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UNIVERSIDAD NACIONAL
MAYOR DE SAN MARCOS(Universidad del Perú, DECANA DE
AMÉRICA)
“Año de la Innovación Institucional”
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
E.A.P. E.A.P. ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN
CURSO : Sistemas de Información Gerencial
PROFESOR : Dr. Aquiles Bedriñana Ascarza
ALUMNOS : Cuadros Cajas, Aída 00961732Esquivel Ortiz, Jairo 04090036
CICLO : Noveno
AULA : 407- Noche
Ciudad Universitaria, 04 de julio del 2008
Desarrollo del Trabajo Aplicativo a la Empresa: “Corporación Peruana de
Productos Químicos – CPPQ”
APLICACIÓN DE LA TEORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL A LA EMPRESA CORPORACIÓN PERUANA DE
PRODUCTOS QUÍMICOS (CPPQ).
La empresa Corporación Peruana de Productos Químicos (CPPQ)
perteneciente al grupo económico Brescia, nace tras la fusión de: Compañía
Peruana de Pinturas y Uniquímica (1996), logrando consolidarse en una sola
gran empresa que se beneficia con las sinergias de esta fusión. Un año más
tarde, la empresa Compañía Industrial Pólux representante de Ameron
International Protective Coatings Group en el Perú pasa a ser parte del Grupo.
Luego en el año 2000 compra la marca de pinturas FAST; con lo cual CPPQ
logra la importante participación en el mercado de pinturas y revestimiento
industrial y marítimo que ostenta.
A su vez son fabricantes de insumos para la industria textil, pinturas,
tintas flexográficas, papel, curtiembre y agro. Produciendo resinas, polímetros,
suavizantes, tensoactivos, auxiliares varios y otros son producidos bajo la
marca de Uniquímica, la cual está presente en la industria peruana desde
1979.
También representa a prestigiosas compañías internacionales tales
como: AB Enzymes-Abitec Group (Finlandia), Holiday Pigments (Inglaterra),
Canbro Inc. (Canadá) Santoner (Francia).
CPPQ tiene una organización muy sencilla, dividida en tres áreas
claramente definidas: Administración (con dependencias de Economía,
Logística, Contabilidad, Créditos y Cobranzas, Recursos Humanos);
Operaciones (con dependencias de Laboratorio, Línea de Químicos, Línea de
Pinturas; Seguridad e Higiene Industrial); Ventas (con divisiones de Ferreteros,
Industriales, Marinos, Automotrices, Químicos). Todas ellas responden a
Gerencia General, que muy regularmente reporta al representante del
directorio, que es el mismo del grupo Brescia.
Todos los sistemas informáticos utilizados por la empresa fueron
adquiridos y adaptados por el departamento de Informática, es decir que no
cuenta con sistemas informáticos desarrollados exclusivamente para sus
necesidades, sin embargo los sistemas empleados abastecen el procesar de
sus actividades.
Debido a una política de protección en sus procesos y seguridad de la
información interna, se pudo recabar información parcial de los principales
departamentos, aunque es de conocimiento general que los sistemas
empleados son similares en todas las áreas, trabajando bajo un patrón que
también rige el desarrollo de los sistemas en otras empresas del grupo.
ADMINISTRACIÓN VENTAS OPERACIONES
OFITESO
OFIVENT CHEMWAREOFILOGI
PROCESADOR DE TEXTO HOJA DE CÁLCULO
CORREO ELECTRÓNICODIGITALIZADOR DE IMAGEN
OFITESO OFIVENT CHEMWAREOFILOGI
PLANTILLAS DE HOJA DE CÁLCULO
CORREO ELECTRÓNICO
HOJAS DE CÁLCULO
Más privilegios y accesos
Ingreso manual y
automático
Análisis gráfico e histórico
S.P.T.
S.T.C.
S.I.G.
S.A.E.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPLEADOS
Sistemas de procesamiento de transacciones:
Tanto las áreas de administración y ventas utilizan un paquete de
software adaptado a sus necesidades, este es el Ofi-Smart, que es empleado
en toda la escala jerárquica, diferenciándose por la amplitud de privilegios y
acceso a base de datos, a nivel de supervisión e incluso gerencia; además
permite una comunicación e intercambio de información constante entre ellas.
