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Metodología del Programa eAdministración

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Anexo 11. Catálogo de Trámites y Procesos

Contenido

1. Servicios electrónicos que ofrecen las AAPP a las empresas ........................................................................ 4

2. Uso Administración electrónica ..................................................................................................................... 5

2.1. Autorizaciones/Licencias ....................................................................................................................... 5

2.1.1. Licencia de Obras ........................................................................................................................... 5

2.1.2. Licencia de Actividades Económicas .............................................................................................. 5

2.1.3. Autorización de Instalaciones Eléctricas ....................................................................................... 6

2.1.4. Apertura de Centro de Trabajo ...................................................................................................... 7

2.1.5. Inscripción en Registros Administrativos de Algún Organismo o AAPP ........................................ 7

2.2. Ayudas y Subvenciones ......................................................................................................................... 7

2.2.1. Subvenciones de I+D+i ................................................................................................................... 7

2.2.2. Subvenciones Para la Creación de Empleo .................................................................................... 8

2.2.3. Subvenciones Para el Empleo de Colectivos Específicos ................................................................ 9

2.2.4. Subvenciones Para TIC ................................................................................................................. 10

2.2.5. Subvenciones Propias de su Actividad ......................................................................................... 10

2.3. Declaración/Pago impuestos ............................................................................................................... 10

2.3.1. Declaración Censal ...................................................................................................................... 10

2.3.2. Declaración del IVA ..................................................................................................................... 12

2.3.3. Declaración del Impuesto de Sociedades .................................................................................... 13

2.3.4. Declaración del IRPF .................................................................................................................... 13

2.3.5. Declaración del Impuesto sobre Actividades Económicas ........................................................... 14

2.3.6. Otras obligaciones fiscales: retenciones...................................................................................... 14

2.3.7. Declaraciones Informativas ......................................................................................................... 14

2.4. Trámites Seguridad Social ................................................................................................................... 15

2.4.1. Comunicación de Alta, Baja y Variación de Datos de los Trabajadores de su Empresa .............. 15



2.4.2. Solicitud de Certificados de la Seguridad Social .......................................................................... 16

2.4.3. Trámites Relacionados con la Cotización a la Seguridad Social .................................................. 17

2.4.4. Consulta de Información a Acreedores de la Seguridad Social ................................................... 17

2.5. Contratación pública por medios electrónicos ................................................................................... 17

2.5.1. Registro de Licitadores ................................................................................................................ 17

2.5.2. Perfiles del Contratante de las Administraciones ........................................................................ 18

2.5.3. Licitaciones Electrónicas .............................................................................................................. 19

3. Procesos a implantar en las Plataformas de Servicios ................................................................................ 20

3.1. Relación de la pyme con clientes ........................................................................................................ 20

3.1.1. Envío de presupuestos u ofertas al cliente .................................................................................. 20

3.1.2. Firma y envío de contratos con el cliente .................................................................................... 20

3.1.3. Intercambio de información con el cliente .................................................................................. 20

3.1.4. Envío de Facturas al cliente ......................................................................................................... 21

3.1.5. Publicación de avisos o hechos que afecten a los clientes/usuarios ........................................... 21

3.1.6. Envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas .............................................................. 21

3.2. Relación de la pyme con proveedores ................................................................................................ 22

3.2.1. Envío de pedidos o albaranes al proveedor ................................................................................. 22

3.2.2. Firma y envío de contratos con el proveedor .............................................................................. 22

3.2.3. Envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas al proveedor ......................................... 23

3.3. Relación de la pyme con las AAPP por medios electrónicos ............................................................... 23

3.3.1. Envío de Facturas electrónicas a las AAPP .................................................................................. 23

3.3.2. Centralización de las notificaciones electrónicas que recibe de las AAPP ................................... 23

3.4. Relación con el Consejo de Administración, socios o accionistas ....................................................... 24

3.4.1. Envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas al consejo de administración ............... 24

3.4.2. Aprobación y toma de decisiones en la empresa ........................................................................ 24

3.5. Relación de la pyme con Gestorías y Asesorías (colaboradores de la pyme en la gestión) ................ 25

3.5.1. Puesta a disposición del colaborador de documentación de la empresa .................................... 25

3.6. Relación de la pyme con empleados ................................................................................................... 25

3.6.1. Firma y distribución de nóminas de los empleados de la empresa ............................................. 25

3.6.2. Publicación de información laboral/fiscal del empleado ............................................................ 26

3.6.3. Peticiones habituales del empleado ............................................................................................ 26

3.6.4. Firma de certificados y peticiones del empleado ........................................................................ 26



3.6.5. Publicación de avisos o hechos que afecten a los empleados ..................................................... 27

3.6.6. Firma, validación y aceptación de los procesos de evaluación de los empleados....................... 27

3.6.7. Envío y recepción electrónica de la carta-oferta de contratación a candidatos ......................... 28

3.6.8. Contratación electrónica de personal ......................................................................................... 28

3.7. Gestión interna .................................................................................................................................... 29

3.7.1. Circuitos de validación y firma de documentos por varias unidades o perfiles ........................... 29

3.7.2. Proceso de comunicaciones y notificaciones internas que establecen el inicio de plazos .......... 29

3.7.3. Publicaciones oficiales que afectan la operativa de los departamento/unidades ...................... 29

3.7.4. Gestión del conocimiento y documental ..................................................................................... 30

3.7.5. Movilidad y teletrabajo de los empleados .................................................................................. 30



1. Servicios electrónicos que ofrecen las AAPP a las empresas

La Administración electrónica se refiere al uso de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos

en el desarrollo de las actividades y procedimientos que competen a las Administraciones Públicas. De esta

manera, las Administraciones ofrecen a través de Internet sus servicios, tanto para la consulta de

información como para la tramitación electrónica.

La tramitación electrónica de trámites tiene numerosas ventajas para una pyme, siendo las principales las

siguientes:

Aumenta la productividad de la empresa: el hecho de poder realizar trámites evitando

desplazamientos, conlleva que las personas dedicadas a realizar estos trámites dentro de la

empresa, puedan dedicar ese tiempo en otras tareas que provoquen un mayor beneficio a la

empresa. Además, conlleva un importante ahorro de costes derivados de evitar los gastos de

trasporte generados por el desplazamiento hasta una oficina y disminuir los gastos postales.

