Aprovisionamiento

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOPROPOSITO

Llevar a cabo todos los pasos necesarios para abastecer bienes y servicios, desde el ámbito externo a la organización que lleva adelante el proyecto.

LAS ACTIVIDADES INCLUIDAS

DENTRO DE ESTE PROCESO

CONTROL DE STOCKS

CALCULO DE NECESIDADES

COMPRA O ADQUISICIO

NOBTENCION

ALMACENAMIENTO

DESPACHO O DISTRIBUCIO

N

APROVISIONAMIENTO

Está desarrollado desde la perspectiva del cliente

Realza el compromiso en la relación cliente proveedor en todos sus niveles y durante todo el ciclo del proyecto

El aprovisionamiento será llevado a cabo por proveedores, suministradores y contratistas

APLICACIÓN

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOOBJETIVOS

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de

la organización Mantener unas normas de calidad adecuadas.

Buscar y mantener proveedores competentes.

Normalizar los elementos que se adquieren.

Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible. Mantener la posición competitiva de la organización.

APROVISIONAMIENTOOBJETIVOS

Aprovisionamiento es abastecer o adquirir lo necesario y comprar también significa adquirir un bien.

Gestión de Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende la planificación y la gestión de las compras, el almacenaje de los productos, procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.

OBJETIVOS DEL APROVISIONAMIENTO

Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros.

APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO

Minimizar la inversión en inventarios estableciendo un sistema de información eficiente.

Cooperar con el departamento de compras.

FUNCIONES DE LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO

Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.

Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.

Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

APROVISIONAMIENTO

EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados.

El departamento de compras no puede cumplir su función de forma aislada, la organización permite la coordinación de tareas a realizar y la conexión con otras áreas de la empresa.

Para ello se tiene en cuenta:Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.

Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.


Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Con una buena gestión de compras la empresa obtiene beneficios debido a la reducción de costes.

EL PERSONAL DE COMPRAS

El jefe de compras es el encargado de la organización, coordinación y control de todas las actividades relacionadas con la gestión del servicio a su cargo. Sus funciones son:Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.

Organizar las actividades de su departamento.

APROVISIONAMIENTO Y COMPRAS

APROVISIONAMIENTO

Recibir los boletines de solicitud de material; buscar fuentes de suministros que mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo los proveedores más adecuados.

Transferir al departamento de administración la documentación.

Informar y controlar.

Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios necesarios para la empresa

Su función consiste en conseguir una buena operación, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.


LA GESTIÓN DE COMPRAS

Cumple las funciones de recibir las solicitudes de los materiales necesarios y buscar proveedores. Sus funciones son:

Analizar las tendencias del mercado.

Estudiar los envíos de los proveedores.

Mantener con los proveedores relaciones eficientes.

Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.

Sus objetivos son:

Buscar proveedores competitivos.

APROVISIONAMIENTO


Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.

Conseguir la mejor relación calidad−precio.

Conseguir suministros a tiempo.

Mantener los inventarios al mínimo.

Conseguir materiales estándar.

Colaborar con las demás áreas de la empresa.

APROVISIONAMIENTO


La necesidad de aprovisionar es una consecuencia de la organización del almacén, la producción y la

demanda.

Situaciones que obligan a la empresa a aprovisionar el almacén

Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministradores se encuentran lejos, para no

quedarse desprovisto.

Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante. Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda

es irregular o estacional.

Cuando los centros de producción están muy alejados de los puntos de consumo, para no encarecer los costes.

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTO

DECISIONES DE COMPRA

La decisiones fundamentales en el área o departamento de

compras están dirigidas a dar respuesta a los siguientes

interrogantes:

Donde comprar?

Como comprar?

A quien comprar?

En que condiciones comprar?

En relación con la decisión de compras existen 4 indicadores que resultan básicos, estos son:

Precio Calidad Condiciones de pago Plazos de entrega

APROVISIONAMIENTO

El precio Cabe decir que éste debe estar claramente definido, ser unitario e incluya toda clase de conceptos como transporte, manipulación, etc. Existen productos que por su especial naturaleza o destino no los consideran, sobre todo aquellos que son de importación, debiendo detallarse entonces conceptos tales como seguros, impuestos, recepción, etc.

Desde luego el objetivo no es comprar lo más barato posible, sino optimizar en su conjunto los indicadores de precio, calidad y servicio (que abarca condiciones de pago y plazo de entregas).

APROVISIONAMIENTODECISIONES DE COMPRA

En función de la posición de la empresa en el mercado la negociación será de una u otra forma. Se pueden lograr descuentos por cantidad y otras formas de revisión dependiendo de los tipos de contratos establecidos. La forma de pago puede afectar seriamente el precio, ya que un pago aplazado es como si el proveedor estuviese financiando al comprador

APROVISIONAMIENTOEl plazo de entrega es otro factor importante a considerar para no entrar en ruptura del inventario, o lo que es peor, paralización del proceso productivo o se servicios. Resulta de interés que el plazo de entrega sea lo mas pequeño posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una menor financiación comprometida.. Se requiere también que el

plazo sea fiable. Si no lo fuera pues nos vemos obligados a mantener un mayor nivel de inventario de seguridad, lo que se traduce en mayores costos de conservación y mayor capacidad para el almacén.

Para lograr plazos adecuados será conveniente conocer la evolución de nuestra demanda al comienzo del periodo de planificación y poder acordar y negociar con el proveedor la cantidad y frecuencia de los pedidos, facilitando de esta forma la planificación del mismo.

EL PLAZO DE ENTREGA EN EL ENFOQUE TRADICIONAL.“Viene determinado por la manera en que el

aprovisionamiento interactúa con el resto de la empresa y con los proveedores”Por que:

•El planificador de materiales determina la necesidad de comprar y le notifica a compras.

