AGN 2015 - MVLS - Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y Gestión de Documentos,...

01/09/2015

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Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y

Decisiones – Marco Vinicio Lenci


Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y Gestión de Documentos,

Datos, Información y Decisiones

Marco Vinicio Lenci

Project Consultant, Management Advisor & Coach

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Compartir conceptos, mejores prácticas y experiencias en los temas como Organizaciones Inteligentes, Arquitectura de Información, Roles y Responsabilidades del CIO (Chief Information Officer), IMO Oficina de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones, Diagnóstico y Planeación de acuerdo con el DMBOK Data Management & Data Governance, Cobit5, ISO 30300, ISO 27000, ISO 15489, ISO 16175, fomentando la elaboración de Conclusiones y Recomendaciones al respecto.

Objetivos


1. Organizaciones Inteligentes Colaborativas

2. IMO (Information Management Office) Oficina de Gobierno y Gestión de la Información

3. Arquitectura de Información

4. CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información

5. Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones

6. Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental, Datos, Información y Decisiones

7. Conclusiones y Recomendaciones

8. Preguntas

Agenda

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Organizaciones Inteligentes Colaborativas


La 3ra parte de los ejecutivos toma decisiones importantes con información incompleta o no fiable!

Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes

Más del 95% de decisiones de negocio están basadas en un documento

Realidad en la Información y la Toma de Decisiones en Organizaciones actuales

NECESITA UNA APLICACIÓN

DASHBOARD PARA MONITOREAR SUS MÉTRICAS CLAVES

DE ESA MANERA USTED TENDRÁ MAS INFORMACIÓN PARA IGNORAR CUANDO TOME DECISIONES

BASADAS EN POLÍTICAS DE LA

COMPAÑÍA

OK SUPONGA QUE ESO IMPORTA

LA INFORMACIÓN SERÁ

PRECISA?

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OPTIMIZACION DEL

DESEMPEÑO

GERENCIA

INTELIGENTE

Gobierno y Organización

“Son organizaciones

sanas y sostenibles que crean

un sistema nervioso digital

inteligente

que les permite reaccionar, cambiar y

mantener en su

gestión gerencial y operativa

el esencial balance interno y externo

con flexibilidad, rapidez y eficiencia.

Son organismos vivos, con todas sus

partes interconectadas e

interrelacionadas

en una perfecta síntesis entre

personas, procesos, información y

tecnología”

James Martin, CyberCorp, 1996

Organizaciones Inteligentes Colaborativas


GOBIERNO INDUSTRIAL GOBIERNO COLABORATIVO

INTELIGENTE

GOBIERNO POR POCO TIEMPO

DEMOCRACIA PARTICIPATIVA

PAPELEO ARCHIVO PRESTACION ELECTRONICA DE SERVICIOS – CERO PAPEL

TRANSFERENCIAS MANUALES

TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS

BUROCRACIA EMPODERAR AL CLIENTE

NUEVO ORDEN MUNDIAL

CONTROL EXPLICITO CONTROLES Y APROBACION

IMPLICITA

Tendencias Globales en Gobierno Colaborativo Inteligente

“Colombia es el próximo país que se instalará, definitivamente, en las tecnologías del

futuro para construir una mejor realidad” Presidente Juan Manuel Santos

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Alineación Estratégica con Gobierno y Gestión del Desempeño, Inteligencia Analítica, Documentos y Datos

