Administracion documental
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL
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Ley 594 julio 14 de 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
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ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporteMaterial, acumulados en un proceso natural por una persona o Entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, Conservados respetando aquel orden para servir como testimonioE información a la persona o institución que los produce y aLos ciudadanos, o como fuentes de la historia
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Registro de información recibida o producida por unaEntidad o persona en razón de sus funciones o de Sus actividades que tiene valor:AdministrativoFiscalLegalCientíficoEconómicoHistóricoCulturalTécnico
DOCUMENTO
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ARCHIVO PUBLICO:
Pertenecientes a entidades oficiales y los que se derivan de laPrestación de un servicio público por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO
Por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
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PRINCIPIOSGENERALESDE LAFUNCIÓNARCHIVISTICA
1. Fines de los archivos2. Importancia de los archivos3. Institucionalidad e instrumentalidad4. Responsabilidad5. Dirección y coordinación 6. Administración y acceso7. Racionalidad8. Modernización9. Función de los archivos10. Manejo y aprovechamiento de los archivos.11. Interpretación
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Conjunto de instituciones articuladas entre sí, que posibilitanLa homogenización y normalización de los procesosArchivísticos, promueven el desarrollo de los centros deInformación, salvaguarda el patrimonio documental y el Acceso de los ciudadanos a la información y documentación.
Archivo General de la Nación. Orientador y coordinadorArchivos de entidades del estado, diferentes nivelesArchivos privadosDe acuerdo a planes y políticas de Mincultura
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CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
JURISDICCIÓN YCOMPETENCIA
Archivo General de la NaciónArchivo General del DepartamentoArchivo General del MunicipioArchivo General del Distrito
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ARCHIVOS
TERRITORIALES
Archivos de:Entidades de orden nacionalEntidades de orden departamentalEntidades de orden distritalEntidades de orden metropolitanoEntidades de orden municipalEntidades de orden localNuevas entidades territoriales que se Creen por ley.Territorios indígenas, que se crearánCuando la ley los desarrolle.
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ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
Archivos de:La Rama EjecutivaLa Rama LegislativaLa Rama JudicialLos Organismos de ControlLos Organismos Autónomos
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OBLIGATORIEDAD
•CREAR LOS ANTERIORES ARCHIVOS. Art. 10.
*El estado está obligado a: la creación organización, preservación control
Procedencia orden original
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SERVIDORES PUBLICOS
Al desvincularse debe entregar los Archivos debidamente inventariados.
Velar por la integridad, autenticidad Veracidad y fidelidad de la información,Responsables de la organización yConservación y de la prestación de losServicios archivísticos.
Rigurosa ética profesional C.P. Art. 15, Valores de la sociedad que les confíaEsta misión.
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PROCESOS ARCHIVISTICOS
Producción O recepción
Distribución
Consulta
Organización
Recuperación
Disposición final
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SALIDA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOSADMINISTRATIVOS
Motivos legales,Salida temporal,Entidades delEstado.
DOCUMENTOSHISTORICOS
Medidas: integridad,Seguridad, reintegro,Conservación.•Motivos legales•Procesos técnicos•Exposiciones
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LEY 527 Agosto 18 de 1999
Se reglamenta el acceso y uso de losMensajes de datos
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APLICACIONA todo tipo de información en forma de Mensaje de datos, salvo:
Obligaciones del Estado por Convenios o tratados internacionales
Advertencias escritas que por disposiciónLegal deban ir impresas, por el riesgo queImplica su comercialización o uso.
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MENSAJE DE DATOS
La información generada, enviada, recibida,Almacenada, comunicada por medios electrónicosÓpticos o similares, como pudieran ser, elIntercambio electrónico de datos, (EDI), internet, Correo electrónico, telegrama, télex, telefax.
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FIRMA DIGITAL
Valor numérico adherido al mensaje de datos, Vinculado a la clave del iniciador y al texto.
Atributos para que sea válida como firmaManuscrita:
•Es única a la persona que la usa•Es susceptible de ser verificada•Está bajo el control exclusivo de quien la usa•Esta ligada a la información o mensaje, si éstos son cambiados la firma se invalida* Conforme a las reglamentaciones del Gobierno.
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ENTIDADES DE CERTIFICACIONPersonas jurídicas
Públicas Privadas
Cámaras de Comercio
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
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ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS DE GESTION
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ORDENACION DOCUMENTAL
Ubicación física de los documentos dentro De las respectivas series y unidadesDocumentales en el orden previamenteEstablecido.
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1. Apertura de series documentales.
