Ana araujo diagnóstico final pdvsa

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

“ANTONIO JOSÉ DE SUCRE”

VICE- RECTORADO “LUÍS CABALLERO MEJÍAS”

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

MAESTRIA EN INGENIERIA INDUSTRIAL

NÚCLEO - CARACAS

CONTROL DE LA CALIDAD

DIAGNÓSTICO FINAL A LA ORGANIZACIÓN DE LA CALIDAD

PDVSA

Araujo Ana, C.I.15.736.696

Caracas, Agosto de 2009

Control de la Calidad

INTRODUCCIÓN

El concepto de Calidad, como tantos otros términos, ha variado a lo largo del

tiempo y varía según el contexto en el que sea utilizado. En términos simples

se dice que un producto o servicio es de Calidad, cuando cumple las

expectativas del cliente, pero en la práctica, la Calidad, es algo más; es lo que

sitúa a una empresa por encima o por debajo de los competidores, y lo que

hace que, a medio o largo plazo, la empresa progrese o se quede obsoleta.

La calidad se presenta hoy como sinónimo de buena Gestión Empresarial, lo

que se traduce en productos y servicios competitivos.

La calidad se ha convertido en el mundo globalizado de hoy, en una necesidad

insoslayable para permanecer en el mercado. Por ello los sistemas de gestión

de la calidad basados en las normas ISO 9000, reflejan el consenso

internacional en este tema, han cobrado una gran popularidad, y muchas

organizaciones se han decidido a tomar el camino de implantarlo.

La desaparición de los mercados tradicionales, ha forzado a las empresas a

tratar de introducir sus productos y servicios en el mercado internacional, lo que

se ha convertido en un imperativo para muchas empresas; la implementación

de sistemas de gestión de la calidad.

La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en

ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización, sino toda la

información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de

decisiones.

Existen diversas metodologías para la implementación de sistemas de gestión

de la calidad, y en todas la elaboración de la documentación es una etapa

importante, pero existe una tendencia a reducir el enfoque de esta cuestión, a

ofrecer algunos consejos para la elaboración de documentos

(fundamentalmente del Manual de Calidad y los procedimientos), cuando no se


trata sólo de confeccionarlos, sino de garantizar que el sistema documental

funcione como tal y pase a ser una herramienta eficaz para la administración

de los procesos.

Dentro de este concepto global de Calidad, se encuentra el de sistemas de

Calidad, que se define como el conjunto de acciones planificadas y

sistemáticas, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de

que un producto o servicio satisfará las expectativas de los clientes.

En el proceso actual de globalización económica, contar con un Sistema de

Calidad, es un factor importante para la supervivencia y competitividad de las

empresas.

La versión del año 2000 de las normas ISO 9000, dan la posibilidad de aplicar

el sentido común y decidir de acuerdo con las características de la organización

en cuanto a tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos

y sus interacciones, y la competencia del personal, la extensión de la

documentación del sistema de gestión de la calidad.


DIAGNÓSTICO

Se llevó a cabo un diagnóstico preliminar de la situación de desarrollo de la

gestión de la calidad en PDVSA, en función de las necesidades de

documentación, así como los requisitos que debe cumplir la documentación,

para la Organización de Ingeniería y Proyectos (OIP), la cual es responsable de

proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades

operacionales de la corporación, optimar la confiablidad y mantenibilidad de

sus instalaciones y equipos, así como proveer la asistencia y evaluaciones

técnicas en Ingeniería y Proyectos.

Organización de Ingeniería y Proyectos

La organización de Ingeniería y Proyectos, tiene su sede principal en Caracas,

en el piso 5 del Edificio de PDVSA Los Chaguaramos. Adicionalmente tiene

Gerencias Regionales en Oriente, Centro Oriente, Occidente y Centro

Occidente y posee tres (3) certificaciones COVENIN ISO 9001. Los principales

clientes de la organización son las Gerencias Operacionales adscritas a

PDVSA Exploración, Producción y Mejoramiento, PDVSA Refinación,

Suministro y Comercio y PDVSA GAS; eventualmente se le presta servicio a

otras organizaciones no operacionales de PDVSA. Igualmente, para el

desarrollo de sus actividades, Ingeniería y Proyectos mantiene como

proveedores principales a empresas de Ingeniería de Consulta nacionales y/o

Internacionales y empresas venezolanas de construcción.

