ACUERDO No. 047

(5 de mayo de 2000)

Por el cual se desarrolla el artculo 43 del Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por

razones de conservacin.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

CONSIDERANDO

Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta: Fihar polticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva. Que el artculo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva del AGN ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999 y en su numeral a) dispone: Adoptar y evaluar peridicamente la poltica archivstica a nivel nacional. Que se hace necesario garantizar la conservacin del patrimonio documental sin perjuicio del derecho a la informacin y el acceso a los documentos pblicos, como lo establece el artculo 74 de la Constitucin Poltica de Colombia. Que con el objeto de garantizar la preservacin de los documentos de archivo por ser ellos fuente de conocimiento.

ACUERDA:

ARTICULO 1: Acceso a los documentos e informacin. Con el objetivo de garantizar la preservacin de los documentos de archivo, por ser ellos fuentes de conocimiento y difusin, fundamento de la memoria histrica de la Nacin, garantes de derechos y deberes ciudadanos que dan cuenta de las actuaciones de las instituciones. Que con el fin de facilitar la prestacin de los servicios de informacin que deben brindar los archivos en el territorio nacional, se dispone que solo por razones de conservacin, se podr restringir el acceso a los documentos originales, cualquiera que sea su soporte, ms no a la informacin en ellos contenida. ARTICULO 2: Evaluacin de soportes. La evaluacin del estado de conservacin de los documentos de carcter histrico se har teniendo en cuenta las caractersticas tecnolgicas, la tipologa de alteracin y la forma como sta se manifiesta y tomando como principio orientador la unidad que el soporte del documento guarda con la imagen grfica. ARTICULO 3: Restriccin de originales. La intensidad de los tipos de alteracin se determinar con base en el anlisis de las diversas manifestaciones en relacin con la

garanta de permanencia o susceptibilidad de prdida del documento. Este ltimo ser el criterio bajo el cual se tomar la decisin de restringir el acceso al documento original, para lo cual se tomarn las previsiones que garanticen suminisrasr la informacin por medio de las tcnicas de reproduccin con que cuenta la entidad. ARTICULO 4: Reproduccin de informacin. Para suministrar la informacin contenida en aquellos documentos que por razones de conservacin se restrinja su acceso, se deben utilizar tcnicas de reproduccin que propicien tanto la preservacin del original como la calidad y estabilidad del medio utilizado previendo la ulterior reproduccin a partir de la copia generada. Para ello se recomiendan las tcnicas de microfilmacin, fotografa y digitalizacin En todo caso se debe evitar el proceso de fotocopiado por carecer de caractersticas sealadas en este artculo, en especial lo atinente a la preservacin del original. Cuando no sea posible acceder a esta tecnologa se podr recurrir a la reproduccin manuscrita. PARAGRAFO PRIMERO: Para la reproduccin de documentos de gran formato como mapas y planos y en general de documentos con informacin textual y grfica deber adoptarse la tcnica de reproduccin fotogrfica, microgrfica o digital de acuerdo con la dimensin del documento. PARAGRAFO SEGUNDO: Para la reproduccin de los documentos de imagen anloga como microfilme, cintas fonogrficas, cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa, o digitales como disquetes y C.D. se deber recurrir a la copia o la migracin de la informacin en un soporte idntico o compatible con el sistema en el cual fue producido el documento con el fin de evitar prdidas en la calidad de la imagen original. ARTICULO 5: Alteraciones. Las tipologas de alteracin de acuerdo con los factores que las ocasionan se agrupan en: Alteraciones de Tipo Biolgico: Agrupa el dao ocasionado por bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro producido consiste en la degradacin del soporte, inicialmente superficial, para provocar la prdida parcial o total en diferentes reas del folio, del expediente, de la unidad de almacenamiento o de cualquier tipo de soporte en la cual se halla registrada la informacin. Alteraciones de tipo Qumico: Proveniente de los materiales usados en la elaboracin del documento tanto en el soporte, como en la utilizada para el registro de la informacin. Se percibe como el cambio de la coloracin o la decoloracin distribuida en las reas cercanas al texto escrito o la informacin registrada, hasta la prdida del material, ocasionando menor flexibilidad, fragilidad y fragmentacin del soporte, dependiendo de los materiales constitutivos del mismo. Alteraciones de tipo fsico: Dao producido al documento o a la unidad que lo contiene, por humedad, manipulacin, almacenamiento, intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte o la totalidad del soporte provocando prdida de reas parciales o totales del soporte o de la informacin en l contenida. ARTICULO 6: Consulta. Los tipos de alteracin se deben evaluar conforme a mtodos y procedimientos que permitan identificar el agente causante, el dao presente y el riesgo que ste tiene en relacin con la estabilidad del documento as como con la salud del peticionario. PARAGRAFO: En los casos en que pueda estar comprometida la salud del peticionario por el estado de conservacin fsica del documento, se deben adoptar las previsiones de proteccin segn el caso. Para ello se suministrar o solicitar el uso de los elementos de seguridad que propicien el aislamiento requerido de la fuente que puede ocasionar trastornos de salud. ARTICULO 7: Fuentes bibliogrficas para la conservacin del Patrimonio Documental. Se tendr como fuentes de conservacin las orientaciones e instructivos proporcionados a travs de las publicaciones producidas por el Archivo General de la Nacin, la capacitacin que a travs de los programas desarrollados por el Sistema Nacional de Archivos contribuyen al conocimiento de las metodologa y tcnicas de diagnstico sobre el estado de

conservacin de los soportes en los cuales se registra la informacin y las directrices de los especialistas en la disciplina de Restauracin de Bienes Muebles no solo para identificar los niveles de deterioro, sino esencialmente para proporcionar las medidas correctivas para recuperar documentos alterados. PARAGRAFO: Para efectuar un diagnstico general sobre el estado de conservacin de los documentos, se anexa un formato con su instructivo de aplicacinn. Para los casos que requieran algn tipo de revisin especial se deber recurrir a las instancias departamentales o nacionales representantes del Archivo General de la Nacin como los Comits Departamentales de Archivo y las reas tcnicas del Archivo General de la Nacin. ARTICULO 8: Factores de deterioro. La falta de organizacin, tanto de los archivos de gestin como de los centrales e histricos, propician el deterioro de material documental, as como las caractersticas de depsito , la carencia de sistemas de proteccin. Para el efecto los diagnsticos y medidas de conservacin preventiva, harn especial nfasis en la evaluacin y central de las condiciones ambientales. Los diagnsticos y medidas de conservacin preventiva, harn especial nfasis en la evaluacin y control de las condiciones ambientales, las caractersticas de depsito, la carencia de sistemas de proteccin. As como en el uso de materiales de almacenamiento con carcter cido pues a partir de estos se producen los mayores niveles de alteracin. Lo anterior unido a la falta de organizacin, tanto de los archivos de gestin como de los centrales e histricos, propician el deterioro del material documental. ARTICULO 9: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en Santaf de Bogot a los cinco (5) das del mes de mayo del dos mil (2000). BEATRIZ ELENA OSORIO LAVERDE ALFONSO CUEVAS ZAMBRANO Presidente. Secretario Tcnico