• El comprador prepara una orden de compra y le envía al proveedor adecuado.

•Si el proveedor puede satisfacer el pedido en las condiciones especificadas, responde con la aceptación del pedido, en caso contrario puede enviar propuestas de modificaciones en fechas o cantidades.

• Todo parece funcionar correctamente aun cuando podría ocurrir que el proveedor intentase prometer plazos que luego no podrá cumplir.

APROVISIONAMIENTO

LA CRISIS REFLEJADA EN EL PLAZO DE ENTREGA.

• La acumulación de stocks introduce ruido en la comunicación de necesidades.

• Los mensajes importantes le llegan al proveedor en forma de reclamos, con la incertidumbre si recibirá un nuevo pedido.

• Existe un impredecible futuro y una demanda incierta.

• No se justifican nuevas inversiones en tecnología, lo que hace que aumente el lead times.

• Revisión exhaustiva a las entregas del proveedor (aumenta la labor al departamento de calidad).

APROVISIONAMIENTO

BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y selección de proveedores. Esta constituye una de las actividades más importantes dentro de la función de compras, tendiente a lograr una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.

APROVISIONAMIENTO

El estudio debe abarcar las siguientes fases:1) Definición de las necesidades en términos cualitativos y cuantitativos

2) Producción del artículo. Una vez definida la necesidad se inicia la investigación sobre la fabricación del producto en cuestión, haciendo énfasis en los siguientes aspectos:

- Materias Primas que componen el producto. - Métodos de producción existentes para entender las diversas calidades. - Precios que hay en el mercado. - Análisis a medio y largo plazo de la evolución del articulo.

3) Consumo y distribución del producto

4) Precios: Sobre todo su evolución histórica, tendencia, fluctuaciones y causas que lo generan

5) Presentaciones, costos de transporte y embalajes

6) Aspectos legales

APROVISIONAMIENTO

La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez mas, pero con menos proveedores.

Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:

Calidad del productoFiabilidad de las entregasPlazos de entregaContinuidadFlexibilidadNivel tecnológicoCapacidad de reacciónPrecios

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOProveedor - Cliente

Criterios de Selección

del Proveedor Actitudes de la dirección hacia la satisfacción

del cliente. Capacidad para añadir valor al producto a

través del servicio. Disponibilidad del sistema de dirección de

calidad en las empresas. Buena disponibilidad de una estructura de

fabricación. Estabilidad financiera. Homologación por algún organismo. Capacidad técnica cifrada en expertos y

equipos.

En la negociación el proveedor oculta las características de su proceso:

•Por razones técnicas. Si el cliente conoce su proceso no solo podría hacer el producto si no que también podría utilizar esta información para promover la competencia en el mercado.•Por razones económicas. Si la información sobre el proceso permitiría al cliente conocer de alguna manera la estructuras de costos del proveedor y con ella podría presionar para obtener mejores precios.El comprador a su ves también oculta información

• Inflando sus perspectivas futuras de volúmenes-necesidades, para obtener un mejor precio.

•Evitando dar información sobre los usos del producto para evitar que el proveedor pueda convertirse en su competencia.

APROVISIONAMIENTO

EVALUACION DE PROVEEDORES Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación de los mismos. Esta tarea, que supone una comparación entre proveedores, suele resultar difícil y delicada, más si se tiene en cuenta qué se trata de cotejar variables no cuantitativas mediante un proceso cuantitativo.

La técnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisión es el uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios, indicadores o factores que resultan de interés para el cliente. El procedimiento a emplear consta de tres pasos:

1.- Elección de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los proveedores 2.- Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el cliente.3.- Calculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor, lo cual nos permite obtener una valoración de cada uno de los proveedores.

APROVISIONAMIENTO

En términos generales, los sistemas de evaluación mas comúnmente empleados, en particular en aquellas empresas dedicadas a la distribución comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios tres indicadores que son: Calidad -- Servicio -- Precio

A los efectos de realizar la evaluación debe definirse la forma en que se debe medir cada uno de estos indicadores. Usualmente se realiza de la siguiente forma:

Calidad: Una forma cómoda y rápida de medir calidad de los productos de un determinado proveedor es mediante el número de productos defectuosos del total enviado o mediante el número de productos aceptados del total enviado

APROVISIONAMIENTO

Precio: Indudablemente, el mejor proveedor atendiendo solo al precio es aquel que proporcione el mas bajo, pero una forma de comparar es calcular para cada proveedor un indicador resultante de dividir el precio mas bajo ofertado y el que concretamente plantea el proveedor.

Empleando este procedimiento la expresión cuantitativa que permite evaluar los proveedores adopta la siguiente expresión:

Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido midiéndolo mediante el número de retrasos ocurridos en un determinado periodo de gestión o el número de pedidos entregados en tiempo en dicho periodo.

APROVISIONAMIENTO

Pc C + Ps S + Pp P

Er = ---------------------------------- Pc + Ps + Pp

Donde:

Er: Evaluación para cada proveedor r

C: Indicador de calidad

S: Indicador del servicio

P: Indicador del Precio

Pc: Ponderación para la calidad Ps: Ponderación para el servicio

Pp: Ponderación para el precio.