Aumenta la flexibilidad y la comodidad a la hora de realizar los trámites, debido a que las oficinas

virtuales no tienen horario, lo que permite interactuar con la Administración 24 horas al día los 365

días del año y desde cualquier ubicación geográfica.

Simplifica la realización de los trámites, puesto que al evitar la presentación duplicada de

documentación, la realización de los trámites se ve significativamente reducida en tiempo y

dedicación.

Aumenta la seguridad de los datos sensibles, debido a que su almacenamiento en centros de datos

permite que sean fácilmente recuperables.

Reduce las cargas administrativas a la hora de realizar los trámites lo que supone, una vez más, un

ahorro aproximado de costes para la empresa.



2. Uso Administración electrónica

2.1. Autorizaciones/Licencias

Las autorizaciones y licencias se tramitan a través de las distintas sedes electrónicas de las administraciones públicas. A través del portal www.eugo.es se pueden consultar todas las licencias y autorizaciones que son gestionadas por cada tipo de administración. En dicha web, se selecciona el tipo de trámite que se quiere llevar a cabo y se obtiene la información necesaria, así como la dirección de la sede electrónica correspondiente.

2.1.1. Licencia de Obras

La licencia de obras es una licencia necesaria para la realización de cualquier tipo de obras en locales, naves,

edificios, etc. dentro de un municipio. Se contemplan dos tipos de licencias: - Licencia de obras menores. -

Licencia de obras mayores. En algunos municipios, la realización de obras de acondicionamiento menor de

locales, que no afecten a la estructura, distribución ni aspecto exterior de los mismos, no están sujetas a la

obtención de Licencia de Obras. En este caso, bastaría una comunicación previa, junto con la presentación

de los planos de situación, descripción de las obras y valoración de las mismas.

El organismo competente de este trámite es el Ayuntamiento de su localidad.

- Para Licencia de Obras menores: modelo normalizado, presupuesto firmado por el ejecutor material de la

obra, o memoria explicativa, valorada y detallada suscrita por el solicitante y recibo del ingreso previo del

pago de la tasa en la Tesorería Municipal.

- Para Licencia de Obras mayores: modelo normalizado, copia del recibo de ingreso del pago de la tasa en le

Tesorería Municipal, memoria explicativa, proyecto técnico firmado y visado por facultativo autorizado.

El ahorro estimado que supone la realización online de este trámite es de 75€ - 150 € por tramitación,

dependiendo de los documentos a aportar y del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma

presencial.

2.1.2. Licencia de Actividades Económicas

El inicio de cualquier actividad implica la posesión de la correspondiente Licencia Municipal de Apertura, que es la orden de comprobación de que la solicitud del administrado es conforme con las normas de uso previstas en los planes de urbanismo.

El organismo competente de este trámite es el Ayuntamiento de su localidad.



La documentación a aportar varía en función de la Entidad Local a la que corresponda, en este caso al Ayuntamiento de su localidad.

El ahorro estimado que supone la realización online de este trámite es de 75€ - 150 € por tramitación, dependiendo de los documentos a aportar y del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.1.3. Autorización de Instalaciones Eléctricas

La puesta en funcionamiento, modificación, transmisión y cierre definitivo de las instalaciones de producción, transporte, distribución y líneas directas de energía eléctrica, así como el cierre temporal de las instalaciones de producción estarán sometidas, con carácter previo, al régimen de autorizaciones establecido en el artículo 53 de la Ley 24/2013, de 26 de diciembre, del Sector eléctrico y en sus disposiciones de desarrollo. Corresponde a la Administración General del Estado autorizar las instalaciones eléctricas de generación de potencia eléctrica instalada superior a 50 MW eléctricos y las ubicadas en el mar territorial, las de producción, transporte secundario y distribución que excedan del ámbito territorial de una Comunidad Autónoma, y todas las instalaciones de transporte primario, a excepción de las especificidades establecidas para los territorios insulares y extrapeninsulares. Las competencias sobre la autorización de instalaciones titularidad de la Administración General del Estado son ejercidas por la Dirección General de Política Energética y Minas, Asimismo su tramitación será llevada a cabo por las Áreas o, en su caso, Dependencias de Industria y Energía de las Delegaciones o Subdelegaciones del Gobierno de las provincias donde radique la instalación. Requiere las siguientes resoluciones administrativas:

Autorización administrativa: se refiere al anteproyecto de la instalación y se tramitará, en su caso, conjuntamente con el estudio de impacto ambiental. Habilita al peticionario a iniciar las obras preparatorias de acondicionamiento del emplazamiento de las instalaciones (cota cero), según lo dispuesto en el artículo 131.9 del citado Real Decreto.

Aprobación del proyecto de ejecución: se refiere al proyecto concreto de la instalación y permite a su titular la construcción o establecimiento de la misma.

Autorización de explotación: permite, una vez ejecutado el proyecto, poner en tensión las instalaciones y proceder a su explotación comercial.

Las solicitudes de autorización administrativa y aprobación del proyecto de ejecución podrán efectuarse de manera consecutiva, coetánea o conjunta.

En la web http://www.minetur.gob.es/energia/electricidad/TramitacionInstalaciones/Paginas/AutorizacionInstalciones.aspx se explica el procedimiento de autorización de las instalaciones competencia de la Administración General del Estado. Para las demás instalaciones, deberá dirigirse al órgano competente de la Comunidad Autónoma en la que se ubique la misma.

http://www.minetur.gob.es/energia/electricidad/TramitacionInstalaciones/Paginas/AutorizacionInstalciones.aspx

http://www.minetur.gob.es/energia/electricidad/TramitacionInstalaciones/Paginas/AutorizacionInstalciones.aspx



El ahorro estimado que supone la realización online de este trámite es superior a los 150 € por tramitación, pudiéndose mayor en función de los documentos a aportar y del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.1.4. Apertura de Centro de Trabajo

La comunicación de apertura de centro de trabajo es un acto administrativo de obligado cumplimiento para las empresas que procedan a la apertura de un nuevo centro de trabajo o reanuden la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia. El organismo competente de este trámite es el Órgano competente en materia de Trabajo de la CCAA La documentación a aportar varía en función de la CCAA a la que corresponda El ahorro estimado que supone la realización online de este trámite es de 75€ - 100 € por tramitación, dependiendo de los documentos a aportar y del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.1.5. Inscripción en Registros Administrativos de Algún Organismo o AAPP

Para la realización de determinadas actividades, es necesario que la empresa se encuentre inscrita en un registro oficial de dicha actividad, que depende de la naturaleza o alcance de la misma. El ahorro estimado que supone la realización online de este trámite es de 75€ por tramitación, pudiéndose mayor en función de los documentos a aportar y del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.2. Ayudas y Subvenciones

Las AAPP invierten en sus ciudadanos y empresas, y lo hacen a través de ayudas, becas y subvenciones que apoyan sus iniciativas y contribuyen a paliar sus dificultades en todos los ámbitos. A través de las sedes electrónicas de las AAPP se pueden consultar todas las ayudas y subvenciones que son gestionadas por cada tipo de administración.

