo derecho. Se maneja con inmovilización cerrada con yeso circular pues la fractura no estaba desplazada. Ya le retiraron el yeso, actualmente en fisioterapia 7/20 ss., incapacitada hasta el 11 de Agosto de 2013 y control médico el 12 de Agosto con Dr. Serpa y el 17 de Agosto con Dr. Saavedra (ortopedista).
14. Resultados de la participación y consulta de las partes interesadas externas
14.1. Seguimiento a los compromisos Actas de COPASO y estrategias de comunicación de peligros.
El COPASO de la regional Valle realiza sus reuniones el tercer miércoles de cada mes, en el cual se tratan temas relacionados con: incapacidades, denuncias de colaboradores, acosos. En el mes de febrero de 2013 se socializo el plan de trabajo de la ARL para desarrollar en el 2013 En marzo se realizó capacitación en resolución 1401, investigación de accidentes y se entregó material de la ARL POSIUTIVA. En el mes de abril se socializaron las incapacidades mayores a 60 días, caso de amenazas, traslados de colaboradores. En el mes de mayo se realizó análisis de los casos reportados por los centros zonales, revisión del indicador de disminución de accidentes laborales se comparó los accidentes de 2012 con los del 2013. En junio se socializaron los trece accidentes que se han presentado en la regional valle en el primer semestre del año 2013.
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15. Desempeño y efectividad del SGSI
A continuación se describen algunas de las actividades realizadas por parte de la oficina TIC que contribuyen al fortalecimiento del desempeño y efectividad de los Controles del SGSI: Durante el periodo del actual reporte se finalizó la etapa del levantamiento de activos de información en la cual se definieron controles requeridos por cada tipo de activo según la norma ISO 27002, se incluyó información en la matriz de activos cuales controles de la norma se encuentran implementados parcial o totalmente y cuales están pendientes por implementación. Para la implementación de los controles pendientes se requiere finalizar la etapa de análisis de riesgos a los activos de información, para la cual todavía no se ha recibido en el nivel regional directriz definitiva por parte de los líderes del SGSI del nivel Nacional. Se han realizado un total 18 actividades de sensibilización respecto diferentes temas relacionados con el eje de seguridad en la regional y centros zonales, en dichas sensibilizaciones han participado aproximadamente 470 funcionario de la regional. Para la realización de estas actividades se utilizan presentaciones y videos de sensibilización de seguridad de la información. Entre los temas socializados durante las sensibilizaciones están: Concepto de seguridad de la información, Triada de Seguridad de la información CID y su clasificación, Concepto SGSI-ICBF, La política de SGSI de ICBF, Que es un activo de información , cuales son los tipos de activos de información que existen, se han entregado TIPs de seguridad respecto a adecuado uso de tomas eléctricas reguladas, adecuado uso y medios de contacto con la mesa de servicio, estrategia de escritorio limpio, recomendaciones de seguridad para expedientes, como aplicar las políticas de seguridad, seguridad para medios de almacenamiento extraíbles, que es la fuga de información y como evitarla, la importancia de bloquear la sesión cuando se desatiende el equipo de cómputo, el adecuado uso y creación de contraseñas fuertes, adecuado uso de cuantas de usuario, correo electrónico, internet, los recursos tecnológicos que presta la entidad, concepto de Phising. Durante la Feria EPICO se realizó una representación actuada de los comportamientos sin postura de seguridad que se ha identificado los usuarios presentan con mayor frecuencia entre estos comportamiento están el no registro de ingreso de Activos Tecnológicos a CZ y Regional Portátiles Ipads, No portar Carnet, el Uso de contraseñas Generica Icbf 2020 - Icbf2012 -Icbf 2013, Dar a conocer la contraseña, Guarda información en escritorio del PC, Enviar comunicaciones a personas no interesadas, Enviar correos Spam, Dejar la estación sin bloquear y desatendida. Adicionalmente se presentaron videos de comportamientos inseguros identificados en la entidad. La actividad tuvo muy buena acogida entre los asistentes a la feria. PROCESO: GESTIÓN TECNOLÓGICA DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS EN EL ICBF MPA6-05 Análisis: Es importante observar que el indicador presenta una mejora respecto al anterior corte, por cuanto se encontraba en un 79% (rango de riesgo) y pasó al 86% (rango Optimo). El indicador presentó
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importantes cambios por cuanto le fueron adicionados nuevos aplicativos y Sistemas de Información que anteriormente no eran considerados para su análisis, novedad que se conoció tan sólo cuando se recibió el Tablero de control en mayo con su nueva hoja de vida. Dada esta novedad, y la inclusión de nuevos aplicativos y sistemas de información como referentes de medición se elevaron las respectivas consultas al nivel nacional para conocer por cada aplicativo aquellos usuarios que representaron el mayor impacto negativo en el indicador. Fue así como se logró generar alerta a los Grupos en el caso de la anterior medición del primer trimestre: Administrativo: pues en el ERP se encontraron usuarios que no hicieron uso durante el anterior corte y sobre lo cual se remitió oportuna alerta para la toma de decisiones, tal es el caso de: JUSTINO SINISTERRA SINISTERRA, VIVIANA ANDREA MUÑOZ MARIN, DAVID GUILLERMO MARTINEZ VILLA. Estos usuarios fueron desactivados y para el corte de junio no impactaron al indicador negativamente. Jurídico: se les remitió también alerta indicando los usuarios que no utilizaron el aplicativo SIJA:
Jose Luis Cabezas Cortes [email protected]
Sandra Milena Florez Penilla [email protected]
Edwin David Pena Gil [email protected]
Esperanza Claudia Bravo [email protected]
Janeth Eloisa Osorio Rosas [email protected]
PAULA ANDREA ZAMORA URRUTIA [email protected]
Claudia Andrea Perez Trujillo [email protected]
LUIS EDUARDO BEJARANO VALENCIA [email protected]
Para el corte de junio de 2013 estos usuarios alcanzaron a impactar el indicador negativamente. Por lo cual se recomienda al Comité la toma de decisión respecto a la documentación de Acción Correctiva. De igual manera se remitió la relación de usuarios de SIM que no realizaron uso con el detalle de los antecedentes de no uso a cada uno los usuarios por dependencia de los Coordinadores de Grupo y Líderes de proceso. Con esta alerta los Coordinadores solicitaron ante la Mesa Informática de Soluciones tanto la desactivación como el cambio de perfil de algunos usuarios. Lo que incide positivamente en que el indicador haya logrado un resultado superior al anterior en 7 puntos, y que se superara el rango Riesgo y se llegara al Rango Optimo. Es positivo destacar que la existencia del indicador induce a la revisión periódica de usuarios, para su toma de decisiones. Un aspecto que sería muy positivo se lograra fortalecer es que se remita la información con mayor oportunidad a la Regional, y que se remita detalladamente la relación de usuarios que no hacen uso de los sistemas de información y que impactan el resultado de forma negativa, pues siempre se tiene que solicitar esta información. El cálculo del indicador de uso de herramientas informáticas en la regional Valle se realizó teniendo en cuenta los siguientes datos:
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USUARIOS PROGRAMADO USADO
SIM 441 403
ERP 9 7
KACTUS 9 9
SIJA 10 1
CUENTAME 28 28
Punto(s) Crítico(s):
1. Los Coordinadores de Grupo y Centros zonales beben realizar el monitoreo constante de los usuarios creados en el SIM y tomar las medidas pertinentes de Actualización de perfil o desactivación de cuentas de usuario a aquellos que no hacen uso de la herramienta informática. En este sentido es pertinente que entre los requisitos y protocolos que se tienen definidos para el caso de retiros de la entidad, desde Gestión Humana se pueden liderar listas de chequeo para visibilizar los principales requisitos a considerar en los casos de traslados y/o retiros de las personas. Entre los cuales es fundamental incluir el tema de cuentas de usuarios en los diferentes aplicativos.
