Acta Sesión 37-2012 - Archivo Nacional de Costa Rica · En este caso son pruebas negativas sin...

Acta CNSED 37-2012 1

Acta No. 37-2012 correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir de las 8:30 horas del día 22 de agosto de 2012; con la asistencia de la señora Carmen Campos Ramírez, Subdirectora General y Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico y Vicepresidenta de la Comisión; la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; la señorita Camila Carreras Herrero, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo Nacional y la señorita María Fernanda Guzmán Calderón, Secretaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Ausentes con justificación: el señor José Bernal Rivas Fernández, Presidente de la Comisión, en representación del Presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional; el señor Raymundo Brenes Rosales, Historiador y la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva de la Comisión. Asiste: la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. Convocados: la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud y el señor Luis Vargas Álvarez, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública. CAPITULO I. ACUERDOS PENDIENTES: Por no contar con el quorum requerido, se traslada la lectura de los acuerdos pendientes para una próxima sesión de esta Comisión. CAPTULO II. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS SIGUIENTES VALORACIONES: Artículo 1. Informe de Valoración: IV-38-2012-VP Asunto: Valoraciones Parciales de Documentos Fondo: Ministerio de Salud Subfondos: 1.1 Dirección de Garantía de Acceso a Servicios de Salud, 2.1 Dirección Área Rectora de Salud Florencia Convocada: la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud. Hora: 9:00 a.m. Dado a que la señora Luz Virginia Cascante Aguilar, Encargada del Archivo Central y Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Salud, no se presentó a la convocatoria sin justificación previa; se traslada el análisis del informe IV-38-2012-VP para una próxima sesión de esta Comisión. Artículo 2. Informe de Valoración: IV-37-2012-VP Asunto: Valoraciones Parciales de Documentos Fondo: Ministerio de Seguridad Pública


Subfondos: 1. Dirección General de Armamento, 1.1 Departamento Control de Armas y Explosivos, 2. Departamento de Salud Ocupacional. Laboratorio de Toxicología, 3.1 Delegación Policial de Coto Brus, 3.2 Delegación Policial de Paso Canoas, 4. Dirección Regional de San José, 5.1 Departamento Reclutamiento y Selección, 5.2 Sección de Incentivos y Beneficios Convocado: el señor Luis Vargas Álvarez, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública. Hora: 9:30 a.m. Se deja constancia de que durante la sesión las valoraciones parciales de documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 9:30 horas ingresan el señor Luis Vargas Álvarez, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública, el señor Juan Manuel Fonseca Reina, Funcionario del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública y la señora María del Carmen Retana Ureña, Profesional responsable del informe. La señora Retana Ureña, Profesional responsable; procede a exponer las consideraciones previas del informe de valoración, entre las cuales se destacan: (...) 3.4 Mediante oficios CISED-011-2012 y CISED-012-2012 de 12 de julio de 2012, y CISED-015-2012 de 06 de agosto de 2012, remitidos por correo electrónico, el señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del CISED del Ministerio de Seguridad Pública, emite aclaraciones solicitadas mediante correo electrónico de 28 de junio de 2012 y 30 de julio de 2012. 3.5 La cantidad total de los documentos sometidos a valoración asciende a 379.72 metros y las fechas extremas comprendidas entre los años 1980-2010. Posterior a la lectura del informe de valoración, los miembros de esta comisión acuerdan: ACUERDO 1. Aprobar las solicitudes de Valoraciones Parciales de Documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública, mediante oficios CISED-0001-2012, CISED-002-2012, CISED-003-2012, CISED-004-2012, CISED-005-2012, CISED-006-2012, CISED-007-2012 Y CISED-008-2012, todos de 30 de mayo de 2012, para el Fondo: Ministerio de Seguridad Pública, Subfondos: 1. Dirección General de Armamento, 1.1 Departamento Control de Armas y Explosivos, 2. Departamento de Salud Ocupacional. Laboratorio de Toxicología, 3.1 Delegación Policial de Coto Brus, 3.2 Delegación Policial de Paso Canoas, 4. Dirección Regional de San José, 5.1 Departamento Reclutamiento y Selección, 5.2 Sección de Incentivos y Beneficios. La aprobación se hace conforme a lo siguiente:


FONDO: MINISTERIO DE SEGURIDAD PUBLICA Le corresponde vigilar, conservar el orden público, prevenir las manifestaciones de delincuencia y cooperar para reprimirlas, preservar y mantener la soberanía nacional.

