ADOPCIÓN E INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL...
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ADOPCIÓN E INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL SGA BAJO LA NORMA NTC-ISO 14001:2015 AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA JOHN ALEXANDER TOVAR MORENO DAYAN HUMBERTO NOSSA RUIZ 20121180055 20121180032 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES INGENIERÍA AMBIENTAL BOGOTÁ, COLOMBIA 2017
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ADOPCIÓN E INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL SGA
BAJO LA NORMA NTC-ISO 14001:2015 AL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA
JOHN ALEXANDER TOVAR MORENO DAYAN HUMBERTO NOSSA RUIZ
20121180055 20121180032
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
INGENIERÍA AMBIENTAL BOGOTÁ, COLOMBIA
2017
ADOPCIÓN E INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL SGA
BAJO LA NORMA NTC-ISO 14001:2015 AL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA
JOHN ALEXANDER TOVAR MORENO DAYAN HUMBERTO NOSSA RUIZ
20121180055 20121180032
Trabajo de Grado elaborado en modalidad Pasantía para optar por el Título de Ingeniero Ambiental.
Director interno: Pier Paolo Zúñiga Vargas
Docente Universidad Distrital Francisco José de Caldas
Director Externo: Rafael Antonio Caro Quito
Coordinador Grupo de Servicios Administrativos MinMinas
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
INGENIERÍA AMBIENTAL BOGOTÁ, COLOMBIA
2017
DEDICATORIA
A mi madre Diana, mi hermana Laura
y mi padre Delio que han sido mi apoyo
incondicional y la principal motivación para la
elaboración de este trabajo.
John Tovar
Principalmente a Dios y mi familia que me han
brindado el apoyo y cariño para el día de hoy
culminar con este trabajo y continuar con la motivación
de crecer como persona y profesional.
Dayan Nossa
AGRADECIMIENTOS
El desarrollo de esta pasantía contiene un agradecimiento especial al tutor de la misma Pier Paolo Zúñiga Vargas, docente de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, quien ha infundido los conocimientos correspondientes a la administración general y formulación y evaluación de proyectos y nos brinda el apoyo, la confianza y la oportunidad de dar continuidad con este trabajo. A los demás docentes, compañeros y funcionarios de la Universidad Distrital que durante el periodo de esta carrera han hecho que este camino de aprendizaje sea ameno e importante para el desarrollo integro de nuestras capacidades en búsqueda de ser un buen profesional. Al Ministerio de Minas y Energía, por la oportunidad presentada y el acogimiento que en el proceso de la pasantía nos han dado como nuestra segunda casa. Nuestro tutor Externo, Rafael Antonio Caro Quito, el Profesional Especializado de la Oficina de Planeación y Gestión Internacional Manuel Orlando Barros, quienes han sido los principales guías y líderes de este proceso que de manera atenta nos han escuchado y enseñado las pautas para mejorar diariamente en el ámbito laboral. Al Grupo de Servicios Administrativos y funcionarios del Ministerio que facilitaron, de una u otra manera, la elaboración de este trabajo.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ……………………………………………………………………………………………………………………….9
1. OBJETIVOS ............................................................................................................................ 10
1.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................... 10
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................................ 10
2. MARCOS DE REFERENCIA................................................................................................ 11
2.1. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 11
2.2. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................... 12
2.3. MARCO METODOLÓGICO.......................................................................................... 13
2.3.1. Etapa preliminar para la implementación de una herramienta de gestión
ambiental ................................................................................................................................. 13
2.3.2. Revisión ambiental ................................................................................................. 14
2.3.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental basado en la
NTC-ISO 14001:2015 ............................................................................................................ 17
3. RESULTADOS ....................................................................................................................... 19
3.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................ 20
3.1.1. Comprensión de la organización y su contexto ................................................. 20
3.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas 23
3.1.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental. ....................... 29
3.1.4. Sistema de gestión ambiental. ............................................................................. 29
3.2. LIDERAZGO ................................................................................................................... 30
3.2.1. Liderazgo y compromiso ....................................................................................... 30
3.2.2. Política ambiental ................................................................................................... 30
3.2.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización............................ 31
3.3. PLANIFICACIÓN ............................................................................................................ 38
3.3.1. Riesgos y oportunidades ....................................................................................... 38
3.3.2. Aspectos Ambientales ........................................................................................... 40
3.3.3. Requisitos legales y otros requisitos ................................................................... 40
3.3.4. Planificación de acciones ...................................................................................... 41
3.4. OTROS RESULTADOS ................................................................................................ 43
4. ANALISIS DE RESULTADOS .................................................................................................9
5. CONCLUSIONES ......................................................................................................................9
6. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 10
7. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 11
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Criterios de calificación de impactos. Adaptado Instructivo
Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de
Impactos Ambientales SDA .................................................................................. 16
Tabla 2 Clasificación Importancia del Impacto. Adaptada Instructivo
Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de
Impactos Ambientales SDA .................................................................................. 17
Tabla 3. Estructura organizacional Ministerio de Minas y Energía. Decreto 381 de
2010. ...................................................................................................................... 21
Tabla 4. Comprensión de las partes interesadas. Fuente: Autor. . ¡Error! Marcador
no definido.
Tabla 5. Criterios para el nivel de interés de las partes interesadas. Fuente: Autor.
............................................................................................................................... 29
Tabla 6. Roles, cargos y responsabilidades del personal asociado al SGA. Fuente:
Autor. ..................................................................................................................... 38
Tabla 7. Planificación. Acciones para abordar el SGA. Fuente: Autor. .................. 43
Tabla 8. Análisis de resultados obtenidos en la pasantía. Fuente: Autor. .............. 20
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales / Procedimiento para la
Identificación y Valoración de Aspectos e Impactos Ambientales.
Anexo B. Matriz Aspectos Legales / Procedimiento para la actualización de
requisitos legales para el SGA.
Anexo C. Procedimiento Eficiencia Administrativa y Cero Papel.
Anexo D. Instructivo Gestión y Manejo de Residuos Eléctricos y Electrónicos.
Anexo E. Hoja de vida de Indicador.
Anexo F. Formatos de registros de apoyo al SGA.
Anexo G. Registro fotográfico capacitación a personal.
Anexo H. Campaña de sensibilización vía virtual (correo corporativo).
Anexo I. Vinculación y gestión externa.
Anexo J. Propuesta de Indicadores de desempeño ambiental.
Anexo K. Registro de evidencias de acciones de mejora.
Anexo L. Registro de Publicidad Exterior Visual –PEV.
Anexo M. Acta reunión mesa ambiental.
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INTRODUCCIÓN
El Ministerio de minas y energía hace parte de la red de 16 Ministerios que conforman la administración del Gobierno Nacional, Este ministerio es una entidad pública de carácter nacional del nivel superior ejecutivo central, cuya responsabilidad es la de administrar los recursos naturales no renovables del país asegurando su mejor utilización. (MINMINAS, 2016). En la ciudad de Bogotá cuenta con 2 instalaciones para su gestión administrativa y parte operacional del Ministerio donde en la actualidad presenta un sistema de gestión administrativo de calidad pero no cuenta con algún Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y por lo tanto carece de certificación en este punto, en instalaciones que diariamente se encuentran bajo la dinámica laboral de centenares de trabajadores y está abierto a cualquier tramité o duda de la comunidad. Estas instalaciones se encuentran ubicadas en el centro de la ciudad en áreas administrativas sobre la calle 26 y Carrera 50, limitando con entidades como el Hospital de la Policía Nacional y el Ministerio de Educación. La certificación del Ministerio se buscará bajo a la norma internacional ISO 14001 que es la encargada de guiar y evaluar los sistemas de gestión ambiental de cualquier entidad. El sistema contará con la debida estructura organizacional basada en una política ambiental, objetivos ambientales, metas, programas, estrategias y demás puntos que apoyen al buen desarrollo de un eficiente y eficaz SGA en la entidad. La adopción de este sistema a elaborar y plantear tiene como objetivo la certificación del ministerio en esta norma para el año 2018 y todas las ventajas que esta incluya en los procesos y dinámica de la entidad y su buen nombre. Como ingenieros ambientales se aportará en el proceso de formulación de cada una de las etapas de este sistema, empezando con la identificación de los aspectos ambientales en la planta física del Ministerio, su valoración y clasificación en oportunidades o riesgos y su manejo principalmente en el desarrollo de estrategias y programas que apoyen un sistema eficiente de acuerdo al estudio de las instalaciones y su potencial en el ámbito ambiental para ser corregido, mitigado o aún más resaltado, proponiendo y diseñando si es el caso, tecnologías apropiadas o planes de manejo de los recursos adecuados. De igual manera, el proceso está direccionado por la voluntad y liderazgo de los altos cargos del Ministerio por establecer un SGA completo y amigable para el ministerio, sus funcionarios, la comunidad y el medio ambiente y sus compromisos funcionales con el mismo. Se espera que esta información sea de interés y apoyo en un futuro.
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1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Formular y diseñar el Sistema de Gestión Ambiental basados en la norma NTCS-ISO 14001:2015 y dar apoyo a su adopción e integración con sistema de gestión del Ministerio de Minas y Energía.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar los aspectos ambientales presentes en la planta física y los distintos procesos que se desarrollan en el ministerio, además de su clasificación, evaluación y valoración. Elaborar y desarrollar el Plan de Trabajo Ambiental a través de la participación en la mesa de Trabajo Ambiental del ministerio de Minas y Energía. Desarrollar las actividades de sensibilización y capacitaciones dirigidas a los servidores que se encuentren relacionados con la implementación del sistema. Proponer estrategias y programas que garanticen el buen desarrollo del sistema y su eficiencia en los puntos que lo necesiten según la evaluación realizada. Acompañando la puesta en marcha de los mismos y el sistema. Contribuir en el levantamiento de los procesos del sistema, su documentación e implementación.
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2. MARCOS DE REFERENCIA
2.1. MARCO TEÓRICO
Desarrollo Sostenible y Urbanismo
La contaminación atmosférica, ocupación del espacio, pérdida de áreas verdes,
sistemas de transporte ineficiente, los procesos industriales, las actividades del
sector servicio, entre otros son considerados como la expresión del deterioro
ambiental de las ciudades, convirtiéndose tanto en grandes consumidoras de
recursos ambientales y naturales, como grandes contaminadoras del ambiente
(Ramírez Treviño & Sánchez Núñez, 2009).