2. Desde la oficina de Tecnología se continúa realizando la socialización del reporte del indicador con l@s Coordinador@s y Líderes de procesos, para la toma de decisiones en cuanto a actualización o desactivación de usuarios.
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Acciones Realizadas: Se genera reporte de usuarios SIM y se envía por correo eléctrico a l@s Coordinador@s de Grupo, de Centros Zonales y Profesionales Líderes de Procesos, quienes verifican y reportan los cambios necesarios ante la Mesa Informática de Soluciones MIS. Efectivamente se visualiza un incremento en el valor del indicador 86%, lo cual demuestra que fueron efectivas las acciones realizadas por parte de las Coordinador@s y Profesionales Líderes, como también se supera el valor de meta esperada para el trimestre evaluado.
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16. Identificación de técnicas, productos o procedimientos para mejorar el desempeño del SGSI
Se ha recibido con beneplácito la información respecto a que el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información se ha fortalecido a nivel Nacional con la asignación de dos Ingenieras adicionales. Con esta asignación adicional se tiene la expectativa de contar con la adecuada línea técnica para la implementación del citado Sistema de Gestión. Si bien, actualmente se tiene definido que en la Regional, los Ingenieros de la oficina TIC hacen parte del equipo implementador, es indispensable y fundamental recibir adecuados lineamientos técnicos. En la vigencia 2012 se remitió al Director de Tecnología y al Subdirector de Mejoramiento Organizacional la propuesta para formalizar y oficializar el formato para control de accesos a Centros de Datos. Esta propuesta de mejora se contextualiza así: Control de Acceso a los Centros de Datos de la Regional En todos los Centros de Datos de la Regional se tiene ubicado el formato de control para registrar las novedades de ingreso a estos sitios. Este formato (Ver imagen a continuación) fue socializado a través de memorando a los Ingenieros de la oficina TIC para su aplicación.
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GRUPO PLANEACIÓN Y SISTEMAS
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
CONTROL ACCESO AREAS RESTRINGIDAS: SEMANA DEL AL DE DE 2012
PISO 4: CUARTO TECNICOEQUIPOS DEL AREA
FECHA DE INGRESO NOMBRE FUNCIONAR/ DEPENDENCIA/ TABLERO DE AIRE HORA DE FIRMA Vo. Bo. ACTIVIDAD OBSERVACIONES
DIA MES AÑO HORA CONTRATISTA EMPRESA CONTROL ACONDIC SALIDA VISITANTE RESPONSABLE EFECTUADA
NOMENCLATURA PARA LA ACTIVIDAD EFECTUADA: 1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
3 REVISION Y/O OPERACION NORMAL DEL EQUIPO
4 OTRA
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Control de Acceso a los Centros de Datos de los Centros Zonales Se remitió mediante memorando a los Coordinadores de los CZs, formato para implementación respecto a control de Acceso a los Centros de Datos. El formato que se aplica en los Centros zonales, a continuación se muestra:
Dado que esta propuesta se remitió al nivel Nacional en 2012, sin recibir respuesta, se establecerá compromiso para reiterar esta recomendación a la Ingeniera Yubelly Monroy, líder del eje, buscando contribuir a la mejora del desempeño del SGSI. Es pertinente ser concluyentes en la fase en la que se encuentra actualmente el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, ubica a la entidad en el lugar en que se tiene mucho por hacer. Luego, para ir enrutando gradualmente los retos a los que se apuntarán en esta fase del SGSI, se puede mencionar en este ejercicio de Revisión por Dirección inicialmente dos aspectos uno de Infraestructura y otro de Cultura. Los Centros de Datos tanto del edificio de la Regional, como de las sedes de los Centros Zonales requieren una dotación completa en cuanto a:
Aires Acondicionados: algunos Centros de Datos no cuentan con este servicio, otros lugares si bien lo tienen presentan fallos y situaciones que conllevan a que se cuente con contrato de
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SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION
CONTROL ACCESO AREAS RESTRINGIDAS: SEMANA DEL AL DE DE 2012
CENTRO DE DATOS DEL CENTRO ZONAL _______________________________________EQUIPOS DEL AREA
FECHA DE INGRESO NOMBRE FUNCIONAR/ DEPENDENCIA/ TABLERO DE AIRE HORA DE FIRMA Vo. Bo. ACTIVIDAD OBSERVACIONES
DIA MES AÑO HORA CONTRATISTA EMPRESA CONTROL ACONDIC SALIDA VISITANTE RESPONSABLE EFECTUADA
NOMENCLATURA PARA LA ACTIVIDAD EFECTUADA: 1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO
2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO
3 REVISION Y/O OPERACION NORMAL DEL EQUIPO
4 OTRA
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mantenimiento.
Condiciones de Seguridad: es necesario dotar con puerta y cerradura los centros de datos. No todos lo tienen. Del mismo modo, por las condiciones de los Centros Zonales, algunos centros de datos tienen otros usos paralelamente: archivo, almacenamiento de insumos varios. De tal manera que en la medida que la sede del Centro Zonal cuente con los espacios suficientes para todas y cada una de las necesidades propias del ejercicio zonal, se mitigará la utilización del Centro de Datos para fines diferente a lo establecido.
Sobre esta oportunidad de mejora, la Dirección de Información y Tecnología ha informado mediante correo recibido el 20-feb-2013, lo siguiente: “De: Luz Mireya Naranjo Barrera Enviado el: miércoles, 20 de febrero de 2013 0:02 Para: Ingenierosoporteicbf CC: Jorge Eliecer Ramírez Murillo; Leonardo Ordonez Carrascal; Robert Eduardo Gutierrez Guerrero; Adolfo de Francisco Serpa; Myrian Janeth Cano Perez; Coordinadores de Planeación y Sistemas Asunto: RE: AIRES ACONDICIONADOS CUARTOS TÉCNICOS
Ingenieros buenas noches, En aras de adelantar un “plan de choque” para proteger los equipos de los cuartos de sistemas, toda vez que así se protege la información del ICBF, el Grupo de Infraestructura ha solicitado apoyo a la Subdirección de Recursos Tecnológicos, para adelantar el inventario de la existencia y estado de los aires acondicionados de los cuartos de sistemas, por lo cual agradecemos su gestión para diligenciar los campos de la matriz adjunta, en la cual, si requieren alguna observación adicional pueden adjuntar una columna en la parte derecha y anotar lo pendiente. La información requerida es con respecto a las sedes donde se albergan funcionarios del ICBF: regionales, centros zonales, unidades locales, etc., donde tengamos cuartos de sistemas en uso exclusivo del ICBF, de cada Regional. El envío de la información debe ser enviada al correo [email protected] y [email protected] , con fecha límite 25 de febrero de 2012. Cordialmente, LUZ MIREYA NARANJO BARRERA Líder Ingenieros Regionales Líder LYNC Server y Repuestos Parque Computacional ICBF SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS TECNOLOGICOS
ICBF Sede de la Dirección General Av. Cra. 68 No. 64C-75 - Bogotá Tel:. 4377630 y Ext. 101292 Cel. 3188133007
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Asignación de Recursos para los procesos de Sensibilización: es necesario contar con recursos para la realización de actividades y eventos del SGSI. En la Seguridad de la Información el eslabón más débil es el usuario, por lo cual es pertinente focalizar en esta fase, esfuerzos hacia el fortalecimiento de las buenas prácticas de seguridad de la Información por parte de los usuarios. En este sentido, la entidad ha dado pasos a través de estrategias “virtualizadas”: miércoles de Seguridad de la Información, cursos virtuales en el SGSI. A su vez la Regional a través de los Ingenieros de la Oficina TIC, ha buscado estar a la altura mediante el envío de correos con tips y pautas de seguridad, la intervención en Comités Estratégicos y reuniones de los Grupos y Centros Zonales. Sin embargo, se establece como una recomendación fundamental para el SGSI la necesidad de asignar recursos para la realización de jornadas de sensibilización en este eje. Debido a que esta necesidad ya fue expuesta ante el nivel nacional en videoconferencia, se establecerá la posibilidad de manejo a través de los recursos asignados actualmente a la Regional.
