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AD0001_M1AA1L1_Teorías Versión: enero de 2013 Revisor: Ma. Concepción Alonso Ortega.

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Principalesteoríasadministrativas

Por: Ma. Concepción Alonso Ortega y Jennifer Quintero Ortega

La administración se da en todo organismo social y con diferentes objetivos. Se aplica en organizaciones sin fines de lucro como en la Cruz Roja, en empresas con fines de lucro como Coca-Cola. Aparece en pequeños negocios como la miscelánea que está en la esquina de tu casa o las grandes transnacionales como WalMart, pero todos sin excepción utilizan la administración. Para entender y aplicar correctamente la Administración debemos conocer su historia, es decir, cómo inició y quiénes fueron sus principales teóricos. Ahora que leas los postulados de las principales escuelas administrativas te darás cuenta de cómo han evolucionado y reflexionarás sobre las bases y principios de la Administración que siguen vigentes hasta nuestros días. Administracióncientífica

Mientrasenelmundoiniciabalaprimeraguerramundial(1914‐1918)enEstadosUnidosseiniciabaelestudiodelaadministración.

La teoría de la administración científica inicia en Estados Unidos, buscando aumentar la productividad de las empresas. En 1911, Frederick W. Taylor, quien trabajaba en la empresa siderúrgica Midvale y Bethlehem Steel en Pennsylvania. Allí observó y analizó los principales problemas de la empresa: la ineficiencia de los empleados debido a que no se organizaban para trabajar, pues utilizaban diferentes técnicas para llevar a cabo una misma actividad, no habiendo estándares de trabajo; no se capacitaba al empleado al momento de ser contratado, ya que de inmediato eran ubicados en su puesto; además, no se tomaban en cuenta sus habilidades y ni sus aptitudes (Daft, 2004).



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La búsqueda de una solución a estos problemas inclinó a Taylor a establecer lo que hoy conocemos como la Administración científica.

El ejemplo histórico que ayudó a Taylor a determinar los principios de su filosofía es conocido como el experimento de lingotes de hierro, que consistió en lo siguiente:

Los trabajadores cargaban lingotes de oro de 42 kilos cada uno a los carriles de ferrocarril. El promedio diario de producción era de 125 toneladas. Taylor decía que si se analizaba científicamente este proceso, la producción aumentaría 47 ó 48 toneladas diarias. Después de analizar científicamente varias combinaciones de procedimientos, técnicas y herramientas, ¡Taylor alcanzó el éxito! ¿Cómo lo hizo? Situó a la persona correcta en el puesto correcto, utilizó la herramienta y equipo correcto, hizo que el trabajador siguiera instrucciones claras y con exactitud, por último, motivó a los trabajadores con un incentivo económico (Stephen, 2005, p. 28).

Taylor (citado por Montana y Charnov, 2004) fundamentó su teoría en cuatro principios: División del trabajo. Selección del personal. Capacitación o especialización. La cooperación estrecha y amistosa entre obreros y patrones.

Pese a el avance que significó esta nueva forma de ver al trabajador propuesta por Taylor, es posible que aún existan negocios en México que trabajen de manera desorganizada. Se presentan estos problemas sobre todo en la pequeña empresa, en donde no existen sistemas de control, no está unificada la manera de trabajar y cada persona realiza lo que cree que debe hacer porque no existe un manual de puestos ni la inducción y capacitación necesarias para integrarse a la vida laboral de esa empresa. Por lo tanto, los trabajadores producen lo que pueden sin tomar en cuenta los pedidos que existan. Posiblemente esa es la causa de que muchas empresas enfrenten problemas financieros en el país.

LosespososGilbrethaportaronalaAdministracióncientíficaelestudiodetiemposymovimientos.



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FRANK Y LILLIAN GILBRETH Los esposos Gilbreth dieron seguimiento a las aportaciones de Taylor. Grabaron las actividades de los trabajadores con la finalidad de estudiar la fatiga y tiempos de cada proceso. Mostraron que eliminado movimientos innecesarios ahorrarían cansancio al trabajador, esto mejoraría el ánimo del empleado y, lo más importante, con ello, la empresa demostraba interés por este último (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996).

HenryGanttvolvióaanalizarelsistemadeincentivosquepropusoTaylor.

