Diapositiva 1

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 3

LIGIA ORTIZ GARZONAprendiz

ROCIO DEL CARMENCORENA ALFAROTutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL 2014INTRODUCCION

La promulgacin de la Ley General de Archivos (594/2002) est orientada bsicamente a racionalizar el trmite de los documentos de la Administracin Pblica, promover la organizacin tcnica de los archivos de gestin, garantizar la conservacin de los documentos de valor histrico de las entidades oficiales y estimular la conservacin y consulta de los archivos histricos. En los tiempos actuales el manejo de la informacin es esencial para todas las actividades y para el avance del conocimiento. En los archivos se conserva parte significativa de ese creciente mundo de la informacin, ya que en ellos quedan los registros no solo de los hechos de la gestin pblica o privada, sino muchos datos que genera la ciencia, la tcnica y el arte, motivo por el cual es fundamental regular su organizacin.

Este mini-manual se constituye en una herramienta de apoyo y consulta para que la Gestin Documental para la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental y organizacin de los Archivos de Gestin (Archivo General de la Nacin: Ley 594 de 2000 Art. 24, Decreto 1382 de 1995, Acuerdo 039 de 2002, Acuerdo 042 de 2002). Su contenido permite detallar la metodologa para la identificacin y conformacin de las series y subseries documentales; organizacin de los Archivos de Gestin, teniendo en cuenta la ubicacin, clasificacin y conformacin de expedientes; ordenacin y foliacin de los tipos documentales en los expedientes; descripcin de cajas, expedientes y carpetas; preparacin de la documentacin para realizar las transferencias documentales y cmo diligenciar el inventario documental para mantener un control permanente de las series que conforman cada archivo.

CONCEPTOS BASICOS

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL : Listado de series con sus correspondientes Tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los de documentos.

TRANSFRENCIA DOCUMENTAL: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central , y de este al histrico, de conformidad con las tablas de retencin y valoracin documental vigentes.

ACTIVIDAD 3

Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualizacin, realice en la herramienta ofimtica de su preferencia un mapa conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrativa los siguientes aspectos:

Importancia de la aplicacin de las Transferencias documentales. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.

Evitan la produccin y acumulacin irracional de documentos. Aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la documentacin.

Solucionan a nivel fsico y funcional el problema de la acumulacin de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

2. La necesidad e implementacin de las Transferencias en el archivo de gestin, central e histrico.

3. La preparacin fsica de los documentos.

MAPA CONCEPTUAL

CONCLUSIONES

Las Tablas de Retencin Documental son una herramienta para mejorar la gestin documental de una entidad, sin embargo sino existe previamente una buena organizacin de los documentos de cualquier entidad, como un archivo real, ser muy difcil para la entidad el manejo de las tablas de Retencin Documental de ah que sea importante tener un orden en los diferentes archivos , ya que existe un lugar para cada cosa .

En conclusin se observo que las transferencias documentales son un proceso por el cual debe pasar el documento para llegar al lugar donde sern conservados durante ms tiempo.

Adems es importante que todas las entidades realicen las transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, e importante recalcar que para este proceso tomamos como base las tablas de retencin documental.

BIBLIOGRAFIA

s.n.) Procesos Archivsticos. (Video). Tomado dehttps://www.youtube.com/watch?v=8S6WbeqZnYwEnlace - Mini manual. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales.Este documento es un manual donde indica cmo se realizan las Tablas de Retencin Documental y las Transferencias Documentales.cdim.esap.edu.cowww.sgc.gov.co/Intranet/.../INSTRUCITVO-DE-TRANSFERENCIA.asp..