ACUERDO 12 DE 1995 ( Octubre 18)

"Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría".

LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990, y

C O N S I D E R A N D O

ARTICULO 4º.-

El artículo 19 del Reglamento General de Archivos quedará así:

ARTICULO 19. Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

PARÁGRAFO: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas;

1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien

dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o

Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá;

2. El jefe de la Oficina Jurídica o su delegado;

3. El jefe de la Oficina de Planeación o su delegado;

4. El jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado;

5. El jefe de la dependencia productora de los documentos que evaluaran y

6. El jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo. Quien actuará como

secretario.

Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en la sesiones correspondientes (Jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.

1. FUNCIONES DEL COMITÉ

Son funciones delComité de Archivo de la Administración Municipal las siguientes:

Orientar los procesos administrativos y técnicos relacionados con la administración documental de la Entidad.

Formular las políticas para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: a) El sistema de información archivística, b) La expedición del documento y su flujo, c) Los métodos y procedimientos de archivo del documento, d) el tiempo de conservación del documentos, e) las clases de archivo, f) La conservación dedocumentos, g) Los mecanismos de consulta y acceso a la información, h) La depuración y eliminación de documentos.

Coordinar los programas de gestión documental, racionalización de la producción de documentos, responsabilidad y manejo de archivos.

Aprobar los procesos de transferencias documentales primarias y secundarias de los archivos de gestión al archivo central y del archivo central al archivo histórico del Municipio.

Proyectar y aprobar los ajustes y actualizaciones a las tablas de Retención Documental de la Entidad cuando sea necesario.

Orientar los procesos de consulta y atención al usuario para garantizarlos derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la información.

Servir de instrumento de apoyo en la toma de decisiones por parte delos funcionarios encargados del manejo de archivos.

Promover la capacitación y actualización permanente en todos los procesos relacionados con la administración y gestión documental y con el manejo de la información.

Sugerir al Alcalde Municipal los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte a las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Recomendar cuando así sea necesario la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas o programas diseñados por el comité.

Realizar Auditorías a control de documentos, control de registros, manejo de la gestión documental en (archivos de gestión, central e histórico). Así mismo realizar monitoreos al manejo dado a los sistemas de información y a los sistemas de comunicación.

Proyectar para la firma del Alcalde Municipal los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del Sistema Archivístico para la entidad.

Las demás que por Ley le sean asignadas o que en razón de su competencia sea necesario asumir.