HENRY GANTT Este autor fue socio de Frederick W. Taylor en la empresa Midvale y Bethlehem Steel. Su aportación a la Administración científica fue medir la labor de los trabajadores. Él creía que para la toma de decisiones necesitaba establecer estándares reales. Comenzó registrando la productividad de los empleados utilizando columnas y marcando con colores los avances de cada uno. Gantt utilizó el negro para los que cumplían su tarea y con rojo marcó a los que no la hacían. Hasta el día de hoy se le recuerda con la Gráfica de Gantt, la cual lleva su nombre y ha sido de gran utilidad en la programación de actividades. Un ejemplo de esta gráfica aparece en la figura 1.

Figura 1. Gantt view of BluePrint2. (Flickr, 2005)



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En la actualidad los diagramas o gráficas de Gantt siguen siendo de gran utilidad, debido a que son utilizados como un medio de control en la mayoría de las empresas grandes y pequeñas; ya que en ellas se identifica claramente el avance que tiene un proyecto en una fecha determinada. Gantt pensaba que los trabajadores serían más productivos si eran incentivados económicamente, por lo tanto, promovió un sistema de destajo y el bono de productividad. Hizo también aportes relevantes en la capacitación y adiestramiento de los empleados. Este autor daba un enfoque humanístico al trabajo, ya que creía en la motivación de los empleados (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996). En las empresas, se utiliza el sistema a destajo que consiste en retribuir económicamente al trabajador con base en las labores realizadas. Éste es un aliciente para mejorar su desempeño, por ejemplo, los agentes de ventas perciben un sueldo fijo que puede ser estipulado por la empresa o el marcado por la ley como salario mínimo además de una comisión por cada venta realizada. En la mayoría de los casos, los bonos extras ofrecidos son mayores que el sueldo.

Fayoldividiólaadministraciónenetapasidentificándolacomoelprocesoadministrativo,ademáslediogranimportanciaaloslineamientosynormasquedebenexistirpararealizarunaadministracióneficiente.

HENRY FAYOL (Escuela del proceso administrativo) Fue el primero en proponer el proceso administrativo que en un principio incluía la planificación, organización, dirección, coordinación y control (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996). Además, este autor estableció los principios de la Administración, mismos que se enuncian a continuación (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996):

1. División de trabajo. Entre más especializado esté el empleado, mayor será su eficiencia.

2. Autoridad. La autoridad formal dicta el derecho del gerente a mandar. 3. Disciplina. Deben existir reglas y acuerdos de la organización. 4. Unidad de mando. El empleado debe recibir órdenes de una sola persona para

evitar conflictos de instrucciones. 5. Unidad de dirección. Todos los objetivos de las gerencias funcionales deben de

partir del objetivo general de la organización.



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6. Subordinación del interés individual al bien común. Los intereses de los empleados no deben ser más importantes que los intereses de la organización. Por ejemplo: no debe cambiar la empresa el horario de servicio por las necesidades de los empleados.

7. Remuneración. Retribución económica del patrón al empleado. 8. Centralización. Sólo los gerentes deben tomar decisiones. 9. Jerarquía. La línea de autoridad de una organización sigue un orden de rangos de

la alta gerencia al nivel más bajo. 10. Orden. Los materiales y personas deben estar en el lugar adecuado. 11. Equidad. Los gerentes deben ser amables y justos con los empleados. 12. Estabilidad de personal. Un alto índice de rotación de personal aumenta los

costos de producción. 13. Iniciativa. Debe tener el empleado libertad para concebir y realizar planes, muchas

veces, a pesar de los errores cometidos. 14. Espíritu de grupo. Fomentar la unión entre empleados y patrones.

La mayoría de estos principios siguen vigentes en la actualidad, debido a que son básicos en una organización, como el caso de la remuneración, la equidad, el orden, la estabilidad del personal y la unidad de dirección. Es posible que ya no se utilice el principio de centralización debido a que es lo contrario al empowerment, (recuerda que el este concepto otorga facultad a los empleados en la toma de decisiones de acuerdo a su nivel jerárquico).

Dadoquelasempresasbuscanalcanzarmetas,Weberproponequedebehaberestructurasdefinidas,reglasestrictasydivisióndeltrabajo.