Las principales consecuencias (impactos) del crecimiento de la concentración de la
población, la producción, la economía y los servicios en las ciudades son la
contaminación de fuentes hídricas, suelo y aire con desechos industriales y
domésticos, las condiciones de insalubridad por hacinamiento de la población,
deficiencia en los sistemas de saneamiento básico, aumento de la vulnerabilidad de
la población frente a una catástrofe natural (Ramírez Treviño & Sánchez Núñez,
2009). Sin embargo sería un absurdo pensar que la solución sería acabar con las
ciudades que son el pilar de desarrollo del sistema económico, el cual está inmerso
en el desarrollo sostenible. Por tal motivo surge esta propuesta conceptual de
desarrollo sostenible y urbano que se busca aplicar en el presente trabajo de grado
en modalidad de pasantía a través de la herramienta de gestión ambiental NTC-ISO
14001:2015.
La utilización de herramientas para la gestión ambiental con un enfoque sistemático
que a través de la prevención de impactos, mitigación de efectos adversos, la
mejora en los procesos para lograr un adecuado desempeño ambiental y el logro
de beneficios financieros (Instituto Colombiano de Normas Técnicas, 2015)
contribuya al desarrollo sostenible. A su vez el contexto de la entidad la ubica dentro
de un espacio urbano que se encuentra en constante desarrollo por lo que es
necesario incluir en la propuesta conceptual el desarrollo urbano.
Lo anterior quiere decir que el presente documento se elabora teniendo en cuenta
los enfoques de Ramírez Treviño & Sánchez Núñez, 2009 sobre Urbanismo
Sostenible (sostenibilidad ambiental, Sostenibilidad económica y sostenibilidad
social) y la teoría de desarrollo sostenible presente en el trabajo de Zúñiga Palma,
2009 con el fin de mantener la propuesta de desarrollo sostenible y urbano
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disminuyendo los impactos negativos de la actividad de la entidad en un contexto
urbano.
2.2. MARCO CONCEPTUAL
Las ciudades son la representación del poder transformador del medio que posee
el hombre. Una característica y a su vez problema es el hecho de que en ellas se
produce la mayor demanda y consumo de recursos naturales y ambientales (agua,
combustibles, suelo, alimentos, materiales de cantera para construcciones e
insumos para las empresas localizadas en ellas) y por ende donde se generan la
mayor parte de los residuos contaminantes convirtiéndose en importantes centros
de degradación de recursos (Ramírez Treviño & Sánchez Núñez, 2009). Siendo así,
es indispensable la propuesta de desarrollo sostenible desde y a través de las
entidades y/o instituciones ubicadas en las ciudades, como el caso del Ministerio de
Minas y Energía, disminuyendo la presión sobre los recursos y sus impactos
negativos sobre los mismos contemplando por lo menos los siguientes aspectos:
Análisis del ciclo de vida: Es una metodología que permite sistematizar de
manera objetiva la obtención de información ambiental relativa a productos y
servicios, sirviendo como herramienta para la toma de decisiones durante los
procesos de optimización, diseño y desarrollo de estos así como en la
evaluación final de su impacto, basado en la perspectiva del ciclo de vida
donde se incluyen todas la etapas asociadas al producto (Ruiz Amador,
2013), desde la obtención de insumos hasta el tratamiento al final de sus
residuos, en cada uno de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo,
evaluación y control o especiales que se llevan a cabo en el Ministerio de
Minas y Energía. Por otro lado, el análisis del ciclo de vida es considerado
como la mejor herramienta para evaluar los impactos asociados a los
productos y servicios (Ruiz Amador, 2013) haciendo necesaria su
incorporación en la toma de decisiones, estrategia de prevención, manejo
adecuado de residuos y estrategia de uso de recursos naturales.
Análisis legislativo y normativo: Dentro del contexto de toda organización se
incluyen regulaciones que pueden llegar a ser de obligatorio cumplimiento
que se presentan como reglamentaciones aplicables (leyes, decretos,
acuerdos, entre otros), relaciones contractuales, normas técnicas, códigos
de buenas prácticas (Instituto Colombiano de Normas Técnicas, 2015). El
análisis de legislación y normatividad aplicable a la entidad da una visión más
clara sobre la propuesta de desarrollo sostenible que pretende, ayudando al
establecimiento de objetivos y metas que contribuyan a la disminución de los
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impactos negativos de la entidad así como evitar incurrir en prohibiciones que
tengan como consecuencia sanciones.
Análisis del impacto ambiental: Teniendo en cuenta el análisis de ciclo de
vida del producto y el análisis legislativo, se tienen las herramientas para por
medio de un procedimiento técnico jurídico – administrativo (Zúñiga Palma,
2009) y de carácter interdisciplinario determinando los impactos ambientales
negativos que genera la actividad de la entidad. Dicho impacto debe llegar a
ser lo más objetivo posible por medio de un proceso de cualificación y
cuantificación en el área de influencia, identificando el tipo de impacto a
través de aspectos como la extensión, duración, persistencia,
recuperabilidad, entre otros. El análisis del impacto ambiental sirve como
insumo para la toma de decisiones y la propuesta de acciones que corrijan o
eliminen los impactos.
Herramientas de gestión ambiental: La necesidad de organizar formalmente,
al interior de las entidades, la planificación ambiental de los procesos, su
ejecución, y la posibilidad de evaluarlo periódicamente con el objeto de
mejorarlo y hacerlo cada vez más eficiente constituye una herramienta de
gestión ambiental (Unidad de Planeación Minero Energética, 2017).
Teniendo en cuenta la necesidad anteriormente mencionada se puede tomar
como punto de partida para un sistema de gestión ambiental el marco de
referencia otorgado por la Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015
teniendo como pilar fundamental la formalización de la documentación
referente al sistema en sus diferentes etapas (formulación, implementación y
evaluación) además de basarse en un modelo PHVA (Planear-Hacer-
Verificar-Actuar) con el fin de implementar la herramienta, pero también
emprender acciones de mejora continua.
2.3. MARCO METODOLÓGICO
2.3.1. Etapa preliminar para la implementación de una herramienta de gestión
ambiental
Como se define en el marco conceptual, una herramienta de gestión ambiental parte
de la necesidad de organizar formalmente al interior de las entidades su información
ambiental de manera voluntaria, por tal motivo es indispensable en una etapa
preliminar o propositiva obtener el compromiso de la alta dirección (Instituto
Colombiano de Normas Técnicas, 2015) en busca de beneficios potenciales como
son el cumplimiento normativo que aplique a la entidad evitando incurrir en
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prohibiciones que generen multas o sanciones, reducción y ahorro de insumos por
medio de buenas prácticas de consumo, mejora de la imagen de la entidad frente a
sus clientes o usuarios por medio de la certificación de sus procesos.
Una vez el compromiso de la alta dirección con la asignación de recursos técnicos,
económicos y logísticos para la adopción de una herramienta de gestión ambiental
es importante proceder con la designación del personal que tendrá a cargo la
formulación e implementación de la misma (Oficina Nacional de Normalización,
2000).
2.3.2. Revisión ambiental
El personal que fue designado por la alta dirección tendrá la responsabilidad de
conocer, entender e interpretar los requisitos de la Norma Técnica Colombiana ISO
14001:2015, que en adelante será la herramienta de gestión ambiental, además de
realizar la revisión ambiental inicial teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
a) Identificación de los requisitos ambientales y normativos aplicables a la
entidad: Es importante realizar una revisión minuciosa para determinar la
competencia y aplicabilidad de la legislación ambiental existente a la
actividad que desarrolla la entidad. Lo anterior quiere decir que previo a la
identificación de los requisitos legales, el personal designado por la alta
dirección para la formulación e implementación del sistema de gestión
ambiental basado en la NTC-ISO 14001:2015, debe estar contextualizado y
conocer la misión, visión y/o los objetivos estratégicos de la entidad para
evitar la adopción obligatoria de normas que no competan o incurrir en
prohibiciones de aquellas que si tengan competencia pero no se tengan en
cuenta. Es importante llevar este proceso con personal especializado en
legislación ambiental o especialistas en ciencias ambientales con
conocimiento en dicha legislación.
b) Identificación de los aspectos ambientales de las actividades, productos o
servicios de la entidad para la determinación, calificación y clasificación de
sus impactos ambientales: El objeto de la identificación de aspectos
ambientales es establecer una herramienta que permita a la entidad
identificar, valorar y evaluar los impactos ambientales asociados al desarrollo
de su actividad.
La clasificación del impacto busca determinar su significancia para
interpretar de forma unificada la relevancia del impacto ambiental, de acuerdo
a su valoración y el cumplimiento de la normatividad ambiental aplicable
15
(significativo o no significativo) (Secretaria Distrital de Ambiente, 2013). La
determinación de la significancia inicia con la calificación de criterios de
impacto como de la forma en que se presenta a continuación:
CRITERIO SIGNIFICADO CALIFICACIÓN
Tipo de impacto
Se refiere al carácter beneficioso (positivo) o perjudicial (negativo) que pueda tener el impacto ambiental sobre el recurso o el ambiente.
(+) Positivo (-) Negativo
Alcance del impacto
Se refiere al área de influencia del impacto en relación con el entorno donde se genera.
(1) Puntual (5) Local (10) Regional
Probabilidad del impacto
Se refiere a la posibilidad que se dé el impacto y está relacionada con la "regularidad".
(1) Baja (5) Media (10) Alta
Duración del impacto
Se refiere al tiempo que permanecerá el efecto positivo o negativo del impacto en el ambiente. Existen aspectos ambientales que por sus características se valoran directamente con la normatividad vigente como son: Generación de ruido por fuentes de combustión externa, por fuentes de combustión interna y uso de publicidad exterior visual.
(1) Breve (5) Temporal (10) Permanente
Recuperabilidad del recurso afectado
Se refiere a la posibilidad de reconstrucción, total o
(1) Reversible (5) Recuperable (10) Irreversible
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parcial del recurso afectado por el impacto. Existen aspectos ambientales que por sus características se valoran directamente con la normatividad vigente como: vertimientos domésticos y no domésticos.