2. Organización del archivo de gestión
3. Ordenación de series, expedientes y tipos
documentales.
La codificación de las series la coloca la Empresa de acuerdo a la organización.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
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220.05 INFORMES220.0501 Informe de Gestión220.0502 Informe institucionalInforme institucional 2001Informe institucional 2002220.0504 Informe de ActividadesInforme de actividades de Enero de 2002Informe de actividades de Marzo de 2002
220.13 ACTAS220.1303 Actas de Comité DirectivoActas de Comité Directivo de 2000Actas de Comité Directivo de 2001
220.17 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO220.1701 Anteproyecto de Presupuesto de Inversión220.1702 Anteproyecto de Presupuesto de Funcionamiento
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Proceso archivístico mediante el cual se transfiereSus series documentales al archivo central.
PASOS METODOLOGICOS1. Tenga en cuenta la fecha programada en el Calendario de transferencia.
2. Solicite asesoría al Grupo de Archivo.
3. Seleccione los expedientes de las series ySubseries documentales que deben transferirse.
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4. Realice la selección natural. Retire:
Impresos o publicaciones periódicas formatos hojas en blanco borradores copias y fotocopias; cuando no hagan parte integral del expediente.
5. Ordenación de tipos documentales: se coloca uno tras otro.
6. Foliación: El 1 al documento más antiguo y el número mayor al documento más reciente.
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San José del Guaviare, _________ de__________ de2002
En la fecha fueron retirados de este expediente losFolios números ____________________ los cuales seEliminaron por motivos de selección natural yaQue carecían de valor para la administración.
Nombre y firma del funcionario responsable de laDependencia.
Elabore esta nota si fue necesario la selección, Ubíquela al inicio de la carpeta y consigne la nota enEl inventario para transferencia documental.
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7. Ordene los expedientes por año y en secuencia.
8. Utilice carpetas desacidificadas.
9. Proceda a enumerar las carpetas de 1 hasta n,Tantas carpetas vaya a transferir.
10.En la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) consigne los siguientes datos (utilice lápiz de mina negra):
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Carpeta No. 1 caja_______220.0502OFICINA PLANEAMIENTO ARCHIVISTICOINFORME Institucional 200101-01-02 a 01-12-31 55 folios
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11.Ubique las carpetas en cajas para archivo.Siga el orden ascendente de la numeración.
1 2 3 4
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12.Consigne los datos exigidos en los espacios que vienen impresos en la caja para archivo.
CAJA No. Deje este espacio en blanco
DEPENDENCIA: Nombre de la dependencia que transfiere
SERIE: Nombre de la serie contenida en la caja.
FECHA: Fechas extremas de los documentos allí contenidos.
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REPUBLICA DE COLOMBIA NOMBRE DE LA EMPRESAINVENTARIO PARA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA NT 01 12 23 001UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION GENERAL
ORICINA PRODUCTORA: OFICINA PLANEAMIENTO
No. Deorden Código
NOMBRE DE LS SERIE O CONTENIDO
FECHAS EXTREMASINICIAL FINAL AÑO MES DIA
NO.FOLIOS
UNID.CONS. SIGNATURA
ARCH. CEMTRA
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PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Ficha de afueraDOCUMENTO No. FOLIOS NOMBRE
DEL USUARIOFECHARETIRO
FECHADEVOLUC FIRMA
Anteproyecto dePresupuesto deInversión para2002
54 Carlos PérezJefe de Presu-puesto
01-12-12 01-12-13
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COMPONENTES DE LA GESTIONDOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN: Políticas, normas, programas.
DOCUMENTOS: Soportes, Trámite, Tipos documentales, Clasificación, Ordenación, Valoración, Acceso.
TECNOLOGIA: Arquitectura de Red.
USUARIOS: Internos y Externos.
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ARCHIVO TOTAL
PRODUCCIONTRAMITE
CLASIFICACION
VALORACION
ORDENACION
DISPOSICIÓN FISICA
DESCRIPCION
UTILIZACION
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PROGRAMA DE GESTION DEDOCUMENTOS
Proceso archivístico sistemáticoEncaminado al eficiente, efectivo y racionalManejo y organización de la documentaciónProducida y recibida por una entidad, desde Su origen hasta su destino final, con el Objeto de facilitar su producción, trámite,Clasificación, ordenación, descripción, Utilización y conservación.
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OBJETIVOS - P.G.D. Racionalización y normalización de la documentación. Manejo integral de la información. Evaluación y valoración de documentación Simplificación de trámites Normalización de tareas archivísticas. Modernización administrativa. Universalización de la información.