2.2.1. Subvenciones de I+D+i

Existen distintos tipos de subvenciones a I+D, estas ayudas se conceden para proyectos de I+D+i (Investigación, desarrollo e innovación), estos proyectos suponen para el beneficiario el desarrollo de un nuevo producto o proceso o la mejora de uno ya existente, deben tener cierto carácter innovador. Estas ayudas pueden ser de tipo financiero o a fondo perdido, dependiendo del organismo que las concede. Su presupuesto está formado básicamente por partidas de gasto, personal propio, servicios externos,



materiales, etc., no apoyan la inversión en activos fijos. La ayuda consiste en un % del presupuesto total del proyecto.

A través de la Sede Electrónica del CDTI se puede acceder a los trámites relacionados con la solicitud y seguimiento de la tramitación de ayudas relacionadas con I+D https://sede.cdti.gob.es/ así como a la información relacionada con las mismas.

Para acceder a la tramitación electrónica de las mismas, la empresa deberá registrarse y seguir los pasos establecidos para el trámite concreto que le sea de interés.

Por otra parte, las Cámaras de Comercio también disponen de información relacionada con este tipo de ayudas.

La CCAA también convoca determinadas ayudas a la I+D+i que pueden consultarse y tramitarse a través de la web correspondiente

El Ayuntamiento también convoca determinadas ayudas a la I+D+i que pueden consultarse y tramitarse a través de la web correspondiente

Por otra parte, las Cámaras de Comercio de también disponen de información relacionada con este tipo de ayudas, y también concede ayudas a las empresas en este ámbito.

El ahorro estimado que supone la realización online de este trámite es de 75€ - 150 € por tramitación, dependiendo de los documentos a aportar y del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.2.2. Subvenciones Para la Creación de Empleo

Existen diferentes tipos de ayudas y bonificaciones en la Seguridad Social para la contratación, tanto indefinida como de colectivos específicos (personas con discapacidad, jóvenes, mujeres, etc.).

Para beneficiarse de dichas ayudas, es necesario comunicar a la Seguridad Social la existencia del contrato, para ello, tal y como se detalla en la web del SEPE https://www.sepe.es/contenido/empleo_formacion/empresas/contratacion/index.html existe la aplicación Contrat@ Esta web facilita la comunicación de la contratación on-line a través de la aplicación Contrat@. Esta aplicación permite a los empresarios y a las empresarias que actúan en nombre propio y a las empresas y profesionales colegiados que actúen en representación de terceros, comunicar el contenido de la contratación laboral a los Servicios Públicos de Empleo desde su propio despacho o sede profesional.

A través de Contrat@ se pueden comunicar los datos de Contratos, Copias Básicas, Prórrogas, Llamamientos de fijos discontinuos y Pactos de horas complementarias, y puede hacerse por una de las tres opciones disponibles: a través de la comunicación de datos, a través del envío de ficheros XML o a través de Servicios Web.

La utilización de este servicio requiere disponer de una Autorización de los Servicios Públicos de Empleo. Para ello se debe cumplimentar una Solicitud de Autorización y presentarla con la documentación precisa en dichos Servicios Públicos. Una vez concedida la Autorización, se podrá acceder a Contrat@ bien con Certificado Digital o DNI electrónico, o con el Identificador de la Empresa y la clave personal que se asignó al realizar la Solicitud.



La CCAA también convoca determinadas ayudas a la contratación que pueden consultarse y tramitarse a través de la web correspondiente

Por otra parte, las Cámaras de Comercio de también disponen de información relacionada con este tipo de ayudas.

La tramitación de estas comunicaciones online, supone un ahorro aproximado de 75€ por tramitación.

2.2.3. Subvenciones Para el Empleo de Colectivos Específicos

Existen diferentes tipos de ayudas y bonificaciones en la Seguridad Social para la contratación, tanto indefinida como de colectivos específicos (personas con discapacidad, jóvenes, mujeres, etc.). Para beneficiarse de dichas ayudas, es necesario comunicar a la Seguridad Social la existencia del contrato, para ello, tal y como se detalla en la web del SEPE https://www.sepe.es/contenido/empleo_formacion/empresas/contratacion/index.html existe la aplicación Contrat@ Esta web facilita la comunicación de la contratación on-line a través de la aplicación Contrat@. Esta aplicación permite a los empresarios y a las empresarias que actúan en nombre propio y a las empresas y profesionales colegiados que actúen en representación de terceros, comunicar el contenido de la contratación laboral a los Servicios Públicos de Empleo desde su propio despacho o sede profesional. A través de Contrat@ se pueden comunicar los datos de Contratos, Copias Básicas, Prórrogas, Llamamientos de fijos discontinuos y Pactos de horas complementarias, y puede hacerse por una de las tres opciones disponibles: a través de la comunicación de datos, a través del envío de ficheros XML o a través de Servicios Web. La utilización de este servicio requiere disponer de una Autorización de los Servicios Públicos de Empleo. Para ello se debe cumplimentar una Solicitud de Autorización y presentarla con la documentación precisa en dichos Servicios Públicos. Una vez concedida la Autorización, se podrá acceder a Contrat@ bien con Certificado Digital o DNI electrónico, o con el Identificador de la Empresa y la clave personal que se asignó al realizar la Solicitud. Por otra parte, las Cámaras de Comercio de también disponen de información relacionada con este tipo de ayudas. La tramitación de estas comunicaciones online, supone un ahorro aproximado de 75€ por tramitación.



2.2.4. Subvenciones Para TIC

En ocasiones, el Gobierno de España lanza convocatorias de ayudas relacionadas con la inversión en equipamiento TIC para las pymes, así como para proyectos TIC.