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17. Revisión de la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión
En el desarrollo del comité estratégico ampliado de dirección, durante el cual se realizó la revisión al sistema integrado de gestión SIGE correspondiente al primer semestre del año 2013, mediante la información del tablero del control se realizó el ejercicio de relacionamiento de nuestros objetivos del sistema integrado y la información del desempeño del mismo en sus cuatro ejes. Como actividad de cierre, se hace análisis de la contribución que cada proceso hace al cumplimiento de los objetivos de la organización según la siguiente asociación entre Objetivo SIGE e Indicador
Nombre objetivo SIGECódigo del
IndicadorNombre del indicador Meta 2013 Numerador Denominador Avances % de avance
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaE-01
Número de niños y Niñas con Atención Integra l a
la Primera Infancia32.653 30.011 32.653 30.011 92%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaE-03
Numero de niños y niñas atendidos en Hogares
Comunitarios de Bienestar -HCB Fami l iares ,
Fami , Grupal y en Establecimientos de
Reclus ión y otras formas de atención.
76.518 75.353 76.218 75.353 98%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaE-04
Número de nuevos Agentes Educativos
vinculados a procesos de formación en el
modelo de atención Integra l .
1.200 49 1.200 49 4%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaE-22
Número de niños y niñas en primera infancia
con va loración y seguimiento nutricional32.653 30.011 32.653 30.011 92%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-01
Cupos trans i tados a esquemas de atención
integra l0 0 0 0 0%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-02
Numero de niños y niñas entre 6 meses a 4 años
11 meses de edad beneficiados con el Programa
- DIA-
40.259 40.259 40.259 40.259 100%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-03
Unidades de atención beneficiarias de la
implementación de la Estrategia Fiesta de la
Lectura.
100% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-04
Niños y niñas atendidos integra lmente cuyos
padres o cuidadores han as is tido a jornadas de
sens ibi l i zación
32.653 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-05
Niños y niñas de la Red Unidos con Atencion
Integra l a la Primera Infancia (AIPI)100% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-06
Niños y niñas de la Red Unidos atendidos en
modal idades HCB fami l iares , FAMI, grupales ,
DIA y otras formas de atención.
100% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-07
Número de niños y niñas víctimas de confl icto
armado atendidos en las di fentes modal idades
de atención a la primera infancia .
9.444 0 0 5.706 60%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-08
Agentes Educativos formados con la Estrategia
Fiesta de la Lectura491 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-09
Madres trans i tadas a esquemas de atención
integra l100% 0 0 0% 0%
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM1-10
Porcentaje de cumpl imiento de la actual ización
de datos de unidades de Servicio y beneficiarios
para la Dirección de Primera Infancia
100% 0 0 NA
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-05
Niños , niñas y adolescentes vinculados a
programas de prevención (reclutamiento,
gestación de adolescentes , uso del tiempo l ibre
y procesos de participación)
12.950 0 12.950 0 0%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-06
Niños , niñas y adolescentes atendidos por el
Programa de Al imentacion Escolar 363.918 360.193 363.918 360.193 99%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM2-01
Niños , niñas y adolescentes en s i tuación de
desplazamiento atendidos por el Programa de
Al imentacion Escolar
100 100 100 100 100%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM2-02
Días promedio de atención del Programa de
Al imentación Escolar130 89 82 89 68%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM2-03
Encuentros vivencia les real izados por el
Programa de Promoción y Prevención para la
Protección Integra l de los niños , niñas y
adolescentes "Generaciones con Bienestar"
30.360 0 0 NA
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM2-04
Porcentaje de cumpl imiento de la actual ización
de datos de unidades de Servicio y beneficiarios
para la Dirección de Niñez y Adolescencia
100% 0 0 NA
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Nombre objetivo SIGECódigo del
IndicadorNombre del indicador Meta 2013 Numerador Denominador Avances % de avance
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas E-12Fami l ias beneficiadas por el programa
"Fami l ias con bienestar"12.435 0 12.435 0 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-01Fami l ias de Red Unidos beneficiadas por el
programa "Fami l ias con bienestar"8.630 0 0 NR 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-02
Fami l ias Victimas , PARD, Vulnerables
beneficiadas por el programa "Fami l ias con
bienestar"
3.805 0 0 0% 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-03Fami l ias indígenas atendidas por el proyecto
forta lecimiento a fami l ias de grupos étnicos100% 0 0 0% 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-04
Fami l ias de comunidades negras atendidas por
el proyecto forta lecimiento a fami l ias de grupos
etnicos
100% 0 0 0% 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-05Fami l ias ra iza les atendidas por el proyecto
forta lecimiento a fami l ias de grupos etnicos100% 0 0 0% 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-06Fami l ias Rrom atendidas por el proyecto
forta lecimiento a fami l ias de grupos étnicos100% 0 0 0% 0%
Lograr el Bienestar de las fami l ias Colombianas MPM3-07
Fami l ias palenqueras atendidas por el
proyecto forta lecimiento a fami l ias de grupos
étnicos
100% 0 0 0% 0%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPM3-09
Porcentaje de cumpl imiento de la actual ización
de datos de unidades de Servicio y beneficiarios
para la Dirección de Fami l ia y Comunidades
100% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaE-21
Niños y niñas reportados a l Sis tema de
Seguimiento Nutricional - SSN en HI - HCB - CDI
(excluyendo FAMI, menores de 2 años y mayores
de 5 años) con desnutrición aguda que
mejoraron su estado Nutricional .
80% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaE-23
Niños y niñas que mejoraron su estado
Nutricional que se encuentran en la modal idad
Recuperación Nutricional con Enfoque
Comunitario - RNEC
80% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM4-01
Niños de 0-2 años reportados a l Sis tema de
Seguimiento Nutricional – SSN pertenecientes a l
programa FAMI, con desnutrición global que
mejoran su estado nutricional .
0% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM4-02
Niños y niñas menores de 5 años atendidos por
el programa de recuperación nutricional
ambulatoria con Desnutrición aguda o riesgo
que mejoran su estado nutricional
0% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM4-03
Niños y niñas desplazados reportados a l
Sis tema de Seguimiento Nutricional - SSN en HI -
HCB - CDI (excluyendo FAMI, menores de 2 años y
mayores de 5 años) con desnutrición aguda que
mejoraron su estado Nutricional .
0% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM4-04
Niños y Niñas reportados a l Sis tema de
Seguimiento Nutricional –SSN en HI, CDI y HCB
(excluyendo FAMI, menores de 2 años) que
permanecieron con Obes idad
0% 0 0 NA
Lograr la Atención Integra l de Al ta Ca l idad a la
Primera InfanciaMPM4-07
Porcentaje de cumpl imiento de la actual ización
de datos de unidades de Servicio y beneficiarios
para la Dirección Nutrición
100% 0 0 NA
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Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Nombre objetivo SIGECódigo del
IndicadorNombre del indicador Meta 2013 Numerador Denominador Avances % de avance
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-08
Porcentaje de niños , niñas , adolescentes y
jóvenes vinculados a procesos de formación.100% 27 27 100% 100%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-13
Porcentaje de niños , niñas y adolescentes que
reingresan al proceso de restablecimiento de
derechos
0% 12 4.239 0% 0%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-14
Porcentaje de niños , niñas y adolescentes
menores de 18 años en protección con auto de
apertura de investigación con s i tuación legal
definida en 120 días o menos
100% 2.656 2.716 98% 98%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-15
Niños , niñas y adolescentes en s i tuación de
adoptabi l idad en fi rme, SIN caracterís ticas
especia les presentados a comité de
adopciones , con fami l ia as ignada
100% 13 13 100% 100%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-16
Niños , niñas y adolescentes en s i tuación de
adoptabi l idad en fi rme, CON caracterís ticas y
neces idades especia les y pos ibi l idad de
adopción presentados a comité de adopciones ,
con fami l ia as ignada
36% 184 425 43% 120%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-17
Niños , niñas y adolescentes que a parti r de la
fecha de sentencia de adopción en fi rme,
cumplen con el número de informes de
seguimientos post adopción en el periodo
establecido
100% 556 658 84% 84%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesE-18
Porcentaje de Niños , niñas y adolescente
víctimas del desplazamiento forzado con
proceso de restablecimiento de derechos por
vulneraciones adicionales a l desplazamiento.
