ADMINISTRACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO

4.1. Conceptos e Importancia del capital de Trabajo.

La importancia del capital de trabajo

Mantener la salud financiera de la organización no siempre es una tarea fácil. Al momento de determinar las políticas de ventas, producción, cobros y pagos, es importante tener en cuenta el capital de trabajo para mantener el equilibrio financiero.

El capital de trabajo es una de las cuestiones cruciales de la administración financiera de una organización. Si bien el concepto es muy reconocido entre los administradores, no siempre es tenido en cuenta al momento de definir el rumbo de la organización.

Empecemos definiendo al capital de trabajo cuantitativa y conceptualmente. El capital de trabajo está compuesto por los activos y pasivos corrientes de un ente. Se entiende como “corrientes” a todas las partidas que sean líquidas en un plazo menor a un año. Esto es:

• Activo corriente: efectivo, créditos a corto plazo, inversiones de corto plazo y bienes de cambio (mercaderías para vender).

• Pasivo corriente: todas aquellas obligaciones de corto plazo (proveedores, deudas bancarias, previsionales, impositivas).

En el plano cualitativo y conceptual, manteniendo la línea del párrafo anterior, podemos decir que el capital de trabajo es la cantidad de dinero que la empresa necesita para mantener su giro habitual: comprar, producir, vender, cobrar, una y otra vez. Finalmente, concluimos que el capital de trabajo neto, es la diferencia entre activos y pasivos corrientes.

Hasta aquí la contabilidad. Pero ¿para qué sirve calcularlo y considerarlo?

Al momento de determinar las políticas de ventas, producción, cobros y pagos, es importante tenerlo en cuenta para mantener el equilibrio financiero.

De esta forma, podríamos dar innumerable cantidad de ejemplos a modo de ilustración sobre la importancia en las finanzas de una empresa de decisiones de cobros, pagos, producción y compras.

Esencialmente, cada negocio tiene un giro y necesidad diferente. Mientras que hay mercados en los que se acostumbra otorgar descuentos a los clientes por pago de contado, hay otro mercados en los que se vende generalmente a plazo. Además, no todos los negocios funcionan iguales ni todas las organizaciones tienen la misma envergadura o el mismo poder de negociación.

Es por ello que no se pueden mencionar políticas ideales a modo de “principios de administración” para que todas las organizaciones sigan al pie de la letra y se auto-garanticen un eficiente manejo financiero.

No obstante ello, sí vamos a mencionar puntos sobre los cuales los administradores tienen que poner atención:

El poder de negociación con los proveedores y los clientes

Para entender cómo está posicionado uno en el mercado y hasta qué punto es saludable negociar y hasta cual no. Puede aprovecharse la Cruz de Porter para ello.

La cruz de Porter, Hace referencia al poder con que cuentan los proveedores de la industria para aumentar sus precios y ser menos concesivos.

Por lo general, mientras menor cantidad de proveedores existan, mayor será su poder de negociación, ya que al no haber tanta oferta de materias primas, éstos pueden fácilmente aumentar sus precios y ser menos concesivos.

Pero además de la cantidad de proveedores que existan en la industria, el poder de negociación de éstos también tiende a aumentar cuando:

Existen pocas materias primas sustitutas. El costo de cambiar de una materia prima a otra es alto. Las empresas realizan compras con poco volumen. El análisis del poder de negociación de los proveedores nos permite formular

estrategias destinadas a reducir su poder de negociación, y así lograr mejores condiciones o un mayor control sobre ellos.

Algunos ejemplos de estas estrategias son:

Adquirir a los proveedores. Producir las materias primas que uno necesita. Realizar alianzas estratégicas con los proveedores que permitan, por ejemplo,

Reducir los costos de ambas partes.

Políticas de mercado

Nunca hay que perder de vista a la competencia. En lo que a Finanzas respecta, el precio y las formas de pago de nuestros competidores tienen que ser seguidas de cerca. Por ejemplo, si el competidor comienza a ofrecer plazos largos o descuentos, es importante empezar a considerar iguales políticas (siempre y cuando el cliente lo perciba como valor agregado). Para mencionar un ejemplo más: si el mercado tiene como uso y costumbre otorgar descuentos, nuestra

organización no puede no hacerlo y pretender no perder clientes. Trabajar estrechamente con el área comercial es un deber y no debe ser una lucha entre poderes, toda vez que modificar políticas de esta índole impacta fuertemente en las finanzas y tiene que preverse de la mejor forma posible.

Prestar menos atención al estado de resultados y más atención al cash flow y a las cuentas por cobrar

Suele suceder que en un momento de crecimiento, las ventas comienzan a incrementarse y junto con ella las expectativas de más ventas, lo que genera más compras y por ende más deudas. Es por ello que no hay que perder de vista que, financieramente, las ventas se perciben cuando se cobran. Erróneamente, muchos solamente miran el estado de resultados, el cual mostrará solamente las ventas realizadas, pero no necesariamente cobradas. Si no cobramos las ventas, ¿con qué dinero pagamos las compras?

Financiamiento del capital de trabajo

Es usual ver en las carteleras de los bancos la frase “Préstamos para financiamiento de capital de trabajo”, pero ¡cuidado! Independientemente del costo financiero que pueda tener, es importante destacar que es lógico y saludable para las finanzas de una organización pedir préstamos para comprar materia prima o mercaderías de reventa, para luego producir y vender.

Pero, y especialmente en momentos de crecimiento de las ventas, se suele abusar del préstamo bancario de corto plazo, generando situaciones de extrema fragilidad financiera, lo que puede empezar a repercutir severamente en el negocio.

Presupuestar y definir el plazo en el cual se cobrará el dinero suficiente para poder pagar el préstamo es fundamental para no caer en descalces en los cuales la empresa todavía no se haya hecho del dinero (aunque quizás sí efectuó las ventas) para pagar el préstamo.

Presupuestar

No importa la inflación, no importa la incertidumbre, no hay excusas. Presupuestar es una actividad que excede a la Administración Financiera, y obliga a conectarse con las otras áreas. Definir conjuntamente el presupuesto, los objetivos, las variables de incertidumbre, asignar valores a esas variables en base a criterios lógicos, facilitará a la organización poder previsionar posibles escenarios desfavorables.

Recordar: adivinar el futuro es imposible, pero previsionar es posible y ejercitar la capacidad de previsión y detectar puntos débiles de la organización es una necesidad.

Políticas de Inversión

Sin entrar en el debate sobre cuál es la mejor opción para invertir excedentes de corto plazo, lo importante es encontrar el mejor equilibrio entre rentabilidad (ejemplo: el interés de un plazo fijo) y disponibilidad.

