8/18/2019 ACTIVIDAD 1 GLOSARIO #

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ACTIVIDAD 1

CICLO VITAL Conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la elaboración de un documento, hastaque transcurre la vida útil del mismo.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar laintegridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar.

DOCUMENTACIÓN Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte queregistra información física.

DOCUMENTO DE ARCHIVO oporte que contiene un te!to que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad,efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.

DOCUMENTO DISPOSITIVO "ocumento destinado a disponer de un derecho o modificar una relación jurídica.

EXPEDIENTE

#nidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados org$nica yfuncionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

FACSIMIL %eproducción fiel de un documento lograda a trav&s de un medio mec$nico, fotogr$fico oelectrónico

FOLIACIÓN 'umeración no interrumpida de una serie o documentos que constan en m$s de un cuaderno,tomo o volumen.

FOLIO (oja de un libro o cuaderno, particularmente cuando est$n numerados por hojas y no porp$ginas.

REGISTRAR )anera de estar las dos p$ginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamentemirar 

PLAZO PRECAUCIONAL e inicia con el t&rmino de la vigencia, es pues tan concreto como el fin de esta. *l t&rmino delplazo precaucional es donde se produce por un hecho administrativo. +os dos objetivos son deresponder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en el documento o sutramitación, o servir de sustento a otro documento ahora vigente.

ARCHIVO DE GESTIÓN

ambi&n llamado de oficina, contiene los documentos que según la edad de los mismos dentrodel ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentoscorrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestión de &stos

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ARCHIVO HISTORICO on los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tantodel sector privado como del sector público, que por su contenido o naturaleza se deban incluir enarchivos históricos

ARCHIVO INTERMEDIO

+ugar donde se conservan e!pedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que

concentran los archivos de tr$mite.

ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en unproceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona oinstitución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ambi&n se puedeentender como la institución que est$ al servicio de la gestión administrativa, la información, lainvestigación y la cultura.

LEGAJO *s un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel formatos y t&cnicas con unaorganización de agrupación de la - la conservación de estos es empastada en forma de libro.

MARBETE *tiqueta. +etrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo que contiene, la dirección adonde se manda.

ORDENACIÓN documental /ase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de

las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.FONDO DOCUMENTAL Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de susfunciones o actividades.

TIPO DOCUMENTAL

#nidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato ycontenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoríadiplom$tica.

TIEMPO DE VIGENCIA*l tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia oinforma lo que e!plícitamente dice su te!to o va implícito en su tipo documental. *s el quecomporta el valor m$!imo porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no paraser estudiados por los historiadores. *l valor de los documentos de archivo, como patrimoniodocumental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa. 'ada puedeeliminarse ni destruirse mientras est$ vigente.

ARCHIVO CRONOLOGICO*s una serie de documentos archivados en un orden sintom$tico ya se por meses, a0os, días,horas todo lo referido a tiempo, por eso su mismo nombre lo dice archivo se refiere a documentosarchivados y cronológico se refiere q tiempo o el momento en que se archivaron esos documento.por eso se puede definir como documento archivados en un tiempo determinado ya seorganizados por días, meses, a0os, horas.

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

+a -dministración "ocumental ense0a el tratamiento administrativo que se le debe dar a undocumento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. *s decir, esel conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desdesu origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

/ase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecenagrupaciones documentales de acuerdo con la estructura org$nico1funcional de la entidadproductora 2fondo, sección, series y3o asuntos4.

GESTION DE DOCUMENTO

Conjunto de actividades administrativas y t&cnicas, tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hastasu destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

SELECCIÓN DOCUMENTAL 

"isposición final se0alada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en elarchivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de car$cter representativo parasu conservación permanente. 5nanse tambi&n 6depuración7 y 6e!purgo7.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

+istado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempode permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

ESTRUCTURA FUNCIONAL

*s el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.

ORIGINAL 8ue pertenece o est$ relacionado con el origen o comienzo de algo9 8ue es nuevo, innovador9 -lgo que es fuente para realizar copias, imitaciones, traducciones.

SERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homog&neos, emanadas de unmismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.*jemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

DOCUMENTO MINUTA

"ocumento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa,generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

DOCUMENTO ORIGINAL /uente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar suautenticidad e integridad.

FLUJOGRAMA *s un diagrama que e!presa gr$ficamente las distintas operaciones que componen unprocedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. egún su formato o

propósito, puede contener información adicional sobre el m&todo de ejecución de las operaciones,el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

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CASILLEROS

mueble con dilas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tenerclasificados documentos9 por ejemplo, cartas para distintos destinatarios

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL *s la remisión t&cnica, legal y físicamente verificada de los archivos de gestión a l archivo centraly de este al archivo histórico de la #niversidad. esta transferencia debe realizarse conforme a las

tablas de retención documental y con base a un plan de transferencias.

REGISTRO ;rocedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales oautomatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrandodatos como: nombre de la persona y entidad remitente o destinataria, nombre o código de ladependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del tr$mite ytiempo de respuesta 2si lo amerita4, entre otros.

SECCIÓN DOCUMENTAL

#nidad de an$lisis en los procesos de identificación y caracterización documental. ;uede sersimple, cuando est$ constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyenvarios, formando un e!pediente

FRANQUEADORA

)$quina que permite realizar impresiones o estampaciones con el importe de franqueo necesariopara el envío. *l control y vigilancia de la m$quina, así como la autorización para su uso,corresponde a Correos y el&grafos. *l usuario autorizado debe incluir en la estampación untroquel distintivo

FRANQUICIA -cuerdo para utilizar el nombre, marca o sistema comercial a cambio de una compensación

RADICACIÓN DE UN DOCUMENTO

;rocedimiento que permite el registro de los datos b$sicos de un documento que ingresa a laentidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único deradicación para su identificación dentro del sistema.

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  R T Y U I L K F T Y H J K O P H J K A S

  Q C I L L E R O R D R T U Ñ F J F F D

D W L Z X C V B G Q L W E F R I P R Q C F

F E Q W E R T P I C V B D H J G C X T

G R Q D G M G J I O R I G I N L N Z Q I

H M I N U T O U L T R E C Q R B Q X I D P

J F F W H R C D X K U U R I O U C M F O

K E I H J X B F G H J D E Q C T Y T E V I V D

  F C D F B E C Z Q H D I Y J R B L B C

E G H V T G R C H I V O J G E D N M V U

  D C W G E G Q C D Z X N Ñ T W O N V C M

M B I Q M N I U W E D T C M Q G Q R D C Q E

  C O N E R V C I O N W V N B R W L N

R Q N W E R E T Y U B C G D E F T C Q A T

G X Z Q G Z C V U V B I N O U Y Y E N A

O D F G H J I Q W E R M Q Y U Z L I O P R O L

J Q W E R T U W E R E X P E D I E N T E

I Q

I F R D D T C U D N F F H K R C S

L G I L E R F J W N T X C I Q J U X

F H R U K E C Q M Z Q W E I U W N H A V

Q J O Y J W R D D G H C V F R E O Y G C D

  Y F T Q D G R X Z Q I B F G H N T D F U E F

Z C R O N O L O G I C O N T R D Q D F E Y R H

Q E Q F T T J P C N M P O I N H G R T P Y

  X P D Q U C Z V C B N J K L G D E R O S

X E W Q R Y U L E T E L E C C I O N E Z S

Z E F R L Q D F D F G H D X D C C W A A

C Q D G X C O R D E N C I O N D X I Q L Q

F R N Q U I C I Q W E R T Y H C P A