Administracion de tiempo y territorio
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ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y DEL TERRITORIO
Por Luz Marina Pardo
Las actividades de ventas se ubican en el tiempo y en el espacio (el territorio de ventas),
por lo que la administración eficiente de los mismos es de vital importancia para el
logro de los objetivos de la empresa.
Administración del Tiempo
Parece banal detenerse a revisar este tema por cuanto todos entendemos claramente la
importancia de administrar eficientemente el tiempo, para así cumplir con las
obligaciones laborales y personales. Una función clave del gerente de ventas es
verificar que de hecho los vendedores realicen esta distribución efectiva de su tiempo.
Como vimos en el cálculo del tamaño de la fuerza de ventas, el tiempo real, en horas,
disponible para ventas es un porcentaje del tiempo laborable de un vendedor.
¿Recuerdan? Hablábamos de un 50% aproximadamente de la jornada laboral del
vendedor, lo cual es realmente optimista, tomando en consideración el tiempo necesario
para actividades administrativas, de movilización, etc. Realizar la mayor cantidad de
actividades de ventas en la jornada laboral, es el reto de la función de administración del
tiempo.
Factores a considerar en el planeamiento de actividades de ventas:
1. Prioridades de las mismas
2. Movilización necesaria
3. Eventos externos que afectan las actividades de ventas (huelgas, paros, lluvias, etc)
4. Condiciones de los clientes (horarios de atención)
5. Actividades administrativas de la empresa (reuniones de ventas u otras)
6. La posibilidad de planes de contingencia.
Ventajas de la planificación de las actividades de ventas:
1. Mayor organización para el vendedor y posibilidad de alcanzar sus metas.
2. Permite al gerente realizar una supervisión planificada de su personal de ventas.
3. Se controlan gastos de transporte, al evitar movilizaciones no planificadas, aleatorias
ó repetitivas (el cliente no está, vuelva mañana)
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Ejemplo de una planificación diaria
Lunes
Hora Actividad
8:00 Reunión de ventas. Presentación de resultados y de planificación del mes
9:00
9:30
Contactos telefónicos
10:00 Cita con Cliente JJ.
11:00 Cliente MM
12:00 Almuerzo con Cliente KK
1:00
2:00 Personal
3:00 Toque en frío
4:00 Cita con LL
5:00 ClienteOO
¡Ah, pero eso es una agenda!, dirán ustedes. Pues sí. La administración del tiempo es
un concepto, una estrategia. Su implementación, la táctica, es la agenda. ¡Se
sorprenderían ustedes de conocer la cantidad de personal de ventas que trabajan sin
agendas de trabajo! Hacer esto último disminuye la eficiencia. Este es un ejemplo
básico, pero ilustra el concepto de administración de tiempo. Existen programas de
computadora diseñados específ
Administración del Territorio
Conviene definir Territorio de ventas: un territorio de ventas consiste en la cartera de
clientes de un vendedor . Generalmente se concibe el territorio como una zona
geográfica, pero según sea la organización del depto. de ventas así será el territorio. Si
la organización de ventas de la empresa es por tipo de clientes, un territorio de ventas
estará constituído por los clientes tipo A(ejemplo, clientes institucionales)
independientemente de su ubicación geográfica. Probablemente la movilización sea
mayor, pero así se determinó al momento de organizar el departamento. Si la
organización es por producto, entonces el territorio estará formado por un grupo de
clientes que compran un determinado producto, según vimos en la clase de organización
del departamento de ventas.
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Factores a considerar en la determinación de un territorio de ventas:
1. Número de vendedores disponibles ( ó en capacidad de contratar)
2. Cantidad de productos que se venden
3. Movilización necesaria para llegar a los clientes del territorio
4. Potencial de ventas de cada territorio (no deben ser iguales necesariamente, pero no
muy diferentes)
5. Esfuerzo de ventas necesario para cubrir el territorio y lograr la cuota asignada
6. Nivel de competencia del vendedor
7. Posicionamiento de la competencia en cada territorio
La distribución adecuada de los territorios de ventas es clave para el éxito de la gestión
de ventas. En innumerables ocasiones, la reestructuración de territorios ( bien hecha)
mejora el desempeño en ventas de manera significativa. Es importante tener en cuenta
que estos cambios deben realizarse luego de un análisis exhaustivo por parte de la
gerencia de ventas. Asignar territorios bien desarrollados y atendidos al vendedor
inadecuado (por perfil de personalidad ó nivel de competencia) es un error tan grande
como asignar al vendedor “estrella” a un territorio de bajo potencial. El establecimiento
de las relaciones personales entre el vendedor y el cliente es un elemento importante a
considerar al momento de pensar en cambios de territorios. Dependiendo de esta
relación, un cambio de territorio puede resultar ventajoso ó desastroso según sea el
grado de relación existente.