Hasta aquí, hemos expuesto las más importantes consideraciones sobre el Capital de Trabajo y su administración. Insistimos en la importancia de la presupuestación, en la búsqueda de diferentes opciones de financiación y también diferentes opciones de inversión. Pero independientemente de ello, es indiscutible que cualquier ejercicio de análisis financiero se realiza con objetividad, partiendo de números claros y seguros, teniendo en cuenta la naturaleza de la actividad y en vistas al futuro de la organización, la cual siempre hay que preservar.

Técnicas para analizar y gestionar el capital de trabajo.

Razones económico- financieras. Las razones financieras presentan una perspectiva amplia de la situación financiera en la empresa. Luego de ser interpretadas pueden precisar el grado de liquidez, de rentabilidad, la cobertura y todo lo que tenga que ver con su actividad.

El análisis de razones es la forma más usual de análisis financiero, pues ofrece las medidas relativas al funcionamiento de la empresa. Se utilizan un buen número de técnicas diferentes para juzgar determinados aspectos del funcionamiento corporativo; pero las razones financieras son las que se citan más a menudo.Existen diferentes clasificaciones de las razones financieras en dependencia del uso que se persigue con ellas; aunque todas tienen características comunes entre sí.

Las razones financieras se dividen en cuatro grupos básicos: Razones de liquidez y actividad Razones de endeudamiento De rentabilidad De cobertura o reserva

Dentro del primer grupo están:

Razones de liquidez: La liquidez de una organización es juzgada por la capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida que éstas vencen. La liquidez se refiere no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad para convertir en efectivo determinados activos y pasivos circulantes. Entre ellas se pueden citar:

a) Razón de extrema liquidez o Solvencia.

b) Capital Neto de Trabajo.c) Prueba Ácida.d) Razón de Tesorería.

Razones de actividad: Expresan el grado de aprovechamiento que la empresa da a sus recursos.

Rotación de InventarioPlazo Promedio de Cuentas por CobrarPlazo Promedio de InventarioRotación de Cuentas por CobrarRotación de Cuentas por PagarPlazo Promedio Cuentas por PagarRotación de Activo Fijo.

Razones de endeudamiento: Expresan la capacidad de la empresa para utilizar el dinero de terceros. Es decir, la situación de endeudamiento de la empresa indica el monto de dinero de terceros que se utiliza en el esfuerzo para generar utilidades. Mide el monto del total de activos aportados por los acreedores de la empresa.

Razones de rentabilidad: Expresan la capacidad de la empresa para generar utilidades tanto a partir de las ventas como a partir de la inversión. Permiten evaluar las ganancias de la empresa con respecto a un nivel dado de ventas, de activos o la inversión de los dueños. Se presta atención a la rentabilidad de la empresa porque para sobrevivir hay que producir utilidades.

Razones de cobertura: Este grupo de razones evalúa la capacidad de la empresa para cubrir determinados cargos fijos. Las relaciones de cobertura se relacionan más frecuentemente con los cargos fijos que resultan por las deudas de la empresa. Mientras más bajas sean estas razones, más riesgosa se considerará la empresa. Entre ellas se encuentran:- Veces que se ha ganado el interés- Cobertura total del pasivo- Razón de cobertura total

4.2. Financiamiento y Capital de Trabajo

Son aquellas relacionadas al capital de trabajo o financiamiento, desde la perspectiva de la micro y mediana empresa, la solidez financiera de sus negocios permite un desarrollo orientado a la rentabilidad mediante proporcionar una fuerte gestión estratégica de los recursos en función a financiamientos, inversiones, cuentas por cobrar, flujo de capital, entre otros.

Se consideran tres estrategias básicas las siguientes:

• La estrategia dinámica• La estrategia conservadora• Una relación de intercambio o alternativa de ambas.

1. Estrategia Dinámica de FinanciamientoRequiere que la Empresa financie sus necesidades estacionales con fondos a corto plazo, y sus necesidades permanentes con fondos a largo plazo. La solicitud de préstamos a corto plazo se adapta al requerimiento real de fondos.

Esto significa que la estrategia dinámica comprende un proceso de adecuación de los vencimientos de la deuda a la duración de cada una de las necesidades financieras de la Empresa.

2. Estrategia Conservadora de FinanciamientoLa estrategia conservadora de Financiamiento consistiría en financiar todos los fondos proyectados con fondos a largo plazo y el uso de un financiamiento a corto plazo en caso de una emergencia o un desembolso inesperado. Para algunos podría ser difícil imaginar la forma en que una estrategia así podría ser utilizada, ya que el uso de financiamiento a corto plazo, como cuentas por cobrar y pasivos acumulados, es prácticamente inevitable. Por ello en esta estrategia se tomaran en cuenta los financiamientos espontáneos a corto plazo que representan las cuentas por pagar y las acumulaciones.

Diferencia entre Estrategia Conservadora y Estrategia Dinámica.

A diferencia de la Estrategia dinámica, la conservadora requiere que la Empresa pague intereses sobre fondos no requeridos.

Por lo tanto el costo más bajo de la estrategia dinámica hace que resulte está más redituable que la conservadora; aquella sin embargo implica un riesgo mucho mayor. La mayoría de las Empresas consideran conveniente una relación alternativa entre los extremos que representan ambas estrategias.

3. Consideración Alternativa entre las dos estrategias.

La mayor parte de las organizaciones de negocios se vales de una estrategia alternativa que se halla en un punto intermedio entre la estrategia dinámica de altas utilidades y alto riesgo y la conservadora de bajas utilidades y bajo riesgo.

Estrategias de Financiamiento de una Empresa

Una de las razones por la que desarrollamos un plan de negocios, es obtener Financiamiento. Los inversionistas que serán sus futuros socios, querrán saber si ha pensado en todo. El plan de negocios le servirá de guía, para exponer sus

ideas de la manera más clara posible. Planear las Estrategias de Financiamiento de una Empresa, es un paso de suma importancia y utilidad.

Siga estos 3 pasos y estará en buen camino para desarrollar las estrategias de financiamiento de su empresa.

1. Sea claro y específico con sus objetivos: No, su objetivo no es solo obtener financiamiento. ¿Cuáles son los objetivos principales de su negocio? ¿Cómo el financiamiento le ayudará a cumplir esos objetivos?

Asegúrese de tener una buena idea - una imagen clara y detallada - acerca de su negocio. Una forma de lograr esto es regresar nuevamente a su plan de negocio e identificar los objetivos principales de la operación.

Seria grandioso, si pudiera crear un caso en cual necesite financiamiento; como se adapta con su estrategia de negocio. Estaría muy por delante de muchos propietarios de negocio que solo tienen una idea vaga.