En la sede electrónica del MINETUR, en su portal de ayudas, se puede acceder a la información relacionada con las convocatorias que se encuentran vigentes y proceder a su tramitación, o acceder a la información de las que ya están cerradas.http://www.minetur.gob.es/PortalAyudas/Paginas/convocatorias-ayudas.aspx

Por otra parte, las CCAA también suelen convocar determinadas convocatorias en este sentido.

Por otra parte, las Cámaras de Comercio de también disponen de información relacionada con este tipo de ayudas, y también concede ayudas a las empresas en este ámbito.

La tramitación de estas ayudas de forma online supone un ahorro aproximado de 75 -150€ por trámite respecto a la forma tradicional.

2.2.5. Subvenciones Propias de su Actividad

Existen determinadas convocatorias de ayudas y subvenciones a la actividad que desarrolla la empresa. En el ámbito de la CCAA pueden consultarse y tramitarse a través de la web correspondiente.

Por otra parte, las Cámaras de Comercio también disponen de información relacionada con este tipo de ayudas.

2.3. Declaración/Pago impuestos

En la sede electrónica de la agencia tributaria se encuentra el apartado tasas/impuestos, desde donde se pueden realizar todos los trámites englobados en este apartado: https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/Impuestos_y_Tasas.shtml

2.3.1. Declaración Censal

La declaración censal sirve para comunicar todos los datos que debe contener de cada obligado tributario el censo de empresarios, profesionales y retenedores, regulados en los artículos 4 a 8 del RGAT.

https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/Impuestos_y_Tasas.shtml

https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/Impuestos_y_Tasas.shtml



Las personas o entidades que desarrollen o vayan a desarrollar en territorio español actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención deberán comunicar a través de las declaraciones censales, modelos 036 o modelo 037, su alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores, las modificaciones que se produzcan en su situación tributaria, incluyendo la modificación del domicilio fiscal o social, y la baja en dicho censo.

Esta declaración es necesaria para los siguientes trámites: Alta y solicitud del NIF, Modificación y Baja.

Si se dispone de certificado electrónico o DNI electrónico, se puede presentar la declaración censal por vía telemática por Internet en la sede electrónica de la Agencia Tributaria https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/tramitacion/G322.shtml.

No obstante, no podrá realizarse la presentación telemática del modelo 036 cuando la causa de presentación sea cualquiera de las siguientes:

Solicitud del Número de Identificación Fiscal. Para presentar telemáticamente el modelo es necesario que la persona o entidad solicitante disponga de NIF y conste de alta en el censo por lo que la declaración censal debe presentarse en impreso.

Renuncia de los partícipes de una entidad en régimen de atribución de rentas a estimación objetiva o estimación directa simplificada en IRPF o al régimen especial simplificado o régimen especial del la agricultura, ganadería y pesca en el IVA. Para comunicar la renuncia a los regímenes señalados es necesaria la firma de todos los miembros o partícipes de la entidad, por lo que la declaración censal debe presentarse en impreso.

Tras la cumplimentación del impreso y, en su caso, la corrección de los posibles errores, se podrá transmitir telemáticamente la declaración. Si la transmisión ha sido correcta, el mensaje de respuesta de la Agencia Tributaria incluirá un código electrónico, justificativo de que la declaración ha sido presentada, además de la fecha y hora de presentación. La presentación de la declaración censal por vía telemática podrá ser efectuada bien por el propio declarante o bien por un tercero que actúe en su representación, siendo en ambos casos necesario disponer de certificado de usuario.

Una vez presentada la declaración, debe imprimirse y conservarse.

Cuando el titular de la declaración censal deba acompañar a la misma cualesquiera documentos complementarios, efectuará la presentación de dichos documentos a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Para ello deberá conectarse a la sede electrónica www.agenciatributaria.gob.es, y proceder conforme se indica en el apartado "Presentación del modelo 036 con documentación adicional"



del epígrafe "Documentación a adjuntar en la presentación de los modelos censales" de la pantalla anterior.

Los documentos deberán presentarse en el plazo de 10 días hábiles, contados desde el de la presentación telemática del modelo de declaración censal.

La documentación a presentar varia en función de la forma jurídica de la empresa, pero se encuentra definida en el siguiente link

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio_es_ES/La_Agencia_Tributaria/Campanas/Censos__NIF_y_domicilio_fiscal/Empresas_y_profesionales__Declaracion_censal__Modelos_036_y_037/Informacion/Declaracion_censal__Modelos_036_y_037/Documentacion_a_adjuntar/Documentacion_a_adjuntar.shtml

La tramitación electrónica de esta comunicación supone un ahorro aproximado de 75€ por trámite.

2.3.2. Declaración del IVA

El IVA es un tributo de naturaleza indirecta que recae sobre el consumo y grava: las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios y profesionales, las adquisiciones intracomunitarias y las importaciones de bienes. En la aplicación del impuesto por los empresarios o profesionales se pueden distinguir dos aspectos: Por sus ventas o prestaciones de servicios, repercuten a los adquirentes las cuotas de IVA que correspondan, con obligación de ingresarlas en el Tesoro. Por sus adquisiciones, soportan cuotas que tienen derecho a deducir en sus declaraciones liquidaciones periódicas. En cada liquidación se declara el IVA repercutido a los clientes, restando de éste el soportado en las compras y adquisiciones a los proveedores, pudiendo ser el resultado tanto positivo como negativo. Si el resultado es positivo debe ingresarse en el Tesoro. Si es negativo y se declara trimestralmente, el resultado se compensa en las declaraciones-liquidaciones siguientes; en este caso, si al final del ejercicio, en la última declaración presentada, el resultado es negativo, se puede optar por solicitar la devolución o bien compensar el saldo negativo en las liquidaciones del ejercicio siguiente. Si es negativo y se declara mensualmente (se ha solicitado la inclusión en el registro de devolución mensual), la devolución se efectuará mes a mes. La declaración del IVA se puede realizar a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. En este link https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/IVA/IVA.shtml se encuentran los distintos procedimientos y trámites relacionados con el IVA, en función de lo



que la empresa tenga que tramitar en este sentido, se podrá acceder a los procedimientos correspondientes, desde la autoliquidación hasta la declaración o la gestión de devoluciones, por ejemplo. La realización online de estos trámites supone un ahorro aproximado de 75€ y 150 € por cada uno de ellos respecto a la forma tradicional.

