REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD Dr. RAFAEL BELLOSO CHACIN

PROFESORA: Dra. ZORAYA DIAZ R

CATEDRA: CONTABILIDAD IV

AGENCIAS Y SUCURSALES

AGENCIAS Y SUCURSALES

OBJETIVO DE LA UNIDAD: Analizar los estados financieros consolidados de las Agencias y Sucursales.

AGENCIAS , SUCURSALES Y CASA CENTRAL

CASA CENTRAL

Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio

AGENCIAS

Las AGENCIAS y SUCURSALES son EXTENSIONES que establece la empresa, con el fin de abarcar un mercado geográfico mayor y a una clientela más numerosa. Mediante ellas la empresa logra también extender las acciones de sus ventas, mucho más allá del radio de influencia de su departamento de ventas central y, por lo tanto, logra así sacarle mayor provecho a sus inversiones de capital.

Con el propósito de aumentar el volumen de ventas en un área geográfica determinada y mantener un contacto más estrecho con los clientes, muchas empresas operan por medio de Agencias o Sucursales; las cuales no son más que tiendas o extensiones de la empresa ubicadas en lugares estratégicos de venta.

La AGENCIA es un vendedor local cuya acción es de intermediario entre empresa y el público colocando pedidos y remitiéndolos a la casa central, sin tener autonomía.

La agencia se dice que es un vendedor con independencia económica que trabaja en una zona, señalada de antemano por la casa matriz, para vender generalmente en forma exclusiva las mercancías de la casa principal, estas pueden ser las personas físicas o una entidad jurídica, según convenga a los intereses de la casa central o principal.

La obligación principal que tiene la agencia para con la casa central, es la de remitirle periódicamente y oportunamente los pedidos que formule para que ella los surta. Por lo tanto, las operaciones efectuadas entre ella (agencia) y la casa central, sólo se referirán a comisiones devengadas y los gastos efectuados.

CARACTERISTICAS DE LAS AGENCIAS

1. Tiene personalidad jurídica propia. 2. Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. 3. Cobran comisión por las mercancías vendidas. 4. No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el

efectivo a la casa matriz

FACTORES QUE IMPULSAN A SU CREACIÓN

1. Incremento del radio de acción de la Casa Central.2. Incremento en el volumen de ventas.3. Permanencia en el mercado dada la alta competencia en el mercado.4. Al ser más competitivos se podrán bajar los precios a los clientes.

SUCURSAL

Es una tienda independiente con cierta autonomía que maneja sus propios inventarios, coloca y cobra sus propios pedidos.

Según Mina (2001), las Sucursales son unidades que representan a una empresa llamada Casa Central, la cual le confiere suficiente autonomía, tanto en el registro de la contabilidad como administrativamente.

CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LAS SUCURSALES

1. Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. 2. Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la

cual cubre sus gastos. 3. Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es

necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. 4. Efectúa su propia facturación. 5. Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con

sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.

6. Tanto las agencias como las sucursales son medios, para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central; pero aparte de esta característica común, la agencia y la sucursal difieren muchísimo en cuanto a organización, administración y control.

FACTORES QUE IMPULSAN A SU CREACIÓN

1. Inciden en el aumento de las ventas.2. Mejoran la prestación del servicio.3. Se mantiene existencias con mayor coeficiente de rotación.4. Se coloca la mercancía de acuerdo a las demandas de la localidad.

DIFERENCIAS ENTRE AGENCIAS Y SUCURSALES

Comparativamente, las agencias y sucursales ofrecen TRES DIFERENCIAS básicas, que las distinguen perfectamente a unas de las otras, a saber:

A) Las agencias NO poseen “Inventario de Mercancías”, sino solamente un MUESTRARIO de las mismas, para enseñar a sus clientes. Sólo coloca los pedidos, los cuales son despachados desde la casa matriz. SI tiene sus propias existencias de mercancías, con las cuales atiende los pedidos de

la clientela.

B) La casa matriz maneja todo lo referente al crédito y la cobranza de sus agencias. En cambio, la sucursal otorga los créditos a su clientela, administra y controla la cobranza de los mismos; llevando sus propios LIBROS y REGISTROS.

C) Las agencias mantienen un FONDO FIJO de operaciones, o “Caja Chica”. NO manejan ningún otro efectivo. En cambio, las sucursales manejan sus propios fondos, provenientes de los cobros y otros ingresos; rindiéndole cuenta, claro está, a la CASA CENTRAL.

D) La AGENCIA es como una especie de AGENTE vendedor de la casa matriz. Mientras que la SUCURSAL, se asemeja más a una empresa INDEPENDIENTE.

COMBINACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Combinar estados financieros significa presentar la información contable de dos empresas en conjunto; en este caso, es unir el Estado de Resultados y el Balance General de la Casa Central con el de la Sucursal y presentar un solo estado financiero para las dos empresas.