GOBIERNO Y

GESTIÓN DE DATOS,

DOCUMENTOS, E

INFORMACIÓN

GOBIERNO Y

GESTIÓN DEL

DESEMPEÑO

GOBIERNO Y

GESTIÓN

INTELIGENCIA

ANALITICA

ARQUITECTURA

EMPRESARIAL

PROCESOS, Y

CALIDAD

GOBIERNO Y

GESTIÓN DE

PROYECTOS

INNOVACIÓN Y CICLO

DE VIDA DE

NEGOCIOS,

PRODUCTOS Y

SERVICIOS

GERENCIA DE GOBIERNO, RIESGO

Y CUMPLIMIENTO

FORMULACIÓN ESTRATÉGICA

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

ALINEACIÓN ORGANIZACIONAL

PLANEACIÓN OPERATIVA

EJECUCIÓN ESTRATEGICA Y

OPERATIVA

VERIFICACION, PRUEBA Y

ADAPTACION ESTRATEGICA

GOBIERNO Y

GESTIÓN

ESTRATEGICA

CORPORATIVA

GOBIERNO Y GESTIÓN ESTRATÉGICA Y

OPERATIVA

DATOS Y

DOCUMENTOS

DECISIONES Y

CONOCCIMIENTO

INFORMACION


7 Indicadores de la Organización Inteligente Colaborativa vs. La Organización Actual

Organización Actual Organización Colaborativa Inteligente

Recopila datos procedentes de sus propios

sistemas de transacciones y fuentes internas, y

genera datos Internamente.

1- Se nutre de datos de todas partes: internos, externos, sociales

e incluso no instrumentados y tiene capacidad para analizarlos. Atenta

Distintas personas y departamentos interpretan

la información de forma diferente, con niveles de

detalle limitados.

2- Posee una única versión de la información a lo largo y ancho

de toda la empresa, con el nivel de precisión adecuado.

Precisa

Procesa grandes bases de datos que le

proporcionan una “foto fija” del pasado.

3- Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae

conclusiones en tiempo real o cuando se necesite. Analítica

Utiliza la experiencia personal y la intuición para

tomar decisiones.

4- Construye modelos de simulación que prevean los efectos de

las decisiones, basándose en datos fidedignos. Predictiva

Reacciona a los riesgos una vez que estos ya

son una realidad. Gestiona de forma reactiva.

5- Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y

posee de antemano una respuesta táctica en cada suceso antes

de que fuera necesario realizar alguna acción.

Anticipada

El trabajo no fluye fácilmente a lo largo de la

organización por las barreras organizativas o

tecnológicas.

6- Las personas, los sistemas tecnológicos, los socios externos

están “conectados” de tal manera que el trabajo fluye fácilmente.

Interconectada

Proporciona volúmenes de datos

descontextualizados.

7- Proporciona sólo los datos que se precisan para tomar una

decisión. Mejora y amplía las perspectivas y autoridad para

decidir y actuar.

Potenciadora

Fuente: LaValle - Una revolución para las empresas inteligentes - 2009

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Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes Colaborativas


GOBIERNO Y GESTION

DE ARQUITECTURA

EMPRESARIAL,

PROCESOS

Y CALIDAD GOBIERNO Y GESTION

INTELIGENTE DEL DESEMPEÑO

GOBIERNO Y GESTION

DE RELACIONES Y COMUNICACIONES

CON GRUPOS DE INTERÉS

GOBIERNO

Y GESTION

DE

RESPONSABILIDAD

SOCIAL

GOBIERNO Y GESTION

DE DOCUMENTOS,

DATOS, INFORMACION

Y CONOCIMIENTO

GOBIERNO

Y GESTION

DE PROYECTOS

PROGRAMAS Y

PORTAFOLIO

DE INICIATIVAS

GOBIERNO

Y GESTION

DE CULTURA

Y CAMBIO

ORGANIZACIONAL

GOBIERNO Y

GESTIÓN DE AUDITORÍA,

Y CONTINUIDAD

OPERATIVA

Radar de Inteligencia

Órganos de los Sentidos

Inteligencia

Datos

El Sistema Nervioso Digital Inteligente Colaborativo

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MISIONAL

FINANCIERO

ADMINISTRATIVO

DIRECTIVO

GERENCIAL

OPERATIVO

MISIONAL

APOYO

DIRECTIVA-GERENCIAL

Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes Colaborativas


1. Definir los Objetivos y la Información Necesaria

•Qué necesitamos saber? •Cuáles son nuestras importantes preguntas no respondidas? •Quién necesita saber eso, cuándo y dónde?

2. Recoger la Información adecuada

•Qué información necesitamos para satisfacer nuestras necesidades de información? •Tenemos esa información consignada en el formato adecuado? •De no ser así, cuál es la mejor manera de obtenerla?

3. Analizar la Información y Ganar Retroalimentación

•Cómo podemos convertir la información en retroalimentación relevante? •Cómo analizamos de mejor manera para ponerlo en contexto? •Cómo extraemos la información relevante a partir de nuestra información?

