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ADMINISTRACION DEL ADMINISTRACION DEL TIEMPOTIEMPO

A.E Marcel Cabrera AngelA.E Marcel Cabrera Angel

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Contenido temático Contenido temático IntroducciónIntroducción Tiempo de calidadTiempo de calidad Desperdiciadores de tiempoDesperdiciadores de tiempo Identificación de hábitos personales Identificación de hábitos personales Ejercicio IEjercicio I El valor económico del tiempo laborable personal El valor económico del tiempo laborable personal

Ejercicio IIEjercicio II El uso del tiempo El uso del tiempo Ejercicio IIIEjercicio III Administración de actividadesAdministración de actividades Poniendo prioridadesPoniendo prioridades Eficiencia en el trabajoEficiencia en el trabajo Como ocupar "tiempo muerto"Como ocupar "tiempo muerto" Resumen y conclusiones prácticasResumen y conclusiones prácticas Evaluación periódicaEvaluación periódica Retroalimentación Retroalimentación

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Metas generalesMetas generales

Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende Adquirir conciencia de que la administración del tiempo depende totalmente del control de los propios hábitos.totalmente del control de los propios hábitos.

Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo.Revisar y analizar diferentes metodologías de uso del tiempo.

Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.Revisar conceptos de correcta aplicación del uso del tiempo.

Identificar a través de instrumentos de auto evaluación, formas para Identificar a través de instrumentos de auto evaluación, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente.mejorar el uso del tiempo que hacen actualmente.

Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso del tiempo.controlar el uso del tiempo.

Introducción Introducción

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Al finalizar deberíamos … Al finalizar deberíamos …

Reaccionar en situaciones que implican riesgo de mal uso del Reaccionar en situaciones que implican riesgo de mal uso del tiempo.tiempo.

Identificar con precisión las causas particulares de desperdicio Identificar con precisión las causas particulares de desperdicio del tiempo.del tiempo.

Elaborar listas de prioridades.Elaborar listas de prioridades.

Distinguir efectivamente la diferencia entre acciones Distinguir efectivamente la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.importantes y acciones urgentes.

Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender acciones correctivas.emprender acciones correctivas.

Introducción Introducción

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Introducción Introducción

Administración:Administración:Dar un uso óptimo a los recursos Dar un uso óptimo a los recursos

Tiempo: Tiempo: Lo que permite que las cosasLo que permite que las cosasno ocurran simultáneamente no ocurran simultáneamente

Es la magnitud física que Es la magnitud física que mide la duración o separación de mide la duración o separación de las cosas sujetas a cambiolas cosas sujetas a cambio

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Características del tiempoCaracterísticas del tiempo El más El más importanteimportante de los recursos. de los recursos. El recurso más El recurso más equitativoequitativo: todos tenemos el mismo.: todos tenemos el mismo. Un recurso Un recurso limitado y caducolimitado y caduco: : hagamos lo que hagamos se nos hagamos lo que hagamos se nos

acaba.acaba. Recurso Recurso inflexibleinflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El más El más indispensableindispensable de los recursos: de los recursos: ninguna acción humana ninguna acción humana

puede realizarse sin tiempo.puede realizarse sin tiempo. Recurso Recurso insustituibleinsustituible.. Recurso Recurso inexorableinexorable: no lo podemos variar. : no lo podemos variar. Lo más que podemos Lo más que podemos

hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. Recurso Recurso ParadójicoParadójico: Todos disponemos de : Todos disponemos de TodoTodo el tiempo del el tiempo del

mundo. mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.no tenerlo.

Recurso Recurso incontrolableincontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, : Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.pero no el tiempo.

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Administración del tiempoAdministración del tiempo

Hacer que sirva para el beneficio de las Hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. personas y de las sociedades.

Como el tiempo no existe en sí, la Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.sustraiga al tiempo.

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Tiempo de calidadTiempo de calidad

Un aprovechamiento adecuado del tiempo Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. su descanso.

