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Definición: Local o lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de los documentos de archivo.

Principios: Son las razones que nos permiten teorizar sobre esta materia

Principio de independencia

Es necesario que el archivo sea una unidad administrativa de la organización con autonomía respecto a las demás. La independencia no es sólo orgánica, funcional o de responsabilidades; en el local de archivo no deben estar otras oficinas o dependencias. Las características de este principio ponen de relieve la importancia de quien se hace cargo del archivo.

Principio de amplitud

El acervo documental de una organización tiene como constante su continuo crecimiento. Se debe proyectar un Depósito lo suficientemente amplio, no sólo para custodiar la documentación que ya se tiene al momento de la instalación del nuevo archivo, sino además con una capacidad de recepción para 20 o 25 años. La adecuada planificación en la edificación de un archivo, evitará improvisar depósitos adicionales y traslados de documentos que implican riesgo para la integridad de los archivos.

Principio de seguridad

La seguridad para los archivos es un factor de "conservación preventiva". Por ella se entiende también no sólo lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos sino, la seguridad física de la documentación.

Un depósito de archivo seguro es aquel que está ubicado en el lugar más óptimo para la conservación de su masa documental: un sitio exclusivo, aislado de la acción de agentes físico-químicos

Principio de funcionalidad

No se debe olvidar que un depósito, antes que servir como custodio de documentos y prestar un servicio, cumple la función administrativa de conservar la Memoria Institucional. La ubicación funcional de un archivo permite el fácil acceso de sus usuarios, evitando largos y dispendiosos desplazamientos.

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Así mismo este principio tiene relación directa con la óptima distribución y aprovechamiento de los espacios físicos para las áreas técnicas, de depósitos, administrativas y de servicio del archivo.

Por lo tanto el lugar de archivo es funcional en la medida en que se puedan aplicar los principios administrativos de la Eficiencia, la Eficacia, la Economía y la Equidad.

Principio de dignidad

Los documentos del Archivo como sus usuarios y funcionarios El archivo es la principal fuente de consulta e investigación para la alta dirección; por ende, deben ser considerados de alto nivel jerárquico. Merecen respeto. El recinto que se utilice para la custodia y conservación de los archivos debe ser digno del respeto de usuarios y funcionarios.

Un lugar en el que los primeros puedan satisfacer cómodamente sus necesidades de información con la seguridad de que se ha dedicado el mejor sitio para ubicar sus fuentes, como si fuese la oficina de más alta jerarquía dentro de la institución, y en el que los segundos tengan la garantía de condiciones de trabajo adecuadas.

La aplicación de este principio sólo es posible tras un proceso de sensibilización dirigido a las Directivas de la institución, en el canal se les haga ver lo importante que es tener un local dotado para la conservación de la Memoria Institucional, base fundamental en la toma de decisiones

Condiciones estructurales

UbicaciónEl Jefe de Archivo de una entidad, que en verdad valore el acervo documental por el que está respondiendo, debe iniciar una tarea de motivación dirigida a los directivos de la misma con el fin de lograr una estratégica y privilegiada ubicación en dos sentidos:

Ubicación dentro de la estructura orgánica de la entidad. Ubicación dentro de la estructura física de la entidad.

Este documento se ocupará de tratar el segundo tipo de ubicación. En este capítulo se analizan factores relacionados con los aspectos físicos del funcionamiento del archivo. En la mayoría de los casos y dependiendo del tipo de entidad, lo concerniente a la ubicación del archivo pasa a último plano. Por lo general en el diseño o adaptación de la planta física de una entidad se estudian variables tales como lugar, área y ambiente, para todas las dependencias, ignorándose al Archivo.

Independientemente del grado de sensibilización, una propuesta de ubicación de un Depósito de Archivo debe tener en cuenta y evaluar los siguientes aspectos:

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Las condiciones ambientales para la conservación del acervo documental.

La funcionalidad para la institución y los usuarios. La seguridad del lugar. La independencia en relación directa con la seguridad.

Los depósitos de archivo deficientes son causantes de parte de los factores externos del deterioro documental.

Combinando estas características especiales para la ubicación del archivo, se debe seleccionar un lugar óptimo, que reúna las siguientes condiciones:

Sólido y seguro en el edificio de la organización.

Lugar seco y clima medio. Debe estar ubicado en un lugar alejado de la humedad y del calor: evitar sitios cercanos a baños, albercas, destiladores, sótanos con tuberías en malas condiciones o simplemente de servicios, equipos eléctricos que irradien calor, calefactores, calderas, etc.

Donde se pueda controlar la luz solar, ya que los efectos producidos por las radiaciones causan daños irreversibles en la documentación (en lo posible sin ventanas).

Debe ser un sitio intermedio y equidistante a toda la organización administrativa.

Estructura

Ubicación dentro de la estructura orgánica de la entidad. Ubicación dentro de la estructura física de la entidad.

Capacidad

Archivo, desde el punto de vista de la capacidad, debe tener en cuenta el volumen de la masa documental, las áreas de trabajo y el espacio para prestación de servicios. Dependiendo de estas variables se establece el área. El área de un depósito de Archivo debe calcularse de acuerdo con la masa documental que se debe conservar, más la que se espera recibir por lo menos durante 20 o 25 años.

De acuerdo con estudios realizados en nuestro medio, se ha establecido como regla general que las áreas deben construirse con unas dimensiones no mayores a 100 m2 o el equivalente a 300 rn3 por depósito; dadas las necesidades de almacenamiento se debe prever la construcción de depósitos adicionales que cumplan con las características descritas.

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No existe como tal una forma de establecer una medida óptima para la capacidad de un Depósito de Archivo; se debe tener presente un diseño acorde con las medidas del mobiliario que se ha seleccionado. Igualmente, hay que evaluar las condiciones de espacio donde posiblemente se emplazará el archivo (ancho, fondo y alto).

Consistencia

Dependiendo de las condiciones ambientales, un buen promedio de espesor en los muros macizos es 25 cms, así se aísla la humedad y el calor, manteniendo condiciones ambientales óptimas; otra alternativa son los muros de doble pared con cámara de aire.

Si la capacidad del depósito no es suficiente para conservar la Memoria Institucional se debe pensar en construir tantos depósitos adicionales como sea necesario, pero se aconseja siempre la subdivisión por medio de muros y puertas de seguridad independientes que garanticen la conservación de la documentación en eventuales emergencias.

Estas puertas se pueden conseguir comercialmente; también se puede ordenar su fabricación. El mejor material es la lámina de acero, del mayor espesor posible con un relleno anti fuego que les dé características de seguridad y prevención, con chapa de acceso exterior con llave, brazo mecánico y bordeada con un empaque suficientemente resistente, que evite filtraciones de polvo, agua y agentes contaminantes en general.

Distribución

El piso también es importante: debe resistir el peso que va a sostener; su afinamiento debe permitir el fácil y rápido desplazamiento de equipos, escaleras e implementos de aseo. Igualmente debe ser impermeabilizado y recubierto con materiales que faciliten la limpieza y no produzcan polvo.

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Si el lugar escogido es independiente en su totalidad, el techo debe ser igualmente resistente y sólido y su superficie debe ser sometida a algún sistema efectivo de impermeabilización

Condiciones de seguridad

Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones Con el fin de evitar al máximo situaciones de riesgo, las especificaciones físicas de diseño y seguridad para la construcción del Depósito de Archivo.

Las instalaciones eléctricas deben ser las mínimas, sólo las fuentes de luz necesarias con sus controles e interruptores por fuera del recinto.

Las instalaciones hidráulicas, para control de incendios (hidrantes), deben ubicarse por fuera del depósito del archivo.

Se debe prever la instalación de equipos para atención de desastres como extintores y, en lo posible, extractores de agua.

Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay los recursos.

Se debe prever la instalación de equipos para atención de desastres como extintores y, en lo posible, extractores de agua.

Debe estar provisto de alarmas contra incendios y de sistema cerrado de televisión si hay los recursos.

Condiciones funcionales

Como se había anotado anteriormente, las condiciones funcionales deben facilitar la cómoda ejecución de tareas y actividades de los funcionarios y de los usuarios del archivo.

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Deben propender por el mejor aprovechamiento de los espacios físicos y la óptima distribución del mobiliario, racionalizando recursos y arrojando mejores índices de Productividad en el desempeño.

Es necesario hacer énfasis en la ubicación con relación al acceso. En este sentido, si se manejan criterios centralizados, el Depósito de Archivo debe ser equidistante a todas las dependencias de la institución. Así se evitarán desplazamientos innecesarios e incómodos, pérdida de tiempo y situaciones de riesgo.

Espacios físicos

La funcionalidad también va ligada a las características y a la distribución de muebles y equipos. La disposición de la estantería debe permitir el desplazamiento de los funcionarios por los corredores (1 a 1,50 m.) y el acondicionamiento y uso de mesas de trabajo. En un depósito de archivo con mucho movimiento es bueno contar con un área disponible para cargue y descargue de documentación, para eventuales traslados, despachos, préstamos, recibos, etc., o simplemente para realizar trabajos propios de archivo. Si el archivo funciona en coordinación con el área de correspondencia es importante prever estos espacios físicos, dado que allí se reciben y despachan grandes paquetes.De otra parte en relación con los servicios que presta el archivo a sus usuarios, la dotación y disposición del mobiliario y equipo son de suma importancia (mesas de consulta, lectores de microfilm, fotocopiadoras y atriles).

Condiciones ambientales y técnicas

En todo momento las condiciones de ambiente se deben mantener en situaciones óptimas. De ellas depende en un alto porcentaje la conservación de los documentos. Si este aspecto se descuida se corre el riesgo de propiciar el ataque de insectos y microorganismos, favoreciendo su proliferación.

Temperatura, que oscila entre 14 y 22 grados centígrados, condición ambiental que se puede prever durante la construcción con la ayuda de equipos especiales como ventiladores, sistemas de extracción de aire, aire acondicionado, entre otros.

Humedad relativa de 50% a 60%. Las condiciones de humedad y temperatura son interdependientes y deben ser reguladas de acuerdo con los niveles ambientales del lugar.

Luz artificial de 50 lux, que puede ser originada por luz incandescente de veinte vatios, la cual es cálida, emite radiaciones infrarrojas y produce menor flujo luminoso; la luz fluorescente es fría, emite radiaciones ultravioleta y más flujo luminoso. Pero, evaluando las condiciones de ambiente, se considera que la más recomendable es la luz fría si se utiliza con filtros neutralizantes.

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Condiciones de mantenimiento

El mantenimiento del depósito debe tener en cuenta la ejecución de tareas especializadas de aseo: la limpieza de pisos con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente (P.e.: varsol), aplicándolas de manera suave pero firme; el uso de máquinas aspiradoras especiales o brochas para el aseo de los anaqueles y la limpieza de la documentación.

La inspección debe confirmar que los extintores estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.

Condiciones de mobiliario y equipo

La sensibilización y motivación son importantes en la dotación de un Depósito de Archivo con los equipos adecuados. Es usual que se pretenda dotar de mobiliario y equipo al Depósito de Archivo con mesas que se rechazan en otras dependencias, estanterías oxidadas o carcomidas, o con desechos de una remodelación de otra oficina.

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Para comodidad de los Depósitos de Archivo y de las personas con vínculo directo o indirecto con ellos, existen muebles y equipos en el mercado que han sido diseñados "exclusivamente" para el desempeño de funciones archivísticas, al igual que para el acondicionamiento del medio ambiente.

Los siguientes son algunos ejemplos: estantería (fija y rodante), carros o carretillas para el traslado de grandes volúmenes documentales, escaleras, mesas, equipos de microfilmación, lectores, lectores/impresores, armarios para otras clases de archivos, equipos de aseo (aspiradoras), equipos para el control de condiciones ambientales como aire acondicionado, deshumidificadores y extractores, instrumentos de medición (termómetros y termo hidrógrafos) entre otros.

Materiales

Dentro de los materiales que se deben mantener en un Depósito de Archivo se encuentran algunos que, de igual 22 manera, son diseñados exclusivamente para el manejo de archivos, como las cajas de cartón desacidificado, cintas de faya (2 cms.) para evitar deterioro en los documentos, brochas y pinceles, materiales de trabajo libres de ácidos que van en beneficio de la conservación y evitan daños en los documentos.

MANEJO DE LOS DEPOSITOS EN SITUACION DE EMERGENCIA:

Un buen administrador de archivo debe prever, dentro de su programa de gestión la posible ocurrencia de situaciones de seguridad de los documentos y la transparencia en la gestión del Estado. Emergencia (incendios, inundaciones, terremotos, terrorismo) y estructurar en consecuencia un plan de atención en situaciones de desastre.

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El accidente más frecuente es el incendio, dada la combustibilidad de los soportes; no se descartan inundaciones, terremotos, huracanes y en los países industrializados, los accidentes nucleares.

En un adecuado plan se deben considerar los siguientes aspectos:

Identificación del tipo de problema y su origen, Acción de la alarma interna del edificio, Aislamiento de la zona de peligro, Aviso a los cuerpos de emergencia del caso En caso de incendio, la distribución y accionamiento de los extintores En caso de inundaciones, el accionamiento de los mecanismos de succión de

agua evacuación del personal y usuarios a las salidas de emergencia, de acuerdo con rutas previamente establecidas, y ejecución del dan de atención

Primaria a los documentos.

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TIPOS DE CAJAS DE ARCHIVO

Caja de archivo N° 100 vertical.

Características:Tamaños: 40 x 32 x 27 cm.

Accesorios:Para archivo de carpeta de aletas, legajadores y tipo yute desacificado. Con tapa lateral que permite acezar al contenido sin necesidad de retirarla de la estantería.

Fácil armado, sin necesidad de pegantes o grapas.

Caja N° 20 archivo folder colgante.

