4000 Bogotá D.C. Señor ANTONIO OSPINA Gerente SIDEIN LTDA. Calle 121 No. 9 - 25 Tel: 2133784 Fax: 6568310 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Ospina: En relación con su solicitud de aclaraciones recibidas en esta entidad el día 17 de diciembre del año en curso, de manera atenta damos respuesta a las mismas en el orden en que fueron formuladas, con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo, así: 1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5,

Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de

folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por

microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá, D.C., Señor JUAN CARLOS MELO CAMPO Representante Legal DETEC LTDA. Carrera 33 No. 5G – 54 El Poblado Tel: 2663000 Fax: 2663362 Medellín Referencia: Sin número de radicación anterior

773 Correspondencia Informativa 31 Remisión de Información

Sin anexos Respetado Señor Melo: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor

agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN.

Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor JOAQUIN DIAZ GARCÍA Representante Legal AZERTIA TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN COLOMBIA S.A. Carrera 11 No. 71 – 73 Piso 12 Tel: 3217313 Fax: 3217383 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Díaz: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor RAFAEL VICARIA BUSTILLO Representante Legal MICROCOLSA S.A. Transversal 35 No. 122-55 Oficina 101 Tel: 6129029 Fax: 6377635 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Vicaria: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por

microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la

imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6:

Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor EDUARDO MORA Representante Legal SERVIS S.A. Carrera 8 No. 46 – 35 Tel: 3402501 Fax: 2856650 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Mora: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor RICARDO CAMACHO TORRES Representante Legal TANDEM S.A. Carrera 53 A No. 81-87 Tel: 3111099 Fax: 3113924 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Camacho: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor ARTURO IVAN MARTÍNEZ OSORIO Representante Legal FESA S.A. Avenida El Dorado No. 90 – 10 Tel: 4106766 Fax: 4104372 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Martínez: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor GUILLERMO MENDEZ PACHÓN Representante Legal DATA FILE S.A. Carrera 68 No. 22-55 Tel: 4059174 Fax: 4059174 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Méndez: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor JAIRO HUMBERTO PITTA Representante Legal SYSDATEC INYERNATIONAL LTDA. Carrera 35 No. 91 – 64 Tel: 6210888 Fax: 6210888 – Ext 211 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Pitta: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por las sociedades Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda., y Microcolsa S.A., con la anotación que las respuestas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Documentación y Archivo y Coordinador del Grupo de Contratos, así: Sistemas de Información Ltda. – SIDEIN Ltda.

1. “Puntajes asignados para la evaluación de propuestas. Numeral 4.5, Características técnicas del Servicio de Microfilmación.

En el numeral 4.5 se evalúa únicamente si se ofrece conversión de imágenes de Digital a Microfilmación. (COLD) Si esto se da, la Superintendencia asigna 10 puntos al oferente. Permítanos presentar las siguientes observaciones:

A) El puntaje de evaluación debe considerar el porcentaje de folios que se deben microfilmar respecto a los que se deben digitalizar

Puesto que la microfilmación representa alrededor del 5% del volumen de folios, el máximo puntaje asignado por microfilmación

no debería superar ese límite, es decir máximo puntaje por microfilmación, numeral 4.5, sería 5 puntos, en vez de 10 puntos Los otros cinco puntos se podrían asingar digamos a certificados de experiencia en digitalización, que quedarían, máximo 25 puntos”.

RESPUESTA:

Los criterios de calificación han sido establecidos de esta manera por la Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la Superintendencia Bancaria, por lo tanto, se mantienen de esta forma.

“ B) Igualdad de oportunidades y de evaluación para las dos tecnologías de microfilmación

“Debemos mencionar que si la Superintendencia en sus pliegos, permite indistintamente la utilización de la microfilmación tradicional o de la conversión de digital a microfilmación, COLD, no tiene sentido castigar al método tradicional de microfilmación, asignando un puntaje exclusivamente a la conversión, y no evaluar realmente “Características Técnicas de la Microfilmación”. Debe mencionarse que el método “microfilmación por conversión”, COLD, data de los años 60 y tiene más de 40 años, y las unidades existentes son ya usadas y no se fabrican más. No se trata de una herramienta avanzada ni de última tecnología. El proceso contrario si es moderno y está respaldado por desarrollo de alta tecnología, por ejemplo por KODAK, SUNRISE Technoloy…, conversión de microfilmación a imagen digital. Sugerimos que esta calificación se rediseñe así:

4.5. Características técnicas del servicio de Microfilmación. Proceso de microfilmación propuesto máximo 3 puntos. Control de calidad propuesto, máximo 2 puntos”.

