Análisis del Estado del Arte de las Herramientas del...

ANÁLISIS DEL ESTADO DEL ARTE DE LAS

HERRAMIENTAS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN AMBIENTAL Y EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO DEL SISTEMA PARA LAS

SECCIONALES ANTIOQUIA, ATLÁNTICO,

CÓRDOBA, PUTUMAYO, SANTANDER Y EL

CENTRO DE INSPECCIÓN Y TRÁNSITO

AGROPECUARIO – CITAG DEL INSTITUTO

COLOMBIANO AGROPECUARIO ICA

INFORME DE PASANTÍA

MARISOL BOHÓRQUEZ PÁEZ YESSICA DANIELA ZÚÑIGA

CAMARGO UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

Ingeniería Ambiental

25 DE NOVIEMBRE DE 2017

1

Análisis del Estado del Arte de las Herramientas del Sistema de Gestión Ambiental y

evaluación del Desempeño del Sistema para las seccionales Antioquia, Atlántico,

Córdoba, Putumayo, Santander Y El Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario –

CITAG del Instituto Colombiano Agropecuario ICA.

INFORME DE PASANTÍA

Presentado Por:

Marisol Bohórquez Páez

Código:

201120180086

Yessica Daniela Zúñiga Camargo

Código

20112180089

DIRECTORA INTERNA

ING MARTHA ISABEL MEJÍA DE ALBA

DIRECTOR EXTERNO:

ING WILLIAM CARABALLO MERCADO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES

PROYECTO CURRICULAR INGENIERÍA AMBIENTAL

BOGOTÁ D.C

2017

2

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN 6

INTRODUCCIÓN 6

1. JUSTIFICACIÓN 9

2. OBJETIVOS 10

3. RESEÑA DE LA EMPRESA 11

3.1 Antecedentes 11

3.2 Misión Institucional 15

3.3 Visión Institucional 15

3.4 Política Ambiental 15

3.5 Marco Normativo Aplicable 16

4. METODOLOGÍA 16

4.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora 17

4.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA. 17

4.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades,

requerimientos y compromisos adoptados al respecto. 18

4.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la

entidad (análisis GAP). 20

4.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de

Aspectos e Impactos Ambientales. 21

4.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales 22

4.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de

la Organización, en los últimos años. 25

4.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover

la toma de conciencia y la cultura ambiental. 27

4.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales. 27

4.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y

evaluación del cumplimiento de los mismos. 28

4.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales

adelantadas por la organización. 29

4.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e

inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones

que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental. 29

3

4.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e

indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan

RAI. 30

4.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento 30

4.2.1 Definición de indicadores. 30

4.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de

desempeño ambiental. 32

4.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el

desempeño del SGA. 33

5. RESULTADOS 34

5.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora 34

5.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA. 35

5.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades,

requerimientos y compromisos adoptados al respecto. 36

5.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la

entidad (análisis GAP). 38

5.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de

Aspectos e Impactos Ambientales. 39

5.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales 40

5.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de

la Organización, en los últimos años. 48

5.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover

la toma de conciencia y la cultura ambiental. 50

5.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales. 51

5.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y

evaluación del cumplimiento de los mismos. 53

5.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales

adelantadas por la organización. 56

5.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e

inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones

que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental. 57

5.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e

indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan

RAI. 60

5.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento 64

5.2.1 Definición de indicadores. 64

5.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de

desempeño ambiental. 66

4

5.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el

desempeño del SGA. 66

6 CONCLUSIONES 68

7. RECOMENTACIONES 69

8. BIBLIOGRAFÍA 70

9. ANEXOS 71

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1: Principales Partes Interesadas para el ICA. ............................................................ 19

Tabla 2: Grado de influencia de la parte interesadas ............................................................ 20

Tabla 3: Procedimiento para la Identificación y evaluación de aspectos e impactos

ambientales ........................................................................................................................... 23

Tabla 4: Interpretación de la matriz, valoración de impactos ambientales .......................... 25

Tabla 5: Herramienta PI (programas e indicadores). ............................................................ 27

Tabla 6: Matriz de Requisitos Legales ICA. ........................................................................ 28

Tabla 7: Ítems, Matriz de Requisitos Legales ...................................................................... 28

Tabla 8: Elementos de la Hoja de Vida del Indicador .......................................................... 32

Tabla 9: Matriz Partes Interesadas, Seccional Boyacá ......................................................... 37

Tabla 10: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Atlántico.. .......................... 41

Tabla 11: Aspectos e Impactos identificados para la seccional CITAG. ............................. 42

Tabla 12: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Boyacá............................... 44

Tabla 13: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Santander........................... 46

Tabla 14: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia en las Seccionales. ...................... 47

Tabla 15: Inventario de actividades desarrolladas por la entidad para promover la cultura

ambiental .............................................................................................................................. 50

Tabla 16: Campañas Ambientales del ICA .......................................................................... 53

Tabla 17: Requisitos Ambientales aplicables a la entidad ................................................... 54

Tabla 18: Inversiones adelantadas por la entidad. ................................................................ 56

Tabla 19: Plan de Acción...................................................................................................... 57

Tabla 20: Lista de Indicadores propuesto para los programas ............................................ 64

5

Tabla 21: Hoja de Vida Indicador Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía .......... 66

Tabla 22: Programa de Auditorías ........................................................................................ 67

TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1: Organigrama Institucional. ............................................................................. 13

Ilustración 2: Mapa de procesos ICA ................................................................................... 21

Ilustración 3: Diagrama de flujo del proceso para la gestión de un programa de auditoria. 34

Ilustración 4: Equipo de trabajo SGA .................................. ¡Error! Marcador no definido.

Ilustración 5: Diagrama de Procesos. ................................................................................... 40

Ilustración 6: Relación Política-Objetivos.. .......................................................................... 62

TABLA DE GRÁFICOS

Gráfico 1: Resumen Diagnostico SGA (Análisis GAP). ...................................................... 38

Gráfico 2: Porcentaje de Valoración del impacto seccional Atlántico. ................................ 41

Gráfico 3: Aspectos ambientales con mayor valor en la seccional Atlántico. ..................... 42

Gráfico 4: Porcentaje de Valoración del impacto para el CITAG. ....................................... 43

Gráfico 5: Aspectos ambientales con mayor valor en el CITAG. ........................................ 43

Gráfico 6: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Boyacá. ....................... 45

Gráfico 7: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Boyacá. ........................ 45

Gráfico 8: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Santander. ................... 46

Gráfico 9: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Santander. ................... 47

Gráfico 10: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia.................................................. 48

Gráfico 11: Resultados Herramienta PI, consumos de agua Seccional Boyacá ................... 49

Gráfico 12: Resultados Herramienta PI, Seccional Boyacá. Consumos de energía ............ 50

Gráfico 13: Resumen Análisis GAP Final. ........................................................................... 63

6

RESUMEN

El proyecto de pasantía inicia como un apoyo a la implementación del Sistema de Gestión

Ambiental (SGA); no obstante, entendiendo la necesidad de actualización del SGA se

propuso apoyar el proceso de mejora continua del Sistema del Instituto Colombiano

Agropecuario (ICA). El grupo de gestión ambiental de dicha entidad se propuso certificar en

ISO 14001:2015 dentro de una primera etapa a 5 de sus 32 seccionales a nivel nacional,

Antioquia, Atlántico, Córdoba, Putumayo, Santander y a nivel distrital El Centro de

Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG.

El desarrollo de la pasantía se realiza en dos etapas con una duración de 5 meses en los que,

a través de la revisión del estado del arte, se identificaron varias oportunidades de mejora

esto llevó a establecer un conjunto de herramientas que permitieron la implementación del

SGA presentadas en este informe y de las que se capacitó al personal encargado del sistema

para la preparación de la auditoría; finalmente, se hace un acompañamiento y seguimiento

de los indicadores efectuados para realizar un diagnóstico del antes y el después y así

fortalezas y debilidades en la implementación de la ISO 14001:2015 para el año 2017.

INTRODUCCIÓN

El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) como entidad Pública del Orden Nacional,

adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, ubica su sede principal (oficinas

nacionales) en la dirección Av. Calle 26 # 85b-09. Fundamenta su trabajo en la gestión de

los riesgos sanitarios y fitosanitarios asociados a la producción primaria agropecuaria a partir

de la inspección, vigilancia y control.

El ICA Ejerce el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la actividad

agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal y vegetal, a fin

de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan afectar la agricultura y la

7

ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y fitosanitaria de las exportaciones, cuando

así lo exija el país importador (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2016)

Uno de los principales objetivos organizacionales surge del interés del ICA en implementar

un SGA y de la necesidad de involucrar la dimensión ambiental dentro de los procesos,

especialmente aquellos directamente relacionados con el Plan Institucional de Gestión

Ambiental.

Resultado de dicho proceso, la entidad pretende certificarse en la Norma ISO 14001:2015,

estándar internacionalmente aceptado que indica cómo implementar un SGA efectivo en una

organización y establece los requisitos que deben ser cumplidos para gestionar la prevención

de la contaminación y el control de las actividades, productos y servicios que causan o

podrían causar impactos negativos sobre el medio ambiente; además ayuda a organizar,

identificar, priorizar y gestionar los riesgos ambientales, para demostrar su coherencia en el

cumplimiento de su compromiso fundamental de protección y respeto por el medio ambiente.

La certificación de la NTC-ISO 14001:2015 proporcionará al Instituto un marco de referencia

para proteger el medio ambiente y responder así a las condiciones ambientales cambiantes

en equilibrio con las necesidades socioeconómicas, mediante la prevención o mitigación de

impactos ambientales adversos generados por las actividades, productos y servicios sobre el

ambiente, además de apoyar al cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos,

mejorando el desempeño ambiental con una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir

los impactos ambientales, logrando beneficios económicos y operacionales.

Para obtener el mejor desempeño ambiental la norma ISO 14001 establece que una

organización con un SGA establecido debe hacer la evaluación de desempeño del mismo,

estableciendo indicadores que permitan realizar el seguimiento, análisis y evaluación. Es así

como se hace uso de la norma ISO 14031:2013, la cual tiene como objeto ser una herramienta

de gestión interna diseñada para proporcionar continuamente a la dirección, información

fiable y verificable para determinar si el desempeño ambiental de una organización está

cumpliendo con los criterios establecidos por la dirección de dicha organización.

8

En ese contexto, el ICA requiere del apoyo de estudiantes con conocimientos en Ingeniería

Ambiental, ya que no se cuenta con suficiente personal con la competencia para formular e

implementar el SGA. Los pasantes apoyaron el proceso de construcción del SGA y

mejoramiento continuo, contribuyendo positivamente en el desempeño ambiental de forma

coherente con la política de la entidad, mediante la evaluación, actualización y seguimiento

de los programas del SGA.

El desarrollo del proyecto de grado bajo la modalidad de pasantía consistió en dos fases

desarrolladas simultáneamente: 1) Apoyar la implementación del SGA, mediante su revisión

y la identificación de oportunidades de mejora; y, 2) Evaluar el desempeño del SGA.

Para tal fin, se establecieron seguimientos de los procesos durante la pasantía concretando

así un conjunto de documentos actualizados que permita al Instituto cumplir con los

requerimientos legales. La implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora

– ACPM frente a los impactos ambientales que genere el instituto se verán evaluadas con la

finalidad de estructurar una metodología que permita prevenir la contaminación a causa de

la actividad directa o indirecta, cumplir los requisitos ambientales, mejorar el desempeño

ambiental del Instituto para sus trabajadores, demás partes interesadas. El medio ambiente

debe ser el principal benefactor, las generaciones futuras son, en primer plano, los que

agradecerán las labores lideradas por los profesionales ambientales que conlleven a

minimizar los impactos ambientales.

Con el fin de contribuir con la construcción y desarrollo del SGA, en la presente pasantía se

apoyó y brindó acompañamiento a la formulación del SGA con base en la NTC-ISO

14001:2015 y la evaluación del desempeño ambiental del mismo, mediante la intervención,

análisis y mejora de los procesos establecidos en el ICA, dando cumplimiento a la

normatividad actual vigente. Lo anterior, representó una gran oportunidad para la formación

de las Ingenieras Ambientales en la evaluación de impactos ambientales de procesos

productivos, identificación y evaluación de cumplimiento de la normatividad ambiental

aplicable, formulación de directrices de mejoramiento de la gestión ambiental,

9

responsabilidad social, búsqueda del desarrollo sostenible y toma de conciencia para el

entorno en el que opera el Instituto.

1. JUSTIFICACIÓN

Dentro de los procesos desarrollados en la entidad se presentan diversos aspectos ambientales

que generan impactos significativos a los que no se les presta la atención respectiva. Esto

conlleva a presentar riesgos altos que, a su vez, pueden materializarse en una sanción de

carácter ambiental. Para ello, busca continuamente implementar medidas para prevenir la

contaminación y agotamiento de los recursos naturales, minimizar los impactos que puedan

generar sus actividades y procesos mediante la aplicación de estrategias de mejoramiento

continuo, dentro de un marco de respeto y cumplimiento proactivo de la legislación ambiental

aplicable.

