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Actualización de datos de egresados FTC-01-5-02-01 FECHA PUBLICACIÓN 12/08/2015 MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2 Programas Conducentes a Título Seguimiento a Egresados Vinculación de Egresados Dirección de Planeación y Evaluación | 1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2 2. ALCANCE...................................................................................................................................... 2 3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2 3.1. Lineamientos ....................................................................................................................... 2 4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 2 4.1. Responsable del Proceso..................................................................................................... 2 4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 2 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ................................................................................................... 3 5.1. Descripción de actividades – Actualización de datos de egresados ................................... 3 6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 4 8. INDICADORES .............................................................................................................................. 5 9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 5 10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 6 11. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 6

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Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 1

Tabla de Contenido

1 OBJETIVO 2

2 ALCANCE 2

3 NORMATIVIDAD 2

31 Lineamientos 2

4 RESPONSABILIDADES 2

41 Responsable del Proceso 2

42 Responsabilidades 2

5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES 3

51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados 3

6 DEFINICIONES 4

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4

8 INDICADORES 5

9 RIESGOS 5

10 CONTROL DE CAMBIOS 6

11 APROBACIOacuteN 6

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 2

1 OBJETIVO

Este proceso se realiza con el fin de mantener las bases de datos de los egresados en

permanente actualizacioacuten

2 ALCANCE

El proceso inicia con la recoleccioacuten de datos por actualizar por diversas fuentes y finaliza

con la elaboracioacuten de un reporte correspondiente a los datos actualizados

3 NORMATIVIDAD

31 Lineamientos

Tiempos de actualizacioacuten Dependiendo del volumen de datos por actualizar el

Gestor de Datos estima tiempos de actualizacioacuten los cuales deben ser cumplidos por

los Auxiliares del Centro de Contacto

Manual de estaacutendares y calidad de datos y Manual procedimientos y poliacuteticas Son la

guiacutea para el registro de datos en el sistema Estos manuales son internos de Egresados

y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoriacutea para consulta de los funcionarios

interesados cuando se requiera

4 RESPONSABILIDADES

41 Responsable del Proceso

Jefe del Programa de Egresados

42 Responsabilidades

Gestor Base de Datos

Estimar tiempos de actualizacioacuten de datos por persona

Auxiliar de centro de contacto

Cumplir los tiempos definidos para la actualizacioacuten da datos

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Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

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5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados

ENTRADA Datos por actualizar

PROVEEDOR Diversas fuentes de registro de datos

SALIDA Base de datos actualizada

CLIENTE Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Recolectar datos por actualizar

Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes

Solicitudes por carnetizacioacuten

Correos electroacutenicos o llamadas al Centro de Contacto

Actualizacioacuten a traveacutes de la paacutegina de formulario de inscripcioacuten

Encuestas semestrales

Lista de graduados

Facultades Unidades Departamentos

Jefe de Egresados

Experian

Rue

Gestor de Base de Datos

2 Consolidar archivo de datos

En un archivo de Excel con base en la informacioacuten recolectada previamente se consolida la siguiente informacioacuten empresas temas laborales datos personales recieacuten graduados egresados en el exterior empresas pendientes por crear

Gestor de Base de Datos

3 Definir lista de tareas

Al inicio de cada semana se determina coacutemo va a ser la reparticioacuten de trabajo entre los auxiliares para la actualizacioacuten de datos Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad

Gestor Bases de Datos

4 Recibir archivo de datos por actualizar

Siete Auxiliares del Centro de Contacto reciben por parte del Gestor de Bases de Datos el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo

Auxiliares Centro de Contacto

5 Actualizar datos

En Banner se actualizan los datos a continuacioacuten

Datos personales (de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos)

Datos laborales de contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa

6 Actualizar datos de egresados en el exterior

En Banner se cargan los datos a continuacioacuten

Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)

Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

7 Enviar reporte

Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten

Auxiliares Centro de Contacto

Reporte de datos actualizados

6 DEFINICIONES

Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito

Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner

Manual procedimientos y poliacuteticas

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

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Paacutegina d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Paacutegina e

Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Paacutegina f

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 1

ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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Paacutegina 2

SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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Paacutegina 3

12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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Paacutegina 4

2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Paacutegina 5

Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 7

32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

8

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 8

4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

9

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 9

44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

10

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 10

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 2: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 2

1 OBJETIVO

Este proceso se realiza con el fin de mantener las bases de datos de los egresados en

permanente actualizacioacuten

2 ALCANCE

El proceso inicia con la recoleccioacuten de datos por actualizar por diversas fuentes y finaliza

con la elaboracioacuten de un reporte correspondiente a los datos actualizados

3 NORMATIVIDAD

31 Lineamientos

Tiempos de actualizacioacuten Dependiendo del volumen de datos por actualizar el

Gestor de Datos estima tiempos de actualizacioacuten los cuales deben ser cumplidos por

los Auxiliares del Centro de Contacto

Manual de estaacutendares y calidad de datos y Manual procedimientos y poliacuteticas Son la

guiacutea para el registro de datos en el sistema Estos manuales son internos de Egresados

y son publicados en el Share Point de la Vicerrectoriacutea para consulta de los funcionarios

interesados cuando se requiera

4 RESPONSABILIDADES

41 Responsable del Proceso

Jefe del Programa de Egresados

42 Responsabilidades

Gestor Base de Datos

Estimar tiempos de actualizacioacuten de datos por persona

Auxiliar de centro de contacto

Cumplir los tiempos definidos para la actualizacioacuten da datos

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3

5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados

ENTRADA Datos por actualizar

PROVEEDOR Diversas fuentes de registro de datos

SALIDA Base de datos actualizada

CLIENTE Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Recolectar datos por actualizar

Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes

Solicitudes por carnetizacioacuten

Correos electroacutenicos o llamadas al Centro de Contacto

Actualizacioacuten a traveacutes de la paacutegina de formulario de inscripcioacuten

Encuestas semestrales

Lista de graduados

Facultades Unidades Departamentos

Jefe de Egresados

Experian

Rue

Gestor de Base de Datos

2 Consolidar archivo de datos

En un archivo de Excel con base en la informacioacuten recolectada previamente se consolida la siguiente informacioacuten empresas temas laborales datos personales recieacuten graduados egresados en el exterior empresas pendientes por crear

Gestor de Base de Datos

3 Definir lista de tareas

Al inicio de cada semana se determina coacutemo va a ser la reparticioacuten de trabajo entre los auxiliares para la actualizacioacuten de datos Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad

Gestor Bases de Datos

4 Recibir archivo de datos por actualizar

Siete Auxiliares del Centro de Contacto reciben por parte del Gestor de Bases de Datos el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo

Auxiliares Centro de Contacto

5 Actualizar datos

En Banner se actualizan los datos a continuacioacuten

Datos personales (de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos)

Datos laborales de contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa

6 Actualizar datos de egresados en el exterior

En Banner se cargan los datos a continuacioacuten

Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)

Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

7 Enviar reporte

Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten

Auxiliares Centro de Contacto

Reporte de datos actualizados

6 DEFINICIONES

Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito

Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner

Manual procedimientos y poliacuteticas

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

9

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

10

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

11

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

14

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

15

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 3: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 3

5 DESCRIPCIOacuteN DE ACTIVIDADES

51 Descripcioacuten de actividades ndash Actualizacioacuten de datos de egresados

ENTRADA Datos por actualizar

PROVEEDOR Diversas fuentes de registro de datos

SALIDA Base de datos actualizada

CLIENTE Vicerrectoriacutea de Desarrollo y Egresados

ACTIVIDAD DESCRIPCIOacuteN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Recolectar datos por actualizar

Semanalmente se recolectan datos nuevos por actualizar provenientes de las siguientes fuentes

Solicitudes por carnetizacioacuten

Correos electroacutenicos o llamadas al Centro de Contacto

Actualizacioacuten a traveacutes de la paacutegina de formulario de inscripcioacuten

Encuestas semestrales

Lista de graduados

Facultades Unidades Departamentos

Jefe de Egresados

Experian

Rue

Gestor de Base de Datos

2 Consolidar archivo de datos

En un archivo de Excel con base en la informacioacuten recolectada previamente se consolida la siguiente informacioacuten empresas temas laborales datos personales recieacuten graduados egresados en el exterior empresas pendientes por crear

Gestor de Base de Datos

3 Definir lista de tareas

Al inicio de cada semana se determina coacutemo va a ser la reparticioacuten de trabajo entre los auxiliares para la actualizacioacuten de datos Igualmente se define un cronograma de trabajo para esta actividad

Gestor Bases de Datos

4 Recibir archivo de datos por actualizar

Siete Auxiliares del Centro de Contacto reciben por parte del Gestor de Bases de Datos el archivo de datos por actualizar consolidado y el cronograma de trabajo

Auxiliares Centro de Contacto

5 Actualizar datos

En Banner se actualizan los datos a continuacioacuten

Datos personales (de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos)

Datos laborales de contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa

6 Actualizar datos de egresados en el exterior

En Banner se cargan los datos a continuacioacuten

Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)

Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

7 Enviar reporte

Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten

Auxiliares Centro de Contacto

Reporte de datos actualizados

6 DEFINICIONES

Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito

Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner

Manual procedimientos y poliacuteticas

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina f

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 1

ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 2

SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 4: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 4

empresa en donde trabaja el egresado en el sistema y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado) Se busca cargo jerarquiacutea salario NIT de empresa

6 Actualizar datos de egresados en el exterior

En Banner se cargan los datos a continuacioacuten

Datos personales de contacto de ubicacioacuten y biograacuteficos (En caso de que sea necesario crear en Banner la ciudad en donde reside el egresado se le hace la solicitud a un Ingeniero de Procesos de Banner Una vez este creada la ciudad se asocia a la informacioacuten personal del egresado)

Datos laborales do contacto y de ubicacioacuten (Si es necesario se crea la empresa en el sistema de Banner y se asocia la empresa a la informacioacuten laboral del egresado)

Auxiliares Centro de Contacto

Banner

7 Enviar reporte

Al cierre de cada semana se enviacutea un reporte en Excel al Gestor de Bases de Datos Este reporte es una consolidacioacuten de los datos actualizados En caso de que no haya sido posible encontrar alguacuten dato se debe realizar la correspondiente notacioacuten