2.3.3. Declaración del Impuesto de Sociedades

El Impuesto de Sociedades es un tributo perteneciente al sistema tributario español, de carácter periódico, proporcional, directo y personal. Grava la renta de las sociedades y demás entidades jurídicas. El hecho imponible del impuesto de sociedades es la obtención de renta por parte de determinados sujetos pasivos (personas jurídicas y otros entes sin personalidad). Se entiende por renta el resultado contable que determine la legislación mercantil. Para la tramitación de los distintos procedimientos relacionados con el Impuesto de Sociedades, se puede acceder a la sede electrónica de la Agencia Tributaria y realizarlos desde la misma. https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/Impuesto_sobre_Sociedades/Impuesto_sobre_Sociedades.shtml en este link se puede encontrar toda la información y el acceso a la tramitación de los distintos procedimientos relacionados con el Impuesto de Sociedades. La realización online de estos trámites supone un ahorro aproximado de 75€ y 150 € por cada uno de ellos respecto a la forma tradicional.

2.3.4. Declaración del IRPF

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o IRPF es un impuesto personal, progresivo y directo que grava la renta obtenida en un año natural por las personas físicas residentes en España. El hecho imponible del IRPF es la obtención de renta por parte de una persona física residente en España en el transcurso de un periodo impositivo concreto. Se prevén como fuentes de renta los rendimientos del trabajo, del capital y de las actividades económicas, así como las ganancias y pérdidas patrimoniales y las imputaciones de renta que en su caso establezca la ley. En la sede electrónica de la Agencia Tributaria puede encontrar todos los procedimientos relacionados con este impuesto, permitiendo su tramitación online. A través del siguiente link https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/IRPF/IRPF.shtml se puede acceder a la información relativa al IRPF. La realización online de estos trámites supone un ahorro aproximado de 75€ y 150 € por cada uno de ellos respecto a la forma tradicional.



2.3.5. Declaración del Impuesto sobre Actividades Económicas

El Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) es un impuesto que forma parte del sistema tributario español gestionado por los ayuntamientos. Grava de forma directa la realización de cualquier tipo de actividad económica, tanto personas físicas como jurídicas. A diferencia de otros impuestos, su importe es constante independientemente del balance de la actividad. Es un impuesto directo, obligatorio, proporcional, real y de gestión compartida. Se considera que una actividad se ejerce con carácter empresarial, profesional o artístico, cuando suponga la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios. Este impuesto se paga en cada uno de los municipios donde se ejerce la actividad. La realización del pago online de este impuesto suponen un ahorro estimado de 30 € - 75 € por tramitación, dependiendo del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.3.6. Otras obligaciones fiscales: retenciones

Las Leyes del IRPF y del IS establecen, que determinadas personas o entidades siempre que abonen ciertas rentas, deben retener e ingresar en el Tesoro, como pago a cuenta del impuesto personal del que percibe las rentas, una cuantía preestablecida. A través del siguiente link de la sede electrónica de la Agencia Tributaria https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/Pagos_a_cuenta/Pagos_a_cuenta.shtml se pueden acceder a todos los procedimientos relacionados con este trámite, permitiendo así realizarlo online. El ahorro estimado por la tramitación electrónica de cada uno de los trámites es de 75€.

2.3.7. Declaraciones Informativas

Existen distintos tipos de declaraciones informativas que la empresa está obligada a realizar.

En la sede electrónica de la Agencia Tributaria se encuentran los procedimientos relacionados con cada uno de los trámites en este sentido.

De esta forma, a través del siguiente link

https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/Inicio/Procedimientos_y_Servicios/Impuestos_y_Tasas/Declaraciones_Informativas/Declaraciones_Informativas.shtml se accede a la tramitación online de estas obligaciones.



El ahorro por la realización de cada uno de estos trámites online es de 75 € - 150 € por tramitación, dependiendo de la documentación a aportar, y el tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.4. Trámites Seguridad Social

Los trámites relacionados con la seguridad social se pueden realizar desde la sede electrónica. Es necesario disponer de un certificado electrónico.

El acceso a la sede es el siguiente: https://tp.seg-social.es/fs/indexframes.html

2.4.1. Comunicación de Alta, Baja y Variación de Datos de los Trabajadores de su Empresa

El alta, la baja y las variaciones de datos son comunicaciones obligatorias que deben hacerse a la Seguridad Social para informar sobre el comienzo de la actividad laboral de un trabajador, sobre el cese en la misma o sobre las modificaciones de datos identificativos y laborales de los trabajadores afiliados a la Seguridad Social.

Está obligado el empresario a solicitar el alta, la baja y a comunicar las variaciones de datos de todos sus trabajadores. Esta obligación la puede asumir, de mutuo acuerdo, el trabajador que realice una actividad laboral inferior a 60 horas al mes por empleador.

Se puede tramitar a través del Sistema RED de la Seguridad Social.

Por medio del Sistema RED se puede entrar en contacto directo con la TGSS que, gracias a los medios tecnológicos y elementos de seguridad necesarios, le permite el acceso a datos de empresa y trabajadores, así como la remisión de documentos de cotización y afiliación y partes médicos.

Los ámbitos de actuación que abarca el Sistema RED, son los siguientes:

Cotización: presentación de documentos de las series TC2 (Relación nominal de trabajadores), tramitación de saldos acreedores, ingreso de las cuotas mediante domiciliación en cuenta o pago electrónico y Gestión de Deuda.

Afiliación: altas, bajas, variaciones de datos de trabajadores, así como consultas y petición de informes relativas a trabajadores y empresas.



Tramitación de los partes de alta y baja médica de AT y EP , así como los partes de confirmación, al Instituto Nacional de la Seguridad tanto derivados de contingencias comunes como de contingencias profesionales.

Los requisitos para acceder al Sistema Red son:

Estar debidamente autorizado por la TGSS como autorizado del Sistema RED (RED Internet y/o RED Directo).

Para acceder a este servicio es imprescindible disponer de un Certificado Digital Silcon o DNI Electrónico que garantice la seguridad y confidencialidad de todas las actuaciones.

Los autorizados de RED Internet deben disponer además de un Programa de nóminas adaptado al uso del Sistema RED, así como de la aplicación WinSuite32, proporcionada por la Seguridad Social, para poder llevar a cabo la presentación de los documentos de las series TC2 y solicitud de una de las modalidad de pago ofrecidas por la TGSS.

La tramitación online de este procedimiento supone un ahorro aproximado de 75 a 150€ por cada trámite, dependiendo del tiempo y desplazamiento que supondría hacerlo de forma presencial.