El diseño e implementación del SGA es una herramienta estratégica de construcción

colectiva que busca alcanzar el objetivo institucional de lograr el cumplimiento legal

ambiental y demás disposiciones legales para mitigar los impactos ambientales generados

por las actividades desarrolladas en el ICA, además de evidenciar la responsabilidad con las

futuras generaciones y contribuir a generar un proyecto de vida de respeto por el medio

ambiente.

Actualmente, el ICA se encuentra en la etapa de formulación e implementación de los

siguientes programas. (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2016)

PROGRAMA 1: Ahorro y uso eficiente del agua.

PROGRAMA 2: Ahorro y uso eficiente de energía.

PROGRAMA 3: Gestión Integral de Residuos Sólidos.

PROGRAMA 4: Programa de Vertimientos.

PROGRAMA 5: Prácticas y consumo sostenible.

10

Estos programas se formulan con el fin de dar cumplimiento a la política integral de la

entidad, componente ambiental, solucionar problemas de consumo y concienciar a los

funcionarios del Instituto a través de la ejecución de diferentes actividades que se

desarrollarán a lo largo del tiempo. Todos ellos deben contar con un componente importante

dentro de la fase de implementación y operación: La competencia, formación y toma de

conciencia, según lo reglamentado por la Norma Técnica Colombiana ISO 14001:2015.

Dicho componente resulta fundamental para obtener resultados positivos en el proceso de

mejora continua del sistema, garantizando la participación voluntaria y a conciencia de los

trabajadores del ICA.

El Ingeniero Ambiental juega un papel importante en la solución de problemáticas

ambientales relacionadas con los SGA; partiendo de la evaluación y análisis del desempeño

del SGA por medio de la formulación de indicadores que evalúen la eficiencia y efectividad

del mismo; por tal razón, contribuye con la línea de investigación de Evaluación de Impacto

Ambiental del Proyecto Curricular de Ingeniería Ambiental de la Universidad Distrital

Francisco José de Caldas. Esta labor constituye un compromiso exhaustivo con la Institución

y el trabajo como profesional con una base normativa aplicada directamente a procesos del

Instituto.

2. OBJETIVOS

2.1 General

Analizar el Estado del Arte de las Herramientas del Sistema de Gestión Ambiental y realizar

la evaluación del Desempeño del Sistema para las seccionales Antioquia, Atlántico, Córdoba,

Putumayo, Santander y El Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG del

Instituto Colombiano Agropecuario ICA.

2.2 Específicos

● Identificar oportunidades de mejora para la implementación del SGA.

11

● Establecer mecanismo de medición, evaluación y seguimiento del desempeño del

SGA.

3. RESEÑA DE LA EMPRESA

3.1 Antecedentes

El ICA, es una entidad pública del orden nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio

independiente, creada en 1962. Cuenta con treinta y dos (32) Gerencias Seccionales, así como

con un número importante de oficinas locales ubicadas en distintos municipios del país, que

le permiten cubrir un amplio espectro del territorio nacional y acercar a los clientes y/o

usuarios, sus productos y servicios.

El ICA diseña y ejecuta estrategias para prevenir, controlar y reducir riesgos que puedan

afectar la producción agropecuaria de Colombia, es responsable de las negociaciones de

acuerdos zoosanitarios y fitosanitarios bilaterales o multilaterales, que permiten la

comercialización de los productos agropecuarios en el exterior y sus acciones se orientan a

lograr una producción agropecuaria competitiva, con el fin de aportar al logro de los objetivos

de la Apuesta Exportadora de Colombia. (INSTITUTO COLOMBIANO

AGROPECUARIO, 2016)

Las funciones principales del ICA son, entre otras:

1. Asesorar al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural en la formulación de la

política y los planes de desarrollo agropecuario, y en la prevención de riesgos

sanitarios y fitosanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y

vegetales.

2. Planificar y ejecutar acciones para proteger la producción agropecuaria de plagas y

enfermedades que afecten o puedan afectar las especies animales o vegetales del país

o asociarse para los mismos fines.

12

3. Ejercer el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la

actividad agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal

y vegetal, a fin de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan

afectar la agricultura y la ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y

fitosanitaria de las exportaciones, cuando así lo exija el país importador.

4. Ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos

agropecuarios, material genético animal y semillas para siembra, con el fin de

prevenir riesgos que puedan afectar la sanidad agropecuaria y la inocuidad de los

alimentos en la producción primaria.

5. Ejercer las funciones previstas en las normas vigentes como autoridad nacional

competente para aplicar el régimen de protección a las variedades vegetales.

6. Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean

necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la

prevención de riesgos biológicos y químicos.

7. Coordinar la realización de acciones conjuntas con el sector agropecuario,

autoridades civiles y militares y el público en general, relacionadas con las campañas

de prevención, control, erradicación y manejo de plagas y enfermedades de

importancia cuarentenaria o de interés económico nacional o local, para mantener y

mejorar el estatus de la producción agropecuaria del país, y en general para cumplir

con el objeto del Instituto.

8. Procurar la preservación y el correcto aprovechamiento de los recursos genéticos

vegetales y animales del país, en el marco de sus competencias.

9. Financiar y contratar la ejecución de los programas de investigación de transferencia

y tecnología que sean aprobados por el Consejo Directivo del ICA para cumplir el

Plan Nacional de Investigación y Transferencia de Tecnología Agropecuaria

13

adoptado por el Consejo del Programa Nacional de Ciencia y Tecnología

Agropecuarias, o asociarse para el mismo fin.

10. Propiciar los convenios de cooperación técnica nacional e internacional en las áreas

de investigación y transferencia de tecnología y de protección a la producción

agropecuaria.

11. Autorizar personas jurídicas del sector oficial o particular para el ejercicio de

actividades relacionadas con la Sanidad Animal, la Sanidad Vegetal y el Control

Técnico de los Insumos Agropecuarios, dentro de las normas y procedimientos que

se establezcan para el efecto. (Dto4765, 2008)

La estructura organizacional del Instituto Colombiano Agropecuario está determinada de

forma que le permite ejercer sus funciones en todos los ámbitos correspondientes a su misión

en el territorio nacional.

Ilustración 1: Organigrama Institucional. (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)

Esta estructura se encuentra conformada por un Consejo Directivo, el cual preside el Ministro

14

de Agricultura y Desarrollo Rural, seguido del director del Departamento Nacional de

Planeación, un representante del Consejo del Programa Nacional de Ciencia y Tecnología

Agropecuaria, un representante de la Presidencia de la República, el presidente de la

Sociedad de Agricultores de Colombia, el presidente de la Federación Colombiana de

Ganaderos y un representante de la Asociación Nacional de Usuarios Campesinos.

En orden jerárquico le sigue la Gerencia General, de la cual dependen cinco Subgerencias,

que desarrollan la actividad misional de la entidad. Estas son:

● Subgerencia de Protección Animal.

● Subgerencia de Protección Vegetal.

● Subgerencia de Protección Fronteriza.

● Subgerencia de Análisis y Diagnóstico.

● Subgerencia de Regulación Sanitaria y Fitosanitaria.

● Subgerencia Administrativa y Financiera.

De la misma forma, la Gerencia cuenta con tres Oficinas Asesoras para temas Jurídicos, de

Planeación y de Comunicaciones. Así mismo, una oficina de Tecnologías de la Información

y una Oficina de Control Interno.

El Instituto tiene presencia nacional mediante 32 seccionales, 129 oficinas locales y una red

de laboratorios compuesta por 27 Centros de Diagnóstico Veterinario, 11 Agrícolas, 6

laboratorios de diagnóstico de semillas y 8 laboratorios nacionales para un total de 52

laboratorios en el territorio nacional.

Además, para garantizar el estatus sanitario nacional, el ICA a través de su sistema de

prevención de riesgos, presta sus servicios en 30 puestos de control distribuidos en

aeropuertos internacionales, puertos marítimos y fluviales, pasos fronterizos y estaciones de

cuarentena, así:

● 11 Aeropuertos.

15

● 8 Puertos Marítimos.

● 2 Puertos Fluviales.

● 6 Pasos fronterizos.

● 3 Estaciones cuarentenarias.

A través de los cuales se realiza el control de las importaciones y exportaciones de productos

agropecuarios. (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)

3.2 Misión Institucional

“Trabajamos por la sanidad agropecuaria y la inocuidad en la producción primaria para

proyectar los negocios del agro colombiano al mundo”.(INSTITUTO COLOMBIANO

AGROPECUARIO, 2017)

3.3 Visión Institucional

“Para el año 2.022 el ICA incrementará su reconocimiento como autoridad sanitaria y de

inocuidad agroalimentaria, en el ámbito nacional e internacional.” (INSTITUTO

COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017

3.4 Política Ambiental

“El Instituto Colombiano Agropecuario - ICA, acorde con las disposiciones establecidas para

el desarrollo de su misión, y el cumplimiento de la visión y objetivos formulados en el marco

de su Plan Estratégico, declara su compromiso con el mejoramiento continuo de sus procesos,

el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales, aplicables y demás requisitos

suscritos por la entidad.

De igual manera, consciente de que en el desarrollo de sus actividades genera riesgos de

naturaleza operativa, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad de la

información, promueve iniciativas encaminadas a la prevención y mitigación de los impactos

16

ambientales, la contaminación, las lesiones y enfermedades, y los asociados a la protección

y preservación de los activos de información, salvaguardando su confidencialidad, integridad

y disponibilidad.” (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)

3.5 Marco Normativo Aplicable

• Decreto 1562 de 1962 Define el Fondo Financiero Agropecuario y se crea el Instituto

Colombiano.

• La Ley 101 de 1993, Ley General de Desarrollo Agropecuario y Pesquero, en su

Artículo 65, define su ámbito de acción estableciendo su especialización en la

protección sanitaria agropecuaria.

• El Decreto 1840 de 1994 reglamenta y constituye el marco general de la sanidad

agropecuaria en el país, establece la responsabilidad del ICA, sus atribuciones y

funciones en materia de sanidad agropecuaria, control de insumos agropecuarios, de

recursos genéticos y semillas, así como crea el Sistema Nacional de Protección

Agropecuaria (SINPAGRO).

• Decretos 4765 y 4766 de 2008 Por la cual se modifica la estructura del Instituto

Colombiano Agropecuario, ICA y se dictan otras disposiciones. Deroga los decretos

1562 de 1962, 2645 de 1993, 1454 de 2001 y 4904 de 2007 y las demás disposiciones

que le sean contrarias.

• Decreto 3761 de 2009 Por el cual se aprueba la modificación de la planta de personal

del Instituto Colombiano. Agropecuario – ICA.

El ICA se encuentra ligado a cualquier cambio estructural por parte del gobierno según se

considere necesario.

4. METODOLOGÍA

El proyecto de pasantía se desarrolló en la sede de oficinas nacionales del ICA, durante un

tiempo de 5 meses. El trabajo desarrollado estuvo orientado al apoyo del SGA del ICA,

principalmente en el desarrollo de herramientas para su implementación y evaluación del

17

Desempeño del Sistema, con el fin de obtener la certificación bajo la norma ISO 14001

versión 2015 específicamente en la Gerencia Seccional de Antioquia, Atlántico, Córdoba,

Putumayo, Santander y El Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG del

Instituto Colombiano Agropecuario ICA.

Durante la pasantía en la entidad, se empleó una metodología presentada en dos fases;

Identificación de oportunidades de mejora y el acompañamiento y seguimiento del SGA.

4.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora

Recopilación y evaluación de la información respectiva al SGA junto con la formulación de

los cambios que se requieran para la implementación y mejora del SGA

4.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA.

Para definir el alcance del SGA se realizó una revisión de información primaria y secundaria

que reflejara los límites, actividades, servicios, productos y externalidades que interactúan

con el Instituto. De manera paralela, se realizó una revisión frente al cumplimiento

normativo, requisitos y el cumplimiento del SGA en la entidad, donde los procesos

misionales son los que para el componente Ambiental adquieren un grado de relevancia,

resultado de los ejercicios de identificación de aspectos y valoración de impactos.

(INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)

“El Instituto Colombiano Agropecuario - ICA, acorde con las disposiciones establecidas

para el desarrollo de su misión, y el cumplimiento de la visión y objetivos formulados en el

marco de su Plan Estratégico, declara su compromiso con el mejoramiento continuo de sus

procesos, el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales, aplicables y demás

requisitos suscritos por la entidad.




18


y preservación de los activos de información, salvaguardando su confidencialidad,

integridad y disponibilidad.”

4.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades, requerimientos y compromisos adoptados al respecto.