0% 14 704 2% 2%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-01
Porcentaje de niños , niñas y adolescentes en
PARD ubicados en la modal idad del hogar
susti tuto con permanencia mayor a 12 meses
0% 50 102 49% 49%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-02
Porcentaje Niños , niñas y adolescentes
ubicados en la modal idad medio Insti tucional
Internado con más de doce meses de
permanencia .
0% 75 230 33% 33%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-03
Porcentaje de Niño, niñas o adolescentes con
auto de apertura de investigación que l levan
entre 121 y 180 días s in s i tuación lega l definida
0% 7 1.331 1% 1%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-04
Porcentaje Niños , niñas y adolescentes con auto
de apertura de investigación que l levan más de
180 días s in s i tuación lega l definida
0% 0 1.331 0% 0%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-05
Porcentaje de niños y niñas menores de 6 años
con s i tuación legal definida en menos de 6
meses
100% 1.347 1.368 98% 98%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P1-06
Porcentaje niños , niñas menores de 6 años que
reingresan al proceso de restablecimiento de
derechos
0% 1 915 0% 0%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P2-01
Niños y niñas menores de 6 años en s i tuación
de adoptabi l idad en fi rme, SIN caracterís ticas y
neces idades especia les presentados a comité
de adopciones , con fami l ia as ignada
100% 11 11 100% 100%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P2-02
Niños y niñas menores de 6 años en s i tuación
de adoptabi l idad en fi rme, CON caracterís ticas y
neces idades especia les y pos ibi l idad de
adopción presentados a comité de adopciones ,
con fami l ia as ignada
36% 62 73 85% 236%
Prevenir vulnerabi l idades o amenazas y proteger a
los niños , niñas y adolescentesMPM5-P3-03
Reiteración del del i to en el Sis tema de
Responsabi l idad Penal para Adolescentes .0% 97 1.072 9% 9%
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Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Nombre objetivo SIGECódigo del
IndicadorNombre del indicador Meta 2013 Numerador Denominador Avances % de avance
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-01 Eficiencia ejecución presupuesta l compromisos 100% 90% 78% 116% 116%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-02 Eficiencia ejecución presupuesta l obl igaciones 100% 0 0 135% 135%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-05 Ejecución de metas socia les 100% 514.542 580.971 89% 89%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPE1-07 Beneficiarios Focal izados 100% 0 0 NA
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPE2-01 % de Acciones correctivas y preventivas eficaces 75% 16 26 62% 82%
Promover y adoptar mejores prácticas ambienta les
por parte de los colaboradores en desarrol lo de sus
actividades y de los a l iados y beneficiarios en
ejecución de los servicios
MPE2-02
Agentes educativos (madres comunitarias ,
maestras jardineras , operadores)
sens ibi l i zados en Mejores Prácticas
Ambienta les del ICBF
10% 246 2.953 8% 83%
Prevenir la materia l i zación de los riesgos mediante
el forta lecimiento de la gestión de los riesgos , su
monitoreo y eva luación
MPE2-03 % de riesgos controlados 100% 14 15 93% 93%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPE2-04
Porcentaje de avance de la ruta de
implementación y mantenimiento del Sis tema
Integrado de Gestión
100% 0 0 83% 83%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosE-29
Número de municipios con as is tencia técnica
del ICBF en la formulación de Pol íticas
di ferencia les en favor de niños , niñas y
adolescentes .
26 28 26 28 108%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosE-31
Número de Municipios con los Consejos
Municipa les de Pol ítica Socia l monitoreados 42 42 42 42 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P2-03 Ejecución de PAC 100% 103.408 123.043 84% 84%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P4-02 Liquidación de Contratos 100% 696 891 78% 78%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P5-07 Organización de Archivos de Gestión 100% 651 776 84% 84%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P6-06
Porcentaje de los recursos contratados ,
reportados en plan compras y contratación100% 232.302.311.217 240.302.375.498 97% 97%
Generar hábitos de auto-cuidado en los
colaboradores del ICBF, mediante el desarrol lo de
jornadas de sens ibi l i zación en temas de Seguridad y
Sa lud en el trabajo.
MPA1-P1-01Porcentaje colaboradores participantes en
actividades SYSO50% 0 0 NR 0%
Generar hábitos de auto-cuidado en los
colaboradores del ICBF, mediante el desarrol lo de
jornadas de sens ibi l i zación en temas de Seguridad y
Sa lud en el trabajo.
MPA1-P1-02Cupos del programa de bienestar socia l
ejecutados90% 1.627 1.637 99% 110%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-03 Cupos de capaci tación ejecutados 90% 387 406 95% 106%
Generar hábitos de auto-cuidado en los
colaboradores del ICBF, mediante el desarrol lo de
jornadas de sens ibi l i zación en temas de Seguridad y
Sa lud en el trabajo.
MPA1-P1-04 Colaboradores capaci tados en el Eje de SYSO 9% 46 712 6% 72%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-05
Colaboradores capaci tados en el Eje de
Seguridad de la Información3% 85 712 10% 293%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-06
Colaboradores capaci tados en el Sis tema
Integra l de Gestión (SIGE)6% 60 712 8% 150%
Promover y adoptar mejores prácticas ambienta les
por parte de los colaboradores en desarrol lo de sus
actividades y de los a l iados y beneficiarios en
ejecución de los servicios
MPA1-P1-07 Colaboradores capaci tados en el Eje Ambienta l 7% 0 712 0% 0%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-08 Colaboradores capaci tados en el de Cal idad 7% 0 712 NA
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P1-09 Eficacia de la Capaci tación 80% 0 0 82% 103%
Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo,
identi ficando, va lorando y determinando los
controles de los riesgos de Seguridad y Sa lud en el
trabajo a que están expuestos los colaboradores del
ICBF, en el desarrol lo de sus actividades labora les .
MPA1-P1-10 Frecuencia de accidentes de trabajo -5% 0 2 NR NR
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P2-01 Rezago Presupuesta l 100% 0 0 0% NA
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P2-02 Ejecucion Presupuesta l 100% 0 0 0% 0%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P4-03 Sol ici tud de l iquidación de Contratos 100% 696 760 92% 92%
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Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
Nombre objetivo SIGECódigo del
IndicadorNombre del indicador Meta 2013 Numerador Denominador Avances % de avance
Optimizar el consumo de agua y energía en las
insta laciones del insti tuto para mitigar el impacto
ambienta l asociado a l uso indirecto de recursos
natura les
MPA1-P5-01Nivel de cumpl imiento estándar de consumo de
agua100% 5.025 5.120 98% 98%
Optimizar el consumo de agua y energía en las
insta laciones del insti tuto para mitigar el impacto
ambienta l asociado a l uso indirecto de recursos
natura les
MPA1-P5-02Nivel de cumpl imiento estándar de consumo del
recurso energético.100% 233.353 293.177 80% 80%
Promover y adoptar mejores prácticas ambienta les
por parte de los colaboradores en desarrol lo de sus
actividades y de los a l iados y beneficiarios en
ejecución de los servicios
MPA1-P5-09 Ejecución presupuesta l de gestión ambienta l 100% 9.398.401 157.804.804 6% 6%
Promover y adoptar mejores prácticas ambienta les
por parte de los colaboradores en desarrol lo de sus
actividades y de los a l iados y beneficiarios en
ejecución de los servicios
MPA1-P5-10 Ejecución de Planes de Gestion Ambienta l 100% 13 25 52% 52%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P6-03
Recursos ejecutados por el ICBF frente a los
recursos as ignados a la Regional y Sede de la
Dirección Genera l
100% 0 0 0% 0%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P6-05
Porcentaje de los recursos contratados por el
ICBF100% 235.114.219.416 240.302.375.498 98% 98%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA1-P6-07
Porcentaje de los recursos ejecutados por el
ICBF100% 130.258.421.259 232.302.311.217 56% 56%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-01
Oportunidad en la expedición del auto de
avocación por el funcionario ejecutor.100% 17 17 100% 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-02
Oportunidad en la Noti ficación del
mandamiento de pago100% 28 28 100% 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-04
Oportunidad en la expedición de la Resolución
que reconoce o niega la ca l idad de
Denunciante.