Cantidad
Se refiere a la magnitud del impacto, es decir, la severidad con la que ocurrirá afectación y/o riesgo sobre el recurso, esta deberá estar relacionada con la "regularidad" seleccionada. Existen aspectos ambientales que por sus características se valoran directamente con la normatividad vigente como: la generación de residuos peligrosos, escombros, hospitalarios y aceites usados.
(1) Baja (5) Moderada (10) Alta
Normatividad existente
Hace referencia a la normatividad ambiental aplicable al aspecto y/o el impacto ambiental.
1 (No Existente) 10 (Existente)
Tabla 1 Criterios de calificación de impactos. Adaptado Instructivo Diligenciamiento de la Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales SDA
Una vez se hayan cuantificado los criterios para la calificación del impacto se
procede a realizar la multiplicación de estos valores, incluyendo el signo
positivo (+) o negativo (-), según corresponda, definido por el tipo de impacto
17
con el fin de determinar la importancia del mismo. A continuación se describe
la fórmula y los rangos para la calificación de la importancia del impacto:
𝐼 = 𝑇 ∗ 𝐴 ∗ 𝑃 ∗ 𝐷 ∗ 𝑅 ∗ 𝐶 ∗ 𝑁
Dónde: I = Importancia
T = Tipo de impacto
A = Alcance del impacto
P = Probabilidad del impacto
D = Duración del impacto
R = Recuperabilidad del recurso afectado
C = Cantidad
N = Normatividad existente
La importancia del impacto permite realizar una interpretación cuantitativa de
variables con escalas de valor fijas, que permiten identificar los atributos
mismos del impacto ambiental así como el cumplimiento normativo en
relación con este y/o el aspecto ambiental. Permitiendo clasificar el impacto
ambiental en un rango de importancia alto, moderado o bajo (Secretaria
Distrital de Ambiente, 2013).
IMPORTANCIA RANGO
ALTA 125.000 – 1.000.000
MODERADA 25.000 – 125.000
BAJA 1 – 25.000 Tabla 2 Clasificación Importancia del Impacto. Adaptada Instructivo Diligenciamiento de la
Matriz de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales SDA
Finalmente los impactos que tienen importancia alta o moderada son
clasificados impactos Significativos mientras que los impactos con
importancia baja son clasificados como impactos No Significativos.
2.3.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental basado en
la NTC-ISO 14001:2015
a) La determinación del alcance del sistema de gestión ambiental debe tener en
cuenta todos los procesos de la entidad, sus espacios físicos o sedes y los
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requisitos ambientales establecidos en la revisión ambiental. El alcance se
debe mantener como información documentada y debe estar disponible para
las partes interesadas (Instituto Colombiano de Normas Técnicas, 2015).
b) Definición de la política ambiental: Partiendo de la revisión ambiental y
teniendo en cuenta los impactos ambientales que causan los procesos de la
entidad y el alcance definido se formula una política ambiental apropiada
que incluya un compromiso para la protección del medio ambiente. La política
ambiental debe ser el marco de referencia para el establecimiento de los
objetivos ambientales estableciendo un compromiso con la mejora continua
del sistema de gestión ambiental y la mejora del desempeño ambiental de la
entidad.
c) Establecimiento de los objetivos ambientales: Una vez la política ambiental
esté definida, y tanto los aspectos e impactos ambientales significativos como
los requisitos legales que competen se encuentren identificados es necesario
el establecimiento de los objetivos ambientales para implementar la política
ambiental de la organización. Para ello hay que tener presente que los
objetivos son metas globales del desempeño ambiental de la entidad
identificados en la política ambiental y al establecerlos deben tomarse en
consideración los impactos ambientales significativos y los requisitos legales
determinados (Oficina Nacional de Normalización, 2000).
d) Identificación de riesgos y oportunidades: Por medio de herramientas de
análisis como la matriz DOFA identificar los riesgos y oportunidades del
sistema de gestión ambiental basado en la NTC-ISO 14001:2015
relacionados con los aspectos ambientales, requisitos legales. La
identificación de riesgos y oportunidades permite asegurar que el sistema de
gestión ambiental logre los resultados previstos, prevenir los efectos no
deseados de los impactos ambientales y la mejora continua (Instituto
Colombiano de Normas Técnicas, 2015).
e) Planificación de acciones: La entidad debe abordar sus aspectos
significativos, requisitos legales y normativos, riesgos y oportunidades por
medio de acciones representadas en instructivos, programas,
procedimientos respectivamente de acuerdo a la integración del sistema de
gestión ambiental con el sistema de gestión, permitiendo su medición,
seguimiento y evaluación de eficacia (Instituto Colombiano de Normas
Técnicas, 2015).
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f) Acciones para la aplicación del modelo PHVA: La base para la formulación e
implementación de un sistema de gestión ambiental es su fundamento en el
modelo de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA). Este modelo
proporciona un proceso cíclico usado por las organizaciones para lograr la
mejora continua (Instituto Colombiano de Normas Técnicas, 2015). Esto
quiere decir que cada una de las etapas del marco metodológico deben estar
enmarcadas en este modelo y facilitar la medición de su eficacia permitiendo
la mejora continua.
3. RESULTADOS
20
La formulación de un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) enmarcado en la norma
técnica NTC ISO 14001:2015 cuenta con una estructura organizacional ya
estandarizada, pero que voluntariamente puede ser adaptada por la entidad de
acuerdo al enfoque y el contexto que presente su fase operática y/o funcional. Para
el Ministerio de Minas y Energía, en su orden Nacional y administrativo central, esta
estructura se presenta de la siguiente manera:
3.1. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
3.1.1. Comprensión de la organización y su contexto
El Ministerio de Minas y Energía, ente de orden nacional, principal encargado de la
administración y supervisión de las actividades, bases de datos y demás
observaciones que desenvuelve al sector minero-energético del país, contempla un
amplio campo de trabajo en el desarrollo de sus funciones administrativas, para el
cuál, se debe tener en cuenta el siguiente contexto y garantizar el compromiso de
la alta dirección con el Sistema de Gestión Ambiental y el cumplimiento de sus
requisitos. El contexto se presenta bajo una metodología conocida como el análisis
PESTA, que contempla de manera descriptiva los aspectos Políticos, Económicos,
Socioculturales, Tecnológicos y Ambientales en relación a la dinámica funcional del
Ministerio de Minas y Energía, sus funcionarios, contratistas e instalaciones. Esta
metodología se desarrolla a continuación:
a. Contexto Político: El Gobierno Nacional requiere para su funcionamiento el
apoyo de 16 Ministerios entre los cuales se encuentra el Ministerio de Minas
y Energía que se convierte en cabeza de sector de Orden Nacional. El
Ministerio de Minas y Energía se crea en 1940 a través del Decreto 968 con
el nombre de Ministerio de Minas y Petróleo como respuesta a las crisis
globales generadas por el conflicto internacional que se desarrolla durante la
época y con el fin de proteger e incentivar la industria y el aprovechamiento
de los recursos naturales.
El Ministerio de Minas y Energía a cargo del Presidente de la República como
máximo dirigente del Gobierno Nacional, seguido del Señor Ministro y los
Viceministros de Minas y de Energía respectivamente. Aunque sus
facultades cubran todo el sector minero energético a nivel nacional, cuenta
con el apoyo de 2 sedes administrativas para la formalización de cada uno
de los procesos y actividades que el Ministerio ejecuta como entidad Nacional
y el control de estos mismos. Este proceso administrativo se rige de manera
21
ordenada por dependencias que en un nivel jerárquico y organizado cumplen
con el desarrollo de procesos estratégicos, misionales, apoyo, evaluación y
control y especiales. Esta estructura organizacional, de acuerdo a lo
establecido por el Decreto 381 de febrero de 2012, está conformada por 5
despachos (Despacho del Ministro, Despacho del Viceministro de Minas,
Despacho del Viceministro de Energía, Secretaría General y Órganos de
Asesoría y Coordinación) y cada una de estos integrados por direcciones y
oficinas como se muestra a continuación:
DESPACHO DIRECCIONES
Despacho Ministro de Minas y Energía
Oficina Asesora Jurídica
Oficina de Control Interno Oficina de Planeación y Gestión
Internacional
Oficina de Asuntos Ambientales y Sociales
Oficina de Asuntos Regulatorios y Empresariales
Despacho Viceministro de Minas Dirección de Minería Empresarial
Dirección de Formalización Minera
Despacho Viceministro de Energía Dirección de energía Eléctrica
Dirección de Hidrocarburos
Secretaría General
Subdirección Administrativa y Financiera
Subdirección de Talento Humano
Órganos de Asesoría y Coordinación
Comisión de Personal
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de
Calidad Tabla 3. Estructura organizacional Ministerio de Minas y Energía. Decreto 381 de 2010.
b. Contexto Económico: Regido bajo el Plan de Desarrollo Nacional, el
Ministerio de Minas y Energía en su apoyo a la administración del sector
Minero-energético cuenta con presupuesto destinado por el Presupuesto
Nacional para garantizar los insumos, equipos, personal e instalaciones
adecuadas para la eficiencia en el desarrollo de sus procesos internos y del
22
sector económico que le corresponden. El Ministerio cuenta, además, con el
personal capacitado para la gestión y evaluación de proyectos en favor de la
ciudadanía colombiana, la manipulación y supervisión de estos nuevos
recursos. El personal del Ministerio está comprometido con el buen uso de
estos recursos y/o herramientas en búsqueda de la máxima eficiencia de los
mismos y en conciencia al buen trato del tesoro e inmueble Nacional.
c. Contexto Socio Cultural: El Ministerio de Minas y Energía, para el
cumplimiento de sus funciones cuenta con el apoyo de aproximadamente
500 colaboradores capacitados en donde se incluyen funcionarios,
contratistas y pasantes provenientes de las diferentes regiones del país en
un ambiente de trabajo sano. Además, la gestión externa que el Ministerio
ejerce con otras entidades y/o actores y la cualidad de función pública, da la
bienvenida diaria a un promedio de un poco más de un centenar de visitantes.
El Ministerio goza de zona de esparcimiento en horas de descanso, jornadas
y campañas de integración y la representación del Ministerio en actividades
externas con otras entidades del mismo sector público o del sector privado.