Por otro lado el área de operaciones utiliza un software de gestión de insumos
en la elaboración de sus productos, distinto al mencionado anteriormente
produciéndose problemas de comunicación, en cuanto a inventarios o pedidos
insatisfechos.
Sistemas de oficina:
Los sistemas empleados son procesadores de texto, hojas de cálculo,
correo electrónico, digitalización de documentos, ampliamente difundidos
Microsoft Office y Jet Scan de HP.
Sistemas de trabajo del conocimiento:
Los gestores de insumos químicos que permiten la elaboración de los
productos con las fórmulas elaboradas por laboratorio son esenciales para la
conservación de la calidad de producción. Este sistema es controlado y
supervisado exclusivamente por los ingenieros y técnicos de operaciones.
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones:El sistema empleado es el mismo utilizado en las transacciones
diarias, la obtención de privilegios a este nivel permite acceder a base de datos
y concluirlas en compilaciones que luego permitirán, con software de hoja de
cálculo, realizar programaciones o preparación de reportes de avance, etc.
Sistemas de información gerencial:
A este nivel llegan todos los reportes realizados por las jefaturas de las
diferentes dependencias diariamente. Los gerentes analizan y comparan los
resultados periódicamente, los sistemas a emplear son menos complejos, sin
embargo gozan de plantillas predeterminadas de hojas de cálculo para la
facilidad en la presentación de información gráfica e histórica.
SISTEMAS EMPLEADOS DESDE EL PUNTO DE VISTA FUNCIONAL:
Sistema de Ventas:
El área de ventas se divide en los siguientes departamentos:
Ferreteros
Lima
Provincias
Automotrices
Químicos
Industriales
Marinos
Los sistemas que permiten la comunicación entre todos los
departamentos se realiza mediante cuadros, reportes, archivos y consultas
impresas; también se da la intercomunicación radial para el conocimiento del
estado de mercaderías en tránsito y emisión de documentos, además de la
comunicación telefónica y por fax.
Para esta área el paquete de software empleado es el Ofi-Smart
(producto de Ofisis S.A. Consultaría de sistemas), cuya aplicación se deriva en
Ofi-Vent, este permite el procesamiento, organización y tabulación de datos
ingresados (ingreso manual de las facturas, letras de cambio, descuentos,
notas de crédito, notas de débito emitidas), así como la programación de
actividades diarias y la actualización continua de la base de datos. Algunos de
las aplicaciones de estos sistemas se detallan a continuación:
Volumen de ventas
Ventas a crédito
Descuentos realizados
Cobranzas
Registro de clientes
Depósitos bancarios
Seguimiento de documentos
Ingreso manual de datos
PROCESAMIENTOOFI-VENT
PROCESAMIENTOOFI-SMART
Ingreso automático de
datosCONSULTAS
FRECUENTES
Salida de información
FACTURAS Y OTROS
DOCUMENTOS
ARCHIVO GENERAL DE LA EMPRESA
OTRASÁREAS
BASE DE DATOS
AUXILIARES
Actualización de información
Sistema de Administración:
El área de administración posee los departamentos de:
Economía
Logística
Recursos Humanos
Créditos y Cobranzas
Contabilidad
Las relaciones con el área de ventas es muy frecuente, el
compartimiento de información es vital para el desarrollo de las funciones
individuales de cada área. El aplicativo informático que emplea esta área es el
Ofi-Teso, este programa se encarga del procesamiento de datos de los
diversos documentos ingresados, su clasificación y su registro en diversas
bases de datos a los cuales, cada departamento puede acceder.
La dependencia del sistema es tal que al producirse una saturación por
suma de procesos, todas las áreas detienen sus funciones y aguardan hasta su
restablecimiento. Cabe mencionar también que este aplicativo está diseñado
especialmente para una gestión contable, sin embargo los demás
departamentos adaptan sus necesidades a las opciones y alternativas que el
aplicativo ofrece, produciéndose por ello demoras en la entrega de reportes a
los niveles gerenciales, debido a que algunos procesamientos y operaciones
numéricas lo realizan apoyándose en hojas de cálculo.