2. Piense en que busca un prestamista: Un prestamista busca su propio beneficio, no le importa usted, solo quiere asegurar su inversión y la devolución de su dinero.

Cuando un prestamista se toma el tiempo para pensar acerca de su negocio (ya que es confuso), las oportunidades de financiamiento se reducen significativamente.

Recuerde: "las preguntas causan fatiga". Tómese el tiempo en su apretada agenda, para comprender que es lo que un prestamista y su aseguradora buscan para financiar una empresa. Cuando el prestamista tiene pocas preguntas, mayores son las posibilidades de tomar su bolígrafo, su chequera y expedir el cheque.

3. La presentación importa: Decía un inversionista que para él lo más importante es la presentación; no importa que tenga una excelente idea, si no esté presentable, nunca le dará el crédito.

Cuando llegue a solicitar el crédito, tome todos los conocimientos y tácticas de los pasos 1 y 2 y conviértalos en una presentación clara y concisa.

Además de ser claro, sea honesto con la rentabilidad de su negocio para los próximos años. Aunque esto suena contraproducente, revelar completamente el rendimiento de su negocio, puede ayudarle a construir un caso preciso.

Cuide su vestimenta, zapatos limpios, ropa adecuada y una muy buena postura corporal.

Uno de los mayores problemas que aquejan a un dueño de negocio, es descubrir que su empresa necesita financiamiento, pero no está preparado para abordar el

tema. Si invierte tiempo en comprender completamente la situación financiera de su negocio, hace un buen análisis financiero, busca ayuda externa profesional y planea las estrategias de financiamiento de una empresa; estará preparado para encontrar el préstamo que necesita y hacer crecer su empresa.

4.3. Administración del efectivo:

Administración del efectivo, aspecto a considerar para la administración del capital de trabajo.

La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la administración del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de liquidez.

El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en cuenta de banco que posee la organización, que genera o recibe durante un período determinado, que se distingue por no producir ningún rendimiento y posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la empresa.

El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los beneficios y los costos de la liquidez.

La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los inventarios, las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de efectivo tales como:

1. Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones ordinarias.

2. Precautorio: Prevee los flujos de entrada y salida que se van a tener en la empresa.

3. Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.

4. Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria.

Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las siguientes estrategias o políticas básicas:

1. Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago.

2. Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento de existencias que puedan afectar las operaciones.

3. Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible, sin perder ventas futuras.

El impacto de la aplicación de estas políticas en el cumplimiento de los objetivos expuestos requiere del empleo de fórmulas y modelos que posibiliten la disponibilidad del efectivo en las operaciones, a través del empleo de:

1. Administración del ciclo de efectivo.2. Modelos económicos matemáticos.3. Administración del ciclo de efectivo

La administración del ciclo de efectivo es un elemento importante en la administración del capital de trabajo, al realizar un análisis del mismo se deben tener en cuenta tres aspectos fundamentales:

a) Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se utilizan para controlar el efectivo, establece la relación que existe entre los pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efectúa el cobro por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado Al analizar el ciclo de caja es conveniente tener en cuenta dos factores fundamentales: El Ciclo operativo y el Ciclo de pago.

El ciclo operativo no es más que una medida de tiempo que transcurre entre la compra de materias primas para producir los artículos y el cobro del efectivo como pago de la venta realizada; está conformado por dos elementos determinantes de la liquidez:

Ciclo de conversión de inventarios o Plazo promedio de inventarios. Ciclo de conversión de cuentas por cobrar o Plazo promedio de cuentas

por cobrar.

b) El ciclo de pago tiene en cuenta las salidas de efectivos que se generan en las empresas por conceptos de pago de compra de materias prima, mano de obra y otros, este se encuentra determinado por:

Ciclo de conversión de las cuentas por pagar o Plazo promedio de las cuentas por pagar

La combinación de ambos ciclos que da como resultado el ciclo de caja:

Ciclo de caja = Ciclo operativo – Ciclo de pago

Rotación de caja: Expresa el número de veces que rota realmente la caja de la empresa, tiene como objetivo central maximizar la ganancia a través del efectivo. Y se determina:

Rotación de caja = 360 / Ciclo de caja

Existe una relación inversa entre el ciclo de caja y la rotación de caja, cuando disminuye el ciclo la rotación aumenta, lo contrario también es válido, por tanto las empresas deben dirigir sus estrategias para lograr disminuir el ciclo de caja, pues de esta forma garantizan que las entradas de efectivo se produzcan más rápido; esto no indica que las entidades deban quedarse sin saldo en caja para operaciones, ya que existen una serie de razones por las cuales las se mantiene un saldo de efectivo mínimo en caja:

Ciclo operativo. Ciclo de caja. Incertidumbre en las entradas de efectivo. La cobertura o posición de crédito. El aprovechamiento de las oportunidades que brindan nuevos negocios.

Modelos económicos matemáticos para determinar el saldo óptimo de efectivo.

Para conocer el saldo óptimo de efectivo que se requiere se puede determinar mediante el cálculo del efectivo mínimo para operaciones o ciclo de caja mínimo para operaciones.

Este modelo brinda el nivel mínimo de efectivo que necesitan las empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:

Efectivo mínimo para operaciones = Desembolsos totales anuales / Rotación de caja

Estado de Flujo de Efectivo.

Para valorar la solvencia y evaluar la capacidad de generar flujos de efectivos positivos en períodos futuros para pagar dividendos y financiar el crecimiento de las empresas es necesario la confección del Estado de Flujo de Efectivo: el cual relaciona los ingresos y pagos de efectivo que se realiza en un período contable, además proporciona información acerca de las actividades de inversión y financiación.

El estado permite que la empresa realice diagnósticos relacionados con la capacidad que tiene la entidad de captar financiamiento externo; pone al

descubierto el destino que se le da al efectivo recibido en el período, brinda información acerca del crecimiento de la empresa, es decir si está creciendo, si se encuentra estancada o en recesión y destaca si la se destinan fondos obtenidos a corto plazo para colocarlos en inversiones de lenta recuperación.

Este estado debe ayudar a la empresa en la evaluación de aspectos como:

Evaluar la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivos positivos en períodos futuros.

Debe explicar las razones o las causas de las diferencias entre el valor de la utilidad neta y el flujo de efectivo relacionado con las operaciones.

Evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones y pagar dividendos.

Debe explicar tanto el efectivo como las transacciones de inversión y financiación que no hacen uso de efectivo durante el período analizado.

El objetivo principal del estado de flujo de efectivo es proporcionar información acerca de los ingresos y pagos de efectivo, así como de las actividades de financiación e inversión de la entidad.

