Administracion Empresas 7454 Completo

Administracin de empresasAutor: Maria Eugenia Riquelme

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Presentacin del cursoCon este curso vas a conocer las herramientas bsicas de la administracin de lasempresas. Las estrategias que se utilizan, las polticas, los procedimientos y lasreglas que tienen que seguir y, sobretodo, la metodologa.

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1. Introduccin

Las empresas necesitan ponerse en funcionamiento, para que cumplan su objetivo,una empresa por si sola no funciona, necesita de personas que la muevan, llmenseempresarios o trabajadores, as como tambin necesita de recursos, esta tarea lecorresponde a la administracin.El como unir o mezclar los recursos es tarea de la administracin, entendindosepor tal, "lograr un objetivo predefinido mediante el esfuerzo colectivo". En stasencilla definicin se seala el resultado final y no los medios que se ponen enprctica , ya que stos requieren de actividades fundamentales que constituyen elllamado PROCESO ADMINISTRATIVO.Como actividad concreta, las funciones bsicas del proceso administrativo son: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

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2. Qu es la Planificacin?

Es una funcin bsica de la administracin que tiene como misin determinar: Qudebe hacerse?, Quin debe hacerlo? y Dnde, cundo y cmo debe hacerse? paralograr los mejores resultados, en el tiempo apropiado y de acuerdo con los recursosque se dispone.Para planificar el administrador debe escudriar en un futuro caracterizado por laincertidumbre, a fin de obtener un conocimiento o una visin lo ms aproximadaposible de lo que suceder en ese futuro, para luego definir los planes de accinque sean necesarios para alcanzar los resultados que se desean.La planificacin implica un proceso consciente de estudio y seleccin del mejorcurso de accin a seguir, frente a una variedad de alternativas posibles y factibles deacuerdo a los recursos disponibles.La actividad de planificar abarca un amplio campo de decisiones que incluye: ladefinicin de un objetivo, la materializacin de un plan y programa, la fijacin depolticas, la determinacin de normas y procedimientos, todos necesarios para eldesarrollo eficiente de las operaciones de la empresa y del logro de sus objetivosEn consecuencia se puede definir la planificacin como la concepcin anticipada deuna actividad de acuerdo a una evaluacin racional entre fines y medios. Se dicetambin, que la planificacin es prever el futuro.La planificacin tiene como objetivo o fin ltimo la eliminacin al mximo de losimprevistos, es decir, lograr los objetivos y metas de la empresa con el mximo deventajas, el mnimo de desventajas, el mnimo de riesgos y optimizando al mximoel uso de los recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta la empresa.

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3. Tipos de Planes

1 Tipos de PlanesLa planificacin se manifiesta a travs de distintos tipos de planes, lo normal es usarms un tipo de plan, ya que tienen distintos grados de complejidad y de detalle,adems que se complementan entre s, entre los planes ms comunes y que debenser herramientas indispensables en toda empresa son:1.1 ObjetivosLos Objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la actividad.Representan, no slo la finalidad de la planificacin, sino que tambin el fin hacia elcual se encaminan las otras etapas del proceso administrativo.Los objetivos constituyen la forma ms bsica de planificacin. Estos objetivosdeben ser cuantificables o medibles, no basta para una empresa decir: "mi objetivoes aumentar las utilidades", se debe determinar en cuanto se quiere aumentar estasutilidades, a modo de ejemplo, si un empresario obtiene actualmente $ 1.000.000,-mensuales de utilidades, al definir sus objetivos futuros, stos debieran plantearsecomo: "Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo objetivo sera de $1.500.000,-, tambin podra plantearse como objetivos una utilidad mensual de $2.000.000,- o de $ 1.400.000,-.De sta forma el cumplimiento de los objetivos puede medirse o evaluarse, en todocaso, stos objetivos deben estar en relacin a la realidad productiva de la empresa,ya que si actualmente la empresa tiene utilidades de $ 1.000.000,- mensual, no sepuede pretender aumentar la meta a $ 10.000.000,- para el mes siguiente, sedeben fijar metas de crecimiento a corto plazo, para alcanzar objetivos mayores enel mediano y largo plazo.En la empresa existen tambin diferentes metas u objetivos que contribuyen aalcanzar los objetivos generales. A modo de ejemplo, si el objetivo general de unaempresa es obtener un $ 1.500.000,- de utilidades mensualmente, para la unidadde produccin el objetivo o meta ser producir la cantidad suficiente de undeterminado artculo o producto con los requisitos de calidad, diseo y costopreviamente definidos, de tal forma que la empresa pueda lograr sus metasgenerales.Estos objetivos son coherentes entre si, pero difieren en la medida que la unidad deproduccin por s sola no puede asegurar el logro de los objetivos generales de laempresa, se requiere que la unidad de ventas contribuya tambin con sus propiasmetas de venta.