4. Presentar y Comunicar la Información

•Cuál es la mejor manera de presentar y comunicar la información para dar a conocer la toma de decisiones? •Cuáles son las formas mas efectivas de reportar y visualizar la información?

5. Crear Evidencia a partir de Decisiones

•Cómo podemos asegurar que la evidencia disponible será usada para la mejor toma de decisiones? •Cómo creamos una cultura de conocimiento- acción?

Infraestructura de TIC y Aplicaciones de BI como

Habilitadores

Estrategia de Negocios

Fuente: Bernard Marr – The Intelligent Enterprise

Toma de Decisiones Basadas en Evidencia Documental, Datos e Información

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Modelo de Madurez de Organizaciones Inteligentes Colaborativas

Estabilización y Reducción de

Riesgos

Generación y Protección de

Valor

Probabilidad y Predicción de

Valor

Simulación de Decisiones y

Optimización de Valor

¿Cómo podemos

lograr el mejor

resultado, incluyendo

los efectos de la

variabilidad?

¿Cómo podemos

alcanzar el mejor

resultado?

¿Cómo impactarán

las decisiones todo lo

demás?

¿Cómo nos

podemos beneficiar de

esas predicciones?

¿Qué, Cuándo y Por

Qué será lo próximo

que podría pasar?

¿Qué pasará si esta

tendencia continua?

¿Qué pasará después

si…?

¿Qué acciones son

necesarias?

¿Cuál es el problema

exactamente?

¿Por qué está

pasando?

¿Cuánto, cuántas

veces, dónde?

¿Qué pasó?

Automatización Medición del Desempeño Consistente

Análisis de Causa Raíz del

Desempeño

Pronósticos de Desempeño

Optimización de las Decisiones y el Desempeño

Descriptiva y Diagnóstica Predictiva

Gestión del Valor y Capacidad de Inteligencia Analítica Organizacional

Prescriptiva

Alineación Estratégica de

Desempeño

Consolidación ¿Qué acciones

integradas son

necesarias?

¿Cuáles son las áreas

e Interesados alineados

en el problema

exactamente?

Alineación y Consolidación de

Valor

Gra

do

de

Co

mp

lejid

ad

Inteligencia Optimización

Estocástica

Escenarios

Conocimiento

Modelamiento Predictivo

Simulación

Información Alertas

Consultas / Profundización

Datos Reportes a

medida y estándar

Business Intelligence

Decisiones Reactivas

15 15

Business Analytics

Decisiones Proactivas


Analítica Descriptiva (Mapas Estratégicos, BSC y Dashboards) y Análisis de Causa Raíz

Analítica Descriptiva, Diagnóstica y Consolidada

del Pasado

+ Análisis de Causa Raíz

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Analítica Predictiva y Prescriptiva

Analítica Predictiva y Prescriptiva del

Futuro Predicciones + Benchmarking Leyenda: Color Verde: Predicción vs. Color Rojo: Realidad


Generación y Preservación de Valor = Información + Analítica + Decisiones + Desempeño Inteligente Colaborativo

GOBIERNO INTELIGENTE COLABORATIVO DEL DESEMPEÑO

DE

CIS

ION

ES

CO

LA

BO

RA

TIV

AS

INT

EL

IGE

NT

ES

DOCUMENTOS & DATOS

INFORMACION

CONOCIMIENTO

DESEMPEÑO INTELIGENTE COLABORATIVO

GENERACIÓN Y PRESERVACIÓN DE VALOR INTELIGENTE COLABORATIVA

$ $

GESTIÓN

INTELIGENTE

COLABORATIVA

DEL DESEMPEÑO

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Cómo aprovechamos la capacidades del Outernet?


IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información

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IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información Gobernabilidad

y Políticas

Principios y Valores

Políticas

Objetivos

Servicios

Procesos y Controles

Tecnología Informática

Métricas de Desempeño

Metodologías y Estándares

Roles y Responsabilidades

Misión y Visión Competencias

Técnicas y Humanas

Seguridad

Calidad

Continuidad y

Resiliencia

Generación y

Protección

de Valor

Disponibilidad

Integración


Evaluar

Retroalimentación

Planear Ejecutar Servir

Necesidades Institucionales

Controlar

Dirigir Supervisar

Gobierno

Gestión

IMO Separación de Gobierno y Gestión

Optimización de Costos

Optimización de Riesgos

Optimización de Recursos, Capital de

Trabajo y Activos

Realización de Beneficios

Incremento en Ingresos

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Gobierno y Gestión de la IMO

TECNOLOGÍA

TRANSACCIONAL

TECNOLOGÍA

COLABORATIVA

TECNOLOGÍA

ANALITICA

GOBIERNO

GESTION

Gobierno y Gestión

del Cambio

Organizacional

Gobierno y Gestión

del Desempeño y

Cumplimiento

Regulatorio

Gestión Documental,

Datos, Información y

Decisiones

Gestión de

Operaciones de la

Oficina de

Información IMO

Gobierno de la

Oficina de

Información IMO

Organización

y Talento

Humano

Recursos (Humanos, Métodos, Estándares, TIC, Infraestructura)

Estructura,

Competencias

y Cultura

Organizacional

Documentos,

Datos,

Información

y Decisiones

Procesos,

Controles y

Métricas de

Desempeño

Tecnología

Informática

Gerencial y

Operativa

SERVICIOS DE LA IMO

• Portafolio Servicios

• Enfoque (Estratégico, Táctico y

Operativol)

• Influencia (Sectorial, Institucional,

Funcional)

• Nivel de Madurez (Básico, Intermedio,

Avanzado)

Descriptiva, Predictiva y Prescriptiva

Workflow, Servicios SOA, Documental,

Datos, Información, Decisiones, Interoperabilidad, B2B, B2C, C2C

Operativa (RDDID, RPIPPB, RCO, RI), Gerencial RGPMO


Interrelación entre Procesos de Negocio, TIC y Documentos, Datos, Información y Decisiones

Procesos de Gobierno y

Gestión de Doctos, Datos,

Información y Decisiones

Fuente ajustada: CobIT V5 2012

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•¿Cómo podemos alinear los datos con el negocio?

•¿Cómo podemos hacer que los datos con la calidad

correcta este disponible cuando y donde se necesita?

•¿Cómo podemos soportar una mejor toma de decisiones a

través de la organización?

•¿Cómo transformamos, creamos, integramos, analizamos,

administramos, gobernamos y entregamos Información

Confiable?

•¿Cómo podemos aprovechar las Decisiones basadas en

Información y Análisis, en Tiempo Real en el Punto de

Contacto?

•¿Cómo podemos Modelar escenarios y entender en tiempo

real el impacto financiero de las posibles decisiones?

•¿Cómo podemos controlar y optimizar el desempeño del

negocio?

DECISIONES INTELIGENTES

Generar y Preservar Valor con Decisiones Inteligentes


Plan Nacional de Desarrollo

Plan Estratégico Sectorial

Organización del sector minero energético

Plan Estratégico de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones del

Ministerio de Minas y energía

Modelo de Operación UPME

Estructura organizacional de la Unidad de Planeación Minero Energética

Ejemplo – Entendimiento de Necesidad CIO Sectorial UPME

Fuente: Management &Quality

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Cómo construimos la IMO - Oficina de Gobierno y Gestión de la Información?


Arquitectura de Información

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Cómo manejamos la Complejidad en la Arquitectura Institucional?

Procesos del Negocio

Aplicaciones Documentos, Datos, Información

Infraestructura y Servicios TIC

Organización & Personas

Estrategia, Dirección, Control, Decisiones, Desempeño

Organizacional

Proyectos & Iniciativas


Documentos, Datos e Información Transaccional, Colaborativa y Analítica

DOCUMENTOS, DATOS E

INFORMACIÓN ANALÍTICA

DOCUMENTOS,

DATOS E

INFORMACIÓN

INTELIGENTE

Documentos, Datos e Información:

• Estructurada

• Semi-Estructurada

• No-Estructurada

• Fija

• Dinámica

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La Solución de la Problemática de Unicidad en Arquitectura de Documentos, Datos, Información y Decisiones