Para efectuar la combinación de ambos estados financieros, debe previamente prepararse una hoja de trabajo en la cual deben eliminarse las cuentas recíprocas entre ambas. Esto con el objetivo de presentar la información real y no estados financieros de conjunto engañoso o fuera de la realidad

FACTURACIÓN DE MERCANCÍAS DESDE CASA CENTRAL O CASA MATRÍZ A LA SUCURSAL

LA CONTABILIDAD DE LAS AGENCIAS

La agencia NO ha de llevar Contabilidad por partida doble. Le bastará con llevar un “Libro de Caja”, en el cual registrará los PAGOS menores efectuados con el “Fondo fijo de Caja Chica”. Antes de que se agote tal fondo, la agencia presentará a la casa central una “Relación de Pagos”, acompañada de sus respectivos COMPROBANTES, a fin de que la casa matriz le reintegre el faltante del fondo fijo operativo.

La casa principal será la que se encargará de la Contabilidad propiamente. Puede llevarla INTEGRADA, a su propia Contabilidad, o medianamente separada; a fin de conocer mejor sus resultados y tener sobre la agencia un mayor control.

CUENTAS RECÍPROCAS

Son todas aquellas cuentas en las que se agrupan o registran las operaciones entre empresas, en este caso entre la Sucursal y la Casa Central o entre diferentes Sucursales, por ejemplo:

EN CASA CENTRAL EN LA SUCURSAL

Mercancías Enviadas a Sucursal Mercancías Recibidas de Casa CentralRemesas Enviadas a Sucursal Remesas Recibidas de Casa Central

Sucursal Cuenta Corriente Casa central Cuenta Corriente

Los saldos de estas cuentas deben ser iguales en ambas empresas.

CONCILIACIÓN DE LAS CUENTAS RECÍPROCAS

La cuenta “SUCURSAL DE CUMANA”, en la Contabilidad de la casa matriz, es la RECÍPROCA de la cuenta “CASA MATRIZ”, en los libros de la sucursal. Por lo tanto, estas cuentas deben mostrar siempre saldos iguales, pero de signos contrarios. Sin embargo, puede suceder que, en determinados momentos, esto NO se cumple, por razones muy similares a lo que ocurre en la cuenta del BANCO, por las siguientes razones:

A) Mercancías y remesas de dinero, enviadas por la casa principal, y que todavía NO ha tenido a su destino en la sucursal.

B) Cobros efectuados por la casa central, en nombre de la sucursal, y que todavía NO ha tenido información dicha sucursal.

C) Envío de dinero u otros bienes, de la sucursal, para la casa matriz; sin que todavía hubieran llegado a su destino.

Como es natural, estas situaciones se NORMALIZARÁN, tan pronto como se tenga el intercambio de INFORMACIONES respectivas. En la vida REAL estas irregularidades se evitan, si para la fecha del CIERRE de los libros se toman las medidas pertinentes, a fin de que se intercambien TODAS las informaciones, en cuanto a las transacciones que afecten a ambas Contabilidades.

Ante la eventualidad de un CIERRE de libros, se podrían efectuar AJUSTES, utilizando cuentas TRANSCRITAS, tales como: “Mercancía en Tránsito”, “Dinero en Tránsito”, etc., para aquellas partidas que se encuentren EN CAMINO, para la fecha del cierre.

CONSIDERACIONES VARIAS

1. A las mercancías se les dará salida de la casa matriz al precio de COSTO, el cual se obtendrá del TARJETERO.

2. Se llevarán tantas cuentas de gastos de la agencia, como sean necesarias; según los renglones de gastos que se deseen controlar.

3. La cuenta de “Mercancías en la Agencia...”, se dejará abierta, mientras el MUESTRARIO permanezca en la AGENCIA. Será una cuenta de ACTIVO de la casa matriz, igual que la cuenta de “Inventario de Mercancías”.

4. El asiento para registrar el “Costo de las ventas de la agencia...” se hará al cierre del ejercicio económico, o periódicamente, según se desee o convenga.

LAS SUCURSALES. LA CONTABILIDAD DE LAS SUCURSALES

Las operaciones que realiza la sucursal incidirán en dos Contabilidades: En la Contabilidad de la sucursal misma y en la de la casa matriz.

EJEMPLO: SUCURSAL

Existen TRES maneras de facturar las mercancías que la casa principal envía a su SUCURSAL: A) Al precio de COSTO; B) Al precio de VENTA; y C) A un precio ARBITRARIO.

Los dos últimos métodos de valuación los suelen utilizar algunas casas, con el propósito de que la sucursal NO conozca exactamente las utilidades de la matriz.