1 Subfondo: Dirección General de Armamento1 Funciones: autorizar, controlar, supervisar y fiscalizar el uso, manejo, custodia, guarda e inventario de las armas de fuego, municiones, explosivos y aditamentos utilizados por las fuerzas de policía del Estado, así como de vigilar el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Armas y Explosivos y otras normas conexas y concordantes.

N° orden

Tipo documental Vigencia Administrativa-Legal

Valor científico –cultural

1.1 Correspondencia general Son originales y copias de oficios recibidos y enviados por las dependencias de la institución y externas de los usuarios que tiene esta Dirección para la toma de decisiones acertadas y así cumplir con la misión y visión institucional. Copia. Original: Ministro, Viceministros y Dirección General de la Fuerza Pública. Soporte papel Fechas extremas: 1984-2005 Cantidad: 38 metros

5 años No*

1.2 Informes2 Comunicar a jerarcas de la institución, direcciones, departamentos y secciones sobre avance de proyectos de interés y otros por realizar a nivel del Ministerio. Copia. Original: Ministro, Viceministro y Dirección General de la Fuerza Pública. Copia Auditoría General, Delegaciones de Policía Soporte papel Fechas extremas: 1980-2004 Cantidad: 5 metros

5 años No*

1.3 Actas trámite de pólvora Es un trámite rápido donde se emite un permiso para uso de químicos, pólvora y armas por parte de las empresas que importan y exportan lo anterior. Original. Soporte papel Fechas extremas: 1997-2005 Cantidad: 4 metros

5 años No*

1.4 Controles (de armas/ uso-custodia) Revisar y examinar para así tener control. Inspección que se realiza de forma interna y externa por los inspectores respectivos. Original. Soporte papel Fechas extremas: 1997-2001 Cantidad: 21 metros

5 años No*

1 La solicitud de valoración está firmada por el señor William Hidalgo Echavarría, jefe de la Dirección de Armamento y el señor Luis Vargas Álvarez, presidente del CISED, según se aclara mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012 suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez. 2 Mediante oficio 010-2012 de 12 de julio de 2012, el señor Luis Vargas Álvarez aclara que los informes se refieren al uso de las armas, municiones, cargadores, activos, flotilla vehicular y otros y que dichos informes de los años citados eran menos formales y no tan estrictos como en la actualidad.


1.5 Expediente venta de pólvora Son permisos para la venta temporal de pólvora menuda en el año. Original. Soporte papel Fechas extremas: 2005-20083 Cantidad: 34 metros

5 años No*

1.6 Resoluciones Nacen de las inspecciones realizadas por la Oficina de Operaciones de Armas y Explosivos que analizan la venta de pólvora menuda autorizada por la Dirección. Original y copia. Soporte papel Fechas extremas: 2004-2005 Cantidad: 21 metros

5 años No*

1.7 Control tarjetas de suministros Examinar para tener bajo nuestros dominios la inspección, supervisión de los trámites realizados de forma interna y externa por la Dirección. Original. Soporte papel Fechas extremas: 1997-2000 Cantidad: 6 metros

5 años No*

1.8 Permisos de portación de armas4 Solicitud de permisos que realiza el interesado para la inscripción de armas y permiso para la portación de armas, según la Ley 7530. Original y copia. Soporte papel Fechas extremas: 2005-2009 Cantidad: 47.8 metros

2 años No*

1.1 Subfondo: Departamento Control de Armas y Explosivos 5 Funciones: levantar y mantener actualizados los registros de todas las armas propiedad de particulares y tramitar los permisos establecidos en la Ley de Armas y Explosivos y su Reglamento y demás disposiciones vinculantes.

N° orden



1.1.1 Certificados psicológicos de idoneidad mental6 Compuesto por una prueba teórico práctica que se efectúa a todas las personas que requieren un permiso de portación para uso de armas de fuego. Original interesado, copia. Control Armas y Explosivos, Colegio de Psicólogos de Costa Rica. Soporte papel Fechas extremas: 1980-2009 Cantidad: 8 metros

2 años No*

3 Se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa-legal de 5 años. Se autoriza la eliminación hasta el año 2007. 4 Este tipo documental fue valorado en sesión CNSED 3-2008 de 20 de febrero de 2008. Se autorizó entonces su eliminación ante la justificación del señor Luis Vargas Álvarez, Encargado del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública, de que “se conservan estadísticas como fuente alterna para estudiar la tenencia de armas por parte de la población”. 5 La solicitud de valoración está firmada por el señor Javier Herrera Álvarez, jefe del Departamento de Control de Armas y Explosivos y el señor Luis Vargas Álvarez, presidente del CISED, según se aclara mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012 suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez.