100% 1 1 100% 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-05
Oportunidad en la presentación de los créditos
a favor del ICBF en los Procesos Concursa les de
insolvencia empresaria l en Ley 1116 de 2006.
100% 6 6 100% 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-06
Oportunidad en la resolución de Recursos en
Sede Adminis trativa .100% 5 5 100% 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-07
Cumpl imiento del regis tro de procesos en el
Software SIJA u otro100% NA NA NA
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA2-08
Oportunidad en la contestación de demandas
de los Procesos Judicia les100% 7 7 100% 100%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
E-40 Quejas y reclamos solucionados 100% 52 57 91% 91%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPA5-02-01Oportunidad en la constatación de Denuncias
PRD.100% 457 591 77% 77%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPA5-02-02Oportunidad en la atención de peticiones de
Asuntos Conci l iables100% 479 655 73% 73%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPA5-02-03Porcentaje de constatación de Denuncias PRD
(Acumuldo)100% 4.555 4.598 99% 99%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPA5-02-04 Quejas y reclamos cerrados 100% 284 287 99% 99%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPA6-01
Apl icación de las Herramientas Informáticas en
el ICBF80% 8.626.338 10.001.880 86% 108%
Asegurar el cumpl imiento de la confidencia l idad,
integridad, disponibi l idad, lega l idad y confiabi l idad
de la información del ICBF.
MPA6-03Número de Incidentes de seguridad atendidos
oportunamente 70% 0 0 NA
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPEV1-P1-05
Mesas públ icas y eventos de rendición de
cuentas rea l i zadas100% 14 14 100% 100%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPEV1-P2-03 % NC por proceso con cierre efectivo 100% 0 0 0% 0%
Lograr una organización apreciada por los
colombianos que aprende orientada a resultadosMPEV1-P2-05
% de Procesos y Regionales con Seguimiento a
Plan de Mejoramiento100% 0 0 100% 100%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPEV2-P1-01
Cumpl imiento de los estándares de cal idad
para las modal idades contempaldas en la Guia
de Veri ficacion de estandares .
100% 0 0 96% 96%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPEV2-P1-02Acciones Ejecutadas frente a los resultados de
estandares por debajo del 60%.100% 31 36 86% 86%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPEV2-P1-03Acciones Formuladas frente a los resultados de
estandares por debajo del 60%.100% 36 37 97% 97%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPEV2-P1-04 Cierre de s i tuaciones de reporte inmediato 100% 17 29 59% 59%
Incrementar el nivel de satis facción de los niños ,
niñas , adolescentes , sus fami l ias y ciudadanía
beneficiaria del servicio
MPEV2-P1-05
Modal idades con l icencia de funcionamiento
vigente durante la ejecución del contrato con el
ICBF.
100% 131 131 100% 100%
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
De igual manera se hace revisión de la coherencia de nuestras políticas y objetivos del sistema integrado de gestión, con respecto a nuestra misión institucional y con nuestra planeación estratégica. Tenemos la plena certeza de que se cumple lo anterior, al contrastar nuestro mapa estratégico institucional con nuestra política integra y nuestros objetivos del SIGE, siendo evidente la consistencia y coherencia de nuestro direccionamiento estratégico y nuestras políticas y objetivos de gestión.
POLÍTICA INTEGRAL “En el ICBF prestamos servicios con calidad y calidez para el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y para el bienestar de las familias colombianas, en el marco de la garantía de derechos, la gestión de riesgos, la seguridad de la información, la sostenibilidad ambiental y con enfoque territorial. Para ello contamos con talento humano disciplinado, competente, con sensibilidad social y patriotismo, innovador, comprometido con la excelencia en el servicio, los principios y valores institucionales, para lo cual promovemos el cuidado de su salud física, mental y social”.
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DECISIONES Y ACCIONES DE LA REVISIÒN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÒN
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
1
Sustentar a la Dirección de Gestión Humana, solicitud de
adición al presupuesto para la vigencia 2013, orientado a dar
cumplimiento a las actividades del PBS.
Coordinadora Grupo
Administrativo30/10/2013
2
Solicitar a la Dirección de Gestión Humana información sobre
la fuente de los valores que reportan para los indicadores de
capacitación, sobre la pertinencia de hacer análisis de la
sensibilización de los 4 ejes que no son reportados en el PIC
por no considerarse capacitación como tal y sobre la directriz
para las dependencias respecto a los criterios para el reporte
de capacitaciones, diligenciamiento de formatos y tabulación.
Coordinadora Grupo
Administrativo30/08/2013
3
Brindar orientación , recordando a los Centros Zonales y
Grupos de la Regional, que en el reporte solo se deben incluir
los metros lineales organizados que cuenten con los
inventarios documentales FUID magnético, especificando las
series y su volumetría.
Coordinadora Grupo
Administrativo15/09/2013
4
Evidenciar el oportuno seguimiento a las actividades de
mantenimiento de infraestructura realizada a la sede regional
y los centros zonales.
Profesional Líder Eje Ambiental 30/10/2013
5
Presentar plan de acción para el cuarto trimestre del 2013
referente a la oportuna y efectiva ejecución del presupuesto
ambiental.
Coordinadora Grupo
Administrativo30/09/2013
Decisiones
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
6
Realizar comunicado a la Dirección Administrativa Sede
Nacional solicitando se de claridad frente al presupuesto
asignado en el rubro c – 123.
Coordinadora Grupo
Administrativo30/09/2013
7
Aprobar la meta de ahorro de un 20% en el consumo de papel
por la regional Valle del Cauca. (En reunión con
Coordinadores de Centros Zonales, Grupos y Director
Regional)
Profesional Líder Eje Ambiental 21/08/2013
8
Reiterar instrucciones a los Coordinadores de Centros
Zonales, para adecuado envío del material reciclado a la Sede
Regional.
Profesional Líder Eje Ambiental 30/09/2013
9Realizar seguimiento a los CZ a la gestión del programa post-
consumo relacionada con la entrega de los tóner
Coordinadora Grupo
Administrativo15/11/2013
10
Reiterar la solicitud frente a la necesidad de intervención de la
cafetería de la sede regional en: trampa grasas, campana de
extracción, extractores de calor, extractores de la línea de
alimentos.
Profesional Líder Eje de SYSO 10/30/2013
Decisiones
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Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
11Reiterar la Solicitud de la señalización de los puntos de
encuentro.Profesional Líder Eje de SYSO 10/30/2013
12
Sustentar solicitud a la Dirección de Gestión Humana con
relación a la necesidad de la dotación de un sistema de
alarmas contra incendio para la regional valle.