Con base en la necesidad de identificar las partes interesadas se diseñó una metodología

estructurando una jerarquía administrativa y, de esta forma, cumplir con las obligaciones

dentro de la empresa respecto a la actualización de la norma ISO 14001:2015.

Los principales grupos identificados se muestran en la tabla1, con base en esta identificación

inicial cada seccional puntualizó en las entidades que influyen notablemente en el desarrollo

de las actividades y de los cuales se dependía.

19

Tabla 1: Principales Partes Interesadas para el ICA. Fuente: Grupo de Gestión Ambiental ICA

Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificación D. Zúñiga & M. Bohórquez, 2017.

Las entidades identificadas se agrupan dependiendo:

● Aquellos que tienen alta influencia y pueden afectar el SGA, se deben tener estrechas

relaciones, mantenerlos informados y nunca ignorarlos.

● Aquellos que tienen que ver con el SGA, pero su influencia sobre él no es relevante,

se deben mantener informados con mínimo esfuerzo.

Para su identificación se puntualizó en:

a) Partes interesadas: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o

percibirse como afectada por una decisión o actividad.

CLIENTES: Importadores, exportadores, productores internos agropecuarios, comercializadoras de insumos agropecuarios, agremiaciones y demás

SOCIEDAD: DE PROXIMIDAD, SOCIEDAD DE AGRICULTORES DE COLOMBIA, SOCIEDAD PECUARIA DE COLOMBIA, AREA DE PRODUCCION DE INSUMOS AGROPECUARIOS

PROVEEDORES

INVERSIONISTAS: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, DNP -Departamento Nacional de Planeación

ACADEMIAS Y TERCEROS: CONVENIOS CON UNIVERSIDADES y SENA

ORGANIZACIONES NO GUBERNAMENTALES (ONG)

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONES MIEMBROS DE LA INDUSTRIA

REFERENTES INTERNACIONALES: COMUNIDAD ANDINA, ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA ALIMENTACION Y LA AGRICULTURA - FAO, ORGANIZACIÓN MUNDIAL DEL COMERCIO - OMC, CONVENCION INTERNACIONAL DE PROTECCION FITOSANITRTIA - IPPC, ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE SANIDAD ANIAL - OIE

HOMOLOGOS

ORGANISMOS DE REGLAMENTACION: MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE, MINISTERIO DE SALUD Y DE PROTECCION SOCIAL, MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

ORGANOS DE CONTROL: INVIMA, CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION, PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION, POLFA - POLICIA FISCALIA Y ADUANERA, FISCALIA, DIJIN.

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b) Identificar Partes interesadas: En la columna de identificación encontrará un listado

de las partes interesadas según su clasificación, selecciónelas según le aplique o

adicione según correspondan y estén relacionados con el SGA.

c) Necesidades: Que quiere la parte interesada de la entidad como afecta o puede verse

afectada, con respecto del SGA.

d) Expectativas: Que debemos hacer para cumplir con esas necesidades.

e) Requisitos: Establecer de acuerdo con las necesidades si se convierten en requisitos

obligatorios como normas o requisitos que la entidad ha suscrito internamente.

f) Influencia: Determinar el grado de influencia de la parte interesada con respecto al

SGA y/o al desempeño del sistema, clasificado en alto con color rojo o bajo en

amarillo.

Tabla 2: Grado de influencia de la parte interesada. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

Influencia Descripción

Alto

Aquellos que tienen alta influencia y pueden afectar el SGA,

se deben tener estrechas relaciones, mantenerlos informados

y nunca ignorarlos.

Bajo

Aquellos que tienen que ver con el SGA, pero su influencia

sobre él no es relevante, se deben mantener informados con

mínimo esfuerzo.

4.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la entidad (análisis GAP).

El avance de SGA en cada seccional se realizó por medio de una lista de chequeo, ver

Anexo1, que debe ser diligenciada por cada uno de los líderes ambientales donde se evalúa

cada uno de los puntos de la norma; a su vez, la Oficina Asesora de Planeación realiza la

revisión frente a la información allí generada con el fin de actualizar la información que haga

falta y enviar las herramientas pertinentes para el correcto desarrollo e implementación del

SGA.

21

4.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales.

A continuación, se muestran los procesos desarrollados por el ICA:

Este mapa de procesos se realizó a partir del concepto de “Análisis de Riesgos” que se

maneja a nivel internacional y que se define como “la forma sistemática de evaluar riesgos

asociados a la presencia de peligros en los alimentos para facilitar la adopción de decisiones

en materia de gestión de riesgos y su comunicación.(Grupo de Gestión Ambiental ICA,

2017)

Ilustración 2: Mapa de procesos ICA. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

Cada uno de los procesos centrales cuenta con unos objetivos que se describen a

continuación:

● Prevención de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios: Evitar la introducción de

agentes nocivos en animales, vegetales y sus productos, o la presencia de los

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mismos en insumos agropecuarios, así como promover las buenas prácticas

de inocuidad en la producción primaria para mantener y mejorar el estatus

Sanitario y Fitosanitario del país.

● Vigilancia Epidemiológica: Proveer la información (detección, validación,

descripción, y análisis) necesaria para prevenir, controlar o erradicar las

enfermedades y plagas que afectan la sanidad agropecuaria nacional.

● Control de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios: Desarrollar programas de

sanidad animal y vegetal para controlar la propagación de enfermedades y

plagas manteniendo y mejorando el estatus sanitario y fitosanitario.

● Comunicación de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios: Divulgar y socializar

la información referente a las medidas sanitarias y fitosanitarias, y demás

decisiones pertinentes, para garantizar su aplicación por parte del sector

productivo.

● Diseño y desarrollo: elaborar o adoptar Reglamentos Técnicos y Medidas

Sanitarias y Fitosanitarias para proteger la salud o la vida de los animales,

vegetales y personas contra agentes nocivos.

● Gestión de servicio analítico: definir y administrar el sistema de servicios de

los laboratorios del ICA, para soportar la toma de decisiones como autoridad

sanitaria nacional.

(Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

Con esta información se procedió a identificar los impactos que se pueden llegar a generar

en cada una de las seccionales.

4.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales

Para la valoración de los impactos se manejó una metodología propuesta por la Secretaria

Distrital de Ambiente, SDA, que permitirá a las Gerencias Seccionales y demás

dependencias del Instituto detectar las actividades que producen mayor afectación sobre los

recursos naturales y evaluar sus impactos relacionados, tomando como variables de

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valoración: la Probabilidad de incidencia del impacto, las consecuencias del mismo, el

cumplimiento de la normatividad legal ambiental vigente y las estrategias que se estén

utilizando para el manejo de estos impactos.

Después se procedió a actualizar la matriz de IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y

VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES, se realizó su respectivo análisis por

elemento impactado y aspecto asociado en donde se realizó la descripción del aspecto

ambiental, el área implicada y su respectiva valoración en la matriz.

Para la identificación de aspectos se siguió la metodología presentada en la tabla 3.

Tabla 3: Procedimiento para la Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales. Fuente: (Grupo de

Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificación D. Zúñiga & M, Bohórquez, 2017

CAMPO DESCRIPCIÓN

1. INFORMACIÓN MATRIZ

1 PROCESO Corresponde al proceso en que se encuentra la actividad.

2 ACTIVIDADES Escriba la actividad o actividades correspondientes al proceso identificado.

3 ASPECTO

AMBIENTAL

Seleccione de la lista desplegable el aspecto ambiental asociado a la

actividad escogida.

4 IMPACTO

AMBIENTAL

Seleccione de la lista desplegable el impacto ambiental ocasionado, de

acuerdo con el aspecto ambiental identificado.

Si un mismo aspecto ambiental ocasiona varios impactos ambientales

diligencie un registro por cada impacto generado.

5 NATURALEZA DEL

IMPACTO

Seleccione positivo o negativo de acuerdo con el efecto que genera el

impacto sobre el medio ambiente.

6 COMPONENTE

AMBIENTAL

AFECTADO

Seleccione el componente ambiental afectado.

7 CONDICIONES EN

LAS QUE SE

REALIZA LA

ACTIVIDAD

Seleccione: normal, mantenimiento o emergencia, según las condiciones

de las actividades.

8 INCIDENCIA Seleccione la incidencia del impacto; puede ser Directa o Indirecta.

24

2. VALORACIÓN: La valoración se hace sobre el impacto que se está generando, teniendo en

cuenta las condiciones reales y actuales de la actividad.

9 PROBABILIDAD Se le asignara una valoración a la probabilidad de ocurrencia del impacto:

1: El aspecto se genera una vez al mes o menos.

2: El aspecto se genera varias veces al mes.

3: El aspecto se genera una vez cada día.

4: El aspecto se genera varias veces al día.

10 CONSECUENCIA Se le asignara una valoración a la gravedad del impacto que se evalúa,

incluyendo daños personales, materiales o ambientales:

1: Magnitud Baja:

- No implica afectación considerable a la salud ni al ambiente.

- Impacto reversible de inmediato.

2: Magnitud Considerable:

- Implica manifestación de un evento a nivel puntual, asociada a

observación subjetiva (no contemplada en la normatividad legal vigente).

- Impacto reversible a corto plazo.

3: Magnitud Alta:

- Produce impacto con alcance puntual (comunidad).

- Impacto reversible a mediano plazo.

4: Magnitud Extrema:

- Produce un impacto con alcance local (ciudad).

- Impacto irreversible o reversible a largo plazo.

11 CUMPLIMENTO

NORMATIVO

Se le asignara una valoración al cumplimiento de la normatividad legal

aplicable:

1: No existe un requisito legal asociado al aspecto ambiental.

2: Existe un requisito legal asociado al aspecto ambiental y se está

cumpliendo.

3: Existe un requisito legal asociado al aspecto ambiental y no se está

cumpliendo.

12 ESTRATEGIA

AMBIENTAL

Se le asignara una valoración a la existencia de estrategias para prevenir,

mitigar, controlar y compensar el impacto ambiental:

1: Existen varias estrategias de prevención, mitigación, control y/o

compensación.

2: Existe una estrategia de prevención, mitigación, control y/o

compensación.

3: No existen estrategias de prevención, mitigación, control y/o

compensación.

25

CAMPO DE DILIGENCIAMIENTO AUTOMÁTICO

13 VALORACION La valoración de los impactos ambientales será definida así:

Valoración = Probabilidad * Consecuencia * Cumplimiento Normativo *

Estrategia Ambiental

Con base en esta valoración se obtienen los siguientes criterios:

Impacto Bajo: 1 - 35.

Impacto Medio: 36 - 72.

Impacto Alto: 72 - 95.

Impacto Extremo: Mayor a 96.

14 RIESGO Bajo (verde): requiere seguimiento para que el impacto no se convierta en

uno significativo.

Moderado (amarillo): requiere control para la disminución y corrección

del impacto.

Alto (naranja) y Extremo (rojo): requiere de actividades (programas) de

mejora que reduzcan los impactos generados.

3. ACCIONES PROPUESTAS PARA EL SEGUIMIENT, LA MEJORA Y EL CONTROL DE LOS

IMPACTOS

15 OPORTUNIDAD DE

MEJORA

Proponga una actividad para realizar el seguimiento, control y/o reducción

de los impactos de acuerdo con la valoración del riesgo.

Con esta información se procedió a evaluar los aspectos e impactos ambientales presentes en

cada una de las seccionales, donde la valoración de impactos ambientales es la que arroja el

nivel de riesgo de cada impacto como se muestra en la Tabla 4. Por tanto, del resultado del

riesgo se debe generar el respectivo control que se debe implementar, siendo de principal

importancia aquella que presentara un riesgo moderado, alto y extremo.

Tabla 4: Interpretación de la matriz, valoración de impactos ambientales. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental

ICA, 2017) con Modificación D. Zúñiga & M, Bohórquez, 2017.

4.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de la Organización, en los últimos años.

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El ICA contaba con la Herramienta PI (programas e indicadores), instrumento que fue

diseñado para medir el desempeño ambiental de cada una de las seccionales, frente a los tres

programas que se formularon en su momento:

● PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA.

● PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE ENERGÍA.

● PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS.

El reporte debía hacerse con base a los consumos que tenía cada gerencia seccional de

manera mensual; de esta forma, la oficina asesora de planeación podría realizar el

seguimiento frente al desempeño ambiental que tenía cada seccional y hacer los cambios

pertinentes con el fin de optimizar el desarrollo de los programas.

Boyacá al ser el seccional piloto en la certificación para el año 2012 era la única seccional

que tenía información en la herramienta; las demás seccionales, durante la implementación

de esta herramienta, nunca realizaron el diligenciamiento por ser una herramienta compleja

y porque no se había realizado la capacitación correspondiente, motivo por el cual no fue

posible obtener información de la herramienta.

Como se muestra en la tabla 5, la herramienta contaba con un cronograma, un seguimiento a

consumos, seguimiento a indicadores y, finalmente, un análisis de indicadores el cual se

realizaba de manera cuatrimestral.