Características:Tamaños: 39.5 x 12.10 x 26.7 cm.

Accesorios:El bisel plástico impide el deslizamiento de los fólderes al hacer una consulta.Diseño ideal para archivo de fólder colgante. No requiere pegantes ni grapas para armar la caja.

Caja N° 24 archivo de documentos.

Características:Tamaños: 41.5 x 32 x 27 cm.

Accesorios:El bisel plástico impide el deslizamiento de los fólderes al hacer una consulta. No requiere pegantes ni grapas para armar la caja. Diseño ideal para archivo de fólder colgante. No requiere pegantes ni grapas para armar la caja.

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Caja N° 4 archivo de formas:

Características:Tamaños: 40.5 x 32 x 34 cm.

Accesorios:Borde superior reforzado para el archivo colgante de pastas Norma data 14APó 10ALP. Tapa horizontal telescópica que se ajusta perfectamente al cuerpo de la caja. Perfecta para el archivo de formas continuas, por su capacidad y tamaño. Paredes de cartón reforzado que resisten apilar verticalmente 4 cajas llenas de documentos.

Caja N° 12 archivo de documentos

Características: Tamaños: 40.5 x 21 x 26 cm.

Accesorios: Con tapa lateral que permite acceder al contenido sin necesidad de retirarla de la estantería. Paredes de cartón reforzado para una mayor resistencia. Perforaciones laterales de aireación para disminuir riesgos de hongos en los documentos.

TIPOS DE CARPETA DE ARCHIVO

Una carpeta es un objeto que se utiliza para agrupar y proteger los papeles sueltos de una organización. Pueden ser de diferentes materiales y tamaños y por su forma las podemos clasificar en diversos tipos.

CARPETAS COLGANTES

Son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen unos pequeños caños que permiten agregarle ganchos que ayudan a que la carpeta cuelgue. Poseen una etiqueta de identificación, donde puede escribirse un resumen de la información contenida.

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CARPETAS CON FUNDAS

Las carpetas con fundas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen fundas interiores para introducir los documentos.

CARPETAS CON GOMAS

Las gomas se pasan por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo que caigan los documentos por sus laterales.

CARPETAS DE ANILLOS

Las carpetas con anillas son carpetas de plástico o de cartón, las cuales tienen dos anillas (o más) en su interior, con lo cual si hacemos agujeros en el margen izquierdo podemos introducir en ellas los documentos.

FICHEROS

Sistema de clasificación universal que permite la búsqueda de datos específicos de forma rápida y sencilla.

CARPETA CUATRO ALETAS

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Es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

El concepto de seguridad de la información no debe ser confundido con el de seguridad informática, ya que este último sólo se encarga de la seguridad en el medio informático, pero la información puede encontrarse en diferentes medios o formas, y no solo en medios informáticos.

Para el hombre como individuo, la seguridad de la información tiene un efecto significativo respecto a su privacidad, la que puede cobrar distintas dimensiones dependiendo de la cultura del mismo.

El campo de la seguridad de la información ha crecido y evolucionado considerablemente a partir de la Segunda Guerra Mundial, convirtiéndose en una carrera acreditada a nivel mundial. Este campo ofrece muchas áreas de especialización, incluidos la auditoría de sistemas de información, planificación de la continuidad del negocio, ciencia forense digital y administración de sistemas de gestión de seguridad, entre otros. Algunas de las características de la seguridad de la información son estas:

CONFIDENCIALIDAD

La confidencialidad es la propiedad que impide la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados. A grandes rasgos, asegura el acceso a la información únicamente a aquellas personas que cuenten con la debida autorización.

Por ejemplo, una transacción de tarjeta de crédito en Internet requiere que el número de tarjeta de crédito a ser transmitida desde el comprador al comerciante y el comerciante de a una red de procesamiento de transacciones. El sistema intenta hacer valer la confidencialidad mediante el cifrado del número de la tarjeta y los datos que contiene la banda magnética durante la transmisión de los mismos. Si una parte no autorizada obtiene el número de la tarjeta en modo alguno, se ha producido una violación de la confidencialidad.

La pérdida de la confidencialidad de la información puede adoptar muchas formas. Cuando alguien mira por encima de su hombro, mientras usted tiene información confidencial en la pantalla, cuando se publica información privada, cuando un laptop con información sensible sobre una empresa es robado, cuando se divulga información confidencial a través del teléfono, etc.

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INTEGRIDAD

Es la propiedad que busca mantener los datos libres de modificaciones no autorizadas. (No es igual a integridad referencial en bases de datos.) Grosso modo, la integridad es el mantener con exactitud la información tal cual fue generada, sin ser manipulada o alterada por personas o procesos no autorizados.

La violación de integridad se presenta cuando un empleado, programa o proceso (por accidente o con mala intención) modifica o borra los datos importantes que son parte de la información, así mismo hace que su contenido permanezca inalterado a menos que sea modificado por personal autorizado, y esta modificación sea registrada, asegurando su precisión y confiabilidad. La integridad de un mensaje se obtiene adjuntándole otro conjunto de datos de comprobación de la integridad: la firma digital Es uno de los pilares fundamentales de la seguridad de la información.

DISPONIBILIDAD

La disponibilidad es la característica, cualidad o condición de la información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones. Grosso modo, la disponibilidad es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que así lo requieran.

En el caso de los sistemas informáticos utilizados para almacenar y procesar la información, los controles de seguridad utilizados para protegerlo, y los canales de comunicación protegidos que se utilizan para acceder a ella deben estar funcionando correctamente. La Alta disponibilidad sistemas objetivo debe estar

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disponible en todo momento, evitando interrupciones del servicio debido a cortes de energía, fallos de hardware, y actualizaciones del sistema.

Garantizar la disponibilidad implica también la prevención de ataque de denegación de servicio. Para poder manejar con mayor facilidad la seguridad de la información, las empresas o negocios se pueden ayudar con un sistema de gestión que permita conocer, administrar y minimizar los posibles riesgos que atenten contra la seguridad de la información del negocio.

La disponibilidad además de ser importante en el proceso de seguridad de la información, es además variada en el sentido de que existen varios mecanismos para cumplir con los niveles de servicio que se requiera. Tales mecanismos se implementan en infraestructura tecnológica, servidores de correo electrónico, de bases de datos, de web etc., mediante el uso de clusters o arreglos de discos, equipos en alta disponibilidad a nivel de red, servidores espejo, replicación de datos, redes de almacenamiento (SAN), enlaces redundantes, etc. La gama de posibilidades dependerá de lo que queremos proteger y el nivel de servicio que se quiera proporcionar.

AUTENTICACIÓN O AUTENTIFICACIÓN

Es la propiedad que permite identificar el generador de la información. Por ejemplo al recibir un mensaje de alguien, estar seguro que es de ese alguien el que lo ha mandado, y no una tercera persona haciéndose pasar por la otra (suplantación de identidad). En un sistema informático se suele conseguir este factor con el uso de cuentas de usuario y contraseñas de acceso.

Esta propiedad se puede considerar como un aspecto de la integridad -si está firmado por alguien, está realmente enviado por el mismo- y así figura en la literatura anglosajona.

SERVICIOS DE SEGURIDAD

El objetivo de un servicio de seguridad es mejorar la seguridad de los sistemas de procesamiento de datos y la transferencia de información en las organizaciones. Los servicios de seguridad están diseñados para contrarrestar los ataques a la seguridad y hacen uso de uno o más mecanismos de seguridad para proporcionar el servicio.

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NO REPUDIO

Proporciona protección contra la interrupción, por parte de alguna de las entidades implicadas en la comunicación, de haber participado en toda o parte de la comunicación. El servicio de Seguridad de No repudio o irrenunciabilidad está estandarizado en la ISO-7498-2.No Repudio de origen: El emisor no puede negar que envío porque el destinatario tiene pruebas del envío, el receptor recibe una prueba infalsificable del origen del envío, lo cual evita que el emisor, de negar tal envío, tenga éxito ante el juicio de terceros. En este caso la prueba la crea el propio emisor y la recibe el destinatario.

Prueba que el mensaje fue enviado por la parte específica.No Repudio de destino: El receptor no puede negar que recibió el mensaje porque el emisor tiene pruebas de la recepción. Este servicio proporciona al emisor la prueba de que el destinatario legítimo de un envío, realmente lo recibió, evitando que el receptor lo niegue posteriormente. En este caso la prueba irrefutable la crea el receptor y la recibe el emisor.

Prueba que el mensaje fue recibido por la parte específica.Si la autenticidad prueba quién es el autor de un documento y cual es su destinatario, el “no repudio” prueba que el autor envió la comunicación (no repudio en origen) y que el destinatario la recibió (no repudio en destino). El no repudio evita que el emisor o el receptor nieguen la transmisión de un mensaje. Así, cuando se envía un mensaje, el receptor puede comprobar que, efectivamente, el supuesto emisor envió el mensaje. De forma similar, cuando se recibe un mensaje, el emisor puede verificar que, de hecho, el supuesto receptor recibió el mensaje.

PROTOCOLOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los protocolos de seguridad son un conjunto de reglas que gobiernan dentro de la transmisión de datos entre la comunicación de dispositivos para ejercer una confidencialidad, integridad, autenticación y el no repudio de la información. Se componen de: Criptografía (Cifrado de datos). Se ocupa de transposicionar u ocultar el

mensaje enviado por el emisor hasta que llega a su destino y puede ser descifrado por el receptor.

Lógica (Estructura y secuencia). Llevar un orden en el cual se agrupan los datos del mensaje el significado del mensaje y saber cuando se va enviar el mensaje.

Identificación (Autenticación). Es una validación de identificación es la técnica mediante la cual un proceso comprueba que el compañero de comunicación es quien se supone que es y no se trata de un impostor.

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A continuación vamos a hacer un análisis y a definir las normas que regulan la seguridad de la información. Estas normas son: ISO 27001, ISO 27002, ISO 27004 e ISO 27005.

Norma ISO 27001

ISO/IEC 27001 es un estándar para la seguridad de la información (Information technology - Security techniques Information security management systems – Requirements) aprobado y publicado como estándar internacional en octubre de 2005 por International Organization for Standardization y por la comisión International Electrotechnical Commission. Especifica los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la seguridad de la información (SGSI) según el conocido como “Ciclo de Deming”: PDCA - acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Es consistente con las mejores prácticas descritas en ISO/IEC 27002, anteriormente conocida como ISO/IEC 17799, con orígenes en la norma BS 7799-2:2002, desarrollada por la entidad de normalización británica, la British Standards Institution (BSI).

ISO 27001:2013

Existen varios cambios con respecto a la versión 2005 en esta versión 2013. Entre ellos destacan: Desaparece la sección "enfoque a procesos" dando mayor flexibilidad para la elección de metodologías de trabajo para el análisis de riesgos y mejoras. Cambia su estructura conforme al anexo SL común al resto de estándares de la ISO.

PASA DE 102 REQUISITOS A 130.

Considerables cambios en los controles establecidos en el Anexo A, incrementando el número de dominios a 14 y disminuyendo el número de controles a 114.

Inclusión de un nuevo dominio sobre "Relaciones con el Proveedor" por las crecientes relaciones entre empresa y proveedor en la nube.

Se parte del análisis de riesgos para determinar los controles necesarios y compararlos con el Anexo A, en lugar de identificar primero los activos, las amenazas y sus vulnerabilidades.

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Beneficios que aporta este a los objetivos de la organización Demuestra la garantía independiente de los controles internos y cumple los

requisitos de gestión corporativa y de continuidad de la actividad comercial. Demuestra independientemente que se respetan las leyes y normativas que

sean de aplicación.

Proporciona una ventaja competitiva al cumplir los requisitos contractuales y demostrar a los clientes que la seguridad de su información es primordial.

Verifica independientemente que los riesgos de la organización estén correctamente identificados, evaluados y gestionados al tiempo que formaliza unos procesos, procedimientos y documentación de protección de la información.

Demuestra el compromiso de la cúpula directiva de su organización con la seguridad de la información.

El proceso de evaluaciones periódicas ayuda a supervisar continuamente el rendimiento y la mejora.

Nota: las organizaciones que simplemente cumplen la norma ISO/IEC 27001 o las recomendaciones de la norma del código profesional, ISO/IEC 27002 no logran estas ventajas.

IMPLANTACIÓN

La implantación de ISO/IEC 27001 en una organización es un proyecto que suele tener una duración entre 6 y 12 meses, dependiendo del grado de madurez en seguridad de la información y el alcance, entendiendo por alcance el ámbito de la organización que va a estar sometido al Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información elegido. En general, es recomendable la ayuda de consultores externos.

Aquellas organizaciones que hayan adecuado previamente de forma rigurosa sus sistemas de información y sus procesos de trabajo a las exigencias de las normativas legales de protección de datos (p.ej., en España la conocida LOPD y sus normas de desarrollo, siendo el más importante el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre de desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos) o que hayan realizado un acercamiento progresivo a la seguridad de la información mediante la aplicación de las buenas prácticas de ISO/IEC 27002, partirán de una posición más ventajosa a la hora de implantar ISO/IEC 27001.

El equipo de proyecto de implantación debe estar formado por representantes de todas las áreas de la organización que se vean afectadas por el SGSI, liderado por la dirección y asesorado por consultores externos especializados en seguridad informática generalmente Ingenieros o Ingenieros Técnicos en Informática, derecho de las nuevas tecnologías, protección de datos y sistemas de gestión de seguridad de la información (que hayan realizado un curso de implantador de SGSI).

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CERTIFICACIÓN

La certificación de un SGSI es un proceso mediante el cual una entidad de certificación externa, independiente y acreditada audita el sistema, determinando su conformidad con ISO/IEC 27001, su grado de implantación real y su eficacia y, en caso positivo, emite el correspondiente certificado.

