7/24/2019 Adm Apunte Control

1/4

1

CONTROL

DEFINICIN

La funcin administrativa del control es la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurarque se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos. La planificacin yel control estn estrechamente relacionados. De hecho, algunos autores piensan que estas funciones nose pueden separar. La planificacin y el control se pueden considerar como las hojas de unas tijerasestas no pueden funcionar a menos que e!istan las dos. "l control no es posible sin objetivos y planes,debido a que el desempeo se debe medir con criterios establecidos.

"l control es la funcin de todo administrador, desde el presidente hasta los supervisores. #lgunosadministradores, en especial en los niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad principal delejercicio del control compete a todos los que tienen a su cargo la ejecucin de planes. #unque elalcance del control varia seg$n los administradores, todos ellos, en todos los niveles, tiene

responsabilidad sobre la ejecucin de los planes y, por consiguiente, el control es una funcinadministrativa bsica en todas las reas.

PROCESOBSICODECONTROL

Las t%cnicas y los sistemas de control son fundamentalmente los mismos para el efectivo, losprocedimientos de oficina, la moral, la calidad del producto y todo lo dems. "l proceso bsico delcontrol, sin importar donde se encuentran ni lo que se controle, comprende tres pasos

&' "stablecer estndares.(' medir el desempeo con estos estndares.)' corregir las variaciones de los estndares y los planes.

Establecimiento de estndares

Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradoresestablecen los controles, el primer paso lgico en el proceso de control seria elaborar planes. *inembargo, debido a que estos var+an en detalle y complejidad, y puesto que los administradores por logeneral no pueden vigilarlo todo, se fijan estndares especiales. or definicin, los estndares sonsimples criterios de desempeo. *e trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeacinen los que se realizan mediciones del desempeo para que los administradores puedan conocer comovan las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso en la ejecucin de los planes.

Medicin del desem!e"o

#unque este tipo de medicin no siempre resulta practico, la medicin del desempeo con losestndares deber+a hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones sedetecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas. "l administrador atento yprevisor en ocasiones puede predecir probables desviaciones de los estndares. *in embargo, si no secuenta con esta capacidad, las desviaciones se deben descubrir lo mas pronto posible.

#dems, en los trabajos menos t%cnicos, no-solo puede ser dif+cil elaborar estndares sino que tambi%nse complicara la evaluacin. or ejemplo, controlar el trabajo del vicepresidente de finanzas o del

7/24/2019 Adm Apunte Control

2/4

2

director de relaciones industriales no es fcil debido a que no se pueden determinar con facilidadestndares precisos. on frecuencia, el superior de estos ejecutivos se apoya en estndares imprecisos,como por ejemplo, la solidez financiera de la empresa, la actitud de los sindicatos, la ausencia dehuelgas, el entusiasmo y la lealtad de los subordinados, la admiracin e!presada por los socios y el %!itogeneral del departamento /que con frecuencia se mide en una forma negativa por la falta de evidencia defracaso. on frecuencia, las mediciones del superior son igualmente vagas. #l mismo tiempo, si eldepartamento parece contribuir en la medida que se espera de %l, a un costo razonable y sindemasiados errores graves, y si los logros medibles proporcionan evidencias de una buenaadministracin, la evaluacin general puede ser adecuada. "l problema es que, en la medida en que loscargos se alejan de la l+nea de montaje, del taller o de la mquina de contabilidad, su control se vuelvems complejo y, con frecuencia, incluso ms importante.

Correccin de las des#iaciones

Los estndares deben reflejar los diversos cargos en la estructura organizacional. *i el desempeo semide de acuerdo con ello, es ms fcil corregir las desviaciones. Los administradores sabene!actamente donde se tienen que aplicar las medidas correctivas en la asignacin de las tareasindividuales o de grupos.

La correccin de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte delsistema completo de administracin y se puede relacionar con las dems funciones administrativas. Losadministradores pueden corregir las desviaciones rehaciendo sus planes o modificando sus metas /"stees un ejercicio del principio del cambio navegacional'. 0 pueden corregir las desviaciones ejerciendo sufuncin de organizacin mediante la reasignacin o la aclaracin de las tareas. 1ambi%n se puedecorregir mediante la contratacin de personal adicional, una mejor seleccin y capacitacin de lossubordinados o por la medida ms drstica de la recontratacin el despido. #simismo, se puedencorregir mediante una mejor direccin /la e!plicacin ms completa del trabajo o t%cnicas de liderazgoms eficaces'.

PRINCIPIOS MS IMPORT$NTES DEL CONTROL

#nte el hecho de que el control, aun cuando representa un sistema en si mismo, es un subsistema de unrea mayor de la administracin, algunos de estos principios son comprensiblemente similares a losidentificados en los estudios de otras funciones administrativas.

ropsito del control. La tarea del control es asegurar que los planes tengan %!ito al detectardesviaciones de los mismos y proporcionar una base para llevar a cabo la accin necesaria paracorregir las desviaciones indeseables, reales o potenciales.ontroles dirigidos hacia el futuro. Debido a las diferencias de tiempo en el sistema de control,cuanto ms se base un sistema de control en la correccin anticipante mas que en la simpleretroalimentacin de informaciones, mayores oportunidades tendrn los administradores de percibirlas desviaciones indeseables de los planes antes de que ocurran y tomar medidas oportunas paraprevenirlas.2esponsabilidad del control. La responsabilidad esencial para el ejercicio del control recae sobre eladministrador que tiene a su cargo el desempeo de los planes.