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4. Estrategias

1.2 EstrategiasRepresentan conceptos globales del funcionamiento de una empresa. Comprendenun programa general de accin y un despliegue implcito de tareas y recursos paraobtener objetivos amplios.En trminos generales se puede definir como el resultado del proceso de decidirsobre objetivos de la organizacin, sobre cambios de objetivos, sobre los recursosusados para obtenerlos y las polticas que deben gobernar la adquisicin, uso ydisposicin de esos recursos.Como estrategia se puede definir tambin , la determinacin de los propsitosfundamentales a largo plazo, es decir, los objetivos de la empresa en el largo plazo,la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios paraalcanzar esos objetivos.A modo de ejemplo, para una empresa que produce envases, la estrategia podraser: "Incrementar las utilidades en un 30% anual, a travs de la produccin deenvases de cartn reciclado, reemplazando los actuales envases plsticos, ycomercializar directamente los productos a los usuarios o clientes finales sin utilizardistribuidores".

Como se puede observar la estrategia es determinar y comunicar, a travs de unsistema de objetivos y polticas mayores una descripcin del tipo de empresa que sedesea. Muestra una direccin, unificada e involucra un despliegue de recursos, nodebe delinear exactamente como debe cumplir la empresa con sus objetivos, pero sidebe ser una referencia til para guiar el pensamiento y la accin de todos susintegrantes.

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5. Polticas

1.3 PolticasSon tambin planes en el sentido que son principios generales o maneras decomprender, que guan y canalizan el pensamiento y la accin en la toma dedecisiones.

Delimitan un rea dentro de la cual debe decidirse y aseguran que las decisionessean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos o metas de la empresa.Las polticas tienden a determinar de antemano las aspiraciones, evitando losanlisis repetidos y a dar una estructura unificada a otro tipo de planes, permitiendoa los administradores delegar autoridad sin perder el control.A modo de ejemplo, polticas en una empresa seran:n Competir sobre la base de precios y calidadn Comprar al precio ms bajo de tres oferentes calificados.n Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de produccin como en losmateriales utilizados

Se debe tener presente, que las polticas guan el pensamiento en la toma dedecisiones, y deben dejar margen para juzgar a discrecin, en caso contrario seranreglas.

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6. Procedimientos

1.4 Procedimientos

Son planes porque establecen un mtodo habitual de manejar actividades futuras.Los procedimientos detallan la forma exacta bajo las cuales ciertas operaciones oactividades deben cumplirse. En esencia, conforman una secuencia cronolgica delas acciones requeridas.Los procedimientos describen en forma detallada y cronolgica la forma comodeben desarrollarse las actividades de la empresa, participan todos los niveles ysuelen ser rgidas en los niveles ms bajos del personal y ms flexibles en losniveles ejecutivos de la organizacin, ya que en los niveles menores se requierencontroles ms estrictos.Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de accin enlos trabajos rutinarios y repetitivos, logrando con esto obtener mayor eficiencia,puesto que las actividades se ordenan de un solo modo.Habitualmente los procedimientos suelen traspasar las lneas departamentales, yaque involucran actividades de distintas unidades de la organizacin.A modo de ejemplo, un procedimiento de administracin de caja chica por parte dela secretaria del rea de ventas sera:* La secretaria de ventas solicitar a la Unidad de Finanzas, a travs de unmemorndum, la emisin de un cheque para caja chica.* En base al memorndum el Jefe de Finanzas dispondr la emisin de un chequehasta por un valor de $ 50.000,-* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitir el cheque y el comprobantede egreso (original y tres copias) y los entregar al Jefe de Finanzas para suaprobacin.* Una vez aprobado, entregar el cheque y una copia del comprobante de egreso ala secretaria de ventas, previa firma de recepcin conforme en el original y primeracopia.* Hecho lo anterior, remitir a contabilidad el comprobante de egreso...............En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de cada una delas tareas que deben realizarse en cada operacin o transaccin de la empresa,considerando que debe anticiparse a todos los hechos posibles que puedan ocurriren el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar alternativas de solucinfrente a diversos acontecimientos que influyan en el desarrollo normal deactividades.