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Tabla 5: Herramienta PI (programas e indicadores). Fuente: (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO,

2017).

4.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover la toma de conciencia y la cultura ambiental.

El ICA cuenta con una plataforma virtual que brinda una constante conexión entre los

trabajadores de la entidad, en la cual se permite promover la toma de conciencia y cultura

ambiental, a través de correos masivos que se envían a cada una de las cuentas de los

funcionarios con correo de extensión @ica.gov.co desde la oficina de comunicaciones,

4.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales.

Para el inventario de obligaciones y compromisos ambientales se trabajó junto con la matriz

de parámetros legales los cuales definen las normas bajo las cuales se siguen los lineamientos

del ICA en temas de carácter ambiental. De ahí parte el compromiso de ICA para desarrollar

un SGA, con el cual busca cumplir con todos los parámetros ambientales nacionales, más

aún por las funciones principales del ICA la mayor preocupación es la generación de residuos

peligrosos, en la cual hay normatividad con la cual la entidad está incumpliendo por tanto su

principal interés es gestionar de manera adecuada el manejo de este tipo de residuos y más

aún contar con el permiso de vertimientos para todas las seccionales.

28

4.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y evaluación del cumplimiento de los mismos.

Para el inventario de los requisitos ambientales legales se trabajó con la matriz legal

ambiental en la cual se muestra el marco legal por el cual se debe regir el ICA, donde se

encuentra la normatividad vigente en temas ambientales tales como el recurso hídrico,

manejo de residuos sólidos ordinarios y peligrosos emanados de los procesos de actividad

administrativa y de los laboratorios, procesos administrativos sancionatorios ambientales en

curso, entre otros aplicables en lo ambiental, teniendo en cuenta la necesidad de cada

seccional.

Desde la Oficina Asesora de Planeación se realizó el formato para la matriz de Requisitos

Legales que tiene el siguiente contenido

Tabla 6: Matriz de Requisitos Legales ICA. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017).

Tabla 7: Ítems, Matriz de Requisitos Legales ICA. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohorquez, 2017.

Sede

Aspecto Ambiental

Impacto Ambiental

Norma

Entidad que la expide

Artículo Aplicable

Requisito

Cumplimiento: si o no

Plan de Acción

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Evidencia del cumplimiento

Frecuencia del cumplimiento

Periodicidad de verificación de la vigencia del requisito legal

Registro

Responsable de la evaluación

4.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales adelantadas por la organización.

Se realizó un análisis previo de la información ambiental con la que contaba el Instituto

resaltando las inversiones llevadas a cabo en años anteriores, teniendo presente que el interés

por la implementación de SGA es muy reciente. Su interés es debido a la necesidad de contar

con la certificación bajo la norma ISO 14001:2015 y cumplir con los parámetros nacionales,

y el interés de la seccional Boyacá, primera seccional del ICA en Colombia en implementar

un SGA para obtener la certificación, la entidad ha empezado a destinar recursos para la

mejora de infraestructura y la compra de elementos de protección en cuanto al manejo de

residuos peligrosos.

4.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental.

Con el fin de abordar de manera planificada y organizada la implementación de un Sistema

de Gestión Ambiental, la entidad definió un Plan de Acción que fue debidamente aprobado

en el marco de la Revisión por la Dirección al Sistema Integrado de Gestión.

El Plan se encuentra organizado de conformidad con el ciclo PHVA y define todas las etapas

y actividades a desarrollar para implementar eficazmente el Sistema, esto se articula con la

RAI y se establecen unas actividades de mejora y deberes que hacen falta para la correcta

implementación del SGA; a cada integrante del grupo de gestión ambiental se le asignó una

o más actividades que deben ser cumplidas en la fecha estipulada, obteniendo como

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resultado un plan de acción basado en el ciclo PHVA. Esto permite evaluar de manera

periódica los avances entorno a la implantación del SGA y cuáles son las posibles fallas y

faltantes en el sistema, de acuerdo con la presentado en la ISO 14000:2015.

El plan de acción se desarrolla de manera que cada seccional pueda desarrollarlo de manera

general, debido a que se desarrollan actividades generales para que posteriormente

especifiquen o se puntualice en las actividades que sean de carácter específico para cada

seccional.

4.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan RAI.

Se realizó la recopilación de información dentro del sistema de gestión presentado por la

entidad con el fin de determinar los principales aspectos e impactos ambientales

significativos que por medio de la formulación de programas puedan llegar a ser mitigados

o corregidos. Con la RAI y con el apoyo del Grupo de Gestión Ambiental se realizó la

reformulación de los objetivos generales e indicadores los cuales permiten medir el logro de

los objetivos específicos contenidos en las fichas de los programas herramienta que surge de

una oportunidad de mejora que facilitan obtener información sobre el desempeño ambiental

al interior de la entidad y cada seccional.

4.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento

Generación de indicadores de seguimiento para evaluar el desempeño del SGA.

4.2.1 Definición de indicadores.

La implementación de indicadores parte de la necesidad de desarrollar una herramienta que

evalúe el desempeño ambiental de la entidad, de acuerdo a lo estipulado en la norma ISO

14031:2013 busca facilitar la toma de decisiones de la dirección con respecto a su desempeño

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ambiental mediante la selección de indicadores, la recolección y el análisis de datos, la

evaluación de la información comparada con los criterios de desempeño ambiental, los

informes y comunicaciones, las revisiones periódicas y las mejoras de este proceso. A su vez,

con la definición de indicadores se busca proporcionar información, comparando el

desempeño ambiental pasado y presente de la entidad. (Organización Internacional de

Normalización, 2013).

Se debe tener presente que, según la norma ISO 14031:2013, para la generación de los

indicadores se plantean 2 tipos de indicadores:

1. Indicador del desempeño ambiental (IDA): provee información sobre el

desempeño ambiental.

1.1 Indicador del desempeño de la gestión (IDG): indicador de desempeño

ambiental que proporciona información sobre el esfuerzo de la dirección

para influir en el desempeño ambiental.

1.2 Indicador del desempeño operacional (IDO): indicador de desempeño

ambiental que proporciona información sobre el desempeño ambiental de

las operaciones.

2. indicador de la condición ambiental (ICA): expresión específica que

proporciona información sobre la condición ambiental local, regional,

nacional o global del medio ambiente.

Por otra parte, se busca medir los niveles de eficiencia y efectividad de cada uno de los

programas.

Siendo:

✓ Eficiencia: Relación entre los recursos utilizados en un programa y los logros

conseguidos con el mismo. Se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un

mismo objetivo.

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✓ Eficacia: Nivel de consecución de metas y objetivos. Hace referencia a la capacidad

para lograr las metas propuestas.

✓ Efectividad: Engloba la eficiencia y la eficacia.

(Organización Internacional de Normalización, 2015)

4.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de desempeño ambiental.

La hoja de vida se realizó con el fin de optimizar los resultados dado por los indicadores

propuestos en cada uno de los programas y, de esta manera, consignar la información que

identificarlos indicadores.

Los elementos propuestos se muestran en la tabla 8

Tabla 8: Elementos de la Hoja de Vida del Indicador. Fuente: (OSORIO, 2006) con Modificación D. Zúñiga & M.

Bohórquez, 2017.

Elemento Descripción

Nombre del indicador Nombre dado al indicador para ser identificado al

momento de realizar su análisis.

Objetivo del indicador Propósito que cumple el indicador en el programa.

Propósito del indicador Describe lo que mide el indicador.

Tipo de Indicador Se indica si mide la eficiencia o la eficacia

Formula Ecuación que explica la forma en que las variables

involucradas sirven para calcular el valor del indicador.

Descripción del indicador

Frecuencia de medición Tiempo en el que se recomienda realizar la medición del

indicador.

Frecuencia de Análisis Tiempo en el que se recomienda para realizar el análisis y

generar oportunidades de mejora con base a los resultados

obtenidos.

Unidad de medición Unidad mínima de identificación del valor del indicador.

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Tendencia Se indica si el comportamiento del indicador es creciente,

decreciente o estático.

Meta Valor esperado del indicador en el periodo dado y/o en

Cantidad.

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR

Valor Esperado Se indica el comportamiento y si fue el resultado esperado.

Análisis del Indicador Se analiza el indicador con relación a la meta, de no

cumplirse se plantea una oportunidad de mejora

Responsable Es la persona encargada de hacer la evaluación y

seguimiento del indicador.

Fecha de creación del

indicador

Fecha en la que se realizó el planteamiento del indicador

Fecha de Medición y/p

modificación

Fecha en la que se realizó el seguimiento del indicador

La hoja de vida de los indicadores permite evaluar la eficiencia y efectividad de los

indicadores planteados en cada uno de los programas a fin de saber si es correcta su

implementación o si es necesario redefinirlo de acuerdo con las necesidades que tenga la

entidad o la seccional.

De esta manera, se dispuso de una hoja de vida que cumpla con los parámetros propuestos

en los programas y que sirva como herramienta complementaria a la medición del

desempeño de ambiental de la entidad frente al SGA.

4.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el desempeño del SGA.

El programa de auditorías se realizó según la norma ISO 19011:2011 Directrices para la

Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad y/o Ambiental, siguiendo el ciclo PHVA

se realizó un programa de auditoría interna basado en la ilustración 3 que permite evaluar y

realizar mejoras para la certificación con ICONTEC. (Organización Internacional de

normalización, 2011).

34

Ilustración 3: Diagrama de flujo del proceso para la gestión de un programa de auditoria. Fuente: ISO 19011:2011

5. RESULTADOS

5.1 Fase I: Identificación de Oportunidades de Mejora

Los resultados se articulan conforme a la metodología planteada, donde se presentan

específicamente los resultados obtenidos de la seccional Antioquia, Atlántico, Córdoba,

Putumayo, Santander y el Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario – CITAG. El

diligenciamiento de las herramientas se hizo por parte de los líderes ambientales de cada

seccional y revisados por el grupo de gestión ambiental, por lo cual se desconoce la veracidad

de los datos.

35

5.1.1 Definición del equipo de trabajo y del alcance del SGA.

La Oficina Asesora de Planeación del ICA cuenta con un Grupo de Gestión Ambiental

encargado de generar herramientas para la implementación del SGA; en las 32 seccionales

el SGA está a cargo de los gerentes seccionales quienes delegan a una persona a quien se le

denomina líder ambiental para que implemente las herramientas en cada oficina del ICA

para la evaluación del desempeño ambiental que se realiza en la Oficina Asesora de

Planeación, ver ilustración 4

Ilustración 4: Equipo de trabajo SGA. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez, 2017.

En cada

una de las seccionales se cuenta con la participación de la alta Gerencia, representada en

cada uno de los gerentes seccionales quienes, a su vez, cuentan con el apoyo del líder

ambiental que es el responsable del tema ambiental. Junto a esto se articula la participación

de los trabajadores directos, los cuales por medio del acompañamiento de la Oficina Asesora

de Planeación y el líder ambiental logran adquirir las habilidades y capacidades para llevar

a cabo la implementación del SGA y, así mismo, la certificación de ICONTEC bajo la norma

ISO 14001:2015.

El alcance del SGA del Instituto definido en el PIGA es: “La entidad ha establecido que, en

el marco de su Sistema Integrado de Gestión, los procesos misionales son los que para el

componente ambiental adquieren un grado de relevancia, resultado de los ejercicios de

identificación de aspectos y valoración de impactos. Es así como se define como alcance del

SGA, los procesos misionales de Diseño y desarrollo de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias

Gerente General

Gerente Seccional

Oficina Asesora de

Planeación

Líder Ambiental

Trabajadores

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- MSF, Prevención de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios, Vigilancia Epidemiológica,

Control de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios, Comunicación de Riesgos Sanitarios y

Fitosanitarios y Gestión de Servicios Analíticos.” (INSTITUTO COLOMBIANO

AGROPECUARIO, 2017).

5.1.2 Identificación de partes interesadas y análisis de sus necesidades, requerimientos y compromisos adoptados al respecto.

La identificación de partes interesadas se generó de manera independiente para cada

seccional con base en el proceso planteado en la Matriz de Identificación de Partes

Interesadas (Anexo 2).

Los resultados que se obtuvieron y se toman como ejemplo para la identificación de

partes interesadas en el caso de la seccional Boyacá se muestran en la tabla 9, donde se

puede resaltar que la influencia que presenta sobre la entidad es por concepto de:

✓ Certificación de granjas Bioseguras

✓ Capacitación en Buenas Prácticas Agrícolas-BPA

✓ Cumplimiento de la Política Ambiental, los objetivos y programas ambientales

✓ Se gestione y maneje de manera adecuada lo residuos sólidos, por parte del ICA,

segregando y separando los residuos por tipo. Por su parte el ICA espera que

estas empresas cuentes con Licencia Ambiental para la entrega de residuos

peligrosos.

✓ Uso de los medios de comunicación institucionales para fortalecer nuestro SGA.