Por actividades de operación: Este incluye los ingresos y los pagos de efectivos realizados por las operaciones.

Ingresos Pagos

Recaudo o cobros a clientes por ventas de mercancías y servicios prestados.

Pagos de mercancías y servicios prestados a proveedores, incluyendo pagos a empleados.

Intereses y dividendos recibidos. Pagos de intereses e impuestos.

Por actividades de inversión: Incluye aquellos ingresos y pagos que están relacionados con esta actividad.

Ingresos Pagos

Efectivo por ventas de inversiones o activos fijos.

Compra de inversiones o activos fijos.

Efectivo por cobro de valores sobre préstamos.

Valores anticipados a prestatarios.

Por actividades de financiación: Relaciona los ingresos y pagos de efectivo realizados por este concepto.

Ingresos Pagos

Efectivo producto de préstamos obtenidos a corto y largo plazo.

Pagos de valores prestados (excluye intereses)

Efectivo recibido por propietarios. Pagos a propietarios como dividendos en efectivo.

Los ingresos y pagos de intereses se clasifican como actividades de operación para reflejar el efecto que tendrían en el efectivo aquellas transacciones que se incluyen en la determinación de la utilidad neta; mientras los pagos de dividendos al no intervenir en este cálculo se consideran actividades de financiación.

Los equivalentes de efectivo que son inversiones de alta liquidez a corto plazo, conformados por fondos monetarios de inversión, papeles comerciales y bonos de tesorería, así como el dinero que esté depositado en cuenta bancaria no son considerados como ingresos y pagos de efectivo.

La diferencia entre los ingresos y pagos de efectivo de cada uno de estos flujos dará un resultado negativo o positivo.

Si es positivo el resultado se expresará: Flujo de efectivo proveniente de las actividades de operaciones, inversión o financiación. Si el resultado es negativo se expresará: Flujo de efectivo utilizado en las actividades de operaciones, inversión o financiación.

La sumatoria de los resultados de estos flujos de efectivo muestran la variación del efectivo en el período que se analiza; este se conoce como Flujo neto de efectivo.

Para la confección de un estado de flujo de efectivo es necesario:

Balance General del período actual y el período anterior. Estado de Resultado del período actual.

Enfoques básicos para la preparación del estado de flujo de efectivo:

a) Base de caja: este enfoque resume los resultados de operación en términos de ingresos y pagos de efectivo (método directo); permite calcular los flujos de efectivo provenientes de las operaciones convirtiendo los valores del estado de resultado para ingresos, costo de mercancías vendidas y gastos de la base de causación a la base de caja, ajustando las partidas del estado de resultado por los cambios que han sufrido las cuentas del balance general relacionadas.

b) Base de causación: resume los resultados de operaciones en términos de ingresos ganados o gastos incurridos.

Existe un método alternativo que es el Método Indirecto, se utiliza para preparar el flujo de efectivo proveniente de las operaciones, este parte de las utilidades netas del período y se realizan todos los ajustes necesarios para convertir esta cifra al flujo de efectivo neto proveniente de las operaciones.

Importancia del flujo de efectivo proveniente de las operaciones.

Es necesario que las empresas sean capaces de generar flujos de efectivo positivos provenientes de las operaciones que garanticen que la empresa sobreviva, pues si los flujos generados son negativos no podrá obtener efectivo de forma indefinida de otras fuentes, ya que la capacidad de obtener efectivo a través de las actividades de financiación dependen en gran medida de la capacidad que tenga la empresa de generar flujos de efectivo de las actividades de operaciones, además esta situación desestimula a los inversionistas cuando van a invertir.

Para la preparación del estado de flujo de efectivo proveniente de las operaciones es necesario tener en cuenta los efectos que causan en el efectivo los ingresos y pagos relacionados anteriormente, así como las variaciones de las cuentas y la conversión de los ingresos y gastos de base de causación a la base de caja, haciendo uso de las siguientes ecuaciones:

Efectivo recibido de clientes:Ventas Netas + disminución en cuentas por cobrar – aumentos en cuentas por cobrar

Intereses y dividendos recibidos:Ingresos por intereses + disminución en intereses por cobrar – aumento en intereses pro cobrar

Pagos a proveedores de mercancías:Costo de ventas + aumento de inventarios – disminución de inventario

Pagos de gastos:Gastos de operaciones – depreciación y otros + aumento en pagos anticipados gastos que no hacen – disminución en pagos anticipados uso de efectivo

Pagos de intereses:Gastos de interés + disminución en intereses por pagar – aumento en intereses por pagar

Pagos de impuestos:Gastos de impuestos + disminución en impuestos por pagar – aumento en impuestos por pagar

Existen ciertas diferencias entre la utilidad neta y el flujo neto proveniente de operaciones tales como:

Los gastos que no hacen uso de efectivo tales como la depreciación y la amortización de activos intangibles, no afectan al flujo de efectivo neto pero si a la utilidad neta.

Las diferencias de tiempo que existen entre el reconocimiento de los ingresos y los gastos y la ocurrencia del flujo de efectivo.

Las ganancias y las pérdidas no operacionales intervienen en la determinación de la utilidad neta, pero el flujo de efectivo relacionado se clasifica como una actividad de financiación, no como una actividad operacional.Preparación del Flujo de efectivo proveniente de las actividades de financiamiento y de inversiones.

Para calcular los flujos provenientes de esta actividades se pueden examinar los asientos de las cuentas de activos y pasivos relacionadas, junto con cualquier ganancia o pérdida que se relacione y muestre el estado de resultado; además si dentro de estas actividades tienen lugar operaciones que no hacen uso de efectivo se deben relacionar las mismas en un informe suplementario, que acompañará el estado de flujo de efectivo.

4.4. Administración de cuentas por cobrar

Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayoría de las empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.

Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una cuenta abierta

Políticas de créditoLa política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo

ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.

Estándares de créditoLos estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias, periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.

Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.

Gastos de oficinaSi los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede. Los estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos crédito y por ende los costos disminuyen.

Inversión de cuentas por cobrarHay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estándares por ende deben disminuir.

Entonces se tiene que los estándares de crédito más flexibles dan como resultado costos de manejos más altos y las restricciones en los estándares dan como resultado costos menores de manejo.

La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos

Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los estándares de crédito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que están íntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la empresa haga más flexibles sus estándares de crédito teniendo como resultado un promedio un mayor número de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las condiciones de crédito se hacen menos flexibles, se da crédito a pocos individuos

realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminución en el número de ventas.

En conclusión se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los estándares de crédito se hacen más rigurosos.

Estimación de cuentas incobrablesOtra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.

Volumen de ventasComo se denoto en párrafos anteriores, a medida que los estándares de crédito se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.

