Control de Agenda de

Trabajo

POR: LSC. ALEJANDRA DEL ROCIO CAB PECH

Agenda Ejecutiva

La agenda ejecutiva, no es la típica donde anotas citas, reuniones, presentaciones, etc., sino es un método que permite la complementación de tu agenda, que tiene como objetivo que organices tu día a través de la priorización de actividades, contemplando incluso las que surgen de manera imprevista.

La agenda ejecutiva, te ayuda  a priorizar tus citas

CASO PARA ANALIZAR COMO FUNCIONA

Imagina que comienzas tu día y tienes 2 citas, una con un cliente a las 10:00 am para realizar una presentación de tus servicios y otra con un proveedor a las 12:30 pm para ultimar detalles de un evento que tendrá lugar la próxima semana. Llegas a tu oficina, te instalas, sirves un café, revisas correo y te das cuenta que te han citado a las 12:00 pm para firmar un contrato de prestación de

servicios, que llevas más de 6 meses dándole seguimiento. Apenas comienzas a tratar de digerir la noticia, cuando entra tu asistente y te dice: “Hablo el Sr. Gutiérrez (cliente), quiere ver si lo recibe lo antes posible, dice que es urgente, no ha podido iniciar con las modificaciones que usted le planteó”. Y aquí entra el dilema ¿Qué hago primero? O bien ¿Cómo le hago?, comúnmente tendemos a tomar decisiones sin visualizar las consecuencias, por eso la importancia de comprender la agenda ejecutiva, que te ayuda en estos casos para poder tomar la decisión correcta.

En el siguiente cuadro están 4 factores que te ayudan a priorizar las situaciones, dentro de cada uno de ellos se describe su funcionamiento.

Urgente e Importante Importante y Urgente

·         Son aquellas situaciones que no puedes dejar para después, se pueden presentar de manera imprevista o planeadas. Ejemplo: la firma con el cliente que tienes a las 12:00 pm, no la puedes dejar pasar, es una oportunidad y además es un cliente nuevo, por lo que no puedes postergarlo.

           Eventos que son de importancia, pero no requieren una atención inmediata, pueden esperar, mas no por mucho tiempo. Ejemplo: El estar con tu cliente para la presentación de tus servicios.

Urgente no Importante Importante no Urgente

·         Son aquellos eventos que requieren una atención inmediata, sin embargo no tienen una relevancia significativa. Ejemplo: el cliente que le urge hablar contigo, recordemos que a todos los clientes nos urgen las cosas, pero qué tanta relevancia tiene su urgencia, tal vez lo podamos solucionar por teléfono o postergar la cita para otro horario.

      Situaciones que requieren atender detenidamente, pero a mediano plazo o bien pueden esperar. Ejemplo: La cita con el proveedor, para ultimar detalles.

Como ven ésta metodología, nos permite organizar nuestra agenda de una manera más efectiva y permitiendo una toma de decisión correcta y oportuna.