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOEjemplo: Proveedor de Plástico

Indicador de Calidad: De 80 piezas enviadas, 25 se encuentran defectuosas. 25/80= 31% Con defectos 69% AceptadosPonderación para la calidad: 60% Indicador de Servicio: De 20 pedidos realizados en un semestre, 7 veces se retraso en el plazo de entrega. 7/20= 35% Retraso en la entrega 65% Tiempo de entrega cumplidoPonderación para el servicio: 90%

APROVISIONAMIENTO

Pc C + Ps S + Pp PEr = ---------------------------------- Pc + Ps + Pp

70x 60 + 65x90 + 91x10Er (%) = ---------------------------------- = 63.37% 60 + 90 + 10

Indicador de Precio: Precio planteado 6BsF/Kg, precio ofertado 5.5BsF/Kg. 5.5/6= 91% Precio 9% Mejora del precioPonderación para el precio: 10%

Además de éstos pueden ser considerados otros factores que pueden servir para evaluar los proveedores y que pueden se considerados para tomar decisiones respecto a los mismos. Entre ellos podemos considerar:

Descuentos

Embalajes

Flexibilidad

Faltantes en la entrega

Transporte

APROVISIONAMIENTO

Experiencia anterior

Capacidad de supervisión

Validez de la oferta

Localización

Calidad de la gestión

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTO

OPERACIONES PREVIAS

PREPARACION

REALIZACION

Conocimiento detallado de las necesidadesDeterminación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas

Investigación de MercadoPreselección de proveedores

Análisis y comparación de ofertas

Negociación con los ofertantes Elección de proveedores Confección de pedidos


Vigilancia y Reclamación de las entregas

Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos

Eventual devolución de los productos no conformes

Recuperación de envases, embalajes, desperdicios, sobrantes, etc.

Gestión de los inventarios de los materiales y productos adquiridos

SEGUIMIENTO

OPERACIONES DERIVADAS


APROVISIONAMIENTO

PREVISION DE LAS NECESIDADES

En la previsión de las necesidades de aprovisionamiento surgen dos tipos de situaciones que tienen gran incidencia en la misma; una está referida a la cantidad de artículos o materiales a gestionar y la otra a la elección de la técnica de previsión más adecuada para que las estimaciones sobre los requerimientos de los mismos sean correctas.

Una técnica cuantitativa bastante sencilla y ampliamente utilizada para realizar clasificaciones es el conocido método ABC, también llamado análisis ABC, análisis de Pareto o regla 20/80. El mismo se fundamenta en los resultados alcanzados por el economista italiano Wilfredo Pareto en 1897 tras realizar un estudio de la distribución de los ingresos. El mismo arrojo como resultado que un gran porcentaje de los ingresos estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población. Este principio se conoció como la ley de Pareto.

APROVISIONAMIENTO

El principio de Pareto establece que: “Hay unos pocos valores críticos y muchos insignificantes. Los recursos deben concentrarse en los valores críticos y no en los insignificantes”.

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOEjemplo: En el año anterior, el valor total de todos estos materiales ha sido de 100.000 $. El material de mayor valor es el M2. Como el conjunto de los materiales M2, M14 y M8 alcanza un valor de 80.000 $ (=80%), todos ellos forman el grupo de los artículos A. Los artículos B, con un valor total consumo de 15.000$ son los materiales M11, M6, M17, M16, M20, M10 y M7. Los 10 materiales restantes forman el grupo de los artículos C.

El método ABC es uno de los más conocidos métodos de clasificación y mediante el mismo se pueden establecer clasificaciones de múltiples cosas para su posterior evaluación, como por ejemplo:

CRITERIOS PARA CLASIFICAR:Productos Costo, beneficio, volumen de ventas, de compras, etc

ProveedoresVolumen de compras, calidad, condiciones de pago, retrasos en los plazos de entrega, etc

InventariosDemanda, Costo, Volumen de ventas, tipo de materiales, movimiento de los productos, características físicas, etc.

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOPREVISION DE LAS NECESIDADES