2.4.2. Solicitud de Certificados de la Seguridad Social

A través de la Sede electrónica de la Seguridad Social se pueden solicitar los certificados que la empresa necesite relacionados con la misma, por ejemplo, el certificado de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social o el Informe de Situación del Empresario Individual.

Para poder solicitarlos, se debe acceder a la Sede Electrónica de la Seguridad Social https://sede.seg-social.gob.es/Sede_1/ServiciosenLinea/EmpresasyProfesionales/index.htm?C1=1003&C2=2021 y seleccionar el trámite que se desea realizar.

En función del tipo de trámite, será necesario contar, o no, con certificado digital, o con certificados específicos.

El ahorro de la solicitud de estos informes y certificados online es de 75€ por trámite realizado.



2.4.3. Trámites Relacionados con la Cotización a la Seguridad Social

Los trámites relacionados con la cotización a la Seguridad Social, pueden realizarse desde la Sede electrónica de la misma.

A través del siguiente link

http://www.seg-social.es/Internet_1/Trabajadores/CotizacionRecaudaci10777/Servicios/index.htm

se accede a todos los posibles procedimientos a realizar. En función de qué tipo de trámite necesite realizar la empresa, será necesario, o no, un certificado electrónico.

La tramitación online de estos procedimientos supone un ahorro aproximado de 75€ por trámite.

2.4.4. Consulta de Información a Acreedores de la Seguridad Social

A través de la web de la Seguridad Social: http://www.seg-social.es/Internet_1/Empresarios/Informacionaacreedo39949/index.htm, se facilita la información relativa a los pagos realizados a aquellos acreedores que reúnan tal condición como consecuencia de la prestación de bienes y servicios al Sistema de la Seguridad Social, conforme a la normativa reguladora de la misma. Se permite la descarga de los formularios correspondientes a los siguientes trámites:

Solicitud de alta de un acreedor

Solicitud de baja o modificación de un acreedor El ahorro de la solicitud de estos informes y certificados online es de 75€ por trámite realizado.

2.5. Contratación pública por medios electrónicos

2.5.1. Registro de Licitadores

Algunas AAPP cuentan con un registro de licitadores, que permite a los mismos no presentar de nuevo documentación ya presentada anteriormente en otros concursos públicos. La Administración General del Estado cuenta con un registro de licitadores al que se puede acceder a través del siguiente link:

http://www.seg-social.es/Internet_1/Trabajadores/CotizacionRecaudaci10777/Servicios/index.htm

http://www.seg-social.es/Internet_1/Empresarios/Informacionaacreedo39949/index.htm



http://www.minhap.gob.es/es-ES/Areas%20Tematicas/Patrimonio%20del%20Estado/Contratacion%20del%20Sector%20Publico/Paginas/ROLECE.aspx Los empresarios pueden inscribir en él los datos a los que se refiere el articulo 328 de la Ley, y sus certificados acreditan frente a todos los órganos de contratación del sector público, a tenor de lo en ellos reflejado y salvo prueba en contrario, las condiciones de aptitud del empresario en cuanto a su personalidad y capacidad de obrar, representación, habilitación profesional o empresarial, solvencia económica y financiera, y clasificación, así como la concurrencia o no concurrencia de las prohibiciones de contratar que deban constar en el mismo. El Registro tiene carácter electrónico, y tanto las solicitudes de inscripción como la obtención de certificados se tramitan de modo telemático. Para acceder al Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado deberá identificarse con su DNI electrónico o con su certificado digital. Algunas Comunidades Autónomas, también cuentan con dicho registro.

2.5.2. Perfiles del Contratante de las Administraciones

El perfil de contratante de las AAPP está constituido por la información sobre su actividad contractual, como los anuncios de información previa, las licitaciones abiertas o en curso y la documentación relativa a las mismas, la adjudicación y formalización de los contratos, o los puntos de contacto y medios de comunicación para relacionarse con ellos. A través del portal de Plataforma de Contratación del Estado y accediendo al buscador avanzado se pueden consultar las licitaciones por tipo de administración, nombre de la administración, etc.: https://contrataciondelestado.es/wps/portal/!ut/p/b1/04_SjzS0NDKxNDMBEvoR-lF5iWWZ6Yklmfl5iTkgfpRZvImrv7Ozm4eRgYGrr7GBkYe5u4WrsbOBQYApUEEkUIEBDuBoQEh_uH4UWImpsbNJmFdYgFmwp7uBgaeHm4tPqKGpgbuRGVQBHiv8PPJzU_Vzo3IsPXUdFQEdFwix/dl4/d5/L2dJQSEvUUt3QS80SmtFL1o2XzRFT0NDRkgyMDhTM0QwMkxEVVU2SEgyMEc1/ El acceso a esta Plataforma, que permite, además crear alertas para determinados tipos de licitación, supone un ahorro aproximado de tiempo a la hora de ofrecer servicios a la Administración, puesto que centraliza toda la información relativa a cada una de las contrataciones en vigor. Por otra parte, cada AAPP cuenta con su propio perfil del contratante, en función de cuál sea su AAPP objetivo, se puede simplificar el proceso accediendo directamente a su propio perfil del contratante.

http://www.minhap.gob.es/es-ES/Areas%20Tematicas/Patrimonio%20del%20Estado/Contratacion%20del%20Sector%20Publico/Paginas/ROLECE.aspx



https://contrataciondelestado.es/wps/portal/!ut/p/b1/04_SjzS0NDKxNDMBEvoR-lF5iWWZ6Yklmfl5iTkgfpRZvImrv7Ozm4eRgYGrr7GBkYe5u4WrsbOBQYApUEEkUIEBDuBoQEh_uH4UWImpsbNJmFdYgFmwp7uBgaeHm4tPqKGpgbuRGVQBHiv8PPJzU_Vzo3IsPXUdFQEdFwix/dl4/d5/L2dJQSEvUUt3QS80SmtFL1o2XzRFT0NDRkgyMDhTM0QwMkxEVVU2SEgyMEc1/






2.5.3. Licitaciones Electrónicas

Algunas AAPP llevan a cabo las licitaciones a través de medios electrónicos, que permiten a las empresas interesadas en los procedimientos de contratación pública presentar por medios electrónicos sus ofertas y otros documentos, obtener información sobre el desarrollo del procedimiento y recibir telemáticamente notificaciones. Para poder acceder a estos servicios, la empresa deberá contar con un certificado electrónico, así como estar inscrita en el servicio correspondiente de notificaciones electrónicas de la CCAA.