De igual manera, el Ministerio celebra y/o conmemora las fechas de interés
Nacional que identifican el territorio Colombiano y apoya la identidad
autóctona de la cultura del mismo.
d. Contexto Tecnológico: Con el fin de garantizar la eficiencia de los procesos
administrativos que competen al sector Minero-energético del país, el
Ministerio de Minas y Energía cuenta con equipo tecnológico para el
desarrollo de sus actividades. Las instalaciones del Ministerio y sus equipos
avalan el principio de la confianza a sus procesos, funcionarios y demás
colaboradores en cuanto a la seguridad, integración, vías de comunicación,
rapidez en las actividades y facilidad en el manejo que conllevan a un buen
ambiente de trabajo. Todo esto apoyado con personal capacitado en el
mantenimiento, mejora y/o actualización de estas herramientas que
cotidianamente son de apoyo a la gestión de los procesos y el cumplimiento
de objetivos de la entidad.
e. Contexto Ambiental: El Ministerio de Minas y Energía en el desarrollo
operativo interno de sus actividades y la cotidianidad de los funcionarios y
demás colaboradores que laboran en la entidad, demandan una cantidad
considerable de insumos que derivan directa o indirectamente de recursos
naturales. Este consumo trae como consecuencia el agotamiento de
23
recursos naturales como uno de los posibles impactos de la entidad.
Atendiendo el ciclo de vida de los insumos y/o productos que requiere el
trámite administrativo y demás actividades del Ministerio, de manera general,
es normal la generación de residuos de tipo ordinario, aprovechable y
tecnológico que deben ser manejados apropiadamente. A este manejo
adecuado, se le adiciona la supervisión de procesos de post-consumo donde
se garantice un correcto tratamiento y/o disposición final de residuos
generados, mediante la vinculación de gestores externos certificados por la
autoridad ambiental.
La dinámica de los procesos que ejecuta el Ministerio en su funcionalidad
responsable, viene enmarcada en lineamientos de uso, consumo y ahorro
eficiente de papel, energía y agua. La consolidación de estos lineamientos
operativos y las buenas prácticas ambientales son la base de una conciencia
ambiental que agrade a los operarios de la entidad y demás actores externos
que directa o indirectamente se relacionan con el Ministerio o tomen a Este
como ejemplo. Además, el Ministerio de Minas y Energía trabaja y atiende
observaciones bajo la jurisdicción de la Secretaria Distrital de Ambiente por
su ubicación dentro del perímetro urbano de la ciudad de Bogotá.
3.1.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
interesadas
De acuerdo a la norma NTC ISO 14001:2015, en primera medida, se
identificaron las partes internas y externas interesadas en la formulación e
implementación de un Sistema de Gestión Ambiental en el Ministerio de Minas
y Energía. Seguidamente se identificó la necesidad y expectativa de la parte
interesada de manera en que se determine un nivel de interés en el Sistema,
esta información se resume a continuación:
COMPRENSIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
Parte Interesada Descripción de la
Necesidad Expectativa Interés
24
Alta Dirección
Liderar un Sistema de Gestión
Ambiental que mejore la calidad de los procesos que se
desarrollan en el interior del
Ministerio de Minas y Energía y garantice la
sostenibilidad ambiental de los
mismos, busque el compromiso de
todos los funcionarios y se dé un buen uso de los recursos naturales.
Formulación e Implementación de la Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015 en la
entidad.
5
Oficina de Planeación y
Gestión Internacional
Dentro del proceso de direccionamiento estratégico y control
institucional la oficina de
planeación y gestión
internacional tiene como objetivo
Realizar la revisión del Sistema Integrado de
Gestión para el mejoramiento continuo y el
cumplimiento de los objetivos
institucionales.
Integración del Sistema de Gestión Ambiental - SGA al Sistema Integrado
de Gestión - SIGME
5
Oficina de Control Interno
Las normas técnicas y de
gestión se convierten en
requerimientos dentro de un ciclo
PHVA como el implementado en el
Implementación de la Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015 en la
entidad
5
25
proceso de auditoría interna independiente.
Subdirección Administrativa y
Financiera - Grupo de Servicios
Administrativos
Las políticas y lineamientos de operación del
Ministerio de Minas y Energía para el año 2017 en el
proceso de Gestión de Recursos Físicos
pretenden incluir lineamientos
administrativos para la gestión de
recursos como el agua, la energía, el papel, entre otros.
Lineamientos necesarios para la
gestión de los recursos físicos con un enfoque de ciclo
de vida del producto,
mejorando el desempeño
ambiental de la entidad, de acuerdo
a la norma NTC-ISO 14001:2015
5
Grupo de Tecnologías de Información y Comunicación
El proceso de gestión tecnológica
de información y comunicación tiene como entradas los planes estratégicos
y las políticas de tecnología de información y
comunicaciones como es el caso de la ley 1672 del 19
de julio de 2013 y el programa gobierno
en línea.
Formulación del programa de
disposición final de residuos
tecnológicos o semejante
5
26
Funcionarios, contratistas y
pasantes
Mejorar el ambiente laboral por medio
de procesos eficientes y
amigables con el medio ambiente es
una de las necesidades
principales para la mejora e
implementación de los sistemas de
gestión
Implementación de un Sistema de
Gestión Ambiental – SGA e integración
al Sistema Integrado de
Gestión – SIGME
3
Promedio de Interés para las partes interesadas Internas 4,66
Interés de las partes interesadas Internas Alto
EXTERNAS
Presidencia de la República
La presidencia de la república en
conformidad con el propósito de tener
una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, define como estrategia para tal fin la denominada
"Cero papel" incluida en el Plan
Nacional de Desarrollo 2010-
2014 y reglamentada por
medio de la Directiva
Presidencial 04 del 03 de abril de 2012.
Programa de eficiencia
administrativa y cero papel o semejante
5
27
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
El Ministerio de Ambiente y Desarrollo
Sostenible como cabeza de sector y entidad pública se
encarga de promover el
manejo, uso y aprovechamiento de
los recursos renovables
asegurando el desarrollo sostenible.
Cumplimiento de los requerimientos
específicos de la entidad
(Actualización y cumplimiento de la
matriz legal o semejante)
5
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones y su programa
Máxima Velocidad Digital busca que
las entidades públicas avancen
en la implementación de las estrategias de Gobierno en Línea
que incluye la Formulación del
Programa de Disposición Final de
Residuos Tecnológicos
Formulación del programa de
disposición final de residuos
tecnológicos o semejante
3
28
Secretaria Distrital de Ambiente
La dirección de control ambiental - Subdirección de
control ambiental al sector público
realiza el seguimiento de los sistemas de gestión
ambiental de las entidades públicas
con sedes en la ciudad de Bogotá.
Formulación del programa de uso
eficiente del recurso hídrico y programa de gestión integral
de residuos o semejantes
5
Entidades Adscritas al Ministerio de
Minas y Energía
El Ministerio de Minas y Energía por
ser cabeza de sector cuenta con
entidades adscritas y vinculadas, tanto del sector público
como privado, haciendo necesario la implementación de procesos con
bajo impacto ambiental como ejemplo para su
replicación.
Implementación de un Sistema de
Gestión Ambiental - SGA
3
Cliente - Ciudadano
El ministerio cuenta con procesos y
acciones de relacionamiento con
la ciudadanía facilitando ejercer control social a la
gestión de la entidad. Por esta
razón es importante que la entidad
cuente con procesos amigables
con el medio ambiente y
favorezcan a la sociedad.
Implementación de un Sistema de
Gestión Ambiental - SGA
1
29
Promedio de Interés para las partes interesadas Externas 3,66
Interés de las partes interesadas Externas Alto
Tabla 4. Comprensión de las partes interesadas. Fuente: Autor.
El nivel de interés de las partes interesadas se catalogó en bajo, medio o alto de
acuerdo a la definición de estos criterios como se presenta en la siguiente tabla:
Interés Calificación Criterio
Bajo 1 El interés y la participación en el SGA son indirectos, esperan mejora de la imagen por parte del Ministerio.
Medio 3 El interés, la participación o la necesidad son directos
en algún cumplimiento puntual o parcial dentro del SGA del Ministerio.
Alto 5
El interés, la participación o la necesidad son directos o totales en la formulación e implementación en el SGA del Ministerio o son de cumplimiento de algún requisito
legal. Tabla 5. Criterios para el nivel de interés de las partes interesadas. Fuente: Autor.
3.1.3. Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental.
El Sistema de Gestión Ambiental – SGA del Ministerio de Minas y energía
comprende todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión - SIGME, es decir,
procesos estratégicos, misionales, de apoyo, evaluación y control y especiales que
se llevan a cabo en la sede del Edificio Administrativo del Ministerio de Minas y
Energía y en el Archivo central del Ministerio de Minas y Energía sumando a todos
los funcionarios, contratistas y pasantes vinculados con la entidad.
3.1.4. Sistema de gestión ambiental.
El Sistema de Gestión Ambiental – SGA hace parte del Sistema de Gestión Integral
– Sistema Integrado De Gestión - SIGME del Ministerio de Minas y Energía, al igual
que el Sistema de Gestión de la Calidad “Articulado con la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública GP 1000:2009”, el Modelo Estándar de Control Interno
– MECI, el Sistema de Seguridad de la Información y el Sistema de Seguridad y
Salud en el Trabajo. Dichos sistemas integrados, contienen elementos comunes en
30
temas relacionados con funciones, responsabilidades, autoridad, competencias,
información documentada, auditorías, no conformidades, acciones correctivas,
seguimiento, medición, mejora y controles establecidos en los procesos.
Adicionalmente el SGA debe tener en cuenta las necesidades y expectativas de las
partes interesadas, para el establecimiento del sistema por medio de un acto
administrativo incluyendo los procesos necesarios para lograr el mantenimiento del
sistema.
3.2. LIDERAZGO
3.2.1. Liderazgo y compromiso
El nivel directivo del Ministerio de Minas y Energía, conformado por el Ministro, los
Viceministros de Minas y Energía, el Secretario General, los Directores de Minería
Empresarial, Formalización Minera, Energía e Hidrocarburos, los Subdirectores y
los Jefes de Oficina, a partir de la implementación del Sistema de Gestión Ambiental
– SGA, están comprometidos con:
La implementación, continuidad y la mejora del Sistema de Gestión Ambiental – SGA, asumiendo la responsabilidad y la rendición de cuentas de la eficacia del mismo.
Asegurar la compatibilidad del Sistema Integrado De Gestión - SIGME y el contexto de la entidad con el establecimiento de la Política y los Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental – SGA.