✓ Compromiso con el cuidado del medio ambiente y los recursos naturales y

cumplimiento de las normas ambientales

37

Tabla 9: Matriz Partes Interesadas, Seccional Boyacá. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

EXTERNOS

Usuarios de los servicios que presta el ICA en la sede principal de la Gerencia

Seccional, oficina Local Duitama y casa hotel, ganaderos, agricultores,

productores y comercializadores de insumos agropecuarios, agremiaciones

agricolas y ganaderas

ALTO

INTERNOS Funcionarios y Contratistas de la organización ALTO

PROVEEDORES

Personas Naturales o Jurídicas particluares y otras dependencias propias del

ICA, que proveen productos y servicios a la Seccional, para su funcionamiento

(Empresas de transporte, Mantenimiento de Vehículos, Equipos, Papelería,

Resultados de Laboratorio).

ALTO

DE PROXIMIDADJunta de accion comunal Vereda San Lorenzo Bajo, vecinos y la comunidad

aledaña a la granja SurbatáALTO

Asociación Colombiana de Exportadores de Flores: Asocolflores

Asociación Hortofrutícola de Colombia: Asohofrucol

Federación Colombiana de Papa: Fedepapa

Asociación Nacional de Productores e Industriales Lácteos: AnalacAsociación Holstein de Colombia: Asoholstein

Asociación colombiana de criadores de ganado normando: Asonormando

Porkcolombia - Fondo Nacional de la Porcicultura

Federación Colombiana de Ganaderos. Fedegán

Federación Colombiana de Asociaciones Equinas: Fedequinas

Federación Ecuestre de Colombia

Federación Nacional de Avicultores de Colombia. Fenavi ALTO

Asociación de Industriales de Colombia: Andi

Asociación Nacional de Laboratorios de Productos Veterinarios: Aprovet

Asociación de Industrias Farmacéuticas: Asinfar

Ministerio de Hacienda y Credito Publico

DNP -Departamento Nacional de Planeacion

SENA

UNIVERSIDADES PÚBLICAS

UNIVERSIDADES PRIVADAS

CONCEJO DIRECTIVO

GERENCIA GENERAL

OFICINA ASESORA DE PLANEACION

OFICINA ASESORA JURIDICA ALTO

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ALTO

OFICINA DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ALTO

OFICINA DE CONTROL INTERNO ALTO

SUBGERENCIA DE ANALISIS Y DIAGNOSTICO ALTO

SUBGERENCIA DE PROTECCION ANIMAL

SUBGERENCIA DE PROTECCION VEGETAL

SEBGERENCIA DE PROTECCION FRONTERIZA

SEBGERENCIA DE REGULACION SANITARIA Y FITOSANITARIA

GERENCIAS SECCIONALES

IDENTIFICA

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ALTO

DESCONT S.A ESP

SERVI ASEO DUITAMA S.A ESP

CAMPOLIMPIO ORG.

Fundación de Recicladores de Paipa

LEXMARK

CORPOBOYACA - Corporación Autónoma Regional de Boyacá.

SECRETARÍA DE SALUD DE BOYACA

POLICÍA NACIONAL

CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION

PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

FISCALIA

INFLUENCIA – IMPACTO

MATRIZ PARTES INTERESADAS SGA - ICA

DE

REPRESENTACION

DE

RESPONSABILIDAD

DE DEPENDENCIA

CONVENIOS CON

UNIVERSIDADES

ACADEMIAS Y

TERCEROSDE INFLUENCIA

ORGANIZACIONES MIEMBROS DE LA

INDUSTRIA

EQUIPO DEL PROYECTO

INFLUENCIA

AREA DE

PRODUCCION DE

INSUMOS

AGROPECUARIOS

IDENTIFICACIONRELACION

BAJO

ALTO

SOCIEDAD DE

AGRICULTORES DE

COLOMBIA

ALTO

PARTES INTERESADAS

ALTO

ALTO

ALTO

INVERSIONISTAS

ORGANOS DE CONTROL

AUTORIDAD

ORGANISMOS DE

REGLAMENTACION

AUTORIDADES:

AMBIENTALES y

OTRAS

CLIENTES

SOCIEDAD SOCIEDAD PECUARIA

DE COLOMBIA

ALTO

ALTO

ALTO

BAJO

38

5.1.3 Revisión del avance actual del SGA, frente a las actividades realizadas en la entidad (análisis GAP).

Iniciada la pasantía, se realizó un diagnóstico del SGA frente a los requerimientos de la ISO

140001:2015; punto por punto se identificó qué se tenía y qué faltaba de los numerales de la

norma, obteniendo el siguiente resultado:

Gráfico1: Resumen Diagnostico SGA (Análisis GAP). Fuente:(Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

Se encontró un documento deficiente que carecía de un alcance claro, unos objetivos que

fueran medibles y a los cuales se les pudiera hacer seguimiento; además de ello, no estaban

acordes a la política que, aunque ya había sido planteada por el grupo de gestión ambiental

aún no había sido divulgada al igual que el resto de herramientas que se tenían, como lo eran

los programas y la herramienta PI; además, las partes interesadas tanto internas como

externas desconocían totalmente de la implementación del SGA en la entidad.

39

5.1.4 Análisis de los procesos de la Entidad para la identificación y evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales.

Las identificaciones de los diferentes procesos desarrollados en la entidad se agrupan en un

diagrama que se conoce como el Mapa de procesos, ver ilustración 5, en el cual se presentan

todas las actividades que lleva a cabo el ICA, donde los procesos en los cuales se centran

son:

✓ Prevención de riesgos sanitarios y fitosanitarios

✓ Vigilancia Epidemiológica

✓ Control de Riesgos Sanitarios y Fitosanitarios

✓ Comunicación de riesgos sanitarios y fitosanitarios

✓ Gestión de servicios analíticos

✓ Diseño y desarrollo de medidas sanitarias y fitosanitarias

Los parámetros estipulados para los procesos que desarrolla el ICA, no aplican de igual

forma para todas las seccionales, debido a que desarrollan diferentes procesos, por tanto para

definir cuales les aplican se generó un documento en el cual ellos estipulan los procesos que

allí desarrollan, este documento se conoce como la caracterización donde cada una de las

seccionales debe realizar y, de esta forma, dar a conocer los procesos que llevan a cabo y las

actividades, para llegar a definir los aspectos e impactos ambientales que se pueden presentar

dentro de la organización.

40

Ilustración 5: Diagrama de Procesos. Fuente: (INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO, 2017)

De acuerdo con el diagrama todas las matrices que generan las seccionales deben estar

ligadas a los procesos que allí se presentan.

5.1.5 Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales

Tomando como guía los procesos desarrollados por el ICA, se procedió a identificar los

posibles impactos generados, bajo los requerimientos de la norma NTC ISO 14001:2015.

Se manejaba una metodología para la identificación de los impactos que no contaba con los

requerimientos dados por la nueva norma, por tanto, se actualizó la matriz para correcta

evaluación de los impactos, se presentó y fue aprobada por el grupo de gestión ambiental de

la Oficina Asesora de Planeación.

Posterior a esto cada seccional procedió a identificar los aspectos e impactos ambientales que

se generaban en cada uno de sus procesos y el resultado fue el siguiente:

41

✓ ATLÁNTICO

Para la Seccional Atlántico se identificaron un total de 93 aspectos e impactos ambientales

de los cuales se obtuvo la información dada en la tabla10 y gráfico 2.

Tabla 10: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Atlántico. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

Calificación

Impacto N° Porcentaje Impacto Ambiental Generado N°

Impactos Bajos 66 71% - 66

Impactos Moderado 24 26%

Generación de vertimientos 1

Generación de residuos peligrosos 16

Generación de residuos inertes 1

Generación de emisiones 1

Consumo de combustible 5

Impactos Altos 2 2% Consumo de energía 2

Impactos Extremos 1 1% Generación de vertimientos 1

Gráfico2: Porcentaje de Valoración del impacto seccional Atlántico. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

Valoración del impacto

42

De acuerdo con el gráfico 2 se encontró que los impactos en su mayoría son bajos pero los

impactos medios siguen siendo de gran significancia para el correcto desarrollo del SGA,

entre los aspectos ambientales que más se vieron afectados por los procesos de la seccional

son los dados en el gráfico 3.

Gráfico3: Aspectos ambientales con mayor valor en la seccional Atlántico. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez,

2017.

✓ CITAG

En el caso del Centro de Inspección y Tránsito Agropecuario se identificaron un total de 99

impactos, los cuales presentaron la calificación dada en la tabla 11 y gráfico 4.

Tabla 11: Aspectos e Impactos identificados para la seccional CITAG. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

Calificación


Impactos Bajos 50 51%


Generación de agua 6


Generación de residuos no aprovechables 6


Consumo de energía 9

Generación de Vertimientos 5

Impactos Altos 1 1% Generación de Vertimientos 1

Impactos Extremos 2 2% Generación de residuos peligrosos 2

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Generación devertimientos

Generación deresiduos

peligrosos

Generación deresiduosinertes

Generación deemisiones

Consumo decombustible

Consumo deenergía

Aspectos Ambientales con mayor impacto

43

Gráfico4: Porcentaje de Valoración del impacto para el CITAG. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

De acuerdo con el gráfico 4 se encontró que los impactos, en su mayoría, son bajos pero los




Gráfico5: Aspectos ambientales con mayor valor en el CITAG. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Consumo deagua


peligrosos

Generación deresiduos no

aprovechables


Consumo deenergía

Generación deVertimientos



44

✓ BOYACÁ

Para el caso de la Seccional Boyacá se identificaron un total de 320 impactos, ver tabla 12 y

gráfico 6, esta seccional presenta mucha mayor complejidad con relación a las seccionales

evaluadas debido a que cuenta con un hotel, aunque no sea de atención al público en general

recibe a visitantes del ICA, pero, a su vez, no cuenta con laboratorios lo que hace más

sencilla su evaluación.

Tabla 12: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Boyacá. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

Calificación




Consumo de Agua 6

Consumo de Combustible 2

Consumo de papel 1




Generación de vertimientos 2

Impactos Altos 3 1% Generación de residuos peligrosos 2


Impactos Extremos 0 - - 0

45

Gráfico6: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Boyacá. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez,

2017.





Gráfico7: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Boyacá. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez,

2017.

✓ SANTANDER

La Seccional Santander, posterior a la evaluación generada en la matriz de

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS

0

5

10

15

20

25

30

35

Consumo deAgua

Consumo deCombustible

Consumo depapel


aprovechables

Consumo deenergía


peligrosos

Generación devertimientos



46

AMBIENTALES, presentó un total de 384 impactos, está a comparación de las otras

seccionales esta presentó un número mayor de impactos debido a que en su matriz evaluaron

todos los procesos dados en el mapa de procesos, ver tabla 13 y gráfico 8.

Tabla 13: Aspectos e Impactos identificados para la seccional Santander. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez, 2017.

Calificación



Impactos Medio 21 5%

Consumo de agua 2


consumo de combustible 6

Impactos Altos 1 0,3% Generación de residuos peligrosos 1

Impactos Extremos 1 0,3% Generación de vertimientos 1

Gráfico8: Porcentaje de Valoración del impacto para la seccional Santander. Fuente: D. Zúñiga &M, Bohórquez,




se tienen los dados en el gráfico 9.


47

Gráfico9: Aspectos ambientales con mayor valor en la Seccional Santander. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez,

2017.

Los resultados de la tabla 14 muestran que uno de los aspectos que más se presenta en las 4

seccionales es la generación de residuos peligrosos, debido a los laboratorios y el constante

manejo de químicos y muestras de laboratorio, resultantes del estudio de muestras de sangre

de animales. Es por esto por lo que el mayor control se genera en cuanto al manejo de

residuos peligrosos que se sustenta en el Programa de Residuos Peligrosos.

Tabla 14: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia en las Seccionales. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez,

2017.

Aspectos Ambiental Cantidad



Consumo de agua 14


Consumo de combustible 13

Vertimientos 11

Generación de residuos inertes 9


Consumo de papel 1

El Gráfico10 muestra la prevalencia de impactos moderados, altos y extremos, que se

presentaron en las 4 seccionales.

0

5

10

15

Consumo de agua Generación deresiduos peligrosos

consumo decombustible

Generación deresiduos peligrosos


48

Gráfico10: Aspectos Ambientales con mayor prevalencia. Fuente: D. Zúñiga & M, Bohórquez, 2017.

Estos resultados se pueden evidenciar en el Anexo 3, el cual muestra la valoración de los

impactos ambientales identificados para cada una de las seccionales.

5.1.6 Investigación de la información correspondiente al desempeño ambiental de la Organización, en los últimos años.

El desempeño ambiental en los últimos años se ha registrado por medio de la herramienta

PI. No se tiene gran medición en cuanto al tema debido a que el interés en tener un grupo de

gestión ambiental y, a su vez, implementar un SGA bajo la norma ISO 14001:2015 partió

desde el año 2016 con el fin de certificar a la Seccional Boyacá. Más aún que la sede

principal del ICA Oficinas Nacionales tuvo un cambio de sede y, por tanto, no se tiene un

registro en cuanto al desempeño ambiental que tenía.