RESPUESTA:

Se reitera la respuesta dada a la pregunta A.

“ C) La Superintendencia debe calificar VALOR AGREGADO, en sus puntajes.

La Superintendencia recibirá un producto final, que es microfilmación, y que cumple los mismos propósitos. El sistema de realizarlo, previamente aprobado por la Superintendencia, compete al oferente. No hay valor agregado para la Superintendencia que justifique dar un puntaje

adicional a la microfilmación por conversión. Aún más, al capturar la imagen en primera generación, con los estrictos controles, la Microfilmación ofrece la garantía de mejor calidad, más seguridad y valor legal.. Mientras la conversión COLD, captura la digitalización, y luego convierte por conversión. El sistema COLD fue diseñado para producir microfilmación de “spools”, (salidas de computador), no para imágenes documentales. La gran diferencia es que mientras el spools es de excelente calidad, las imágenes corresponden a documentos que pueden ser buenos o malos. Sugerimos a la Superintendencia exigir al oferente comprobar la experiencia en este proceso, para no arriesgar todo el proyecto”.

RESPUESTA:

El valor agregado que se califica es menor manipulación de los soportes originales en papel y rapidez en la realización del proceso.

El aseguramiento de calidad y cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato se ha definido en la metodología que se describe en el Anexo 2 (Descripción del Plan de Trabajo y procesos de digitalización de la Superintendencia Bancaria de Colombia) de los pliegos, así la Superintendencia Bancaria de Colombia se asegura que no se esta asumiendo ningún tipo de riesgo tecnológico. Igualmente la definición de los proyectos que en la actualidad están en desarrollo y el alcance de los mismos esta directamente relacionado con la plataforma tecnológica y las herramientas con que cuenta actualmente la entidad.

“D) Valor legal de los documentos microfilmados utilizando el método de conversión, COLD.

La conversión digital, no cumple los requerimientos del decreto 2757 de 1950, ni 3354 de 1954. Pero además la ley 39 de 1981, exige que se debe microfilmar el “archivo original”, lo cual tampoco cumple el método de conversión. La manipulación de la imágenes, al escoger las imágenes que van en cada rollo, al crear las actas, firmarlas, digitalizarlas, luego insertarlas para luego “armar” el rollo, no permiten que de acuerdo a la ley 527 de agosto 18 de 1999, ley que respalda la validez legal del documento electrónico, según el artículo 8, para efectos legales se puede comprobar que “…… existe garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva como mensaje de datos….” Luego el método de conversión, no cumple el requerimiento del formulario 1. numeral, 8.2, de que “… De todas maneras se debe dar

cumplimiento con los requisitos y las formalidades establecidas en el decreto 2757 de 1950, y el decreto 3354 de 1954”

RESPUESTA:

Para el caso que nos ocupa, la implementación de tecnologías como la microfilmación y la digitalización se van a realizar con el objeto de evitar la manipulación permanente de los documentos en su soporte original, permitiendo a la vez, su fácil consulta y rápida recuperación. Sin embargo, esto no significa la destrucción de los documentos originales, ya que la Tabla de Retención Documental aprobada para la entidad, establece que las “Historias Laborales” y las “Resoluciones” son series documentales de carácter histórico, por lo tanto, no serán destruidas.

En consecuencia, no se está incumpliendo con lo establecido en el decreto 2527 de 1950, artículo 2 (derogado por el decreto 3354 de 1954), que establece: “Podrá microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales (el subrayado es nuestro) hasta cuando haya trascurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza”.

Por otro lado, la Ley 39 de 1981, no establece que se debe microfilmar del “documento original”, y la Ley 527 de 1999 se refiere a los mensajes de datos y no a los documentos microfilmados y / o digitalizados.

Para este caso, la Superintendencia Bancaria tomó como fundamento el artículo 19 de la Ley 594 del 2000, que establece: “Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…”. “Parágrafo 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información”. “Parágrafo 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aún cuando hayan sido reproducidos y / o almacenados mediante cualquier medio”.

