DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 1

1. A la pregunta; Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que selecciono, acerca de como se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

La oficina que se toma es la de una Institución Educativa, la cual tiene un manejo de documento de todos los estudiantes, los docentes, de la institución y de las demás personas que hay laboran. Por lo tanto se deben tener archivos con todos los datos y documentos de dicha Institución.

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea fluido, es decir en la institución debe haber un control de los documentos que se reciben por cada estudiante que vaya a ingresar o retirar de la institución.Un mantenimiento se puede entender como el cuidado, la actualización en físico o por medio electrónico en el cual se guarda la información, todo en pro de la conservación de los documentos como tal. Algunas clases de documentos pueden cumplir un ciclo de vida como las copias, las hojas de vida, personal de contrato, ciertos libros y la información en medios magnéticos.De almacenamiento en la institución se almacen los documentos en lo físico en carpetas de colores específicos para cada grado y los documentos de las demás personas que hay laboran el carpetas de acuerdo a su contenido y en medios magnéticos.En la institución los documentos que no sufren descarte son los de los estudiantes los cuales no pierden su valor por su contenido. La recuperación de un documento se lleva de acuerdo a la fecha de ingreso, al código que se le asigno al momento de ser matriculado, la búsqueda se da por medios físicos o electrónicos. En algunos caso se da que se encuentran cierto números de datos que no son relevante a lo que se esta buscando. O en otros casos no se encuentra la suficiente información que se necesita, puede ser por mal manejo de la documentación al momento de la matricula.

2. A la pregunta: teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique como se hace la clasificación de los archivos.

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presenta la tabla de documentos los cuales son; archivos de gestión, central y la disposición final.

Según la organización: de acuerdo a la jerarquía y composición de la entidad.

Archivos centralizados: es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización (en este caso la institución a la que hago referencia)

Archivo descentralizado: es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización, es decir es independiente de todo proceso archivista.

Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Concluyo que existen diferentes clasificaciones de archivos, estos dependen del tipo de documento y del grado de actualidad y a partir de eso se organizan los archivos.

FUENTES: toda la información la obtuve por internet