Asegurar la integración del Sistema de Gestión Ambiental – SGA al Sistema Integrado De Gestión - SIGME abarcando todos los procesos.
Disponer de los recursos (Económicos, logísticos, financieros, de personal) necesarios para el Sistema de Gestión ambiental – SGA.
Lograr los resultados previstos desde el Plan Estratégico Sectorial hasta el Plan de Acción del Ministerio de Minas y Energía.
Dirigir y apoyar a funcionarios, contratistas y pasantes de acuerdo a sus responsabilidades o función, contribuyendo a la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental – SGA.
Promover el seguimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Ambiental – SGA.
3.2.2. Política ambiental
31
El Ministerio de Minas y Energía es una entidad pública de carácter nacional del
nivel superior ejecutivo central, cuya responsabilidad es la de administrar los
recursos naturales no renovables del país asegurando su mejor y mayor utilización;
la orientación en el uso y regulación de los mismos, garantizando su abastecimiento
y velando por la protección de los recursos naturales del medio ambiente, está
comprometido con la protección del medio ambiente y la prevención de la
contaminación en el ejercicio de su operación interna, gestiona el cumplimiento de
la legislación nacional ambiental vigente y el manejo adecuado de los aspectos e
impactos ambientales identificados en las actividades desarrolladas en sus sedes,
minimizando riesgos ambientales, especialmente la gestión administrativa, la
gestión de infraestructura, equipamiento y vehículos de la entidad.
Para esto trabajará conjuntamente con sus funcionarios, proveedores y contratistas
en la apropiación de la gestión integral de residuos y el mejoramiento de las
condiciones ambientales internas, el uso sostenible de los recursos; con un enfoque
de disminución de los impactos negativos por medio de procesos eficientes.
La Gestión Ambiental se soporta en recurso humano competente, la
implementación de buenas prácticas operativas y de recursos que permiten el
mejoramiento continuo del Ministerio y un cambio cultural institucional basado en
programas de sensibilización que promuevan hábitos y comportamientos
organizacionales responsables con el medio ambiente.
3.2.3. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
El Ministerio de Minas y Energía cuenta con personal suficiente para la formulación
e implementación de un Sistema de Gestión Ambiental íntegro y eficiente para las
necesidades del Ministerio. Para la eficacia de las etapas del sistema es necesario
establecer roles, cargos y responsabilidades de los funcionarios, contratistas y
demás colaboradores que participan directa o indirectamente en el desarrollo
estructural y operativo de la norma técnica. Esas responsabilidades son
presentadas en la siguiente tabla:
ROL CARGO RESPONSABILIDADES
32
Alta dirección
Secretario General o Su
delegado
*Asegurar la implementación,
continuidad y mejora del Sistema
de Gestión Ambiental - SGA de la
entidad.
*Efectuar la revisión periódica del
SGA a partir de la documentación
y los informes de los líderes de los
procesos.
*Informar a los participantes de la
organización de sus roles y/o
responsabilidades.
Subdirector
Administrativo y
Financiero o su
delegado
*Asegurar los recursos para el
Sistema de Gestión Ambiental –
SGA.
*Liderar el proceso de supervisión
del SGA – las veces que el
Secretario General no pueda.
Coordinador Grupo de
Servicios Administrativos
o su delegado
*Coordinar la Revisión por la
Dirección del Sistema Integrado de
Gestión.
*Coordinar las reuniones del
comité del SGA.
*Coordinar el proceso de Gestión
de Recursos Físicos del Ministerio.
*Liderar el proceso de supervisión
del SGA – las veces que el
Subdirector Administrativo y
Financiero no pueda.
Operativo Personal a cargo del
SGA
*Brindar asesoría y
acompañamiento a los diferentes
procesos para la identificación de
aspectos e impactos ambientales.
33
*Generar reporte e investigación
de incidentes ambientales y
aspectos técnicos que se
requieran, relacionados con el
SGA.
*Direccionar el Sistema de Gestión
Ambiental –SGA.
*Diseñar e implementar controles
operacionales ambientales y
acciones apropiadas a la magnitud
de los impactos ambientales
encontrados.
*Mantener actualizada y disponible
la información ambiental de la
entidad, ante cualquier
requerimiento por parte de la
autoridad ambiental o la dirección.
*Informar a la alta dirección sobre
el desempeño del Sistema de
Gestión Ambiental -SGA y de
cualquier necesidad de mejora.
*Elaborar propuestas de planes de
trabajo y capacitaciones del
Sistema de Gestión Ambiental -
SGA.
*Coordinar el cumplimiento de las
actividades definidas en los planes
de emergencia y contingencia de la
entidad, relacionados a la
preparación y respuesta ante
emergencias ambientales.
Almacenista o su
delegado
*Manipulación de insumos de
recursos naturales y residuos
peligrosos guiados por el
34
Programa de Gestión Integral de
Residuos Peligrosos.
*Dar aviso al personal a cargo del
Sistema de Gestión Ambiental –
SGA sobre cualquier eventualidad
o emergencia con residuos
eléctricos o electrónicos presentes
en el almacén.
Personal de
mantenimiento
*Garantizar la calibración de
equipos de consumo de agua y
energía para el uso eficiente de los
recursos naturales.
*Manipulación de insumos de
recursos naturales y residuos
peligrosos guiados por el
Programa de Gestión Integral de
Residuos Peligrosos.
*Dar aviso al personal a cargo del
Sistema de Gestión Ambiental –
SGA sobre cualquier eventualidad
o emergencia con residuos
peligrosos (especialmente tóneres
y luminarias) o los sistemas
ahorradores de agua presentes en
la entidad.
Personal de Aseo
*Manipulación de insumos de
recursos naturales y residuos
peligrosos guiados por el
Programa de Gestión Integral de
Residuos Peligrosos y el
Procedimiento para la adecuada
recolección de residuos y
separación en la fuente.
*Supervisar y mantener el código
de colores para los puntos
35
ecológicos ubicados en el
Ministerio.
*Dar aviso al personal a cargo del
Sistema de Gestión Ambiental –
SGA sobre cualquier eventualidad
o emergencia con los residuos
sólidos de la entidad.
Personal de Vigilancia
*Dar aviso al personal a cargo del
Sistema de Gestión Ambiental –
SGA sobre cualquier eventualidad
o emergencia ambiental que se
presente en la entidad.
Funcionarios,
Contratistas y Pasantes.
*Atender a campañas,
lineamientos de la alta dirección,
principios de buenas prácticas
ambientales y controles
operacionales correspondientes al
SGA.
Apoyo Subdirector de Talento
Humano o su delegado
*Garantizar los recursos humanos
para la ejecución de las auditorías
al SGA.
*Garantizar los recursos humanos
capacitados para la ejecución e
implementación del SGA.
*Integrar los lineamientos
compatibles respecto a la
Seguridad y Salud Laboral con el
SGA.
36
Jefe de Grupo de
Comunicaciones y
Prensa o su delegado
*Asegurar que las
responsabilidades definidas sean
comunicadas dentro de la entidad.
*Informar a los funcionarios sobre
la publicación de nueva
documentación del Sistema de
Gestión Ambiental - SGA, cuando
se han aprobado.
Jefe de Grupo de
Tecnologías de
Información y
Comunicación o su
delegado
*Realizar acompañamiento y
asesoría al Sistema de Gestión
Ambiental – SGA con los temas
relacionados a la gestión de
residuos tecnológicos.
*Garantizar el mantenimiento
preventivo de los equipos
tecnológicos del Ministerio para
evitar el desgaste acelerado de los
mismos.
Delegado Oficina de
Planeación y Gestión
Internacional
*Realizar acompañamiento y
asesoría al Sistema de Gestión
Ambiental - SGA.
*Integración del SGA al Sistema
Integrado de Gestión General del
Ministerio.
Seguimiento y
control
Delegado Oficina de
Control Interno
*Ejecutar las auditorías internas al
SGA.
37
Delegado Oficina de
Planeación y Gestión
Internacional
*Aprobar las modificaciones y/o
nuevas versiones de la
documentación del Sistema de
Gestión Ambiental - SGA. Informar
al Grupo de Comunicaciones y
Prensa o su delegado.
Personal a cargo del
SGA
*Coordinar y ejecutar las acciones
relacionadas con el diseño,
implementación, mantenimiento y
mejora del Sistema.
*Gestionar y recibir las Auditorias
de los entes certificadores.
*Realizar el seguimiento a los
indicadores del Sistema de
Gestión Ambiental – SGA.
*Atender y dar respuesta oportuna
a requerimientos, solicitudes y
quejas de las partes interesadas
en materia ambiental.
*Realizar la investigación de las no
conformidades en materia
ambiental, tomando las acciones
necesarias para mitigar los
impactos ambientales
relacionados y previniendo su
ocurrencia.
Gestor Externo Proveedores
*Mantener actualizado los
requerimientos ambientales
dependiendo su actividad.
*Contar con los certificados,
permisos y licencias ambientales
correspondientes a sus
requerimientos ambientales.
38
Gestores de Residuos
*Realizar la disposición y
tratamiento adecuo de los residuos
y contar con las certificaciones que
den a lugar en todo el proceso.
Tabla 6. Roles, cargos y responsabilidades del personal asociado al SGA. Fuente: Autor.
3.3. PLANIFICACIÓN
3.3.1. Riesgos y oportunidades
Se evaluaron los procesos misionales y de apoyo de la entidad con el fin de analizar los riesgos y
oportunidades causados tanto por agentes internos como externos, basados en la metodología
DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas):
FORTALEZAS
• Alto compromiso de la alta dirección y del talento humano de la entidad. • Se cuenta con los mecanismos para la generación de conocimiento,
capacitación, fortalecimiento de las competencias y mejoramiento del clima laboral, con el fin de aumentar la buena prestación del servicio a las partes interesadas internas y externas desde el cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
• El Sistema Integrado de Gestión – SIGME, es la herramienta que ha mejorado la articulación de las acciones de cada área funcional en los diferentes temas y sistemas de gestión que tiene la entidad.
• La entidad cuenta con infraestructura adecuada para el desarrollo de sus funciones.
• Se han venido desarrollando acciones encaminadas a la implementación de un SGA que sirven de base para la consolidación del mismo.
• Canales de comunicación internos adecuados para el desarrollo de las actividades en materia ambiental.