Lógica del

Negocio

Legacy ERP CRM Finanzas

Lógica del

Negocio

Lógica del

Negocio

Lógica del

Negocio Lógica del

Negocio

Legacy ERP CRM Finanzas

Lógica del

Negocio

Lógica del

Negocio

Lógica del

Negocio

Procesos del Negocio

Servicios del Negocio

Aplicaciones, Silos de Activos Aplicaciones Orientadas al Servicio, Activos

Interfaces Propietarias, Silos de Activos, Bases de Datos Aisladas

Arquitectura

Empresarial

+ SOA

Servicios del Negocio = Funcionalidades estándar, compartidas y reusables

Interfaces Propietarias sirven a los Silos y Bases de Datos Aisladas

MDM

Productos

Servicios

MDM

Clientes

PQRS

MDM

3ros

Empleados

MDM

Contratos

DBMS

Finanzas DBMS

CRM

DBMS

ERP

DBMS

PLM


Arquitectura Institucional y de Información y Responsabilidades del CIO y de la IMO

Arquitectura de Negocio

Arquitectura de Tecnología

Arquitectura de Documentos, Datos,

Información y Decisiones

Arquitectura de Aplicaciones

Responsabilidad del CIO y de la IMO Oficina de Gobierno y Gestión de Información

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Componentes de la Arquitectura Institucional y de Información

Aplicaciones Transaccionales, Analíticas y Colaborativas

Interfaces

Alineación Estratégica

Procesos Métricas Modelo Operativo Cambios y Desarrollo

de Competencias

Gobierno de Desempeño y Decisiones

Gobierno de Información Arquitectura de Información Inteligencia Analítica Bodegas de Datos Calidad de Datos Gestión de Metadatos Seguridad de Datos Modelaje y Diseño de Datos Datos Maestros y de Referencia Integración de Datos Interoperabilidad de Datos Gestión Documental y

Contenidos Almacenamiento de Datos Operaciones de Datos

Hardware Software Básico Telecomunicaciones Infraestructura


Información, Tecnología y Usuarios USUARIOS CIO CTO

Fuente: Structured &

Comprehesive Approach to

Data Management &

DMBOK - McSweeney

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Ejemplo – Arquitectura de Información CIO Sect. MinJusticia



CIO (Chief Information Officer) – Gerente de Información

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El CIO es un cargo ejecutivo con responsabilidad de generar y preservar el valor de los documentos, datos e información que entra y sale de la empresa a nivel transaccional, colaborativa y analítica de apoyo a la toma de decisiones y de la gestión del flujo de datos, documentos, información y conocimiento. El rol de CIO, se está convirtiendo en el ejecutivo senior de información de la organización, responsable del ciclo de vida de la información, de su calidad, seguridad y continuidad.

CIO Chief Information Officer


USUARIOS CIO CTO

Toma de Decisiones del CIO

Fuente: Structured &

Comprehesive Approach

to Data Management &

DMBOK - McSweeney

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0.0

1.0

2.0

3.0

4.0

ENTRADA DEINFORMACION

MOVIMIENTO YREESTRUCTURA

CIÓN DEINFORMACION

USO DEINFORMACION

CONTINUIDAD DEINFORMACION

CALIDAD DEINFORMACION

SEGURIDAD DEINFORMACION

DIMENSIONES DELA CALIDAD DEINFORMACION

COMPETENCIASDE MANEJO DEINFORMACION

N…F…

Requerimientos en Desarrollo de Competencias de Gestión de Documentos, Datos e Información y Decisiones


Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales de Gestión de Documentos, Datos e Información y Decisiones

Competencias Metodológicas Y

Herramientas Informáticas

Competencias Personales, Relacionales y Gerenciales

Competencias en Mejores Prácticas, Gerencia de

Procesos y de Proyectos

Competencias Funcionales y de Gobernabilidad

Competencias en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos e

Información, Analíticas y de Desempeño

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Ejemplo de Desarrollo de Competencias en Gerencia de Información e Inteligencia Analítica

Desarrollo de Competencias en

Gerencia de Información

Certificables con DAMA (PDUs)

Análisis de Negocios

8 Cursos

Gobierno de Información

4 Cursos

Modelamiento de Datos

5 Cursos

Bodegas de Datos

10 Cursos

Arquitectura de Datos y Gestión de Información

8 Cursos

Gestión de Metadatos

5 Cursos

Institute for Certification of

Computing Professionals (ICCP)