Antes de la publicación del estándar ISO 27001, las organizaciones interesadas eran certificadas según el estándar británico BS 7799-2.

Desde finales de 2005, las organizaciones ya pueden obtener la certificación ISO/IEC 27001 en su primera certificación con éxito o mediante su recertificación trienal, puesto que la certificación BS 7799-2 ha quedado reemplazada.

El Anexo C de la norma muestra las correspondencias del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI) con el Sistema de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2000 y con el Sistema de Gestión Medio Ambiental según ISO 14001:2004 (ver ISO 14000), hasta el punto de poder llegar a certificar una organización en varias normas y con base en un sistema de gestión común.

Norma ISO 27002

ISO/IEC 27002 (anteriormente denominada ISO 17799) es un estándar para la seguridad de la información publicado por la International Organizationfor Standardization y la Comisión Electrotécnica Internacional. La versión más reciente es la ISO/IEC 27002:2013.

DIRECTRICES DEL ESTÁNDAR

ISO/IEC 27002 proporciona recomendaciones de las mejores prácticas en la gestión de la seguridad de la información a todos los interesados y responsables en iniciar, implantar o mantener sistemas de gestión de la seguridad de la información. La seguridad de la información se define en el estándar como "la preservación de la confidencialidad (asegurando que sólo quienes estén autorizados pueden acceder a la información), integridad (asegurando que la información y sus métodos de proceso son exactos y completos) y disponibilidad (asegurando que los usuarios autorizados tienen acceso a la información y a sus activos asociados cuando lo requieran)".

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La versión de 2013 del estándar describe los siguientes catorce dominios principales:

1. Organización de la Seguridad de la Información.

2. Seguridad de los Recursos Humanos.3. Gestión de los Activos.4. Control de Accesos.5. Criptografía.6. Seguridad Física y Ambiental.7. Seguridad de las Operaciones: procedimientos

y responsabilidades; protección contra malware; resguardo; registro de actividad y monitorización; control del software operativo; gestión de las vulnerabilidades técnicas; coordinación de la auditoría de sistemas de información.

8. Seguridad de las Comunicaciones: gestión de la seguridad de la red; gestión de las transferencias de información.

9. Adquisición de sistemas, desarrollo y mantenimiento: requisitos de seguridad de los sistemas de información; seguridad en los procesos de desarrollo y soporte; datos para pruebas.

10.Relaciones con los Proveedores: seguridad de la información en las relaciones con los proveedores; gestión de la entrega de servicios por proveedores.

11.Gestión de Incidencias que afectan a la Seguridad de la Información: gestión de las incidencias que afectan a la seguridad de la información; mejoras.

12.Aspectos de Seguridad de la Información para la Gestión de la Continuidad del Negocio: continuidad de la seguridad de la información; redundancias.

13.Conformidad: conformidad con requisitos legales y contractuales; revisiones de la seguridad de la información.

Dentro de cada sección, se especifican los objetivos de los distintos controles para la seguridad de la información. Para cada uno de los controles se indica asimismo una guía para su implantación. El número total de controles suma 114 entre todas las secciones aunque cada organización debe considerar previamente cuántos serán realmente los aplicables según sus propias necesidades.

CERTIFICACIÓN

La norma ISO/IEC 17799 es una guía de buenas prácticas y no especifica los requisitos necesarios que puedan permitir el establecimiento de un sistema de certificación adecuado para este documento.

La norma ISO/IEC 27001 (Informationtechnology - Security techniques – Informationsecuritymanagementsystems -

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Requirements) sí es certificable y especifica los requisitos necesarios para establecer, implantar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información según el famoso “Círculo de Deming”: PDCA - acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). Es consistente con las mejores prácticas descritas en ISO/IEC 17799 y tiene su origen en la norma británica British Standard BS 7799-2 publicada por primera vez en 1998 y elaborada con el propósito de poder certificar los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información implantados en las organizaciones y por medio de un proceso formal de auditoría realizado por un tercero.

Norma ISO 27004

ISO 27004 facilita una serie de mejores prácticas para poder medir el resultado de un SGSI basado en ISO 27001.El estándar concreta cómo configurar el programa de medición, qué parámetros medir, cuñando y cómo medirlos, y ayuda a las empresas a crear objetivos de rendimiento y criterios de éxito.

La medición de la seguridad aporta protección a los sistemas de la organización y da respuesta a las amenazas de la misma.ISO-27004 expone que el tipo de medidas requeridas dependerá del tamaño y complejidad de la organización, de la relación coste beneficio y del nivel de integración de la seguridad de la información en los procesos de la propia organización.La norma ISO27004 establece cómo se deben constituir estas medidas y cómo se deben documentar e integrar los datos obtenidos en el SGSI.

Las etapas propuestas por ISO 27004 con el objetivo de medir la eficacia de la seguridad de la información son:

Selección procesos y objetos de medición: Las empresas deben definir lo que hay que medir y el alcance de la medida. Sólo se consideran en la medición los procesos bien documentados que son consistentes y repetibles. Objetos de medición puede ser el rendimiento de los controles o de procedimientos, el comportamiento del personal…

Definición de las líneas base: Los valores base que muestran el punto de referencia deben definirse para cada objeto que se está midiendo.

Recopilación de datos: Los datos deben ser dimensionales precisos y oportunos. Se pueden emplear técnicas automatizadas de recogida de datos para lograr una recolección estandarizada y presentar informes.

Desarrollo de un método de medición: Según ISO 27004, la secuencia lógica de operaciones se aplica en diversos atributos del objeto seleccionado para la medición. Se usan indicadores como fuentes de datos para mejorar el rendimiento de los programas de seguridad de la información.

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Interpretación de los valores medidos: Mediante procesos y la tecnología para el análisis y la interpretación de los valores se deben identificar las brechas entre el valor inicial y el valor de medición real.

Comunicación de los valores de medición: Los resultados de medición del SGSI se comunicarán a las partes interesadas. Se puede hacer en forma de gráficos, cuadros de mando operacionales, informes o boletines de noticias…

La Plataforma Tecnológica ISO Tools facilita la medición del rendimiento de los SGSI, siendo una herramienta simple y de fácil manejo.

Norma ISO 27005

Esta norma hace parte de la creciente familia de estándares internacionales que son publicados por la Organización Internacional de Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés) y la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en el área del Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).

Su título completo es ISO/IEC 27005, Tecnología de la Información, Técnicas de Seguridad, Gestión del Riesgo de la Seguridad de la Información.

Esta norma específica un estructurado, sistemático y riguroso proceso para el análisis de riesgos para crear un plan de tratamiento de riesgos en una corporación. Sin embargo, esta norma no brinda ninguna metodología específica

para la gestión del riesgo en la seguridad de la información. Corresponde a la organización definir su enfoque para la gestión del riesgo, dependiendo por ejemplo del alcance de su SGSI, del contexto de la gestión del riesgo o del sector en el que se aplica.

Esta norma se aplica a todos los tipos de organizaciones (Empresas comerciales,

agencias del gobierno, organizaciones sin ánimo de lucro, entre otras) que pretenden gestionar los riesgos que podrían comprometer la seguridad de la información de la organización.

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Hoy en día la rápida evolución del entorno técnico requiere que las organizaciones adopten un conjunto mínimo de controles de seguridad para proteger su información y sistemas de información. El propósito del plan de seguridad del sistema es proporcionar una visión general de los requisitos de seguridad del sistema y se describen los controles en el lugar o los previstos para cumplir esos requisitos. El plan de seguridad del sistema también delinea las responsabilidades y el comportamiento esperado de todos los individuos que acceden al sistema. Debe reflejar las aportaciones de distintos gestores con responsabilidades sobre el sistema, incluidos los propietarios de la información, el propietario de la red, y el alto funcionario de la agencia de información de seguridad (SAISO).

Los administradores de programas, los propietarios del sistema, y personal de seguridad en la organización debe entender el sistema de seguridad en el proceso de planificación. Los responsables de la ejecución y gestión de sistemas de información deben participar en el tratamiento de los controles de seguridad que deben aplicarse a sus sistemas.

CREACIÓN DE UN PLAN DE RESPUESTA A INCIDENTES

Es importante formular un plan de respuestas a incidentes, soportarlo a lo largo de la organización y probarlo regularmente. Un buen plan de

respuestas a incidentes puede no sólo minimizar los efectos de una violación sino también, reducir la publicidad negativa.

Desde la perspectiva del equipo de seguridad, no importa si ocurre una violación o abertura (pues tales eventos son

una parte eventual de cuando se hacen negocios usando un método de poca confianza como lo es Internet), sino más

bien cuando ocurre.

El aspecto positivo de entender la inevitabilidad de una violación a los sistemas (cualquier sistema donde se

procese información confidencial, no esta limitado a servicios informáticos) es que permite al equipo de seguridad desarrollar un curso de acciones para minimizar los daños potenciales.

Combinando un curso de acciones con la experiencia le permite al equipo responder a condiciones adversas de una

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manera formal y oportuna. El plan de respuesta a incidentes puede ser dividido en cuatro fases:

Acción inmediata para detener o minimizar el incidente Investigación del incidente Restauración de los recursos afectados Reporte del incidente a los canales apropiados Una respuesta a incidentes debe ser decisiva y ejecutarse rápidamente. Debido a que hay muy poco espacio para errores, es crítico que se efectúen

prácticas de emergencias y se midan los tiempos de respuesta. De esta forma, es posible desarrollar una metodología que fomenta la

velocidad y la precisión, minimizando el impacto de la indisponibilidad de los recursos y el daño potencial causado por el sistema en peligro.

Un plan de respuesta a incidentes tiene un número de requerimientos, incluyendo:

Un equipo de expertos locales (un Equipo de respuesta a emergencias de computación)

Una estrategia legal revisada y aprobada Soporte financiero de la compañía Soporte ejecutivo de la gerencia superior Un plan de acción factible y probado Recursos físicos, tal como almacenamiento redundante, sistemas en stand by

y servicios de respaldo

CONSIDERACIONES LEGALES

Otros aspectos importantes a considerar en una respuesta a incidentes son las ramificaciones legales. Los planes de seguridad deberían ser desarrollados con miembros del equipo de asesoría jurídica o alguna forma de consultoría general. De la misma forma en que cada compañía debería tener su propia política de seguridad corporativa, cada compañía tiene su forma particular de manejar incidentes desde la perspectiva legal. Las regulaciones locales, de estado o federales están

más allá del ámbito de este documento, pero se mencionan debido a que la metodología para llevar a cabo el análisis forense, será dictado, al menos en parte, por la consultoría jurídica. La consultoría general puede alertar al personal

técnico de las ramificaciones legales de una violación; los peligros de que se escape información personal de un cliente, registros médicos o financieros; y la importancia de restaurar el servicio en ambientes de misión crítica tales como hospitales y bancos.

PLANES DE ACCIÓN

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Una vez creado un plan de acción, este debe ser aceptado e implementado activamente. Cualquier aspecto del plan que sea cuestionado durante la implementación activa lo más seguro es que resulte en un tiempo de respuesta pobre y tiempo fuera de servicio en el evento de una violación. Aquí es donde los ejercicios prácticos son invalorables. La implementación del plan debería ser acordada entre todas las partes relacionadas y ejecutada con seguridad, a menos que se llame la atención con respecto a algo antes de que el plan sea colocado en producción.

La respuesta a incidentes debe ir acompañada con recolección de información siempre que esto sea posible. Los procesos en ejecución, conexiones de red, archivos, directorios y mucho más deberían ser auditados activamente en tiempo real.

Puede ser muy útil tener una toma instantánea de los recursos de producción al hacer un seguimiento de servicios o procesos maliciosos. Los miembros de CERT y los expertos internos serán recursos excelentes para seguir tales anomalías en un sistema.

Instrucciones para las aplicaciones de los procedimientos y procesos de gestión documental.

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OBJETIVOS:

Cumplir la normatividad vigente en materia de procedimiento, administración y archivo, garantizando la accesibilidad de la documentación administrativa y la preservación de todos sus valores.

Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como es la implementación de procedimientos archivístico.

Tipos de manual de gestión documental:

Manual de procedimiento para el tiramiento documental. Manual de norma y procedimiento de archivos. Manual de gestión documental. Manual de tratamiento documental. Manual compilación de gestión documental.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

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ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos

archivístico.

CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

ASPECTOS A TENER EN CUENTA:

Ubicación Aspectos estructurales Capacidad de almacenamiento Distribución Estantería Distribución de la estantería Mobiliario

CONDICIONES AMBIENTALES:

Ventilación Iluminación Mantenimiento

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

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¿QUE ASPECTO SE DEBE TENER EN CUENTA PARA UN MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Establecer y difundir normas que reglamenta la administración. Crear parámetro de aplicación general de la gestión documental (lenguaje

común). Proporcionar herramientas fáciles de consulta en las dependencias. Estandarizar formas de comunicaciones oficiales y acta administrativas.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

PORQUE LA EMPRESA UNA VEZ ESTABLECIDO EL PGD DEBE ELABORAR UN MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

L A S E R W R I T E R

recepción

apertura, verif icaciónalistamiento Radicación y tipif icación

DigitalizaciónCalidad, conf rontaciónDocumentos digitalizado yEn sistema para consulta

Direccionamiento

Distribución usuario/archivo

Documento para consulta y Físico en Archivo

Transferencias y Archivo Central

xxxxxxxxxxx

DocumentosDel trámite

organizados

Información, notas, calif icación

Armado

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Para elaborar las comunicaciones con destino interno y externos de la dependencias en el sistema de gestión.

Para el manejo de las actividades archivística. Para tener un control en todo el aspecto archivístico

OBJETIVOS DEL PGD

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

LEGISLACIÓN VIGENTE

Se denomina legislación al cuerpo de leyes que regularán determinada materia o ciencia o al conjunto de leyes a través del cual se ordena la vida en un país, es decir, lo que popularmente se llama ordenamiento jurídico y que establece aquellas conductas y acciones aceptables o rechazables de un individuo, institución, empresa, entre otras.