Auxiliares Centro de Contacto

Reporte de datos actualizados

6 DEFINICIONES

Experian Corresponde a la Base de datos de DataCreacutedito

Rue Registro Uacutenico Empresarial - Es una red nacional de servicios regiacutestrales que integra y centraliza el registro mercantil y el registro de proponentes que administran las 57 Caacutemaras de Comercio1

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1 Registro Uacutenico Empresarial ndash RUE Recuperado el 8 de abril de 2015 de Caacutemara de Comercio del Cauca Sitio web httpwwwcccaucaorgcoservicios-empresarialesregistro-unico-empresarial

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadeacutemica administrativa entidad)

No aplica

Manual estaacutendares y calidad de los datos en Banner

Manual procedimientos y poliacuteticas

2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

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Paacutegina e

Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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Paacutegina 1

ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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Paacutegina 2

SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Paacutegina 5

Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

8

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Paacutegina 8

4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de Estaacutendares y Calidad de Datos en el Sistema Banner

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

d

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

e

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina f

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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Paacutegina 1

ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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Paacutegina 2

SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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Paacutegina 3

12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

8

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

9

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Paacutegina 9

44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

10

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

11

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten e

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Estaacutendar - Nombre 1

12 Caracteres prohibidos 3

13 Procedimientos de referencia 3

14 Control de actualizaciones 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten 4

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten 4

22 Caracteres prohibidos 5

23 Procedimientos de referencia 5

24 Control de actualizaciones 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento 6

32 Caracteres prohibidos 7

33 Procedimientos de referencia 7

34 Control de actualizaciones 7

4 Coacutedigo 8

41 Estaacutendar - Coacutedigo 8

42 Caracteres prohibidos 8

43 Procedimientos de referencia 8

44 Control de actualizaciones 9

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Estaacutendar - Direccioacuten 10111 Tipos de direccioacuten 10112 Estaacutendar direccioacuten 11113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes 12

12 Caracteres prohibidos 12

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13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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c

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13 Procedimientos de referencia 13

14 Control de actualizaciones 13

2 Teleacutefono 14

21 Estaacutendar 14

22 Caracteres prohibidos 14

23 Procedimientos de referencia 15

24 Control de actualizaciones 15

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico 16

31 Estaacutendar 16311 Tipos 16312 Estaacutendar 17

32 Caracteres prohibidos 18

33 Procedimientos de referencia 18

34 Control de actualizaciones 18

Lista de referencia i

Iacutendices y apeacutendices iv

Glosario v

Anexos vi

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

5

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Responsables de los datos eTabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato fTabla 3 Caracteres especiales y violaciones 2Tabla 4 Caracteres prohibidos 3Tabla 5 Violaciones y excepciones 5Tabla 6 Casos especiales y violaciones 6Tabla 7 Tipos de direccioacuten 11Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico 16Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico 18Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN vi

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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e

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Introduccioacuten

Banner es el sistema institucional de registro acadeacutemico y de estudiantes egresados y donaciones administrado por la Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo Con el objetivo de mejorar la calidad de datos utilizados en el Sistema Banner de la Universidad de los Andes ha sido necesario evaluar y redefinir los estaacutendares y buenas praacutecticas en el manejo de la informacioacuten que eacuteste alberga por tal motivo este documento contiene los estaacutendares definidos conjuntamente por la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Registro y Admisiones Para la presentacioacuten de la informacioacuten han sido agrupados los datos en clusters los cuales surgieron como parte de la priorizacioacuten por importancia urgencia y utilizacioacuten en varias dependencias de la Universidad de los Andes Cada cluacutester contiene el nombre con el que se identifica una breve definicioacuten el estaacutendar que fue aprobado con su correspondiente explicacioacuten de igual forma contiene el control de actualizaciones como lo son fecha de elaboracioacuten fecha de aprobacioacuten miembros que aprobaron fecha de entrada en vigencia fecha de divulgacioacuten fecha de uacuteltima modificacioacuten y motivo de uacuteltima modificacioacuten El Comiteacute Coordinador fue conformado entre miembros de la Direccioacuten de Desarrollo y la Direccioacuten de Admisiones y Registro para desarrollar los estaacutendares y tomar las decisiones relacionadas con el mantenimiento de la informacioacuten en el sistema Banner Este equipo de trabajo tiene la responsabilidad de ingresar y mantener los datos almacenados en el sistema Banner asiacute como conceder privilegios a otros para ver ingresar actualizar y generar reportes desde Banner Sobre este aspecto la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general Tabla 1 Responsables de los datos

Aacuterea de responsabilidad Protector Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

f

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 17

312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

Al final del documento estaacuten las fuentes de informacioacuten utilizadas en las que se encuentran normas juriacutedicas enlaces de intereacutes y documentos de referencia Como documentos complementarios existen documento de poliacuteticas y procedimientos y el manual de procedimiento de actualizacioacuten de datos comunes en Banner junto con otros materiales de apoyo que seraacuten citados oportunamente a lo largo del documento para su referencia Cualquier inquietud o sugerencia respecto a estos documentos podraacute ser reportada a

Direccioacuten de Desarrollo Servicios de Desarrollo egresadosuniandeseduco

Direccioacuten de Admisiones y Registro admreguniandeseduco

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

1

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ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

2

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

3

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

6

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

7

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

8

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 11: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

1

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 1

ICLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 1 para su registro en el sistema

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Estaacutendar - Nombre

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A (registraduriacutea)

Este tipo corresponde al nombre que reposa oficialmente en la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil de Colombia Eacuteste debe ir en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caraacutecter especial Este no se puede modificar porque es validado con la registraduriacutea

bull Identificacioacuten en la universidad bull Cartas bull Comunicados bull Lista de alumnos para los profesores bull Lista de graduandos bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta

de correo Uniandes bull Diploma

B (diploma) Este nombre se registra en mayuacutescula minuacutescula tildes y caracteres especiales

bull Diploma bull Carnet

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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SIN TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

A Este corresponde al nombre en mayuacutesculas sin tildes ni caracteres especiales uacutenicamente se admite la ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y la ldquoUumlrdquo como caracteres especiales

Asiacute quedaraacuten los registros de nombre histoacutericos o de personas creadas en Banner que auacuten no hayan sido validados con la Registraduriacutea

B

Hace referencia al nombre preferido que es obtenido al momento del grado Puede contener caracteres especiales siempre y cuando sean propios del nombre (caso para extranjeros)

bull Comunicaciones masivas E-marketing bull Con informacioacuten de padres se cruza

informacioacuten ya que es un dato asociado al estudiante

bull CRM (integrado con Banner) bull Sistema de egresados

Tabla 3 Caracteres especiales y violaciones TEMA QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Caracteres especiales

Utilizar la puntuacioacuten y tildes acorde con las normas especificadas en la gramaacutetica espantildeola ldquoNtilderdquo ldquo-rdquo y ldquoUumlrdquo son caracteres admitidos en el Nombre y apellidos

Utilizar caracteres especiales como los que estaacuten en la Tabla 4

Espaciado de los nombres

Siempre se consideraraacute como primer nombre aquel que tenga hasta el primer espacio De alliacute en adelante seraacute registrado lo demaacutes como segundo nombre

Registrar maacutes de un nombre como primer nombre Omitir parte del segundo nombre

Violaciones Los tipos de nombre soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM

Cambiar un tipo de nombre sin la previa aprobacoacuten del responsable del PIDM eacutesto por razones de integridad del dato

CASOS ESPECIALES Aquellos nombres que sean compuestos por maacutes de dos palabras se considera primer nombre la primera palabra y segundo nombre el resto Ejemplo Mariacutea del Pilar Primer nombre ldquoMariacuteardquo segundo nombre ldquodel Pilarrdquo

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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12 Caracteres prohibidos Tabla 4 Caracteres prohibidos

Los caracteres especiales no admitidos en el campo de nombre para el Tipo A son los siguientes

1 No se admiten espacios al inicio ni al final del nombre 2 No se admiten dos o maacutes espacios seguidos entre palabras 3 No se admiten los siguientes caracteres Aacute Eacute Iacute Oacute Uacute Agrave Egrave Igrave Ograve Ugrave Auml Euml Iuml Ouml y se

reemplazan por los respectivos sin la tilde normal tilde invertida y dieacuteresis 4 No se admite el nuacutemero 0 en los nombres se reemplaza por la letra O 5 No se admiten los caracteres ldquo acute rdquo ldquo ` rdquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo rdquo ldquo ldquo ldquo _ ldquo ldquo --ldquo

rdquo$amp()=iexcliquest

Aacute Aacute----- Agrave Agrave Eacute Eacute----- Egrave Egrave Iacute Iacute----- Igrave Igrave Oacute Oacute----- Ograve Ograve Uacute Uacute----- Ugrave Ugrave aacute aacute----- agrave agrave eacute eacute----- egrave egrave iacute iacute----- igrave igrave oacute oacute----- ograve ograve uacute uacute----- ugrave ugrave Uuml Uuml----- N tilde Ntilde----- ntilde ntilde Soacutelo caracteres alfanumeacutericos deben ser utilizados en el sistema Existen siacutembolos reservados

para uso del sistema tales como el signo de nuacutemero () el signo de porcentaje () un asterisco () entre otros que no se deben utilizar

13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas alrededor del ingreso y modificacioacuten del dato de Nombre se

encuentran en el manual de procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema

21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

C (Ceacutedula de Ciudadaniacutea) Para las ceacutedulas de extranjeriacutea emitidas

despueacutes del 2007 por el DAS deben ingresar al sistema con la letra inicial ldquoErdquo acompantildeada de los seis diacutegitos correspondientes

Para los demaacutes tipos de documento se registraraacute el nuacutemero completo del documento incluyendo letras y nuacutemeros en los casos que se presenten Para la creacioacuten de aspirantes y de estudiantes (tanto regulares como de educacioacuten continuada) el nuacutemero de identificacipoacuten es un campo obligatorio

DIRECCIOacuteN DE ADMISIONES Y REGISTRO bull Reportes cartas y comunicados Diplomas y listas de Grado bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS bull Obligatorio para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes bull Para los reportes de extranjeros que se enviacutean al DAS y que sirven para el control de las visas bull Identificacioacuten en la universidad bull Lista de graduandos bull Diplomas bull Reportes al Ministerio de Eduacioacuten DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO bull Elaboracioacuten de carneacutes para egresados bull Identificacioacuten de Donantes bull CRM

E (Ceacutedula de Extranjeriacutea)

T (Tarjeta de Identidad)

P (Pasaporte)