Cliente

Pedido

Fabricación

Suministro

Producción Bajo Pedido

Programa de Ventas Programa de Producción

Fabricación

Almacén

SuministroCliente

Pedido

Producción Bajo Programa

APROVISIONAMIENTO

01-01-002 Copia Blanca 40*80 Sublime 140,00 1.000,00 0,00 -860,00 001-01-013 MGB 40 x 82,5 Sublime 745,00 3.916,00 001-01-008 Bond 75 X 92 Taime / Dominguez 1.702,00 500,00 20,00 1.182,00 1.00001-01-014 Bond 60 X 61 Prodotti 2.037,00 1.000,00 0,00 1.037,00 001-01-015 Bond 60 X 92 Taime / Dominguez 1.201,00 500,00 0,00 701,00 2.00001-02-013 MGB 35 X 62 MANPA Varios 197,00 2.000,00 288,00 -2.091,00 7.00001-02-013 MGB 35 X 94 MANPA Camema / Varios 2.381,00 2.000,00 0,00 381,00 002-01-002 MFN 85 X 147 Sidor 8.667,00 8.000,00 1.241,00 -574,00 5.91002-01-006 MFN 85 X 68 Alcave 0,00 500,00 0,00 -500,00 002-01-008 MFN 85 X 152 Sidor / Alcasa / Var 13.301,00 5.000,00 0,00 8.301,00 26.50602-01-010 MFN 85 X 122 Lam / Cont / Terv 3.622,00 4.000,00 0,00 -378,00 10.00002-01-014 MFN 85*126 Sidor 15.426,00 8.000,00 910,00 6.516,00 002-01-017 MFN 85 X 102 J.M.J./ Lamigal 747,00 500,00 0,00 247,00 6.00002-01-023 MFN 85 X 52 Sierras 0,00 2.000,00 0,00 -2.000,00 5.00002-01-031 MFN 81 X 97 Sural / Alcave 2.460,00 1.500,00 0,00 960,00 002-02-010 MGN 50*147 Sidor 3.915,00 4.000,00 0,00 -85,00 002-02-011 MGN 50*126 Sidor 7.138,00 8.000,00 0,00 -862,00 10.00003-01-001 Cartón B.N.R. R. Blanco 20 x 26 Liner Ind. 0.6 797,00 2.000,00 0,00 -1.203,00 1.00003-01-002 Cartón B.N.R. R. Blanco 20 x 30 Liner Ind. 0.6 170,00 8.000,00 5.202,00 -13.032,00 10.00003-01-003 Cartón B.N.R. R. Blanco 30 x 30 Liner Ind. 0.85 ( M. E. To. ) 1.991,00 4.000,00 477,00 -2.486,00 6.00003-01-004 Cartón B.N.R. R. Blanco. 30 x 34 Liner Ind. 0.85 (V. M. E. To.) 0,00 6.000,00 0,00 -6.000,00 3.00003-01-008 Cartón B.N.R. R. Blanco 30 x 26 Liner Ind. 0.85 (Texaco ) 0,00 500,00 0,00 -500,00 2.00003-01-009 Cartón B.N.R. R. Blanco 30 x 55 Liner Ind. 0.85 (Venoco ) 1.472,00 5.000,00 102,00 -3.630,00 003-02-002 Cartón B80 S.R.P. C/ 16 x 93,5 Alum - Ware 0,00 0,00 0,00 003-02-003 Cartón B80 S.R.P. C/ 16 x 90 / 110 Alum - Ware 17.325,00 8.000,00 19.740,00 -10.415,00 10.00003-02-011 Cartón BNR RP C/ 26 x 88 Antimoh. Taime / Dominguez03-02-018 Cartón BNR RP C/ 39 x 88 Antimoh. Taime / Dominguez03-04-007 Cartón G.P. C/ 38 x 172 Interamericana de Cables03-04-010 Cartón G.P. C/ 38 x 165 Interamericana de Cables03-04-011 Cartón G.P. C/ 38 x 86 Sidor03-04-015 Cartón G.P. C/ 38 x 169 Interamericana de Cables03-04-016 Cartón G.P. C/ 40 x 80 Alcave04-01-002 Foil Aluminio 30 Mic. X 60 L Ind. / Polyt / Foil Pl.04-01-007 Foil Aluminio 30 Mic. X 56 L Ind. Venoco05-01-009 Film PEBD Neutro 45 Mic. x 62 L Ind. / Polyt / Foil Pl.05-01-013 Film PEBD Blanco 45 Mic. x 62 Polytapas05-01-017 Film PEBD Neutro 45 Mic. x 58 L Ind. / Polyt / Foil Pl.05-08-010 Poliprop. Metaliz. 20 Mic.x 90-110 Alum - Ware05-08-012 Poliprop. Metaliz. 20 Mic.x 94 Alum - Ware05-11-001 Poliester Metalizado 12 Mic.x 51/ 53 Unigra05-16-007 Poliester Neutro 12 Mic. x 62 Polytapas06-01-002 Malla de PP. 11 x 130 Alucasa / Inter06-05-001 Rafia 75 x 145 Sidor / Alcasa / Var06-05-005 Rafia 75 x 96 Sural / Alcave06-05-006 Rafia 75 x 70 Alcave06-05-008 Rafia 75 x 120 Lam / Cont / Terv / Sid07-01-001 PEBD LA 0903 Varios07-02-004 Polipropileno J-700 Varios07-02-006 Polipropileno Blanco Varios08-13-002 Adhesivo Monoc. Polurene/ Duro F. Unigra08-13-004 Inhibidor Corrosion VCI-357W Sidor / Lam08-13-016 Adhesivo Adhecryl Sidor08-13-017 Adhesivo Bic. Duro Flex 945 A L Ind. / Polyt / Foil Pl.08-13-018 Adhesivo Bic. Duro Flex 945 B L Ind. / Polyt / Foil Pl.09-01-002 Tinta B.A. Azul Reflex Invepal09-01-003 Tinta B.A. Amarillo Invepal09-01-006 Tinta B.A. Negro Sidor09-01-009 Tinta B.A. Rojo 73 Invepal09-01-011 Tinta B.A. Verde Sierras09-02-016 Tinta B.Solv. Negro Lamigraf Liner Ind.10-03-023 Tinta B.Solv. Negro Sacos Lam / Sidor10-03-032 Tinta B.Solv. Rojo Sacos Lamigal10-03-037 Tinta B.S. Rojo 485 2X Invepal14-01-004 Cera PE 5341 Liner Inducción 2.725,00 1.300,0014-01-007 Cera LLA 001 Prodotti 1.328,00 500,00

COMPRAS

T E P S ACódigo Descripción M.P. Cliente Existencia Stock

MínimoRequerido s/Pedidos

Superávit o Déficit

Pasos:1. Se recibe listado de Pedidos

de Ventas.2. Se elabora listado de

materia prima requerida.3. Se solicita a compras

listados de compras.4. Se solicita a almacén listado

de existencias.5. Se elabora listas de

materiales.

Ejemplo: Previsión de Necesidades

de una empresa bajo pedido

APROVISIONAMIENTOIntroducir Pronostico de Ventas

Analisis Pronostico de Ventas Planeación

Escenario de Producción

Proceso de Compras Reunión de Críticos

Ajustes al Escenario de Producción

Feedback

Pronostico de Ventas JDE

Analisis del Pronostico de Ventas

Proceso de Planeación

Proceso de Escenario de Producción

Proceso de Compras

Reunión de Criticos

Ajustes al Escenario de Producción

Mercadeo Local Gerente de Abastecimiento Gerente de Exportación

Planeador Gerente de Materiales

Planeador Planeador Comprador Gerente de Materiales Gerente de Producción

Comprador Planeador Jefe de Producción Comprador Supervisor de Recepción

Administrador de Ventas Locales Gerente de Materiales Gerente de Exportación Gerente de Abastecimiento

Cada mes se introduce el Pronostico de Ventas

El analisis de variaciones del Pronostico de Ventas en hoja de excel

PP MPS MRP Criticos

Escenario para 3 meses en hoja de excel.