La interacción entre estas dependencias es muy fuerte, las
comunicaciones se realizan respetando los canales formales entre áreas y la
estructura jerárquica de cada una. Asimismo las comunicaciones con el área de
ventas ocurren por medio de radios, telefonía y fax, sobretodo esto último
cuando existen consultas del interior de país.
El departamento de logística utiliza el aplicativo Ofi-Logi para cubrir
sus necesidades y llevar el óptimo abastecimiento de inventarios y reposición
coordinado con el área de operaciones. Aunque el área de operaciones no
habitúa relacionarse con las demás dependencias, la programación de la
producción se basa en una revisión semestral de reportes emitidos por el área
de ventas.
Economía, Créditos y Cobranzas y Contabilidad trabajan sobre las
mismas bases de datos modificando y actualizando constantemente las
mismas. A causa de ello existe duplicidad del trabajo generalmente en los
cierres de mes. Contabilidad termina los reportes finales para gerencia, con la
revisión de las bases de datos consultadas sumada con la información que
Créditos y Economía les dirige.
Ingreso manual de datos PROCESAMIENTO
OFI- LOGI
PROCESAMIENTOOFI-SMART
Ingreso automático de
datos
CONSULTASFRECUENTES
Salida de información
ÁREA DE OPERACIONES
BASE DE DATOS
AUXILIARES
Actualización de información
PROCESAMIENTOOFI- TESO
PROCESAMIENTOOFI- VENT
ARCHIVO GENERAL DE LA EMPRESA
FACTURAS Y OTROS
DOCUMENTOS
Sistema de Operaciones:
Tiene las dependencias de:
Línea de Químicos
Línea de Pinturas
Laboratorio
Seguridad e Higiene Industrial
El área de operaciones tienen dos cedes una en Cercado de Lima,
donde produce para la línea de pinturas y la otra en Ñaña, planta de producción
de insumos químicos. Los departamentos de seguridad e higiene industrial y
laboratorio se ubican dentro de la primera planta, en Lima junto con las demás
áreas. Operaciones se vincula mayormente con el departamento de Logística y
semestralmente con el área de ventas.
Para mantener los stocks de inventarios necesarios, la jefatura de
línea de pinturas reporta diariamente los requerimientos y las variaciones de
insumos y materias primas, mediante plantillas de hoja de cálculo predefinidas,
enviadas al área de administración por correo electrónico. Las comunicaciones
vía radio y telefonía también son muy empleadas como el correo electrónico.
Las jefaturas de químicos y de pinturas llevan un sincronizado
desarrollo de producción según los informes, reportes, fórmulas, y pruebas de
calidad brindadas por laboratorio, quien a su vez programa mediante el
paquete de software Chemware (fuera de entorno gráfico) la producción diaria
y el mantenimiento del stock empleado. Los ingenieros de mando medio
reportan a laboratorio, vía radio, las desviaciones y correcciones a realizarse.
Proceso de Elaboración de Pinturas:
Las pinturas (revestimientos orgánicos) son sustancias líquidas, que
una vez correctamente aplicadas, se transforman en un film sólido, a través del
proceso de curado o secado.
Los componentes principales de las pinturas son los pigmentos, los
vehículos y los solventes, a los que se suman los aditivos que, utilizados en
cantidades pequeñas también son responsables de propiedades importantes.
Pigmentos: Son sustancias sólidas en forma de polvo fino, cuya
función básica es dar a las pinturas color y opacidad y en otros casos
resistencia a la corrosión o resistencia mecánica. Se utilizan pigmentos
orgánicos, inorgánicos y cargas minerales, también llamadas pigmentos
inertes.
PROCESAMIENTOCHEMWARE
PINTURAS
PRODUCCIÓN
PROCESAMIENTOOFI- LOGI
INFORMES DE CALIDAD Y
SEGURIDAD
QUÍMICOS
SEGUIMIENTODE LA
PRODUCCIÓN
PROCESAMIENTOOFI- VENT
Vehículo o ligante: Son resinas o mezclas de resinas, que poseen una
parte sólida que constituye la película una vez seca la pintura. Las propiedades
y clasificación de los diversos tipos de pintura se basan en la resina o mezcla
de resinas empleadas para su fabricación. Los vehículos más comunes son los
siguientes: alquídicos, acrílicos, vinílicos, celulósicos, epoxis, poliuretánicos,
silicónicos.
