ANALISIS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Junio de 2008. UPROSIVI

QU ES UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?

Una ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL es un conjunto de reglas sobre la divisin de tareas, responsabalidades y competencias dentro de una organizacin.

El ORGANIGRAMA es la representacin grfica de la estructura organizacional, permitiendo visualizar la coordinacin, la agrupacin y la jerarquizacin entre las distintas personas que trabajan en una institucin.

PARA QU HACER UN ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL? Generalmente, la reorganizacin incluye cambios sustanciales a nivel estructural. Sin embargo, cmo los organigramas tradicionales pocas veces dan informacin ms all de la agrupacin (departamentos) y lneas de mando, es difcil identificar a simple vista si existen problemas de diseo en la manera en que hemos distribuido las responsabilidades frente a los procesos.

CMO PODEMOS IDENTIFICAR Y ANALIZARPROBLEMAS EN LA ESTRUCTURA Y DESARROLLAR SOLUCIONES EFECTIVAS?

Henry Mintzberg desarroll una metodologa tomando en consideracin 3 niveles: 1.Anlisis de las PARTES BASICAS de la organizacin. 2.Anlisis de la coordinacin y agrupacin de actividades. 3.Anlisis de la jerarquas (divisin de responsabilidades y competencias)

ANLISIS DE LAS PARTES BASICAS (FUNCIONES) DE LA ORGANIZACIN

DIRECCIN ESTRATGICA TECNOESTRUCTURACALIDAD DEL PROCESOS ORGANIZACIONALES

-Gestin del PE (articulacin, organizacin) -Representacin institucional-Monitoreo y evaluacin de la lnea media -Normalizacin de procesos -Diseo y validacin de sistemas, procedimientos, polticas, etc..... -Innovacin, desarrollo y aprendizaje organizacional

NCLEO OPERATIVO APOYO

Ejecutan los procesos primarios LogsticaAdministracin

LINEA MEDIA

-Coordinacin de instancias que ejecutan el proceso primario-Comunicacin de inf/conoc. Entre direccin, estrategias y ncleo operativo

EJERCICIO 1

Identificar los procesos UPROSIVI que intervienen en cada una de las Partes Bsicas.

EL HONGO DE MINTZBERG

La organizacin puede dibujarse presentando las partes bsicas en su tamao proporcional al sistema. En general el dibujo se parece a:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

CMO PODEMOS DIBUJAR

OBJETIVAMENTE A NUESTRA ORGANIZACIN?

Basados en el nmero de personas, la cantidad de recursos destinados y en la influencia que tiene una seccin en el sistema. Dibujar el hongo UPROSIVI

Gerencia Estrat gica ONG X - Planificacin Estrat gica - Control

Linea Media - Planificacin operativa - Coordinaci n

Parte Operativa - Capacitaci n - Asesora

Tecno Estructura - Desarrollo de cursos - Capacitaci n de sus propios capacitadores - Desarrollo de instrumentos 20

Parte de Soporte - Asuntos de personal - Compras - Registros de cursos - Coordinaci n de cursos 20

Totales

Director

20

20

20

100

Director de asuntos internos

30

20

30

10

10

100

Cabezas de reas (4)

40

40

240

40

40

400

Capacitadores y consultores (6)

30

60

360

30

120

600

Secretarias (3)

15

15

0

0

270

300

Controlador

15

15

0

0

70

100

Otros miembros de soporte

15

0

0

0

285

300

Totales

165

170

650

90

825

1900

EJERCICIO 4 Basados en la identificacin de componentes de nuestras PARTES BASICAS, llenar en trminos porcentuales nuestras intervenciones en cada uno de los procesos y dibujar proporcionalmente el hongo.Gerencia Estrat gica Organizacin / Posici o n Funcin Linea Media Parte Operativa Tecno Estructura Parte de Soprte Totales

TOTALES

EJERCICIO 5 ANALIZAR LOS DESEQUILIBRIOS Justifican las caractersticas internas los desequilibrios? Justifican las circunstancias externas los desequilibrios? Son todas las actividades en la estructura tcnica y estructura de apoyo eficientes o es ms eficiente contratar los servicios de un ente externo de la organizacin?

CMO SE RELACIONA DICHA REPRESENTACIN CON NUESTRO ORGANIGRAMA?Confrontando las partes bsicas de nuestra organizacin con nuestro actual organigrama a la luz del 2. Anlisis de la coordinacin y la agrupacin. 3. Anlisis de la jerarquas (divisin de responsabilidades y competencias)

Coordinacin y agrupacin en una organizacin

La cantidad y calidad de los resultados de la unidad son insuficientes, lo que tiene un impacto negativo en el desempeo de otra unidad. El servicio/ producto no se presta a tiempo, lo que causa retrasos en el trabajo de otra unidad. Ambas partes no hacen uso suficiente de la capacidad de la otra, causando una sub-utilizacin de la capacidad creativa de la otra. Ambas unidades hacen las mismas cosas, duplicando esfuerzos. Ciertas actividades necesarias no son realizadas por nadie, creando brechas

Relaciones en la jerarqua

La persona /unidad tiene ms control sobre los recursos de la organizacin de lo que requiere su tarea.