Escenario de Compras , revisando las O/C y constestando los mensajes

Revisión de escenarios . Plan de acción para Criticos. Todos los Días a las 1:00 P.M.

Comunicación Telefónica semanalmente con todos los Departamentos. Reunión una vez al mes con el Gerente de Abastecimiento.

Planificación de necesidades de materiales (MRP).A través del MRP se puede lograr una base de datos integrada que permita vincular las necesidades de producción a las actividades de aprovisionamiento, de esta forma se puede programar las entregas proveedores a partir de las necesidades reales de producción.

Estas técnicas de demanda dependiente permite:Transmitir a los proveedores una información que parte directamente de las necesidades de materiales que utiliza producción en la gestión de sus actividades.

Suministrar al proveedor de las necesidades actuales y previstas que va mas allá de las ordenes concretas. Establecer una relación entre necesidades y entregas en términos de necesidades del proveedor.Coordinar con los proveedores para adecuar necesidades y disponibilidades.

Mantenimiento de la información de los proveedores.La conexión de las actuaciones tanto de producción como de aprovisionamiento con las necesidades del inventario.

La planificación de la carga de trabajo de los compradores y transportistas.

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOVentajas de la aplicación de MRP a la gestión

de aprovisionamiento.- La visibilidad por parte de aprovisionamiento de las necesidades reales de producción.

- La posibilidad de eliminar las ordenes de compra tradicionales en beneficio de sistemas mas simplificados.

- La simplificación del trabajo administrativo del comprador.

- La reducción de la incertidumbre en la demanda.

- La posibilidad de disminución de costos de funcionamiento.

- La posibilidad de conectar directamente los sistemas de información de proveedor y cliente vía Intercambio Electrónico de Datos.

APROVISIONAMIENTOInformación del flujo de materiales en la cadena de suministros. (ideal)

Sistema integrado siguiendo varias fasesFase I. Gestión del ciclo pedido-entrega: se centra en establecer la conexión entre cliente y proveedor

Programa de

entregas

Comprobación de listas de referencias

Comprobación niveles de existencia

Ordenes de producción

Actualización de las

existencias de producto terminado

Ordenes de preparación de pedidos

Calcular las necesidades de transporte

Gestión de transporte

albaran

Aviso de expedición

factura

CLIENTE

APROVISIONAMIENTOSistema integrado siguiendo varias fasesFase II. Gestión de materialesConstituye lo que se podría denominar el esqueleto del sistema de gestión de materiales del proveedor y pone las bases para establecer la conexión de este con sus clientes y proveedores.

Plan de previsiones y/o

maestro de producción

Calculo de las necesidades de

compra y fabricación

Gestión de inventarios

materias primas y productos terminados

Gestión de compras

Ordenes de producción

Aviso de expedición

CLIENTE

Programa de entregas

Programa de

entregas

Proveedor de materias primas

APROVISIONAMIENTOSistema integrado siguiendo varias fasesFase III. Gestión de la producción:Se adentrara en el propio proceso de producción del proveedor para que pueda hacer compatible su propia actuación con las necesidades de materiales establecidas en las etapa anteriores.

Solo se controla el stock de materia prima y producto final, por la rapidez del flujo

Sistemas con flujo de producción lineales.

Sistemas con flujo de producción dispersos.Se almacenan stocks intermedios y donde se emplean ordenes de fabricación para cada operación

Materia prima

Productofinal

Materia prima

Productofinal

CIRCUITO Y FLUJO DE MATERIALES.

El circuito o camino que recorre el producto al trasladarse desde el centro de extracción o el centro de producción hasta que llega al consumidor o cliente. Se hace en dos etapas:

Una desde el centro de extracción a la fábrica o almacén ( canal de aprovisionamiento ), y otro desde la fábrica a los puntos de venta (canal de distribución).

Los flujos reflejan las entradas y salidas que se producen en las distintas secciones o almacenes al realizar lasactividades de fabricación y venta.

APROVISIONAMIENTO

PRODUCTOS Y MATERIALES.

El producto es un conjunto de materiales que ha sufrido un proceso de elaboración o fabricación y que tiene como finalidad una transacción mercantil de compraventa.

Los materiales son los componentes del producto.

Los stocks o existencias son el conjunto de materiales, mercancías, artículos o productos que tiene la empresa almacenados a la espera de su utilización o venta posterior.Los bienes que forman las existencias o stocks son:

Mercaderías: mercancías almacenadas hasta el día de la venta.Materias primas: materiales para fabricar otros productos, solo el componente principal en el proceso de elaboración de otro artículo.

APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO Y

ALMACENAMIENTO

Otros aprovisionamientos:

Elementos y conjuntos incorporables: fabricados fuera de la empresa, adquiridos para incorporarlos en sus productos sin someterlos a transformaciones. Pueden ser sustituidos por otros.

¨


ALMACENAMIENTO

Combustibles: son materiales de consumo que no se incluyen en el producto transformado, pero facilitan el proceso. ¨ Repuestos: piezas de recambio para equipos y máquinas.Materiales diversos: materiales de consumo que no pertenecen a los conceptos anteriores ytampoco se incorporan al producto.

¨ Embalajes: cubiertas o envolturas. Se utilizan para empaquetar varias unidades de un mismo artículo o para proteger el producto durante el almacenaje y transporte.

Envases: recipientes destinados a contener, proteger o resguardar el producto. Pueden ser o no recuperables.

Material de oficina: se utiliza en las gestiones administrativas (etiquetas, impresos, ...). Se incluye cuando su almacenamiento es superior a un ejercicio económico.

APROVISIONAMIENTO Y ALMACENAMIENTO

APROVISIONAMIENTO

Productos en curso: están en proceso de fabricación o transformación.Productos semi terminados: han pasado todo el proceso de fabricación pero no están preparados parala venta.