GESTION DE CALIDAD

El término gestión de calidad tiene significados específicos dentro de cada sector del negocio. Esta definición, que no apunta al aseguramiento de la buena calidad por la definición más general sino a garantizar que una organización o un producto sea consistente, tiene cuatro componentes:

Planeamiento de la calidad Control de la calidad Aseguramiento de la calidad Mejoras en la calidad.

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La gestión de calidad se centra no solo en la calidad de un producto, servicio o la satisfacción de sus clientes, sino en los medios para obtenerla. Por lo tanto, la gestión de calidad utiliza al aseguramiento de la calidad y el control de los procesos para obtener una calidad más consistente.

APLICACIÓN:

Todos los requisitos de esta norma internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones sin importar su tipo, tamaño y producto suministrado.

Cuando uno o varios requisitos de esta norma internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto, pueden considerarse para su exclusión. Cuando se realicen exclusiones, no se podrá alegar conformidad con esta norma internacional a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplir con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

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El fin de todas estas normas es facilitar la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional y la plena satisfacción del cliente mediante la estandarización de los procesos, la mejora continua, la reducción de costes y tiempos, además de la protección del medio ambiente.

Principios de Gestión de CalidadPara conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. 

Claramente se pueden identificar 8 principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño:

1. Enfoque en el Cliente: Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes.

2. Liderazgo: deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

3. Participación del Personal: El personal, es la esencia de una organización.

4. Enfoque Basado en Procesos: se deben tomar todas las actividades y los recursos relacionados y desarrollarlos como un proceso.

5. Enfoque de Sistema para la Gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema.

6. Mejora continua: debe tomarse como un objetivo a alcanzar.

7. Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

8. Relaciones con el Proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

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En conclusión dichos principios constituyen la base de las normas de sistemas de gestión de la calidad de la familia de Normas ISO 9000.

Fundamentos de los Sistemas de Gestión de la Calidad

1. Base racional para los sistemas de gestión de la calidad

Los clientes necesitan productos con características que satisfagan sus necesidades y expectativas, las cuales se expresan en la especificación del producto (pueden ser especificados por el cliente de forma contractual o pueden ser determinados por la propia organización) y generalmente se denominan requisitos del cliente. Es importante acotar, que las Normas ISO no hablan sobre las especificaciones del producto, pues, las especificaciones y necesidades, son basadas según la necesidad del cliente.Un sistema de gestión de la calidad correctamente implementado, puede proporcionar el marco de referencia para la mejora continua.

2. Enfoque de Sistemas de Gestión de la Calidad

Para desarrollar e implementar un sistema de gestión de la calidad se deben trazar los siguientes aspectos:

• Determinar las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas.

• Establecer la política y objetivos de la calidad de la organización.

• Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos de la calidad.

• Determinar y proporcionar los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la calidad.

• Establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

• Aplicar estas medidas para determinar la eficacia y eficiencia de cada proceso.

• Determinar los medios para prevenir no conformidades y eliminar sus causas.

• Establecer y aplicar un proceso para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

• Este enfoque también puede aplicarse para mantener y mejorar un sistema de gestión de la calidad ya existente.

En general una organización que adopte el enfoque anterior genera confianza en

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la capacidad de sus procesos y en la calidad de sus productos, y proporciona una base para la mejora continua, generando de esta forma un aumento en la satisfacción de los clientes y encaminándose al éxito de la organización.

3. Enfoque Basado en Procesos

Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso. Toda organización debe identificar y gestionar numerosos procesos, los cuales deben estar interrelacionados e interactuar entre si, dichas interacciones se conocen como el "enfoque basado en procesos".

Una ventaja del enfoque basado en procesos es cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, puesto que enfatiza la importancia de:

• La comprensión y el cumplimiento de los requisitos,• La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor,• La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso, y• La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

DERECHOS DE AUTOR Decisión 351 de la C.A.N. Ley 23 de 1982 Decreto 1360 de 1989 Ley 44 de 1993 Decreto 460 de 1995 Decreto 162 de 1996 Ley 545 de 1999 Ley 565 de 2000 Ley 603 de 2000 Ley 719 de 2001

PROPIEDAD INDUSTRIAL Decisión 486 de la C.A.N. Decreto 2591 de 2000 Ley 463 de 1998 Ley 170 de 1994 Ley 178 de 1994

PROPIEDAD INTELECTUAL Decisión 345 de la C.A.N. Decisión 391 de la C.A.N. Decisión 523 de la C.A.N.

COMERCIO ELECTRÓNICO Y FIRMAS DIGITALES Ley 527 de 1999 Decreto 1747 de 2000

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Resolución 26930 de 2000

ACTUALIZACIÓN AGOSTO 2013

LEY 603 DE 2000

Esta ley se refiere a la protección de los derechos de autor en Colombia. Recuerde: el software es un activo, además está protegido por el Derecho de Autor y la Ley 603 de 2000 obliga a las empresas a declarar si los problemas de software son o no legales. Ver esta ley.

LEY ESTATUTARIA 1266 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2008

Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. Ver esta ley.

LEY 1273 DEL 5 DE ENERO DE 2009

Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ver esta ley.

LEY 1341 DEL 30 DE JULIO DE 2009

Por la cual se definen los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC-, se crea la Agencia Nacional del Espectro y se dictan otras disposiciones.

LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012

Entró en vigencia la Ley 1581 del 17 de octubre 2012 de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, sancionada siguiendo los lineamientos establecidos por el Congreso de la República y la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

Como resultado de la sanción de la anunciada ley toda entidad pública o privada, cuenta con un plazo de seis meses para crear sus propias políticas internas de manejo de datos personales, establecer procedimientos adecuados para la atención de peticiones, quejas y reclamos, así como ajustar todos los procesos, contratos y autorizaciones a las disposiciones de la nueva norma.

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Aspectos claves de la normatividad:

Cualquier ciudadano tendrá la posibilidad de acceder a su información personal y solicitar la supresión o corrección de la misma frente a toda base de datos en que se encuentre registrado.

Establece los principios que deben ser obligatoriamente observados por quienes hagan uso, de alguna manera realicen el tratamiento o mantengan una base de datos con información personal, cualquiera que sea su finalidad.

Aclara la diferencia entre clases de datos personales construyendo las bases para la instauración de los diversos grados de protección que deben presentar si son públicos o privados, así como las finalidades permitidas para su utilización.

Crea una especial protección a los datos de menores de edad. Establece los lineamientos para la cesión de datos entre entidades y los

procesos de importación y exportación de información personal que se realicen en adelante.

Define las obligaciones y responsabilidades que empresas de servicios tercerizados tales como Call y Contact Center, entidades de cobranza y, en general, todos aquellos que manejen datos personales por cuenta de un tercero, deben cumplir en adelante.

Asigna la vigilancia y control de las bases de datos personales a la ya creada Superintendencia Delegada para la Protección de Datos Personales, de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Crea el Registro Nacional de Bases de Datos. Establece una serie de sanciones de carácter personal e institucional dirigidas

a entidades y funcionarios responsables del cumplimiento de sus lineamientos.

DECRETO 1377 DE 2013

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Protección de Datos, decreto por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

CONCEPTO:

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la admón. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica.

La fase mecánica, es la parte teórica de la administración., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsión, Plantación y Organización.

La fase dinámica, se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Dirección y Integración.

Analizaremos cada una detalladamente, con sus respectivos conceptos, etapas y principios.

PREVISIÓN

La previsión administrativa descansa en una certeza moral o probabilidad seria. La que será tanto mayor cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas propias o ajenas y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.

ETAPAS:

Objetivos: Es la fijación de metas. Investigación: Es encontrar las técnicas

adecuadas, para el cumplimiento de los objetivos.

Cursos alternativos: Adaptación genérica de los medios encontrados, a los fines establecidos.

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PRINCIPIOS:

1. Principio de la Previsibilidad: Ayuda a orientar acerca de la validez de las previsiones hechas para poder realizarlas con la mayor confiabilidad posible. Se incluyen tres situaciones básicas: La Certeza, Incertidumbre y la Probabilidad.

2. Principio de la Objetividad: Las previsiones deben apoyarse en hechos y no en opiniones subjetivas sin fundamento.

3. Principio de la Medición: Las previsiones serán confiables, si se aprecian de una manera tanto cualitativamente como cuantitativamente.

PLANEACION

CONCEPTO:

Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización.

ETAPAS:

Propósitos: Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

Objetivos: Representa los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente.

Estrategia: Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, las lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos y no se sancionan.

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Presupuestos: Es el plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresando en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan.

Pronósticos: Es prever las cosas que pudieran suceder.

PRINCIPIOS:

1. Principio de la Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.

2. Principio de la Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que se pudieran dar, tanto buenos como malos.

3. Principio de la Unidad: Trabajar de una manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.

ORGANIZACIÓN

CONCEPTO:

Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

ETAPAS:

División del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

Jerarquización: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización: Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud.

PRINCIPIOS:

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1. Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

2. Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

3. Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo, al nivel más bajo.

4. Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5. Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de más de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.

6. Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con ellas.

7. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

8. La Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.

9. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

INTEGRACIÓN

CONCEPTO:

Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la

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organización y la planeación, señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.

ETAPAS:

Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de trabajo.

Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.

Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo.

Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz

PRINCIPIOS DE LAS COSAS:

1. Carácter administrativos: Es tener especialistas en cada área, conocedores y prepararos para realizar sus actividades.

2. Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.

3. Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.

4. Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.

PRINCIPIOS DE LAS PERSONAS:

1. Ecuación de nombres y funciones: Poner en claro cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las personas sean las correctas para desempeñarlas.

2. Previsión de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.

3. Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener ningún tipo de incertidumbre.

DIRECCIÓN

CONCEPTO:

Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la

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guía de los esfuerzos del grupo social a través, de la motivación, comunicación y supervisión.

ETAPAS:

Toma de Decisiones: Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.

Integración: Con ella el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes

Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.

Comunicación: Proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

Supervisión: Checar que las cosas se estén dando de una manera correcta.

PRINCIPIOS:

1. De la Armonía del Objetivo o Coordinación de interés: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos.

2. Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

3. De la Supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes.

4. De la Vía Jerárquica: Los canales de comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles jerárquicos correspondientes.

5. De la Resolución del Conflicto: Es la necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio y no dejar que crezcan.

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6. Aprovechamiento del Conflicto: A veces con los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca provecho de los problemas.

CONTROL

CONCEPTO:

Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

ETAPAS:

Establecimiento de Estándares: Representan el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los objetivos definidos de la organización.

Medición de Resultados: Es medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.

Corrección: La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para integrar las desviaciones con relación a los estándares.

Retroalimentación: Mediante ella la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Control: Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.

PRINCIPIOS:

1. Equilibrio: Debe de haber un balance entre el control y la delegación.2. De los Objetivos: El control existen en función de los objetivos, el control

no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.

3. De la oportunidad: El control debe de ser oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error.

4. De las Desviaciones: Todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.

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5. Contabilidad: Se deben de justificar el costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas reales que este aporte.

6. De la Excepción: El control debe de aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.

7. De la Función Controlada: La función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA:

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

La identificación puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripción, así:

Fondo --->sección ---> sub-sección debe partirse del fondo identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la sección y sub-sección que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.

APLICACIÓN:

Es el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

El objetivo de la Valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo

VALORACIÓN EN EL CICLO VITAL

Pueden existir criterios generales para la Valoración, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la producción documental.

PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS T.R.D

La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar

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las series y sub-series documentales cualquiera sea el soporte de la información.

Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.

En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización.

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas: Investigación preliminar sobre la institución

1. Compilación de la información institucional

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

Identificación y definición de unidades documentales.

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

Identificación de valores primarios de la documentación.

3. Análisis e interpretación de la información recolectada

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Conformación de series y sub-series con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

Valoración y Selección Documental, basándose en los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).

4. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental (ver anexos 11 y 11.1), teniendo como punto de partida las series y sub-series documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.

Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.

Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deberá presentarlas nuevamente, para su aprobación.

APLICACIÓN

Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento.

Instructivo para su aplicación

Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.

Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental y el Archivo General de la Nación, por su parte, ejercerá funciones de inspección y vigilancia en concordancia con el artículo 32 de la Ley 594 de 200

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IDENTIFICACIÓN Y FUNCIONES

Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, losprogramas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos ytécnicos de los archivos, según lo establecido en el artículo 19 del Reglamento General deArchivos del Archivo General de la Nación.

Las funciones del comité de archivo son las siguientes:

Definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en losprocesos administrativos y técnicos de los archivos;

Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivoy disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de informaciónarchivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos dearchivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases dearchivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a lainformación que éste contiene y la depuración y eliminación del documento;

Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo conlo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes.

Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de lainformación archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de lasdependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadaspor el Comité;

Sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de loscuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de

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correspondencia comosoporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos

Proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental,TRD, para la institución las veces que sean requeridas;

Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores quese requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité;

Proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con elestablecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto;

Definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reuniónordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité,y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determineel Comité por convocatoria del secretario técnico;

Las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.

El Comité de Archivo estará conformado, por las siguientes personas:

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.

El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá;

El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado;

El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado;

El responsable del Área de Archivo, o su delegado quien actuará como secretario;

Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportarelementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

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PARA LA APLICACIÓN EN EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL

LEY 594 DE 2000 DECRETO 1515 DEL 2013 ACUERDO 039 DEL 2000 ACUERDO 09 DEL 199

La transferencia constituye el traspaso físico y legal de la documentación de las diferentes unidades y servicios al Servicio de Archivo y Gestión de Documentos. Constituye el medio de control de los documentos ingresados y tiene que permitir garantizar la futura buena organización del archivo y la recuperación óptima de los documentos y de la información. Los principales objetivos de la transferencia de documentos son:

La liberación y uso eficiente del espacio destinado a archivo en las unidades administrativas y servicios de la Universidad de Lleida.

