Aplicación del Orden Original

Aplicación del Principio de Orden Original

Identificación de Unidades y Tipos DocumentalesActividad de Aprendizaje

NOMBRE: EDITH CARMENZA PIPICANO DE MUÑOZFECHA: 22 de junio de 2011ACTIVIDAD: Identificación de Unidades y Tipos DocumentalesTEMA: Principio de Orden Original

Consulta 10 funciones de las Divisiones Administrativas de la entidad donde laboras y completa el cuadro, según el ejemplo:

Entidad Productora

Función Unidad Documental

Unidad Documental

Tipos Documentales Tipo Documental

Simple Compleja Común

Específico

Material elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística. SENA, Regional Antioquia.

Tesorería Efectuar los pagos a los proveedores, de acuerdo con las políticas financieras adoptadas por la Junta Directiva de la Entidad.

Orden de pago X Solicitud de compra

Cotizaciones

Certificado de disponibilidad presupuestal

Registro de disponibilidad presupuestal

Factura de Compra

Orden de compra

Entrada almacén

X

X

X

X

x

X

X

controlar la operación óptima del sistema de distribución de acueducto

Informe de operación del sistema de distribución de acueducto

x Informe de operación

x

Secretaría General

Registrar la matrícula de los estudiantes de la institución en el sistema de matrícula.

SIMAT X Registro matrícula

X


CoordinaciónAcadémica

Controlar la disciplina y comportamiento de los estudiantes en la institución.

Formato de amonestaciones disciplinarias

X Amonestaciones disciplinarias

X

Coordinación Agropecuarias

Registrar la producción y venta de los proyectos agropecuarios.

Libro cuentas X Registro cuentas producción y venta

X

Almacén

Registrar el préstamo de herramientas

Libro registro de préstamo de libros

X Registro préstamo herramientas

X

Pagaduría Recaudar los pagos por concepto de servicios complementarios.

Recibos de pago

X Recibos de pago X

Restaurante Escolar

Registrar los estudiantes beneficiarios del servicio de restaurante escolar.

Libro control de participantes del servicio

X Registro beneficiarios

X

Dirección de Grado

Registrar la asistencia de los estudiantes a clase

Formato control asistencia

X Registro de asistencia

X

Coordinación de Proyectos Obligatorios

Diseñar proyecto acorde con los lineamientos institucionales y la normatividad vigente.

Documento proyecto

X Diseño de proyecto

X

Biblioteca

Registrar el préstamo de libros a los estudiantes.

Libro registro de préstamo de herramientas

X Registro de préstamo de libros

X


Celaduría

Controlar el ingreso y salida de personal de la institución y visitantes.

Libro control de personal que ingresa y sale de la institución

x Registro de ingreso y salida de personal e la institución

X


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