Productos terminados: han concluido todo el proceso de fabricación.Subproductos, residuos y materiales recuperados


ALMACENAMIENTO

Si analizamos la relación que existe entre la actividad principal de la empresa y el stock, podemos observar que el aprovisionamiento de materiales y otros bienes no tiene la misma importancia en todas las organizaciones.Las empresas industriales (actividad transformadora) cumplen 3 funciones básicas:

1. Aprovisionamiento de materias primas y otros materiales.2.Transformación de los materiales en productos terminados, aptos para la venta.

3. Distribución y venta de los productos fabricados.

Las empresas comerciales (aprovisionar y distribuir):En empresas mayoristas, el aprovisionamiento directamente del fabricante, mientras que en las detallistas el proveedor puede ser fabricante o distribuidor mayorista.

APROVISIONAMIENTO

Las empresas de servicios centran sus funciones en satisfacer las necesidades de los clientes. Los bienes que adquieren son para llevar a cabo la actividad que realizan, no se almacenan.

Departamento Financiero Administrativo

Departamento Recursos Humanos

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO

Los Nuevos Enfoques de la Calidad

Promueven Cambios en Las Relaciones Proveedor-Cliente

La Calidad como Acción Correctiva

Externa (Detección y Rechazo)

1ra Etapa

La Calidad Como Acción Preventiva. Control del Proceso y

Mejora Continua

2da Etapa

La Calidad del Servicio y la Estabilidad en Los

Cambios

3ra Etapa

Calidad

Tiempo

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO.



1ra Etapa

Control de CalidadProveedor ClienteControl de

Calidad

Devolución del Producto o Sanciones Económicas

Reproceso o Desperdicios

APROVISIONAMIENTO



1ra Etapa

El Cliente por su parte desconfía del Proveedor, e intenta encontrar el Punto en que el esfuerzo en el Control de Calidad en la Recepción, recompensa los “problemas” que genera, suponiendo que los Productos que entrega el Proveedor van a tener “Niveles Aceptables de Defectos”.

Costo del Control de Calidad

Costo de Oportunidad de

Calidad

N* Nº de Defectos en el Mercado

Costo de Calidad

Costo Total

de la Calidad

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO.



1ra Etapa

Inconvenientes en la Inspección tanto del Proveedor como del Cliente:• Suponen un Despilfarro.

• Implica Riesgos.• Genera Inexactitudes.

• En algunos casos es Poco Practico Corregir los Errores.• Genera Mensajes Erróneos.

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTOLa Calidad Como Acción Preventiva.

Control del Proceso y Mejora Continua

2da Etapa

Surge la aparición de enfoques de Aseguramiento de Calidad, donde se comienza a establecer un enfoque organizado hacia la Calidad de los Procesos, analizados en cada una de sus fases.

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTOLa Calidad Como Acción

Preventiva. Control del Proceso y Mejora Continua

2da Etapa

1.- La adaptación de métodos y herramientas estadísticas accesibles a todos los niveles de la organización: Diagrama de Flujo de Proceso, Histograma, Diagrama de Evolución en el tiempo, Diagrama de Pareto, Diagrama Causa-Efecto, Diagrama de Correlación, Diagrama de Control Estadístico de Procesos.

2.- La aparición de Círculos de Calidad.

Garantizando un producto calificado como . . “cero defectos”

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTOLa Calidad del Servicio y la Estabilidad en Los Cambios

3ra Etapa

Proveedor

Cliente

Este cambio conceptual de mejora continua, supone acciones puntuales independientes a lo largo de todo proceso logístico pero estando claro que todo comienza en investigar las necesidades del cliente y finaliza con el análisis del servicio que se presta realmente.

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTOLa Calidad del Servicio y la Estabilidad en Los Cambios

3ra Etapa

Enfoque al clienteMejora de los ProcesosParticipación de Todos

Principios

Liderazgo de DirecciónEstructura de la Organización

Comunicaciones (relación proveedor-cliente)Educación y FormaciónMedidas e Indicadores

Recompensas y Promoción

Elementos

Mejora ContinuaMetodología

APROVISIONAMIENTO

CALIDAD Y GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTOLos Nuevos Enfoques de Calidad


Proveedor - Cliente Ventajas del Nuevo enfoque:• El Proveedor comienza a conocer las

preocupaciones del cliente en el tema de calidad.• El Cliente comienza a percibir algunos

problemas que encuentra el proveedor para conseguir las especificaciones que el ha marcado.

Sin embargo para identificar el potencial de mejora, se deben conocer aquellos costos que son susceptibles a reducir.

• Costos de Prevención.• Costos de Evaluación.

• Costos por Fallos.

APROVISIONAMIENTO



Proveedor - Cliente

Costos de calidad

TiempoPrevención

Evaluación

Fallos

Costos Totales

APROVISIONAMIENTO



Proveedor - Cliente

Según el proveedor vaya responsabilizándose de la vigilancia y el control de sus procesos este proceso suele seguir varias etapas:

Proveedor Aprobado: Se inspeccionan antes de usar los productos.

Proveedor Preferido: Solo envían muestras y recopila un historial en el tiempo.

Proveedor Certificado: No se inspecciona.