MAX WEBER (Administración burocrática) Weber, sociólogo de profesión, argumentó que toda organización tiene metas y está compuesta por muchos trabajadores. Ésta requiere de un estrecho control de sus actividades. Desarrolló la Teoría de las estructuras o burocrática donde: Ve la necesidad de jerarquías definidas y de líneas de autoridad claras. Promueve la creación de reglas estrictas. Consideró que la organización ideal era la burocracia y veía la evaluación de

resultados basada en méritos (Stoner, Freeman & Gilbert, 1996).



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Parkerenfocósusestudiosenlamaneraenquelosdirectivosresolvíanconflictos,tambiénpropusounenfoquedecolaboraciónparalasolucióndeproblemas.

MARY PARKER FOLLET

La aportación de Parker a la Administración fue el enfoque de colaboración para la solución de problemas, ya que consideraba que los directivos de su época resolvían los problemas laborales de manera autoritaria y cuando reprimían a un empleado lo hacían de manera pública. Esto para Parker terminaba los problemas de manera destructiva (Montana y Charnov, 2004). Una de las recomendaciones que dictó fue: Administre a los empleados en exceso, las órdenes deben ser lógicas y no muchas para el empleado reconozca la lógica y legalidad de cada orden (Montana y Charnov, 2004).

La teoría de Parker actualmente es muy valorada debido a los cambios globales que la administración enfrenta. Lo que este autor propuso fue aplicar un estilo de liderazgo eficaz y democrático en donde las órdenes que reciben los empleados deben ser concisas y enfocadas a resolver los problemas de la empresa; el liderazgo debe aplicarse con ética y responsabilidad; nunca se debe abusar del poder; cuando se amoneste a un empleado debe ser en privado y siempre de manera asertiva.

Elton Mayo encabeza a un grupo de sociólogos, psicólogos y de estudiosossimilaresquetrabajandoenequipoydemanerainterdisciplinariaofrecenmaneraseficacesparadirigirlasorganizaciones,haciendoénfasisenelserhumano.EsteequipofundalaEscueladelasRelacionesHumanas.

ELTON MAYO (ESCUELA DE LAS RELACIONES HUMANAS) La Escuela de Relaciones Humanas estuvo integrada por un grupo de sociólogos y psicólogos que integraron sus conocimientos en la propuesta de ideas más eficaces para dirigir a las personas en las organizaciones. El ejercicio clásico de esta escuela es sin duda el experimento de Hawthorne (Montana y Charnov, 2004), el cual consistía en separar un grupo de empleados en dos. El primero quedó con las condiciones idénticas a como trabajaban comúnmente. Fue llamado grupo de control. El segundo fue denominado grupo selecto de trabajadores. A éstos se les proporcionaron mejores condiciones de trabajo en cuanto a la iluminación.



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Durante un tiempo determinado se observó que el resultado del grupo selecto fue el aumento en el nivel de la productividad. Mayo vio que al bajar la intensidad de la luz en forma intencional, la productividad también aumentó. Lo que más sorpresa le causó fue que el grupo de control también elevó su productividad. Esto hizo que la investigación se extendiera. Los empleados del grupo selecto y los empleados del grupo de control fueron enviados a habitaciones independientes. A los primeros se les aumentó el salario, se implementaron períodos de descanso y se acortó la jornada laboral. Todo esto a elección de ellos mismos. Los del segundo grupo quedaron con las condiciones idénticas a como habían estado trabajando. Los resultados de productividad mejoraron con el tiempo ¡en los dos grupos!, lo que hizo suponer que ambos habían desarrollado lo que llamaron orgullo de grupo. Condición que los llevó a aumentar los resultados laborales. Como conclusión, “los empleados aumentan su productividad con el sólo hecho de ser tomados en cuenta” (Montana y Charnov, 2004, p. 26). En la vida laboral posiblemente te hayas enfrentado a una situación similar. Estarás de acuerdo que cuando tu jefe comparte los objetivos de la empresa contigo y toma en cuenta tu opinión, valora tu trabajo y reconoce tu esfuerzo, te sientes comprometido con la empresa y dispuesto a hacer tu mayor esfuerzo.

DentrodelaAdministraciónconductistaodelasRelacionesHumanas,untemaapartefuelamotivación.

Una de las principales teorías de motivación fue la de Maslow. El cual identificó que los principales problemas de los trabajadores se deben a necesidades insatisfechas, por ello propuso cinco categorías de necesidades las cuales deben ser cubiertas en ese orden. Teoría de la jerarquía de las necesidades. Maslow afirma que “el ser humano está motivado por múltiples necesidades, las cuales presentan un orden jerárquico representado en una pirámide” (Daft, 2004, p. 550).