S (Social security Number)

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Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 15: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

5

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 5

Tabla 5 Violaciones y excepciones TEMA DESCRIPCIOacuteN

Violaciones

Crear aspirantes estudiantes o profesores sin contar con el nuacutemero de identificacioacuten Cambiar un tipo o nuacutemero de identificacioacuten por razones de integridad del dato Los tipos y nuacutemeros de identidad soacutelo pueden ser modificados con la aprobacioacuten del responsable del PIDM Registrar nuacutemeros de identificacioacuten sin asociar el tipo de documento

Excepciones (Uacutenicamente para

Direccioacuten de Desarrollo)

Cuando no se dispone del nuacutemero de identificacioacuten de donantes prospectos u otro tipo de persona relacionada con la Direccioacuten de Desarrollo el campo del documento de identidad quedaraacute en blanco y sin tipo

22 Caracteres prohibidos El nuacutemero de identificacioacuten debe ir sin espacios guiones puntos u otros caracteres como los referenciados en la Tabla 4 tan soacutelo ingresar nuacutemeros yo letras como es en el caso de la ceacutedula de extranjeriacutea y el pasaporte

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Nuacutemero de identificacioacuten se

encuentra en el manual de procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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3 Fecha de nacimiento

Indica el tiempo de nacimiento de una persona

31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Fecha

DD-MM-YYYY Donde

DD Diacutea en nuacutemero (Dos diacutegitos)

MM Mes en nuacutemero (Dos diacutegitos)

YYYY Antildeo en nuacutemero (Cuatro diacutegitos)

bull Verificacioacuten de duplicados para la unificacioacuten de PIDMS (parte de la coincidencia) bull Para completitud del dato TI en Banner 7 bull Opcional para la creacioacuten de la cuenta de correo Uniandes actualmente no verifica este dato bullDatos estadiacutesticos (edad de los egresados primiacuteparos demograacuteficos ) bull Para determinar la edad porque es un dato calculado bull Para reportes al Ministerio de Educacioacuten DD bull Mercadeo (Ejemplo mensajes de cumpleantildeos a miembros de la Comunidad Uniandes) bull Activacioacuten de cuenta de egresados (Dato de validacioacuten) bull Obtener datos demograacuteficos

Para aspirantes estudiantes u otro tipo de persona que tenga un viacutenculo o lo haya tenido con la Universidad de los Andes es indispensable contar con la fecha de nacimiento Los casos especiales y violaciones presentados en la Tabla 6 son uacutenica y exclusivamente para las personas que son responsabilidad de la Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 6 Casos especiales y violaciones

CASO QUEacute HACER QUEacute NO HACER

Cuando no se tiene el antildeo de nacimiento

Para aquellas personas de la cuales no se tiene el antildeo de nacimiento colocar el antildeo 1900

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando no se tiene alguacuten otro dato aparte del antildeo

No se registra a menos que se consiga el dato adicional

No asignar el primer diacutea del mes ni el primer diacutea del primer mes del antildeo

Cuando la fecha de nacimiento es un 29 de febrero

Se registra tal cual en el sistema Modificar la fecha para ajustarla al 28 de febrero

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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32 Caracteres prohibidos En la fecha de nacimiento soacutelo se admiten nuacutemeros y guiones por lo cual los demaacutes caracteres

son considerados como prohibidos Para ver mayores caracteres prohibidos ver la Tabla 4

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar y modificar el dato de Fecha de nacimiento se

encuentra en el manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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4 Coacutedigo

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen estudiantes profesores egresados y empleados al

interior de la Universidad de los Andes

41 Estaacutendar - Coacutedigo

TIPO DESCRIPCIOacuteN ESTAacuteNDAR DESCRIPCIOacuteN USO

Coacutedigo

Se compone de (9) nueve -diacutegitos-

YYYYXXXXX donde YYYY es el antildeo de primer ingreso (o creacioacuten en el caso de los donante) y XXXXX un nuacutemero consecutivo asignado por el sistema

Con este nuevo estaacutendar el coacutedigo ya no tiene la misma interpretacioacuten de antes donde el quinto diacutegito correspondiacutea al semestre

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el nuacutemero de identificacioacuten Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

bull Carneacute bull Generacioacuten de cuentas bull Biblioteca (preacutestamos) bull Generar lista de estudiantes (listas de clase) bull En peoplesoft para la generacioacuten de contrato

Estudiante que trabaja (utilizan el coacutedigo) bull Consultan coacutedigo para devoluciones bull Becas bull Historial acadeacutemico para beneficios econoacutemicos bull Como identificacioacuten alterna bull Para certificados de matriacutecula bull Certificados de estudios

42 Caracteres prohibidos Tabla 4

43 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de Coacutedigo se encuentra en el manual de

procedimiento

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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44 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Octubre de 2010 Fecha de Aprobacioacuten Febrero 02 de 2011

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 20: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

10

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 10

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de aspirantes estudiantes profesores u otro tipo de persona que tenga o haya

tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Estaacutendar - Direccioacuten

111 Tipos de direccioacuten Los tipos de direcciones se utilizan con el fin de identificarlas para las labores acadeacutemicas

investigativas o administrativas que realiza la Universidad de los Andes con los miembros de esta comunidad En la mayoriacutea de los casos hay una asociacioacuten entre el tipo de direccioacuten y de teleacutefono

La Tabla 7 muestra los tipos de Direcciones

11

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Tabla 7 Tipos de direccioacuten TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos

RE Residencia Es la direccioacuten principal del individuo Cartas de Admisiones cartas de no matriculados suspendidos y demaacutes comunicaciones Direccioacuten de Desarrollo bull Enviacuteo de correspondencia en fiacutesico bull Georreferenciacioacuten

TR Trabajo Direccioacuten de correo correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

MD Madre Direccioacuten de la madre del estudiante PA Padre Direccioacuten del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

112 Estaacutendar direccioacuten

Para una direccioacuten de un Campus Universitario ingresar el edificio departamento entre otra informacioacuten relevante para la ubicacioacuten

Toda informacioacuten debe ser digitada en el formato de mayuacutesculas por requerimiento de la

DIAN Para el ingreso de nombres de calles existen abreviaciones por lo cual debe dirigirse al apeacutendice para ver las correspondientes convenciones

Las direcciones no podraacuten tener maacutes de 150 caracteres Cada estudiante y empleado debe tener miacutenimo una direccioacuten (la principal

direccioacuten seraacute la de residencia) Si se dispone de todos los tipos de direccioacuten se sugiere que todos sean ingresados

CASOS ESPECIALES

Las direcciones internaciones son las uacutenicas que pueden llevar un Coacutedigo Postal distinto que no sea el que esteacute disponible en la tabla de tripletas (Ciudad Estados Paiacutes)

En el caso en el que no se dispone de la Direccioacuten el ingreso de eacuteste debe hacerse con una tripleta en ceros

Convenciones Las convenciones utilizadas para el correcto ingreso de la direccioacuten se encuentran en la Tabla

9 Convenciones para direcciones ndash DIAN

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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Paacutegina 15

23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes Las ciudades y departamentos colombianos se manejan seguacuten el coacutedigo del DANE2

Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones

bull El paiacutes queda como estaacute actualmente bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

y los 3 siguientes son un consecutivo

12 Caracteres prohibidos

Puntuacioacuten

Puntuaciones como (puntos barras comas y apoacutestrofes) no pueden ser utilizados Caracteres especiales El apoacutestrofe (lsquo) punto () la barra obliacutecua () y el guioacuten (-) nunca

deben ser utilizados

Ejemplo Avenida 68rsquo 64 C -75 = AV 68 64 C 75 El siacutembolo de porcentaje nunca debe ser usado en la primera posicioacuten de un campo de

direccioacuten El signo amp soacutelo debe utilizarse en lugar de y si se utiliza en papel con membrete

individuales o de negocios Nunca para el ingreso en el sistema

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

ii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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13 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de direccioacuten se encuentra en el manual de

procedimiento

14 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales que identifican

inequiacutevocamente un punto de terminacioacuten de red El nuacutemero contiene la informacioacuten necesaria para identificar el punto final de la llamada Para la Universidad de los Andes es un medio de comunicacioacuten directo con alumnos profesores trabajadores donantes u otros miembros que hagan parte directa o indirectamente de la comunidad acadeacutemica

21 Estaacutendar

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos RE Residencia Nuacutemero de teleacutefono de residencia

Comunicacioacuten directa con el estudiante egresado

donante

TR Trabajo Teleacutefono principal para los negocios o el nuacutemero individual de trabajo

CE Celular Nuacutemero para teleacutefonos moacuteviles FX Fax Nuacutemero de fax

MD Padre Nuacutemero de teleacutefono de la madre del estudiante

Comunicacioacuten con la madre padre o acudiente del estudiante o egresado

PA Madre Nuacutemero de teleacutefono del padre del estudiante

AC Acudiente Nuacutemero de teleacutefono del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

Componentes Definicioacuten y estaacutendar

Activo o Inactivo Cada nuacutemero de teleacutefono tiene un coacutedigo de estado que muestra si estaacute activo o inactivo Nuacutemero de teleacutefono que se sentildeala como principal debe estar activo

Coacutedigos de aacuterea El coacutedigo de aacuterea de tres diacutegitos es necesario para todas las entradas

Nuacutemeros El segundo campo es el nuacutemero baacutesico del teleacutefono de siete diacutegitos y se debe ingresar sin letras espacios ni otros caracteres alfabeacuteticos

Extensioacuten Ingresar soacutelo nuacutemeros en la uacuteltima casilla del campo Teleacutefono

22 Caracteres prohibidos Los teleacutefonos soacutelo pueden llevar caracteres numeacutericos no alfabeacuteticos

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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23 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el teleacutefono se encuentra en el manual de

procedimiento

24 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 26: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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3 Direccioacuten de Correo electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican a una persona

que puede enviar y recibir correo Cada direccioacuten es uacutenica y pertenece siempre a la misma persona

31 Estaacutendar

311 Tipos Los tipos de direccioacuten son los que aparecen en la Tabla 8 Tabla 8 Tipos de correo electroacutenico

TIPO Descripcioacuten Explicacioacuten Usos EPER Personal Es la direccioacuten principal del individuo

bull Para enviacuteo de comunicaciones y para diferentes consultas a la base de datos

ELAB Laboral Direccioacuten de correo electroacutenico correspondiente al trabajo soacutelo si este trabaja

