Terma 1

Las principales caractersticas de un proyecto son:

Principio y fin

Deben tener una fecha de inicio y una de terminacin, que al no cumplirse crean la sensacin de

estar realizando proyectos interminables o fuera de control.

Objetivos claros

Determina la satisfaccin del cliente. Es el cumplimiento de sus requerimientos expresados en

objetivos claros, que se utilizan para planear las actividades y coordinar su desarrollo.

Desarrollo progresivo

Se desarrollan mediante incrementos, por lo que el equipo del proyecto debe desarrollar un plan

inicial y actualizarlo con ms detalle a medida de que avance el proyecto.

Administrador y equipo de proyecto

Son desarrollados por un grupo de personas que son coordinadas y dirigidas por un

administrador del mismo. El administrador del proyecto asegura la calidad y el cumplimiento de

todos los factores de xito, que son tiempo, costo y calidad en los entregables.

Cliente principal y patrocinador

La mayora de los proyectos tienen mltiples interesados o involucrados; sin embargo, alguno de

ellos toma el papel del patrocinador, que provee la direccin y los fondos para desarrollar el

proyecto.

nico

Se hace algo no realizado anteriormente; es decir, cada proyecto es diferente.

Por ejemplo, se puede definir un proyecto en una empresa cuyo objetivo sea la instalacin de un

sistema de correo a todos los empleados de un departamento. Si posteriormente se define un

proyecto para instalar la misma aplicacin a todos los empleados de otro departamento, no ser

igual que el anterior, ya que vara el nmero de empleados, las caractersticas de las

computadoras, las ubicaciones de los empleados, el conocimiento computacional previo y otros

mltiples factores que hacen que el proyecto sea diferente al anterior.

Factores crticos de xito

Requerimientos especficos de tiempo, costo y calidad, que son administrados durante todo el

ciclo de vida del proyecto.

Paquetes de trabajo y actividades

Se lleva a cabo mediante actividades interdependientes que son realizadas por organizaciones y

equipos de trabajo. Las actividades requerirn adems materiales e instalaciones.

Incertidumbre

Incluyen un grado de incertidumbre, ya que el plan del proyecto se basa en supuestos y

estimados. El avance en el desarrollo del proyecto soluciona la incertidumbre y permite

estimados ms exactos.

Tema2

Por ejemplo, cuando se desarrolla un sistema de informacin se realizan una serie de pasos

establecidos en una metodologa, que en forma general incluye:

Anlisis de requerimientos

Consiste en la definicin de los requerimientos de informacin de los usuarios relacionados con el

sistema. Esta definicin requiere que se haga una investigacin de los datos relevantes, entrevistas

y cuestionarios a las personas que realizan el trabajo y toman las decisiones involucradas en la

funcin

Diseo de alto nivel y el diseo detallado

En esta etapa el analista hace un diseo lgico del sistema de informacin, que consiste en:

Procedimientos precisos que capturan datos mediante interfaces precisas, como mens en pantallas

para seleccionar datos o preguntas para introducir respuestas.

Diseo de archivos o bases de datos para almacenar los datos que requieren los tomadores de

decisiones.

Salidas de informacin en forma impresa o mediante informes en pantalla.

Procedimientos de control para proteger al sistema y sus datos.

Codificacin

En esta etapa el analista trabaja con los programadores para desarrollar el cdigo (software) que

se requiere, utilizando tcnicas como diagramas de flujo.

El analista tambin desarrolla la documentacin para los programas y los manuales de usuario,

incluyendo manuales de procedimientos.

Pruebas

Para que el sistema pueda ser usado se debe probar su funcionamiento. Las pruebas que se realizan

pueden iniciar con verificaciones de los programadores y los analistas en forma conjunta y

utilizando datos reales del sistema actual.

Implementacin

En la etapa de implementacin el analista apoya los procesos de inicio de operaciones del sistema

de informacin, incluyendo el entrenamiento de los usuarios finales y la conversin del antiguo

sistema al nuevo. El proceso de conversin se relaciona con el cambio de los archivos del sistema

anterior a nuevas bases de datos, la instalacin del equipo y la puesta en marcha del nuevo sistema.

Esta etapa incluye la terminacin del ciclo de vida, ya que se realiza una evaluacin final del

funcionamiento del sistema.