• Disposición del talento humano para el mejoramiento del desempeño ambiental de la entidad.
39
El análisis DOFA se convierte en una herramienta para la formulación de estrategias
como las acciones de mejora propuestas en la etapa de planificación del Sistema
de Gestión Ambiental, con el fin de aprovechar las fortalezas y oportunidades y
mitigar las amenazas y debilidades, apuntando a convertirlas en fortalezas u
DEBILIDADES
• • Alta rotación del nivel directivo, genera cambios abruptos en los procesos
y gestiones de la entidad. • Baja articulación con las entidades conjuntas a las instalaciones físicas
del Ministerio de Minas y Energía (Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE; Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER), para la adecuada gestión de los residuos sólidos.
• El desempeño ambiental de la entidad está limitado por el cumplimiento de los requisitos legales, no va más allá de dichas acciones para el mejoramiento del mismo.
OPORTUNIDADES
• La medición de la satisfacción del cliente plantea más acciones para cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
• Se implementa y se realiza seguimiento a las oportunidades de mejora de los entes de control.
• La entidad lidera las campañas de promoción en materia de eficiencia energética, motivo por el cual presenta la oportunidad de replicarlas al interior con sus funcionarios y contratistas.
• Buenas relaciones con gremios y entidades del sector para replicar las buenas prácticas en materia ambiental, que permitan mejorar el desempeño.
AMENAZAS
• Recortes presupuestales en la vigencia de ejecución por temas de aplazamientos y necesidades de otros sectores del ejecutivo.
• Fallas técnicas en los recursos TICS impiden la adecuada prestación de un servicio a las partes interesadas.
• Ataques a la infraestructura TIC provenientes de piratas informáticos causando pérdida de la información del SGA.
• Emergencias ambientales causadas por fenómenos ambientales exponiendo al personal a contaminantes peligrosos.
40
oportunidades para el SGA del Ministerio de Minas y Energía, garantizando que las
acciones de mejora propuestas para el desarrollo del mismo, cuenten con el nivel
de eficiencia deseado.
3.3.2. Aspectos Ambientales
La identificación de los aspectos ambientales, en primera medida, derivaron de las
actividades de los procesos que ejecutan a diario el Ministerio de Minas y Energía.
Estas actividades se catalogaron como administrativas, de mantenimiento, de
alimentación, de transporte y las situaciones de emergencia ambiental. Se elaboró
el check-list de los aspectos ambientales que resultan de la interacción de las
actividades anteriormente nombradas con el medio ambiente y el impacto ambiental
generado de esta relación. Los impactos ambientales identificados, son evaluados
y valorados de acuerdo a la metodología vista en el marco metodológico del
presente documento.
El análisis de la matriz resultante de estas interacciones arroja como principal
aspecto a tener en cuenta el consumo de recursos naturales (papel, agua, energía)
y la generación de todo tipo de residuos (ordinarios, aprovechables, tecnológicos).
Los impactos ambientales asociados a estos aspectos (agotamiento de recursos
naturales, sobrepresión sobre el relleno sanitario y contaminación de suelo) fueron
determinados como altos y significativos de acuerdo a la metodología aplicada. Por
tal razón, de manera prioritaria se requiere trabajar en la gestión integral de los
residuos sólidos en el marco del ciclo de vida de insumos y productos. Ver Anexo
A.
3.3.3. Requisitos legales y otros requisitos
El Ministerio de Minas y Energía como entidad de orden público a nivel Nacional,
por la ubicación de sus sedes administrativas en el perímetro urbano del Distrito
Capital y su compromiso ambiental frente al territorio colombiano debe garantizar el
cumplimiento de observaciones legales que le competen en relación al componente
ambiental que deriva de sus procesos y actividades. Estas obligaciones son dadas
por las autoridades nacionales de orden mayor (Presidencia, Congreso de la
república, algún otro Ministerio) y por la autoridad ambiental que le compete, en este
caso la Secretaria Distrital de Ambiente. También, de manera voluntaria, el
Ministerio acoge guías técnicas formuladas por el ICONTEC. Estas guías técnicas,
aunque no son de obligatorio cumplimiento, son de apoyo considerable para la
41
formulación y ejecución de estrategias y controles operacionales que lleven a la
eficiencia del SGA. En relación a la matriz de aspectos e impactos ambientales y
los recursos naturales tratados en las diferentes normas, se elabora la matriz de
requisitos legales de manera organizada de acuerdo al marco metodológico del
presente documento en el campo del análisis legal del Sistema. La matriz también
permite evidenciar el estado actual de cumplimiento de estas obligaciones que rigen
al Ministerio. Ver Anexo B.
3.3.4. Planificación de acciones
De acuerdo a lo establecido en la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales del
Ministerio (Anexo A) y la Matriz de Aspectos Legales (Anexo B) del Ministerio de
Minas y Energía se da la priorización de tratamiento a la gestión integral de los
residuos sólidos, sin olvidar, los demás aspectos e impactos a tratar. Como
resultado se formulan algunas acciones para la evaluación, control y seguimiento
de las etapas de implementación y cumplimiento de los requisitos del SGA, descritas
a continuación:
No. ACCIÓN DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN
1
Procedimiento para la gestión
Integral de Residuos
Sólidos. PGIRS
El Ministerio de Minas y Energía, bajo el principio de separación en la fuente y los deberes como usuario del Servicio de Aseo estipuladas en el artículo 110 del Decreto Presidencial 2981 de 2013, debe garantizar la gestión integral y clasificación de los residuos ordinarios y aprovechables generados por la Entidad. Así mismo, debe garantizar la buena gestión de residuos catalogados como peligrosos (Tecnológicos y derivados del parque automotor). Está gestión se trabajará de la mano con el personal contratista de aseo, de mantenimiento, proveedores y demás actores mediante la supervisión de una buena disposición de residuos en el interior del Ministerio y la supervisión del post-consumo de estos residuos y una correcta disposición final. También es de manera necesaria el archivo de registros o bitácoras de la cantidad de cada tipo de residuos generados para llevar un control y seguimiento de la acción y atender los requisitos de la autoridad ambiental competente.
42
Todo esto con el fin de mitigar la contaminación del agua o suelo por la incorrecta disposición de residuos.
2
Procedimiento Cero Papel y
Eficiencia Administrativa.
PCP
Respondiendo a la Directiva Presidencial 04 de 2012, es necesario fomentar buenas prácticas de consumo de papel y de los recursos tecnológicos para la comunicación interna y externa disminuyendo el consumo de materias primas para la elaboración de este insumo. De igual manera es necesario llevar el registro histórico de consumo de papel para evaluar la eficiencia de la acción.
3
Procedimiento de ahorro y uso
eficiente de energía. PAUE
Esta acción comprende a las buenas prácticas ambientales de uso de equipos y demás aparatos que función con energía eléctrica (Directiva presidencial 08 de 2009). También, es necesaria la supervisión del buen estado de los equipos evitando la sobrecarga energética y el estado del sistema de iluminación con fuentes ahorradoras y de alta eficiencia lumínica. El registro de estos consumos energéticos se lleva a cabo para la evaluación de la acción y con el fin de disminuir el consumo y el agotamiento de los recursos naturales.
4
Procedimiento de ahorro y uso
eficiente de agua. PAUA
Esta acción comprende a las buenas prácticas ambientales en el consumo de agua para servicios de alimentación y sanitarios (Directiva presidencial 08 de 2009). También, es necesaria la supervisión y calibración del buen estado de los sistemas de bajo consumo de agua (Reemplazados y predeterminados por el Decreto 3102 de 1997) instalados en los equipamientos sanitarios del Ministerio evitando la fuga del recurso. El registro de estos consumos de agua se lleva a cabo para la evaluación de la acción y con el fin de disminuir el consumo y el agotamiento de los recursos naturales.
5
Procedimiento emisiones
atmosféricas, ruido y
publicidad visual. (PCEA)
Garantiza el buen estado, mantenimiento periódico y tramites que la ley exija de los autos y motos del parque automotor a nombre del Ministerio de Minas y Energía para evitar la contaminación indiscriminada del recurso aire. Garantiza, también, el ambiente laboral adecuado al ruido permitido para el Sector C (Oficinas e instituciones) establecido por la Resolución 627 de 2006. Atender los requerimientos legales frente a la
43
publicidad exterior que maneje el Ministerio de Minas y Energía frente a la secretaria de ambiente del distrito.
6 Procedimiento de Educación
Ambiental. PEA
Mediante capacitaciones y campañas concientizar a todo el personal del Ministerio aprovechando todos los medios de comunicación que esta entidad facilita para la gestión de sus procesos, de manera que se cree apropiación por el espacio ambiental que frecuentan cotidianamente y la ventaja de elaborar una actividad laboral y de otra índole responsablemente sin perjuicios al medio ambiente.
7
Procedimiento de supervisión y seguimiento de contratistas y gestores. PSC
Siguiendo el principio de ciclo de vida de las materias primas, insumos y productos asociados a los procesos y actividades del Ministerio es necesario garantizar que los tratamientos de estos elementos en su etapa de post-consumo sean debidamente manejados, ya sea por un correcto reciclaje o reutilización o una debida disposición final. Supervisar que este tratamiento cuente con el debido aval de la autoridad ambiental competente y llevar el registro histórico de certificaciones otorgado por los actores externos de un correcto manejo y/o disposición de residuos.
8.
Procedimiento de contingencia
y emergencia Ambiental. PCE
Lograr la vinculación con la brigada de emergencias que conformó el Ministerio de Minas y Energía para formular los protocolos a seguir frente a riesgos ambientales identificados o una emergencia del mismo tipo consolidada.
9. Procedimiento
Seguimiento del SGA
Para un adecuado control y seguimiento de las acciones y controles operacionales puestos en marcha es necesario llevar una bitácora del desempeño de estas estrategias como herramienta para la búsqueda de la mayor eficiencia del SGA en donde se evalúen los lineamientos por la política ambiental operativa.
Tabla 7. Planificación. Acciones para abordar el SGA. Fuente: Autor.
3.4. OTROS RESULTADOS
El trabajo de la formulación de un sistema de gestión ambiental bajo la norma NTC
ISO 14001:2015 viene acompañado de otras tareas de fase más operativa,
participativa, de atención y de seguimiento que tienen como propósito ser integradas
al SGA. La documentación de controles operacionales o de guías para desenvolver
las acciones anteriormente planteadas, se da en base al Sistema de Gestión del
44
Ministerio SIGME que presenta, siguiendo el principio de calidad, plantillas de
instructivos, procedimientos y formatos para adaptar las diferentes estrategias
propuestas en el ejercicio del SGA.