EUNI Institucional Universidad de los Andes

Direccioacuten de correo electroacutenico de los estudiantes Cuenta institucional

EEGR Egresado Direccioacuten de correo electroacutenico del egresado (Institucional Uniandes)

EMAS Aspirante Direccioacuten de correo electroacutenico del aspirante (personal)

MD Padre Direccioacuten de correo electroacutenico de la madre del estudiante

PA Madre Direccioacuten de correo electroacutenico del padre del estudiante

AC Acudiente Direccioacuten de correo electroacutenico del acudiente del estudiante si es diferente de la de madre o padre

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312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 27: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

17

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 17

312 Estaacutendar Una direccioacuten de correo electroacutenico tiene la estructura nombredominiosubdominio

Pueden estar registradas con mayuacutesculas yo minuacutesculas aunque se prefiere el registro en minuacutesculas salvo que la fuente especifique lo contrario

Nota Algunos servidores de correo electroacutenico son sensitivos entre mayuacutesculas y minuacutesculas

La direccioacuten de correo oficial para los estudiantes de la Universidad de los Andes y los empleados tiene el formato y dominio nombre_usuariouniandeseduco

18

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 18

32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

i

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina i

Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

ii

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Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

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Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

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Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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32 Caracteres prohibidos

Tabla 9 Caracteres prohibidos en la direccioacuten de correo electroacutenico4

lt $ gt amp + [ - ] = iquest ^ _ ` ~ | ) ( iexcl

33 Procedimientos de referencia El procedimiento y poliacuteticas para ingresar el dato de correo electroacutenico se encuentra en el

manual de procedimiento

34 Control de actualizaciones Fecha de elaboracioacuten Fecha de Aprobacioacuten

Miembros que aprobaron

Juana Margarita Lopera Doncel Moacutenica Ivonne Mejiacutea Romero Alejandro Rico Restrepo Alejandro Segura Areacutevalo Cesar Augusto Zuluaga Palma

Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de AyR Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de AyR

Fecha de entrada en vigencia Fecha de divulgacioacuten Fecha de uacuteltima modificacioacuten Motivo de uacuteltima modificacioacuten

4 ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea en

httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

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Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

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NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

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NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina i

Lista de referencia DOCUMENTOS DE REFERENCIA

bull Manejo de base de datos y bancos profesionales Universidad de los Andes - Oficina de relaciones externas Julio de 2003

bull Manual Creacioacuten de profesores Oficina de Admisiones y Registro bull Manual Extensioacuten Gimnasio Moderno 2010 Oficina de Admisiones y Registro 21-07-

2010 bull Manual registro de estudiantes de educacioacuten continuada- Oficina de Admisiones y

Registro 23-07-2010 bull Manual de procedimiento - Admisiones Web ndash Postgrado bull Manual de procedimiento - Proceso General de Admisiones de Pregrado- ICFES

bull Manual Crear Personas ndashAyR

bull Manual de procedimientos y poliacuteticas de la Direccioacuten de Desarrollo

bull ADDR-SPEC SPECIFICATION - Internet Message Format - October 2008 tomado en liacutenea

en httptoolsietforghtmlrfc5322appendix-A1 el 28 de febrero de 2011

bull Norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

bull La Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) - estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93 http19025231237DIVIPOLADVP2010html

ii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

                                          7

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

                                          8

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 30: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

ii

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Paacutegina ii

NORMAS RELACIONADAS CON EL NOMBRE

bull DECRETO 1260 DE 1970 (Julio 27) Por el cual se expide el Estatuto del Registro del Estado Civil de las personas

bull DECRETO NUMERO 0636 DE 1996 (abril 3) por el cual se reglamenta el artiacuteculo 63 del

Decreto 2150 de 1995

bull Decreto 2150 de 1995 ARTIacuteCULO 63 REGISTRO DE TIacuteTULOS EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIOacuteN SUPERIOR

bull DECRETO 2725 DE 1980 Por el cual se adoptan medidas en relacioacuten con el

otorgamiento y registro de tiacutetulos de Educacioacuten Nacional Superior

bull Las Leyes 757 de 2002 999 de 2005 y el Decreto 4969 de 2009 del Ministerio del Interior (Renovacioacuten de la ceacutedula de Ciudadaniacutea)

bull la ley 1266 de 2008 (Por la cual se dictan las disposiciones generales del haacutebeas data y

se regula el manejo de la informacioacuten contenida en bases de datos personales en especial la financiera crediticia comercial de servicios y la proveniente de terceros paiacuteses y se dictan otras disposiciones)

NORMAS RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD

bull Constitucioacuten poliacutetica de Colombia artiacuteculo 14

bull LEY 1163 DE 2007 (Por la cual se regulan las tasas por la prestacioacuten de servicios de la REGISTRADURIA Nacional del Estado Civil y se dictan otras disposiciones)

bull wwwregistraduriagovco

bull wwwdasgovco

NORMAS RELACIONADAS CON LA FECHA DE NACIMIENTO

bull Decreto Ley 1260 de 1970 artiacuteculos 48 y 49 (registro civil) bull Jurisprudencia del Consejo de Estado (sala de lo Contencioso Administrativa Seccioacuten

Quinta) MP Mariacutea Nohemiacute Hernaacutendez Pinzoacuten Fallo Accioacuten de cumplimiento - Rad Ndeg 20001 23 31 000 2006 00381 01 en donde se hace referencia a que la fecha de nacimiento en un registro civil

bull Artiacuteculo 649 numeral 11 del Coacutedigo de Procedimiento Civil

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Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

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Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

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Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

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Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

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Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 31: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

iii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iii

bull Art 4 Decreto 999 de 1988 (29 de febrero en un antildeo bisiesto no se trata de una fecha imposible o inexistente por cuanto en el sistema del servicio nacional de inscripcioacuten permite ingresarla como fecha valida sin que genere rechazo para la inscripcioacuten del registro civil)

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

                                          5

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 32: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

iv

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina iv

Iacutendices y apeacutendices

Banner e f 1 2 6 Direccioacuten de Admisiones y Registro e Direccioacuten de Desarrollo e f 3 5 6 7 9 13 Universidad de los Andes e 1 6 8 10 12 13

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 33: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

v

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina v

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla5

rdquo

5 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 6

                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 34: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

vi

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vi

Anexos

Tabla 10 Convenciones para direcciones ndash DIAN

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ADMINNISTRACION AD LOCAL MEZZANINE LM

AGENCIA AG LOTE LT

AGRUPACION AGP MANZANA MZ

ALMACEN ALM MEZZANINE MN

ALTILLO AL MODULO MD

APARTADO APTDO MUNICIPIO MCP

APARTAMENTO AP NORTE NORTE

AUTOPISTA AUT OCCIDENTE OCC

AVENIDA AV OESTE OESTE

AVENIDA CARRERA AK OFICINA OF

BARRIO BRR ORIENTE O

BLOQUE BL PARCELA PA

BODEGA BG PARQUE PAR

BOULEVAR BLV PARQUEADERO PQ

CALLE CL PASAJE PJ

CAMINO CN PASEO PS

CARRERA CR PENTHOUSE PH

CARRETERA CARR PISO P

CASA CA PLANTA PL

CELULA CEL PORTERIA POR

CENTRO COMERCIAL CC PREDIO PD

CIRCULAR CIR PUENTE PN

CIRCUNVALAR CRV PUESTO PT

CIUDADELA CD SALON SA

CONJUNTO CONJ SALON COMUNAL SC CONJUNTO RESIDENCIAL CON SECTOR SEC

CONSULTORIO CS SEMISOTANO SS

CORREGIMIENTO CORR SOLAR SL

DEPARTAMENTO DPTO SOTANO ST

DEPOSITO DP SUITE SU

DEPOSITO SOTANO DS SUPERMANZANA SM

DIAGONAL DG SUR SUR

EDIFICIO ED TERMINAL TER

ENTRADA EN TERRAZA TZ

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 35: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

vii

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina vii

NOMBRE ABREVIATURA NOMBRE ABREVIATURA

ESQUINA ESQ TORRE TO

ESTE ESTE TRANSVERSAL TV

ETAPA ET UNIDAD UN

EXTERIOR EX UNIDAD RESIDENCIAL UR

FINCA FCA URBANIZACION URB

GARAJE GJ VARIANTE VTE

GARAJE SOTANO GS VEREDA VDA

HACIENDA HC ZONA ZN

INTERIOR IN ZONA FRANCA ZF

KILOMETRO KM

LOCAL LC

  • TABLA DE CONTENIDO
  • LISTA DE TABLAS
  • 1 Nombre
    • 11 Estaacutendar - Nombre
    • 12 Caracteres prohibidos
    • 13 Procedimientos de referencia
    • 14 Control de actualizaciones
      • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
        • 21 Estaacutendar - Nuacutemero de identificacioacuten
        • 22 Caracteres prohibidos
        • 23 Procedimientos de referencia
        • 24 Control de actualizaciones
          • 3 Fecha de nacimiento
            • 31 Estaacutendar - Fecha de nacimiento
            • 32 Caracteres prohibidos
            • 33 Procedimientos de referencia
            • 34 Control de actualizaciones
              • 4 Coacutedigo
                • 41 Estaacutendar - Coacutedigo
                • 42 Caracteres prohibidos
                • 43 Procedimientos de referencia
                • 44 Control de actualizaciones
                  • 1 Direccioacuten
                    • 11 Estaacutendar - Direccioacuten
                      • 111 Tipos de direccioacuten
                      • 112 Estaacutendar direccioacuten
                      • 113 Manejo de tripletas de ciudad estado y paiacutes
                        • 12 Caracteres prohibidos
                        • 13 Procedimientos de referencia
                        • 14 Control de actualizaciones
                          • 2 Teleacutefono
                            • 21 Estaacutendar
                            • 22 Caracteres prohibidos
                            • 23 Procedimientos de referencia
                            • 24 Control de actualizaciones
                              • 3 Direccioacuten de Correo electroacutenico
                                • 31 Estaacutendar
                                  • 311 Tipos
                                  • 312 Estaacutendar
                                    • 32 Caracteres prohibidos
                                    • 33 Procedimientos de referencia
                                    • 34 Control de actualizaciones
                                        • mpena366
                                          Archivo adjunto
                                          MANUAL ESTANDRES Y CALIDAD DE LOS DATOS EN BANNERpdf