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En la siguiente figura veremos cómo se relaciona con la vida personal y en el trabajo esta pirámide.

Figura 2. Recreación de la pirámide de las necesidades de Maslow, retomada por Daft (2004, p. 550).

Los postulados de Maslow han desatado grandes polémicas debido a que la teoría de las necesidades establece el orden lógico en que debemos ir satisfaciendo las necesidades; sin embargo, es posible que ante un hecho concreto cambie la disposición para cumplir con ellas. Por ejemplo, en un día de mucho trabajo en la oficina en el que debe resolverse de manera urgente un problema, es muy común que no tomemos nuestra hora de comida porque es más importante entregar el trabajo. Por otro lado, si somos estudiantes y estamos en plena semana de exámenes tendremos que trabajar durante la noche y sacrificar horas de sueño y de convivencia familiar. Si fuera así cambiaríamos el orden de la pirámide, dando más importancia a las necesidades de auto realización que a las necesidades fisiológicas.



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Teoría X y Y de McGregor McGregor presentó la Teoría X y Y, la cual muestra a la hipótesis del comportamiento de los directivos en la empresa. Identificó como teoría X a los líderes de ejercen autocracia y ven el empleado como una persona incapaz de pensar por sí sola. En cambio, la teoría Y considera que el ser humano en la empresa puede ser productivo sin necesidad de constante vigilancia, que trabaja con esmero y que tiene iniciativa. La tabla 1, muestra los principales rasgos de esta teoría.

Personas X Personas Y El ser humano tiene aversión natural al trabajo. El trabajo es un esfuerzo tan natural como jugar o

descansar.

Hay que obligar a las personas a trabajar. El control y el castigo no son la única forma para que el ser humano cumpla objetivos.

El ser empleado tiene que ser dirigido, evade la responsabilidad y busca la seguridad ante todo.

El ser humano acepta responsabilidades.

El empleado no tiene ambiciones. La imaginación el ingenio y la creatividad son parte de los empleados.

Tabla 1. Rasgos de la teoría de la X y de la Y de McGregor (basada en la información proporcionada por Daft, 2004, p. 48). Posiblemente cuando has comprado un producto o servicio has tenido la experiencia que la persona que te atiende se esfuerza con entusiasmo para satisfacer tus gustos, de acuerdo a tu presupuesto y tú te sientes satisfecho y alegre. Quizá también te hayas enfrentado a la situación en la que haciendo la misma actividad te han tratado de manera grosera y déspota y juras nunca volver a esta empresa o consumir sus productos. Esto es un claro ejemplo de la conducta de las personas, en el primer caso se trata de una persona Y que realiza su trabajo y lo disfruta. Por el contrario, en el segundo caso, las personas X realizan el trabajo sin responsabilidad y no les importa si logran el objetivo o no.

Enfoquedelascienciasadministrativas,teoríaqueutilizaalaestadísticaademásdemodelosmatemáticosycuantitativosenlatomadedecisiones.



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Teoría de las contingencias Terminada la Segunda Guerra Mundial surgió la necesidad de hacer cambios en la administración, principalmente en la toma de decisiones y la solución de problemas. La teoría de las contingencias propone dos nuevas áreas de estudio en la administración (Daft, 2004): La administración de operaciones, especializada en la producción física de

productos y servicios. Aquí se aplican modelos cuantitativos para resolver problemas de logística, manufactura y distribución de planta.

Tecnologías de la información. Incluye informática, intranets y extranet, así como diferentes programas de cómputo.

En la Teoría de las contingencias, los directivos tienen la obligación de investigar todas las posibles soluciones y aplicarlas de manera situacional, es decir de acuerdo a las circunstancias. Se puede considerar que antes de esta teoría se veía a la administración como un sistema universal por lo tanto se creía que todos los problemas que surgieran se resolvían de la misma manera y dentro de la empresa. Por ejemplo, cuando la competencia vende más que nuestra empresa, se buscan soluciones internas, es decir reducir costos para bajar el precio de los productos y no se toma en cuenta al cliente, que posiblemente no buscaba un producto más barato, sino un diseño más pequeño, un mejor servicio o ya no necesitaba ese producto por cambiar sus hábitos de consumo. Esta teoría propone que los directivos, al tomar una decisión, deben analizar todos los factores que intervienen en el problema. (Como en el ejemplo anterior, ver las necesidades que surgen hacia afuera de la empresa). Es el principio de la Administración estratégica que propone el análisis del medio ambiente interno en donde debe identificar sus áreas fuertes y sus áreas débiles, y analizar los factores externos que pueden beneficiar o perjudicar a la empresa (Daft, 2004).