Certificaciones válidas con DAMA:

ACP - Associate Computing Professional

CBIP - Certified Business Intelligence

Professional

CCP - Certified Computing Professional

CDMP - Certified Data Management

Professional

CITC - Certified IT Consultant

DGSP - Data Governance and Stewardship

Professional

ISA - Information Systems Analyst

ISP - Information Systems Professional


Mejores Prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y

Decisiones

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Integración de mejores prácticas en Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones

Mejores Prácticas – Frameworks y BOK (Body of Knowledge)

PROCESO Cobit V5 ValIT RiskIT ITIL V3

2011

TOGAF CMMI BABOK SWEBOK/

SQMBOK

PMI – PMO

PMBOK

eSCM

SCM

DMBOK

Gobierno de

TIC

Gestión de

TIC

Gobierno de

Información

Gestión de

Información

Mejores Prácticas – Estándares

PROCESO

ISO 38500 ISO

31000

ISO

20000

ISO

9000

ISO 25000 ISO 21500 ISO

8000

ISO

27000

ISO

30300,

15489,

13208

Gobierno de

TIC

Gestión de

TIC

Gobierno de

Información

Gestión de

Información


Verificar, Clasificar y Revisar Información de los Procesos en cada Entidad del Gobierno en Colombia

Información relacionada con los trámites, actores, sujetos y dominios en servicios y procesos que soportan el “día a día”

Información por ejemplo relacionada con la prestación de los servicios de la entidad, la atención a los usuarios

Información que es generada y que soporta los procesos de apoyo relacionados con la contratación, el recurso humano, la información financiera y contable

Información que soporte la toma de decisiones y los procesos de monitoreo y evaluación dentro de la entidad.

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Estrategia

ISO 30300

Sistemas

ISO 16175, 26122 ,

13020,13028, 23081, 16175

Operaciones

ISO 15489

Ciclo de Vida y Normas de Gobierno y Gestión Documental y Contenidos


Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MinTic)

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Modelo de Gestión de Datos en Colombia


Arquitectura de Información Institucional con base en DAMA-DMBOK

Arquitectura de Información


Gestión de Arquitectura de Información

Gestión de Inteligencia Analítica y Bodegas de Datos

Gestión de Calidad de Datos Gestión de Metadatos

Gestión de Seguridad de Datos Modelamiento y Diseño de Datos

Co

ord

inac

ión

de

Info

rmac

ión

Serv

icio

s d

e G

est

ión

de

Info

rmac

ión

Gestión de Almacenamiento y Operaciones de Datos

Gestión de Datos Maestros y de Referencia

Gestión de Integración e Interoperabilidad de Datos

Gestión de Documentos y Contenidos

Framework DMBOK

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El Marco de Trabajo Funcional del DAMA-DMBOK

© DAMA International

Funciones

Metas y Principios

Actividades Entregables Roles &

Responsa- bilidades

Tecnología Prácticas y

Técnicas Organización

y Cultura

Gobierno de Datos

Gestión de la Arquitectura de Datos

Gestión del Desarrollo de Datos

Gestión de Operaciones en Bases de Datos

Gestión de la Seguridad de Datos

Gestión de Datos Maestros y de Referencia

Gestión de Bodegas de Datos e Inteligencia Analítica

Gestión Documental y Contenidos


Gestión de Calidad de Datos


Gestión de los Datos (The Data Management Association)

protejan, entreguen y mejoren el valor de los activos de datos e información.

Misión: Satisfacer las necesidades de disponibilidad, calidad y seguridad de los datos para todos los interesados.

1. Comprender las necesidades de información de la organización y todos los interesados.

2. Capturar, almacenar, proteger y asegurar la integridad de los activos de datos.

4. Asegurar la privacidad y confidencialidad y prevenir el uso no autorizado o inapropiado de los datos y la información.

