Administración electrónica en la UPF: Firma electrónica ... · catalán, castellano o inglés, y...
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Administración electrónica en la UPF:
Firma electrónica con la TUI
Primer Congreso Internacional TUIMurcia, 17 de mayo de 2013
eAdministración en la UPF
• Mar Gil
• Coordinadora del Punto de Información al Estudiante
• Xavi Herrero
• Jefe del Ámbito Administración Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
3. El carné universitario
4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos
5. Próximas metas
6. Conclusiones
1. La Universitat Pompeu Fabra
Universidad pública y urbana creada en 1990
Docencia de calidad
Investigación de excelencia
Vocación internacional
eAdministración en la UPF
Campus del Mar:
ciencias de la salud y
de la vida
Campus del Poblenou:
comunicación y tecnologías
de la información
Campus de la Ciutadella:
ciencias sociales y humanas
Una universidad urbana en el corazón de Barcelona
1. La Universitat Pompeu Fabra
eAdministración en la UPF
Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas
Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información
Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida
9.298 estudiantes de grado
2.140 estudiantes de posgrado (másteres oficiales y doctorado)
880 personal docente e
investigador
670 personal de administración
y servicios
21 estudios de grado
28 programas de máster
9 programas de doctorado
Presupuesto (2013): 125
millones de euros
(*) Curso 2012-2013
Dimensiones e indicadores*
1. La Universitat Pompeu Fabra
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
3. El carné universitario
4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos
5. Próximas metas
6. Conclusiones
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección
Plan de adaptación a la administración electrónica
Los objetivos del plan son:
• Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
• Mejora de la eficiencia de la Universidad
• Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas
• Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de
tramitación
• Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento
administrativo automatizado e interoperabilidad
• Colaboración con ACUP
Hemos avanzado en distintos ámbitos:
• Normativo
• Reingeniería, simplificación y automatización de procesos
• Herramienta de tramitación
• Gestión documental y archivo
• Carné universitario
• Módulos de firma, copia auténtica, código de verificación, etc.
• Registro telemático
• Portafirmas
• Voto electrónico
• Notificación electrónica
• Contratación electrónica
• Evidencias electrónicas
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Caja de herramientas:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
• Gestor documental
• Identidad electrónica
• Carné universitario electrónico
• Entidades de registro T-CAT
• Plataforma de tramitación
• Firma electrónica, validación y sello de tiempo
• Portafirmas
• Digitalización segura de documentos
• Código de verificación
Herramientascomunes
2011
• Registro telemático
• Notificación telemática
• Voto electrónico
• Evidencias electrónicas
• Contratación electrónica
Herramientascomunes
2012
Procesos:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
• Sede electrónica
• Perfil del contratante
• Sol. de certificados académicos (grado) 413
• Firma de prórrogas de contratos de PDI 1.287
• Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF
• (datos a 30/04/2013)
Firma electrónica
2011
• Voto electrónico
• Firma de actas de calificación 144
• Factura electrónica 23
• Alta en aplicación reserva de portátiles 2.296
• Alta en aplicación material audiovisual 407
• Sol. de certificados académicos (máster y doctorado) 37
• Solicitud de ayudas a la investigación
Firma electrónica
2012
Caja de
herramientas:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Caja de
herramientas:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
3. El carné universitario
4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos
5. Próximas metas
6. Conclusiones
eAdministración en la UPF
3. El carné universitario: agentes implicados
CATCertBanco
Santander
eAdministración en la UPF
SecretaríaGeneral
Area de Recursos Humanos y
Organización
Entidad de Registro UPF
BibliotecaPunto de
Información al Estudiante (PIE)
Servicio de Informática
3. El carné universitario: agentes implicados
3. El carné universitario: fases de implementación
eAdministración en la UPF
2010 La UPF adjudica al Banco Santander el concurso deentidad financiera para emitir los carnés universitarios
Enero 2011 Se constituye la entidad de registro decertificación digital
Febrero-abril 2011 Se planifica el proyecto de distribucióndel carné y se realizan pruebas de envío de ficheros
Mayo 2011 Se inicia la campaña de captación de estudiantesque ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación decontrol de carnés
Junio 2011 Se empiezan a repartir los primeros carnés delBanco Santander con certificado digital
3. El carné universitario: fases de implementación
eAdministración en la UPF
Julio 2011 Se integra en el proceso de matrícula de losestudiantes de primer curso la solicitud del carné
Septiembre-octubre 2011 Se distribuyen los primeroscarnés a los estudiantes de primer curso
Octubre 2011 Campaña de captación para estudiantes demáster y doctorado
Noviembre-diciembre 2011 Se distribuyen los primeroscarnés de máster y doctorado
2012 Se incorpora la solicitud y entrega de carnés desde elPIE como un trámite habitual y en el proceso de matrícula
2013 La mayoría de los miembros de la comunidaduniversitaria tienen el nuevo carné con certificado digital
3. El carné universitario: resultados
eAdministración en la UPF
10.197 carnés entregados
100% estudiantes de 1º y 2º de grado
con carné UPF y certificado digital
Entregado 71%
Pendiente29%
Estudiantes de grado
Entregado42%
Pendiente58%
Estudiantes de posgrado
3. El carné universitario: resultados
eAdministración en la UPF
Entregado85%
Pendiente15%
Personal docente e investigador
Entregado 92%
Pendiente8%
Personal de administración y servicios
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Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
3. El carné universitario
4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos
5. Próximas metas
6. Conclusiones
eAdministración en la UPF
MOTIVACIÓN
PARTICIPANTES
La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier
lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel.