Misión

Proveer la infraestructura industrial y no industrial requerida por las actividades

operacionales de la Corporación, optimar la confiabilidad y mantenibilidad de

sus instalaciones y equipos, así como proveer la asistencia y evaluaciones

técnicas en ingeniería y proyectos y en mantenimiento. Estas actividades serán

ejecutadas oportunamente, aplicando las mejores prácticas, innovación y


estándares de ingeniería, seguridad y preservación del ambiente; obteniendo la

mejor relación costo-beneficio.

Visión

Ser la Organización líder, de clase mundial, en el desarrollo y optimización de

infraestructura, reconocida por sus competencias en el manejo de recursos

técnicos y financieros, así como por su equipo de profesionales creativos y

motivados al logro, integrada al negocio, para agregar el máximo valor a la

Corporación.

Política de Calidad

La política de calidad, la OIP tiene como compromiso fundamental entender,

satisfacer y superar las expectativas de calidad de sus clientes con respecto a

los servicios, proyectos e instalaciones, ejecutando el trabajo bien la primera

vez y en concordancia con la normativa vigente. Todo el personal conoce

profundamente las exigencias del trabajo y los procesos para ejecutarlo, con

énfasis en la prevención como medio para el mejoramiento continuo y

efectividad del desempeño.

Para cumplir con su política de calidad, la OIP cuenta un Sistema Unificado de

Calidad (SUC), fundamentado en la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001 y

su contenido está definido en el Manual de Aseguramiento de la Calidad y sus

documentos asociados, los cuales son de uso y cumplimiento obligatorio por

todo el personal de la Organización.

La definición de Política de la Calidad es responsabilidad directa del Director

Gerente de Ingeniería y Proyectos, quien la aprueba y ordena su divulgación.

Igualmente, el Director-Gerente designa al “Representante de la Dirección”

quien es la máxima autoridad para todas las actividades relacionadas al

Sistema de la Calidad a nivel nacional, incluyendo las de Definición y


Desarrollo y las Gerencias Regionales. Este “Representante de la Dirección” es

el Gerente de Calidad. Adicionalmente, los Gerentes de cada región designan

un Gerente o Supervisor de su área como Representante Regional de la

Dirección en su región, quienes tienen la autoridad delegada para todas las

actividades del Sistema de la Calidad en su región.

El Gerente de Ingeniería y Proyectos regional es responsable de la aprobación

de los planes de la calidad de su región y los programas de auditorías internas.

Adicionalmente, la Gerencia de Definición y Desarrollo, elaboran el Plan de

Calidad de su respectiva Gerencia y sus respectivos programas de auditorías

internas, el cual es aprobado por el Gerente de Definición y Desarrollo Central.

El Representante de la Dirección, es responsable de la emisión y aprobación

del Plan de la Calidad de toda la Unidad de Negocio de Ingeniería y Proyectos.

También es responsable de la aprobación de todos los procedimientos,

instrucciones de trabajo y Listas que forman parte del Sistema de la Calidad.

Igualmente, es responsable de verificar que todos los procedimientos,

instrucciones de trabajo y listas de verificación han sido revisados por los

responsables respectivos y han sido estructurados de acuerdo a los

procedimientos establecidos.

Los Gerentes, Supervisores y Líderes son responsables de la implantación

efectiva del Sistema de la Calidad en sus respectivas organizaciones y

proyectos.

Cada gerencia es responsable de sus manuales y procedimientos, cuya

revisión (por solicitud de cualquiera) debe ser canalizada por la gerencia

respectiva.

Por último, cada empleado de la Organización es responsable por la calidad de

su trabajo y por el cumplimiento de todos los procedimientos, instrucciones y

lineamientos del Sistema de la Calidad.


FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Con la finalidad de establecer las mejores prácticas para normalizar la

ejecución de proyectos y contribuir a optimizar las metas de calidad, tiempo y

costo de los mismos, y su alineación con el plan de negocios, PDVSA

desarrolló las Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de Capital

(GGPIC), de uso obligatorio en las filiales operadoras para llevar a cabo el

proceso de ejecución de proyectos mayores en todas las áreas (producción,

refinación y petroquímica). Estas guías establecen cinco fases que deben

llevarse a cabo para el desarrollo de un proyecto: Visualización,

Conceptualización, Definición, Implantación y Operación. Las tres primeras

fases constituyen lo que se llama “Definición y Desarrollo” (FEL), las cuales

permiten asegurar, con un alto grado de confiabilidad, que el proyecto se podrá

ejecutar de forma exitosa. Las dos fases siguientes constituyen lo que se llama

“Implantación y Operación”, y consisten en la ejecución física del proyecto y su

puesta en marcha.

En la figura que se muestra a continuación se puede observar de forma gráfica

la mecánica de funcionamiento de cada una de las fases mencionadas según

las GGPIC:

Figura 1. Fases para la Formulación y Evaluación de un Proyecto de Inversión

de Capital. PDVSA, “Guías de Gerencia para Proyectos de Inversión de

Capital” (1999)

Al finalizar cada fase debe haber un producto bien definido que permitirá tomar

la decisión para pasar a la fase siguiente (D1 a D4). Dicho producto se resume

en el llamado “Documento Soporte de Decisión” (DSD), el cual consiste en la

recopilación de los documentos más importantes desarrollados en cada fase.


Estructura y Documentación del Sistema de la Calidad.

El sistema de calidad está estructurado de la siguiente manera:

1. Manual de Aseguramiento de la Calidad: El cual expresa la política de la

calidad y describe el sistema de la calidad, su estructura general, los

métodos y/o actividades para establecer, implantar y mantener el sistema

de la calidad y hace referencia a los procedimientos del sistema aplicado a

los productos de Definición y Desarrollo de Proyectos, Gerencia de la

Ingeniería y de la Construcción, Ingeniería de Detalle y la Procura,

Tiene como objetivo:

- Definir las acciones a ejecutar.

- Aplicar los requisitos de la Norma Venezolana COVENIN-ISO 9001,

asociadas a las actividades de Ingeniería y Gerencia de Proyectos.

- Describir cómo está estructurado el sistema de calidad de la empresa, cómo

están organizados los procesos, servicios, procedimientos relacionados a la

gestión de calidad y cuáles son las responsabilidades del personal en

materia de calidad.

- Normalizar los procedimientos, instrucciones de trabajo y listas de

verificación.

- Describir el aseguramiento de la calidad de los proyectos desarrollados o

ejecutados, para asegurar que los estándares, procedimientos,

instrucciones, guías y manuales que afectan la calidad son conocidos

y usados por el personal y mantenido a lo largo de la vida de los proyectos

ejecutados.

2. Procedimientos del Sistema de Calidad: Describen las actividades que

las "Unidades Organizativas” de la Organización Ejecutora de Proyectos

desarrollan en cualquiera de las fases del mismo, así como también en las

actividades funcionales de estas unidades. Contienen el alcance y detalle

de la actividad y especifican quién hace o realiza qué actividades, cuándo


se realizan y qué documentación es utilizada para verificar que la actividad

de la calidad se ejecutó conforme a lo requerido.

Todas las Gerencias y Departamentos/Secciones de la OEPI son

responsables de la elaboración de los procedimientos e instrucciones,

inherentes a su gestión. La decisión de elaborar un nuevo procedimiento /

Instrucciones, cualquiera que éste sea, debe tomarse basándose en que la

ausencia del mismo afectará adversamente la calidad del trabajo a ser

ejecutado.

Los procedimientos se presentan de la siguiente manera:

Hoja “Portada”.

Contenido o Cuerpo del Procedimiento.

Anexos: Flujogramas del procedimiento cuando aplique, Todos los

formatos que se utilizan para presentar la información requerida en el

Procedimiento y otros anexos.

3. Instrucciones de Trabajo: Son los documentos utilizados como guías o

referencia para indicar en forma detallada cómo se debe hacer una

actividad particular.

4. Listas de Verificación: Las listas describen los elementos guías que se

están verificando y quién realiza esta verificación.