2 Subfondo: Departamento de Sanidad Subfondo: Departamento de Salud Ocupacional7 Laboratorio de Toxicología Funciones: Brindar atención médica integral a los funcionarios del Ministerio y sus familiares directos

N° orden



2.1 Expediente pruebas de toxicología negativas Son tres formularios de cada expediente que corresponde a la documentación del proceso de toma de muestra de orina para análisis toxicológicos a los funcionarios policiales. El análisis ayuda a determinar la causa de toxicidad aguda por drogas, a vigilar la farmacodependencia y determinar la presencia de sustancias en el cuerpo para propósitos médicos o legales. En este caso son pruebas negativas sin valor. Original archivo secretaria. Sin copia. Soporte papel Fechas extremas: 2002-2010 Cantidad: 16.3 metros

2 años No*

3 Subfondo: Dirección Regional Brunca Sur

3.1 Subfondo: Delegación Policial de Coto Brus8 Funciones: Son atribuciones de la Guardia Civil y la Guardia de Asistencia Rural asegurar el ejercicio de las garantías constitucionales, la protección del orden constitucional, la seguridad ciudadana, la soberanía nacional y la integridad territorial.

N° orden



3.1.1 Correspondencia general Oficios recibidos y enviados de decisiones sobre actividades, necesidades, labores y movimientos que se llevan a la Delegación para que tenga un acertado cumplimiento de la misión y visión institucional. Original y Copia. Original: Dirección General Fuerza Pública, Dirección Regional Zona Sur, Dirección de Recursos Humanos, Departamento Disciplinario Legal. Copia: Viceministra, Área Policial y Secretaría. Soporte papel. Fechas extremas: 1993-2007 Cantidad: 7.5 metros

5 años No*

6 En sesión CNSED N° 3-2008 de 20 de febrero de 2008, se declaró con valor científico cultural del subfondo Dirección General de Armamentos, Departamento de Control de Armas y Explosivos, a la serie “Examen de evaluación teórico práctico”, un ejemplar por año (1996-2004; 0,01 m). Se justificó “conservar una muestra de un ejemplar por año con el objetivo de reflejar los requisitos solicitados a través del tiempo.” Cantidad total valorada: 21 metros, fechas extremas: 1996-2004. En sesión 37-2012 de 22 de agosto de 2012, el señor Vargas Álvarez manifestó que los exámenes son una serie custodiada aparte. 7 La solicitud de valoración está firmada por el señor Yourks Arroyo Guzmán, jefe del Departamento de Salud Ocupacional y el señor Luis Vargas Álvarez, presidente del CISED, según se aclara mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012 suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez. 8 La solicitud de valoración está firmada por el señor Marvin Chaves Mesén, jefe del Departamento de Policía de Coto Brus y el señor Luis Vargas Álvarez, presidente del CISED, según se aclara mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012 suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez.


3.1.2 Controles Examinar para tener bajo nuestros dominios la inspección, supervisón de los trámites realizados de forma interna y externa por la unidad policial. Original. Delegación Policial San Vito. Copia. Secretaria Soporte papel Fechas extremas: 1995-2007 Cantidad: 1 metro

5 años No*

3.1.3 Informes9 Comunicar a jerarcas de la institución, direcciones, departamentos y secciones sobre avance de proyectos de interés y otros por realizar a nivel de ministro. Copia. Original en Dirección Regional Zona Sur, Delegación Policial Sabalito y Agua Buena Soporte papel Fechas extremas: 2006-2007 Cantidad: 0.50 metros

5 años No*

3.1.4 Partes policiales Documentos que la autoridad policial utiliza para registrar hechos de delitos donde se anotan los acontecimientos, calidad del demandante, actor de la falta cometida en perjuicio de una persona. Original y Copia. Original: Autoridades judiciales. Copia: Delegación Policial San Vito y Secretaría Soporte papel Fechas extremas: 2009 Cantidad: 1.50 metros

2 años No*

3.1.5 Bitácoras Se registran las novedades acometidas durante la jornada laboral Copia. Original Delegación Policial de San Vito, copia autoridades judiciales. Soporte papel Fechas extremas: 1989-2000 Cantidad: 1.50 metros

10 años No*

3.1.6 Requisiciones Se utilizan para retirar material necesario para la oficina. Original y Copia. Original: Intendencia General. Copia: Secretaría de la Delegación Soporte papel Fechas extremas1999-2006 Cantidad: 0.50 metros

6 años No*

9 Mediante oficio 010-2012 de 12 de julio de 2012, el señor Luis Vargas Álvarez aclara que los informes tratan de faltas leves en general, cuando se deteriora mobiliario, equipo vehicular policial - administrativo, igualmente para cambio de aceite, llantas y baterías, solicitudes a instituciones como el Instituto Costarricense de Electricidad, cuando por vandalismo se solicita instalación de luz en parques, lotes baldíos.