Se priorizó el trabajo para la gestión integral de residuos sólidos, adjunto, a la
solicitud del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el
programa del estado Gobierno en Línea y la Secretaria Distrital de Ambiente de una
gestión adecuada de residuos tecnológicos. A esta última gestión se le suman la
ejecución de ideas como la adaptación del centro de acopio temporal de estos
residuos, el pesaje y registro (adquisición de una balanza) y la identificación de
sustancias peligrosas de estos equipos (con sus debidas fichas de seguridad). Para
estos residuos y los de otro tipo se llevan bitácoras o registros mensuales y si es
necesario, el histórico de certificaciones de una acertada disposición final.
Con ayuda del grupo de Prensa y Comunicaciones del Ministerio se logra la
convocatoria abierta con obligatoria asistencia al personal que manipula
directamente residuos de manejo especial o diferenciado, a una capacitación e
introducción al Sistema de Gestión Ambiental y los lineamientos de manejo de
residuos profundizando en el manejo de residuos peligrosos con enfoque a los
tecnológicos. También, a través del correo corporativo se busca la sensibilización
en cuanto a un consumo responsable y eficiente de energía y el buen uso de
equipos de la entidad. Por último, se adelanta el proceso de registro de Publicidad
Exterior Visual (PEV) del aviso de la fachada del Ministerio de Minas Y Energía de
acuerdo a las especificaciones técnicas que este presenta (3,6 m2), a petición
obligatoria de parte de la Secretaria ambiental del distrito Capital.
9
4. ANALISIS DE RESULTADOS
Los resultados del trabajo realizado en la pasantía se manifiestan como impactos a la actividad de la Entidad y se
describen en la siguiente tabla:
RESULTADO PRODUCTO SUBPRODUCTO IMPACTO GENERADO APARTADO/ANEX
O
Formulación ISO 14001
Contexto de la Organización y Liderazgo
Contexto, Matriz de partes
interesadas, Alcance del SGA, política ambiental, compromiso de la
alta dirección, Matriz de roles y
responsabilidades.
El Ministerio ya cuenta con la atención, el interés y el compromiso de la alta dirección para la formulación e implementación de una Herramienta de Gestión Ambiental para la administración operativa de las 2 sedes ubicadas en Bogotá y los cargos que esta designe para su supervisión y seguimiento. El Ministerio también reconoce la relación de sus procesos y actividades con el medio ambiente y su compromiso con la sostenibilidad ambiental de los mismos. Además, reconoce que el SGA requiere de apoyo interdisciplinar, para lo cual cuenta con personal profesional asignado en los diferentes cargos existentes en la entidad, distribuidos en las distintas dependencias.
Numeral 3.1 y 3.2
10
Planificación
Abordaje de riesgos y
oportunidades
El análisis de los riesgos y oportunidades de los procesos que se llevan a cabo en la operación de la entidad se establece como una herramienta para la formulación de un SGA eficiente y que se ajuste a las necesidades de la entidad referente a su razón social u objetivo. Las oportunidades identificadas son la base para el éxito en la implementación del SGA, mientras que los riesgos se deben transformar por medio de acciones correctivas en oportunidades para la implementa del SGA. Dentro de las oportunidades identificadas está la disposición de personal profesional en distintas áreas del conocimiento para asegurar la integralidad en la formulación e implementación del SGA. Mientras que el mayor riesgo es la baja conciencia ambiental de los funcionarios de la entidad.
Numeral 3.3
Matriz de aspectos e impactos
ambientales
La identificación de los aspectos e impactos de los procesos que se llevan a cabo al interior de la entidad representan la base para la formulación y planificación de acciones del SGA.
Numeral 3.3/Anexo A
11
El resultado de la elaboración de la matriz de aspectos e impactos ambientales no es únicamente el de evidenciar el panorama del estado actual de los procesos de la entidad y su relación con el medio ambiente, sino que es una herramienta para la priorización de acciones con el fin de responder a los impactos cuya significancia se a mayor. Dentro de los impactos significativos de la entidad se encuentra la presión sobre recursos ambientales como el agua y el suelo, para el caso de aspectos como la generación de residuos o el consumo de recurso hídrico.
Matriz de aspectos legales
La determinación de la significancia de los impactos que genera la organización no tiene la objetividad suficiente para ser válida hasta tanto no se determinen los requerimientos legales que dan a lugar en cada uno de los impactos. La matriz de aspectos legales, entonces, se convierte en la herramienta adecuada para completar la calificación de los impactos y determinar de manera objetiva la significancia de los mismos.
Numeral 3.3/ Anexo B
12
Planificación de acciones
A través de la identificación y reconocimiento de la entidad y sus procesos llevados a cabo en los puntos anteriores se logra la planificación de acciones para la implementación del SGA basados en las oportunidades y la mejora o corrección de los riesgos, además de la priorización que resulto de la elaboración de las matrices de aspectos e impacto y legal.
Numeral 3.3
Operación Controles
operacionales
Procedimientos (Ejemplo: Eficiencia
Administrativa y Cero Papel)
Los procedimientos formulados pretenden facilitar la ejecución de acciones en búsqueda del mejoramiento del desempeño ambiental de la entidad.
Anexo C
Instructivo (Ejemplo:
Instructivo de Gestión y Manejo
de Residuos Electrónicos y
Eléctricos)
El instructivo se convierte en una herramienta de trabajo o guía con el fin de mejorar el desempeño ambiental de la entidad en aspectos puntuales que se han identificado como escenarios de riesgo.
Anexo D
Hoja de vida de indicadores (Ejemplo:
Seguimiento consumo
trimestral resmas de papel)
Teniendo en cuenta el modelo PHVA las acciones de mejora y/o procedimientos cuentan con una batería de indicadores con el fin de realizar el seguimiento apropiado y determinar la eficacia de los mismos. La hoja de vida de los indicadores es una herramienta que facilita tal fin y se
Anexo E
13
integran al sistema de gestión de la entidad.
Acciones de mejora
Adecuación zona de acopio
temporal residuos peligrosos
La operación de la entidad trae como consecuencia la generación de residuos que por sus componentes pueden generar impactos significativos sobre el medio ambiente o afectaciones a la salud humana. Por tal motivo se establece de un lugar de acopio temporal en las instalaciones de la entidad que cumpla con los requisitos técnicos de ventilación, demarcación, señalización, acceso restringido, entre otras beneficiando los procesos y actividades llevados a cabo disminuyendo el área de influencia y las afectaciones de una situación de emergencia.
Anexo K
Fichas de seguridad
competentes a las sustancias
contenidas en residuos
tecnológicos
La adecuación de los espacios destinados al acopio temporal de residuos eléctricos y electrónicos como medida de prevención del impacto ambiental cuenta con información respectiva a el manejo en caso de emergencia y la forma de almacenamiento de las sustancias contaminantes comunes en este tipo de residuos, que tengan aspectos ambientales con impactos altamente significativos.
Anexo K
14
Código de colores residuos
ordinarios
El establecimiento y socialización de un código de colores para la separación en la fuente de los residuos generados en la entidad impacta directamente en la cantidad de residuos aprovechables y la disminución de residuos ordinarios que se dirigen al relleno sanitario. Esta acción de mejora disminuye los impactos producidos por la presión sobre los rellenos sanitarios y da continuidad al ciclo de vida de los productos mejorando el desempeño ambiental de la entidad.
Anexo K
Adquisición de puntos ecológicos
El establecimiento de un código de colores para la separación en la fuente de residuos sólidos no tendría el impacto anteriormente mencionado sin la adquisición de recipientes apropiados y acordes al mismo. El aumento en el número de puntos ecológicos y su correcta distribución al interior de las instalaciones de la entidad incentiva la correcta separación de los residuos y genera un sentido de apropiación del SGA. Se gestiona la adquisición de 9 puntos ecológicos y una distribución más comida al personal de los mismos.
Anexo K
15
Manejo de centro de acopio de papel y cartón
El manejo adecuado de los residuos aprovechables inicia con la separación en la fuente y continúa con el correcto almacenamiento, impidiendo que factores climáticos a la intemperie los deterioren. El correcto almacenamiento de estos residuos permite un máximo aprovechamiento de los mismos, generando beneficios para la entidad que se traducen en artículos de papelería entregado por el gestor externo.
Anexo K
Formatos y registro
Formato de caracterización de
residuos
Dar seguimiento a uno de los aspectos cuyos impactos tienen mayor significancia como es la generación de residuos sólidos permite evaluar la eficacia de las acciones anteriormente mencionadas. Además los formatos de caracterización de residuos permiten realizar un análisis comparativo de la cantidad de residuos sólidos aprovechables que no se aprovechan por una incorrecta separación en la fuente,
Anexo F
16
convirtiéndose en herramienta para la toma de decisiones con el fin de mejorar el desempeño ambiental de la entidad.
Registro de Tóneres y Bombillas
El registro de residuos peligrosos que más genera la actividad de la entidad (tóneres y bombillas) crea una herramienta para la planificación de acciones para su manejo y disposición final adecuada a partir de un análisis estadístico y de media móvil que permita aproximar su cantidad y así fijar fechas de recolección con los gestores externos para su tratamiento.
Anexo F
Registro de acopio de papel y
cartón
El registro de generación de residuos aprovechables como papel y cartón permite a la entidad conocer las cantidades que genera y así obtener mayor beneficios en insumos de archivo como anteriormente se mencionó.
Anexo F
Campañas y Sensibilizació
n
Capacitación presencial:
Introducción al Sistema de
Gestión Ambiental,
Separación en la fuente y manejo
La socialización del SGA y las acciones de mejora que incluya, impacta directamente sobre el nivel de concientización ambiental y sobre el comportamiento o las prácticas del personal vinculado a la entidad, derivando en una mejora del desempeño ambiental evitando,
Anexo G
17
de residuos peligrosos.
mitigando o corrigiendo impactos. Aprovechando el compromiso de la alta dirección, representado en la adecuación de espacios y de recursos para la divulgación de información.