                                          2011

                                          Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

                                          Manual de procedimientos y poliacuteticas

                                          b

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina b

                                          TABLA DE CONTENIDO

                                          Introduccioacuten d

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

                                          1 Nombre 1

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

                                          3 Fecha de nacimiento 6

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

                                          4 ID de Banner 8

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

                                          1 Direccioacuten 10

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

                                          112 Modificacioacuten 11

                                          c

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina c

                                          113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

                                          2 Teleacutefono 13

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

                                          Lista de referencia I

                                          Glosario II

                                          d

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina d

                                          Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

                                          Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

                                          En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

                                          estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

                                          Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

                                          Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

                                          Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

                                          La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

                                          Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

                                          Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

                                          la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

                                          No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

                                          rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

                                          No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

                                          la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

                                          e

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina e

                                          Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

                                          debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

                                          Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

                                          se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

                                          1

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 1

                                          I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

                                          1 Nombre

                                          Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

                                          empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

                                          11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

                                          111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

                                          ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

                                          En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

                                          servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

                                          le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

                                          informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

                                          Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

                                          diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

                                          2

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 2

                                          112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

                                          modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

                                          Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

                                          presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

                                          la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

                                          Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

                                          que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

                                          113 Eliminacioacuten

                                          En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

                                          Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

                                          3

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 3

                                          2 Nuacutemero de identificacioacuten

                                          Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

                                          Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

                                          21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

                                          211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

                                          obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

                                          Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

                                          alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

                                          La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

                                          de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

                                          Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

                                          especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

                                          Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

                                          acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

                                          212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

                                          bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

                                          4

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 4

                                          del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

                                          bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

                                          Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

                                          identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

                                          Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

                                          esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

                                          La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

                                          que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

                                          213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

                                          haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

                                          Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

                                          antes del antildeo 2000

                                          215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 5

                                          Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

                                          personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

                                          donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

                                          216 Casos especiales

                                          Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

                                          El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

                                          se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

                                          6

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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                                          3 Fecha de nacimiento

                                          Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

                                          un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

                                          31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

                                          Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

                                          312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

                                          es entregado con el formato de Matriacutecula

                                          313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

                                          registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

                                          responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

                                          especificados

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 7

                                          315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 8

                                          4 ID de Banner

                                          Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

                                          41 Procedimiento - Coacutedigo

                                          411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

                                          el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

                                          Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

                                          nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

                                          412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

                                          413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

                                          414 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

                                          algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

                                          415 Casos especiales

                                          9

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 9

                                          En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

                                          10

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 10

                                          II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

                                          Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

                                          de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

                                          1 Direccioacuten

                                          Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

                                          estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

                                          11 Procedimiento - Direccioacuten

                                          111 Creacioacuten

                                          1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

                                          estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

                                          Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

                                          direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

                                          llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

                                          1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          11

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 11

                                          Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

                                          Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

                                          Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

                                          bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

                                          y los 3 siguientes son un consecutivo

                                          bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

                                          112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

                                          que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

                                          Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

                                          territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

                                          http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

                                          como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

                                          12

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 12

                                          113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          114 iquestQueacute no se debe hacer

                                          Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

                                          Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

                                          el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

                                          115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

                                          13

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 13

                                          2 Teleacutefono

                                          El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

                                          telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

                                          21 Procedimiento - Teleacutefono

                                          211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

                                          es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

                                          Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

                                          a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

                                          cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

                                          212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

                                          estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

                                          trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

                                          213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

                                          institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

                                          214 iquestQueacute no se debe hacer

                                          14

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 14

                                          No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

                                          215 Casos especiales Ninguno identificado

                                          15

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 15

                                          3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

                                          Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

                                          uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

                                          31 Procedimiento - Direccioacuten

                                          311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

                                          sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

                                          La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

                                          egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

                                          El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

                                          egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

                                          312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

                                          nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

                                          esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

                                          Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

                                          registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

                                          16

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina 16

                                          313 Eliminacioacuten

                                          Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

                                          314 iquestQueacute no se debe hacer

                                          No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

                                          Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

                                          todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

                                          nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

                                          315 Casos especiales

                                          Ninguno identificado

                                          I

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina I

                                          Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

                                          en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

                                          II

                                          Universidad de los Andes Estaacutendares

                                          Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

                                          Paacutegina II

                                          Glosario

                                          Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

                                          rdquo

                                          4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

                                          de los Andes Bogotaacute Enero 2011

                                          • TABLA DE CONTENIDO
                                          • 1 Nombre
                                            • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
                                              • 111 Creacioacuten
                                              • 112 Modificacioacuten
                                              • 113 Eliminacioacuten
                                              • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
                                                    • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
                                                      • 211 Creacioacuten
                                                      • 212 Modificacioacuten
                                                      • 213 Eliminacioacuten
                                                      • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                      • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
                                                      • 216 Casos especiales
                                                          • 3 Fecha de nacimiento
                                                            • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                                                              • 311 Creacioacuten
                                                              • 312 Modificacioacuten
                                                              • 313 Eliminacioacuten
                                                              • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                              • 315 Casos especiales
                                                                  • 4 ID de Banner
                                                                    • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                                                                      • 411 Creacioacuten
                                                                      • 412 Modificacioacuten
                                                                      • 413 Eliminacioacuten
                                                                      • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                      • 415 Casos especiales
                                                                          • 1 Direccioacuten
                                                                            • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                              • 111 Creacioacuten
                                                                                • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                                                                • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                                                                  • 112 Modificacioacuten
                                                                                  • 113 Eliminacioacuten
                                                                                  • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                  • 115 Casos especiales
                                                                                      • 2 Teleacutefono
                                                                                        • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                                                          • 211 Creacioacuten
                                                                                          • 212 Modificacioacuten
                                                                                          • 213 Eliminacioacuten
                                                                                          • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                          • 215 Casos especiales
                                                                                              • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                                                                • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                                                                  • 311 Creacioacuten
                                                                                                  • 312 Modificacioacuten
                                                                                                  • 313 Eliminacioacuten
                                                                                                  • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                                                                  • 315 Casos especiales
                                                                                                    • mpena366
                                                                                                      Archivo adjunto
                                                                                                      MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                                                                      8 INDICADORES

                                                                                                      FIC

                                                                                                      HA

                                                                                                      DEL

                                                                                                      IND

                                                                                                      ICA

                                                                                                      DO

                                                                                                      R

                                                                                                      EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                                                                      Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                                                                      Responsable del

                                                                                                      indicador Jefe Programa de Egresados

                                                                                                      Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                                                                      menos

                                                                                                      Unidad de Medida

                                                                                                      Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                                                                      total de egresados

                                                                                                      Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                                                                      Limitaciones No aplica

                                                                                                      Fuente de datos Banner

                                                                                                      Granularidad Por egresado

                                                                                                      Periodicidad Anual

                                                                                                      Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                                                                      actualizado

                                                                                                      Observaciones

                                                                                                      9 RIESGOS

                                                                                                      OPERATIVO

                                                                                                      Falta o falla de hardware o software

                                                                                                      Escases o falta de personal

                                                                                                      CALIDAD DE SERVICIO

                                                                                                      Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                                                                      Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                                                                      Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                                                                      SEGURIDAD

                                                                                                      Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                                                                      Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                                                                      FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                                                                      MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                                                                      Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                                                                      Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                                                                      ADMINISTRATIVO

                                                                                                      Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                                                                      LEGAL

                                                                                                      No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                                                                      10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                                                                      VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                                                                      0 Elaboracioacuten 05042015

                                                                                                      Publicacioacuten 12082015

                                                                                                      1

                                                                                                      11 APROBACIOacuteN

                                                                                                      NOMBRE CARGO FECHA

                                                                                                      ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                                                                      REVISOacute

                                                                                                      Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                                                                      Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                                                                      APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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2011

Direccioacuten de Desarrollo Direccioacuten de Admisiones y Registro Universidad de los Andes

Manual de procedimientos y poliacuteticas

b

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina b

TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten d

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

4 ID de Banner 8

41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

112 Modificacioacuten 11

c

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

2 Teleacutefono 13

21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

Lista de referencia I

Glosario II

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

e

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

1

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

2

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccioacuten d

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas 1

1 Nombre 1

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre 1111 Creacioacuten 1112 Modificacioacuten 2113 Eliminacioacuten 2114 iquestQueacute no se debe hacer 2

2 Nuacutemero de identificacioacuten 3

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten 3211 Creacioacuten 3212 Modificacioacuten 3213 Eliminacioacuten 4214 iquestQueacute no se debe hacer 4215 iquestQuieacuten puede hacer queacute 4216 Casos especiales 5

3 Fecha de nacimiento 6

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento 6311 Creacioacuten 6312 Modificacioacuten 6313 Eliminacioacuten 6314 iquestQueacute no se debe hacer 6315 Casos especiales 7

4 ID de Banner 8

41 Procedimiento - Coacutedigo 8411 Creacioacuten 8412 Modificacioacuten 8413 Eliminacioacuten 8414 iquestQueacute no se debe hacer 8415 Casos especiales 8

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto 10

1 Direccioacuten 10

11 Procedimiento - Direccioacuten 10111 Creacioacuten 10

1111 Creacioacuten Direccioacuten 101112 Creacioacuten Tripleta 10

112 Modificacioacuten 11

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113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

2 Teleacutefono 13

21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

Lista de referencia I

Glosario II

d

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Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 38: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

c

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina c

113 Eliminacioacuten 12114 iquestQueacute no se debe hacer 12115 Casos especiales 12

2 Teleacutefono 13

21 Procedimiento - Teleacutefono 13211 Creacioacuten 13212 Modificacioacuten 13213 Eliminacioacuten 13214 iquestQueacute no se debe hacer 13215 Casos especiales 14

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico 15

31 Procedimiento - Direccioacuten 15311 Creacioacuten 15312 Modificacioacuten 15313 Eliminacioacuten 16314 iquestQueacute no se debe hacer 16315 Casos especiales 16

Lista de referencia I

Glosario II

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

e

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

1

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 39: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

d

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina d

Introduccioacuten Este documento complementa el manual de estaacutendares definido conjuntamente por la

Direccioacuten de Admisiones y Registro y la Direccioacuten de Desarrollo En eacutel se busca especificar los requerimientos procedimentales y poliacuteticas generales que regiraacuten el registro (creacioacuten modificacioacuten y eliminacioacuten) de datos compartidos a la luz del estaacutendar definido y los procedimientos relacionados en cada una de las dos Direcciones