3. Procesos a implantar en las Plataformas de Servicios

3.1. Relación de la pyme con clientes

3.1.1. Envío de presupuestos u ofertas al cliente

El proceso de envío de presupuestos y ofertas al cliente en la herramienta de eAdministración contribuye a la normalización de las propuestas presupuestarias, a una mayor rapidez de respuesta en las peticiones del cliente, y al establecimiento de una relación más ágil y completa con el mismo.

Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del presupuesto u oferta a partir de una plantilla utilizada habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de ofertas 3. Revisión (comercial, etc.) y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Aceptación por parte del cliente (manuscrita o electrónica)

3.1.2. Firma y envío de contratos con el cliente

El proceso de firma y envío de contratos con el cliente, contribuye a una mayor rapidez en la redacción de contratos, una mejor coordinación con los departamentos internos involucrados en su redacción y una menor estandarización y mayor particularización en las condiciones del cliente.


1. Elaboración del contrato a partir de una plantilla utilizada habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma de contratos 3. Revisión (Jurídico, Financiero, Gerencia, etc.) y firma electrónica por parte de los responsables

correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por parte del contratante

3.1.3. Intercambio de información con el cliente

El proceso de intercambio de información y documentación con el cliente, contribuye a simplificar el proceso comercial, asegurar una comunicación más directa con el cliente y ofrecer una mayor seguridad y confidencialidad.


1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición



3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por el cliente

3.1.4. Envío de Facturas al cliente

El proceso de facturación electrónica, contribuye a normalizar las facturas emitidas por la empresa, establecer una relación más ágil y completa con el cliente y centralizar los canales de comunicación con el mismo. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración de la factura a partir de una plantilla utilizada habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de facturas 3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Recepción de la factura por el cliente

3.1.5. Publicación de avisos o hechos que afecten a los clientes/usuarios

El proceso de Certificación de la Publicación de avisos o hechos que afecten a los clientes, accionistas y entes públicos con los que se relaciona la empresa, contribuye a al cumplimiento con las obligaciones de publicidad de determinadas actuaciones, en caso de que sea necesario. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del documento correspondiente a partir de una plantilla utilizada habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de publicación certificada 3. Publicación del documento en la Plataforma de Servicios e inclusión del correspondiente enlace en

la Web de la empresa o publicación del documento directamente en la Web de la empresa 4. Publicación en la Web de la empresa del enlace al informe que acredita la autenticidad del

documento publicado y las fechas de publicación

3.1.6. Envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas

El proceso de envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas (promociones, ofertas especiales, avisos, acciones de fidelización), contribuye a simplificar el proceso comercial, asegurar una comunicación más directa con el cliente y ofrecer una mayor seguridad y confidencialidad. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:



1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío a múltiples destinatarios y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por los clientes

3.2. Relación de la pyme con proveedores

3.2.1. Envío de pedidos o albaranes al proveedor

El proceso de envío de pedidos o albaranes al proveedor, contribuye a sistematizar la operativa del proceso de pedidos al proveedor, obtener una mayor rapidez en la disponibilidad de pedidos y ahorrar tiempo en las tareas de compras habituales. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del documento de pedido o albarán a partir de una plantilla utilizada habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de pedidos/albaranes 3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Aceptación y firma por parte del proveedor (manuscrita o electrónica)

3.2.2. Firma y envío de contratos con el proveedor

El proceso de firma y envío de contratos con el proveedor, contribuye a una mayor rapidez en la redacción de contratos, una mejor coordinación con los departamentos internos involucrados en su redacción y una menor estandarización y mayor particularización en las condiciones de los proveedores. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:


2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma de contratos 3. Revisión (Jurídico, Financiero, Gerencia, etc.) y firma electrónica por parte de los responsables

correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por parte del contratante



3.2.3. Envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas al proveedor

El proceso de envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas al proveedor, contribuye a sistematizar y enriquecer el proceso de compras, hacer más constante la relación con el proveedor y redirigir hacia el medio electrónico la comunicación con el mismo. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por el proveedor

3.3. Relación de la pyme con las AAPP por medios electrónicos

3.3.1. Envío de Facturas electrónicas a las AAPP

El proceso de envío de Facturas electrónicas a las AAPP de acuerdo al formato y canales admitidos por las mismas, contribuye a cumplir las condiciones normativas, disponer de la trazabilidad de las facturas con las AAPP y evitar la pérdida o extravío de documentación relacionada con el proceso de facturación. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración de la factura en formato factura-e a partir de una aplicación utilizada habitualmente por la empresa o bien directamente a través de la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de factura electrónica a través de FACe 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Firma electrónica (en su caso) por parte del responsable 5. Envío de la factura a través de FACe

3.3.2. Centralización de las notificaciones electrónicas que recibe de las AAPP

El proceso de centralizar las notificaciones electrónicas que se reciben de las AAPP, contribuye a minimizar la posibilidad de pérdida o desconocimiento de información de las AAPP, estandarizar la comunicación interna de los avisos y notificaciones públicas y mejorar la capacidad de reacción de la empresa frente a avisos y notificaciones que afecten a su operativa.




1. Identificación y registro en los buzones de notificaciones de AAPP con las que realiza trámites 2. Clasificación de las notificaciones electrónicas según tipología, departamento competente, etc.,

para su gestión 3. Asignación de responsables para cada tipología de notificación 4. Recepción centralizada de las notificaciones Recepción centralizada de las notificaciones

3.4. Relación con el Consejo de Administración, socios o accionistas

3.4.1. Envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas al consejo de administración

El proceso de envío de comunicaciones o notificaciones electrónicas al consejo de administración, contribuye a proporcionar los recursos necesarios para sus competencias, facilitar la toma de decisiones y mantener informado al consejo sobre la actividad y actualidad de la empresa. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del documento a partir de una plantilla utilizada habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío a múltiples destinatarios y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por el consejo de administración

3.4.2. Aprobación y toma de decisiones en la empresa

El proceso de aprobación y toma de decisiones en la empresa, contribuye a poder determinar una sistematización de dicho proceso y conseguir una mayor rapidez, simplicidad y coordinación entre los involucrados en la toma de decisiones.