"ficiencia de los controles. Las t%cnicas y sistemas de control son eficientes si detectan y ponen enevidencia la naturaleza y las causas de las desviaciones de los planes con un m+nimo de costos uotras consecuencias indeseables.ontrol preventivo. uanto mayor sea la calidad de los ejecutivos de un sistema administrativo,menor ser la necesidad de ejercer controles directos.2efle!in de los planes. uanto ms claros, completa e integrados sean los planes y cuanto mejorse diseen los controles para reflejar esos planes, mas eficazmente respondern a las necesidadesadministrativas.

7/24/2019 Adm Apunte Control

3/4

3

#decuacin organizacional. uanto ms clara, completa e integrada sea la estructura organizacionaly cuanto mejor se diseen los controles que sealan el lugar de la estructura organizacional donderecae la responsabilidad por la accin, ms fcil ser la tarea de correccin de las desviaciones delos planes."specificidad de los controles. uanto ms comprensibles sean las t%cnicas y la informacin decontrol para los administradores que deben utilizarlas, mas se emplearan y mayor ser la posibilidadde que produzcan un control eficaz.rincipio de los estndares. "l control eficiente requiere de estndares objetivos, e!actos yapropiados.ontrol en el punto critico. "l control eficiente requiere de una atencin especial a los factorescr+ticos para evaluar el desempeo con los planes.rincipio de e!cepcin. uanto ms concentren los administradores sus esfuerzos de control en lase!cepciones importantes, ms eficientes sern los resultados de su control.3le!ibilidad de los controles. ara que los controles sean eficaces a pesar de los fracasos o decambios imprevistos de los planes, se requiere fle!ibilidad en su diseo.rincipio de la accin. "l control solo se justifica si las desviaciones sealadas o e!perimentadas enlos planes se corrigen mediante la planificacin, organizacin y direccin apropiados.

T%CNIC$SDECONTROL

#unque la naturaleza y el propsito bsico del control administrativo no han cambiado, a trav%s de losanos se han usado diversas herramientas y t%cnicas para ayudar a los administradores a aplicarlo."stas t%cnicas son, en primer lugar, herramientas para la planificacin. omo tales, demuestran laverdad fundamental de que la tarea de los controles consiste en hacer que los planes tengan %!ito4naturalmente, para hacerlo los controles deben reflejar los planes y la planificacin debe predecer alcontrol.

EL PRES&P&ESTO

La presupuestacin es la formulacin de planes para un futuro periodo determinado, en t%rminosnum%ricos. "n si, los presupuestos son declaraciones de resultados anticipados, bien sea en t%rminosfinancieros /como es el caso de los presupuestos de ingresos y gastos' o en t%rminos no financieros/como aquellos de horas de mano de obra directa'. or ello, en ocasiones se ha dicho que lospresupuestos financieros representan la 5monetarizacin6 de los planes.

Ti!os de !res'!'estos

Los presupuestos se pueden clasificar en varios tipos bsicos, son los siguientes

&' resupuestos de ingresos y gastos4(' resupuestos de tiempo, espacio, materiales y productos4)' resupuestos de gastos de capital, y7' resupuestos de efectivo.

In(ormacin estad)stica

Los anlisis estad+sticos de los innumerables aspectos de una operacin y la presentacin clara de estainformacin, tanto si es de naturaleza histrica como proyectiva, son importantes para el control. uededecirse con cierta seguridad que la mayor+a de los administradores comprende mejor la informacinestad+stica cuando los datos estn presentados en forma de cuadros o grficos, puesto que se aprecianmejor las tendencias y relaciones. #dems, para que la informacin tenga significado, incluso cuando sepresenta en grficos, se debe formular de tal manera que se puedan hacer comparaciones con alg$nestndar. 8ul es la importancia de un aumento o disminucin del ) o del &9 : de ventas o costos;

7/24/2019 Adm Apunte Control

4/4

4

*obre quien recae la responsabilidad de ello;. La presentacin clara de la informacin estad+sgtica enforma grafica, cuadro o tabla es un arte que requiere imaginacin.

In(ormes * anlisis es!eciales

ara fines de control, los informe y anlisis especiales ayudan en reas problemticas especificas.

#unque los informes contables y estad+sticos rutinarios proporcionan una buena parte de la informacinnecesaria, e!isten reas donde no resultan funcionales. "l administrador e!itoso de una operacincomplicada contrat un pequeo grupo de capacitados analistas, cuyo $nico trabajo consist+a eninvestigar y analizar las actividades bajo su control. "ste grupo desarroll un sentido sorprendente paradetectar situaciones en que las cosas no marchaban como correspond+a. asi invariablemente, suinvestigacin descubri oportunidades para mejorar los costos o una mejor utilizacin del capital, que nohubiera mostrado ning$n grafico estad+stico.

Obser#acin !ersonal