Campaña y Sensibilización
vía virtual: Sensibilización de buenas prácticas de consumo y uso
de energía eléctrica.
Anexo H
Gestión externa
Vinculación a gestor externo de
residuos de iluminación
Lúmina
La vinculación con gestores externos permite a la entidad asegurar la correcta disposición de los residuos que requieren un manejo especial por sus características de peligrosidad, mejorando el desempeño ambiental y su imagen frente al público en general. Además de eso ha otorgado puntuaciones positivas tanto en visitas de supervisión de la secretaría de ambiente como en el programa de gobierno en línea encabezado por el Ministerio de las Tecnologías y la Información.
Anexo I
Vinculación a gestor externo de
baterías UPS MAC Johnson
Controls Colombia S.A.S
Anexo I
Supervisión a gestor HP y
LexMark
El desempeño ambiental de la entidad con respecto a la generación de residuos, comprende desde el
Anexo I
18
correspondiente a Tóneres.
momento en que se generan hasta su correcta disposición. Por tal motivo la supervisión de los contratistas encargados de algunos de los procesos que tienen como aspecto ambiental la generación de algunos de los residuos con manejo especial mejora el desempeño ambiental de la entidad y establece mecanismos o herramientas para contratar con empresas que cuenten con un adecuado manejo de sus aspectos ambientales. Por tanto, un registro llevado de buena manera de las certificaciones otorgadas por estos gestores autorizados permite una evaluación más eficiente a la gestión integral de residuos sólidos y así mismo del SGA.
Supervisión a gestor Toyocars
correspondiente a residuos del
parque automotor
Anexo I
Supervisión a gestor de residuos
aprovechables EcoRenueva.
Anexo I
Supervisión a gestor de lavado
de tanques Ambicol Services.
S.A.
Anexo I
Supervisión a gestor Residuos mantenimiento al
ascensor PROSARC
Anexo I
Seguimiento
Evaluación del Desempeño
Formulación de indicadores de
desempeño ambiental
La formulación de indicadores es el mecanismo más apropiado para realizar el seguimiento adecuado durante la implementación del SGA.
Anexo J
Comités y Mesa
Ambiental
Mesa Ambiental
Reuniones mensuales
La mesa ambiental de la entidad, la participación de personal capacitado en el componente ambiental y la discusión sobre los aspectos ambientales y su seguimiento en la
Anexo M.
19
misma permiten la creación o formulación de acciones de mejora, además de acercar el SGA a los funcionarios creando sentido de pertenencia y apropiación por el mismo.
Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo
Exposición del desempeño de la política operativa
ambiental segundo trimestre
2017
Durante los comités institucionales de desarrollo administrativo los encargados del SGA presentan ante la alta dirección los avances del sistema y la mejora del desempeño ambiental. Estas exposiciones impactan en la renovación de los compromisos de la alta dirección con el sistema.
-
Seguimiento ISO 14001
Atención a consultoría
El seguimiento a la herramienta seleccionada como referencia para la implementación del SGA en la entidad, por parte de un grupo consultor externo le permite a la entidad el mejoramiento en aspectos como la gestión documental y la integración con el sistema de gestión propio de la misma.
-
Atención de Requisitos
Secretaria Distrital de Ambiente
Visita por parte de la subdirección de control ambiental de la Secretaría.
Atender requerimientos de las autoridades ambientales competentes de acuerdo al contexto de la entidad mejora su imagen corporativa y evita sanciones por incurrir en prohibiciones establecidas.
-
20
Registro de Publicidad
Exterior Visual PEV
El registro de la publicidad visual de la entidad de acuerdo a la resolución 931 de 2008 es un mecanismo para otorgar vigencia al mismo y evitar incurrir en prohibiciones que acarreen sanciones por parte de la autoridad ambiental.
Anexo L.
MinTIC y Gobierno en
Línea
Instructivo de Gestión y Manejo
de Residuos Electrónicos y
Eléctricos
La formulación del Instructivo de Gestión y Manejo de Residuos Electrónicos y Eléctricos impacta directamente en la puntuación que obtiene la entidad con respecto al programa de gobierno en línea y los lineamientos que este contempla.
Anexo D.
Tabla 8. Análisis de resultados obtenidos en la pasantía. Fuente: Autor.
9
5. CONCLUSIONES
Durante el reconocimiento de la entidad se identificaron 5 procesos principales
(estratégicos, misionales, apoyo, evaluación y control y misionales) que tienen como
característica común actividades de oficina o administrativas como uso de equipos
de cómputo, realización de impresiones, fotocopiado, entre otras. Además de las
actividades anteriormente mencionadas se identificaron otras propias de la actividad
humana como alimentación, uso de sanitarios, entre otros.
La identificación de estas actividades permite establecer los aspectos ambientales
de los procesos al interior de la planta física de la entidad. La valoración de los
impactos generados por estos aspectos ambientales a través de una metodología
de evaluación de impacto permite de clasificarlos según su significancia.
Este proceso de identificación de los aspectos ambientales nos permite concluir que
la mayor significancia está en las actividades que generan residuos sólidos,
incluyendo su separación, manejo y disposición; además del consumo de recursos
como papel, energía y agua.
En la etapa preliminar para la implementación de una herramienta de gestión
ambiental en la entidad se identificaron acciones preliminares encaminadas a la
implementación de un SGA que sirven de base para la consolidación del mismo.
Una de estas acciones es la instauración de una mesa de trabajo con objetivos de
mejoramiento del desempeño ambiental llamada Mesa de Trabajo Ambiental. La
mesa de trabajo ambiental se presentó como una fortaleza para la implementación
del SGA y se propuso un plan de trabajo para la misma basados en las etapas
presentadas en el marco metodológico del presente trabajo facilitando la
socialización y discusión de las propuestas de mejoramiento del desempeño
ambiental concluyendo en las estrategias y programas del presente SGA.
La formulación de estrategias, procedimientos y/o programas, que incluyan
mecanismos de control y seguimiento, para el control de los impactos significativos
identificados se convierten en una guía para la implementación del SGA y la
medición de su eficiencia mejorando el desempeño ambiental.
Durante la formulación del SGA se elaboraron procedimientos para la mejora del
desempeño ambiental de la entidad por medio de la reducción, mitigación,
prevención o corrección de los impactos más significativos como el procedimiento
para la gestión de residuos sólidos, procedimiento de eficiencia administrativa y cero
papel. Además de los procedimientos se formularon estrategias para la adopción
del SGA por parte de todo el personal vinculado a la entidad como son los
10
instructivos de manejo de RESPEL o instructivo de buenas prácticas de consumo
de agua y energía eléctrica.
La socialización de las estrategias incentiva el sentido de pertenencia y adopción
del SGA dentro de las actividades correspondientes a cada una de sus funciones,
haciendo eficaz la implementación del sistema.
Estos espacios también aumentan el nivel de conciencia ambiental entre los
funcionarios de la entidad, dando dinamismo al SGA logrando alcanzar las metas y
objetivos ambientales de la entidad con mayor rapidez y facilidad.
La formulación de un sistema de gestión ambiental basado en la norma técnica ISO-
14001 y su integración con el sistema de gestión de la entidad ha permitido mejorar
el desempeño ambiental de los procesos asegurando la disminución o eliminación
de sus impactos ambientales y evitando incurrir en prohibiciones normativas que
puedan acarrear sanciones.
6. RECOMENDACIONES
El Sistema de Gestión Ambiental del Ministerio de Minas y Energía se hace
necesario en el ámbito del buen nombre de la entidad frente a la confianza que
genera a sus funcionarios y ciudadanos del Estado Colombiano como ente de orden
público. Por tanto, se hace de vital importancia el compromiso no solo de la alta
dirección sino de cada una de las dependencias que interactúan directamente o no
en los procesos que impliquen en los aspectos ambientales identificados en las
actividades del Ministerio. Así, hacer de la formulación, implementación y
seguimiento del SGA un trabajo en conjunto participativo e íntegro, en pro de las
buenas prácticas y la productividad limpia en favor al medio ambiente.
Además del compromiso, es de gran importancia mantener de una manera
organizada una gestión documental completa y entendible a cualquiera de las partes
interesadas o que intervienen en el Sistema. El Ministerio cuenta con plantillas de
procedimientos, instructivos, manuales y formatos que a veces se quedan limitados
frente a otro tipo de documentos como matrices u programas estructurados, donde
la información que se maneja en estos últimos, tiene que ser adaptada a las
plantillas ya definidas y no garantiza que el mensaje que se quiere expresar sea de
la manera deseada. Por tanto, como primera media es necesario la evaluación y
actualización del Sistema SIGME, sistema que maneja el Ministerio para su gestión
documental formal, y la capacitación al total de personal que colabora en los
11
procesos del Ministerio sobre el manejo de la plataforma virtual para que conozcan
el Sistema de Gestión Ambiental a cabalidad y la demás información relevante.
De otra manera, aunque suene reiterativo, es el fomento de la conciencia ambiental
a cada uno de los funcionarios y colabores que cotidianamente interactúan en las
labores del Ministerio, desde el cargo más pequeño al más alto en la estructura
organizacional. Esta conciencia a fomentar viene de la disponibilidad de recursos
para la misma. Las instalaciones del Ministerio deben ser acordes a lo exigido por
el ambiente para un proceso más eficiente, por ejemplo, en la gestión adecuada de
residuos peligrosos debe contar con un cuarto con las características pertinentes
para el almacenamiento temporal de estos recursos. Otro ejemplo, es el
mantenimiento preventivo de las fuentes de recursos naturales para el uso y ahorro
eficiente de los mismos (agua y energía). A consideración del anterior ejemplo, con
el tiempo, buscar que el seguimiento y las buenas prácticas de consumo, por medio
de estructuras de apoyo a estas instalaciones de recursos, integrar tecnologías
apropiadas que mitiguen los altos niveles de uso, el aprovechamiento de los
recursos y un menor impacto al agotamiento y sobrepresiones a los recursos
naturales que nos ofrece el medio ambiente. Por último, no olvidar que todo el
desarrollo del Sistema de Gestión Ambiental debe estar enmarcado en la
legislación ambiental aplicable y su estricto seguimiento para evitar sanciones poco
saludables al proceso que se está llevando acabo.
7. BIBLIOGRAFÍA
12
Instituto Colombiano de Normas Técnicas. (2015). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001.
Bogotá D.C.: ICONTEC.
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