Solventes: Los más comunes son el agua y líquidos orgánicos
volátiles, cuya función es dar a las pinturas la adecuada consistencia de
aplicación. Como se evaporan durante el proceso de secado no permanecen
en el revestimiento seco. Sin embargo, la correcta elección de los solventes
tiene influencia en la formación de la película.
Aditivos: Son sustancias de muy diversa naturaleza química, que se
añaden en pequeñas proporciones para modificar ciertas características u
otorgar propiedades especiales. A título de ejemplo mencionamos secantes,
antipiel, antisedimentantes, fungicidas, bactericidas y agentes dispersantes.
Dispersión de los pigmentos:La parte inicial y de mayor costo en tiempo y mano de obra es la
dispersión de los pigmentos. Para que el pigmento se disperse correctamente
deben ocurrir los siguientes procesos:
Mojado de toda la superficie del pigmento con vehículo.
Desagregación de los aglomerados hasta el tamaño de partícula
especificado.
Estabilización de las partículas con el vehículo para prevenir
que se reagrupen.
Para la dispersión o molienda de los pigmentos se emplean diferentes
equipos, según conveniencia o disponibilidad: los dispersores cinéticos
("Cowles"), los molinos de esferas, ya sea verticales u horizontales, los molinos
de bolas o los molinos de cilindros.
El proceso de dispersión comienza con la carga del vehículo, el
agregado de solventes y aditivos con el agitador girando a baja velocidad. A
continuación se agregan sucesivamente los diferentes tipos de pigmento,
empezando con los de más difícil mojado. A medida que se va espesando la
masa, se aumenta la velocidad del dispersor para facilitar la incorporación de la
totalidad de los pigmentos y cargas minerales.
La dispersión continúa por 15 a 20 minutos, y debido a la fricción
interna la temperatura de la masa tiende a aumentar, lo cual en forma
controlada, resulta beneficioso para el proceso.
Cumplida esta etapa inicial, la dispersión continúa en el equipo
adecuado según cada caso individual, por ejemplo podrá utilizarse un molino
de esferas, ya sea vertical u horizontal, hasta lograr la completar la dispersión,
lo que se verifica midiendo el tamaño de partícula , el nivel de desarrollo del
color y el poder de teñido. En el caso de los barnices la etapa de dispersión de
pigmentos no está presente.
Completado:En esta etapa se lleva la base de molienda a una concentración más
cercana al nivel que tendrá en la pintura terminada, estabilizándola y
haciéndola más fácil de manejar, ya que por razones técnicas y económicas la
dispersión de pigmento siempre se realiza a la mayor concentración posible.
Para esta dilución se utilizan resina y solventes compatibles con la base de
molienda y generalmente se incluyen aditivos que ayudan en la estabilización.
La base de molienda se transfiere a un tanque de dilución de
capacidad adecuada, equipado con un agitador mecánico y un dispositivo de
descarga. Con la pasta de molienda en agitación, se completa el agregado de
los productos que componen la formulación, empezando con el vehículo,
solventes y los aditivos líquidos. Generalmente se retiene una cierta proporción
de los solventes a fin de realizar ajustes de consistencia en caso necesario.
Si el producto debe entonarse a un determinado patrón de color, se le
agregan concentrados de pigmentos, empezando con los entonadores cuya
necesidad es más obvia y reteniendo hasta el final los agregados pequeños
que se manejan siempre con mucho cuidado, para no "pasarse". La utilización
de espectrofotómetros electrónicos acoplados a computadoras equipadas con
el software adecuado, resultan de gran ayuda para el colorista en el ajuste de
color.
Dilución:En esta última etapa se ajusta la consistencia de la pintura por el
agregado de solvente, y de ser necesario se ajusta el brillo. Se envía una
muestra al Laboratorio de control de calidad, y obtenida la aprobación
respectiva se procede al filtrado y envasado de la pintura terminada.
