2015

SENA VIRTUAL

CARLOS DAVID

INSTRUCTOR VIRTUAL JOSE ALEJANDRO RAMELLA FRAGOZO

[ SENA

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ENSAYO: UNIDAD 4LA LEY 594 de 2000

INTRODUCCION

Ley 594 de 2000Esta ley establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado. Para ello se ha establecido en esta ley una serie de artículos que le permiten a una entidad pública o privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada gestión de archivo de documentación. DESARROLLO:

La Ley 594 de 2000expresa la importancia de la conservación del archivo para una buena gestión Empresarial. Dado lo anterior, realice un ensayo en donde justifique el por qué las empresas deben tomar las medidas que sean necesarias para conservar y manejar su archivo.Los fines de los archivos: cuyo objetivo es el de disponer de la documentación organizada, fomentar esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta para el ciudadano, cumpliendo así con un servicio al que tiene derecho la comunidad. Todos los involucrados en este medio de la organización de archivos, debemos ser multiplicadores y promotores de la buena costumbre de organizar los archivos.La importancia de los archivos es conocer el valor de la información tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, está incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión.Donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información.Para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.

Una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración, tanto para la administración de cualquier empresa, como para la cultura, está incluido dentro de los planes propuestos en esta ley para la organización de un archivo. Ya no se desechan los

documentos porque son viejos, ahora debemos utilizar las técnicas sugeridas para este proceso, con el fin de proteger y perpetuar nuestra historia, además de respaldar cualquier gestión. Donde reposa la información de una empresa o ciudadano son el soporte para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores de derechos y núcleos de información. Para los servidores públicos con respecto a la organización, conservación, el uso y manejo de los documentos. Esto quiere decir que tanto las entidades públicas como las privadas con funciones públicas, deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de su gestión.

Una vez organizados los archivos de acuerdo a los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la administración, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e información. Igualmente la Ley 594 del 2000 pretende proteger no solo el archivo públicos sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es irrecuperable.La inadecuada administración de la información dentro de las organizaciones, ocasiona grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones. Hoy en día somos conscientes de que la información se ha constituido en uno de los principales activos o patrimonio de las empresas, pues es el soporte de la actividad y la fuente de organización en cada una de sus áreas .La sensibilización y capacitación del personal de la empresa, son vitales pues la administración de la información requiere de la importancia y las practicas documentales adecuadas para poder brindar un soporte bien estructurado para la empresa.Aunque hoy en día las nuevas

Tecnologías de la información, imponen la necesidad imperante de renovar conocimiento y ofrecer servicios automatizados, nuestra vista hacia el futuro de la administración de la información debe guiarse por los esquemas establecidos para la organización de los archivos, así se garantizan la confiabilidad y efectividad en los procesos archivísticos.

Para concluir, nosotros como empleados y como futuros profesionales, debemos esmerarnos por conocer cuál es la situación de los archivos en la empresa para la cual laboramos, si aún no se ha propuesto un programa de gestión documental, es nuestra responsabilidad hacerlo aunque otras personas sean las encargadas y si es nuestra función con mayor razón. Trabajemos con en este propósito como empleados, como civiles y sobre todo como Colombianos. Siendo multiplicadores de este propósito de organizar los archivos, podemos contribuir a que algún día

nuestra Colombia sea diferente Y halla orden y tengamos paz.

CONCLUSION

La ley 594 de 2000 es una ley de mucha importancia ya que con esta vemos todos los esquemas más importantes que se deben de tener en cuenta en el momento de abrir una institución pública cuyo final es brindar un servicio a la comunidad.