La implicación y responsabilidad en el sistema de gestión documental de las personas responsables del archivo de las unidades administrativas y servicios.

El uso eficiente del espacio de depósito del archivo del Servicio de Archivo y Gestión de Documentos.

La mejora en la eficacia de la gestión de los documentos.

La mejora en las condiciones de conservación de los documentos

El control y verificación de la identificación y clasificación de los documentos

FONDO:

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Constituyen la mayor agrupación documental, existente en un archivo y corresponden al "conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de sus actividades"

Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los sujetosproductores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

FONDO DOCUMENTAL:

Conjunto de documentos de archivos de toda naturaleza reunidos por una persona física o moral o una institución dentro del ejercicio de sus actividades.

FONDOS ACUMULADOS (ACUERDO NO. 002 DEL 23 DE ENERO DE 2004):

Es el conjunto de documentos producidos por la entidad concentrada en depósitos sin ningún criterio de organización, ni las mínimas condiciones de conservación, y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. En algunos casos, son series documentales de la misma procedencia que han perdido su valor primario; en otros, son parte de un archivo, objeto de conservación institucional.

¿Cómo identificar los fondos acumulados de una institución?

Debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD). Es decir, desde la última reestructuración hasta la fecha actual se elaborarán unas TRD que se aplicarán en ese mismo período puesto que la documentación producida por la entidad reflejará las diferentes actividades y servicios prestados durante la última etapa de vida institucional. Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad hasta la fecha de la última restructuración serán los fondos acumulados.

Las TRD serán una guía para la asignación de tiempos de retención y para la disposición final.

ORGANIZACIÓNDE LOS FONDOS ACUMULADOS

Para la organización de los fondos acumulados se deben seguir tres pasos.

1. Primera etapa: Compilación de la información institucional

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Se debe conocer la institución, su historia, los cambios producidos, el desarrollo organizacional. Para ello es necesario consultar:

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relacionadas con lacreación y cambios de estructura y funciones de la entidad, búsqueda de losdocumentos de la entidad con el objeto de conocer las dependencias que produjeron la documentación;

Búsqueda de organigramas y libros de registro y control de documentos (si los hay);

se debe elaborar un cuadro en el cual aparezca la evolución de la institución en eltiempo, mostrando las diferentes funciones de las unidades administrativas;

datos del archivo; planta física y conservación de la documentación.

Dicha información es importante para clasificar los documentos de acuerdo con el principio de procedencia, ya que se pueden identificar documentos de oficinas suprimidas o fusionadas.

2. Segunda etapa: Diagnóstico Elaborar un diagnóstico que refleje la situación real del fondo acumulado:

estado de organización documental; instrumentos de recuperación de la información (inventarios, libros

de control y registro, etc.); tipos de soporte (papel, audiovisuales, etc); fecha extremas: teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la

más reciente, y el volumen de la documentación dado en metros lineales.

3. Tercera etapa: elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral.

Es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa, para establecer las necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y elaborar el cronograma para determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto correspondiente.

FONDO CERRADO:

Fondo de archivo que no es susceptible de crecimiento, generalmente por tratarse de competencias que han desaparecido.

FONDO ABIERTO:

Fondo de archivos susceptible de crecimiento por la transferencia documental

FONDO DONADO:

Procedimiento de ingreso de fondos documentales en un archivo mediante el cual el propietario, previa aceptación por parte del Estado, cede la propiedad sobre los mismos. Se convierte en legado cuando media una manda testamentaria.

FONDO ADQUIRIDO EN CUSTODIA:

Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística el control y la adecuada conservación de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

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DEFINICION:

Tabla de Valoración Documental es el producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final

APLICACIÓN:

La aplicación de las TVD será inmediata si la documentación cumple con los tiempos de retención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series evaluadas.Para todos los efectos, se debe elaborar un inventario de la documentación que cumplió el tiempo asignado en las TVD con el fin de transferir la documentación al archivo histórico de la entidad o, si es del caso, al Archivo General de la Nación.Una entidad descentralizada deberá transferir su documentación al ministerio al cual estuvo adscrita o vinculada. En caso de ser un Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia deberá transferir su documentación histórica al AGN (Decreto 998/97).

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DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizadotraslado de la documentación del archivo de gestión al archivo central de acuerdo con lasrespectivas tablas de retención documental.Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas lasdependencias de la entidad a un solo depósito central. Se realizan por la edad de losdocumentos y por su valor (administrativo, jurídico, histórico, etc.).

Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en lascuales se registra la información que permite identificar las características mínimas delarchivo que se transfiere.Una vez realizado el trámite preliminar de transferencia, el responsable del Área deArchivo debe efectuar una revisión de las unidades transferidas, verificando su integridady asegurándose de que corresponda a la información contenida en los formularios.Los documentos se debendistribuir y ubicar mediante normas técnicas archivística.Una vez acomodada la documentación se le dará la signatura topográfica definitiva deacuerdo con el lugar que esté ocupando cada unidad de conservación. Posteriormente, sedebe elaborar un listado correlacionando signatura (ubicación) y documento (unidad deconservación).

Las transferencias documentales permiten:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de

documentos en las dependencias e instituciones productoras. Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones

administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores

condiciones de conservación.

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PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

La transferencia de la documentación al Archivo Universitario se hará a cargo de los órganos, unidades y servicios administrativos. El remitente deberá asegurarse de que la documentación a transferir seencuentra en las condiciones adecuadas de conservación e instalación,comprobando, al menos, los siguientes aspectos:

a) Los expedientes deberán estar completos, sin que falte ningún documento. Deben estar libres de clips metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas, carpetas de plástico, carpetas colgantes, archivadores de anillas o cualquier otro elemento que pudiera afectar a su conservación. Cada expediente se colocará en una carpetilla de cartulina.

b) Se destruirán todos los duplicados, fotocopias y borradores de los documentos originales (sólo en el caso de que éstos no existan se conservará la copia). Los documentos objeto de transferencia deberán ser originales o copias únicas y organizados de acuerdo con las normas estipuladas al efecto.

c) Toda la documentación se introducirá en cajas archivadoras de cartón normalizadas (unidades de instalación), según el modelo establecido por elArchivo Universitario. El Archivo no admitirá documentación suelta ni contenida en contenedores que no sean las cajas normalizadas. En el caso de que se haya de transferir documentación de dimensiones especiales (planos, carteles, etc.) o bien en soportes diferentes del papel (magnético, óptico, fotográfico, etc.) se utilizará el formato más conveniente, de acuerdo con el Archivo.

d) Cada caja incluirá sólo la documentación relativa a una misma serie documental, no debiéndose mezclar en una misma unidad de instalación documentos de series documentales distintas. Es conveniente que ningún expediente quede dividido en dos cajas. Si esto no es posible, se señalará claramente en el impreso de Relación de Entrega.

f) Todas las cajas, sea cual sea su formato, se identificarán únicamente con un número correlativo (del 1 en adelante, de acuerdo con el número total de cajas que compongan la transferencia) el cual se anotará a lápiz en su lomo, dicho número se corresponde con el número de caja que figura en el impreso de Relación de Entrega que debe acompañar a todas las transferencias, de forma que se identifiquen con facilidad y sin posibilidad de error. Aparte del número de orden, las cajas no llevarán ninguna anotación. El contenido de cada caja figurará únicamente en la Relación de Entrega.

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

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Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepciónen la oficina o dependencia (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivocentral), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico).El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es decir,el control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases de formación del archivo, las cuales son:

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Archivo de gestión o de oficina es aquél donde se reúne la documentación en trámite, enbusca de solución de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización yconsulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan.

Importancia de los archivos de gestión

Facilitan el control y seguimiento de la documentación. Fuente de consulta para la toma de decisiones. Iniciador del proceso de normalización archivística (archivo total).

ARCHIVOS CENTRALES

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Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintosarchivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendovigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Importancia del archivo central

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la administración: los de eficacia y eficiencia.

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la administración.

ARCHIVOS HISTÓRICOS

Aquél al que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por la decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

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TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Son los traslados de documentos del archivo de gestión al central, sin alteración de suspropiedades, para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuidoen el proceso de atención de trámites. En estas transferencias se tienen en cuenta lasvigencias y valores primarios de los documentos.

Para realizar estos traslados son necesarios:

La tabla de retención documental, en la cual se han concretado los resultadosde los procesos de valoración (es el establecimiento de la edad y destino de losdocumentos dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios y secundarios) y selección (que consiste en la conservación parcial o total, o su eliminación).

El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja la clasificación, la ordenación y la descripción de la documentación de la unidad administrativa.

La respectiva acta de entrega .El archivo central, mediante la tabla de retención documental y el inventario entregadospor la dependencia que transfiere y atendiendo al cronograma establecido para lastransferencias, asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar ladocumentación, para facilitar su consulta.

Autorización del Comité de Archivodel Instituto para ejecutar la disposición finalInventario de transferencia documentalSe debe diligenciar el formato “INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL” yremitirlo al archivo central junto con la documentación relacionada.

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TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Es el traslado de documentos del archivo central al histórico luego de cumplido el tiempode retención de los documentos en la fase de archivo central.Todos aquellos documentos que tienen valor histórico podrán ser objeto de transferenciasecundaria a un archivo permanente o definitivo, que bien puede estar ubicado en undepósito de la misma dependencia del archivo central, o en casos especiales, endepósitos diseñados para la custodia y consulta del archivo histórico.Estas transferenciasconcluyen los procesos de valoración secundaria en las institucionesy tiene como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural ehistórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepciónen la oficina o dependencia (archivo de gestión) y su conservación temporal (archivocentral), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (archivo histórico).El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto deARCHIVO TOTAL, es decir,el control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentesfases de formación del archivo, las cuales son:

Archivo de gestión o de oficina es aquél donde se reúne la documentación en trámite, enbusca de solución de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización yconsulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan.

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Para los propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento y se realizarán en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias. En casos excepcionales, el comité de Gestión Documental, autorizará y aprobará su reprogramación.

Que el personal responsable de los Archivos de gestión esté capacitado y tengan el conocimiento acerca de transferencia documental.

PLAN OPERATIVO

Un plan operativo es un documento en el cual los responsables de una organización (ya sea una empresa, una institución o una oficina gubernamental) establecen los objetivos que desean cumplir y estipulan los pasos a seguir.

Es decir que un plan operativo es un documento donde se pone por escrito cuáles serán los pasos a realizar por la compañía y las acciones que deberán desempeñar quienes participan en la actividad de producción y venta de servicios, así como también los objetivos que se desean alcanzar al finalizar una

Determinada etapa.

El mismo se compone de varios pasos, los cuales se conocen como:

Planificación: Conocer los equipos, recursos y suministros con los que deberá contarse y desarrollar un plan de acción

Programación de las diversas actividades: Consiguiendo que cada parte que intervendrá en el proceso, tenga noción de cuáles son sus responsabilidades.

Seguimiento y evaluación: Analizar el desempeño de las diferentes agentes que participan en la producción a fin de saber aprovechar al máximo los recursos y reeducar, en caso de que fuera necesario.

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FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DE PLANEACIÓN Y CONTROL.

PROGRAMACIÓN:

El proceso administrativo y sus componentes, planeación, organización, dirección y control, resultan de la mayor importancia para la empresa dentro del sistema de toma de decisiones. La planeación es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos:

Investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

La organización, la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.

La dirección es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.

El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.

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CONCEPTO:

Metodología para la elaboración del programa procedimientos para la transferencia de archivos, teniendo en cuenta las siguientes pautas.

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA

Es la remisión de los documentos desde el archivo de gestión al archivo central al archivo histórico de acuerdo a las tablas de retención documental.

1. PASO:

Ponerse en contacto con el Archivo General para acordar las fechas de traslado y aclarar dudas respecto a la forma de enviar la documentación.Es aconsejable que la Unidad Administrativa cumplimente el formulario: Hoja de previsión de transferencia de documentos.

2. PASO:

Preparación de los documentos a transferir.

Revisar los documentos:

Antes de guardar los documentos en las cajas de archivo, se comprobará que no falta ningún documento dentro de los expedientes o expedientes dentro de la serie documental.

Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica o alfabética...) de los documentos.

Agrupar los documentos en expedientes de acuerdo con la ordenación de los asuntos o actividades a los cuales se refieren. Colocar los expedientes en carpetas de cartulina normalizadas en cuya Cubierta se anotará la descripción de los mismos.

3. PASO: formalización de la transferencia.

Una vez que la transferencia esté preparada, se concretará con el Archivo General la fecha de traslado. El traslado de los fondos documentales al Archivo General es responsabilidad e irá a cargo del organismo remitente.

El Archivo General realizará a continuación las siguientes tareas:

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Comprobar la conformidad entre lo reseñado en la hoja de transferencia y la documentación recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja será devuelta a su remitente para subsanar los errores detectados.

Devolver a la oficina correspondiente un ejemplar de la hoja de transferencia, firmada y sellada por el Archivo General, como confirmación de que la transferencia ha sido realizada, en la que se incluirá la signatura topográfica que se le haya adjudicado en el Archivo.

Esta signatura será utilizada como referencia siempre que se solicite una consulta o préstamo de documentación al Archivo General.

Las copias de las hojas de transferencia han de ser guardadas y ordenadas por el Organismo remitente y conocidas por su personal.

Identificación de los documentos que se transfieren:

Número de Orden: número correlativo que le corresponde a cada caja para su identificación.

Fechas de las unidades documentales Asunto: que identifica cada unidad documental Observaciones.

