ACTIVIDAD FINAL

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II

MARTHA CECILIA GONZÁLEZ MARTÍNEZJEIMMY ESPERANZA GAMBA RUIZ

GRUPO 2

UNIVERSIDAD DELQUINDIOFALCULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICANOVIEMBRE

2013

ACTIVIDAD FINAL

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II

MARTHA CECILIA GONZÁLEZ MARTÍNEZJEIMMY ESPERANZA GAMBA Ruíz

TUTORA:LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO

GRUPO 2

UNIVERSIDAD DELQUINDIOFALCULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICANOVIEMBRE

2013

INTRODUCCIÓN

El avance en las tecnologías ha permitido lograr establecer programas y procedimientos que ofrecen diferentes maneras de acceder a la información, para el caso concreto se ha creado la base de datos denominada AbsysNet, la cual facilita la consulta no solo de los temas de interés relacionados con los procesos de formación en cualquier nivel, el desarrollo de proyectos de investigación, la consulta de iteratura universal y latinoamericana y la presentación de textos relacionados con todas las áreas del conocimiento, sino que también facilita la consulta de los nuevos formatos que albergan la información, como medio para generar cambios significativos en todas las generaciones.

El trabajo presenta uno de esos cambios tecnológicos, nos referimos al Sistema de Información que utilizan mancomunadamente la Red de bibliotecas del Banco de la República; es realmente un medio entre el usuario y la información. En ciudades como Bogotá y Tunja se cuenta con la Biblioteca Luis Ángel Arango y Alfonso Patiño Rosselli, respectivamente, las cuales ofrecen un Sistema de Información que logra dejar todo su acerbo documental a disposición del cliente o usuario, fortaleciendo de alguna manera el proceso de formación de las diferentes comunidades.

La presentación de las diferentes pantallas consolidan el propósito del sistema, toda vez que fusiona los elementos como el análisis y el diseño, mostrando las entradas y salidas como resultado de la interacción de elementos utilizados para los procesos y procedimientos utilizados en las unidades de información para facilitar o permitir la consulta de los materiales bibliográficos que de alguna manera se puedan consultan físicamente como electrónicamente.

JUSTIFICACIÓN

El profesional en Ciencias de la Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística debe estar en capacidad de mejorar si ya existe o de crear un sistema de información, a partir del análisis y diseño para que sea adoptado por cualquier organización, con el fin de ofrecer una herramienta que posibilite a quienes hacen uso de los centros de información consultar de una manera fácil el material documental como medio de formación, con base en lo anterior el presente trabajo tiene como fin conocer y explicar la aplicación de un sistema de información y su adaptabilidad en una entidad. Se afianzan conceptos a partir de la práctica en lo relacionado con las entradas, salidas, coherencia entre los elementos analizados, el diseño y los resultados que se producen. De esta manera se logra ampliar el conocimiento en áreas afines a nuestra profesión, y que de alguna manera en un futuro nos prepara para aplicar estos conocimientos en el desarrollo de las tareas asignadas en las diferentes organizaciones.

OBJETIVOS GENERALES

1. Afianzar la literatura relacionada con el tema Análisis y Diseño de Sistemas de Infomarmación, a través de la práctica.

2. Comprender, entender y aprender cómo un sistema encadena datos, fórmulas y otros elementos para lograr desarrollar procedimientos en aras de difundir la información diigida a los usuarios y adelantar tareas propias de las Bibliotecas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Identificar los dispositivos de salida de la información

2. Aprehensión del manejo de un sistema de información

3. Conocer procedimientos para lograr extraer la información necesaria para el desarrollo de las diferentes tareas.

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA RED DE BIBLIOTECAS DEL BANCO DE LA REPÚBLICA

1. El nombre del Sistema de Información que se maneja se denomina “ Absysnet”

El objetivo del sistema de información es:

Prestar el servicio de consulta a los usuarios de la Red de Bibliotecas del Banco de la República a nivel nacional e Internacional, igualmente es una solución 100% web con el más alto nivel de prestaciones, dirigida a la gestión y administración de grandes redes de bibliotecas o bibliotecas que por su elevado nivel de complejidad no pueden prescindir de una herramienta de estas características.

Se pretende con este sistema que el usuario cuente con un programa que le permita consultar la base de datos la cual contiene todo el acervo documental con el que cuenta la biblioteca Luis Ángel Arango y su Red de Bibliotecas en todo el país, además permite consultar la cuenta particular, vale decir, el número de préstamos, fechas de vencimiento, solicitudes pendientes, estado de las peticiones, reservar material bibliográfico, renovar el material bibliográfico, sugerir adquisiciones de material documental no existente en la red de bibliotecas, así mismo puede crear bibliografías muy completas con normas internacionales que se pueden enviar desde la interfaz al correo personal.