Evaluación de estándares de créditoPara determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por cobrar.

Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrarEl costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.

Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.

Promedio de C x C = Ventas anuales a crédito / Rotación de cuentas por cobrar

Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.

Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el programa propuesto y el actual.

La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de crédito.

Toma de decisionesPara decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito, deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.

Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben mantenerse sin modificar los que se tienen en ese momento aplicados dentro de la empresa.

Cuando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se acerca a las diferentes empresas que le puedan proveer crédito, por ello es importante tener una buena historia crediticia, ya que esta es la clave para la evaluación que hace el departamento de crédito de la empresa proveedora

Continuando con el estudio que se está realizando de la administración efectiva y eficiente de las cuentas por cobrar y aplicando las herramientas que ya se han descrito, se hará un esbozo de las premisas que aplican las empresas para otorgar crédito a sus clientes.

Una vez que la empresa ha fijado sus estándares de crédito, deben establecerse procedimientos para evaluar a los solicitantes de crédito. A menudo la empresa debe determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el crédito, sino también calcular el monto por el cual éste pueda responder.

Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una línea de crédito, estipulando el monto máximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera. Las líneas de crédito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crédito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a crédito.

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa

Haciendo caso omiso de si el departamento de crédito de la empresa está evaluando los méritos para el crédito de un cliente que desee hacer una transacción específica o de un cliente regular para establecer una línea de crédito, los procedimientos básicos son los mismos, la única diferencia es la minuciosidad del análisis.

Una empresa obraría con poca prudencia al gastar más dinero del monto que adquieren sus clientes para otorgarle un crédito. Los dos pasos básicos en el proceso de la investigación del crédito son obtener información de crédito y analizar la información para tomar la decisión del crédito.

Obtención de la información de créditoCuando un cliente que desee obtener crédito se acerca a una empresa , normalmente el departamento de crédito da comienzo a un proceso de evaluación del crédito pidiéndole al solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita información financiera y crediticia junto con referencias de crédito. Trabajando con base en la solicitud de crédito, la empresa obtiene entonces información adicional del crédito de otras fuentes.

Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya tiene su información histórica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes externas principales de información crediticia es la brindada por los estados financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de información crediticia, la verificación bancaria y la consulta de otros proveedores.

Estados FinancierosPidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos años, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de éste, su liquidez, rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administración financiera total.

La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de crédito.

Oficinas de intercambio de referenciasLas empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas de intercambio de referencias, que es una red que cambia información crediticia con base en reciprocidad. Accediendo a suministrar información crediticia a esta oficina de créditos acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar información a la oficina de créditos relacionada con clientes en perspectiva.

Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de información crediticia más qué analíticos son acerca de casos definidos. Comúnmente se cobran honorarios por cada solicitud.

El objetivo general con respecto a la administración de cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio

Bolsas directas de información crediticiaOtra manera de obtener información crediticia puede ser por intermedio de asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociación industrial mantiene cierta información crediticia a disposición de todos sus miembros.

Verificación bancariaPuede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de información que se obtiene probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecución. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la empresa.

Otros proveedoresEste consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.

Análisis de la información de créditoLos estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar. Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crédito que la empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago.

Para clientes que solicitan créditos grandes o líneas de crédito, debe hacerse un análisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los estados financieros de ésta. Una comparación cíclica de razones similares en años diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.

Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluación de crédito a la medida de sus propios estándares de crédito. No hay procedimientos establecidos, pero la empresa debe encajar su análisis a sus necesidades. Esto da una sensación de confianza que se están tomando los tipos de riesgos de crédito deseados.

Una de las principales contribuciones en la decisión final del crédito es el juicio subjetivo del analista financiero acerca de los méritos que tenga una empresa para el crédito. Para determinar los méritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.

Basado en su propia interpretación subjetiva de los estándares de crédito de la empresa, puede entonces tomar una decisión final acerca de si se debe conceder el crédito al solicitante y probablemente el monto de éste. Muy a menudo estas decisiones nos la toma una sola persona, sino un comité de revisión de créditos.

Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pago que se estipulan para todos los clientes a crédito.

Condiciones de créditoLas condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

Nivel óptimoLa empresa debe determinar cuál es el nivel óptimo de gastos de cobro desde el punto de vista costo-beneficio.

Descuentos por pronto pagoCuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.

También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más

oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.

La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.

Periodo de descuento por pronto pagoEl efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro.

Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.

Periodo de créditoLos cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.

Políticas de cobro

Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables.

Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación. Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.

El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades. Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así las ventas de la empresa.

La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobroNormalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.

Cartas: Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.

Llamadas telefónicas: Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.

Utilización de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho menor del que espera recibir.

Procedimiento legal: Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.

Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.

Así terminamos este ciclo de la administración de las cuentas por cobrar, que como ya se explicó en los anteriores artículos es de gran importancia para la empresa y para los responsables del área financiera y contable.

4.5. Administración de Inventarios

La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización.

INTRODUCCIÓN

Adicionalmente, el inventario es uno de los activos más grandes existentes en una empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el estado de resultados: En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancías disponibles para la venta, determinándose el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo tanto físico como contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del

periodo de su actividad, un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

Dada la importancia de los inventarios en el éxito económico de las empresas, es indispensable conocer de forma amplia aspectos relacionados con su administración, métodos de costeo y control, aspectos éstos que se esbozarán en la presente investigación.

Administración de Inventarios

Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se centra en cuatro (04) aspectos básicos:

Número de unidades que deberán producirse en un momento dado.En qué momento debe producirse el inventario.¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible.

El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos.

Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la

demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).

Peligro de obsolescencia.

La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:

Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y Minimizar la inversión en inventarios. Análisis del Inventario

Nivel Óptimo de Inventario

Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social.

Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles óptimos si se cumplen.

Nivel Óptimo de Inventario:

Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la empresa con la mínima inversión.

Existen diferentes áreas dentro de la empresa que tienen necesidades diferentes en cuanto al nivel de inventarios:

Al momento de fijar una política de inventarios en cuanto a su nivel óptimo, la empresa tendrá que tener en cuenta diversos factores:

Ritmo de los consumos: a través de la experiencia determinar cómo es el consumo de materia prima durante el año: Lineales: la producción se comporta siempre de la misma manera.

Estacionales: hay periodos donde la producción es baja y periodos donde es alta.

Combinados: la empresa tiene líneas de producción que se comportan de manera lineal, pero a la vez, cuenta con líneas de producción estacionales.

Impredecibles: la producción no se puede planear, pues depende de factores externos no controlables.

Capacidad de compras: Suficiencia de capital para financiar las compras.