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7. Reglas

1.5 ReglasSon planes, ya que establecen cursos de accin constituyndose en la forma mssimple de un plan.Una regla ordena que se realice o no una accin especfica y definida con respecto auna situacin. A menudo las reglas se confunden con las polticas, ya que tambinincluyen guas de accin y de pensamiento, pero no dejan margen a las decisiones.Una regla puede ser o no parte de un procedimiento. A modo de ejemplo, se puedenmencionar las siguientes reglas:n Prohibido fumar en las reas de produccin. (Esta regla no forma parte de ningnprocedimiento)n Todas las rdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente deAdquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).Por otra parte, tanto las reglas como los procedimientos, restringen el rea dedecisiones en su aplicacin, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, ycomo debe hacerse, limitando las acciones a tareas especficas.

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8. Programas

1.6 ProgramasEs un complejo de polticas, procedimientos, reglas, asignacin de funciones, derecursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de accin determinado.Los programas son un tipo de planificacin generalizada, que tiene por objetodefinir un plan de accin completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos ya la estrategia establecida por la empresa.Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos songeneralizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son ms especficos, porqueestn definidos para actividades especificas. En el caso de los programas generales,se podra mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa esincrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajopodra ser:n El departamento de produccin deber estudiar y analizar la capacidad productivade la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para lasnuevas metas de venta, para ello deber:o reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar laproduccin.o coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materiasprimas para las nuevas necesidades de produccin.n Por su parte el departamento de ventas deber preparar un plan de incentivos alpersonal de su rea con el fin de motivar el incremento de las ventas. En casonecesario requerir del Departamento de Personal la contratacin de un staffadicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa decapacitacin.n El departamento de Ventas preparar un estudio del mercado, con el fin dedeterminar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseosde los productos y envases en conjunto con el departamento de produccin si fueranecesario, adems, .....Para el caso de un programa especifico, a modo de ejemplo, un programa de controlde Caja sera:n Presntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de losfondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos sepodra indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).n Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Dejeconstancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.n Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado segn el registro de caja,el arqueo fsico efectuado, el ltimo documento emitido, verifique, adems, elprimer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.n Durante el arqueo fsico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de losvalores controlados, preocpese, adems, ....................

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9. Presupuestos

1.7 PresupuestosSon tambin una forma de planificacin y representan la expresin de los objetivosen trminos numricos. El presupuesto puede expresarse en dinero, horas hombrede trabajo, horas mquina de produccin, unidades de produccin, o cualquier otrotrmino numrico mensurable.Un presupuesto puede referirse a uno o ms tipos de operaciones, como son:Presupuestos de Gastos, Presupuestos de Inversin, Presupuestos de Caja,Presupuestos de Venta, Presupuestos de Produccin, Presupuestos de Compras,entre otros.

Los presupuestos son tambin un instrumento de control, ya que permiten medircon certeza el cumplimiento de los resultados esperados.Para algunos administradores, los presupuestos no forman parte del tipo o conjuntode planes, sino que son una herramienta de la planificacin, como lo son tambinlas cartas Gantt y Pert.

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10. Metodologa de Planificacin I

Se presentan en este tem dos procedimientos, etapas o pasos para realizar laplanificacin. El grado de desarrollo en cualquiera de los procedimientos dependerde la envergadura del problema o tema a planificar.De este punto de vista se debe tener en cuenta la relacin costo beneficio almomento de planificar, ya que no se puede invertir $ 100,- en tiempo de personal yrecursos para planificar actividades que reportarn utilidades slo por $ 10,-, perosi se debe invertir los mismos $ 100,- en planificar actividades que reportarnmillones en utilidades.