El módulo cuenta con:

1) Interfaz de usuario para búsqueda Simple y búsqueda Avanzada, la que permite realizar

consultas utilizando y mezclando título, autor, materia, editorial, colección, número topográfico, ISBN, ISSN y fecha de publicación entre otras.

2) Una interfaz para bibliografía

3) Una interfaz para información general de la cuenta del socio, donde se puede consultar la fecha de vencimiento de los préstamos, realizar renovaciones del material en préstamo, ingresar a las bases de datos de libros y revistas virtuales donde puede acceder a la Plataforma de Libros Electrónicos Descargables.

4) Cuenta con una pestaña que permite el acceso a la ayuda para el manejo del catálogo

5) Finalmente incluye una pestaña denominada Quienes somos, en la cual da a conocer la información sobre la biblioteca Luis Ángel Arango y su Red de Bibliotecas.

Diseño de Salidas:

1) Pantallas de Consulta (ingreso)

Pantalla de acceso al catálogo de la Red de Bibliotecas del Banco de la República, el cual permite ingresar a consultar de dos formas:

1) Como usuario anónimo

Para ingresar solo es necesario pulsar el vínculo “si no es socio haga clíck aquí”

2) Usuario Registrado o carnetizado

Para ingresar se digita el número del carné (ó correo electrónico registrado) y la clave asignada entregada al momento de la afiliación.

A continuación se muestran las pantallas de acceso de cada una de las opciones de ingreso al sistema de información:

Interfaz que recibe al Usuario Anónimo:

Interfaz que recibe al Usuario registrado. Se diferencia del diseño del usuario anónimo en que esta presenta una pestaña adicional llamada “Soy socio”

Información sobre cómo hacerse socio de la red de bibliotecas y de esta manera es como puede acceder al menú anterior como socio:

Información general

El servicio de asociación a la Red de Bibliotecas del Banco de la República se creó en 1996 e integra los servicios de biblioteca ofrecidos en 28 ciudades de Colombia. El objetivo principal es poner a disposición de las personas que se asocien, todos los materiales bibliográficos que se encuentran en las diferentes bibliotecas del Banco de la República en toda Colombia. En otras palabras, si usted está interesado en un libro que se encuentra en otra ciudad, éste le será enviado en corto tiempo. Entre los beneficios ofrecidos se pueden destacar:

Préstamo externo de los materiales bibliográficos

Reservar, a través de catálogo, un libro que esté siendo utilizado por otro usuario.

Podrá asistir gratuitamente a los conciertos de los jóvenes intérpretes en la Biblioteca Luis Ángel Arango en Bogotá.

Descuentos en almacenes de discos, librerías, teatros, centros de recreación, restaurantes y conciertos programados por la Red de Bibliotecas.

Para usuario socio de la Red en categoría B, C y Familiar está disponible el ingreso a recursos electrónicos (Bases de datos electrónicas, libros electrónicos) desde su casa u otro lugar en el que se encuentre con claves de acceso, las cuales son remitidas al correo electrónico reportado en el formulario de asociación.

Cómo hacerse socio

Elija la categoría que más le convenga y comuníquese con nosotros en:

En la biblioteca del Banco de la República Agencia Cultural Tunja al teléfono 7412311 – 7417548 y a La Biblioteca Luis Ángel Arango, oficina de Socios, teléfonos 3431361 y 3431303

Escriba a los correos electrónicos sociosblaa@banrep.gov.co

Llene los formularios que se encuentran en la página de las categorías, y acérquese a cualquiera de las sucursales del Banco de la República para hacer efectiva la asociación.

Consulta de búsqueda Simple.

Aquí se presenta un ejemplo de la búsqueda simple, al diligenciar los datos solicitados únicamente se hace clíck en el botón de acción buscar, y aparece el pantallazo que precede a esta imagen, si se desea realizar una nueva búsqueda se utiliza el botón de acción “limpiar”

Resultado de la búsqueda Simple.

La búsqueda simple inicialmente muestra un listado con los posibles resultados, de los cuales el usuario escoge el que desea consultar, al dar clíck en uno de los ítem que aparecieron, muestra el material documental disponible con esa información.

Resultado General de la búsqueda.

En esta pantalla muestra el resultado al dar clíck en uno de los ítems, da a conocer la información completa del libro y la ubicación.