Resumen:Para obtener una pintura, el pigmento seco en polvo debe ser
dispersado en una solución de resina o vehículo. En este proceso se rompen
los aglomerados hasta llegar al tamaño de las partículas primarias, mediante el
"mojado" de las mismas con el vehículo y la incorporación de gran cantidad de
energía mecánica utilizando equipos especiales como dispersores y molinos. El
vehículo estabiliza el pigmento evitando que se formen nuevamente los
aglomerados.
Una vez dispersado el pigmento, la base de molienda se completa y
diluye con más vehículo y solvente y los aditivos necesarios para conferir las
propiedades deseadas y completar la fórmula final. Una vez controladas las
propiedades y obtenida la aprobación respectiva por parte de control de
calidad, la pintura estará lista para ser filtrada y envasada.
Cuando se trata de un barniz el proceso se inicia en el completado, ya
que no hay pigmentos presentes para ser dispersados, y se termina con las
etapas posteriores de dilución, ajuste final, control de calidad, filtrado y
envasado.
La gama de productos elaborados es muy amplia, incluyendo pinturas
en base agua (látex) y en base a solventes (óleo), barnices, lacas,
impermeabilizantes y anticorrosivos, pinturas marinas, automotrices,
industriales, etc. A nivel nacional, la industria de pinturas sigue el mismo
esquema de procesamiento que se utiliza a nivel mundial, considerando
similares etapas de proceso para ambos tipos de pinturas.
Pinturas en base agua:Las pinturas basadas en agua generalmente están compuestas de
agua, pigmentos, extensores de tiempo de secado (sustancias secantes),
agentes dispersantes, preservantes, amoniaco o aminas, agentes
antiespumantes y una emulsión de resina. La elaboración de pinturas al agua
se inicia con la adición de agua, amoniaco y agentes dispersantes a un
estanque de premezcla. Posteriormente, se adicionan los pigmentos y agentes
extensores. Una vez realizada la premezcla, y dependiendo del tipo de
pigmento, el material pasa a través de un equipo especial de molienda, donde
ocurre la dispersión y luego se transfiere a un estanque de mezclamiento con
agitación. En éste se incorporan las resinas y los plastificantes, seguidos de
preservantes y antiespumantes y finalmente la emulsión de resina. Por último,
se agrega el agua necesaria para lograr la consistencia deseada. Luego de
mezclar todos los ingredientes, el producto obtenido es filtrado para remover
pigmentos no dispersos (mayores a 10 μm), siendo posteriormente envasado
en tarros y embalado. Normalmente sólo los esmaltes en base agua pasan por
equipos de molienda; los látex y pastas se dispersan y terminan en estanques
de mezclamiento.
Pinturas en base a solventes:Las pinturas basadas en solventes incluyen un solvente, pigmentos,
resinas, sustancias secantes y agentes plastificantes.
Los pasos en la elaboración de pinturas cuyo vehículo es un solvente
son similares a los descritos anteriormente. Inicialmente, se mezclan los
pigmentos, resinas y agentes secantes en un mezclador de alta velocidad,
seguidos de los solventes y agentes plastificantes. Una vez que se ha
completado la mezcla, el material se transfiere a un segundo estanque de
mezclamiento, en donde se adicionan tintes y solventes. Una vez obtenida la
consistencia deseada, la pintura se filtra, envasa y almacena. Cabe hacer notar
que en este proceso también es posible usar un estanque de premezcla y un
molino en lugar del mezclador de alta velocidad.
Diagrama general del proceso de fabricación de pinturas.
Otros aditivos menores, usados con propósitos especiales, en ambos
tipos de pinturas son las sustancias antibacterianas, estabilizantes,
tensoactivos y agentes para ajuste de pH. Dentro del proceso de producción de
pinturas se pueden distinguir dos sub-procesos, en función del producto final
que se quiera obtener a saber:
a) Sub-Proceso A: Producción de base incolora (pintura blanca)
En la elaboración de este producto, se distinguen las siguientes
operaciones:
Dispersión de la base concentrada incolora (30% concentración
de sólidos).
Mezclado de terminación de base incolora.
Luego de estas etapas, se obtiene la base incolora, la cual puede
continuar a envasado o a completar el proceso de fabricación de pintura color.
Diagrama del proceso de fabricación de pinturas base solvente