En esta herramienta se midió el desempeño de la entidad específicamente en el consumo de

agua, energía y residuos, por tanto, los resultados se basaron en estos aspectos.

✓ BOYACÀ

El gráfico 11 muestra los índices de consumo de agua dados en la seccional en los años 2016

(línea base) y 2017, teniendo presente que los datos para el 2017 solo se toman hasta el mes

11

56

13 9 214 13

40

10

10

20

30

40

50

60

vertimientos Generacion deresiduos

peligrosos


aprovechables

Generación deresiduosinertes


Consumo deagua

Consumo decombustible

Consumo deenergía

Consumo depapel

Aspectos Ambientales con mayor prevalencia

49

de julio debido al cambio de metodología, por las fichas de los programas por tanto la

información se procedió a llenar en la nueva herramienta.

El consumo de agua en los primeros meses tendió a ser menor, pero en los meses posteriores

incrementó notablemente, esto en gran parte se debió al tema de Fiebre Aftosa que afectó el

desarrollo agropecuario en Colombia entre los meses de mayo a septiembre, por tanto, cada

seccional debió generar un control respectivo y aumento la población presente en la

seccional.

Gráfico11: Resultados Herramienta PI, consumos de agua Seccional Boyacá. Fuente: (Grupo de Gestión

Ambiental ICA, 2017)

Para el caso de energía se puede evidenciar que los datos están sesgados debido a que se

registró un consumo para los años 2018 y 2019, pero si se analiza la línea base con el año

2017, se presenta una disminución en consumo para los primeros meses.

50

Gráfico12: Resultados Herramienta PI, Seccional Boyacá. Consumos de energía. Fuente: (Grupo de Gestión

Ambiental ICA, 2017)

5.1.7 Inventario de las actividades desarrolladas por la organización para promover la toma de conciencia y la cultura ambiental.

A continuación se encuentra el inventario de las actividades que fueron realizadas por parte

del equipo de gestión ambiental para concientizar a los trabajadores de planta y contratistas

en todas las seccionales del país; además de ello, los resultados de la auditoría interna

identificaron que los trabajadores si han visto uno o más de los correos masivos que envía

la oficina de comunicación y que han generado en la población trabajadora del ICA una toma

de conciencia sobre el uso y ahorro eficiente de los recursos.

Tabla 15: Inventario de actividades desarrolladas por la entidad para promover la cultura ambiental. Fuente:

(Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificaciòn: D. Zúñiga & M. Bohórquez.

Tema de comunicación Fecha

Correos

masivos

Plan integral de gestión ambiental 03/02/2017

Ahorro de energía 17/02/2017

Incentivar puntos ecológicos 03/03/2017

Comunicación ISO 14001:2015 17/04/2017

Ahorro de agua 28/05/2017

51

Disminución de consumo de botellas

plásticas

02/08/2017

Reciclaje de vidrio 25/08/2017

Reciclaje de papel 11/09/2017

Apagar computador ahorra energía 15/10/1934

Política del sistema integrado de

gestión (componente ambiental)

30/10/2017

Comunicación objetivos ambientales 03/11/2017

Comunicación legislación ambientales 10/11/2017

Comunicación programas 15/11/2017

Eventos y

campañas en

todas las

seccionales

Formador de formadores 02/04/2017

Celebración día mundial de las

tecnologías apropiadas

14/07/2017

ICA florece 17/06/2017

Las seccionales, por su parte, adelantan capacitaciones sobre los programas del SGA; en

éstas, los trabajadores participan en la identificación y corrección o mitigación de los

impactos moderados, altos y extremos que surgen de la matriz de identificación de aspectos

y valoración de impactos ambientales; adicional a ello, en las jornadas de aseo se capacita

en separación y reciclaje de los residuos.

5.1.8 Inventario de las obligaciones y compromisos ambientales formales.

El ICA, como entidad del Estado debe ser un modelo de conducta ambiental mediante el

conocimiento, aplicación y cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, por tanto,

busca involucrar la dimensión ambiental dentro de todos los procesos del Instituto, siendo

uno de sus principales objetivos organizacionales dentro de su Plan Estratégico Diamante el

cual se constituye en la carta de navegación para los años comprendidos entre el periodo de

2016-2022. Fuente: PIGA

52

De acuerdo con la información planteada en el PIGA se muestra que es Responsabilidad de

la Alta Dirección velar porque se defina un proceso debidamente planificado de

implementación de un SGA, de igual manera, debe asegurarse que la implementación sea

eficaz y evaluar el grado de ésta, así como la interiorización y socialización del mismo en la

entidad y a las partes interesadas. A su vez, la Gerencia General es la responsable de dirigir

y coordinar, controlar, vigilar y evaluar la gestión ambiental del ICA; para ello, establece el

compromiso ambiental del Instituto y asegura la disponibilidad de recursos humanos,

tecnológicos y financieros necesarios para lograr una mejora en el desempeño ambiental.

La principal obligación adquirida por el ICA se identifica de la Política del Sistema Integrado

de Gestión. “El Instituto Colombiano Agropecuario - ICA, acorde con las disposiciones

establecidas para el desarrollo de su misión, y el cumplimiento de la visión y objetivos

formulados en el marco de su Plan Estratégico, declara su compromiso con el mejoramiento

continuo de sus procesos, el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales,

aplicables y demás requisitos suscritos por la entidad.





y preservación de los activos de información, salvaguardando su confidencialidad, integridad

y disponibilidad.” (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017).

Para el cumplimiento de la política busca obtener la certificación en la norma ISO

14001:2015 para la seccionales ya descritas; por esto, el principal compromiso es con los

trabajadores de la entidad para lo cual, constantemente, se han enviado campañas a los

funcionarios de la entidad, de esta manera se conozca el compromiso que tiene el ICA con la

sociedad colombiana, de las cuales se pudo identificar el material mostrado en la Ilustración

6

53

Ilustración 6: Campañas Ambientales del ICA. Fuente:(ICA Comunicaciones, 2017)

5.1.9 Inventario de requisitos ambientales legales, aplicables a la organización y evaluación del cumplimiento de los mismos.

Al recolectar la información de cada una de las seccionales, se identificó que las seccionales

priorizadas cuentan con procesos similares a los cuales aplica una normatividad nacional

que siguen bajo los mismos parámetros, teniendo presente que hay excepciones donde

54

cuentan con normas que rigen de manera departamental o municipal de acuerdo a las

entidades ambientales que las regulan como es el caso de las Corporaciones Ambientales y

las alcaldías como es el caso del CITAG donde cuenta con normas estipuladas por parte de

la Secretaria de Medio Ambiente. Cada una de estas normas se muestra en la matriz de

identificación de aspectos y valoración de impactos organizados de la siguiente manera:

Tabla 16: Requisitos Ambientales aplicables a la entidad. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez, 2017.

Aspecto Ambiental Impacto ambiental Requisito legal

Exceso de carga visual Contaminación Visual

Ley 140 de 1994

Emisiones Atmosféricas Contaminación del Recurso Aire Resolución 0910 de 2008

Agua - consumo de agua

Agotamiento de Recursos Naturales Ley 373 de 1997

Decreto 3102 de 1997

Decreto 302 de 2000


Agua- Generación de

vertimientos

Contaminación del Recurso Agua Decreto 4728 de 2010


Resolución 0631 de 2015

Generación de Residuos

peligrosos

Afectación a la salud humana y al

medio ambiente

Decreto 351 de 2014




Manejo de Residuos

Peligrosos

Afectación a la salud humana Decreto 1609 de 2002




Generación RAEES Afectación a la salud humana y al

medio ambiente

Ley 1672 de 2013

55

Generación de escombros Contaminación del recurso suelo -

visual

Ley 1259 de 2008 /

1466 de 2011

Consumo de energía Agotamiento de Recursos Naturales Decreto 2331 de 2007

Decreto 895 de 2008


Adicional se agregó el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo

Sostenible No. 1076 de 2015, ya que es la compilación de las normas anteriores, además de

buscar en la gaceta municipal y de las autoridades ambientales que tienen jurisdicción en la

ubicación de cada seccional.

• Santander: en aspecto “Residuos” se adicionó el Acuerdo Metropolitano 12 de 2013

y el Plan de Gestión Integral de Residuos o Desechos Peligrosos-PGIRESPEL,

aplicado a micro generadores, expedidos por el Área Metropolitana de

Bucaramanga.

• Antioquia: en el aspecto “Residuos” se adicionó la Ordenanza 10 de 2016 y la

Resolución Metropolitana 879 de 2007 expedida por el Área Metropolitana del

Valle de Aburrá.

• CITAG: se adicionó la Decisión 737 de la Comunidad Andina de Naciones (CAN),

Reglamento Andino de Cuarentena para el comercio o la movilización inter

subregional y con terceros países de animales terrestres y sus productos, por su

condición especial como aeropuerto.

• Para las seccionales restantes no se encontró normatividad adicional expedida por

autoridades ambientales o municipales referentes al tema ambiental.

Al ser las matrices diligenciadas por el respectivo líder ambiental, se evidenció que todas las

seccionales incumplían con la normatividad de vertimientos (Anexo 4), puesto que en el

proceso de gestión de servicios analíticos que se desarrolla en laboratorios se debe contar

con permiso de vertimientos que aún no se tiene.

56

En normatividad de manejo de residuos las seccionales, Santander, Putumayo y Córdoba no

cuentan con un cuarto de almacenamiento de residuos sólidos; por su parte, las seccionales

Antioquia, Atlántico y CITAG requieren de presupuesto para la adecuación de los cuartos

ya que, al ser almacenados ordinarios con peligrosos, puede presentarse contaminación de

los primeros siendo necesaria su gestión como peligrosos.

5.1.10 Recopilación de la información correspondiente a inversiones ambientales adelantadas por la organización.

En el marco de la implementación del SGA y en aras de cumplir con los requisitos

establecidos por la legislación ambiental aplicable y la norma ISO 14001:2015, la alta

dirección invirtió en las sedes conforme a las necesidades de cada una, ver tabla 18.

Tabla 17: Inversiones adelantadas por la entidad. Fuente: Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017.

SECCIONAL/ SEDE

DESCRIPCIÓN DEL GASTO CANTIDAD

Santander

Adecuación cuarto almacenamiento RESPEL ($41,548,153)

Adecuación cuarto de almacenamiento de no peligrosos ($27,011,875)

Reparación locativa Laboratorio Fitosanitario ($26,262,870)

Reparación locativa Laboratorio Veterinario ($29,446,233)

Reparación locativa Laboratorio Semillas ($7,907,675)

Reparación locativa Edificio de Oficinas ($61,958,760)

Adquisición de canecas, insumos y elementos de bioseguridad.

($10.000.000)

Permiso de Vertimientos ($3.000.000)

$ 200.000.000

Atlántico

Mantenimiento Hidrosanitario (Fugas, tuberías, grifos, etc.)

Adecuación cuarto almacenamiento RESPEL

Adecuación cuarto de almacenamiento de no peligrosos

Impermeabilización

Limpieza fachada y patio (Basuras, desechos, escombros)

Adquisición de recipientes y puntos ecológicos

Adquisición de Elementos para la separación de residuos sólidos

Permiso de vertimientos ($3.000.000)

$ 150.000.000

Antioquia Permiso de vertimientos ($3.000.000) $ 150.000.000

57

SECCIONAL/ SEDE

DESCRIPCIÓN DEL GASTO CANTIDAD

Boyacá

Adecuación cuarto de Almacenamiento de Residuos Sólidos

($10.000.000)

Adquisición de recipientes y puntos ecológicos ($2,900,000)

Disposición final de residuos de Plaguicidas y medicamentos

veterinarios ($5,152,000)

Mantenimiento de infraestructura de redes hídricas (Sistema de Riego)

($16,023,700)

Implementación de prácticas sostenibles (Alinderamiento, aislamiento

de franjas de protección de fuentes hídricas, adquisición y siembra de

árboles nativos) ($6,000,000)

Levantamiento de la red del sistema eléctrico para cumplimiento de

RETIE ($12,000,000)

$ 55.000.000

Vaupés Adecuación de canales de recolección de agua lluvia y la instalación de

un tanque de 500 litros que permita dar buen uso a la política de uso

eficiente del recurso

$ 10.000.000

CITAG

Mantenimiento de equipos - incluye PTAR y cuartos fríos ($150.000.000

- asume SPF)

Adquisición de material e insumos ambientales y de bioseguridad.

($100.000.000 - asume SPF)

$ 100.000.000

La columna descripción del gasto es el dinero que la seccional presupuestó para cumplir los

requisitos del SGA y la columna cantidad es el presupuesto que la alta dirección invierte en

la seccional.