En cada dato se especificaraacute quieacuten puede hacer queacute y en queacute casos de acuerdo con los

estaacutendares y la responsabilidad de cada Direccioacuten en el ciclo de vida del registro de la persona Aquiacute es importante mencionar que la responsabilidad de los registros de personas en Banner se define de acuerdo con la siguiente poliacutetica general

Tabla 1 Responsables de los datos Aacuterea de responsabilidad Protector

Moacutedulo de estudiantes Direccioacuten de Admisiones y Registro Moacutedulo de advancement Direccioacuten de Desarrollo

Tabla 2 Poliacuteticas sobre los responsables del dato

La informacioacuten acadeacutemica de cualquier persona registrada en Banner siempre seraacute responsabilidad de la Direccioacuten de Admisiones y Registro Seraacuten de responsabilidad compartida (podraacute ser modificada tanto por la Direccioacuten de Admisiones y Registro como por la Direccioacuten de Desarrollo) los datos baacutesicos (fecha de nacimiento estado civil estado bioloacutegico y fecha de fallecimiento) y datos de contacto (direcciones teleacutefonos y correo electroacutenico) de cualquier persona registrada en Banner Los datos de nombre y nuacutemero de identificacioacuten son en cualquiero caso responsabilidad de AampR Adicionalmente sobre los datos baacutesicos y datos de contacto (sin incluir nombre ni nuacutemero de identificacioacuten) se define

Si la PERSONA u organizacioacutenhellip hellipentonceshellip

Es un aspirante a estudiante o estudiante activo

la unidad responsable de la informacioacuten de esa persona (ldquoresponsable del pidm1

No tiene viacutenculo activo como estudiante o ha tenido un viacutenculo como estudiante pero tiene alguna categoriacutea de donante

rdquo) es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Desarrollo

No estaacute en ninguno de los dos grupos anteriores

la unidad responsable del pidm es la Direccioacuten de Admisiones y Registro

1 PIDM es el identificador interno uacutenico de cada persona en Banner

e

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina e

Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 1

I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 2

112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Todo cargue masivo orientado a completar o corregir informacioacuten debe realizarse con la

debida aprobacioacuten de la Unidad responsable y con las pruebas suficientes que garanticen la integridad de la informacioacuten existente y la calidad del proceso

Este documento no es un manual de uso de Banner y no presentaraacute las instrucciones de coacutemo

se hace el registro en Banner Para ese propoacutesito hay otra documentacioacuten tambieacuten aquiacute referenciada

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 41: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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I CLUacuteSTER 1-Datos baacutesicos de personas

1 Nombre

Una persona es un individuo quien puede ser uno o maacutes de los siguientes estudiante

empleado egresado padres de familia docente yo donante En general es cualquier individuo no empresa que tiene un ID de Banner

11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre

111 Creacioacuten La creacioacuten del nombre principal se realiza como parte de los procesos de cada Direccioacuten Por

ejemplo en Admisiones se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo

En la creacioacuten se usaraacute por omisioacuten el nombre ldquosin tipordquo a menos que se haya validado con el

servicio de la Registraduriacutea Nacional Cuando se haya validado un nombre en el servicio de consulta de la Registraduriacutea Nacional se

le asignaraacute el tipo A Para garantizar la calidad del dato la Direccioacuten de Admisiones y Registro haraacute cruce de

informacioacuten con la Registraduriacutea Nacional para la verificacioacuten semestral del nombre de los estudiantes nuevos matriculados Asiacute mismo la Direccioacuten de Desarrollo usaraacute la consulta en liacutenea para verificar el nombre de las personas creadas en Banner

Con relacioacuten al nombre con tipo B la captura de este dato seraacute desde el formulario que

diligencian los graduandos previa verificacioacuten de los datos como parte de su proceso de grado La validacioacuten de la informacioacuten seraacute contra el documento de identidad garantizando esto la calidad del dato y sencillez en los procedimientos

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112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 42: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

2

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 2

112 Modificacioacuten Como parte de los procedimientos de cada Direccioacuten habraacute oportunidades en que se requiera

modificar el nombre Dichas modificaciones se haraacuten respetando el estaacutendar definido y estaraacuten sujetas a la previa aprobacioacuten del responsable del registro seguacuten lo definido en la Tabla 2

Para la modificacioacuten del nombre de cualquier persona por errores ortograacuteficos se requiere la

presentacioacuten del original o copia del documento de identidad Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo)

Cuando la modificacioacuten del nombre sea porque la persona cambioacute de nombre se le solicitaraacute

la escritura puacuteblica de la Registraduriacutea Nacional del Estado Civil como soporte para realizar dicha modificacioacuten Tambieacuten seraacute vaacutelida la consulta en liacutenea del sistema de la Registraduriacutea Nacional (que tiene costo) siempre y cuando se adjunte impresioacuten del pantallazo

Cuando la modificacioacuten del nombre no haya sido legalizada en Colombia (ejemplo egresados

que cambian de nombre en otro paiacutes por matrimonio) no se modificaraacute el nombre principal pero se registraraacute como nombre alterno sin tipo Este soacutelo aplicariacutea para todos los que no son estudiantes activos

113 Eliminacioacuten

En ninguacuten caso se podraacute eliminar el nombre de una persona ni sus nombres alternos Siempre deberaacuten realizarse modificaciones a este dato conservando el histoacuterico

Caso especial se puede eliminar un nombre durante el proceso de Admisiones borrando solicitudes que ya han sido cargadas en el sistema el coacutedigo queda activo y como nombre aparece la palabra invaacutelido

114 iquestQueacute no se debe hacer Modificar un nombre marcado con el tipo A a menos que se haya verificado ante la

Registraduriacutea Nacional del Estado Civil Eliminar un registro de nombre actual o alterno Modificar un nombre sin previa autorizacioacuten del responsable del registro de la persona

3

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 3

2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

4

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 4

del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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2 Nuacutemero de identificacioacuten

Es un nuacutemero uacutenico asociado con una persona para permitir su identificacioacuten civil y legal en

Colombia Es utilizado frecuentemente como un criterio de buacutesqueda de personas en el sistema Estaacute directamente relacionado con el nombre

21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten

211 Creacioacuten El nuacutemero de identificacioacuten es un dato necesario para la creacioacuten de personas Eacuteste es

obligatorio para la creacioacuten de estudiantes profesores personal administrativo u otros tipos de personas que tengan alguacuten viacutenculo directo con la Universidad de los Andes Es obligatorio para estos casos por ser requerido para la creacioacuten de cuentas de correo electroacutenico Uniandes

Los donantes o prospectos pueden ser creados sin el nuacutemero de identidad pero cuando hagan

alguna donacioacuten o tengan un viacutenculo directo con la Universidad de los Andes es requisito indispensable contar con el nuacutemero de identificacioacuten para su correcta identificacioacuten

La Direccioacuten Financiera requiere obligatoriamente el nuacutemero de identificacioacuten para la creacioacuten

de terceros (personas juriacutedicas o naturales) ya que toda la informacioacuten reportada ante la DIAN debe incluir el nuacutemero de identidad

Para los trabajadores de la Universidad de los Andes el nuacutemero de identidad es obligatorio

especialmente para la realizacioacuten y generacioacuten de contratos Todos los empleados son ingresados al sistema con nuacutemero de ceacutedula o su correspondiente nuacutemero de identificacioacuten

Cuando una persona hace una solicitud de cuenta de cobro por la prestacioacuten de un servicio

acadeacutemico investigativo u otro y el tercero no existe entonces eacuteste es creado en el sistema

212 Modificacioacuten Las modificaciones pueden darse en alguno de los siguientes casos

bull Cuando un estudiante Colombiano que ingresoacute antes de los 18 antildeos y superada esta edad cambia de tarjeta de Identidad a Ceacutedula de Ciudadaniacutea Con la implementacioacuten

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del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 44: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

4

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 4

del Nuacutemero uacutenico de Identificacioacuten personal (NUIP) las modificaciones no seraacuten en nuacutemero pero siacute en tipo

bull Correccioacuten del nuacutemero de identificacioacuten por errores en su digitacioacuten o tipo de identificacioacuten

Para poder hacer el correspondiente cambio debe presentarse copia del documento de

identidad (Nueva ceacutedula) posteriormente la Universidad de los Andes (soacutelo para personas con ciudadaniacutea Colombiana) haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea del Estado Civil o con la copia del documento de identidad Para los extranjeros no se haraacute verificacioacuten con la Registraduriacutea

Para la Direccioacuten de Admisiones y Registro las modificaciones ocurren mientras el estudiante

esteacute activo en la Universidad de los Andes esto incluye desde su momento de admisioacuten y semestralmente para la generacioacuten de matriacutecula hasta el momento del grado donde realiza la uacuteltima actualizacioacuten de los estudiantes activos Esto soacutelo cuando no haya coincidencia con la informacioacuten sobre la registraduriacutea o cuando el estudiante cumpla la mayoriacutea de edad

La Direccioacuten de Admisiones y Registro debe solicitar actualizacioacuten de datos a los estudiantes

que cumplan su mayoriacutea de edad En este caso la tarjeta de identidad se reemplaza y actualiza por la ceacutedula

213 Eliminacioacuten En ninguacuten caso puede eliminarse un nuacutemero de identificacioacuten de una persona a menos que se

haya encontrado un error en la identificacioacuten (pej que el nuacutemero asignado no le corresponde y no se tiene el nuacutemero de identificacioacuten correcto) en cuyo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

214 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar nuacutemero de identificacioacuten de cualquier persona sin la aprobacioacuten de Admisiones y

Registro Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados Utilizar guiones o caracteres especiales Aceptar documentos de identidad de ciudadanos Colombianos que hayan sido expedidos

antes del antildeo 2000

215 iquestQuieacuten puede hacer queacute

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 45: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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Creacioacuten actualizacioacuten yo modificaciones del documento de identidad de estudiantes o

personas con historia acadeacutemica uacutenica y exclusivamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro La Direccioacuten de Desarrollo podraacute crear actualizar o hacer modificaciones de prospectos

donantes amigos u otros que no haya tenido un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad de los Andes

216 Casos especiales

Si una persona tiene doble nacionalidad y una de ellas es la colombiana su nuacutemero de identificacioacuten seraacute el que repose en la Registraduriacutea Nacional de Estado Civil