Profesional Líder Eje de SYSO 10/30/2013
13
Presentar ante la Dirección de Gestión Humana la necesidad
de acondicionar un espacio en los centros zonales, para la
prestación de primeros auxilios.
Profesional Líder Eje de SYSO 10/30/2013
14
Evidenciar el oportuno seguimiento a las actividades de
intervención de tipo locativo priorizando los puntos que se han
identificado como focos de accidentalidad. en sede regional y
los centros zonales
Profesional Líder Eje de SYSO 30/11/2013
15
Realizar consulta con las autoridades ambientales y
prestadoras de servicios públicos frente a la aplicación de la
normatividad legal vigente para vertimientos líquidos.
Profesional Líder Eje Ambiental 30/09/2013
Decisiones
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
16
Solicitar a la DGH la cláusula a incluir en la próxima
contratación que mencione lo relacionado con las directrices
del decreto 0723 de 2013.
Profesional Líder Eje de SYSO 30/08/2013
17
Realizar visitas a los Centros Zonales y Grupos Regionales,
con el fin de obtener el diagnóstico sobre la cantidad de
canecas de residuos sólidos a implementar
Profesional Líder Eje Ambiental 15/12/2013
18
Solicitar a los Coordinadores de CZ y Grupos, la apertura de
espacios para la intervención en los GET y GOZ, por parte del
Profesional Ambiental, para sensibilizar en la segregación
adecuada de los residuos sólidos
Profesional Líder Eje Ambiental 30/09/2013
19
Orientar a todos los colaboradores del ICBF, para que antes
de realizar el reporte de un accidente de trabajo, primero se
informe al Profesional SYSO quien determinará si es o no un
accidente. Una vez se confirme el suceso el servidor público
es quien realizará el reporte a la ARL.
Profesional S y SO 30/09/2013
20Reiterar las necesidades de equipos de oficina a la sede
nacional (sillas ergonómicas, escritorios).
Coordinadora Grupo
Administrativo15/10/2013
Decisiones
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F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
21
Definir y socializar las fechas en las que los Grupos
Regionales y Centros Zonales, deben remitir a la Oficina de
talento Humano, las incapacidades generadas por AT y EG.
Profesional Líder Eje de SYSO 30/09/2013
22
Solicitar la Dirección de Primera infancia revisar la posibilidad
validar que la atención de un niño menor de dos años
equivale a 2 cupos sustentando así la posibilidad de
atender más de dos niños y niñas menores de dos años en
HCB, dado que es el segmento poblacional que está
demandando los servicios del ICBF.
Coordinadora Grupo de
Atención en ciclos de Vida y
Nutrición
30/09/2013
23
Realizar tres eventos de capacitación a los colaboradores
que actualmente conforman equipos para verificación de
requisitos técnicos de licencias de funcionamiento para
cualificar el ejercicio
Profesionales Oficina de
Aseguramiento a Estándares30/11/2013
24
Solicitar a los centros Zonales Tuluá, Suroriental y Centro
evidencia del requerimiento y cumplimiento del mismo, a los
Operadores de la modalidad Hogares sustitutos del control de
ubicación de NNA en Hogares sustitutos, para evitar el Sobre
cupo.
Profesionales Oficina de
Aseguramiento a Estándares30/10/2013
25
Generar comunicado firmado por el Director Regional, para
dar conocimiento a todas las Coordinadoras y profesionales
competentes (para el trámite de peticiones), frente a las
obligaciones legales en relación a las peticiones abiertas
vencidas a cargo de ellos.
Martha Elena Jurado 15/10/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
26
Realizar al interior de los Centros Zonales con apoyo del líder
SIM proceso de refuerzo en el manejo de la herramienta a los
profesionales del área de primera infancia para mejorar la
oportunidad en el trámite de los reclamos.
Coordinadores Centros
Zonales15/10/2013
27
Se convocará a los Centros Zonales que se les devolvieron
los Otros Si de disminución de las Reservas Presupuestales
del 2012 para hacer rendición de cuentas sobre los saldos
pendientes de liberar a la fecha
Coordinadora Grupo Financiero 16/09/2013
28
La Coordinación Financiera desde la oficina de Tesorería a
partir del mes de julio llevara estadísticas de devoluciones de
cuentas por centro zonal y se convocará a los 2 con más
altas devoluciones. Retroalimentado tanto al asesor
financiero y Coordinadora las inconsistencias mas
recurrentes y trabajar con ellos estrategias de revisión de
cuentas (listas de chequeo diseñado por la oficina de
tesorería y socializado el 22 y 23 de Febrero en el Comité
bimestral Financiero) Esta estrategia sirve para evitar
reproceso , optimizar tiempos , recursos humanos y
financieros con pagos a tiempo.
Coordinadora Grupo Financiero 30/08/2013
29
Implementar cronograma de seguimiento al manejo y
custodia del Certificado Digital (Token) en sitio en las
dependencias de tesorería, presupuesto, contabilidad para
crear cultura de seguridad de la información por parte del
comité de SGSI Financiero
Coordinadora Grupo Financiero 30/08/2013
30
Elaborar plan de trabajo para contingencia en la proyección de
las actas de liquidación pendientes por liquidar, sobre
contratos que aun no se ha perdido la competencia a la fecha. Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
31
Generar alertas a los abogados de contratación en la
proyección de las actas de liquidación, una vez vencido el
plazo de la ejecución del contrato, con el objetivo primordial de
proyectar las mismas en tiempo oportuno ajustado a la ley.
Coordinadora Grupo Jurídico 30/08/2013
32
Realizar depuración para contratos en los que se perdió
competencia para liquidar, y realizar el procedimiento
establecido, lo cual se plasmará en acta.
Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013
33
Realizar seguimiento en los comités ampliados del envío de
los documentos soporte, responsabilidad de los supervisores,
para la proyección de las actas de liquidación.Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013
34
Enviar memorando a los supervisores de contratos y/o
convenios, una vez culminen estos, para que procedan de
manera inmediata a enviar el informe final y los soportes
requeridos para la elaboración de las actas de liquidación en
términos de Ley.
Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013
35
Dar a conocer los cambios en la normatividad a los
supervisores de contratos y personal involucrado mediante
capacitaciones trimestrales que generan un óptimo resultado
para los procesos del ICBF.
Coordinadora Grupo Jurídico 01/09/2013
36
Remitir Informe Phishing a Coordinadores de Grupo, de CZs y
Líderes de Procesos para que los mismos los incluyan en
Grupo de Estudio de Trabajo.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas18/10/2013
37
Remitir a la Oficina de Comunicaciones Regional Valle del
Cauca para su publicación en el Boletín Encuentro,
estadísticas y resultados sobre las pruebas Phishing
realizadas en la Regional Valle
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas 15/10/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
38Documentar NCS ante la identificación de usuarios que
impacten negativamente el indicador de uso de herramientas.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas 20/09/2013
39
Generar orientaciones a la compañía que presta los servicios
de seguridad, con el fin de que se fortalezca la exigencia a los
colaboradores del ICBF del porte de carnet al ingreso y
durante su permanencia en las instalaciones de la entidad.
Coordinadora Grupo
Administrativo30/09/2013
40
Solicitar a la oficina de Planeación y Sistemas realizar
actividad/jornada de adjudicación de tarjetas de acceso al
personal de la Sede Regional. Una vez realizada esta jornada
se implementarán las estrategias para el porte y controles de
acceso respectivo por parte del Grupo Administrativo.
Coordinadora Grupo
Administrativo30/09/2013
41
Registrar nuevamente todos los casos de modificación de
metas sociales inherentes a modalidades que se lideran
desde el Grupo de Protección que presentaron fallo en el
aplicativo SIM, para que su aprobación por parte del nivel
nacional, y así se actualice la programación 2013 de la
Regional Valle.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas06/09/2013
42
Informar al Director Regional las posibles decisiones o
alternativas para la contratación de los cupos restantes en la
modalidad Preparación para la Vida Laboral.