LaTeoríadesistemasnacedeverlaorganizacióncomounagranfábrica,endondelosinsumossonloselementosdeproducción(tierra,capitalytrabajo)latransformaciónes(tecnologíaparaconvertirlosinsumosensalidas)ylassalidas(productosterminados).



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Teoría de Sistemas Katz y Kahan detectaron que las empresas estaban siendo analizadas como sistemas cerrados, lo que no les permitía explicar por qué su entorno social, económico, político, les afectaba de una u otra forma. De esa reflexión nació la Teoría de sistema al estudio de las organizaciones. Además, realizaron un análisis sistémico de las actividades continuas que se hacen en las organizaciones basado en tres pasos fundamentales: insumos, proceso y producto (Daft, 2004). La Teoría de sistemas ve a cada área de la empresa como parte trascendental de la misma y considera que el área de ventas (que es generadora de dinero) es tan importante como la de mantenimiento (que es un área generadora de gastos). No debe trabajar cada área en el logro de un objetivo particular, lo que promueve la teoría de sistemas es que todas trabajen de manera colaborativa para el logro del objetivo general de la empresa.

Figura 3. Pasos del análisis de actividades continuas de las organizaciones.

PETER DRUCKER A este autor se le atribuye el desarrollo del Modelo de Administración por Objetivos (APO). En este modelo, Drucker identifica la importancia que tiene para una organización el establecer los objetivos correctos para el éxito de la misma. Cabe mencionar que este autor señala ocho áreas en las que deben establecerse objetivos de desempeño: posición de mercado, innovación, productividad, rentabilidad de los recursos físicos y financieros, tasas de dividendos o índice de retorno del capital invertido, desempeño gerencial y responsabilidad social de la empresa (George y Álvarez, 2005). La empresa que trabaja por proyecto es un claro ejemplo de este tipo de administración, cuando se le indica al empleado cuál es el proyecto en el que debe trabajar y se le señala la fecha de entrega, como es el caso de las UVEG donde se le dice al diseñador de contenido cuál es el curso que debe diseñar y cuándo lo debe entregar. En este escuela se trabaja por objetivos.

A través de este recorrido histórico de la evolución de la Administración, hemos analizado las ventajas y desventajas de cada teoría. No se puede decir que una es mejor que otra, porque todas han tenido gran importancia en el desarrollo de las empresas. El propósito de este recuento es que formes tu propio estilo de liderazgo, utilizando las las ventajas de cada teoría y evitando las desventajas.



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Referencias

Brooking, A. (1997). El capital intelectual: El principal activo de las empresas del tercer

milenio. Barcelona, España: Ediciones Paidós. Daft, R. (2004). Administración. México: Thomson. [Versión en línea]. Recuperado el 02 de

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Deming, E. (1989). Calidad, Productividad y Competitividad: La salida de la crisis. Madrid,

España: Ediciones Diez de Santos. Galindo, M. (2004). Fundamentos de administración. México: Trillas.

George C., y Álvarez L. (2005). Historia del pensamiento administrativo. México, D.F.:

Pearson Prentice Hall. Hitt, M. A. (2006). Administración. México: Pearson Educación.

Robbins, S. P. (2005). Administración (6ª. ed.). México: Pearson Educación. Stephen P. R. (2005). Administración. México: Pearson Educación. Stoner, J., Freeman, R. & Gilbert. J. (1996). Administración. México: Pearson Educación. Montana, P. y Charnov, B. (2004). Administración. México: Cecsa.

Referenciasdeimagen

Flickr. (2005). Gantt view of BluePrint2 .Recuperada el 13 de enero de 2013 desde

http://www.flickr.com/photos/paj/3126934/ bajo licencia Atribución 2.0 Genérica de acuerdo a: http://creativecommons.org/licenses/by/2.0/deed.es



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