Diligencia de Entrega: La relación será firmada por los responsables de la entrega y recepción, con cargos y sellos de sus Unidades Administrativas.

Entrega de la documentación: Una vez aceptada por el Archivo Central la Relación de Entrega, se comunicará por la unidad remitente la fecha exacta del traslado de la documentación.

Recibida la documentación, el personal del Archivo Central realizará el cotejo anotando cualquier incidencia que haya detectado. La relación de entrega será devuelta al Archivo Remitente firmada por el Jefe del Archivo Central.

Finalmente la transferencia quedará firmada por el responsable de la Unidad productora y por el responsable del Archivo. De las tres copias una formará parte del Registro general de transferencias, otra del registro por secciones y otra será devuelta a la Oficina productora.

POLITICA ARCHIVISTICA:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

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Con la creación del Archivo General de la Nación, a través de la Ley 80 de 1989, se le asigna a éste la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

CONCEPTO

Decodificación de datos contenidos en un documento, es ejecutado por un especialista en relación con las operaciones del procesamiento de la información para facilitar la recuperación y acceso a la misma. Es decir, es la traducción a un lenguaje (epígrafe) o la conformación de otro documento (producto) en correspondencia con la necesidad del destinatario.

Es la llamada lectura técnica que hace el técnico o especialista de la información de textos impresos y/o automatizados en función de la satisfacción de una necesidad informativa de una comunidad de usuarios. En ella deben tenerse presente dos aspectos importantísimos "a quién" y "para qué" y la aplicación de operaciones de procesamiento.

Es una actividad intelectual que tributa en el perfeccionamiento de las capacidades profesionales por parte del especialista o bibliotecario, gracias al empleo de métodos y operaciones del procesamiento que posibilitan delimitar lo principal de lo superfluo.

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COMUNICACIÓN, EN LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

El responsable del archivo de gestión de la unidad administrativa comunica al Archivo General (AG) su intención de realizar una transferencia de documentación, con objeto de que el AG conozca con antelación el volumen y características de la documentación a transferir, planifique sus flujos de trabajo y se ponga en contacto con la unidad correspondiente para aclarar cualquier cuestión al respecto.

Transferencias de documentos: Remisión de las carpetas físicas y electrónicas del Archivo de Gestión al Archivo Central o al Archivo Histórico. Documento: Medio de soporte de la información producida o recibida por la Institución. Inventario Documental: Es el que se realiza de manera periódica y que permite conocer en cualquier momento el estado real del fondo documental de las dependencias y la institución.

Expresión oral:

La expresión oral sirve como instrumento para comunicar sobre procesos u objetos externos a él. Se debe tener en cuenta que la expresión oral en determinadas circunstancias es más amplia que el habla, ya que requiere de elementos paralingüísticos para completar su significado final.

Manejo del auditorio:

Volumen y fuerza de voz:

Refiere a los distintos matices que el expositor da a la voz durante la presentación.

Control de ansiedad:

El expositor muestra seguridad cuando habla. No hay tartamudeo.

Dicción:El expositor usa y pronuncia correcta y adecuadamente las palabras

Corrección gramatical:

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El expositor usa correctamente las normas lingüísticas. Construye oraciones completas y con significado. Es claro el uso de los dos principios de concordancia (sustantivo y adjetivo (género y número) y sujeto y verbo (número y persona))

Uso de figuras retóricas: el expositor usa nuevas formas de expresión para nuevas posibilidades de significado a través del lenguaje (metáforas, símiles, hipérbole, ironía, etc.)

Aptitud verbal: refiere a la capacidad del expositor para razonar con contenidos verbales, estableciendo entre ellos principios de clasificación, ordenación, relación y significados.

Uso apropiado de la expresión corporal en el escenario (postura – gestos): el expositor utiliza el lenguaje corporal en función de lo que quiere expresar en relación con el lenguaje verbal.

Dominio del tema:

Es alguien que es experta o experto en un tema y por lo tanto lo domina. Tener una especialidad en algún tema y sabe todo lo relacionado a ese tema.

Elaboración de presentaciones en multimedia

Las presentaciones multimedia o diapositivas informatizadas son documentos informáticos que pueden incluir textos, esquemas, gráficos, fotografías, sonidos, animaciones, fragmentos de vídeo… y que pueden visionarse una a una por la pantalla del ordenador como si de una proyección de diapositivas se tratara.

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Definición:

Es el trabajo hecho por varios individuos donde cada uno hace una parte pero todos con un objetivo común. Es una de las condiciones de trabajo de tipo psicológico que más influye en los trabajadores de forma positiva porque permite que haya compañerismo.

Es una de las condiciones de trabajo de tipo psicológico que más influye en los trabajadores de forma positiva porque permite que haya compañerismo. Puede dar muy buenos resultados, ya que normalmente genera entusiasmo y produce satisfacción en las tareas recomendadas, que fomentan entre los trabajadores un ambiente de armonía y obtienen resultados beneficiosos. El compañerismo se logra cuando hay trabajo y amistad.

La idea de trabajo en equipo es una idea que existe desde el momento en que el ser humano comenzó a vivir en sociedades y requirió para ello la colaboración de todos los miembros de una comunidad. En la actualidad, el concepto está muy relacionado con las dinámicas de trabajo grupal de diferentes ámbitos y áreas como el laboral, el estudiantil, incluso el familiar. La importancia del trabajo en equipo surge entonces por el hecho de que se considera que mientras más personas se aboquen de manera comprometida en la realización de una actividad, mejores y más efectivos serán los resultados.

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Importancia:

La importancia del trabajo en equipo surge entonces por el hecho de que se considera que mientras más personas se aboquen de manera comprometida en la realización de una actividad, mejores y más efectivos serán los resultados.El trabajo en equipo supone siempre una dinámica especial que puede variar de grupo a grupo y que es, en definitiva, lo que hace que ese conjunto de personas funcione o no. Así, lo que puede servir para un grupo de personas puede no ser útil para otro. El trabajo en equipo supone también que uno puede llegar a conocer más profundamente a sus compañeros, conociendo sus capacidades, sus limitaciones, su forma de pensar y de enfrentar diferentes situaciones, etc. Esto se hace muy visible por ejemplo en los trabajos en equipo realizados en ámbitos empresariales o incluso en los que forman parte de distintos niveles de gobierno en los cuales se requieren muchas áreas y grupos de personas a disposición. La importancia del trabajo en equipo tiene que ver entonces con que el mismo se basa en ideas como la convivencia, la comprensión, la tolerancia, el respeto por el otro y el aprovechamiento grupal de ideas que individualmente quizás no rendirían de la misma manera.

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NORMAS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL

SALUD: Es un estado de bienestar físico, mental y social. No solo en la ausencia de enfermedad.

TRABAJO: Es toda actividad que el hombre realiza de transformación de la naturaleza con el fin de mejorar la calidad de vida.

AMBIENTE DE TRABAJO: Es el conjunto de condiciones que rodean a la persona y que directa o indirectamente influyen en su estado de salud y en su vida laboral.

RIESGO: Es la probabilidad de ocurrencia de un evento. Ejemplo Riesgo de una caída, o el riesgo de ahogamiento

FACTOR DE RIESGO: Es un elemento, fenómeno o acción humana que puede provocar daño en la salud de los trabajadores, en los equipos o en las instalaciones. Ejemplo, sobre esfuerzo físico, ruido, monotonía.

RESOLUCION 2400 DE 1979

ARTÍCULO 7o. Todo local o lugar de trabajo debe contar con buena iluminación en cantidad y calidad, acorde con las tareas que se realicen; debe mantenerse en condiciones apropiados de temperatura que no impliquen deterioro en la salud, ni limitaciones en la eficiencia de los trabajadores. Se debe proporcionar la ventilación necesaria para mantener aire limpio y fresco en forma permanente.

ARTÍCULO 8o. Los locales de trabajo tendrán las dimensiones necesarias en cuanto a extensión superficial y capacidad de los locales, de acuerdo con los requerimientos de la industria, para una mejor distribución de equipos, aparatos, etc., en el flujo de materiales, teniendo en cuenta el número de trabajadores en cada lugar de trabajo.

ARTICULO 12.

PARÁGRAFO 1o. La distancia entre máquinas, aparatos, equipos, etc., será la necesaria para que el trabajador pueda realizar su labor sin dificultad o incomodidad, evitando los posibles accidentes por falta de espacio, no será menor en ningún caso, de 0,80 metros.

PARÁGRAFO. La iluminación debe ser suficiente para asegurar una intensidad uniforme por lo menos de 30 bujías pie, equivalente a 300 lux.

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ARTÍCULO 22. Los establecimientos de trabajo con ocupaciones en las cuales haya exposición excesiva a polvo, suciedad, calor, humedad, humos, vapores, etc., deben tener salones especiales destinados a facilitar el cambio de ropas de los trabajadores, separados por sexos, y se mantendrán en perfectas condiciones de limpieza y protegidos convenientemente contra insectos y roedores. Estas salas o cuartos deben estar constituidas por casilleros individuales (lookers metálicos), para guardar la ropa.

ARTÍCULO 25. En los establecimientos de trabajo, los comedores, casinos, se deberán ubicar fuera de los lugares de trabajo, y separados de otros locales, y de focos insalubres o molestos.

Equipos y elementos de protección personal:

Todos los requerimientos para el uso y la implementación de Elementos de Protección Personal en los lugares de trabajo para un ambiente saludable, se encuentran contemplados en la Ley 9 de Enero 24 de 1979 (Título III, Artículos 122 a 124) y en la Resolución 2400 de Mayo 22 de 1979 (Título IV, Capitulo II, Artículos 176 a 201).

Protección de cabeza y rostro. Protección respiratoria. Protección de manos y brazos. Deberá estar diseñado para permitir realizar las diversas actividades del personal operativo con un máximo de seguridad, sin afectar la comodidad en su uso.

EPP - Equipo de Protección Personal: Denominación dada a un equipo o conjunto de equipos, destinados a dar garantía a la integridad física del trabajador, a través de la reducción del grado de exposición.

EPP- Equipo para protección de la cabezaGorro para protección del cabello: se utiliza para que el cabello no retenga Microorganismos que flotan en el aire por eso Se considera frente de infección y vehículo De transmisión de microorganismos.

EPP - Equipo de Protección Personal GUANTES

Se usarán guantes de seguridad para evitar heridas en las manos y enfermedades de la piel.

Son elaborados en hilo o algodón blanco y cortos se utilizan para realizar actividades que requieran destreza fina como revisión de libros o documentos.

PROTECCION RESPIRATORIA

Se utilizará protección del aparato Respiratorio en lugares donde haya riesgo de inhalación de gases, Polvo, humos, etc.

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Fabricadas bajo especificaciones de la norma NIOSH 42CFR84 con aprobación N95 para material articulado libre de neblinas aceitosas. Diseño antropométrico para fácil ajuste a la cara del trabajador. Estructura escalonada que evita la deformación del respirador en condiciones de alta humedad y temperatura. Ajuste preciso mediante bandas de ajuste graduable. Membrana interna que se adapta a la forma de la nariz que mantiene la hermeticidad y facilita su colocación. Bordes sellados para mayor resistencia al maltrato. Suave capa interna para mayor comodidad de uso. Mayor vida útil gracias a los desarrollos de materiales y diseño.

EPP - Equipo de Protección Personal GAFAS O LENTES

Se utilizarán gafas o lentes de protección en toda tarea con riesgo de proyecciones en los ojos de fragmentos, Chispas o líquidos.

Proporciona protección contra partículas que saltan a los ojos en forma frontal y lateral.

EPP - Equipo de Protección Personal Bata para archivo:

Esta elaborada en mayor porcentaje en algodón su diseño cuenta con mangas largas de puños elásticos, su largo es a la altura de las rodillas.Evita el contacto corporal del tronco, miembros superiores y parte de los miembros inferiores Que implican la exposición a factores de riesgo biológico.

Equipos y elementos archivísticos

Se debe contar con un equipo mínimo que comprende:

Aspiradora: Debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave. Emplear la aspiradora solo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones.

Brochas: Debe ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves

Telas de algodónBayetilla

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PARES 1 identifica cinco factores que afectan a las transferencias de documentos electrónicos desde un creador o usuario a un conservador1. Estos factores son:

La política de ingreso

La infraestructura tecnológica del conservador (incluidos los conjuntos de habilidades disponibles);

Una estrategia de conservación para un cuerpo particular de documentos

Un método objetivo de conservación (i.e., el modo en que se ejecutará la estrategia); y

Los componentes digitales reales y la información complementaria de los documentos transferidos.

Una política de ingreso se define como la política del conservador para aceptar la responsabilidad de los documentos transferidos. Esta política identifica normas y especificaciones para los documentos transferidos.

Así, podría abordar consideraciones como:

Formatos aprobados de transferencia de ficheros (p. ej., documentos de base de datos a ser transferidos en formatos de valor separado por coma);

Qué debiera hacerse cuándo los documentos se pierden o está incompletos; o la documentación se pierde o es poco clara

Una fecha de transición que establezca el momento en que las responsabilidades de provisión de acceso a los documentos se desplazan del creador al conservador.

Con un programa de documentos electrónicos en su infancia, la política de ingreso de mi institución se enfoca primariamente en torno a la comprobación de las transferencias por adelantado. Puesto que no se ha desarrollado ningún equipamiento para la transferencia en línea de documentos, los documentos electrónicos se transfieren sobre soportes digitales, como cinta o disco óptico. La escritura de datos sobre cinta se realiza usualmente utilizando software de copia de seguridad que es altamente propietario, así que antes de la transferencia real se negocian los soportes y los formatos.

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La configuración acordada se prueba posteriormente y, si tiene éxito, se utiliza como la base para la transferencia real de documentos. Al mismo tiempo, se confirman los formatos de fichero elegidos. Un listado de formatos de fichero aceptables aún no ha sido finalizado. Muchos de los ficheros ofimáticos se aceptan en su formato nativo, es en el mismo formato con el que fueron creados o utilizados.