3.2 Subfondo: Delegación Policial de Paso Canoas10 Funciones: asegurar el ejercicio de las garantías constitucionales, la protección del orden constitucional, la seguridad ciudadana, la soberanía nacional y la integridad territorial.

N° orden



3.2.1 Correspondencia general Oficios enviados y recibidos para la toma de decisiones de la Delegación Policial, para hacer cumplir la misión y visión institucional. Original: Dirección General área administrativa y policial. Copia: Secretaría de la Delegación Soporte papel Fechas extremas: 2004-2006 Cantidad: 1.50 metros

5 años No*

3.2.2 Partes policiales En él registran los hechos delictivos cometidos por la delincuencia y así trasladarlos a los Tribunales de Justicia. Copia. Soporte papel Fechas extremas: 2004-2009 Cantidad: 1.20 metros

2 años No*

4 Subfondo: Dirección Regional de San José11 Subfondo: Subdirección, (Secretaría: Archivo de Gestión) Funciones: Formular, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar el plan Operativo Anual Institucional en lo que corresponde a su área, de acuerdo con las disposiciones generales establecidas.

N° orden



4.1 Correspondencia Oficios recibidos y enviados que comunican decisiones sobre actividades, necesidades, labores y movimientos que lleva la institución para una acertada toma de decisiones y así cumplir con la misión y visión de la Dirección Original y copia. Original y copia: Ministro, Dirección General de la Fuerza Pública y Direcciones Regionales y Delegaciones Policiales. Viceministros, Dirección General de la Fuerza Pública Soporte papel Fechas extremas: 2004-2006 Cantidad: 19 metros

5 años No*

10 La solicitud de valoración está firmada por el señor Mariano Céspedes Anchía, sargento de policía, jefe del Departamento de Policía de Paso Canoas y el señor Luis Vargas Álvarez, presidente del CISED, según se aclara mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012 suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez. 11 La solicitud de valoración está firmada por el señor Raúl Rivera Bonilla, Director Regional de San José y el señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del CISED del Ministerio de Seguridad Pública.


4.2 Informes12 Comunicar a jerarcas de la institución, direcciones departamentos y secciones sobre avance de proyectos de interés y otros por realizar a nivel de ministerio Original y Copia. Original: Ministro, Dirección General de la Fuerza Pública, Direcciones Regionales y Delegaciones Policiales de la Región. Copia: Viceministros, Dirección General de la Fuerza Pública y Delegaciones Policiales de la Región. Soporte papel Fechas extremas: 2004-2006 Cantidad: 3.50 metros

5 años No*

4.3 Control de registro de conductores13 Examinar para tener bajo nuestros dominios la inspección, supervisión de los trámites realizados de forma interna y externa por la unidad policial Original. Sin copia Fechas extremas: 2005 Cantidad: 1.50 metros

5 años No*

4.4 Boletas de control de Intendencia Comprobantes donde se registran los ingresos y egresos de alimentos, materiales, uniformes y zapatos que utiliza el personal administrativo policial de la Dirección Original. Sin copia Fechas extremas: 2004-2006 Cantidad: 1.50 metros

3 años No*

4.5 Boletas de control de mantenimiento Comprobantes que registran el mantenimiento, reparación de los diferentes vehículos que conforman la flotilla de unidades de la Dirección Original. Sin Copia Soporte papel Fechas extremas: 2004-2006 Cantidad: 2.50 metros

3 años No*

4.6 Control solicitud de reparación de vehículos14 Examinar para tener bajo nuestros dominios la inspección, supervisión de los trámites realizados de forma interna y externa por la unidad policial Original. Sin Copia Soporte papel Fechas extremas: 2005 Cantidad: 6.50 metros

5 años No*

12 Mediante oficio 011-2012 de 12 de julio de 2012, el señor Luis Vargas Álvarez aclara que tratan sobre el actuar de las dependencias sobre vehículos: reparaciones, avalúos de daños, repuestos, liquidaciones de aceites, asignación de taller, juzgado de tránsito; entrega de uniformes policiales, roles de servicio. 13 Este control era de personal que realizaba pruebas de manejo y del vehículo asignado. Actualmente lo realiza la Sección de Servicios Policial. Es original sin copia, según se aclara mediante oficio CISED-015-2012 de 06 de agosto de 2012, suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del CISED.