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTOADMINISTRACION DE ALMACENES

DISEÑO DE ALMACENES (condiciones)

Consideraciones sobre la construcciónFlujo de MaterialesNivelesDimensiones de las navesAltura de los techosEntrepisos numero de puertas para camionesRelaciones de largo con ancho

APROVISIONAMIENTOADMINISTRACION DE ALMACENES

NIVELES DE ALMACENAMIENTODepósitos de materia primaCaja de herramientasSuministros para mantenimientoMateriales en procesoAlmacenes de planta para productos terminadosCentros de distribución públicosCentros de distribución privados

APROVISIONAMIENTO

OBJETIVOS DEL INVENTARIOEs en esencia una función de 3 cosas: la incertidumbre de la demanda, la variabilidad del proceso y el tiempo de ciclo de proceso. Existen 3 tipos de variabilidad que pueden necesitar inventarios:

Demanda del cliente

Producción

Cadena de suministro

APROVISIONAMIENTO Y MODELOS DE GESTION DE INVENTARIO

TIPOS DE INVENTARIO

Materia prima

Trabajo en proceso

Bienes terminados

Piezas de servicio

Distribución

Suministros

APROVISIONAMIENTOAPROVISIONAMIENTO Y MODELOS DE GESTION DE

INVENTARIO

APROVISIONAMIENTO

MODELOS DE GESTIÓN DE INVENTARIOS

Los modelos en que basar el aprovisionamiento se agrupan en dos categorías principales, según la demanda sean dependientes o independientes.

MODELOS PARA APROVISIONAMIENTO NO PROGRAMADO

En los que la demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logística (clientes o consumidores), el modelo más común es el lote Económico de Compras.

APROVISIONAMIENTO Y MODELOS DE GESTION DE INVENTARIO

MODELOS PARA APROVISIONAMIENTO

PROGRAMADO

En los que la demanda es de tipo dependiente, generada por un programa de producción o ventas. Responden a peticiones de reaprovisionamiento establecidas por MRP o DRP basadas en técnicas de optimización o simulación.


INVENTARIO

MODELOS DE APROVISIONAMIENTO CONTINUO:En los que se lanza una orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta magnitud o “punto de pedido”. La cantidad a pedir es el “lote económico de compra”.

Punto de pedido = demanda durante lead-time + stock de seguridad

MODELO DE APROVISIONAMIENTO PERIÓDICOEn los que se lanza una orden de pedido cada cierto tiempo (periodo de reaprovision) previamente establecido. La cantidad a pedir será la que restablece un cierto nivel máximo de existencias nivel objetivo = demanda durante lead time + demanda durante periodo de revision + stock de seguridad

Los modelos no programados se clasifican en otras dos categorías:


INVENTARIO

APROVISIONAMIENTO

El proceso Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de acuerdo con los objetivos que la Dirección de la Empresa ha definido.

PRINCIPIOS DE EFICACIA EN EL APROVISIONAMIENTO

1. Alcanzar la satisfacción de las necesidades del cliente interno (Producción, en el caso de una compañía industrial, o Distribución en el caso de una compañía comercializadora), apoyada en una planificación en la que el error esté medido.

APROVISIONAMIENTO

2. Debido a las políticas de concentración en el core business, de comprar en vez de hacer (buy versus make), es una función de importancia cada vez mayor.

APROVISIONAMIENTO

3. Identificar que “ soy el cliente”, el final del flujo logístico de mis proveedores.

4. Política de cero Stocks y J.I.T., entregar el producto necesario (Cero Stocks) y en el momento justo (J.I.T., just in time).

5. Política de integración de proveedores, contribuye de forma importante a mi coste logístico (ganando cuando yo gano y creciendo cuando yo crezco).

6. El objetivo es: Minimizar el coste integral, en el momento de la utilización.

APROVISIONAMIENTO

Debe de seguir unas pautas o líneas maestras de funcionamiento:

1. Desarrollar ventajas competitivas que conduzcan a la eficacia operativa (flujo de productos y/o servicios) y económica (rentabilidad).

La ventaja competitiva son aquellos rasgos de un “paquete” de producto y/o servicio que persuaden a los clientes a contratar con la empresa que los produce por la razón de que esta empresa ha conseguido diferenciarse de una manera única que las organizaciones competidoras no son capaces de imitar con exactitud.

EL CICLO DEL APROVISIONAMIENTO

2. Constituir un centro de beneficios.El proceso de aprovisionamiento es un centro de beneficio para la compañía, ya que toda acción positiva de disminución del coste de aprovisionamiento produce:• Reducción del coste total.• Incremento de los beneficios o de los recursos disponibles.• Incremento de los márgenes obtenidos.• Incremento de rentabilidad sobre inversión.

3. Orientarse hacia el cliente, tanto interno como externo, gestión por procesos.- Hacia el interior, colaborando con los departamentos demandantes o usuarios.- Hacia el exterior, llevando a efecto unas correctas relaciones con los proveedores de productos y/o servicios.

APROVISIONAMIENTOEL CICLO DEL

APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTO4. Conseguir alianzas con proveedores, ya que los desafíos competitivos exigen un cambio en la relación entre proveedor y comprador, considerando éste al proveedor como un departamento clave de la empresa. (perfecta comunicación entre ambos, relaciones de cooperación con objetivos comunes, información de cuota de participación de materiales del proveedor, calidad necesaria, etc.)

5. Globalizar las fuentes de aprovisionamiento, con el desarrollo de las tecnologías y de los sistemas de información, se puede establecer contacto con cualquier proveedor en cualquier punto del mundo, consiguiendo fuentes de suministro alternativas a las existentes. El desarrollo de las infraestructuras y los medios de transporte hace que los factores tiempo y distancia se acorten de manera efectiva y eficiente.

6. Maximizar la calidad de los productos y servicios contratados. Las tendencias actuales son a tener, dar y obtener productos y servicios con calidad total a lo largo de toda la cadena de suministro. Tendremos calidad concertada con las fuentes de suministro, de tal manera, que el proveedor se responsabiliza de la calidad de lo que entrega. Pasamos de calidad a CALIDAD. Calidad de toda la gestión, constituyendo una estrategia de gestión.