Coordinadora Grupo de
Protección15/09/2013
43
Reiterar solicitud de capacitación sobre la forma de cálculo
del indicador MPE1-05 EJECUCIÓN DE METAS SOCIALES,
ante el nivel nacional para los profesionales del Grupo de
Planeación y Sistemas.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas06/09/2013
44
Realizar análisis respecto a los indicadores cuya fuente de
información son las Metas sociales para remitir al nivel
nacional y proponer se determine la viabilidad de redefinición
del indicador MPE1/05.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas23/09/2013
45
Presentar a Comité Estratégico las solicitudes de
Modificación a la Programación sobre casos particulares para
que se autorice su registro de modificación en SIM en dicha
instancia.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas30/11/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
46
Definir Estrategia para lograr la realización de la campaña de
salud informática en la totalidad de los equipos de la regional
Valle.
Líder SGSI 15/10/2013
47
Programar Grupo de Estudio de Trabajo sobre buenas
prácticas de Seguridad de Información con usuarios de
diferentes niveles.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas15/10/2013
48
Consultar a los Coordinadores de Grupo, de CZs y lideres de
procesos respecto a posibilidad de designación de
colaborador líder del SGSI por cada una de las dependencias
para dinamizar y apoyar en los temas del SGSI a cada
dependencia
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas21/09/2013
49
Realizar Grupo de Estudio de Trabajo para estudiar las
matrices de Activos de Información, remitiendo el acta
respectiva a la Coordinación del Grupo Planeación y
Sistemas.
Coordinadores de Centros
Zonales, de Grupo
Líderes de Procesos
Consolida y reporta al GPyS:
Líder SGSI
30/09/2013
50
Elevar solicitud a la Dirección Administrativa con el fin de que
se gestionen recursos para el levantamiento de los Planos de
las redes de datos del edificio Regional
Coordinadora Grupo
Administrativo30/10/2013
51
Fortalecer el seguimiento y asistencia técnica a Centros
Zonales que sus UDS que persisten con inejecuciones a
partir del análisis del reporte de las metas sociales y
financieras.
Coordinadora Grupo de
Atención en Ciclos de Vida y
Nutrición
15/09/2013
52
Solicitar al nivel Nacional la ampliación del tiempo de
seguimiento a la estrategia Fiesta de la Lectura por parte del
operador.
Coordinadora Grupo de
Atención en Ciclos de Vida y
Nutrición
30/11/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
53
Solicitar al nivel Nacional para la próxima vigencia iniciar la
contratación y atención a la población a partir del primer
trimestre
Coordinadora Grupo de
Atención en Ciclos de Vida y
Nutrición
30/11/2013
54
Realizar y evidenciar el acompañamiento permanente desde
el nivel regional a los profesionales de sistemas del operador,
con el fin de que haya un eficaz y efectivo cargue de
información en el plataforma CUÉNTAME
Coordinadora Grupo de
Atención en Ciclos de Vida y
Nutrición
30/11/2013
55
Socializar en el comité Nacional la autorización de vincular a
familias PARD, víctimas y vulnerables, por encima de la meta
regional.
Coordinadora Grupo de
Atención en Ciclos de Vida y
Nutrición
30/08/2013
56
Definir cronograma de visita a los centros zonales de Cali de
manera selectiva dentro del mes, teniendo en cuenta el
análisis de los resultados del indicador y reforzar con los
coordinadores y lideres SIM del CZ, el registro de las
actuaciones de los casos que presentan los indicadores
PARD.
Coordinadora Grupo de
Protección06/09/2013
57
Elaborar memorado a la Sede de la Dirección Nacional –
Dirección de Protección donde se plantee la necesidad de
contar con el indicador E18 directamente desde el aplicativo
SIM, de manera consolidada.
Coordinadora Grupo de
Protección03/09/2013
58
Realizar monitoreo al impacto de las jornadas de registro
realizadas con los delegados de los Centros Zonales y
Operadores de Protección con el fin de cualificar la
información de los Niños Niñas y Adolescentes que se
encuentran en el SIM y línea base para eliminar el punto
crítico.
Coordinadora Grupo de
Protección16/09/2013
59
Elaborar Memorandos a la Sede de la Dirección Nacional,
Dirección de Protección Reiterando:
La necesidad de obtener de manera real el número de casos
en el denominador (Niños Niñas y Adolescentes ubicados en
los diferentes servicios de Protección).
La necesidad de excluir del indicador los NNA que presenten
consumo de SPA.
Coordinadora Grupo de
Protección03/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
60
Reportar a la sede de la Dirección Nacional, Dirección de
Protección a través de Memorando, la necesidad de que las
peticiones que presenten prorroga, no sean tenidas en cuenta
por el Indicador, de manera que no se evidencie como pérdida
de competencia y baje el porcentaje de cumplimiento del
mismo.
Coordinadora Grupo de
Protección09/09/2013
61
Establecer articulación interna entre el SNBF y el subgrupo de
responsabilidad penal con el fin de plantear al consejo de
política social las necesidades ante los sectores
comprometidos en generar condiciones garantes a la
población adolescente.
Profesional líder Oficina
Coordinación y articulación
SNBF
Coordinadora Grupo Protección
15/10/2013
62
A través del enlace del SNBF a nivel Regional, verificar el
cumplimiento de los planes de desarrollo y políticas públicas
enfocadas a los adolescentes y jóvenes SRPA.
Coordinadora Grupo de
Protección15/12/2013
63
Solicitar a nivel Nacional mediante memorando la
modificación de la valija del SRPA para poder identificar los
tipos de reiteración del delito.
Coordinadora Grupo de
Protección30/09/2013
64
Elaborar Memorando a la Coordinadora del Centro Zonal
Cartago, Suroriental y Tulua, solicitando su presencia con el
Defensor de Familia al Grupo de Protección, con el fin de
hacer revisión del estado de avance en el proceso (SNC
abiertos), entendiendo que desde el marco legal se deben
cumplir términos.
Coordinadora Grupo de
Protección13/09/2013
65
Rediseño e implementación del plan de asistencia técnica de
la regional y CZ a los municipios, involucrando a los CPS,
Comités de Infancia y Adolescencia y equipos líderes, en el
proceso de PP.
Profesional líder Oficina
Coordinación y articulación
SNBF
12/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
66
Talleres de refuerzo técnico a los CPS y las Mesas de
Infancia y Adolescencia Municipales (Manual operativo SNBF,
Decreto 0936/ 13 e instrumento de evaluación CPS)
Coordinadores CZ y referentes
SNBF de CZ
Consolida y reporta al GPyS :
Profesional líder Oficina
Coordinación y articulación
SNBF
15/10/2013
67
Revisión del Plan de Acción de Asistencia Técnica del
SNBF a los Entes Territoriales, por parte del equipo regional y
de cada CZ, para su desarrollo y evaluación.
Coordinadores CZ y referentes
SNBF de CZ
Consolida y reporta al GPyS :
Profesional líder Oficina
Coordinación y articulación
SNBF
17/09/2013
68
Frente a las Acciones Correctivas reformuladas pendientes
por análisis de causas y definición de planes de acción a la
fecha (afectan indicador), programar reuniones entre los
solicitados y el Director Regional, para adelantar estas
actividades (análisis de causas y plan de acciones).
Coordinadora Grupo
Planeación Y Sistemas30/09/2013
69
Desarrollar jornadas de capacitación en reportes de SNC,
NCS, solicitudes AC y AP e isolución en las que se
convoquen a colaboradores de las diferentes dependencias,
para el fortalecimiento en la identificación, formulación,
registro, implementación, seguimiento y cierre de las mismas.
Coordinadora Grupo
Planeación Y Sistemas15/11/2013
70
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato de la NCS 2724 abierta a la fecha, que presenten
más de 180 días de haber sido reportado.