5. Maximizar el uso efectivo y el valor de los activos de datos e información.

Entregables Primarios:

- Estrategia de datos

- Arquitectura de datos

- Servicios de datos

- Problemas y asuntos de datos - Bases de datos

- Datos, información,

conocimiento y sabiduría

10. Gestión de la calidad de los datos Consumidores:

- Trabajadores clericales

- Trabajadores del conocimiento

- Gerentes

Herramientas: - Ejecutivos

- Herramientas de modelamiento de datos - Clientes

- Sistemas gestores de bases de datos

- Herramientas de integración y calidad de datos Métricas:

- Profesionales de datos - Herramientas de inteligencia de negocios - Metricas sobre el valor de los datos

- Ejecutivos - Herramientas de gestión documental - Métrica sobre calidad de datos

- Herramientas de repositorio de Meta-data - Métricas sobre el programa de DM

3. Mejorar continuamente la calidad de los datos y la información.

Definición: Planeación, ejecución y supervisión de políticas, prácticas y proyectos que adquieran, controlen,

Objetivos:

- Estrategia del negocio 3. Desarrollo de los datos

- Actividades del negocio 4. Gestión de las operaciones de los datos

Actividades:

1. Gobernabilidad de los datos

Insumos: 2. Gestión de la arquitectura de datos

7. Gestión de las bodegas de datos y la inteligencia de negocios

8. Gestión documental y de contenidos

- Actividades de TI 5. Gestión de la seguridad de los datos

6. Gestión de los datos de referencia y maestros

Proveedores:

- Ejecutivos

- Creadores de datos

9. Gestión de la Meta-data

- Consumidores de información

- Administradores de datos

- Fuentes externas

- Entes reguladores

Participantes:

- Creadores de datos


Gestión de Datos en DMBOK

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1. Gobernabilidad de los datosDefinición: Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar, monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestión de los activos de datos.

Objetivos:1. Definir, aprobar y comunicar estrategias, políticas, estándares, arquitectura, procedimientos y métricas de los datos.

2. Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las políticas, estándares, arquitectura y procedimientos de los datos.

3. Patrocinar, hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestión de datos.

4. Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos.

5. Comprender y promover el valor de los activos de datos.

Actividades:

1. Planeación de la Gestión de los Datos (P)

Insumos: 1. Comprender las necesidades de datos del plan estratégico corporativo Entregables Primarios:- Objetivos del negocio 2. Desarrollar y mantener la estrategia de datos - Políticas de datos

- Estrategias del negocio 3. Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos - Estándares de datos

- Objetivos de TI 4. Identificar y nombrar los administradores de datos - Asuntos resueltos

- Estrategias de TI 5. Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administración de los datos - Proyectos y servicios

- Necesidades de datos 6. Desarrollar y aprobar las políticas, estándares y procedimientos sobre los datos de gestión de datos

- Asuntos o problemas de datos 7. Revisar y aprobar la arquitectura de datos - Datos e información con calidad

- Requerimientos regulatorios 8. Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestión de datos - Valor reconocido de los datos

9. Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados

Proveedores: 2. Control de la Gestión de los Datos (C) Consumidores:- Ejecutivos del negocio 1. Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos - Productores de datos

- Ejecutivos de TI 2. Coordinar las actividades del gobierno de los datos - Trabajadores del conocimiento

- Administradores de datos 3. Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos - Gerentes y ejecutivos

- Organismos reguladores 4. Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador - Profesionales de datos

5. Monitorear y velar por el cumplimiento de las políticas, los estándares - Clientes

y la arquitectura de los datos

6. Supervisar los proyectos y servicios de gestión de datos Métricas:

Participantes: 7. Comunicar y promover el valor de los activos de datos - Valor de los datos

- Ejecutivos de administración de datos - Costos de gestión de datos

- Administradores de coordinación de datos Herramientas: - Logro de objetivos

- Administradores de datos del negocio - Sitio Web de Intranet - Herramientas de gestión de asuntos - # de decisiones hechas

- Profesionales de datos - Correo electrónico - Tablero de control de los indicadores - Representación / cubrimiento

- Ejecutivo de DM - Herramientas de Meta-data de gobernabilidad de datos de la administración

- CIO (o director de TI) - Repositorio de Meta-data - Plantilla de profesionales de datos

- Madurez del proceso de

gestión de datos

Actividades: P) Planeación, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional

Gobernabilidad de Datos en DMBOK



Métricas de Desempeño?