2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma 3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por los integrantes de los órganos de decisión



3.5. Relación de la pyme con Gestorías y Asesorías (colaboradores de la pyme en la gestión)

3.5.1. Puesta a disposición del colaborador de documentación de la empresa

El proceso de puesta a disposición del colaborador de documentación de la empresa, contribuye a suministrar un espacio de compartición de documentación además de ofrecer una mayor seguridad y confidencialidad en la relación con los colaboradores y en el envío de información sensible, así como disponer de la trazabilidad de la documentación del colaborador.


1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por colaborador

3.6. Relación de la pyme con empleados

3.6.1. Firma y distribución de nóminas de los empleados de la empresa

El proceso de firma y distribución de nóminas de los empleados de la empresa, contribuye a mejorar los procesos internos relacionados con la gestión de empleados, reducir la burocracia interna y ahorrar tiempo en la realización de trámites dentro de la empresa.


1. Elaboración del documento de nómina a partir del modelo utilizado habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma de nóminas 3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por parte del empleado



3.6.2. Publicación de información laboral/fiscal del empleado

El proceso de publicación de información laboral/fiscal del empleado, contribuye a mejorar los procesos internos relacionados con la gestión de empleados, a una mayor comprensión del empleado acerca de los datos de índole laboral y fiscal que le afectan y ahorrarle tiempo en la consulta de información de interés.


1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por parte del empleado

3.6.3. Peticiones habituales del empleado

El proceso de peticiones habituales del empleado, contribuye a mejorar los procesos internos relacionados con la gestión de empleados.


1. Cumplimentación de la petición a partir del modelo utilizado habitualmente por la empresa o de un modelo disponible en la Plataforma de Servicios

2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma de peticiones 3. Firma de la petición 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por parte de los responsables correspondientes

3.6.4. Firma de certificados y peticiones del empleado

El proceso de firma de certificados y peticiones del empleado, contribuye a dar una respuesta satisfactoria a las demandas de los empleados, proporcionar a los responsables de la relación con empleados una metodología estandarizada para dichas funciones y mejorar la imagen de la empresa entre sus empleados. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:


2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción



3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Aceptación por parte del empleado

3.6.5. Publicación de avisos o hechos que afecten a los empleados

El proceso de publicación de avisos o hechos que afecten a los empleados, contribuye a difundir de manera eficaz los mensajes de la empresa de interés para los empleados, cumplir con las obligaciones de publicidad de determinadas actuaciones, en caso de que sea necesario y mejorar la comunicación empresa-empleado. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:


2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación y (opcionalmente) firma electrónica por parte de los responsables

correspondientes 4. Envío a múltiples destinatarios y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por los empleados

3.6.6. Firma, validación y aceptación de los procesos de evaluación de los empleados

El proceso de firma, validación y aceptación de los procesos de evaluación de los empleados, contribuye a hacer al empleado más competitivo en su ámbito de actuación, suministrar el feedback necesario la mejora continua, además de motivar y liderar el crecimiento profesional de los empleados.



2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de evaluaciones 3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Aceptación por parte del cliente (manuscrita o electrónica)



3.6.7. Envío y recepción electrónica de la carta-oferta de contratación a candidatos

El proceso de elaboración, envío y recepción de la carta-oferta de contratación a candidatos, contribuye a conseguir una mayor rapidez en el contacto con el candidato, ofrecer las condiciones de seguridad y confidencialidad necesaria y obtener una mejor coordinación con los departamentos internos involucrados en su redacción.



2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de cartas-oferta 3. Revisión y firma electrónica por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Aceptación y firma por parte del candidato (manuscrita o electrónica)

3.6.8. Contratación electrónica de personal

El proceso de contratación electrónica de personal, contribuye a obtener una mayor rapidez en la redacción de contratos, una mejor coordinación con los departamentos internos involucrados en su redacción y una menor estandarización y mayor particularización en las condiciones del candidato.



2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma 3. Revisión (Jurídico, Financiero, Gerencia, etc.) y firma electrónica por parte de los responsables

correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por parte del nuevo empleado



3.7. Gestión interna

3.7.1. Circuitos de validación y firma de documentos por varias unidades o perfiles

El proceso de circuitos de validación y firma de documentos por varias unidades o perfiles, contribuye a optimizar y agilizar las validaciones sucesivas de documentos por parte de responsables de la empresa y mejorar la coordinación entre los perfiles, unidades o departamentos implicados.


1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de documentos 3. Revisión, validación y firma electrónica por parte de los responsables de las unidades

correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción

3.7.2. Proceso de comunicaciones y notificaciones internas que establecen el inicio de plazos

El proceso de comunicaciones y notificaciones internas que establecen el inicio de plazos, contribuye a optimizar y agilizar las validaciones sucesivas de documentos por parte de responsables de la empresa, y mejorar la coordinación entre los perfiles, unidades o departamentos implicados.


1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de firma, envío y recepción de comunicaciones/notificaciones internas 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción

3.7.3. Publicaciones oficiales que afectan la operativa de los departamento/unidades

El proceso de publicaciones oficiales que afectan la operativa de los departamento/unidades, contribuye a sistematizar las comunicaciones internas y el intercambio de información, mejorar la capacidad de reacción de la empresa frente a avisos y notificaciones que afecten a su operativa, y cumplir con legalidad, en caso de que los plazos sean debidos a cumplimientos normativos. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del documento correspondiente



2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación por parte de las unidades correspondientes

3.7.4. Gestión del conocimiento y documental

El proceso de gestión del conocimiento y documental, contribuye a suministrar un espacio de compartición de documentación, fomentar la cultura de la colaboración entre empleados. Los pasos a ejecutar en el proceso optimizado serán los siguientes:

1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de envío y puesta a disposición 3. Revisión y validación por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y puesta a disposición 5. Recepción de la documentación

3.7.5. Movilidad y teletrabajo de los empleados

El proceso de movilidad y teletrabajo, contribuye a proporcionar una mayor libertad de actuación a los empleados, y garantizar la equivalencia de la presencia física con la remota, de cara a la firma y validación de tareas y documentos.


1. Elaboración del documento correspondiente 2. Inicio del circuito de firma, envío, recepción y firma de tareas y documentos 3. Revisión, validación y firma (opcional) por parte de los responsables correspondientes 4. Envío y verificación de la recepción 5. Firma electrónica por las otras partes

Anexo 11. Catálogo de Trámites y Procesos - … · El ahorro estimado que supone la realización...

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