Admon Tiempo Alumnos

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Agosto-Diciembre 2013

Administración del tiempo

Tiempo

Medición de la duración o separación de acontecimientos, flujo sucesivo de microsucesos. El tiempo se concibe como una magnitud absoluta, una escala, cuya medida es idéntica para todos los observadores.

Administración

Proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.


DEFINICIONES

Eficacia: es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera (metas, objetivos, resultados). Es la capacidad de hacer las cosas correctas, es decir, lograr resultados de acuerdo a la inversión o al esfuerzo que se realice.

Eficiencia: es el aprovechamiento de los recursos (tiempo, financiero, humano y materiales). Es alcanzar los objetivos por medio de la elección de alternativas que pueden suministrar el mayor beneficio.

Administración del tiempo: es el arte de hacer que sirva para beneficio de las personas y de las sociedades. Es el manejo adecuado de los recursos en todo momento.


Control: es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.

Urgente: es aquello que necesita de nuestra atención inmediatamente, algo que no puede esperar.

Importante: son aquellos asuntos cuya repercusión afecta más a nuestras metas a mediano y largo plazo.

Planificación: es el proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos a alcanzar.

Plan: es programa o procedimiento para conseguir un determinado objetivo. Modelo sistemático que detalla qué tareas se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establecen metas y tiempos de ejecución.


URGENTE E IMPORTANTE

El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino que las personas se administren. El control asume una relevancia, dado que los resultados concretos son buscados por las personas con expectativas trazadas en sus objetivos.

Lo urgente es lo que necesita atención inmediata, algo que no puede esperar hasta mañana. Necesita de una acción inminente.

Lo importante, que son aquellos asuntos cuya repercusión afecta más a las metas a largo plazo, a lo que de verdad es significativo y valioso.

Al no atender las cosas o asuntos importantes en su debido momento, posteriormente se convertirá en urgente. A un costo y desperdicio de recursos mayor.



LADRONES DE TIEMPO

Impuestos

1. Interrupciones2. Esperar por respuestas3. Indefinición del trabajo a realizar4. Trabajo excesivo5. Comunicaciones deficientes6. Cambio continuo de prioridades7. Procesos burocráticos8. Reuniones innecesarias9. Baja moral en la empresa10. Fallas frecuentes en los equipos11. Jefe desorganizado12. Prioridades en conflicto


LADRONES DE TIEMPO

Autoimpuestos

1. Incapacidad para delegar2. Desorden personal3. Falta de concentración4. No saber escuchar5. Falta de autodisciplina6. No tomar decisiones7. No completar las tareas ya iniciadas8. Postergar frecuentemente las tareas9. Fatiga10. Excesiva socialización en el trabajo11. Actitud negativa hacia el trabajo12. No deshacerse rápidamente de los documentos que le llegan13. El uso del correo e internet


MITOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

1.El Tiempo puede Administrarse Falso, se administran las actividades

2.La buena administración del tiempo implica hacer más en menos tiempo

Falso, es hacer lo verdaderamente importante de manera eficaz

3.Las listas de cosas para hacer, son el elemento fundamental para una buena administración del tiempo

Falso, lo primero es tener un objetivo, pensar en el resultado para poder jerarquizar las actividades.

4.Es necesario un planificador o alguna herramienta de administración del tiempo para estar organizado

Falso, la administración del tiempo efectiva es fruto de forjar hábitos de excelencia en nuestra actitud con respecto al tiempo

5.Ceñirse a un programa estricto de planificación es la mejor manera para producir resultados

Falso, el programa estricto no da resultados, el desarrollarlo de esa manera si da resultados efectivos


MITOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

6.La clave para lograr resultados en la administración del tiempo, es planificar

Falso, el planificador solo es una parte; comprometerse con el plan llevarlo a cabo al pie de la letra, brinda los resultados

7.Los mayores ladrones del tiempo incluyen el interrupciones telefónicas, visitas, reuniones y proyectos urgentes

Falso, los mayores ladrones son los autoimpuestos

8.Es más efectivo trabajar en una misma tarea hasta tenerla totalmente completada

Falso, es mucho más efectivo dividir todo el proyecto para tener mayor control sobre éste

9.Debe tenerse un planificador para el trabajo y otro para los temas personales

Lo correcto es tener un planeador integral, aunque estén plantillas o archivos distintos

10.El Tiempo es dinero Si, pero es más que dinero, es vida


ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR

1. Objetivo general2. Metas por área3. Lista de actividades por área con responsables4. Lista de las actividades con recursos requeridos5. Semáforo de actividades (priorización)6. Cronograma (incluyendo holguras o márgenes)7. Formatos de control de tiempo 8. Resultados de eficiencia y eficacia con ajustes y correcciones9. Planes de contingencias en ruta crítica

Los planes para administrar el tiempo pueden varias sus elementos de acuerdo a las exigencias de la estrategia, organización o personal. Pero todos los planes deben contener: objetivos, metas, listado de actividades priorizadas y cronograma.

ENFOQUE RESPUESTA Y DISCRECIONAL

Tiempo de respuesta

Es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso. (No planeado / urgente-importante)

Tiempo Discrecional

Es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la atención solamente en una cosa. (Planeado / no urgente-importante)

Nota: es importante no planificar todo el tiempo, ya que parte de el es utilizado para el tiempo de respuesta.


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