Resultado específico de la búsqueda simple

Muestra la información completa del material bibliográfico: como número topográfico, autor, título, editorial, descripción física, notas, materias y finalmente da a conocer la biblioteca donde se encuentra ubicado, la localización, tipo de ejemplar, signatura topográfica y si está o no disponible. Cuando el usuario es registrado y no tiene sanción alguna, el sistema le permite utilizar las opciones de “Solicitar préstamo ó Reservar”.

Pantallazo de búsqueda avanzada

Para esta clase de búsqueda el sistema tiene a disposición cuadros de texto y persianas que permiten escoger el tipo de búsqueda que desea realizar y la ciudad donde la persona se encuentra si es que se desea hacer una búsqueda local; en los dos cuadros de texto buscar se pueden combinar las opciones que le presenta al desplegar la persianas “En”

Resultado General de la búsqueda avanzada:

Se diferencia de la búsqueda simple en que presenta resultados específicos y directos para acceder a la información de material documental sin tener que ver los resultados de aproximación.

Resultado de la búsqueda Avanzada

Efectuada la búsqueda tanto simple como avanzada, se pueden añadir los resultados a MI BIBIOGRAFÍA, luego acceder a la pestaña Mi Bibliografía y enviarla al correo personal.

RESULTADO DEL ENVÍO DE LA BIBLIOGRAFÍA

Luego de enviar la bibliografía al correo personal aparece una caja de diálogo, donde informa si el correo con la bibliografía ha sido enviado o si presenta un erro en la dirección de envío.

Luego al correo personal llega un archivo en pdf con la totalidad del material agregado a la bibliografía y un índice general, por autor, materia y título.

Interfaz “soy socio”

En esta interfaz permite hacer renovaciones del material en préstamo, realizar consultas de la fecha de devolución de los libros o material audiovisual que se encuentra en calidad de préstamo, realizar solicitudes a través de material de interés que no exista en la red de bibliotecas, a través

del link “ir a libros electrónicos” Plataforma de Libros Electrónicos Descargables Red de Bibliotecas del Banco de la República, esa plataforma permite a los socios de la red de bibliotecas, acceder a préstamos de libros digitales descargables a su computador Nota: Cada usuario puede tener en préstamo máximo hasta 3 libros de forma simultánea, y cada uno de ellos se mantendrá en préstamo por 7 días calendario. En caso de que el usuario no desee conservarlo por los 7 días, desde el Adobe Digital Editions puede realizar la devolución del mismo.

Diseño de achivos

El sistema de información Abysnet abarca características y objetivos indispensables dentro de la organización y diseño de Archivo. Es importante destacar como un objetivo principal la disponibilidad de datos, actualización y recuperación eficiente presentando en cada módulo consultas estadísticas que permiten al usuario consultar y conocer mucho mejor la utilización de cada uno de los servicios que presta esta esta red de bibliotecas. Estos datos permiten estar disponibles a los usuarios ofreciendo información confiable y permitiéndoles estar actualizados. Este diseño de Archivo maneja un lenguaje fácil de comprender; también cuenta con campos principales que son de mayor relevancia ya que permite localizar, gestionar, consultar y recuperar información de una forma ágil y efectiva. Cumple con requerimientos indispensables de claridad y coherencia desglosando desde el nivel principal hasta subniveles permitiendo una consulta más ágil.

USUARIO

NombreApellido 1Apellido 2No. de carnetDirecciónTeléfonoCorreo

ITEM

Signatura TopográficaTituloAutorEditorialTema ISBN

CIRCULACIÓN

Signatura TopográficaNo. de carnetFecha de préstamoFecha de Devolución

CONCLUSIONES

1. Se determinaron los elementos necesarios para conformar un sistema de información

2. Se conoció uno de los sistemas de información más completos para apoyar los procesos de formación, como mecanismo para acceder al conocimiento.

3. Se amplio el conocimiento acerca de lo que es y cómo funciona un sistema de información, se adquirieron capacidades que van a permitir mejorar nuestra atención al usuario o cliente que visita las bibliotecas donde laboramos.

4. Se logró determinar lo significativo de contar en un centro de documentaciòn o informacion con esta clase de herramientas básica para difundir el conocimiento de una manera ágil, fácil y expedita.

ANEXO 1

Foto tomada de la Biblioteca Alfonso Patiño Roselli. Sala General. Banco de la

República. Tunja (Boyacá). 2013.

Foto tomada a la Colección 500- Ciencias Puras. la Biblioteca Alfonso Patiño

Roselli. Sala General. Banco de la República. Tunja (Boyacá). 2013.

Fotos tomadas de la Biblioteca Luis Ángel Arango. Exposición Banco de la Republica “90 Años Cuidando el Patrimonio Cultural” Bogotá 2013