Carácter perecedero de los artículos: La duración de los productos es fundamental para determinar el tiempo máximo que puede permanecer el inventario en bodega.

Tiempo de respuesta del proveedor:Abastecimiento instantáneo: Justo a TiempoAbastecimiento demorado: Niveles altosInstalaciones de almacenamiento: Dependiendo de la capacidad de las bodegas, se podrá mantener más o menos unidades en inventario. Alternativas:

Alquiler de bodegas.

Pactos con proveedores para suministros periódicos.

Suficiencia de capital para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.

Si la rotación es alta el costo de oportunidad es bajo. Si la rotación es baja el costo de oportunidad es alto.

Costos asociados a mantener el inventario: Manejo Seguros Depreciación Arriendos

Protección: Contra posible escasez del producto. Contra demanda intempestiva. Contra aumentos de precios.

Riesgos incluidos en los inventarios: Disminución de precios. Deterioro de los productos. Pérdidas accidentales y robos. Falta de demanda. Técnicas de Administración del Inventario

Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administración de inventarios, es tratar de equilibrar la inversión en inventarios y la demanda real del producto o servicio ofertado, de manera que se satisfagan de forma eficiente, las necesidades tanto a nivel empresarial como de los clientes. Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar métodos y técnicas de control de inventarios. A continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios:

DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN:Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en tránsito.

El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales, que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, una señal, papel, tarjeta, o una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, y las mismas indican, que debe hacerse un nuevo pedido, hasta las formas más sofisticadas como lo es llevar las existencias del inventario a través de programas de computadora.

Algunas herramientas de este control de inventarios son:

La requisición viajera: El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas.

Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias, éstos son:

Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.

Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.

EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.

Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.

CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:

En el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieran los inventarios y se inserten en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Una compañía puede reducir su producción en proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reducen los inventarios de éste tipo.

Costos del Inventario. Métodos de Costeo

Artículos idénticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En consecuencia, el problema a encarar, es el determinar qué costos son aplicables a los artículos que se han vendido y qué costos deben asignarse a los artículos que quedan en el inventario. La mayoría de los métodos aceptables para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al inventario se basan en hipótesis relativas a:

La corriente de las mercancías , por ejemplo, la hipótesis de que las mercancías se venden en el orden en que se compran o producen.

La corriente de los costos , por ejemplo, la hipótesis de que a las mercancías vendidas les son aplicables los costos más recientes, y que los costos más antiguos son aplicables a las mercancías en existencia.

A continuación se hace una breve reseña de los métodos para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al inventario:

1. Método de “Identificación Específica”

Premisa: Si los artículos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a compras u órdenes de producción específicas, pueden inventariarse a los costos que muestran las facturas o los registros de costos.

Este método exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con toda precisión y determinarse sus costos con exactitud. Si bien este método parece tener excelente fundamento lógico, a menudo su aplicación es imposible o impracticable.

2. Método “Precio de la última factura”

Con este método se usa el costo aplicable a la última operación de compra para valorar toda la cantidad del artículo que hay en el inventario.

Supongamos con fines ilustrativos, la siguiente información sobre el inventario inicial, las compras y el inventario final de la Empresa XYZ:

** Hay 200 unidades en el inventario final.

Según el método en estudio, se aplicaría el precio de Bs.F 1,30 a las 200 unidades del inventario final, es decir, el resultado es Bs.F. 260,00.

Si hay una rápida rotación física de las existencias en la operación normal del negocio y los artículos se venden aproximadamente en el mismo orden en que se adquieren, el precio de la última factura puede producir resultados bastante aproximados a los que se logran por el método de identificación específica, con mucho menos trabajo de oficina.

3. Método del Promedio Simple

Premisa: El promedio aritmético simple de los precios por unidad se determina sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras, y dividiendo el total así obtenido entre el número de compras más 1 (por el inventario inicial).

Usando los mismos datos del ejemplo anterior, el costo unitario medio simple y la valoración del inventario se calcularían como sigue:

Valuación del Inventario: 1,17 x 200 = Bs.F 234,00

Este método es ilógico, porque a los precios unitarios aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeñas se les da la misma ponderación en cálculo.

4. Método del Promedio Ponderado

Premisa: El costo de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de las unidades compradas más las del inventario inicial, determinándose un costo unitario medio ponderado.

Aplicando este método, al mismo ejemplo que venimos citando, produce una valuación que se calcula de la siguiente manera:

Costo total = Bs.F 940,00Total Unidades = 800Costo Unitario = 940 / 800 = 1,175Valuación del Inventario = 1,175 x 200 = Bs.F 235,00

Este método es teóricamente ilógico porque se basa en la hipótesis de que todas las ventas se efectúan proporcionalmente de todas las adquisiciones y que de los inventarios contendrán siempre algunas unidades de las compras más antiguas – supuestos que son contrarios al procedimiento ordinario de la compra – venta.

Como los costos determinados por este método son afectados tanto por las primeras compras como por las últimas compras del ejercicio, puede mediar un retraso considerable entre los costos de compra y las valuaciones del inventario. Así, en un mercado en alza, los costos medios ponderados por unidad serán inferiores a los costos corrientes, y en un mercado en baja, los costos medios ponderados excederán de los costos corrientes.

5. Método del Promedio Móvil o Movible

Puede usarse este método cuando se lleva un sistema de inventario perpetuo y se calculan nuevos costos unitarios medios después de cada compra. El costo de cada venta se determina con el promedio obtenido después de la última compra, y la valuación del inventario resultante es a base del costo unitario del promedio móvil.

Este método está sujeto a la misma objeción teórica aplicada al promedio ponderado. Hay implícito en este método el supuesto de que cada venta consiste en parte en mercancías de todas las compras precedentes, lo que es contrario al procedimiento general de la compra venta.

Continuando con el mismo caso de la Empresa XYZ, se muestra seguidamente la aplicación del método del promedio móvil ponderado o movible:

6. Método “Primero en entrar, primero en salir” (PEPS)

Este método se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artículos: se considera que la existencia de éstos corresponde a las últimas compras.

La hipótesis de que las existencias más antiguas son las que salen primero, concuerda generalmente con la política adecuada de manejas las mercancías. Aunque existen sus excepciones, por ejemplo: el primer carbón vaciado en la pila de una carbonería será el último que se venda.

Este método también se ha considerado conveniente porque produce una valuación del inventario más en concordancia con la tendencia de los precios; como el inventario se valora a los costos más recientes, los precios siguen la tendencia del mercado.

El método PEPS puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se lleven inventarios perpetuos; únicamente es necesario determinar los precios que muestran las facturas más recientes por cantidades suficientes para igualar el número de unidades del inventario.