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Diagnóstico y Planeación Estratégica Documental, Datos, Información y

Decisiones


Necesidades y Objetivos de Gobierno y Gestión de Documentos, Datos, Información y Decisiones

Habilidad de priorizar la información basada en el valor

Cumplir con Regulaciones

Satisfacer mas de 20,000 regulaciones

globales

Disminuir TCO Reducir costos

en todas las áreas

Proteger Información Mantener personas e información a salvo

Rápida recuperación Mantenerla

24x7xsiempre

Reducir Complejidad

Simplificar cientos de herramientas de

gestión

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Ejemplo de Diagnóstico de Necesidades de Información CIO Sect. MinJusticia



Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno de la Información CIO Sect. MinJusticia


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Ejemplo de Diagnóstico de Gobierno en Línea CIO Sect. MinJusticia



Metodología para Roadmapping Estratégico de Arquitectura de Documentos, Datos, Información y Decisiones

Modelo Actual (AS-IS)

Arquitectura Negocio

Arquitectura Información

Arquitectura Aplicaciones

Arquitectura Tecnología

Modelo de Referencia

(TO-BE)

Arquitectura Negocio

Arquitectura Información

Arquitectura Aplicaciones

Arquitectura Tecnología

Motivadores de Negocio

Sugerencias de Mejora

Estándares de la Industria

Regulaciones y Restricciones

Diagnóstico

según

Mejores

Prácticas

Análisis de

Brechas,

Riesgos,

Impactos y

Prioridades

Diseño de

Arquitectura

Formulación,

Priorización y

Alineación

Estratégica

de Iniciativas

Roadmap de

Iniciativas de

Arquitectura

01/09/2015

30


Planear el Mapa de Ruta de Evolución de la Arquitectura Institucional de Información para Gobierno en Línea 3.1

Estado Actual (AS-IS) de la Arquitectura Institucional de Información

Estado Futuro (TO-BE) de la Arquitectura Institucional de Información

Proyecto

Proyecto

Tiempo

Madurez

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Mapa de Ruta de Evolución


Tiempo

Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo GEL 3.1

Inic

iati

vas

par

a ce

rrar

bre

chas

Elementos

Transversales Información

en línea Interacción

en línea Transacción en

línea

Transformación –

Cero Papel

Democracia en

línea

2015 2016 2018 Tiempo


Gestión de Arquitectura de

Información

Gestión de Inteligencia

Analítica y Bodegas de Datos

Gestión de Calidad de Datos


Gestión de Seguridad de

Datos

Modelamiento y Diseño de

Datos

Gestión de Almacenamiento

y Operaciones de Datos

Gestión de Datos Maestros y

de Referencia

Gestión de Integración e

Interoperabilidad de Datos

Gestión de Documentos y

Contenidos

Cultura y Cambio

Organizacional

Proyecto

Proyecto

Proyecto Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto Proyecto Proyecto

Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto






Proyecto





Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

01/09/2015

31


Ejemplo de Roadmap de Arquitectura – MinJusticia Arquitectura de Información



CONSTRUYO UN CRONOGRAMA PARA SU

PROYECTO DE ARQUITECTURA

EMPECÉ POR RAZONAR QUE TODO LO QUE NO ENTIENDO ES FÁCIL DE

HACER

FASE UNO: DISEÑAR UNA ARQUITECTURA DE

NEGOCIO DIGITAL PARA NUESTRAS OPERACIONES

A NIVEL MUNDIAL. TIEMPO: SEIS MINUTOS

Copyright Dilbert

Planeando un Proyecto de Arquitectura de Información?

01/09/2015

32


Qué

Hacer?

Qué

Mantener?

Qué

Eliminar?

Qué

Reducir?

Qué

Aumentar?

Qué Hacer

Nuevo?

Cómo

Hacerlo? Con qué ? Dónde? Cuándo? Cuánto? Con Quién?

Para qué

Hacerlo? Para quién? Cómo Medir?

Cuál es el

resultado? Por qué?

Qué pasa si

no se hace?

Conclusiones y Recomendaciones


Preguntas?

Marco Vinicio Lenci S. Project Consultant,

Management Advisor & Coach Email: [email protected]

Skype: mvlsbs Cel. Whatsapp: (57)(310)5670604

AGN 2015 - MVLS - Diagnóstico y Planeación Estratégica de Gobierno y Gestión de Documentos,...

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