5.1.11 Formulación del plan de acción que ayude al proceso de mejoramiento, e inventario de alternativas, recomendaciones, sugerencias y posibles modificaciones que impliquen inversión de recursos para promover la gestión ambiental.

Todas las actividades mencionadas en la tabla 19 surgen de la necesidad de implementación

del SGA y del primer diagnóstico realizado al iniciar la pasantía de los requerimientos de

los numerales de la norma ISO 14001:2015.

Tabla 18: Plan de Acción. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

PLAN DE ACCION SECCIONAL

Actividad Soporte Meta

programada Estado Responsable Plazo

PLANEAR

Realizar diagnóstico ISO

14001:2015. Diagnostico 100% Cerrada

Gerente

Seccional 20 de Mayo de 2017

58

Establecer las necesidades

presupuestales del SGA

Presupuesto

SGA depurado 1 Abierta O.A.P 19 de Julio de 2017

Revisar Política y Objetivos

Política y

Objetivos

revisados

1 Cerrada Gerente

Seccional 2 de agosto de 2017

Revisar funciones y

responsabilidades SGA -

PIGA

PIGA Revisado y

actualizado 1 Cerrada O.A.P 2 de junio de 2017

Definir una metodología para

la identificación de las Partes

Interesadas Pertinentes del

SGA.

Metodología de

identificación

Partes

Interesadas

1 Cerrada O.A.P 12 de Julio 2017


la identificación y valoración

de aspectos e impactos

ambientales.

Procedimiento

de identificación

y valoración de

asp. E imp. Amb.

1 Cerrada O.A.P 12 de Julio 2017

Definir y establecer los

controles operacionales de

los procesos. (Incluir en

PIGA).

Controles

Operacionales

Formalizados

1 Abierta O.A.P 21 de Julio 2017

Definir un Plan de

Sensibilización y

Capacitación en el SGA.

Plan de

Capacitación del

SGA

1 Abierta O.A.P 4 de Julio de 2017


la elaboración de los

Programas Ambientales.

(Estructura Documental).

Plantilla o

Estructura

Documental -

Programas Amb.

1 Abierta O.A.P 21 de Julio 2017

Definir un Plan de

Comunicación Interna y

Externa para el SGA.

(Asociar al SIG).

Plan de

Comunicación

del SGA

1 Abierta

O.A.P Y

Líder

Ambiental

01 junio del 2017

HACER

Definir, priorizar y hacer

seguimiento a la asignación y

ejecución presupuestal del

SGA.

Presupuesto

asignado,

ejecutado y con

seguimiento

1 Abierta O.A.P 17 de Agosto de 2017

Enviar a los Gerentes

Seccionales y Líderes

instrucciones para la

implementación del SGA en

Seccionales.

Correo con

instrucciones

sobre la

implementación

del SGA

1 Cerrada O.A.P 01 de Agosto de 2017

Ajustar los documentos del

Sistema.

Documentos

actualizados. 1 Abierta

Líder

Ambiental 31 de Octubre de 2017

Formular los indicadores de

desempeño del SGA.

Indicadores

SGA ajustados y

formalizados

1 Abierta O.A.P 31 de Julio de 2017

Implementar los programas

ambientales

Programas

diseñados e

implementados

1 Abierta Líder

Ambiental 15 de Agosto de 2017

Capacitar, entrenar y

socializar las herramientas

del SGA.

Plan de

Capacitación del

SGA

implementado

1 Abierta

O.A.P Y

Líder

Ambiental

07 de Agosto de 2017

59

Elaborar y/o actualizar el

Normograma Ambiental.

Normograma

actualizado y

evaluado en

cumplimiento

1 Abierta Líder

Ambiental 15 de Julio de 2017

Revisar y ajustar los Planes

de Respuesta ante

Emergencias e incluir el

componente ambiental.

Planes de

Emergencia

Ajustados a las

Seccionales

Priorizadas

1 Abierta O.A.P Y

ARL

25 de Septiembre de

2017

VERIFICAR

Hacer seguimiento y

evaluación al cumplimiento

del Normograma.

Normograma

actualizado y

evaluado en

cumplimiento

Forma 4-995

1 Abierta

O.A.P Y

Líder

Ambiental

01 de Agosto de 2017

Realizar el seguimiento y

medición del desempeño

ambiental. (Objetivos y

Programas)

Medición del

desempeño

Ambiental

1 Abierta

O.A.P Y

Líder

Ambiental

01 de Noviembre de

2017

Realizar Auditorías Internas

al SGA. (En el marco de las

auditorías al SIG)

Programa de

Auditorías al

SGA planeado y

ejecutado

1 Abierta O.A.P 15 de Noviembre de

2017

Asesorar en la formulación

de ACPM

Planes de Acción

Correctivos 1 Cerrada O.A.P 18 de octubre de 2017

Realizar Revisiones por la

Dirección al SGA (Evaluar

en el marco de las Revisiones

al SIG)

Revisiones por

la Dirección al

SGA

1 Abierta O.A.P 10 de Octubre de 2017

Diligenciar la matriz de

evaluación de impactos

ambientales

Forma 4-919 1 Cerrada Líder

Ambiental 13 de Agosto de 2017

ACTUAR

Formular acciones

correctivas como resultado

de las auditorías internas y

visitas de seguimiento.

Hallazgos con

planes de acción

formulados

1 Abierta

O.A.P Y

Líder

Ambiental

15 de Noviembre de

2017

Evaluar la eficacia de las

acciones formuladas.

Acciones

correctivas

evaluadas

1 Abierta

O.A.P Y

Líder

Ambiental

25 de noviembre de

2017

Presentar solicitud de

información a la corporación

autónoma Regional de la

seccional, sobre requisitos y

permisos requeridos para

establecimiento de

publicidad exterior visual y

trámites pendientes.

Solicitud

radicada 1 Cerrada

líder

ambiental y

responsables

31 Diciembre de 2017

Envío de informes de gestión

ambiental a la autoridad

ambiental competente

Informe de

gestión enviado a

la autoridad

1 Cerrada Gerente

seccional 31 Diciembre de 2017

60

ambiental

competente

Capacitar a los funcionarios

y contratistas de la seccional,

sobre la gestión del riesgo y

primeros auxilios teniendo en

cuenta el componente

ambiental

Listas de

asistencia 1 Abierta

líder

ambiental y

responsables


Coordinar con las

autoridades locales y grupos

de socorro, el desarrollo de

simulacros para enfrentar una

determinada situación de

peligro ante desastres de

origen natural, tecnológico,

social u otro.

Numero de

simulacros

realizados

1 Abierta

líder

ambiental y

líder de

seguridad y

salud en el

trabajo


Analizar en las reuniones de

Revisión por la Dirección

cada situación relacionada

con el sistema de gestión

ambiental, avance en sus

programas y la gestión del

riesgo.

actas de reunión 1 Abierta

Líder

ambiental y

gerente

seccional


5.1.12 Revisión y reformulación, en caso de ser necesario, de los objetivos, metas e indicadores para los programas del SGA y demás oportunidades de mejora que surjan RAI.

Frente a la necesidad de implementar el SGA y que ésta fuese más práctica, se fijaron 4

objetivos centrales de los cuales se generan cada uno de los programas y, a su vez, las metas

respectivas a las cuales cada una de las gerencias seccionales se compromete a cumplir.

● Gestionar en forma eficiente y segura los residuos no peligrosos y peligrosos que se

generen en el marco de las actividades oficiales que se desarrollan en la entidad.

● Promover el uso eficiente y responsable del recurso hídrico y la adopción de

tecnologías ambiental y económicamente viables, acordes con la realidad de cada una

de las sedes del instituto.

● Promover el uso eficiente y responsable del recurso energético y la adopción de

tecnologías ambiental y económicamente viables, acordes con la realidad de cada una

de las sedes del instituto.

61

● Desarrollar acciones que promuevan la adopción de una cultura ambiental positiva en

los funcionarios, contratistas y visitantes de la entidad, buscando la adaptación de

buenas prácticas sostenibles.

Estos objetivos son el eje central en cada uno de los programas y sobre ellos se desglosan

unos objetivos generales, con el fin de profundizar y especificar las actividades a realizar

para lograr el cumplimiento de los mismos.

Por otra parte, siendo de carácter importante según los parámetros de la ISO 14001:2015 se

fijan 3 objetivos complementarios:

● Cumplir la normatividad ambiental vigente aplicable a la empresa.

● Mejorar continuamente el desempeño ambiental de la organización

Sobre estos objetivos se fijan indicadores, que se medirán de manera anual por medio de la

matriz de correlación (Anexo 5) formulada como complemento para la evaluación del

desempeño ambiental. Las oportunidades de mejora se obtendrán de análisis de resultados

de las fichas de los programas que cada seccional tiene que generar de manera trimestral.

62

Ilustración 7: Relación Política-Objetivos. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez.

Los objetivos se enmarcan en el cumplimiento de la política formulada en el marco del Plan

Estratégico del Instituto Colombiano Agropecuario – ICA. De igual manera, la política se

desarrolla con base a los lineamientos dados en la Ley General Ambiental de Colombia LEY

99 DE 1993 la cual indica “El proceso de desarrollo económico y social del país se orientará

según los principios universales y del desarrollo sostenible contenidos en la Declaración de

Río de Janeiro de junio de 1992 sobre Medio Ambiente y Desarrollo”. (Ministerio del Medio

Ambiente, 1993).

Luego de desarrollar las oportunidades de mejora, modificaciones pertinentes y la creación

de herramientas nuevas como las matrices de identificación de impactos, requisitos legales

y partes interesadas, junto con los programas y sus respectivas fichas de los programas; el

grupo de gestión ambiental hizo la capacitación a los líderes ambientales de las seccionales

priorizadas para que hicieran la respectiva implementación y preparar los requerimientos

para la auditoría interna programada por el grupo de gestión ambiental.

63

Del resultado de la auditoría interna se realizaron nuevas oportunidades de mejora y se

realizó un nuevo diagnóstico del SGA de acuerdo con los requisitos de la norma, obteniendo

un nuevo gráfico.

Gráfico13: Resumen Análisis GAP Final. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017) con Modificación D.

Zúñiga & M, Bohórquez, 2017.

A partir de este nuevo diagnóstico y el documento resultado de la revisión por la dirección

surgieron necesidades como la de gestionar un presupuesto que, de manera oficial, sea

formalizado para la implementación de un SGA en la organización, ya que no es considerado

dentro del presupuesto que hace la entidad para el año entrante; otra es la necesidad de

determinar si en todas las seccionales se cuentan con el personal competente para realizar

actividades de gestión ambiental.

Con base a ello, aunque el sistema es muy nuevo y aún no está implementado en totalidad,

se considera que los resultados del diagnóstico son alentadores para apuntar a la

certificación, aunque hace falta un acto administrativo o evidencia que demuestre que la Alta

64

Dirección asume la responsabilidad sobre el tema. La Entidad cuenta con el compromiso y

liderazgo de la alta dirección para realizar las nuevas oportunidades de mejora que surjan a

raíz de la auditoría con ICONTEC.

5.2 Fase II: Acompañamiento y Seguimiento

5.2.1 Definición de indicadores.

Con base en la información dada en la norma ISO 14031:2013 se definieron los indicadores

más idóneos para la medición del desempeño ambiental del SGA, siendo los indicadores que

se presentan en cada una de las fichas de los programas del SGA.

De esta manera, se definieron los indicadores para cumplir con cada uno de los programas y

los objetivos planteados en el PIGA:

Tabla 19: Lista de Indicadores propuesto para los programas. Fuente: (Grupo de Gestión Ambiental ICA, 2017)

con Modificación D. Zúñiga & M. Bohórquez.

PROGRAMA OBJETIVO INDICADOR FORMULA META

Ahorro y uso

eficiente del

agua.

Reducir el consumo de

agua

Consumo de agua

C: consumo

[(Cm3 año 1) - (Cm3 año

2) /

(Cm3 año 1)] *100

50%

Implementar

actividades que

permitan el ahorro de

agua, sin afectar el

normal desempeño de

las actividades.

Seguimiento de las

actividades realizadas

(Act implementadas/

Act planificadas) *100

100%

Capacitar al personal

acerca del uso racional

de agua.

Capacitaciones

(Número del personal

capacitado/ Número de

personal a capacitar) *100

100%

Ahorro y uso

eficiente de

energía.

Implementar acciones

que permitan el uso

eficiente de energía

Seguimiento de las

actividades

(Act implementadas/

Act planificadas) *100 100%

Reducir el consumo de

energía.

Consumo Energía (Und:

eléctrica-Kw/h, ACPM o

Gasolina-galón, Gas

natural-m3)

[(Und Año 1) - (Und Año

2)/ (Und Año1)]* 100 40%

65

Capacitar al personal

acerca del uso racional

de energía.

Capacitaciones

(Número del personal

capacitado/ Número de

personal a capacitar) *100

100%

Gestión

Integral de

Residuos

Sólidos

Aprovechar los residuos

no peligrosos

generados.