Gestión Académica: Definición funcional del proceso
Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del
proyecto
Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas
Secretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso
ALCANCE
Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados
académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni
asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o
bien el DNI electrónico.
El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada
digitalmente.
4. Solicitud de certificados académicos
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
PROCESO
1. La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el
trámite
2. Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser
el carnet de la UPF o el DNI electrónico
3. A partir de los datos recuperados, se obtiene la información necesaria: los estudios
cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el
importe a abonar
4. Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, el idioma, que puede ser
catalán, castellano o inglés, y se introduce una dirección electrónica en la que recibiremos el
certificado
5. Se procede a realizar el pago por el TPV
6. El sistema envía un correo electrónico con el certificado académico en formato PDF y con una
firma digital de órgano al mail indicado
7. El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede
utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica
8. Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad
incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la
persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a
descargar el certificado académico que ya solicitó
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
AP. SGA
@
SEDE ELECTRÓNICA
AUTENTICACIÓN
RECUPERACIÓN
ESTUDIOS
PAGO
ENVÍO
CERTIFICADO
COPIA
AUTÉNTICA7
1
2
3
SELECCIÓN
ESTUDIOS 4
6TRAMITADOR
CÓDIGO SEGURO
DE VERIFICACIÓN7
5
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
Se han utilizado las siguientes herramientas:
• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de
tramitación y la gestión de la solicitud
• el applet de validación y el módulo de copia auténtica
• la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos
• el TPV para el pago con tarjeta de crédito
HERRAMIENTAS
El resultado es que el día 30/04/2013 se habían generado 413 certificados académicos desde
que se puso en marcha el día 15/03/2012.
El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de
administración electrónica y sistemas de información internos.
También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.
CONCLUSIONES
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
Sol·licitud de certificats acadèmics per a estudiants
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Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
3. El carné universitario
4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos
5. Próximas metas
6. Conclusiones
eAdministración en la UPF
5. Próximas metas
Avanzar en herramientas:
• Interoperabilidad
• Formularios electrónicos
• Estados de la tramitación
eAdministración en la UPF
5. Próximas metas
Servicios y procedimientos 2013:
• Solicitud de licencias y permisos para el PAS y PDI
• Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)
• Solicitud de certificados académicos con ránquing
• Renuncia a la evaluación y recurso
• Permanencia: continuidad y quinta convocatoria
• Gestión de convenios electrónicos
• Certificados de docencia
• Acreditaciones PDI
• Instancia general
• Certificados de evaluación de la docencia
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Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
3. El carné universitario
4. Caso práctico: solicitud de certificados académicos
5. Próximas metas
6. Conclusiones
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6. Conclusiones
Cambio cultural interno1
Nueva tipología de incidencias2
Nueva cultura de uso del certificado digital3
Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: nopedir más al proceso electrónico que al papel4
Resistencia al cambio5
Dificultad de tener modelos de referencia contrastados6
Herramientas poco probadas7
Dificultades de avanzar en la interoperabilidad8
eAdministración en la UPF
6. Conclusiones
Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración
Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación
Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos
Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido
Cumplimiento de la normativa vigente
Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación…)
Reducción del uso de papel
Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas
Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7
Simplicidad en las tramitaciones con la Administración
Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido
Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración
Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías
Beneficios para la UniversidadBeneficios para los estudiantes,
PAS, PDI y empresas
¡Muchas gracias por su atención!
Mar Gil
Xavi Herrero
http://www.upf.edu/bibtic