Inicio

Las organizaciones en este nivel no disponen de un ambiente estable para el desarrollo y

mantenimiento de software. Aunque se utilicen tcnicas correctas de ingeniera, los esfuerzos se

ven minados por falta de planificacin. El xito de los proyectos se basa la mayora de las veces

en el esfuerzo personal, aunque a menudo se producen fracasos y casi siempre retrasos y

sobrecostos. El resultado de los proyectos es impredecible.

Repetible

En este nivel las organizaciones disponen de unas prcticas institucionalizadas de gestin de

proyectos, existen unas mtricas bsicas y un razonable seguimiento de la calidad. La relacin

con subcontratistas y clientes est gestionada sistemticamente.

Refinado

Adems de una buena gestin de proyectos, a este nivel las organizaciones disponen de correctos

procedimientos de coordinacin entre grupos, formacin del personal, tcnicas de ingeniera ms

detallada y un nivel ms avanzado de mtricas en los procesos. Se implementan tcnicas de

revisin por pares (peer reviews).

Administrado

Se caracteriza porque las organizaciones disponen de un conjunto de mtricas significativas de

calidad y productividad, que se usan de modo sistemtico para la toma de decisiones y la gestin

de riesgos. El software resultante es de alta calidad.

Optimizado

La organizacin completa est volcada en la mejora continua de los procesos. Se hace uso

intensivo de las mtricas y se gestiona el proceso de innovacin.

Tema 3

Tabla 1. Procesos requeridos para la programacin de actividades.

Actividades Descripcin Comentarios/Ejemplos

Planear la

administracin del

programa (Plan

Schedule Management)

Se realiza para establecer las polticas,

procedimientos y documentacin para

planear, desarrollar, administrar,

ejecutar y controlar el programa del

proyecto.

El plan puede ser formal o informal, de

alto nivel o detallado, dependiendo de

las necesidades del proyecto para

definir cmo se reportarn y

resolvern las contingencias, a la vez

que es actualizado para reflejar los

cambios en la administracin del

programa.

Definir las actividades

(Define Activities)

Mediante la definicin de las

actividades se identifican las acciones

especficas que deben ser realizadas

para producir los entregables del

proyecto.

En este proceso se desglosan los

paquetes de trabajo (Work Packages)

en actividades. Cada actividad

representa el trabajo necesario para

completar el paquete de trabajo.

Secuenciar las

actividades (Sequence

Activities)

En la secuenciacin de actividades se

identifican y documentan las

relaciones entre las actividades del

proyecto. Todas las actividades tienen

al menos una actividad predecesora y

una sucesora.

Cuando se hace la secuenciacin, en

ocasiones es necesario agregar

adelantos(Lead) o demoras a las

actividades (Lag)para lograr un

programa realista y acorde a la

situacin en la que se desarrolla.

Para la secuenciacin pueden

utilizarse alguna aplicacin de

software para la administracin de

proyectos o herramientas manuales o

automatizadas que facilitan el

proceso.

Estimar los recursos de

las actividades

(Estimate Activities

Resources)

La estimacin de los recursos para las

actividades consiste en definir el tipo y

las cantidades de personas,

materiales, equipo o provisiones

requeridas para realizar cada

actividad.

Los recursos deben ser cuantificados

para conocer los requerimientos en

cada paquete de trabajo, y se

documentan incluyendo las bases, las

restricciones y supuestos que se

utilizaron para realizar la estimacin.

Estimar la duracin de

las actividades

(Estimate Activities

Durations)

Consiste en la estimacin de los

periodos de tiempo en que se llevan a

cabo las actividades. Se genera una

aproximacin del nmero de periodos

de trabajo que se requiere para

realizar las actividades individuales de

acuerdo a los recursos estimados.

Se basa en la estimacin del esfuerzo

para generar el nmero de periodos

de trabajo duracin de la actividad.

Por ejemplo, uno de los mtodos que

se utilizan para estimar el tiempo de

las actividades cuando no se tiene

informacin previa o se desconoce la

forma de realizarla, es la estimacin

con tres puntos(Three-Point

Estimates) que tiene las siguientes

caractersticas.

Desarrollar la

programacin (Develop

Schedule)

El programa de actividades o

calendario del proyecto, se produce

despus de analizar la secuencia de

actividades, sus duraciones, los

requerimientos de recursos y las

restricciones el proyecto.