A continuación se muestra un ejemplo de una Lista de Verificación para la

Ingeniería Conceptual de un proyecto:


Figura 2. Lista de Verificación para la Fase Conceptualizar. PDVSA, “Sistema

Unificado de la Calidad” (2000)

5. Registros de la Calidad: Son utilizados para demostrar la conformidad con

los requerimientos especificados y la efectiva operación del sistema de la

calidad. También se utilizan como base para las "Revisiones por la

Dirección" que se realizan al Sistema de la Calidad.


Los registros pueden presentarse en cualquier tipo de soporte, tal como

papel o medios electrónicos y proveen información sobre:

El grado de los objetivos de la calidad.

La satisfacción o insatisfacción del cliente con la calidad del servicio.

Los resultados del sistema de la calidad para la revisión y mejora del

servicio.

El análisis para identificar la tendencia de la calidad.

Acciones correctivas y su efectividad.

El desempeño apropiado de proveedores.

Las destrezas y adiestramiento de personal.

En el caso de la Ejecución de Proyectos, se deben llevar a cabo las

siguientes acciones:

a. Todos los registros de la calidad elaborados a lo largo de los proyectos,

deben ser verificados por la autoridad respectiva, antes de su aceptación y

archivo.

b. Una vez cerrado un proyecto, los registros de la calidad serán

conservados con el resto de los documentos del proyecto.

En Ingeniería serán conservados en el "Archivo del proyecto".

En construcción, serán entregados al cliente.

c. Cuando lo establece el Acuerdo o Convenio de servicio, los registros de

la calidad pueden estar a la disposición del cliente o de su representante,

durante un período de tiempo.

d. Los registros de la calidad son mantenidos y conservados en el archivo

del Proyecto (archivo activo), el cual se inicia desde el mismo momento en

que se organiza y se pone en funcionamiento la unidad de archivo del

Proyecto. Los registros se mantienen en el archivo activo mientras dura el


Proyecto y éste finaliza en el momento en que se produce la

desincorporación de documentos del Proyecto terminado. A partir de este

momento se inicia el período de archivo inactivo, en donde los registros son

mantenidos y conservados por un período mínimo de Diez (10) años o por

el tiempo establecido en el acuerdo con el cliente.

6. Manuales Técnicos y Administrativos: Son documentos internos,

corporativos, o de PDVSA (no controlados) que sirven como guías para

realizar actividades específicas de ingeniería y gerencia de proyectos.

Los Gerentes, Supervisores y Líderes de Proyecto deben utilizar el manual,

los procedimientos, instrucciones de trabajo, listas de verificación y los

formatos de Calidad en forma consistente para la ejecución de los

proyectos. Y todos los Supervisores y/o Líderes de Departamento o sección

tienen la responsabilidad de dar apoyo y exigir la aplicación de estos

documentos.

Indicadores de Desempeño

Índice P.D.R.I. o Índice del Grado de Definición de un Proyecto

Para evaluar los Proyectos de Inversión de Capital, PDVSA utiliza un

procedimiento llamado Evaluación P.D.R.I o Evaluación del Grado de

Definición del Proyecto, el cual consiste en la revisión de todos los

documentos del proyecto, relacionados con los objetivos del negocio, el

alcance técnico y la estrategia de ejecución, aplicando una serie de guías

especiales, que permiten identificar y describir con precisión cada elemento

crítico en el paquete de Definición, permitiendo a los equipos de evaluación

y del proyecto, predecir los factores que pueden impactar el mismo. Este

procedimiento es de aplicación obligatoria a todos los proyectos de

inversión realizados por PDVSA, excepto aquellos cuya Evaluación de

Grado de Definición sea contratada a terceros, para someter a aprobación

presupuestaria la inversión correspondiente, en la Fase Definir, tal como lo


establecen las Guías de Inversión de Capital (GGPIC), como requisito

indispensable para pasar a la Fase de Implantación.