Siguiendo con los datos de ejemplos anteriores, la siguiente tabla muestra la distribución del inventario de mercancías, valoradas a través del método PEPS:

7. Método “Último en entrar, primero en salir” (UEPS)

El método últimas entradas, primeras salidas depende de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final.

Al usar la expresión “último en entrar, primero en salir” no se hace referencia al supuesto concerniente al movimiento de los artículos, sino más bien al supuesto del movimiento de los costos.

Los defensores del método sostienen que durante los períodos o ejercicios de costos y precios cambiantes se producen estados de resultados más expresivos si se aplican los costos corrientes a las ventas, lográndose una mejor asociación de gastosa e ingresos.

El método se ilustra a través del siguiente ejemplo:

Supongamos que una compañía vende una unidad de artículo cada año. Al principio del primer ejercicio compro una unidad en Bs. F 1,00 y la marcó para ser vendida en Bs. F 1,50, considerando una utilidad bruta de Bs. F 0,50 (para cubrir gastos y obtener la ganancia deseada). Antes de hacer cualquier venta la compañía compro una segunda unidad en Bs. F 1,05 y elevó el precio de venta a Bs. F 1,55. Vendió una unidad en Bs. F 1,55.

Por el método PEPS la utilidad bruta se habría calculado de la siguiente manera:

Por el método UEPS la utilidad bruta se calcula así:

Control Interno de los Inventarios

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales de este sistema son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

Seguidamente se define cada una de estas funciones:

• PLANEAMIENTO:La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

• COMPRA U OBTENCIÓN:En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren y Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.

• RECEPCIÓN: Es responsable de las siguientes acciones:La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación de los materiales. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.

• ALMACENAJE:Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:

Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correctas. Facilitar el almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.

• PRODUCCIÓN:Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, el control interno de los inventarios, incluye en esta área lo siguiente:

La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.

Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios, puedan ser debidamente ajustados en los registros.

La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de control de producción.

• EMBARQUES:Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.

• CONTABILIDAD:Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice

Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

Comprar el inventario en cantidades económicas. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de

déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con

eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

4.6. Administración de cuentas por pagar:

Concepto de CréditoLas cuentas por cobrar representan el total del dinero que se adeuda a la empresa por concepto de ventas efectuadas a crédito. A fin de conservar los clientes actuales y atraer nuevos, la mayoría de las empresas manufactureras deben conceder créditos. Las cuentas por cobrar son activo circulante dominante

mantenido por la mayoría de las empresas, el administrador financiero tiene, por lo general, un control directo de éstas.

El crédito no constituye una transferencia definitiva, como en el caso del cambio, sino una cesión de las utilidades producidas por estos bienes, servicios o dinero durante un período de tiempo y representa un progreso en relación a aquél desde el punto de vista de la eficiencia. Jurídicamente, se analiza como un préstamo o como una venta a plazos. Desde este punto de vista, la esencia del crédito es la promesa formal de realizar el pago de unos intereses en una fecha futura, a cambio de la obtención de bienes, servicios o dinero.

Políticas de CréditoLas políticas de crédito consisten en establecer los lineamientos para determinar si se extiende el crédito a un cliente y por cuánto se le debe conceder. La empresa debe desarrollar las fuentes de información crediticia apropiadas y método de análisis de crédito.

Son los criterios para otorgar crédito a un cliente. El enfoque aquí es determinar qué tan restrictiva es la política general de la empresa. Comprender las variables fundamentales que deben considerarse cuando una empresa se proponga ampliar o restringir sus políticas de crédito proporcionará una idea general de los tipos de decisiones involucradas.

Las variables principales que deben tenerse en cuenta cuando se evalúan los cambios propuestos en las políticas de crédito son:

1. Volumen de Ventas: Se puede esperar que los cambios en las políticas de crédito proporcionen el volumen de las ventas. Si las políticas de crédito se amplían, se espera que las ventas se incrementen; si se restringen, las ventas disminuyen.

2. Inversión en las Cuentas por Cobrar: El mantener cuentas por cobrar implica un costo para la empresa. Tal costo es atribuible a las oportunidades no aprovechadas de percibir utilidades que resultan de los fondos congelados en las cuentas por cobrar. Por ello, cuanto mayor sea la inversión en las cuentas por cobrar de la empresa, tanto más alto será el costo de mantenerlas y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus políticas de crédito, el volumen de las cuentas por cobrar se incrementa, al igual que su costo de mantenimiento.

3. Gastos por Cuentas Incobrables: La probabilidad, o riesgo, de tener cuentas incobrables aumentan conforme se amplían las políticas de crédito. El incremento en las cuentas incobrables, asociado con la ampliación de las políticas de crédito, eleva el nivel de aquellas, además de producir un efectivo negativo sobre las utilidades. Los efectos contrarios en los gastos de las cuentas incobrables y las utilidades son el resultado de la restricción de las normas de crédito.

Políticas de Cobranza

Las políticas de cobranza de una empresa son los procedimientos para el cobro de las cuentas pendientes cuando éstas se vencen. La eficacia de ésta política puede evaluarse principalmente al observar el nivel de gastos por cuentas incobrables. Este nivel depende no solo de la política de cobranza sino también de las políticas empleadas en la extensión del crédito. Si se supone que el nivel de las cuentas incobrables atribuible a la política de crédito es relativamente constante, al incrementar los gastos de cobranza se pueden reducir las cuentas incobrables.

Dentro de los métodos más generalizados para evaluar las políticas de crédito y cobranza se encuentran el índice del periodo de cobranza promedio y la antigüedad de cuentas por cobrar.

Procedimiento de CobroAlgunos procedimientos que puede seguir la empresa para obtener el pago de las cuentas vencidas. Se puede enviar una carta o recordatorio a los clientes cuando han transcurrido diez días después de su vencimiento; puede usar una carta más amenazante, seguida por una llamada telefónica, si el pago no se recibe dentro de 30 días; y puede enviar la cuenta a una agencia de cobranza después de noventa días de su vencimiento.

El procedimiento de cobranza puede ser costoso debido a los gastos en los que se incurre y por la pérdida del crédito mercantil, pero se requiere por lo menos cierta firmeza para evitar una prolongación indebida del periodo de cobranza entre los costos y para reducir las pérdidas directas. Una vez más, debe obtenerse un equilibrio entre los costos y los beneficios al implantar diferentes políticas de cobranza.