4.7 Partes policiales Documento que la autoridad policial utiliza para registrar hechos delictivos, donde se anotan los acontecimientos calidades del demandante, actos de falta cometida en perjuicio de una persona. Copia. Original: Autoridad Judicial respectiva y copia interesado y Dirección y Delegación Policial. Soporte papel Fechas extremas: 2006 Cantidad: 7.50 metros

2 años No*

5 Subfondo: Dirección de Recursos Humanos 5.1 Subfondo: Departamento Reclutamiento y Selección15

Funciones: planear, dirigir, coordinar, ejecutar concursos internos y externos para la promoción del recurso humano.

N° orden



5.1.1 Ofertas de servicios para puesto policial Documentos personales de los oferentes que desean ingresar a la institución. Copia. Original interesado Soporte papel Fechas extremas: 2011 Cantidad: 1735 unidades, 1.15 metros 16

1 año No*

5.2 Departamento Remuneraciones y Compensaciones 5.2.1 Subfondo: Sección Incentivos y Beneficios 17

Funciones: Estudiar, analizar y tramitar, según su viabilidad jurídica y material, los incentivos y beneficios para los funcionarios del Ministerio.

N° orden



5.2.1.1 Expedientes de estudio de anualidades Estudios y certificaciones de los funcionarios que aportaron los años laborados en las diferentes instituciones del Estado Original. Copia funcionario y Secretaria de la Sección de incentivos y Beneficios. Soporte papel y microfilm18. Fechas extremas; 1984-2009 Cantidad: 9.66 metros

1 año No*

14 Este control era para controlar solicitudes de reparación de vehículos. Actualmente lo realiza el Centro de Servicio de Transporte. Es original sin copia, según se aclara mediante oficio CISED-015-2012 de 06 de agosto de 2012, suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del CISED. 15 La solicitud de valoración está firmada por el señor Kenneth Sánchez Montero, jefe de Reclutamiento y Selección y el señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del CISED del Ministerio de Seguridad Pública. Según se aclara mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012 suscrito por el señor Luis Vargas Álvarez. 16 Mediante oficio 012-2012 de 17 de julio de 2012, el señor Luis Vargas Álvarez aclara que estas unidades son copias de ofertas de servicios para puestos policiales, compuestas por los datos personales de los oferentes: 1. Oferta de Servicios para puestos, 2. Solicitud toma de huella dactilares, 3.Certificación de antecedentes penales, 4. fotocopia de cédula, 5. Certificado de título. Algunas unidades incompletas por no reunir requisitos. 17 La solicitud de valoración está firmada por Floribeth Castillo Canales, Jefe de la Sección Incentivos y Beneficios y el señor Luis Vargas Álvarez, Presidente del CISED del Ministerio de Seguridad Pública. 18 El microfilm se custodia en la Sección de Microfilm, según manifestó el señor Vargas Álvarez, en sesión 34-2012 de 22 de agosto de 2012.


No*: indica que se puede eliminar cuando caduque su vigencia administrativa y legal. Asimismo, se le consulta al señor Álvarez Vargas si tiene algún comentario, consulta o duda sobre la lectura del informe, a lo que responde que no. Por tanto, las series documentales sometidas a valoración no fueron declaradas con valor científico cultural. Comunicar al señor Luis Vargas Álvarez, Encargado del Archivo Central y Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Ministerio de Seguridad Pública. Enviar copia de este acuerdo al señor Luis Carlos Bermúdez Villalobos, Jefe del Departamento Servicios Generales del Ministerio de Seguridad Pública. CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA: Por no contar con el quorum requerido, se traslada la lectura y análisis de la correspondencia para una próxima sesión de esta Comisión. CAPÍTULO IV. ASUNTOS VARIOS: Por no contar con el quorum requerido, se traslada el análisis de los asuntos varios para una próxima sesión de esta Comisión. A las 11:00 horas se levanta la sesión. Carmen Campos Ramírez Virginia Chacón Arias Subdirectora General Directora Ejecutiva Jefe por recargo del No firma por no haber estado presente Departamento Archivo Histórico Vicepresidenta de la Comisión

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