Dentro de la Evaluación P.D.R.I., es utilizado un Índice que lleva el mismo

nombre. Este índice determina el grado en que cada uno de los

documentos generados ha sido completado. Si al calificarse y totalizarse

todos estos elementos, cuya máxima puntuación es de 1.000 puntos, se

obtiene un puntaje menor o igual a 200, es decir, el 20 % ó menos de los

puntos, se puede asumir que el proyecto está "en promedio"

suficientemente bien definido; sin embargo, si alguna de las secciones está

muy desviada por encima del 20 %, es necesario definirla mejor, a un nivel

que no represente un riesgo que pueda impactar al proyecto. Solamente

cuando la desviación mencionada en el punto anterior ha sido corregida, se

puede proseguir a la fase siguiente de Implantación.

Cuando un proyecto no cumpla con el índice de definición establecido

arriba, pero por razones de estrategia operacional o incentivos económicos

debe continuar, el Líder del Proyecto deberá solicitar por escrito a los

niveles superiores, exoneración del cumplimiento del requisito exigido por

las GGPIC, razonando el caso y explicando la estrategia que desarrollará

para mejorar sobre la marcha los elementos débiles del proyecto y mitigar

los riesgos.

Indicadores Propuestos

1. IEP (Índice de Ejecución de Proyectos)

IEP= Nº Proyectos Planificados

Nº Proyectos Ejecutados

Los proyectos en PDVSA son formulados bajo una metodología con base a

las Guías de Inversión de Capital (GGPIC) anteriormente mencionadas.


Estas guías, tiene como finalidad establecer las mejores prácticas para

normalizar la ejecución de proyectos y contribuir a optimizar las metas de

calidad, tiempo y costo de los mismos, y su alineación con el plan de

negocios. Sin embargo, no existe algún tipo de indicador que permita medir,

cuánto de esos proyectos que son visualizados, completan las cinco fases

correspondientes a la formulación: Visualización, Conceptualización,

Definición, Implantación y Operación. Este indicador, permitiría a la industria

ver qué tan eficiente y eficaz es su proceso de planificación estratégica, y

con ello, evaluar donde están los cuellos de botella, corregir las fallas y

evitar el retrabajo.

2. ITP (Índice de Tiempo de Formulación de Proyecto)

ITP (para la Fase Visualizar) = hrs-hb ejecutadas

hrs-hb planificadas

Otro indicador de gestión importante que podría ser útil en la formulación de

proyectos de inversión de capital, sería, uno que permita medir el tiempo en

que los mismos son formulados, es decir, el tiempo en que son ejecutadas

el cada una de las fases anteriormente mencionadas. Con la amplia

experiencia de PDVSA en la Ingeniería de Proyectos, se podrían establecer

los tiempos estándares que se requieren para llevar a cabo cada una de las

fases de la formulación, y con ello, llevar el control y la gestión de los

proyectos que se ejecuten, con la finalidad de optimizar las horas hombre

utilizadas y con ello mejorar la eficiencia de la inversión.

Como ejemplo se tiene:

Tiempo estándar para la Fase de Visualización: 3 meses.

IF (para la Fase Visualizar) = hrs-hb utilizadas

3 meses


Si el IF es menor o igual que 1, entonces se puede concluir que la Fase fue

realizada dentro de tiempo estándar para los proyectos de la industria. Si

por el contrario, el IF es mayor que 1, el tiempo de ejecución de la fase está

por encima de los estándares de la organización, por lo que podría

realizarse una revisión, corregir las fallas para optimizar el tiempo de

desarrollo de las fases futuras.


CONCLUSIÓN

Después de haber llevado a cabo el diagnóstico a la Organización de la

Calidad de la Organización de Ingeniería y Proyectos de PDVSA, se llegó a las

siguientes conclusiones:

Están identificados los procesos que le permiten a la OPI cumplir su

misión (estratégicos, apoyo, misionales, de evaluación).

Existe una secuencia e interrelación de esos procesos.

Están definidos los métodos y criterios requeridos para asegurar la

operación eficaz y eficiente y el control de los procesos.

Hay disponibilidad de información y recursos para apoyar la operación y

el seguimiento de estos procesos.

Se realiza seguimiento y medición a los procesos.

Se implementan las acciones necesarias para alcanzar lo planificado y la

mejora continua a estos procesos.

Se han identificado y diseñado los puntos de control frente a los riesgos

más significativos.

Se efectúa control sobre los procesos contratados externamente.

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