El tipo de documento SSN (Social Security Number) uacutenicamente podraacute ser utilizado cuando no

se tenga ninguacuten otro documento como por ejemplo donantes o prospectos extranjeros miembros de la fundacioacuten Los Andes Foundation entre otros casos

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3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 46: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 6

3 Fecha de nacimiento

Indica el el diacutea mes y el antildeo de nacimiento de una persona Para las personas que han tenido

un viacutenculo acadeacutemico con la Universidad es necesario contar con este dato Es un paraacutemetro obligatorio para la creacioacuten de una persona

31 Procedimiento - Fecha de nacimiento

311 Creacioacuten La creacioacuten de la fecha de Nacimiento estaacute asociada directamente con la creacioacuten de personas

Tanto en la Direccioacuten de Admisiones y Registro como en la Direccioacuten de Desarrollo se crea de acuerdo con el flujo de ese proceso y siguiendo los estaacutendares definidos Asiacute mismo con la creacioacuten de donantes prospectos y otras poblaciones que maneja la Direccioacuten de Desarrollo Creacioacuten personas (Prospectos de amigo formato padres campantildeas de actualizacioacuten de datos)

312 Modificacioacuten Para estudiantes de pregrado y postgrado utilizando la copia del documento de identidad que

es entregado con el formato de Matriacutecula

313 Eliminacioacuten Soacutelo podraacute eliminarse una fecha de nacimiento cuando se tenga certeza de que la fecha

registrada no corresponde y no se conozca la fecha correcta en todo caso la eliminacioacuten deberaacute ser aprobada por el responsable del dato

314 iquestQueacute no se debe hacer Modificar datos de personas u organizaciones que no esteacuten plenamente identificadas Modificar fecha de nacimiento de cualquier persona sin la aprobacioacuten de la dependencia

responsable de los datos Realizar modificaciones si hay dudas con respecto al estaacutendar o los procedimientos aquiacute

especificados

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 7

315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 8

4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 9

En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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Paacutegina 10

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 47: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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315 Casos especiales Para las personas nacidas el 29 de febrero la fecha debe ingresarse tal cual en el sistema En estos casos para su fecha de cumpleantildeos en antildeo no bisiesto se tomaraacute el 28 de febrero Para donantes o prospectos cuando no se conoce el antildeo de nacimiento pero siacute el mes y el diacutea se deberaacute usar como antildeo 1900 Este valor se podraacute modificar cuando se identifique el antildeo correcto

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 48: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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4 ID de Banner

Es el nuacutemero de identificacioacuten que tienen las personas en el sistema

41 Procedimiento - Coacutedigo

411 Creacioacuten La creacioacuten se hace uacutenica y exclusivamente al momento de la admisioacuten de un estudiando o en

el momento de creacioacuten de una persona en el sistema Todos los miembros de la Universidad de los Andes deben tener asignado un uacutenico coacutedigo

Las personas que sean exclusivamente docentes el correspondiente coacutedigo seraacute el mismo

nuacutemero de identificacioacuten que estaacute en el documento de identidad Para los que tengan ceacutedula de extranjeriacutea o pasaporte es permitido el uso de letras

412 Modificacioacuten Este dato no tiene modificaciones ya que el PIDM asignado por el sistema es uacutenico

413 Eliminacioacuten El coacutedigo no se puede eliminar

414 iquestQueacute no se debe hacer

Utilizar el coacutedigo como fuente de informacioacuten para obtener estadiacutesticas ya que aunque hace

algunos antildeos tuvo una nomenclatura significativa (antildeo semestre nivel etc) actualmente esas convenciones de nomenclatura no estaacuten vigentes

415 Casos especiales

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En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 49: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

9

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 9

En el caso de los profesores se crean con su documento de identidad como ID Si fueron estudiantes les queda activo el coacutedigo de estudiante pero asociado el documento de identidad como ID alterno Si el nuacutemero de identidad tiene maacutes de 9 diacutegitos se registran los 9 primeros

10

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 10

II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 11

Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 12

113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 13

2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

15

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Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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II CLUacuteSTER 2 - Datos de contacto

Para el registro de personas que tengan o hayan tenido relacioacuten acadeacutemica con la Universidad

de los Andes debe contar con la totalidad de los datos del cluacutester 2 para su registro en el sistema

1 Direccioacuten

Es un dato relacionado con la ubicacioacuten geograacutefica de una persona o institucioacuten Eacutesta debe

estar compuesta de tipo direccioacuten ciudad departamento paiacutes y coacutedigo postal Tiene relacioacuten directa con el nuacutemero de teleacutefono fijo (en caso de existir)

11 Procedimiento - Direccioacuten

111 Creacioacuten

1111 Creacioacuten Direccioacuten La creacioacuten de la direccioacuten estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los

estudiantes es obligatorio contar con este campo Para prospectos de la Universidad de los Andes no lo es

Cuando se creen direcciones nuevas de un mismo tipo ya existente debe inactivarse la

direccioacuten anterior e insertar una nueva Para la creacioacuten se usan maacuteximo 150 caracteres la direccioacuten se parte en dos liacuteneas de 75 al

llegar al caracteres 75 preferiblemente (sin dejar espacios) Las direcciones se registran en el idioma del paiacutes de la direccioacuten

1112 Creacioacuten Tripleta Las tripletas las crea uacutenicamente la Direccioacuten de Admisiones y Registro

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Las ciudades y departamentos colombianos se maneja seguacuten el codigo del DANE2

Para ciudades en el extranjero las tripletas se registran de acuerdo con estas consideraciones bull El departamento estado para Estados Unidos queda con la abreviatura del estado

Los estados de otros paiacuteses del extranjero se crean con el consecutivo desde el 200 bull La ciudad se registra usando en los 2 primeros caracteres el dominio del paiacutes3

bull Para las ciudades homoacutenimas se colocaraacute entre pareacutentesis el estado oacute departamento correspondiente

y los 3 siguientes son un consecutivo

bull Las ciudades se crean por demanda bull Las direcciones son utilizadas en el idioma local

112 Modificacioacuten Las direcciones se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la

que estaacute registrada Para ello se debe marcar la direccioacuten actual como inactiva e insertar la nueva direccioacuten

Una direccioacuten tambieacuten puede ser modificada cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de una direccioacuten nueva sino de una correccioacuten a una direccioacuten registrada En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

2 ldquoLa Divisioacuten Poliacutetica Administrativa (Divipola) es un estaacutendar nacional que codifica y lista las entidades

territoriales a saber departamentos municipios corregimientos departamentales asiacute como los centros poblados tanto inspecciones de policiacutea como caseriacuteos y corregimientos municipales en el aacuterea rural El objeto primordial de tener la totalidad de estas unidades inventariadas es ademaacutes de identificarlas mediante un coacutedigo numeacuterico el poder asociarles informacioacuten temaacutetica seguacuten la necesidad del usuariordquo DANE En liacutenea en httpwwwdanegovcodaneweb_V09indexphpoption=com_contentampview=articleampid=378ampItemid=93

http19025231237DIVIPOLADVP2010html 3 Esta lista indica los nombres de paiacuteses (nombres oficiales cortos en Ingleacutes) en orden alfabeacutetico tal

como se indica en la norma ISO 3166-1 y la correspondiente norma ISO 3166-1-2 alfa-elementos de coacutedigo En eacutel se enumeran los nombres de 248 paiacuteses En liacutenea en httpwwwisoorgisocountry_codesiso_3166_code_listsenglish_country_names_and_code_elementshtm

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113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

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Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 52: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 12

113 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de las direcciones porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

114 iquestQueacute no se debe hacer

Guardar cambios en una direccioacuten que no ha sido actualizada y que no estaacute inactiva Esto debido a que muchos procesos utilizan la uacuteltima fecha de actualizacioacuten como criterio para elegir la direccioacuten maacutes reciente y para estadiacutesticas de actualizacioacuten de datos

Relacionar una direccioacuten con un nuacutemero de teleacutefono moacutevil Utiliza el coacutedigo del DANE como coacutedigo postal porque los proveedores de correo no manejan

el mismo estaacutendar Este coacutedigo del DANE tan soacutelo permite a la Universidad de los Andes identificar la ciudad el departamento y el paiacutes

115 Casos especiales Para los prospectos es obligatorio registrar al menos una direccioacuten cuando no se disponga de una se deberaacute ingresar usando la tripleta cuyo coacutedigo postal es 00000

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2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 53: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

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Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 13

2 Teleacutefono

El nuacutemero de teleacutefono es una secuencia de nuacutemeros decimales correspondientes al la liacutenea

telefoacutenica que usa la universidad para contactar a una persona El nuacutemero telefoacutenico puede o no estar asociado con una direccioacuten

21 Procedimiento - Teleacutefono

211 Creacioacuten La creacioacuten del teleacutefono estaacute relacionada con la creacioacuten de una persona Para los estudiantes

es obligatorio contar con este campo Para los prospectos profesores y empleados no es un dato requerido

Cuando se creen teleacutefonos se pueden vincular o no con una direccioacuten previamente registrada

a menos que el teleacutefono sea celular Para la creacioacuten se usan maacuteximo 4 caracteres para el coacutedigo de paiacutes (este coacutedigo se crea

cuando se registra la direccioacuten) maacuteximo 6 para el coacutedigo de aacuterea maacuteximo 12 para el nuacutemero de teleacutefono y maacuteximo 10 para la extensioacuten

212 Modificacioacuten Los teleacutefonos se podraacuten modificar cuando se obtenga informacioacuten maacutes actualizada que la que

estaacute registrada Para ello se debe marcar el teleacutefono actual como inactivo e insertar el nuevo Un teleacutefono tambieacuten puede ser modificado cuando se va a corregir un error es decir no se

trata de un nuevo teleacutefono sino de una correccioacuten a uno ya registrado En este caso no se debe crear un nuevo registro sino sobrescribir el existente

213 Eliminacioacuten No hay eliminacioacuten de los teleacutefonos porque este es un dato asociado a una persona o

institucioacuten Siempre deberaacuten realizarse modificaciones yo actualizaciones a este dato conservando el histoacuterico

214 iquestQueacute no se debe hacer

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Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

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3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

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313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

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Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

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Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 54: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

14

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 14

No se debe relacionar un nuacutemero de teleacutefono celular con ninguna direccioacuten

215 Casos especiales Ninguno identificado

15

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 55: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