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MitosMitos El mito de la actividad: El mito de la actividad:

llenarse de trabajollenarse de trabajo

El mito del hombre equipo: El mito del hombre equipo: el putas … el putas …

El mito de la decisión aplazada:El mito de la decisión aplazada:

aún no podemos hacer eso … aún no podemos hacer eso …

El mito del indispensable:El mito del indispensable: se centra el interés en trabajar más, en vez de se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo:El mito de ahorrar tiempo: nos lleva a repetir cosas que salieron mal …. nos lleva a repetir cosas que salieron mal ….

El mito de trabajar contra el tiempo:El mito de trabajar contra el tiempo: la presión es buena … la presión es buena …

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Desperdiciadores de tiempoDesperdiciadores de tiempo

Es cualquier cosa que impida que Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos.una persona alcance sus objetivos.

Externos: Externos: provocados por otrasprovocados por otraspersonas, factorespersonas, factores

Internos: Internos: provocados por nosotrosprovocados por nosotrosmismos.mismos.

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Desperdiciadores de tiempo Desperdiciadores de tiempo externosexternos

Excesivo flujo de papelesExcesivo flujo de papeles TeléfonoTeléfono Chat / InternetChat / Internet TelevisiónTelevisión VisitasVisitas ReunionesReuniones Fallas de comunicaciónFallas de comunicación Políticas y procedimientos.Políticas y procedimientos. Falta o exceso de informaciónFalta o exceso de información DormirDormir

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Posibles solucionesPosibles soluciones

Excesivo flujo de papelesExcesivo flujo de papeles TeléfonoTeléfono Chat / InternetChat / Internet TelevisiónTelevisión VisitasVisitas ReunionesReuniones Fallas de comunicaciónFallas de comunicación Políticas y procedimientos.Políticas y procedimientos. Falta o exceso de informaciónFalta o exceso de información

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Ejercicio IEjercicio I

ProblemasProblemas

1. Elabore dos listas identificando sus propios “enemigos del tiempo”,1. Elabore dos listas identificando sus propios “enemigos del tiempo”,destacando los cinco principales. Una de los enemigos externos y destacando los cinco principales. Una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.otra lista de los enemigos internos.

2. Jerarquice por orden de ‘peligrosidad’. 2. Jerarquice por orden de ‘peligrosidad’. (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad). (1 poca gravedad, 5 máxima gravedad).

SolucionesSolucionesHaga dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de losHaga dos listas más, escribiendo soluciones de cada uno de losproblemas en la lista anterior.problemas en la lista anterior.

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El valor económico del tiempo El valor económico del tiempo laborable personallaborable personal

Todas las empresas manejan sus finanzas Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar, a través de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de fabricar, tiempo de comprar, tiempo de vender...tiempo de vender...

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Ejercicio IIEjercicio II

1.1. Anote en una tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus Anote en una tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio), desde que inicia sus actividades hasta que se va a descansar, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, actividades hasta que se va a descansar, incluyendo ir al baño, llamar por teléfono a la mamá, etc. Así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.etc. Así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.

2.2. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables, “B” para las necesarias y “C” para las deseables. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan para las deseables. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer a resultados que la empresa espera, por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas citas, reportes, etc. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, actividades necesarias como ir al baño, verificar mi equipo y herramientas, analizar recursos, revisar agenda, etc. Por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no revisar agenda, etc. Por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarrillo y pensar “qué ocupado estoy”, hablar de afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarrillo y pensar “qué ocupado estoy”, hablar de la última novela, hablar con la novia o novio, conversar con los compañeros de cualquier tema, la última novela, hablar con la novia o novio, conversar con los compañeros de cualquier tema, etc.etc.

3.3. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de días trabajados para sacar el Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de días trabajados para sacar el estimado de sueldo diario. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así estimado de sueldo diario. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, así mismo puede dividir este último resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.mismo puede dividir este último resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto.

4.4. Ahora bien, como la empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las Ahora bien, como la empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado será lo que realmente usted debería ganar.resultado será lo que realmente usted debería ganar.