El programa de actividades

normalmente se realiza de una

manera iterativa para crear un

programa estable. En ocasiones

requiere la revisin de los estimados

de la duracin y recursos de cada

actividad, y finalmente se produce una

lnea base para medir el avance del

proyecto.

El programa de actividades incluye las

fechas planeadas para realizar cada

actividad, entre las que se consideran:

Las fechas de inicio

Las fechas de terminacin

Las fechas de metas intermedias

Fuente: Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge. (5 ed.). Pennsylvania, USA: PMI.

Tema 4

Tema 5

Tabla 1. Principales herramientas comerciales de software para la administracin de proyectos

Herramienta

Comercial

Descripcin Comentarios

OpenProj Tiene una amplia gama de

caractersticas de gran alcance.

Permite tener toda la informacin

del proyecto de forma segura y

accesible desde cualquier lugar en

cualquier momento.

Cada equipo del proyecto puede

instalar la herramienta y decidir qu

caractersticas quieren usar; algunas

de ellos son las principales

caractersticas, algunas son plugins

dedicados.

Microsoft Project Aplicacin de la familia de

Microsoft Office 2013 que ofrece

herramientas para administrar los

proyectos.

Permite administrar la informacin y

controlar el trabajo, el programa, los

costos y los recursos para mejorar la

productividad mediante opciones para

elaborar informes, realizar el plan con

asistencia y herramientas flexibles.

Ofrece una gua de proyectos que es

un asistente interactivo que ayuda a

planear los proyectos, administrar las

reas y los recursos, dar seguimiento

al avance y comunicar la informacin

resultante.

Primavera P6

Professional

Project

Management

Este software para la programacin

y control de los proyectos se basa

en un acceso poderoso a web para

Su funcionalidad es fcil de desplegar

e incluye herramientas que muestran

los estimados de tiempo para las

diferentes tareas o actividades en un

todos los usuarios y proyectos, de

una manera simultnea.

periodo de tiempo.

Para el control del proyecto se utilizan

paneles de control para la toma de

decisiones avanzada.

El software est diseado para

administrar proyectos de mltiples

facetas, de alto desempeo y

sofisticacin para organizar hasta

100,000 actividades y con recursos

ilimitados.

Daptiv Esta solucin para la administracin

de proyectos y portafolios incluye

un medio ambiente de colaboracin

integrado que facilita el trabajo con

las herramientas de escritorio, y

para la presentacin de informacin

que lo complementan.

Daptiv apoya a los equipos de

trabajo con caractersticas robustas

para mejorar los pronsticos,

resolver los eventos, asignar

responsabilidades, identificar las

dependencias entre proyectos y

lograr el xito consistente en los

proyectos.

Para el control del avance del proyecto

utilice indicadores que facilitan el

seguimiento de los proyectos que

cumplen con el plan.

Los miembros del equipo pueden

consultar sus tareas de diferentes

formas, incluyendo tableros, vistas en

lnea, listas y grficas de Gantt.

Con estas vistas pueden crear y

administrar las tareas e hitos del

proyecto que son actualizados

automticamente para mostrar el

trabajo completo.

Tema 6

Ejemplo relacionado con el seguimiento y control de un proyecto

No. Nombre Duraci

n

Fecha

inicio

Fecha de

fin

Predeceso

r

Costo

1 Planeacin

del portal

6 das 03/02/2014 10/02/2014 $ 5,000.0

0

2 Especificaci

n de

5 das 03/02/2014 07/02/2014 $ 2,500.0

0

requerimiento

s

3 Definir

funcionalidad

es

1 da 10/02/2014 10/02/2014 2 $ 2,500.0

0

4 Diseo del

portal

20 das 11/02/2014 10/03/2014 $ 7,000.0

0

5 Diseo de la

Interfaz de

usuario

12 das 11/02/2014 26/02/2014 3 $ 3,500.0

0

6 Disear del

servidor de

datos

6 das 11/02/2014 18/02/2014 3 $ 3,500.0

0

7 Desarrollo y

pruebas del

portal

8 das 27/02/2014 10/03/2014 $ 11,500.