7. Establecer sistemas de desarrollo de proveedores, con relaciones basadas en los sistemas de mejora continua, cuyo único objetivo sea rebajar los costes del producto para ambas partes. Relaciones ganador-ganador estableciendo las siguientes áreas de mejora continua:


APROVISIONAMIENTO

APROVISIONAMIENTO

a. Posibilidades de cambio de producto a través de un nuevo I+D+i (puede realizarse conjuntamente).

b. Mejora en el sistema de planificación de pedidos, en cuanto realizo una venta, el proveedor ya la conoce y sabe lo que tiene que suministrarme: pedido en firme contra entrega realizada.

c. Mejora en el proceso productivo de ambos.

d. Posibilidad de utilizar proveedores conjuntos, aprovechamiento y utilización de sinergias.

e. Política de stock “cero”, el stock en el conducto logístico disminuye la rentabilidad.

EL CICLO DEL APROVISIONAMIENTO

f. Mejoras de calidad y rechazos a través de la normalización y mejora de

I+D, tender al aseguramiento de la calidad y no a su control.

g. Política de distribución. Posibilidad de almacén compartido.

h. Red de transportes común.

i. Fabricación del producto en la fábrica del cliente, mediante la creación de los parques de proveedores.

j. Equipo de I+D+i común con otras empresas.


APROVISIONAMIENTO

Ingeniería ConcurrenteUno de los principios básicos en los que se basa la

ingeniería concurrente es la realización simultánea de actividades con el fin de acortar el ciclo de desarrollo del producto. El proceso hacia la ingeniería concurrente ha pasado por varias fases de aproximación:

• Proceso Secuencial.• Solape de Actividades: Cada etapa de desarrollo del

producto recibe información y va iniciando alguna de sus actividades antes de haber finalizado la anterior.

• Grupos Multifuncionales de Conexión: Se forman grupos de personas que participan en más de una etapa del desarrollo del producto y que se ocupan de determinadas tareas de conexión entre las actividades de distintas áreas funcionales.

APROVISIONAMIENTO

Ingeniería Concurrente• Grupo de Proyecto Multifuncional, con la autoridad

y el peso específico suficiente como para liderar el proyecto conjunto de desarrollo Este grupo se encargará de la dirección de un proyecto que abarcará todo el ciclo de vida total del producto y de la coordinación de las actividades de otros grupos funcionales durante todo este tiempo.

Esta es la solución más avanzada y es la que plantea la ingeniería concurrente, ya que permite enfocar la organización hacia el desarrollo del producto y suministra la estabilidad que necesita el proceso de desarrollo durante las fases de diseño, aprovisionamientos, fabricación, venta, entrega, uso en manos del cliente e incluso su eliminación cuando quede fuera de servicio.

APROVISIONAMIENTO

Soporte Logístico Integrado (ILS)

Se define como la dirección de la organización que planifica, coordina y dirige las actividades de muchas de las disciplinas técnicas relacionadas con la identificación y el desarrollo de los requerimientos del apoyo logístico, y los recursos necesarios para prestarlo.

APROVISIONAMIENTO

Soporte Logístico Integrado (ILS)La organización del ILS se ocupa de las

siguientes áreas:• Planificación del mantenimiento.• Personal de Apoyo.• Repuestos.• Equipos de apoyo y prueba.• Documentación Técnica.• Material de formación y formación propiamente dicha.• Empaquetado, manejo del material, almacenaje y

transportabilidad.• Fiabilidad y mantenibilidad.• Recogida y eliminación del producto una vez usado.

APROVISIONAMIENTO

Antes de pasar a la fabricación de componentes, aprovisionamiento se debe

asegurar:• Se ha entendido el producto y las necesidades del cliente se han traducido en especificaciones claras e inequívocas.

• Se ha analizado y documentado el proceso y se ha determinado donde ha de ser fabricado cada parte o componente.

• Se han identificado aquellos elementos que pueden producir variación en el producto.

• Se ha establecido la organización y los elementos necesarios para el control del proceso.

• Se han establecido las guías oportunas para las acciones correctivas.

• Se han establecido planes para la mejora continua del producto y el proceso.

• Se han establecido conjuntamente las organizaciones necesarias para mantener el control de la definición del producto y llevar a la práctica las definiciones oportunas.

APROVISIONAMIENTO

Las empresas que deseen ser competitivas deben:

• Maximizar la eficiencia de sus recursos internos, concentrando sus energías e inversiones en aquellas competencias claves que puedan llegar a hacer, de forma sostenida y a largo plazo, mejor que sus competidores. Las ventajas competitivas logradas de esta manera son difícilmente adquiribles por los posibles competidores.

• Planificar la adquisición externa de aquellas otras competencias que sería imposible o no sería adecuado económicamente mantener internamente, pero que, si se consiguen aprovechar las inversiones, capacidades e innovaciones de aquellos proveedores externos que las lleven a cabo, pueden contribuir de una manera eficaz a <<amplificar>> las competencias propias.

APROVISIONAMIENTO

TRADICIONAL ACTUALContable de las transacciones. Gestor del Intercambio de Información

Administrador de contratos entre empresas.

Guía para el establecimiento de las relaciones que constituyen la cadena de

suministros.

Punto de contacto primario de la empresa con proveedores externos.

Director de la fabrica externa.

Responsabilidad de la interfase con el proveedor directo.

Responsabilidad en toda la cadena de valor.

Minimizar el riesgo para la organización que compra.

Dirigir y nivelar las capacidades de los elementos de la cadena de suministros.

Mejora del proceso de compra. Mejoras en toda la cadena de suministros.

Reacción ante estímulos externos. Actuar proactivamente.

Salvaguarda de la información propiedad de la empresa.

Centro de información a compartir entre partners

Comunicación en una dirección. Comunicación bidireccional.Actitud localista en la resolución de

problemasEnfoque sistémico para la resolución de

problemas

Papel Tradicional y Actual de Aprovisionamiento

APROVISIONAMIENTO

Aprovisionamiento

Education

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