Por otra parte se debe tener en cuenta que cualquier actividad que se desarrolle, ose piense desarrollar en el futuro, ya sea de ndole personal, profesional, comercial,ideolgica u otra, siempre lleva implcita la metodologa de planificacin que sedescribe en este tem, aunque sea una actividad mental inconsciente. Esto significaque todos planificamos y a cada momento de nuestra vida.a) Metodologia 1Los pasos que involucra sta metodologa son:Reconocimiento del problema : Significa establecer claramente la oportunidad, magnitud y consideracin delproblema en funcin del cual vamos a planificar.Etapa de InvestigacinConsiste en la recopilacin de antecedentes e informacin sobre el problema encuestin. Toma hechos presentes y pasados y los analiza.DiagnsticoConsiste en analizar la informacin recopilada para determinar los objetivos de laplanificacin. El diagnstico ordena y analiza las caractersticas del problema yplantea los objetivos o metas finales a alcanzar.PronsticoEstablece una proyeccin hacia el futuro de las variables estudiadas en el diagnsticoDefinicin de metas cuantificablesEsta etapa consiste en establecer objetivos especficos, cuantificables que permitancumplir el objetivo principal determinado en el diagnstico.Alternativas de accinEstablece todos los caminos posibles y factibles de utilizar, conducentes a lograr losobjetivos, en esta etapa se debe utilizar al mximo la imaginacin en busca de lasalternativas, se deben considerar todas las opciones, ya que la decisin y la solucinpuede estar incluso en aquellas alternativas que resulten absurdas o ridiculas en unprincipio.Evaluacin de alternativas

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Es medir y evaluar cada alternativa en trminoscomparativos, asignando costosytiempos, determinando oportunidades, recursos y elementos en relacin alcumplimiento de los objetivos, se debe tratar de proyectar el comportamiento decada alternativa al problema u objetivo que se planifica.Seleccin de una alternativaEsta etapa consiste en decidir la mejor alternativa para lograr los objetivosdeterminados, considerando la evaluacin anterior y los estudios de factibilidades.Formulacin del plan centralConsiste en plantear la planificacin a travs de estrategias, polticas,procedimientos, programas y otros medios conducentes al objetivo.

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11. Metodologa de Planificacin II

b) Metodologa 2.Los pasos que involucra sta metodologa son:Determinacin de objetivos o metasConsiste en determinar las metas finales de lo que se desea alcanzar o resolver. Ladeterminacin de objetivos fija el nfasis principal de planes a establecer para elfuturo.

Establecer premisas bsicasEn sta etapa se deben establecer las premisas o supuestos bsicos, que permitanpronosticar el comportamiento de la planificacin y bsicamente de los objetivos.Identificar opcionesSe debe investigar vas alternativas de accin especialmente de las que no sonfactibles a simple vista. Con frecuencia una alternativa que no era la ms obvia enuna primera instancia resulta ser la mejor.Comparar las opciones con las alternativasEl problema en sta etapa es reducir las alternativas para analizar las mejores.A travs de la evaluacin de las opciones o alternativas de accin se debedeterminar cual o cuales de ellas logran alcanzar mejor los objetivos. En esta etapase consideran los recursos disponibles en relacin a los objetivos y a lasoportunidades.Seleccin de una alternativaEn sta etapa se debe elegir la mejor y la ms factible alternativa. Es el punto dondese adoptan las decisiones.Formular planes de apoyoEn ste punto se deben elaborar los procedimientos, polticas, programas,estrategias y otros que sustentan la planificacin, elaborando adems lospresupuestos que permitan controlar los resultados finales.

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Presentacin del curso1. Introduccin2. Qu es la Planificacin?3. Tipos de Planes4. Estrategias5. Polticas6. Procedimientos7. Reglas8. Programas9. Presupuestos10. Metodologa de Planificacin I11. Metodologa de Planificacin II

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