Residuos Aprovechados

(Total de residuos

aprovechados/total de

residuos generados) x100

80%

Disponer de manera

adecuada los residuos

no aprovechables.

Residuos no

aprovechables

(Cantidad dispuesta/

Cantidad que debe ir a

disposición final)x100

100%

Tratar los residuos

peligros para poder

disponer.

Residuos gestionados

(Cantidad de residuos

gestionados/total de

residuos peligrosos

generados) x100

100%

Programa de

Vertimientos.

Cumplir con la

normatividad vigente de

vertimientos.

Permiso de vertimientos

(Normas vigentes

cumplidas / Normas totales

aplicables)x100

100%

Controlar los derrames

de sustancias químicas

peligrosas.

Derrames controlados

(Derrames

controlados/Derrames

totales) x100

100%

Realizar el

mantenimiento del

sistema de tratamiento

de aguas residuales

Mantenimiento del

sistema de tratamiento de

aguas residuales

(Número de

mantenimientos

realizados/Número de

mantenimientos

programados) x100

100%

Prácticas y

consumo

sostenible.

Desarrollar actividades

que promuevan la

adopción de una cultura

ambiental positiva

Porcentaje de Iniciativas

implementadas

(Iniciativas implementadas

/ Iniciativas planificadas en

la vigencia) x 100

100%

Reducir consumos de

papel

Porcentaje del consumo

de resmas por área.

(Cantidad de resmas que

ingresan al área / Número

de resmas consumidas por

el área) x 100

15%

Realizar compras

públicas sostenibles

Porcentaje de compras


(Número de facturas de

compras públicas

sostenibles ejecutadas /

Número de compras


programadas) x 100

80%

Cada uno de los indicadores contiene una meta que es planteada por el gerente seccional y

el líder ambiental, la relación entre objetivos, indicadores y meta se presentan en las fichas

de los programas que son la herramienta que pasa a medir el desempeño de la entidad frente

al SGA que se está desarrollando, ver Anexo 6.

66

5.2.2 Elaboración de la hoja de vida de los Indicadores para la evaluación de desempeño ambiental.

Tabla 20: Hoja de Vida Indicador Programa de Ahorro y Uso Eficiente de Energía. Fuente: Clase de Auditorias

Universidad Distrital Francisco José de Caldas con modificación de autores.

5.2.3 Generación del programa de auditorías que evalúe periódicamente el desempeño del SGA.

El Programa de Auditorías permite hacer una verificación de los numerales de la norma y

así evaluar el desempeño del Sistema, ver tabla 22.

SEDE:

FORMA:

NOMBRE DEL INDICADOR

OBJETIVO QUE MIDE

PROPOSITO DEL INDICADOR

TIPO DE INDICADOR

FORMULA DE CALCULO

Frecuencia de Medición Frecuencia de Análisis Unidad

Mensual Anual Porcentaje (%)

Variable Descripción Fuente de Información

Consumo Reduccion del consumo y uso

eficiente del recurso Recibos del agua

50 Unidad

Medicion

Lider Ambiental

Analisis del Indicador

HOJA DE VIDA DE INDICADOR

Creciente Decreciente Estático

Disminuir el consumo de agua de la seccional

Monitorear y controlar el consumo de agua.

Consumo de agua

INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL INDICADOR

HOJA DE VIDA INDICADORES PARA EL PROGRAMA DE

AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA

Valor Esperado

Meta

Eficiencia (Desempeño operacional)

[(Consumo metros cúbicos (m3) año 1) - (Consumo metros cúbicos (m3) año 2)] x100

(Consumo metros cúbicos (m3) año 1)

DESCRIPCIÓN DE INDICADOR

Tendencia

24/11/2017

RESPONSABLE

Fijar metas y tomar decisiones

Lider Ambiental y Gerente Seccional

Analisis

Lider Ambiental y O.A.P

ULTIMA FECHA DE MODIFICACIONFECHA DE CREACION DEL INDICADOR

67

Tabla 21: Programa de Auditorías. Fuente: D. Zúñiga & M. Bohórquez.

Código:

Versión:

Fecha:

Proceso Seccional Fecha Auditor Líder

Atlantico 19 al 21 de Septiembre William Caraballo

Antioquia 22 al 25 de Agosto Adriana Goméz

Santander 22 al 25 de Agosto Kelly Mantilla

CITAG 22 al 25 de Agosto Margarita Helm

Boyacá 19 al 21 de Septiembre Jonathan Maldonado


Antioquia 22 al 25 de Agosto Adriana Goméz

Santander 22 al 25 de Agosto Kelly Mantilla

Boyacá 19 al 21 de Septiembre Kelly Mantilla


Antioquia 27 al 29 de Septiembre William Caraballo

Santander 28 al 29 de Septiembre Kelly Mantilla

CITAG 29 al 29 de Septiembre Natalia Vivas

Santander 25 al 27 de Octubre Kelly Mantilla

CITAG 26 al 27 de Octubre William Caraballo

Boyacá 27 al 27 de Octubre Jonathan Maldonado

Informe de AuditoriaOficina Asesora de

Planeación01 al 03 de Noviembre Margarita Helm

Atlantico 15 al 17 de Noviembre William Caraballo

Santander 16 al 17 de Noviembre Kelly Mantilla

CITAG 17 al 17 de Noviembre Patricia Veloza

Boyacá 18 al 17 de Noviembre William Caraballo

Aprobado Elaborado

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

2017

Compromisos ambientales, política

ambiental y Objetivos ambientales

Roles y las responsabilidades que

tienen frente al SGA

Revisón por la dirección

Tratamiento de no conformidades

Mecanismos y controles establecidos

para realizar el seguimiento a las

actividades del SGA

Fecha de elaboración:

Periodo que cubre: Año 2017

Objetivo del programa: Establecer las actividades y las fechas de auditorias a los procesos del Sistema de Gestión

Ambiental, así mismo la implementación de sistema.

Tipo de auditoría: Auditoría interna

Alcance del programa: Numerales 4 al 8 de la norma ISO 14001:20015

Recursos del programa de auditorias: Auditores internos de la Oficina Asesora de Planeación

68

6 CONCLUSIONES

• La revisión ambiental inicial permitió identificar las oportunidades de mejora como

la modificación de la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos

ambientales, en la que se evidenció que la generación de residuos es el aspecto que

se repite más en todos los procesos del Instituto; además de ello, se identificó que el

impacto más significativo está en la generación de vertimientos a causa del

incumplimiento de uno de los requisitos legales ya que el ICA, por su proceso de

análisis diagnóstico, debe cumplir con un permiso de vertimientos expedido por la

autoridad ambiental del municipio en jurisdicción.

• En el diagnóstico de cada uno de los numerales de la norma se evidenció que al inicio

de la pasantía el SGA era deficiente y requería de la implementación de varias

herramientas, debido a que los ítems de la norma que más requerían atención eran el

liderazgo, la operación, la evaluación del desempeño y la mejora, siendo la

identificación de partes interesadas la que más incidía ya que no se tenían aun

identificadas; por tanto se diseñó la matriz para identificación de partes interesadas,

a su vez se contó con una mayor participación de la alta dirección identificando

claramente los roles y responsabilidades dentro de la organización. Se ampliaron los

canales de comunicación para la correcta integración de las partes interesadas en el

SGA y entre las herramientas que más se destacaron fue la mejora de la matriz de

identificación y valoración de impactos lo que permitió suministrar una información

clara y puntual frente a los impactos ambientales potenciales significativos y de esta

manera se articularon con las fichas de los programas para así efectuar la evaluación

y seguimiento de los programas, las cuales permitieron el fortalecimiento del SGA.

A lo cual cada una de las seccionales involucradas se comprometieron a realizar un

seguimiento periódico teniendo siempre como soporte la información clara y

documentada de todos los temas relacionados al SGA.

• Los análisis de los indicadores planteados en cada una de las fichas permiten evaluar

el desempeño de los programas de acuerdo a las necesidades identificadas para cada

seccional, a su vez, evalúan los objetivos ambientales y la política ambiental, siendo

así una parte importante de la evaluación del desempeño del sistema el cual debe ser

realizado por los lideres junto al equipo de gestión ambiental dentro del marco de las

69

revisiones por la dirección del sistema integrado de gestión que se realizan en cada

seccional, de esta manera lo que se busca es disminuir el número de impactos

negativos significativos que se identificaron. El resultado final se muestra en la matriz

de correlación la cual busca presentar de manera muy concreta la evaluación del SGA

articulada a la política de la entidad.

7. RECOMENTACIONES

• El Gerente de Seccional y el Líder Ambiental deben asegurar la acogida y

capacitación en el marco del SGA, según necesidades de toma de conciencia,

capacitación y formación, al cien por ciento de los trabajadores, ya sean de planta o

de contratación.

• La Oficina Contractual, encargada de la vinculación de los contratistas, debe incluir

dentro del contrato un numeral en el que los trabajadores se vean obligados a cumplir

con las pautas encaminadas a la implementación o mejora del SGA.

• Es importante definir al comienzo de año un programa con las actividades y

capacitaciones del SGA; además de ello, definir más de dos auditorías internas al año

en las seccionales restantes, así el Grupo de Gestión Ambiental de la Oficina Asesora

de Planeación se asegurará de la implementación del Sistema.

• Cada Seccional debería contar con personal con capacidades técnicas y conocimiento

en el área ambiental para que sea el Líder Ambiental, ya que por ahora este título se

le designa a un trabajador cercano a la Gerencia Seccional, lo que asegura la

competencia y veracidad de la información suministrada.

• Para asegurarse del compromiso de las Seccionales, el Grupo de Gestión Ambiental

debe hacer seguimiento a corto, mediano y largo plazo a los programas y estrategias

planteadas en el SGA.

• Se debe hacer una identificación de las situaciones atípicas en materia de prestación

de servicios públicos con el fin de establecer los mecanismos de medición del

desempeño ambiental para las seccionales presentes en municipios con este

problema.

• La Alta Dirección debe formalizar un presupuesto a comienzo de año que supla los

requerimientos de las seccionales para la implementación del SGA.

70

• Se deben establecer responsabilidades claras para el SGA a cada área del Instituto y

que la responsabilidad no recaiga sobre el Líder Ambiental o la Oficina Asesora de

Planeación revisar anexo 8.

8. BIBLIOGRAFÍA

Dto4765. (18 de diciembre de 2008). Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Por el

cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano Agropecuario, ICA.

Grupo de Gestión Ambiental ICA. (2017). Obtenido de Instituto Colombiano

Agropecuario: https://www.ica.gov.co/

Grupo de Gestión Ambiental ICA. (2017). Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA.

Bogota - Colombia .

ICA Comunicaciones. (2017). Campaña educomunicación del Sistema de Gestión

Ambiental. Bogota, Colombia .

INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO. (2016). El ICA. Recuperado el 26 de

octubre de 2016, de www.ica.gov.co

INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO. (2017). PLAN INSTITUCIONAL DE

GESTIÓN AMBIENTAL PIGA. Bogotá.

Ministerio del Medio Ambiente. (22 de diciembre de 1993). Ley General Ambiental de

Colombia. Obtenido de LEY 99 DE 1993:

http://www.humboldt.org.co/images/documentos/pdf/Normativo/1993-12-22-ley-

99-crea-el-sina-y-mma.pdf

Organización Internacional de Normalización. (2011). DIRECTRICES PARA LA

AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y/O

AMBIENTAL. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011. Bogotá, Colombia:

ICONTEC.

Organización Internacional de Normalización. (2013). GESTIÓN AMBIENTAL.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO AMBIENTAL. Norma Técnica Colombiana

NTC-ISO 14031. Bogotá, Colombia: ICONTEC.

Organización Internacional de Normalización. (2015). Sistema de Gestión Ambiental

(SGA) NTC-ISO 14001. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001. Colombia:

ICONTEC.

71

OSORIO, A. S. (2006). UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Obtenido de DISEÑO DE

INDICADORES AMBIENTALES PARA LA EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

DE PLANES DE MANEJO AMBIENTAL DE PRODUCCIÓN DE

AGROQUIMICOS:

http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/14254/T41.06%20S31d.pdf?

sequence=1.

9. ANEXOS

1. Lista de Chequeo (Análisis GAP)

2. MATRIZ DE PARTES INTERESADAS SGA – ICA

3. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES ICA

4. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE

IMPACTOS AMBIENTALES

5. Formato Ficha de Programas

o PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS

o PROGRAMA DE VERTIMIENTOS Y CONTROL DE DERRAMES DE

SUSTANCIAS QUÍMICAS

o PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE ENERGÍA

o PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA

6. Formato HOJA DE VIDA INDICADORES

7. MATRIZ DE CORRELACIÓN POLÍTICA Y OBJETIVOS AMBIENTALES

8. MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES

Análisis del Estado del Arte de las Herramientas del...

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