00

8 Desarrollo de

contenidos

2 das 27/02/2014 28/02/2014 5 y 6 $ 3,000.0

0

9 Desarrollo de

funcionalidad

es

3 das 03/03/2014 05/03/2014 8 $ 3,000.0

0

10 Integracin

de contenidos

y

funcionalidad

es

1 da 06/03/2014 06/03/2014 9 $ 3,000.0

0

11 Pruebas del

portal

2 das 07/03/2014 10/03/2014 10 $ 2,500.0

0

12 Publicacin

y puesta en

marcha del

portal

15 das 11/03/2014 31/03/2014 $ 7,000.0

0

13 Migrar el

portal al host

5 das 11/03/2014 17/03/2014 11 $ 2,500.0

0

14 Capacitacin

para uso y

administraci

n del portal

10 das 18/03/2014 31/03/2014 13 $ 2,500.0

0

15 Publicacin y

promocin

del portal

10 das 18/03/2014 31/03/2014 13 $ 2,000.0

0

Totales 49 das $ 30,500.

00

$ 30,500.0

0

Penalizacin

por entrega

fuera de

tiempo

$ 15,000.0

0

Precio de

venta del

proyecto

$ 50,000.

00

$ 50,000.0

0

Utilidad del

Proyecto

$ 19,500.

00

$ 4,500.00

Tabla 1. Tabla de seguimiento y control de presupuesto de un proyecto

Modelo Ventajas Desventajas

Toma de

decisiones

Enfoque reas de aplicacin

Estilos Mtodos

Jerrquico

Estabilidad, seguridad, predictibilidad.

Poco apto para la innovacin, no se aprovechan bien a todos los integrantes.

Formal, piramidal.

Reglas, roles y responsabilidades claras, autoridad.

Planeacin, actividades.

Formal / Directo

Directivas, simulacros y proyectos pilotos, competencias.

Libre Creatividad, variedad, individualidad.

Manejo ineficiente de recursos, dependencia.

Informal, individual.

Orientaciones genricas, respeto mutuo, motivacin.

Innovacin, investigacin.

Informal / Individualizado / Recreativo.

Lluvia de ideas, seminarios, artes y recreacin.

Adaptivo

Colaboracin, individualidad, respeto.

Retrasos, prdida de simplicidad.

Negociada, grupal, consensual.

Planeamiento, roles y objetivos claros.

Resolucin de problemas, desarrollo, ingeniera.

Flexible / Cooperativo / Explorativo.

Capacitacin comn, sesiones de prctica, juegos cooperativos.

Sincrnico

Armona, identificacin, naturalidad.

Rigidez. Implcita, tradicional.

Identificacin y coordinacin.

Procedimientos.

Indirecto / Simblico.

Prcticas, motivacin guiada.

Tema 7

Informacin relacionada con algunos modelos de organizacin de equipos de trabajo, que pueden ser

utilizados en la administracin de proyectos.

Pasos para la administracin de riesgos

Paso 1. Identificar los Riesgos (Identify Risks)

Con este proceso se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus

caractersticas. El trabajo puede ser realizado por el administrador del proyecto, el equipo de trabajo,

el equipo para la administracin de riesgo, los clientes, expertos externos en la materia usuarios

finales, otros administradores de proyecto, los involucrados (stakeholders) o expertos en la

administracin de riesgos.

Paso 2. Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos (Perform Qualitative Risk Analysis)

Con este proceso se hace una priorizacin de los riesgos para un anlisis o accin futura, evaluando o

combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto. Esto permite enfocarse en los riesgos de alta

prioridad.

Para hacer la evaluacin cualitativa del riesgo se evala la probabilidad de los riesgos identificados

utilizando:

La probabilidad de la ocurrencia.

El impacto correspondiente en los objetivos si el riesgo ocurre.

Otros factores como el tiempo de respuesta y la tolerancia de la organizacin al riesgo.

Paso 3.Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos (Perform Quantitative Risk Analysis)

Consiste en el anlisis numrico del efecto de los riesgos identificados en los objetivos del proyecto, y

se toman como base los riesgos identificados en el anlisis cuantitativo del riesgo.

En algunos casos no se requiere hacer un anlisis cuantitativo del riesgo para desarrollar una

respuesta, esto depende de la disponibilidad del tiempo, del presupuesto y de la necesidad de realizar

el anlisis.

Paso 4. Planear la Respuesta a los Riesgos (Plan Risk Responses)

En este proceso se desarrollan opciones y acciones para fortalecer la oportunidad de reducir las

amenazas para los objetivos del proyecto. Se asigna una persona que es llamada el propietario de la

respuesta al riesgo, que es quien toma la responsabilidad para cada respuesta aprobada y con fondos

asignados.

