ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

UNAM.FCA

Administración de proyectos Un proyecto es una secuencia de tareas

con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

El proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Administración de proyectos Características de los proyectos:

1. Duración definida ( Principio y fin determinados).

2. Utilización y aprovechamiento de recursos (humanos, financieros, de tiempo).

3. Objetivos específicos de calidad y desempeño.

4. Evaluación de objetivos.

5. Requieren forzosamente una planeación

6. Incluyen un equipo de personas

Administración de proyectos Premisas generales:

Temporal

Resultados únicos

Elaboración gradual

Administración de proyectos Atributos mayoritarios de los proyectos:

Objetivo (real, sustentable, medible)Calendarizado (programa de actividades o

plan de trabajo)Organización de recursosEstructura organizacionalSistemas de control, evaluación e

información

Administración de proyectos

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto

Administración de proyectos

Trabajo Proyecto

Redactar una carta de recomendación

Producir un boletín mensual de noticias para

los clientes

Conectar una impresora Instalar una red de computadora

Responder una solicitud Escribir y publicar un libro

Preparar el café en una oficina

Coordinar los banquetes de las ceremonias de una

Dirección General

Solicitar papelería al área de compras

Expandir la oficina de ventas en una región

Administración de proyectos

La administración de proyectos es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.

Administración de proyectos Ciclo de vida de un proyecto:

Concepción Formación OperaciónFinalización

Administración de proyectos Concepción del proyecto:

Durante la fase de concepción se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisión de “realizarlo” o “no realizarlo”.

En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duración del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.

Administración de proyectos Concepción del proyecto:

Estudio de realizar un proyecto. Plantear y verificar sus beneficios y factibilidad.

Transformar la idea en una propuesta de un proyecto.

Decisión de llevarlo a cabo o no.Proyectar los beneficios esperados.Estimación de los recursos.Duración del proyecto.

Administración de proyectos

Formación del proyecto:Durante la fase formativa del proyecto se definen con

claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organización y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.

La planeación del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeación, la cual puede exigir tiempo, ser difícil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse.

Administración de proyectos Formación de proyectos:

Definición clara, objetiva y medible de los objetivos y metas.

Asignación de funciones y responsabilidades para los miembros del equipo de trabajo.

Elaboración a detalle de programas, determinación de recursos, pronósticos y presupuestos.

Calendarización de tiempos en función a las actividades

Administración de proyectos Formación de proyectos:

Identificación de problemas potenciales y planes emergentes para resolverlos.

Identificación de posibles alianzas estratégicas y sus condiciones para llevarse a cabo.

Costos y factibilidad económica.Comunicación y publicidad a utilizar.

Administración de proyectos Formación de proyectos:

Delimitación de tareas y funciones.Búsqueda de la aprobación del proyecto.

Administración de proyectos Operación de proyectos:

En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto.

Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quizá, la tarea más desafiante de todas.

Administración de proyectos Operación de proyectos:

Dirección de equipo.Comunicación constante con los grupos de

interés.Resolución de conflictos o problemas.Asegurar los recursos necesarios.Liderazgo y trabajo en equipo.Modificación y adaptación de presupuestos,

planes, programas y calendarización.

Administración de proyectos Finalización de proyectos:

En la fase de terminación ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los éxitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.

Administración de proyectos Finalización de proyectos:

Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro

Administración de proyectos Finalización de proyectos:

Identificación y reconocimientos de resultados, logros o fracasos.

Evaluación del proceso del proyecto.Evaluación de los objetivos y metas

planificadas.Determinación de cambios:

○ Permanentes○ Pasajeros

Administración de proyectos Finalización de proyectos (Medios):

Evaluación de comunicación y publicidad utilizada.

Evaluación general del proyecto.Redacción del informe final.

Consideraciones especiales

Proyecto de RSE

Administración de proyectos Estructura desagregada del trabajo:

Una estructura de desglose del trabajo separa el proyecto en un conjunto de componentes principales que a su vez se aíslan en componentes cada vez más pequeños.

Administración de proyectos Paquetes de trabajo:

Un paquete de trabajo es el conjunto de actividades asignadas a un grupo determinado de personas.

Delimitación acumulada de funciones y tareas.

Administración de proyectos Diagramas y redes en programación:

GanttPERT y CCPRuta críticaCalendarización basada en paquetes de

trabajo

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