Método de Evaluación de posición de Cuentas por Cobrar

Método de Plazo Medio de CobrosEl “plazo promedio de pago” puede compararse con las condiciones de crédito que la empresa ofrece en la actualidad. Luego puede evaluarse con los tiempos de las cuentas por pagar del solicitante, a fin de obtener una perspectiva mejor del comportamiento de los pagos. Previa a la decisión final de otorgamiento de crédito, es el juicio subjetivo de la solvencia de una empresa. La experiencia ayuda a determinar los aspectos no cuantificables de la calidad de las operaciones de una compañía.

Costo de IncobrabilidadLos cambios en el nivel de cuentas por cobrar como resultado de cambios en las normas de crédito surgen de dos factores: cambios en las ventas y cambios en las cobranzas. Las ventas crecientes producirán menores promedios en cuentas por cobrar. Cuando se amplían los términos crediticios, se otorga crédito a clientes con menor reputación crediticia, quienes quizá tardarán más en pagar sus deudas. Cuando se restringen los patrones, se concederá el otorgamiento de crédito a los clientes con mejor reputación y solvencia, quienes con seguridad, pagarán

oportunamente. El relajamiento de los patrones de crédito propicia clientes morosos y eleva el promedio de cuentas por cobrar; dado que el caso contrario significa un pago más rápido, se reduce dicho promedio.

Los cambios en las ventas, al igual que en la cobranza, producen mayores costos de mantenimiento para las cuentas por cobrar cuando se flexibilizan los patrones de crédito, y costos reducidos cuando se restringen. Tales reacciones ocurren también cuando se realizan cambios en las condiciones de crédito o los procedimientos de cobranza.

Una variable que se espera se vea afectada por cambios en las normas de crédito son los gastos por cuentas incobrables. La probabilidad (o riesgo) de adquirir una cuenta incobrable aumenta a medida que se suavizan las normas de crédito, y se reduce cuando estás se vuelven más estrictas.

Costo de Investigación y CobranzaLa eficacia de las políticas de cobranza puede evaluarse parcialmente considerando el nivel de gastos por cuentas incobrables. Dicho nivel depende no sólo de las políticas de cobro, sino de aquellas en las que se basa el otorgamiento de un crédito. Ya que el nivel de cuentas incobrables atribuible a las políticas de crédito puede suponerse relativamente constante, es de esperar que el aumento en los gastos de cobranza reduzcan las cuentas incobrables.

El incremento en los gastos de cobranza debe reducir el periodo promedio de cobro y los gastos por cuentas incobrables incrementando a su vez las utilidades. Sin embargo, esta estrategia puede provocar pérdida de ventas, además de mayores gastos de cobros, si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado elevado. Esto significa que si la empresa apremia en demasía a sus clientes para el pago de sus deudas, éstos pueden optar por realizar sus compras en otra parte.

La empresa debe cuidarse de no ser demasiado exigente en su gestión de cobranza. Si los pagos no se reciben a la fecha de vencimiento, debe esperar un lapso pertinente antes de iniciar los procedimientos legales de cobro. Por lo regular se emplean diversos procedimientos de cobranza.

A medida que una deuda se vence y envejece, la gestión de cobro se torna más personal y más exigente. Algunos procedimientos básicos pueden ser:

• Notificaciones por escrito.• Llamadas telefónicas.• Visitas personales.• Mediante agencias de cobranzas.• Recurso legal.

Descuentos por Pronto Pago

Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pagos estipulados para todos los clientes que operan a crédito. Para este efecto se utiliza, por lo general, una especie de clave, las condiciones de crédito se pueden indicar, por ejemplo, como 2/10 neto 30, lo cual significa que el comprador obtiene un descuento de 2% si paga dentro de los 10 días siguientes a la iniciación del periodo de crédito; si el cliente no aprovecha tal descuento por pronto pago, deberá pagar el monto total dentro de los 30 días siguientes al inicio del periodo citado. Las condiciones de crédito comprenden tres aspectos:

1) el descuento por pronto pago si se estipula (en este ejemplo, 2%), 2) el periodo de descuento por pronto pago (10 días en este caso), y 3) el periodo de crédito (30 días).

Los cambios en cualquier cláusula de las condiciones de crédito de la empresa pueden afectar su rentabilidad total. Las dificultades para determinar los resultados exactos de variaciones en el periodo de descuento son atribuibles directamente a dos factores que afectan el periodo promedio de cobranza. Cuando se aumenta el periodo de descuento ocurre un efecto positivo sobre las utilidades, porque muchas personas que en el pasado no aprovecharon la rebaja lo hacen ahora reduciendo así el periodo promedio de cobranza. Sin embargo, ocurre también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo de descuento, pues muchos clientes que ya utilizaban el descuento anterior, puede aún aprovechar el más reciente y pagar con demora, lo que incrementa el periodo de cobranza.

Evaluación de descuentos otorgados por pronto pagoCuando una empresa inicia o incrementa un descuento por pronto pago, se pueden esperar los cambios y efectos sobre las utilidades mostrados en la tabla siguiente:

El volumen de las ventas debe incrementarse, por si una empresa está dispuesta a pagar 10 días después, el precio por unidad disminuye. El efecto neto sobre la inversión en cuentas por cobrar es difícil de determinar pues los clientes que no aprovechan el descuento por pronto pago logran reducir la inversión en las cuentas por cobrar, mientras que las cuentas de los nuevos clientes incrementan esta inversión. Los gastos por cuentas incobrables disminuirán, ya que si más clientes, en promedio, pagarán más pronto la probabilidad de que no paguen en

absoluto decrecerá. Tanto el decremento en la inversión en cuentas por cobrar como el decremento en los gastos por cuentas incobrables, deben resultar en un incremento en las utilidades. El aspecto negativo de aumento en el descuento por pronto pago es un decremento en las utilidades por unidad, pues más clientes aprovecharán el descuento y pagarán los precios reducidos.El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es difícil de cuantificar, debido a la naturaleza de las fuerzas involucradas. El problema inherente al determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago, es directamente atribuible a los tres factores que afectan la inversión en cuentas por cobrar.

FactorajeEs aquella actividad en la que mediante contrato que celebre la empresa de factoraje financiero con sus clientes, personas morales o personas físicas, que realicen actividades empresariales, la primera adquiera de los segundos derechos de crédito relacionados con la proveeduría de bienes, de servicios o de ambos.

Es un servicio financiero especializado, que ofrece servicios con alto valor agregado tales como:

a) Custodia, administración y gestión de la cobranza.b) Evaluación crediticia de riesgo de compradores.c) Financiamiento (satisfacción de necesidades de liquidez inmediata o de

capital de trabajo para las empresas, por medio de la adquisición de sus derechos de crédito o de sus cuentas por cobrar o pagar).

Las operaciones de factoraje, se efectúan al amparo de un contrato de cesión de derechos o, en el caso de títulos de crédito, por medio del endoso.