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CONCEPTO E IMPLEMENTACIÓN CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS:

Con el fin de desarrollar soluciones integrales para la conservación de los documentos producidos por las oficinas de gestión de la Registradora Nacional del Estado Civil, así como los que se encuentran en el Archivo Central, para evitar posibles riesgos que pueden generar el deterioro o perdida de la información al no estar organizados los expedientes en carpetas, cajas y lugares adecuados, se ha elaborado este instructivo que servirá como guía para que en las Delegaciones Departamentales, Registradora Distrital y dependencias del nivel central, sea implementado un programa que permita la custodia y conservación adecuada durante el tiempo de retención en sus archivos y de esta manera preservar la memoria histórica de la Entidad.

Sistema Integrado de Conservación

El Sistema Integrado de Conservación, contemplado dentro de la ley 594 de 2000 ó Ley General de Archivos, en el capítulo XI, se define como el “Conjunto de estrategias y procesos de preservación y conservación, acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación, desde el momento de su emisión, durante su periodo de vigencia, hasta su depósito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital”.

La implementación del Sistema Integrado de Conservación es obligatoria en aquellas entidades públicas o privadas que cumplen funciones públicas. Este sistema pretende integrar las técnicas archivísticas con las herramientas de conservación a fin de ofrecer una metodología que pueda ser aplicada a cualquier documentación en su ciclo vital, desde su producción hasta su disposición final.

Es importante anotar que el sistema integrado de la Registradora Nacional, debe plantearse de acuerdo a las necesidades propias, por eso, es necesario que se identifiquen aquellos factores intrínsecos y extrínsecos de deterioro que pueden estar afectando la documentación y se tomen las medidas preventivas y correctivas necesarias. Éste debe ser permanente y contar con un presupuesto anual basado en el cubrimiento de prioridades y con proyectos anuales de trabajo. Este programa general planeado de acuerdo con las necesidades de conservación determinadas a través de un diagnóstico integral, el personal y los recursos disponibles, deberá prever los costos dentro de los proyectos de inversión institucional; un nuevo frente de trabajo dentro de los desempeños de las instituciones.

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El Sistema Integrado de Conservación no puede depender únicamente del Coordinador de Archivo y Correspondencia o del funcionario que haga sus veces y de las secretarias, sino de todos los funcionarios, desde Directores, Jefes de Oficina, Delegados Departamentales, Registradores Distritales, Coordinadores, para lo cual deben mantener constantemente un proceso de sensibilización a todo nivel, para concientizar de modo que se desarrolle un trabajo en equipo, pues el mantenimiento de los bienes de archivo es una responsabilidad inherente a todos los miembros de una institución.

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CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS

En el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.

PRESERVACION DE LOS DOCUMENTOS

Comprende toda la organización y programación de las actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos. El objetivo de esta actividad es prevenir el deterioro del documento.

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PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES

El contexto político, administrativo, de personal e infraestructura que ha caracterizado la historia de los bienes documentales del país, presenta como común denominador la acumulación e interacción reiterativa de cuatro principales factores externos de deterioro: los medio-ambientales, los bióticos, los desastres y los antropogénicos.

AMBIENTALES

Su campo de acción no solo se circunscribe a las áreas de depósito, involucra a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental (temperatura, humedad relativa, la luz, contaminante atmosférico y polvo) que por fluctuaciones o acción permanente, degradan directa o indirectamente los diferentes soportes y técnicas de registro. Las alteraciones producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de muy diversas formas y pueden condensarse en: debilitamiento y pulverización de los soportes, reblandecimiento de encolados, manchas, deformación de los soportes, fragilidad, perdida de resistencia estructural, declaración de los soportes y registros, acumulación de suciedad y oxidación.

BIÓTICOS

Interactuando con los anteriores, aparecen los agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes, galerías, cavernas, entre otros.

DESASTRES

A las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los archivos del país, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).

ANTROPOGÉNICOS

Se constituye en el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales. Su acción deteriorarte involucra todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente, dados en los procesos básicos de organización, manipulación y depósito. Los deterioros son debidos principalmente al uso indiscriminado de

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deficientes medios de agrupación (clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.), y deposito; ausencia total de efectivos programas de mantenimiento, malas manipulaciones, y ocasionalmente acciones de tipo vandálico, ejercidas por personal mal intencionado. Los consecuentes indicadores o manifestaciones, abarcan desde deterioros de tipo físico-mecánico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentación, abrasiones, inscripciones, entre otros) hasta deterioros de tipo físico-químico (hidrólisis acida, oxidación, entre otros).

PROCEDIMIENTO PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

CRONOGRAMA

El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad.

PROCEDIMIENTO

1. PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION

Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

2. LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACIÓN

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene. El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

3. ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

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Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

Identificación del material afectado por biodeterioro.

Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.

Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

4. REVISIÓN Y FOLIACIÓN

La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del

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inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.

Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estén cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse.

ACTAS DE ENTREGA Y RECIBO

Es un deber importante realizar un acta en el momento de recibir y entregar los documento que se trasladan, ya sea al archivo central o al archivo histórico, en el cual debe especificar los tipos documentales, numero de folios, cantidad de documentos, material de conservación.

La persona que recibe los documentos debe verificar que todo lo que este escrito en el inventario se encuentre en físico de ese modo podrá firmar el acta de recibo y entrega, de lo contrario deberá hacer el acta solo con lo que se encuentre en físico justificando el motivo.

ESPACIO PARA LA RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

REQUISITOS:

La documentación a transferir deberá estar organizada según la Tabla de Retención Documental.

La periodicidad de las transferencias deberá estar regulada por el cronograma.

No se recibirán documentos sin firma (Resoluciones, Actas acuerdos, Contratos entre otros)

No se recibirán documentos sin su respectiva foliación.

La documentación deberá ser almacenada en las carpetas normalizadas por la universidad.

Las carpetas deberán estar debidamente rotuladas.

Toda transferencia deberá ir acompañada del Inventario Único Documental.

El inventario deberá estar firmado por el jefe de la unidad administrativa que remite.

En caso de no dar cumplimiento a los requisitos establecidos, se devolverá la transferencia a la oficina productora.

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En esta etapa se ha de comprobar y procurar que los documentos de archivo queden libres de grapas, clips, gomas, carpetas de plástico o cualquier otro elemento que pueda afectar a su preservación y conservación, con vistas a su instalación en carpetas y cajas de archivo.

Los gestores de los archivos de oficina realizan la preparación física de los documentos preferentemente en el momento de la tramitación del expediente. En todo caso, el responsable del archivo de gestión tiene en cuenta esta preparación antes de efectuar la transferencia de la documentación al AG.

Los gestores del AG revisan la preparación física de la documentación Procedente de transferencias de unidades académicas y administrativas. Con la supervisión de la dirección técnica, los gestores del AG realizan la Preparación física de la documentación que ingresa no proveniente de:

A. En los archivos de oficina los gestores aplican las recomendaciones sobre agrupación, ordenación y preparación física de los documentos recogidas en el Manual de organización de archivos de oficina del AG.

B. El Archivo General presta la coordinación y soporte técnico cuando sea necesario.

Los niveles de agrupación documental aplicables en los archivos de oficina son:

Nivel básico: Documento compuesto o expediente.

En cada expediente los documentos se ordenan de forma lógica, de acuerdo con el procedimiento seguido.

Los documentos compuestos o expedientes.

LIMPIEZA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.

El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

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Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

ELIMINACIÓN DEL MATERIAL DIDÁCTICO

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

Eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación.

Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metálico por elementos elaborados en material plástico o con recubrimientos que eviten su oxidación. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca.

IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO: REVISIÓN Y AISLAMIENTO UNIDADES DE CONSERVACIÓN, ALMACENAMIENTO Y REALMACENAMIENTO: CAJAS, CARPETAS, AMARRE Y EMBALAJE. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS POR TRANSFERIR

1. IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa.

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Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

2. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y REALMACENAMIENTO

Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia:

La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.

La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas.

Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas.

CAJAS Y CARPETAS

CAJAS:

Materiales: Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón.

Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación.

Capacidad: Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.

IDENTIFICACIÓN

Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:

CARPETAS:

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Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos:

Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o fragmentación del cuerpo de la unidad, se han diseñado bandejas de cartón protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fácil manipulación y a su vez protegen la documentación del polvo y condiciones medio-ambientales.

Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya.

En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservación podrán enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodón o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de ácido.

AMARRE Y EMBALAJE:

AMARRE:Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado.El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior. EMBALAJE:

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así:

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

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En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA

La transferencia se puede dar en el interior de la empresa desde los grupos de innovación hacia la producción. También se da entre las empresas; desde el sector académico y gubernamental; desde los inventores. La transferencia puede ser comercial o no comercial. La transferencia comercial se presenta: en los mercados de máquinas, de servicios o de licencias para usar tecnología patentada. El proceso de transferencia tecnológica puede ser el resultado de una tecnología local o una transferencia foránea.

LAS FASES DE ARCHIVO

Por las que pasan los documentos generados por un organismo o institución constituyen un bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que, al final, ingresan en un archivo histórico.

Las fases son cuatro:

1) Archivo de oficina2) Archivo central3) Archivo intermedio4) Archivo histórico

Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso archivístico y, en cada una de ellas varían el valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio que prestan.El flujo constante de documentos entre una y otra fases constituye un sistema archivístico. Los plazos de transferencia deben respetarse dentro de lo posible con el fin de evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, a las que hay que descargar de aquellos que no son de uso frecuente por parte del gestor.

LA SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Es el código que individualiza a una copia específica de un documento en una colección. Está conformada por la signatura de clase y la signatura librística,

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permitiendo ubicar a los documentos en los estantes en un orden lógico, conforme, por ejemplo, a las letras del alfabeto o a un sistema decimal o correlativo. Se ubica en el lomo de los libros o en un sitio visible de los soportes no convencionales, e integra el registro del documento en la base de datos o el catálogo.

La signatura de clase es aquella parte de la signatura topográfica que establece una notación tomada de un sistema de clasificación, para representar el contenido del documento, por ejemplo CDD, CDU, etc. Generalmente ocupa la primera posición en la determinación de la signatura topográfica.

La signatura librística es aquella parte de la signatura topográfica que establece la identificación sintética del autor y/o el título del documento, así como otros aspectos secundarios (el año de publicación, el número de volumen, el número de ejemplar, etc.). Cuando dos documentos comparten la misma signatura de clase, la signatura librística es el elemento de diferenciación en una clasificación utilitaria.

INVENTARIO DOCUMENTAL

En los acuerdos 038 y 042 se establecen los parámetros para organizar los archivos en entidades públicas o privadas que cumplan función pública, se regula el inventario único documental y se dan las pautas para su realización. VERIFICACION

La verificación es el proceso o acción mediante el cual se revisa si una cosa está cumpliendo con leyes, normas o estatutos establecidos con anterioridad.La verificación es el procedimiento de comprobación de algo. En un sentido general, estamos verificando información, datos y procesos de manera muy habitual.

REVISION Y VERIFICACION

Revisión:

Comprobar que se han realizado los pasos de la planificación, resolver los problemas... creo que esto ya lo haréis de alguna forma, ya que es normal al diseñar algo que surjan inconvenientes y darles solución. La norma exige registro (una firma autorizada por ejemplo dentro de la ficha de diseño, AMFE o similar).

Verificación:

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Se trata de dar fe mediante registro que los resultados del diseño cumplen los elementos de entrada y que se ha cumplido lo planificado.

Validación:

La validación no la puedes dar en el momento justo de terminar el diseño, sino pasado un tiempo prudencial que permita evaluar realmente los posibles inconvenientes del diseño (por ejemplo empezando o terminando de realizar el producto o servicio diseñado).

En empresas de producción en serie, sería por ejemplo al realizar la primera serie de piezas y ver el resultado de dicha primera serie. En empresas de servicios o de productos únicos, sería obteniendo feedback del cliente o de los que realizan el diseño o realización del diseño. La norma y el sentido común dice que siempre que sea posible se haga antes de su entrega. En empresas manufactureras esto puede cumplirse mediante pruebas de desgaste, durabilidad y uso del producto. Nuevamente se requiere registro.

EMBALAJE:

Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque así:

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.

La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco. Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.

Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.

En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para

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su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.NTC 4702.

NORMAS PARA EL EMBALAJE Y TRANSPORTE DE DOCUMENTOS

El Ministerio de Transporte en convenio con el Organismo Nacional de Normalización " ICONTEC " desarrolló normas técnicas colombianas como lo fue la NTC 4702 para el transporte de todo tipo de material peligroso. Igualmente elaboro un concurso de la empresa privada normas técnicas colombianas, que contienen las especificaciones que debe cumplir tanto el vehículo como el producto y los ensayos a que se deben someter los envases y embalajes que contengan mercancías peligrosas; además de las instrucciones del embalaje /envase para las modalidades de transporte aéreo, marítimo y terrestre por carretera.

Para el transporte de documentos son necesarios algunos requisitos obligatorios como:

Tarjeta de Emergencia Registro Nacional de Transporte de Carga  Remesa Terrestre de Carga Planilla para el Transporte de Sustancias Químicas de Uso Restringido Manifiesto de Carga

NORMAS, TÉCNICAS ARCHIVÍSTICAS Y LEGISLACIÓN VIGENTE SOBRE UBICACIÓN, CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN DIFERENTES SOPORTES.

CIRCULAR

Circular Nº 001 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo.

LEYES

Ley 975 de 2005. Ley de justicia y paz (capitulo X "conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos. Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos)

Acuerdo Nº 050 (5 de mayo de 2000). por el cual se desarrolla del artículo 64 del título VII "conservación de documentos", el reglamento general de archivos sobre "prevención de deterioro de los documentos de archivo y situación.