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PRODUCCION DOCUMENTAL
Recepción o generación de documentos enUna unidad administrativa en cumplimientoDe sus funciones específicas.
Documentos facilitativos
Documentos sustantivos
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DOCUMENTOS FACILITATIVOS OCOMUNES:
Son los que sirven de apoyo a las funciones de una institución.
DOCUMENTOS SUSTATIVOS OCARACTERÍSTICOSSon los que sirven a las funciones para lasCuales existe la institución.
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TRAMITE DOCUMENTAL
Recorrido que surte un documento desdeSu producción hasta su disposición final,En cumplimiento de una función Específica y para lograr un propósitoComún.
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CLASIFICACION DOCUMENTAL
Labor intelectual mediante la cual seIdentifican y establecen las series queComponen cada agrupación documental(fondo, sección) de acuerdo a la estructuraDe la entidad.
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VALORACION DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se determinanLos valores primarios y secundarios de Los documentos con el fin de establecersu permanencia en las diferentes fases Del Archivo.
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SELECCIÓN DOCUMENTAL
Proceso mediante el cual se determina el destino finalde la documentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial.
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TABLA DE RETENCIONDOCUMENTAL
ES UNA HERRAMIENTA ARCHIVISTICA QUEPERMITE AGRUPAR LA DOCUMENTACION
DE ACUERDO CON LAS FUNCIONES PROPIASDE CADA DEPENDENCIA Y ESTABLECER UNTIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE
DE FORMACION DEL ARCHIVO
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PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIONDE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Primera Etapa
Investigación preliminar sobre la institución y susFuentes documentales:
1. Compilación de la información institucional (estructura orgánico - funcional)
Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas Relativas a creación y cambios estructurales de la entidad. Estructura interna de la entidad, funciones y manuales de procedimientos. Organigramas. Reglamentación de archivo de la entidad.
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2. Entrevista con los productos de los documentos a nivel Institucional.
Identificación y definición de unidades documentales. Establecimiento de flujos documentales en cada oficina. Valoración primaria de la documentación.
Segunda EtapaAnálisis e interpretación de la información recolectada
1. Conformación de las series con sus respectivos tipos documentales.
2. Valoración y selección documental.
3. Elaboración de propuestas de tablas de retención documental
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METODO
CONVEN-CIONAL
SISTEMAS DE ORDENACION ARCHIVISTICAA,B,C,D,
ALFABETICO GENERAL
NUMERICO SIMPLE
1,2,3,4,
CRONOLO- GICO
01- Abril 200205- abril 2002 13- abril 2002
TOPOGRA- FICO
SALA 1SECCION BESTANTE 6BANDEJA 3
DECIMAL11.11.22.2.1.2.1.1.
MAC BEEGEOGRA-FICO
ARMENIACALIIBAGUETUNJA
ASUNTOSO MATERIA
ACTAS CONTRATO INFORMES HISTORIA LABORAL
ONOMASTICO
Acosta Jorge Barrera Luis Martínez Felipe Zea Elvira
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CONSERVACIÓN PREVENTIVA
Conjunto de medidas adoptadas para garantizarLa integridad física de los documentos.
FACTORES DE ALTERACIÓN:
AMBIENTALES: Temperatura Humedad Luz
Polvo
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BIOTICOS: MicroorganismosHongos y bacterias
Insectos:Pescadito de plataTermitas, hormigas blancas ycomején.Piojos de los libros y del polvoEscarabajos o carcoma de maderaPolilla o mariposa nocturnaCucaracha
Roedores: Ratones
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DESASTRES: IncendiosTerremotosInundaciones
ANTROPOGÉNICOS:Depósito, mantenimiento ymanipulación.Vandalismo
COMPOSICIÓN DE LOS MATERIALESCelulosa, pegante
MATERIALES INESTABLES: tintas ácidas, adhesivos.
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CONDICIONES AMBIENTALESCONSERVACIÓN DE MATERIAL
Material documental: Soporte papel:
T°= 15 a 20°C y H.R: 45% a 60 %
Fotografía: T° 15 a 20°C y H.R = 40% a 50%
Medios magnéticos: T° 14 a 18°C, H.R.= 40 a 50 %
Microfilm: T° 17 a 20°c y H.R. 30% a 40%
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DEPOSITOS
Ubicación: humedad. Contaminantes, atentados.Aspectos estructurales: carga 1200 k|mt2.
antifuego.Capacidad de almacenamiento.Distribución: zonas de trabajoMobiliario para otros soportes.LuzVentilaciónSeguridadMantenimiento