5.5. Analice el resultado frente a la columna ‘C’ y compare cuanto tiempo malgasta la Empresa en Analice el resultado frente a la columna ‘C’ y compare cuanto tiempo malgasta la Empresa en nosotros. (Sea honesto. Sólo usted verá este documento.)nosotros. (Sea honesto. Sólo usted verá este documento.)

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El uso del tiempoEl uso del tiempo

Auto análisis del tiempoAuto análisis del tiempo

Ejercicio IIIEjercicio III

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Administración de actividadesAdministración de actividades

Planear las actividadesPlanear las actividades

Diseño de ObjetivosDiseño de Objetivos

Planes de contingencia.Planes de contingencia.

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Administración de actividadesAdministración de actividades

Puedo realizar una planificación eficaz si:Puedo realizar una planificación eficaz si: Reviso mis metas y establezco tareas diarias Reviso mis metas y establezco tareas diarias

específicas.específicas. Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. Organizo mis tareas por orden de prioridad.Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Para establecer mis metas de una manera adecuada es Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:necesario que:

Estén en línea con mis valores.Estén en línea con mis valores. Sean de tiempo definido.Sean de tiempo definido. Estén definidas clara y específicamente.Estén definidas clara y específicamente. Sean completamente mías.Sean completamente mías. Sean realistas.Sean realistas.

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Administración de actividadesAdministración de actividades

Establecer fechas de seguimientoEstablecer fechas de seguimiento

Realizar las actividades planeadas sin Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivosdescuidar los objetivos

El beneficio de la planificaciónEl beneficio de la planificación El principio de ParetoEl principio de Pareto

Eficiencia vs. efectividadEficiencia vs. efectividad

2020

Administración de actividadesAdministración de actividades

Aspectos importantes a considerarAspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato Cuidar más la efectividad que la eficiencia. Concentrarse en tareas más nobles, es decir, en las que con

menores esfuerzos se producen mayores resultados. No confundir el manejo de problemas con solución de

problemas Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del

trabajo

2121

Poniendo prioridadesPoniendo prioridades Como planear el día? Agenda!!Como planear el día? Agenda!!

La lista diariaLa lista diaria

El consejo de El consejo de Charles M. SchwabCharles M. Schwab

Reflexión:Reflexión:

La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrón de tiempo. Ese tiempo ya está asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar una charla …

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Eficiencia en el trabajoEficiencia en el trabajo

Efectividad de tiempo en el trabajoEfectividad de tiempo en el trabajo

Arreglo de los espacios de trabajoArreglo de los espacios de trabajo

InterrupcionesInterrupciones

2323

Como ocupar tiempo muertoComo ocupar tiempo muerto

En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.esperando o no totalmente ocupado.

Que cosas son tiempo muerto? Que cosas son tiempo muerto?

EjemploEjemplo Que hace cuando espera en una fila?Que hace cuando espera en una fila?

2424

Resumen y conclusiones Resumen y conclusiones prácticasprácticas

En resumenEn resumen

Casi todas las personas tienen el potencial de Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. ahorrarse de cinco a diez horas a la semana.

Para hacerlo se requiere disciplina y Para hacerlo se requiere disciplina y dedicación a algunos principios básicos.dedicación a algunos principios básicos.

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Resumen y conclusiones Resumen y conclusiones prácticasprácticas

Resumen escrito de aprendizajeResumen escrito de aprendizaje

Ahora, le puede ayudar escribir un resumen o Ahora, le puede ayudar escribir un resumen o reflexión personalreflexión personal

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Conclusiones prácticasConclusiones prácticas

El tiempo es un recurso no renovable. No El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.se puede recuperar el tiempo perdido.

Para mejorar la administración de su Para mejorar la administración de su tiempo, empiece descubriendo en qué y tiempo, empiece descubriendo en qué y cómo lo está gastando actualmente.cómo lo está gastando actualmente.

El mejor generador de tiempo es la buena El mejor generador de tiempo es la buena administración. administración.

Cada hora invertida planificando ahorra Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. varias horas en la realización.

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Evaluación periódicaEvaluación periódica

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