 Acuerdo Nº 049 (5 de mayo de 2000). por el cual se desarrolla el articulo del capítulo 7 "conservación de documentos" del reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

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Acuerdo Nº 048 (5 de mayo de 2000). "Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 "conservación de documentos", del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración.

Acuerdo Nº 047 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "acceso a los documentos de archivo", del Archivo General del reglamento general de archivos sobre "restricciones por razones de conservación".

Acuerdo Nº 011 (22 de mayo de 1996). "Por el cual se establece criterios de conservación y organización de documentos.

ACUERDO 07 DE 1994 - CAPITULO VII. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales.

PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

PARAGRAFO TERCERO. En la restauración se restituyen los valores estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este tipo.

PARAGRAFO CUARTO. En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

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PARAGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

PARAGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos en las unidades de conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Patrimonio Documental.

ARTICULO 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos, entre otros.

PARAGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la protección del personal que en ellos labora.

ARTICULO 65. Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

PARAGRAFO PRIMERO: En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad; éstas serán de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.

PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada protección de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.

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Para hablar de Tipo documental hay que diferenciar primero entre caracteres externos e internos de los documentos.

Externos: hablamos de caracteres externos cuando nos referimos como es el documento físicamente: clase y tipo documental, formato, etc.

Internos: Que se refieren a las partes de las que consta un documento: productor o entidad, fecha, etc.

Cuando hablamos de tipo documental nos referimos a qué clase de documento es, es decir la forma, a las taxonomías de los documentos. Es posible que haya infinidad de tipos documentales puesto que con ellos nos referimos a de lo que trata el documento: informes, facturas, correspondencia, etc. y por tanto a cuál es su finalidad o actividad. Son similares en cuanto sus caracteres internos.

LA SERIE DOCUMENTAL

Se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su contenido. A veces también tienen similitudes en su aspecto externo.

Además encontramos la Sub-serie que es el conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razón derivada de su creación, recepción o utilización.

UNIDAD DOCUMENTAL

Unidad Documental compuesta (expediente): Es una unidad organizada de documentos (varias unidades simples) que han sido reunidos por cualquiera de estas razones:

Por el productor, para su uso corriente

Durante el proceso de organización archivística (porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto

Unidad Documental simple (documento): Se refiere a la unidad documental archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas las unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero todos los expedientes están formados por unidades documentales simples.

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MEDIOS DE ENVÍO DE DOCUMENTOS EN DIFERENTES SOPORTES Y SUS CARACTERÍSTICAS

LAS REDES:

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios. EL CORREO ELECTRÓNICO:

El correo electrónico ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio de comunicación: Entre el archivero y los usuarios internos para solicitud de documentación, coordinación entre el archivo central y los archivos de gestión, comunicación de transferencias, Entre el archivero y los usuarios externos para petición de información. Entre el archivero y los proveedores.

Sigue el formato del correo tradicional (un remitente, un receptor, una dirección donde enviar, otra donde recibir y un texto escrito) pero todo se hace a través del computador.

Lo más frecuente es utilizar direcciones de correo electrónico (e-mails) de proveedores gratuitos (Hotmail, Yahoo, G-mail) que almacenan la información de nuestra cuenta en servidores a los que tenemos acceso desde cualquier computador del mundo conectado a Internet.

Desde allí podemos recibir y enviar correos electrónicos a cualquier dirección de e-mail que queramos. Los e-mails pueden llevar adjuntos numerosos archivos (de texto, de imagen) lo que supone un salto cualitativo y cuantitativo frente al correo tradicional. El receptor de nuestro mail lo recibe al instante que nosotros lo hayamos enviado.

LA INTRANET:

Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una

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organización va produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc. INTERNET:

La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios del archivo. Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión del archivo. Es el instrumento más rápido y ágil para encontrar información concreta sobre un archivo. Así mismo sirven de apoyo para un servicio más a nuestros usuarios.

CORREO TRADICIONAL

Es la prestación de servicio de giros postales y telegráficos, así como el recibo, clasificación y entrega de envíos de correspondencia y otros objetos postales, transportados por personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, debidamente autorizadas por concesión, vía superficie y/o aérea, a través de la red oficial de correos, dentro del territorio nacional e internacional. Es un servicio garantizado en todo el territorio.

FAX

Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefónica escritos o gráficos (telecopia).

Un fax es esencialmente un escáner de imágenes, un módem y una impresora combinados en un aparato especializado. El escáner convierte el documento original en una imagen digital; el módem envía la imagen por la línea telefónica; al otro lado, el módem lo recibe y lo envía a la impresora, que hace una copia del documento original.

MENSAJERIA

Entre los canales o medios de ingreso de documentos se encuentra:

El servicio de mensajería, consiste en el transporte y entrega de documentos y otro tipo de bienes, por lo que se debe catalogar como una forma de transporte de carga en la medida que el servicio de mensajería no es otra cosa que el transporte de cosas.

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El servicio de mensajería es un servicio público en los términos del artículo 365 de nuestra Constitución Nacional; el cual se encuentra regulado en la Ley 1369 de 2009.

Características:

Registro individual: Todo servicio de mensajería debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía.

Recolección a domicilio, A solicitud del cliente.

Curso del envío: Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío.

Tiempo de entrega. El servicio de mensajería se caracteriza por la rapidez en la entrega.

Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe.

Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega.

CANALES O MEDIOS DE INGRESO DE LOS DOCUMENTOS

Los canales o medios utilizados deben garantizar el manejo de los documentos dentro del sistema de calidad de una empresa. Estos documentos pueden ser Manuales, Documentos Externos, Guías, Normas o Procedimientos, Datos y Registros. Su función principal es permitir el control y la consulta de los diferentes documentos que ingresan a la empresa.

Entre los Canales o medios de ingreso de los documentos, se encuentran:

Mensajería Fax Correo tradicional Correo electrónico y Página web.

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Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.

Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios:

Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel.

Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos.

El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.

El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era más duradero y más fácil de conseguir.

El papel: está elaborado con pasta de fibra vegetales, lo fabricaron por primera vez los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de cristal, papel cebolla, etc.

Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no textual) y las microformas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros son soportes son las películas, cintas, vídeos…

Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos. Respecto a los nuevos soportes, plantean una serie de ventajas e inconvenientes. Sus ventajas son:

Capacidad de almacenamiento Facilidad de acceso a la información almacenada

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Inmediatez de reproducción Gran facilidad para su difusión.

Por otro lado los inconvenientes que se plantean son:

Facilidad para su destrucción. El coste del mantenimiento y de los equipamientos.

 Estos nuevos soportes informáticos están creando, en la actualidad, que existan archivos en los que no hay nada en soporte papel; y mejoran el problema existente de almacenaje que tenían ciertas instituciones.

Pero su gran facilidad para ser destruidos plantea un gran inconveniente debido a que al estar en formato electrónico, muchos documentos ya no se archivan en papel, y la destrucción del soporte electrónico ya sea por un descuido o un accidente, ocasionaría la perdida de mucha documentación importante.

Sin embargo, el que actualmente, muchas empresas hayan decidido digitalizar sus archivos, siendo las más importante las que guardan en sus entrañas documentos relevantes de la historia. Hace que para un usuario o simplemente los trabajadores de la propia institución puedan recuperar más fácilmente estos documentos. También con ello se evita que al producirse por causas ajenas una pérdida total o parcial del documento, no perdamos dicho documento original si se produjo su digitalización de ante mano (conservariamos una reproducción)

SOPORTES ELECTRONICOS:

La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos. No obstante, en la utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

Disquete: Fiabilidad nula, es fácil añadir y eliminar la información. Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la información es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la información guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es útil sólo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservación permanente.

Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb

o 50,892 p.. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer

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copias de seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el almacenamiento, pues se pueden introducir contraseñas.

Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande

hasta 60 Gb o 12’214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rápido. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.

CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el

caso de CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e imágenes. Tiempo de acceso rápido. Son útiles para conservar información que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de descripción del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de añadir, borra y actualizar la información. Los no modificables son útiles para conservar información definitiva.

DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650

Mb o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rápido. Permite controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros de texto, sonidos e imágenes.

Estos soportes tecnológicos han supuesto una revolución en el mundo de los archivos, y ello por dos razones. Por una parte su generalización como soporte documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los principios de organización a estos nuevos soportes.

HARWARE Y SOFTWARTE: No podemos dejar de mencionar en este momento las características particulares de las computadoras y los programas existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación del servicio.

EL ORDENADOR PERSONAL:

La revolución tecnológica para los archivos llegó con el ordenador personal, desde su aparición han evolucionado mucho, y en poco tiempo, han ganando en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos. La computadora ha permitido la automatización paulatina de algunas de las tareas archivísticas, desde la elaboración de informes y estadísticas pasando por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de los instrumentos de descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral de los documentos. También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación. Todos los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU,

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pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de Cd ROM y DVD, servidor y varias terminales, modem. LA DIGITALIZACIÓN:

Otro recurso informático útil para la gestión documental es la digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara.. y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos. LA MICROFILMACIÓN:

Es otro de los recursos existentes en nuestro medio consiste en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos en el rollo de película, es una tecnología muy utilizada, ya que permite una serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta con la seguridad y confiabilidad de la información. Sin embargo debemos tener en cuenta que para la conservación de cada uno de estos soportes mencionados, se requiere para los soportes electrónicos una temperatura constante entre 14 y 18º C, y una humedad relativa de 40-50 % y para los soporte ópticos 16-20º C y 35-45% de humedad relativa, ambos deben ser protegidos de campos magnéticos.

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Desde la aparición de estas tecnologías que nos agilizan el trabajo, nos comunican en segundos y nos permiten almacenar la información en espacios muy reducidos, para los archiveros es importante reflexionar sobre La obsolescencia de los equipos modernos, La perdurabilidad y conservación de la información en los nuevos soportes así como la confiabilidad, seguridad y protección de la información y La legalidad de los documentos electrónicos. Permítanme efectuar la reflexión de estos cuatro puntos:

LA OBSOLESCENCIA DE LOS EQUIPOS MODERNOS

La industria de la computación y la informática avanza en el mundo entero a pasos agigantados convirtiendo en corto tiempo al hardware y al software en obsoletos. La obsolescencia de estos nuevos soportes, la incompatibilidad entre ellos, su discontinua producción que los sitúa fuera del mercado, pone en riesgo la pérdida de información que cada día es almacenada en los llamados soportes electrónicos Ante estas realidades para la comunidad archivística está en juego la recuperación de la memoria institucional, la historia de una nación y de la humanidad. Nos preocupa que cantidad de documentos nunca se podrán recuperar porque habrán desaparecido los medios para hacerlo. La obsolescencia de los equipos origina incertidumbre en los archiveros para perpetuar la información. LA PERDURABILIDAD Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS NUEVOS SOPORTES

Hoy existe una serie de soportes electrónicos tanto para los documentos que serán producidos en ellos como los que sé convertirán a soporte electrónico, la perdurabilidad del soporte como medio físico de estos está considerada entre 10 a 30 años o quizás 50, Pero la de la información es mucho menor de acuerdo con los estudios de los especialistas en el tema, debido a que será necesario ir migrando la información cada 3, 4, o 5 años, además de advertir, que en cada migración se va perdiendo datos, esto quiere decir que estamos conservando documentos en soportes que en un tiempo muy corto de vida estarán borrados o mutilados. Esto nos preocupa, los archiveros debemos conservar la información contenida en los documentos para la reconstrucción de la historia de los individuos, de las instituciones, de las naciones y del mundo en general, esto quiere decir que en el momento que deberemos tener acceso a la información contenida en los soportes electrónicos ya no existirá. Seria irónico que en la era de la informática, no se pueda escribir la historia del siglo XX porque las fuentes no se pueden recuperar o porque la información ha desaparecido de esos soportes. LA CONFIABILIDAD, SEGURIDAD Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

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La información contenida en los documentos electrónicos, en la mayoría de los casos, sino en todos es inestable, y susceptible de cambios que se pueden hacer por cualquier individuo en cualquier parte del mundo. Los sistemas de control que presenta la industria informática, hasta el momento no garantizan la seguridad de la información por lo contrario la afectan. La carencia de este tipo de control ocasiona la adulteración de los datos y la revelación no autorizada de información, puede ocasionar la pérdida de su valor testimonial o pone en riesgo la confidencialidad si se trata de documentos clasificados. La confiabilidad de la información en los soportes electrónicos es un hecho que nos preocupa, pues es importante que los documentos sirvan como testimonio y prueba para lo cual la autenticidad de la información contenida en los documentos debe ser protegida. Por otro lado la privacidad de la información es un derecho constitucional que nadie debe violentar, por ello la seguridad y protección de los sistemas informáticos para nosotros es muy importante que debemos defender como principios de la archivística frente a las tecnologías de la información. LA LEGALIDAD DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Los documentos son utilizados desde el momento que el hombre busca perdurar su conocimiento como prueba, testimonio y memoria, hecho que hasta el momento es importante en cualquier sociedad y por cualquier individuo. Aunque existe un marco jurídico para proteger la documentación electrónica, todavía no existe norma alguna que proteja a estos nuevos soportes, en todas aquellas características que los documentos deben poseer para su conservación y servir como testimonio y prueba de las actividades institucionales o particulares. Es de preocupación para la comunidad archivística que la legislación de la que se dispone para estos nuevos soportes no es suficiente, para que estos se constituyan en documentos de archivo.

Mientras estos hechos se mantengan los archiveros consideramos que debemos conservar los documentos paralelamente en el soporte tradicional y moderno y defender la perdurabilidad, privacidad y seguridad de la información porque son el testimonio de la humanidad, esto es un valor archivístico y un principio profesional archivero.