15

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 15

3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico

Una direccioacuten de correo electroacutenico es un conjunto de palabras que identifican la combinacioacuten

uacutenica de nombre de usuario y dominio asignado a la cuenta electroacutenica de correo de una persona o institucioacuten Las comunicaciones oficiales de la Universidad con los estudiantes y empleados deben hacerse a la cuenta de correo electroacutenico de la Universidad de los Andes (loginuniandeseduco)

31 Procedimiento - Direccioacuten

311 Creacioacuten La creacioacuten de correo a estudiantes y empleados de la Universidad de los Andes se realiza una

sola vez de manera masiva y automaacutetica Esta cuenta seguiraacute vigente mientras exista un viacutenculo activo (matriacutecula para los estudiantes y contrato para los empleados) con la universidad El tipo de cuenta que se denomina EUNI

La creacioacuten de correo para egresados de la Universidad de los Andes es un proceso que cada

egresado puede realizar una soacutela vez desde el momento en que recibe su primer grado formal Esta cuenta es vitalicia y tiene el dominio egresadosuniandeseduco El tipo de cuenta se denomina EEGR

El registro de otros tipos de cuenta de correo (distintos a EUNI y EEGR) para estudiantes

egresados y prospectos se realiza manualmente cuando se crea la persona y se dispone del dato

312 Modificacioacuten Semestralmente la Direccioacuten de Admisiones y Registro inactivaraacute las direcciones electroacutenicas

nombreuniandeseduco para quienes ya no tengan un viacutenculo con la Universidad Los egresados pueden modificar por una vez el nombre de usuario de su cuenta de correo y

esta informacioacuten se actualiza automaacuteticamente en la base de datos inactivando la actual e insertando la nueva

Todas las direcciones distintas a EUNI y EEGR podraacuten ser modificadas manualmente cuando se identifiquen errores en su sintaxis o escritura Cuando se requiera actualizar una cuenta de correo electroacutenico de un tipo que ya estaba

registrado en el sistema se debe inactivar la actual y posteriormente insertar la nueva

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 56: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

16

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina 16

313 Eliminacioacuten

Las direcciones EUNI son las uacutenicas que se eliminan en los borrados masivos semestrales Los demaacutes tipos de direccioacuten se deben inactivar para conservar el histoacuterico

314 iquestQueacute no se debe hacer

No se debe usar como correo preferido de una persona la cuenta de correo nombreuniandeseduco cuando eacutesta ya no estaacute activa (sin importar en queacute tipo de direccioacuten electroacutenica esteacute registrada) Se puede verificar consultando httppersonasuniandeseduco Si la cuenta no aparece es porque ya no estaacute activa

Tampoco se deben marcar como preferidas por defecto las direcciones de tipo EUNI para

todos los estudiantes No se deben guardar varias direcciones en un mismo registro por ejemplo

nombre1hotmailcomnombre2yahoocom En estos casos se deben crear dos registros independientes de direccioacuten de correo electroacutenico para la misma persona

315 Casos especiales

Ninguno identificado

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 57: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

I

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina I

Lista de referencia Bureau of Consumer Protection USA -The CAN-SPAM Act A Compliance Guide for Business ndash

en liacutenea [Ingleacutes] httpbusinessftcgovdocumentsbus61-can-spam-act-compliance-guide-business recuperado el 15 de febrero de 2011

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Page 58: Actualización de datos de egresados - planeacion.uniandes.edu.co · guía para el registro de datos en el sistema. Estos manuales son internos de Egresados y son publicados en el

II

Universidad de los Andes Estaacutendares

Direccioacuten de Desarrollo ndash Direccioacuten de Admisiones y Registro

Paacutegina II

Glosario

Estudiante ldquoArtiacuteculo 1 Para todos los efectos se considera estudiante de la Universidad de los Andes toda persona que se encuentre en alguna de las siguientes situaciones a) Quien se encuentre matriculado para un periacuteodo acadeacutemico en uno de los programas regulares que ofrece la Institucioacuten b) Quien se encuentre inscrito en cualquiera de las actividades que adelanta la Universidad distinta de los programas regulares c) Aquel a quien habiendo acreditado el cumplimiento de todos los requisitos para obtener el tiacutetulo soacutelo le reste su otorgamiento en la ceremonia de graduacioacuten o en el grado por ventanilla4

rdquo

4 Reglamento general estudiantes de pregrado especializacioacuten maestriacutea y doctorado de la Universidad

de los Andes Bogotaacute Enero 2011

  • TABLA DE CONTENIDO
  • 1 Nombre
    • 11 Procedimientos y poliacuteticas para el Nombre
      • 111 Creacioacuten
      • 112 Modificacioacuten
      • 113 Eliminacioacuten
      • 114 iquestQueacute no se debe hacer
          • 2 Nuacutemero de identificacioacuten
            • 21 Procedimiento ndash Nuacutemero de identificacioacuten
              • 211 Creacioacuten
              • 212 Modificacioacuten
              • 213 Eliminacioacuten
              • 214 iquestQueacute no se debe hacer
              • 215 iquestQuieacuten puede hacer queacute
              • 216 Casos especiales
                  • 3 Fecha de nacimiento
                    • 31 Procedimiento - Fecha de nacimiento
                      • 311 Creacioacuten
                      • 312 Modificacioacuten
                      • 313 Eliminacioacuten
                      • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                      • 315 Casos especiales
                          • 4 ID de Banner
                            • 41 Procedimiento - Coacutedigo
                              • 411 Creacioacuten
                              • 412 Modificacioacuten
                              • 413 Eliminacioacuten
                              • 414 iquestQueacute no se debe hacer
                              • 415 Casos especiales
                                  • 1 Direccioacuten
                                    • 11 Procedimiento - Direccioacuten
                                      • 111 Creacioacuten
                                        • 1111 Creacioacuten Direccioacuten
                                        • 1112 Creacioacuten Tripleta
                                          • 112 Modificacioacuten
                                          • 113 Eliminacioacuten
                                          • 114 iquestQueacute no se debe hacer
                                          • 115 Casos especiales
                                              • 2 Teleacutefono
                                                • 21 Procedimiento - Teleacutefono
                                                  • 211 Creacioacuten
                                                  • 212 Modificacioacuten
                                                  • 213 Eliminacioacuten
                                                  • 214 iquestQueacute no se debe hacer
                                                  • 215 Casos especiales
                                                      • 3 Direccioacuten de Correo Electroacutenico
                                                        • 31 Procedimiento - Direccioacuten
                                                          • 311 Creacioacuten
                                                          • 312 Modificacioacuten
                                                          • 313 Eliminacioacuten
                                                          • 314 iquestQueacute no se debe hacer
                                                          • 315 Casos especiales
                                                            • mpena366
                                                              Archivo adjunto
                                                              MANUAL PROCEDIMIENTOS Y POLITICASpdf

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

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                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

                                                              8 INDICADORES

                                                              FIC

                                                              HA

                                                              DEL

                                                              IND

                                                              ICA

                                                              DO

                                                              R

                                                              EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

                                                              Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

                                                              Responsable del

                                                              indicador Jefe Programa de Egresados

                                                              Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

                                                              menos

                                                              Unidad de Medida

                                                              Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

                                                              total de egresados

                                                              Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

                                                              Limitaciones No aplica

                                                              Fuente de datos Banner

                                                              Granularidad Por egresado

                                                              Periodicidad Anual

                                                              Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

                                                              actualizado

                                                              Observaciones

                                                              9 RIESGOS

                                                              OPERATIVO

                                                              Falta o falla de hardware o software

                                                              Escases o falta de personal

                                                              CALIDAD DE SERVICIO

                                                              Atencioacuten no adecuada a los egresados

                                                              Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

                                                              Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

                                                              SEGURIDAD

                                                              Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

                                                              Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

                                                              FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

                                                              MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

                                                              Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

                                                              Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

                                                              ADMINISTRATIVO

                                                              Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

                                                              LEGAL

                                                              No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

                                                              10 CONTROL DE CAMBIOS

                                                              VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

                                                              0 Elaboracioacuten 05042015

                                                              Publicacioacuten 12082015

                                                              1

                                                              11 APROBACIOacuteN

                                                              NOMBRE CARGO FECHA

                                                              ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

                                                              REVISOacute

                                                              Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

                                                              Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

                                                              APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 5

8 INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

EGRESADOS CON DATOS ACTUALIZADOS

Coacutedigo del indicador IND-01-5-02-012

Responsable del

indicador Jefe Programa de Egresados

Objetivo Maximizar el nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o

menos

Meacutetodo de Medicioacuten Contar el nuacutemero de egresados que han actualizado sus datos hace dos antildeos o

menos

Unidad de Medida

Foacutermula nuacutemero de egresados con datos actualizados hace dos antildeos o menos nuacutemero

total de egresados

Variables Se valida que actualice al menos un dato de contacto

Limitaciones No aplica

Fuente de datos Banner

Granularidad Por egresado

Periodicidad Anual

Meta Que todos los egresados asistentes tengan al menos un dato de contacto

actualizado

Observaciones

9 RIESGOS

OPERATIVO

Falta o falla de hardware o software

Escases o falta de personal

CALIDAD DE SERVICIO

Atencioacuten no adecuada a los egresados

Demoras en el tiempo de atencioacuten a los egresados del evento

Falta de tiempo para la ejecucioacuten de las inspecciones de seguridad industrial

SEGURIDAD

Al actualizar los datos de un egresado en otro (homoacutenimos)

Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

FECHA PUBLICACIOacuteN 12082015

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

ADMINISTRATIVO

Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

LEGAL

No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

0 Elaboracioacuten 05042015

Publicacioacuten 12082015

1

11 APROBACIOacuteN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

REVISOacute

Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

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Actualizacioacuten de datos de egresados FTC-01-5-02-01

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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Programas Conducentes a Tiacutetulo Seguimiento a Egresados Vinculacioacuten de Egresados

Direccioacuten de Planeacioacuten y Evaluacioacuten | 6

ADMINISTRATIVO

Incumplimiento de procesos de validacioacuten de identidad

LEGAL

No contar con aprobacioacuten expresa de uso de datos personales seguacuten normas vigentes

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIOacuteN ACTUALIZACIOacuteN FECHA

0 Elaboracioacuten 05042015

Publicacioacuten 12082015

1

11 APROBACIOacuteN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOROacute Manuela Pentildea Infante Ingeniera de Procesos 05042015

REVISOacute

Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015

Alejandro Orjuela Gestor Bases de Datos 20042015

APROBOacute Larissa Joya Olarte Jefe de Programa de Egresados 07072015