De acuerdo con lo anterior, la Superintendencia garantiza el cumplimiento de estos preceptos legales mediante la conservación de los documentos originales, los cuales en todo caso servirán como testimonios legales sobre la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la documentación digitalizada y microfilmada.

2, Certificados de experiencia en microfilmación: Formulario 1 numeral 6: Microfilmación La Superintendencia exige una certificación del cumplimiento de contratos ejecutados del servicio de microfilmación. Los certificados de experiencia le garantizan a la entidad que el oferente pueda y sepa ejecutar el trabajo específico ofertado, y que el trabajo propuesto ya haya sido ejecutado previamente con éxito. Por lo tanto, si el oferente ofrece el método de microfilmación por conversión, COLD, la Superintendencia debe exigir y adicionar Formulario 1 numeral 6: Formulario 1 Numeral 6: adicionar: “ Si el oferente ofrece la microfilmación por el método de conversión de imágenes digitales a microfilmación, COLD, los certificados de experiencia deben corresponder a servicio de conversión de imágenes digitales documentales, capturadas por escáner del original en papel, a microfilmación, en formato de rollos de sales de plata de 100 pies por 16mm. Se deben cumplir todos los demás requisitos exigidos a las certificaciones de experiencia”

RESPUESTA:

En el numeral 6 del formato No.1 se establece como condición mínima que el proponente adjunte una (1) certificación de experiencia en contratos de digitalización y una (1) certificación de experiencia en contratos de microfilmación. En todo caso, los proponentes deben tener en cuenta las demás exigencias establecidas en la totalidad de los pliegos, en los cuales se especifica las características que debe tener en el servicio de digitalización y de microfilmación. Por lo tanto, no se considera necesario reiterar aspectos técnicos que se detallan más adelante, como son, las características de los rollos microfilmados y las características de los equipos.

MICROCOLSA S.A. “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo,

las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que: “ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma

4000 Bogotá D.C. Señor ANTONIO OSPINA Gerente SIDEIN LTDA. Calle 121 No. 9 - 25 Tel: 2133784 Fax: 6568310 Bogotá D.C. Referencia: Sin número de radicación anterior 773 Correspondencia Informativa

31 Remisión de Información Sin anexos

Respetado Señor Ospina: De manera atenta me permito remitir las repuestas dadas a las inquietudes presentadas por la sociedad Microcolsa S.A., con la anotación que las mismas se hacen con fundamento en lo informado por el Coordinador del Grupo de Contratos, así: “Respetuosamente me permito solicitar se nos indique de qué manera se puede cumplir con el requisito de las certificaciones de contratos terminados que demuestren la experiencia de la Firma que represento. Lo anterior dado que en nuestro caso tenemos contratos que actualmente se encuentran en ejecución, producto de innumerables prórrogas a través del tiempo, las cuales se han dado en razón a la efectividad del servicio, cabe aclarar que estos usuarios no han querido realizar liquidación de los contratos, es por esto que solicitamos se tenga en cuenta estas certificaciones la cuales cuentan con un indicador de cumplimiento sujeto a verificación, antigüedad y valor de los mismos; cabe aclarar que si se requieren otros indicadores con gusto serán suministrados”. RESPUESTA: Sobre el particular, me permito informarle que el numeral 6, del Formato No. 1, Condiciones Mínimas del Servicio, de los términos de referencia señala que:

“ (…) Se aceptan constancias o certificaciones que contengan como mínimo la siguiente información, la cual es requisito indispensable para ser evaluada: • Nombre de la entidad o empresa contratante • Nombre o razón social del contratista • Fecha del contrato • Plazo de ejecución • Objeto del contrato • Valor del contrato • Cumplimiento del contrato (el contrato debe estar ejecutado) • Nombre y firma de la persona que certifica • Fecha de expedición de la certificación Las certificaciones deberán venir suscritas por el representante legal de la firma, o funcionario competente para ello. De igual forma, para poder ser aceptada, cada constancia debe venir acompañada de la copia del respectivo contrato. La Superintendencia Bancaria se reserva el derecho de verificar dicha información..(…)” Así las cosas, para que el proponente cumpla con el requerimiento mínimo solicitado es necesario que los contratos de microfilmación y digitalización se encuentren EJECUTADOS y no serán aceptados aquellos que se encuentren EN EJECUCIÓN. Cordialmente, JOAQUÍN POLO MONTALVO Secretario General AAR/mma