Cielo Maritza Abadia C./Miriam
Quintero30/08/2013
71
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato de la NCS 2977 abierta a la fecha, que presenten
más de 30 días de haber sido reportado.
Janeth Milena Murillo G./Ana
Lucia López Ante.30/08/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
72
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato del SNC 1532 abierto a la fecha, que presenten
más de 30 días de haber sido reportado.
Maria Victoria Delgado
G/Angela Yaneth Velasquez D.30/08/2013
73
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato del SNC 1530 abierto a la fecha, que presenten
más de 30 días de haber sido reportado.
Rita Aracely Cuaicuan/ Gloria
Paola Silva Quiceno15/09/2013
74
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato del SNC 1416 abierto a la fecha, que presenten
más de 120 días de haber sido reportado.
Rita Aracely Cuaicuan/ Carmen
Ivony Navarrete Sinisterra15/09/2013
75
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato del SNC 1401 abierto a la fecha, que presenten
más de 140 días de haber sido reportado.
Leonor Estrada Ospina/Diana
Suarez Posso15/09/2013
76
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato del SNC 1400 abierto a la fecha, que presenten
más de 140 días de haber sido reportado.
Leonor Estrada Ospina/Maria
Nubia Ocampo F.15/09/2013
77
Realizar seguimiento, brindar tratamiento y gestionar el cierre
inmediato del SNC 1399 abierto a la fecha, que presenten
más de 140 días de haber sido reportado.
Leonor Estrada Ospina/Olga
Victoria Molina15/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
78
Se determina por parte del comité ampliado remitir como
propuesta de proyecto de innovación a presentar a la SMO,
los organizadores para HCB, correspondientes a la bitácora
presentada por el CZ Buga.
Comité Ampliado de Dirección 30/08/2013
79
Realizar reuniones bimestrales del equipo de gestión integral
(Coord. G. Administrativo, Coord. Planeación y Sistemas, líder
SySO, líder ambiental, líder SGSI y profesionales Épico)
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas30/09/2013
80
Realizar recomendación a la Subdirección de Mejoramiento
Organizacional, relacionada con información de fecha
actualización documentación en intranet, boletín de
novedades en la documentación y “cortes de publicación” de
modificaciones a la documentación del sistema integrado de
gestión.
Profesionales ÉPICO 30/09/2013
81
Realizar análisis, consolidar estadísticas respecto a hallazgos
reiterativos en el SIG, y presentar a través de memorando a la
Dirección de Planeación proponiendo se estudie la viabilidad
de redefinir la metodología y estrategias respecto a la
administración de las Acciones de Mejora.
Coordinadora Grupo
Planeación y Sistemas 30/09/2013
82
Brindar orientaciones de preparación para la Auditoria Interna
al SIG, a través de un Grupo de Estudio de Trabajo con la
participación de Coordinadores de Grupos, de Centros
Zonales, profesionales Líderes de Procesos de la Regional e
integrantes de Grupo Promotor EPICO.
Profesionales ÉPICO
Profesional Líder eje SYSO
Profesional Líder eje SGA.
Profesional Líder eje SGSI
30/10/2013
83
Enviar a La Coordinación de Planeación y Sistemas los
mapas de riesgo ajustados (posterior a retroalimentaciones
responsables de procesos) a nivel zonal valorados a junio de
2013.
Coordinadores Centros
Zonales Nororiental, Centro,
Suroriental, Jamundí, Buga ,
Tuluá, Cartago, Btura, Sevilla .
30/08/2013
84
Solicitar Acción Correctiva a la Dirección de Servicio y
Atención, por las denuncias que son direccionadas a la
regional fuera de términos (tiempo para su trámite) desde el
centro de contacto.
Profesional Líder Oficina
Gestión Servicio y Atención15/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
85
Cerrar AC 1576 solicitada al Grupo Administrativo que vence
en Noviembre 01, con base en las actividades adelantadas en
a nivel regional y sustentando ante la Subdirección de
Mejoramiento Organizacional la pertinencia de que los
hallazgos de esta AC que corresponden a gestión del nivel
nacional, sean retomados por la Dirección Administrativa.
Coordinadora Grupo
Administrativo15/11/2013
86
Realizar visitas de seguimiento y verificaciones a los Grupos y
dependencias de la sede Regional sobre aspectos
identificados en las auditorías internas, como actividad
preparatoria a las auditorias internas de la presente vigencia.
Coordinadora Grupo de
Planeación y Sistemas30/09/2013
87
Solicitar a la empresa de seguridad fortalecer los controles de
acceso a las sedes de los CZs y Regional para prevenir el
ingreso de armas. Así también la verificación de accesos
autorizados.
Coordinadora Grupo
Administrativo31/10/2013
88
Discriminar y definir los elementos de protección personal,
por cada perfil, acorde a la labor a desarrollar. Lo que debe
ser tenido en cuenta en los futuros procesos de contratación
de personas naturales.
Líder SYSO 30/10/2013
89Programar Intervención de los lideres de ejes en el grupo
promotor épico rotando su intervención.Profesionales ÉPICO 30/11/2013
90
Retroalimentar a la Dirección de Atención al Ciudadano para
que no se direccione peticiones a los Directores Regionales
(perfiles inactivos), dada la movilidad, ocupaciones y
desempeño que ellos tienen, lo que incrementa la posibilidad
que pasen vencidas las peticiones.
Profesional Líder Oficina
Gestión Servicio y Atención30/09/2013
91
Realizar consulta a la Dirección de Servicio y Atención
referente al plazo perentorio para la atención de las peticiones
que ingresan por motivo restablecimiento de derechos y que
quedan a cargo de las defensorías (según lineamiento
aparece como inmediata, pero sin plazo máximo), pero que
no se determina un plazo para esa inmediatez (definición[on
de días máximos , tal como esta definido para la constatación
de denuncias).
Profesional Líder Oficina
Gestión Servicio y Atención30/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
No. Descripción de la Decisión ResponsableFecha
Definida
92
Realizar consulta ante la subdirección de monitoreo y
evaluación relativa a aparente inconsistencia en los datos de
resultado indicador consolidado a nivel regional, al consultar
los indicadores por las diferentes opciones del tablero
Agregado de indicadores zonales en la opción (resumen
análisis zonal vs consultar por las opciones (revisión
cumplimiento macroprocesos y TC Regional. Ej MPM5.PI.o2,
MPM5,P1.05.
Profesionales ÉPICO 30/09/2013
93
Solicitar a los Coordinadores de CZs el dato hacia que objetos
debe dirigirse la inversión del conpes 162, para que se
proyecte por parte del Coordinador del Grupo de Atención en
Ciclos de Vida comunicado dirigido a los Alcaldes para la
firma del Director Regional, con posibilidades de destinación
de la inversión.
Coordinadora Grupo de
Atención en ciclos de Vida y
Nutrición
15/09/2013
94
Remitir memorando a German Quiroga Director de Primera
Infancia, para solicitar se ajuste la meta del Indicador de
Agentes Educativos Formados.
Coordinadora Grupo de
Atención en ciclos de Vida y
Nutrición
30/09/2013
95
Remitir la argumentación para que sea excluido el Indicador
MPM1-7 del Tablero de Control Regional al líder del proceso
con copia a Planeación y Sistemas
Coordinadora Grupo de
Atención en ciclos de Vida y
Nutrición
30/09/2013
96
Solicitar al Grupo Jurídico cambiar la supervisión de los
Contratos de las 2 técnicas de archivo al Grupo
Administrativo, con el fin que empiecen a apoyar el proceso
de gestión documental en las áreas que requieran iniciando
por el proceso de responsabilidad penal del área de Cali.
Coordinadora Grupo
Administrativo15/09/2013
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0
República de Colombia
Departamento para la Prosperidad Social
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Regional Valle del Cauca
Dirección Regional
F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0