El plan de respuesta al riesgo atiende el riesgo de acuerdo a su prioridad, insertando recursos y

actividades en el presupuesto, en el programa y en el plan administrativo del proyecto, de acuerdo a las

necesidades que se presenten.

Las respuestas al riesgo deben lograr un balance entre la significancia del riesgo, el costo para lograr el

reto, que sea realista en el contexto del proyecto, aprobado por todas las partes involucradas y asignado

a alguna persona.

Paso 5. Controlar los Riesgos (Control risks)

Consiste en implementar los planes de respuesta al riesgo, dando seguimiento a los riesgos

identificados, revisando los riesgos residuales, identificando nuevos riesgos y evaluando la efectividad

del proceso durante todo el proyecto.

Tipos de reisgo

Conocidos

Han sido identificados y analizados, se sabe como enfrentarlos

Desconocidos

Complejidad para enfrentarlos, por lo que se debe tener un plan de contingencia

ero, qu caractersticas como encargado de las negociaciones hacia el exterior e interior del equipo debe tener este lder? En la siguiente tabla se muestran las caractersticas de un buen negociador (BIC GALICIA, 2010).

Caractersticas Descripcin

Entusiasmo Debe mostrarse inters e ilusin por el proyecto.

Actitud positiva para tener xito.

Capacidad de

observacin

Analizar la comunicacin no verbal de los evaluadores.

Saber reconocer los puntos de inters de los evaluadores.

Percepcin psicolgica Estados de nimo

Personalidad

Valores o principios

Persuasin Utilizar argumentos adecuados dependiendo de la observacin de

los miembros del equipo evaluador.

Carcter sociable Crear una buena atmosfera para la sesin.

Establecer relaciones personales con los diferentes miembros del

equipo evaluador.

Respeto Hacia cada uno de los miembros del equipo sin tomar partido por

alguno en particular.

Honestidad Ser honesto en palabra y accin.

Ser sincero pero sin ofender a los miembros del equipo

evaluador.

Profesionalidad y

creatividad

Capacidad de anlisis.

Creatividad para argumentar de forma adecuada los comentarios

del equipo evaluador.

Inteligencia emocional.

Perfeccionismo Proveer cuando sea necesario informacin detallada.

Manejo de detalles tcnicos.

Agilidad Capacidad para ajustarse a las circunstancias.

Captar los puntos importantes y enfocarse en ellos.

Firmeza y confianza Tener ideas claras.

Conocer las limitaciones del proceso de negociacin.

Ser paciente pero firme en los resultados que se esperan.

Seguridad en las propuestas y mantener la calma para

defenderlas.

Aceptacin del riesgo Saber tomar decisiones y los riesgos que estas conllevan.

Reflexionar y consultar antes de asumir el riesgo de tomar una

decisin importante.

Tabla 2. Caractersticas de un buen negociador (BIC GALICIA, 2010)

Tema 8

Proceso de certificacin PMP

Tabla 2. reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos (PMI, 2014)

Introduccin

Diagramas de flujo

Documentos principales del proyecto

Gestin de la Integracin del Proyecto

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar

Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Control Integrado de Cambios

Cerrar Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

Planificacin del Alcance

Definicin del Alcance

Crear EDT

Verificacin del Alcance

Control del Alcance

Gestin del Tiempo del Proyecto

Definicin de las Actividades

Establecimiento de la Secuencia de las Actividades

Estimacin de Recursos de las Actividades

Estimacin dela Duracin de las Actividades

Desarrollo del Cronograma

Control del Cronograma

Gestin de los Costes del Proyecto

Estimacin de Costes

Preparacin del Presupuesto de Costes

Control de Costes

Gestin de la Calidad del Proyecto

Planificacin de Calidad

Realizar Aseguramiento de Calidad

Realizar Control de Calidad

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

Planificacin de los Recursos Humanos

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Gestionar el Equipo del Proyecto

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Planificacin de las Comunicaciones

Distribucin de la Informacin

Informar el Rendimiento

Gestionar a los Interesados

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Planificacin dela Gestin de Riesgos

Identificacin de riesgos

Anlisis Cualitativo de Riesgos

Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Planificacin dela Respuesta a los Riesgos

Seguimiento y Control de Riesgos

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Planificar las Compras y Adquisiciones

Planificar la Contratacin

Solicitar Respuestas de Vendedores

Seleccin de Vendedores

Administracin del Contrato

Cierre del Contrato